Eksempel på journal over registrering av bestillinger for personell. Hvordan føre et register over bestillinger for hovedaktiviteten

Register over bestillinger for personell: et utvalg av utfylling av boken er etterspurt i nesten alle virksomheter. Korrekt vedlikehold av dette dokumentet, som nøyaktig gjenspeiler ansettelse, flytting opp karrierestigen og oppsigelse, er ikke et offisielt innfall. Dette dokumentet fungerer som grunnlag for bekreftelse arbeidserfaring, og er også en av de grunnleggende i beregningen av pensjon.

Et slikt magasin er opprettet på selve det første stadiet virksomhetens virksomhet (organisasjon). Det gjennomføres hele tiden virksomheten eksisterer, uavhengig av eierform. Tidlig avslutning av tidsskriftet ved bestilling av narkotika er ikke tillatt. Den eneste grunnen til å starte en ny logg er når det ikke er ledig plass til påfølgende poster.

Personalregnskap er skilt fra regnskap, som tar hensyn til hovedaktiviteten basert på juridiske normer. Det er umulig å registrere ordrer om personellet i foretaket sammen med ordrer om hovedaktivitetene, siden de første ordrene gjelder lovemner, det vil si borgere (uansett om disse menneskene er statsborgere i Russland eller utlendinger) og de er garantert juridiske rettigheterog ytringsfrihet. For å si det enkelt, men på det nåværende stadiet av økonomisk utvikling arbeidsstyrke er et produkt som produserer sin eier, ansatt, kan ikke gjenkjennes som et produkt på noen måte. Grunnlaget regnskapsoppgaver det er nettopp rapportering om dannelse og bevegelse av varer som er lagt ned. Konsolidering av varer og ikke-varer i en rapportering vil derfor uunngåelig generere forvirring i fremtiden.

Lagringsperioden for en slik journal er minst 75 år. Derfor stilles det visse krav til formen, samt kvaliteten på materialene som den er laget av. Det skal ha et deksel laget av slitesterk, hardt papir, ark skal bare brukes med papir høy kvalitet... Klistremerket som navnet på magasinet er trykt på må være godt overholdt, det må sørges for at det ikke kan skrelles av.

Hvorfor logging er nødvendig

Siden, i samsvar med GOST P 51141-98, betyr registrering en registrering i den etablerte formen for data om et dokument i samsvar med eksisterende regler. Registrering bekrefter faktumet for mottak eller opprettelse av et dokument på et bestemt tidspunkt ved å legge inn informasjon om det i riktig registreringsskjema, ledsaget av tildeling av et nummer, samt registrering av grunnleggende data om dokumentet.

Dermed er det registreringen som gir dokumentet rettskraft, siden det er med sin hjelp at selve det at det ble opprettet, blir registrert. Derfor eksisterer ikke bestillingen på personell før den registreres i journalen.

Det juridiske grunnlaget for eksistensen av et slikt tidsskrift, prosedyren for å opprettholde det, samt henvise det til dokumenter for langtidsoppbevaring - resolusjonen til Rosarkhiv datert 09/06/2000 Artikkel nr. 358 i dette dokumentet avgjør behovet for å føre oversikt over personalordrer atskilt fra andre typer dokumentsirkulasjon. I henhold til kravene i reguleringsdokumentet opprettholdes en journal (bok) for registrering av ordrer for personalavtaler, overføringer, oppsigelser i hvert selskap.

Systematiseringen av den angitte informasjonen er basert på prinsippet i en kronologisk katalog. Selv bestillinger for personell lagres separat, arkivert i de tilsvarende personlige arkivene til de ansatte.

Bestillinger for hovedkomposisjonen

I journalen finner de en visning av bestillingen for personell - bare de interne dokumentene til foretaket som tjener til å bestemme den offisielle stillingen til innleide ansatte og som samtidig er grunnlaget for å føre oppføringer i regnskapsdokumentene. For eksempel:

• personlige kort;
• økonomiske dokumenter;
• arbeidsbøker.

Pålegg om utnevnelse av de første personene i foretaket til stillingene som er angitt i konstitusjonelle dokumenter (f.eks. regnskapssjef, daglig leder) regnes som ordrer for hovedaktiviteten, og vises ikke i denne journalen.

Registeret over personellbestillinger skal være tilgjengelig i alle virksomheter, uavhengig av dets juridisk form (firma, firma og så videre). Den inneholder informasjon om ordrer om opptak, oppsigelse, overføring, utnevnelse til ny stilling, samt alle andre ordrer angående ansatte med en lagringsperiode på 75 år.

Siden regelverket Russland sørge for kravene for å føre register over personell, registrere informasjon om internt personaloverføringer separat fra dokumentasjonen som løser arbeidsflyten knyttet til regnskap, samt ledelsesaktiviteter, registreringen av personalordrer utføres separat. Det er ingen strenge lovregler for registrering av slik dokumentflyt. Grunnlaget for opprettelsen og utformingen av tidsskriftet er lagt av normene som bestemmes av praktiseringen av kontorarbeid.

Generelt, selve magasinet, som registrerer informasjon om personalutnevnelser, samt bevegelser i lovregulering betraktes som et dokument opprettet på grunnlag av en lokal normativ handling, det vil si at formen kan bestemmes av foretakets leder uavhengig. Imidlertid, selv om det ikke er noen standardform, har det i dag i praksis med kontorarbeid allerede utviklet seg en helt klar form for et slikt dokument og praksis for å opprettholde det.

En logg av denne typen ligner på en tabell med flere rader og kolonner:

• den første kolonnen brukes til å legge inn informasjon om nummeret på den registrerte ordren;
• den andre kolonnen er ment for å fikse datoen for bestillingens utstedelse;
• den tredje kolonnen brukes til å legge inn informasjon om ordrenummeret;
• den fjerde kolonnen brukes til å registrere om typen ordre - påmelding til personalet for arbeid, intern flytting, oppsigelse;
• den femte kolonnen inneholder informasjon om navn, patronym, etternavn på den ansatte som ordren ble utstedt for;
• i kolonne nummer seks er plassert om personellnummeret til den ansatte som ordren ble utstedt for;
• kolonne nummer sju inneholder informasjon om grunnlaget for å signere ordren, det vil si om arbeidsavtalen, arbeidstakerens uttalelse, tilleggsavtale og så videre, med angivelse av nummer, samt dato for registrering;
• kolonne 8 brukes til å legge til notater om nødvendig.

Noen kontorister legger til en kolonne for å legge inn informasjon om sammendraget av ordren, som er registrert i journalen.

Hva må logges

I henhold til listen over standarddokumentasjon som dannes under organisasjonenes arbeid, som indikerer tidspunktet for permanent lagring, er det satt to forskjellige perioder for lagring av logger, der administrative dokumenter blir registrert, som inkluderer bestillinger om utnevnelse, oppsigelse og intern offisiell bevegelse av ansatte.

Det er lov å legge inn informasjon om personopplysningene til de ansatte uten å stave ut navn og patronymics, men i stedet bruke initialer. Hvis organisasjonen sysselsetter to eller flere ansatte med samme etternavn, registreres deres patronymics, så vel som navn, i sin helhet.

Visse typer ordrer om personell er utarbeidet i samsvar med reglene i dokumentet "Enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for personellregnskap." I 2004, den 5. januar, utstedte den russiske statlige statistikkomiteen dekret nummer 1, der det samlet ordreformene:

• om ansettelse (skjema T-1, samt skjema T-1a)
• om overføring av en ansatt til en annen jobb (skjema T-5, så vel som skjema T-5a);
• om oppsigelse (oppsigelse) av arbeidsavtalen med en ansatt (eller oppsigelse) (skjema T-8, samt skjema T-8a);
• bestillinger for å sende en arbeidstaker på forretningsreise (skjema T-9, samt skjema T-9a);
• ordre om å oppmuntre arbeidstakeren (skjema T-11, samt skjema T-11a).

Bokstaven "a", som legges til tallet, som har en enhetlig form, betyr at det brukes til dokumentere bestillinger relatert til personell, mens bestillingen gjelder flere ansatte samtidig (for eksempel en ordre om å melde inn flere personer samtidig som danner ett team).

Den første er en lagringsperiode på fem år (kortsiktig). Den registrerer:

• permisjon for studier;
• helligdager som gis årlig i samsvar med bestemmelsene arbeidskontrakt;
• disiplinære sanksjoner;
• pliktliste;
• kortsiktige forretningsreiser.

Den andre har en holdbarhet på 75 år (langvarig). Den registrerer:

• ordrer om opptak til arbeid, oppsigelse, overføring av tjenester;
• informasjon om godtgjørelse, samt bonuser;
• informasjon om insentiver, priser;
• informasjon om videregående opplæring, sertifisering, om tildeling av rang, karakterer og så videre;
• på skift relatert til hovedaktiviteten;
• bestillinger for lange forretningsreiser;
• ordrer for å gi ferier uten lønn.

Ikke rush for å fylle ut medisinjournalen. Det er verdt å sørge for at lederen ikke ombestemmer seg om å utstede en ordre, ikke endrer dokumenttypen eller datoen.

Erfarne personelloffiserer anbefaler at ordre på personell som kan tilskrives arbeidsflyten for arbeidstakers ytre bevegelse, skal skilles fra ordrer relatert til den interne bevegelsen til ansatte. En slik deling av data i fremtiden kan i stor grad lette å skaffe data som er nødvendige for analysen:

• omsetning av generell stab;
• hyppighet og kvantitative indikatorer på sysselsetting;
• permitteringsstatistikk;
• statistikk over overføringer, som under analysen regnes som mottak på ny jobb etter å ha fått sparken fra den gamle.

For den samme lettelsen kan ordrer om ferier, for registrering av sykefravær, ordrer for forretningsreiser også registreres i andre tidsskrifter.

Regler for journaldesign

Det er flere krav til registreringsloggen for legemidler med hensyn til registrering, samt vedlikehold.

• Bladet må ha en tittelside. Det indikerer:

1. organisasjonens navn;
2. avdelingsnavn (personellavdeling);
3. startdatoen for loggføringen, samt sluttdatoen (kolonnen fylles ut når dokumentet sendes til arkivet).

• Ansvaret for å føre loggen hviler på den enkelte. På baksiden tittelsiden viser navnet hans, patronym, etternavn, posisjon.
• Alle loggoppføringene nummereres sekvensielt.
• Bestillinger føres i journalen i kronologisk rekkefølge - den påfølgende oppføringen må ha en senere inntaksdato enn den forrige.

Ved opptak bruker de standardformater for å skrive datoer - dag, måned, år.

• Data om arbeidstakeren (navn, patronym, etternavn), for hvem ordren ble utstedt, legges inn uten forkortelser og endringer.
• Informasjonen som er ført i journalen må samsvare med det spesifikke innholdet i ordrene.

Erfarne personellbetjenter gir råd - ikke å legge inn alle utstedte ordrer for ansatte i en journal, men å dele dem inn i grupper, basert på separasjonen av typen handling angående den registrerte ordren. For eksempel - sertifisering, en utstationeringsordre, en ordre om å flytte til en ny jobb, og så videre. Det anbefales å tilordne sin egen indeks til hver gruppe. For eksempel mottar ordre for bevegelse av personell en indeks over narkotika, ordrer for ferier - en indeks av O, registreringen av sykefravær får en indeks av B, ordrer for tildeling tildeles en indeks på KM, og så videre. I organisasjoner som ansetter et stort antall ansatte, vil slik indeksering i fremtiden i stor grad lette søket etter den tilsvarende posten. Denne separasjonen hjelper også i analysen av bedriftens ytelse for utvikling. ny form kollektiv avtale, analyse av personalomsetningen.

PÅ Typiske instruksjoner på kontorarbeidet som utføres i føderale organer, godkjent av Ordenen Rosarkhiv (nr. 68 av 27. november 2000), er det ikke etablert noen strenge regler angående nummereringsprosedyren i registeret over pålegg om personell. Bare behovet for å nummerere bestillinger i form av ordinær nummerering innen ett kalenderår blir notert. Samtidig bemerkes det at bestillinger, bestillinger av narkotika, for hovedaktiviteter nummereres separat.

Beskyttelse av informasjon som er lagt inn i loggen

Journaloppføringer er beskyttet mot uautoriserte endringer i samsvar med kravene til arkivdokumenter.

Gir beskyttelse mot:

• arkvedlegg;
• uttak av ark;
• ulovlige justeringer;
• feil reparasjoner.

Siden både påleggene om personell selv og deres oppføringer i reguleringsfeltet er klassifisert som juridisk viktige dokumenter, for å unngå feil, anbefales det ikke å bruke forkortelser som kan gjøre det mulig å tolke posten tvetydig.

For å gjøre dette, bruk:

• snøre magasinet gjennom og gjennom, inkludert alle ark;
• nummerering av alle sider;
• endene av magasinets firmware på det siste arket er festet med et klistremerke med organisasjonens forsegling, samt en signatur offisielt, eller ved bruk av en voksforsegling;
• på den siste siden, før det sendes til arkivet, blir det registrert antall ark, denne posten er sertifisert av signaturen fra avdelingslederen, samt organisasjonens segl.

I de industrielt produserte trykte bladene er alle disse sikkerhetsbetingelsene allerede oppfylt, og et klistremerke med et hologram påført - påskriften "Sealed" tilbys som et segl. Når den åpnes, endres den automatisk til påskriften "Åpnet".

Muligheten for å trekke av kontrollelementet må være helt utelukket. Det er best å laminere dekselet.

Fra uautoriserte rettelser, så vel som rettelser av poster, blir reglene for korreksjoner gjort til journaloppføringer etablert, for eksempel i tilfeller av feilinformasjon.

For lovlige rettelser er regelen for å gjøre endringer etablert i følgende rekkefølge:

• oppføringen som krever rettelse krysses av med en linje. Deretter blir det gjort en ny oppføring og det blir gjort en attesterende registrering av den korreksjonen som er gjort, og som indikerer datoen for handlingen som ble utført med signaturen til personen som er ansvarlig for korreksjonen.
• sletting, bruk av korrigerende midler, gjennomstrekning som et resultat av at det blir umulig å lese den korrigerte posten, er forbudt.

Når du gjør endringer i Journal of Medicines, må endringene gjøres veldig nøye, i strengt samsvar med de etablerte reglene, med en tydelig, lettlest håndskrift.

Å føre en journal over registrering av bestillinger av medisiner i elektronisk form

Juridiske og forskriftsmessige handlinger angående kontorarbeid og arbeidsflyt tillater vedlikehold av et legemiddeljournal både i papir, tradisjonell form og i elektronisk form. En datafil, som i det vesentlige er en registreringstabell, må beskyttes mot uautoriserte redigeringer og generelt tilgang. Reglene for å opprettholde slikt elektronisk journal ligner reglene for å føre en papirjournal.

Eksisterende i i elektronisk format magasinet, eller dets separate form, kan skrives ut, om nødvendig, mens du observerer alt nødvendige krav til det eksterne designet:

• dekke;
• nummerering;
• tittelside.

De trykte arkene stiftes deretter i henhold til kravene til sidenummerering, søm og stifting, signatur og forsegling.

Alle aktiviteter i organisasjonen er ledsaget av utførelse av ordrer fra lederen. I denne forbindelse akkumulerer enhver bedrift mye for daglig bruk. Alle må regnskapsføres og lagres riktig slik at de er enkle å bruke.... Legitimasjonsinformasjon om dokumenter registreres i foreskrevet form i journalen (bok, database). Dokumentets nummer, dato og tittel overføres til det.

For registrering arbeidskraft aktivitet enhver ansatt i selskapet noen lovlig status vi trenger bestillinger for personell.

På grunnlag av dem blir ansatte belastet bonuser ,. Ansatte blir løslatt, betalt sykefravær, utstede sertifikater for behandling av et lån eller andre formål, også etter bestillinger.

Ansettelsesordren er det første offisielle dokumentet på grunnlag av hvilket et personlig kort legges inn for en ansatt, personalavdelingen legger inn, regnskapsføreren åpner en konto og tildeler et personnummer til den ansatte.

Jo større organisasjonen og antall ansatte som arbeider i den, jo flere tidsskrifter blir oppbevart, siden dokumentene skal grupperes avhengig av type og lagringsperiode.

PÅ store selskaper ansettelsesordrer for alle ansatte må registreres og oppbevares i et eget ordreregister.

• sikkerhet for dokumenter. Tidsskriftene har oppbevaringsperioder som enhver bedrift må overholde;
• systematisering. Alt går strengt i orden, under inspeksjoner blir det lettere å finne informasjonen du trenger;
• kontroll over utførelse;
• legalisering av dokumenter. Registrering av dokumentet gir det rettskraft.

På grunn av det faktum at lovgivningen spesifiserer spesifikke lagringsperioder for disse dokumentene, er vedlikehold av slike tidsskrifter obligatorisk.

Utseende og struktur

Det er ikke noe enhetlig registreringsloggskjemamen det er obligatoriske gjenstanderå bli inkludert i den. Du kan kjøpe den, eller du kan utvikle den selv.

Tittelsiden må inneholde navnet på dokumentet og navnet på selskapet, datoen for begynnelsen og slutten av vedlikeholdet. Sluttdatoen legges inn rett før overføringen til arkivet.

Skjemaer er en tabell som i separate kolonner inneholder informasjon som er angitt: serienummer, bestillingsnummer og dato, type, ansattes navn, individuelt personnummer tildelt den ansatte, grunnlag for bestillingen.

For eksempel:

Du kan også legge til andre data: et notat som signerte ordren, hvor den ble overført (regnskap eller annen avdeling), en kvittering med dato, fullt navn og posisjon til personen som gjorde oppføringen i journalen.

Sider kan ikke fjernes, erstattes, ødelegges eller legges til nye.

Beskyttelse

For å beskytte mot utskifting av ark og innføring av falsk informasjon eller erstatning, er alle ark nummerert og snørt. Snøring må sikres med tetning og et emne, som angir antall sider i bokstaver og tall, lederen, den ansvarlige, underskrifter. Instruksjoner gis at tetningen ikke må åpnes.

Eksempel:

I denne journal for registrering av arbeidsordrer er 76 (syttiseks) sider snørt, nummerert og forseglet.

Leder:

O. P. Ulyanov _____________________________

Ansvarlig: HR-leder

V.P.Savchenko _____________________________

Dato: __________________

Ikke åpne forseglingen.

Snøringen kan også sikres med en voksforsegling. Ferdige magasiner som er i salg har allerede nummerering, snøring og et holografisk forseglings-klistremerke. Kontrolltetningen forhindrer at snøringen løsnes. Når du prøver å bryte den, vises påskriften "OPEN". Den inneholder sitt individuelle nummer, som er angitt i bindingsformen.

Elektronisk visning

Lovgivningen regulerer ikke formen for logging, derfor er det lov å holde den i elektronisk form. Dette er veldig praktisk for å finne all informasjon for en bestemt ansatt.

I de organisasjonene der arbeidsflyten utføres i 1C, lagres bestillinger automatisk. Du kan også føre en logg i en Excel-fil.

Hvis organisasjonen fører en journal i elektronisk form, må alle ark skrives ut, nummereres og sys før de sendes til arkivet.

Vedlikehold

1. Tittelsiden må fylles ut, baksiden må ledsages av signaturen til personen som er ansvarlig for vedlikeholdet, forseglingen.
2. Linjenummerering er sekvensiell.
3. Alle oppføringene gjøres strengt i kronologisk rekkefølge.
4. Det fulle navnet på den ansatte som ordren ble utarbeidet for er skrevet i sin helhet, forkortelser (initialer) er ikke tillatt.
5. Informasjonen som er lagt inn i journalen må være i full overensstemmelse med innholdet i bestillingen.

For eksempel:

I mellomstore organisasjoner, når det ikke er så mange avtaler og oppsigelser, inneholder tidsskriftet flere typer ordrer for personell:

• om overføringen;
• om.

For eksempel:

Alle bestillinger for personell er oppført i en slik journal, bortsett fra bestillinger angående

Personalordreregister: praktisk formål

Det praktiske formålet med journal for ordrer for personell er å systematisere ordrene publisert i spesifikk organisasjon ordrer, som lar deg optimalisere arbeidet med dem, inkludert:

• fastsette utstedelsesdatoen for hver bestilling;
• sikre kontinuiteten i det nåværende registreringsnummeret på ordrer osv.

I tillegg vil den tilsvarende oppføringen i ordreloggen, utført i samsvar med prosedyren som er fastsatt i organisasjonens lokale forskrifter, bidra til å bekrefte lovligheten og rettskraften til et dokument i tilfelle en tvist.

Organisasjonen har rett til selvstendig å velge, føre en egen registreringslogg for hver type ordre, eller registrere alle bestillinger for personell i ett dokument.

VIKTIG! Bestillinger om utnevnelse av en leder, regnskapsfører og andre personer spesifisert i selskapets charterdokumenter tilhører kategorien ordrer om hovedaktivitetene til en juridisk enhet, og ikke til ordrer for personell (for eksempel paragraf 1 i artikkel 40 i den føderale loven "Om selskaper med begrenset ansvar"Datert 08.02.1998 nr. 14-FZ).

Regler for å føre et register over ordrer for personell

En uttømmende liste over bøker og regnskapstidsskrifter, som må oppbevares av personalavdelingen, er gitt i listen over typiske administrative arkivdokumenter ... godkjent etter pålegg fra Russlands kulturdepartement datert 25.08.2010 nr. 558 (heretter - liste nr. 558). Så punkt "b" i art. 258-liste nr. 558 fastslår behovet for organisasjonen å føre oversikt over administrative dokumenter for personell. Samtidig er det ingen krav for registrering godkjent på lovgivningsnivå.

Av generell regel slik dokumentasjon må oppbevares i 75 år. For noen informasjonskategorier er det lagret 5 år. Disse inkluderer ordrelogger:

• om disiplinære sanksjoner;
• årlig betalt permisjon;
• studie permisjon;
• på jobb;
• kortsiktige forretningsreiser i Russland og utlandet.

Vi anbefaler! Reglene for å fylle ut registreringsloggen og skjemaet for å oppbevare den bør godkjennes i organisasjonens lokale lovgivning (instruksjoner eller forskrifter om kontorarbeid osv.).

I dette tilfellet kan du som grunnlag for eksempel ta regelverket for registrering og indeksering av dokumenter som er fastsatt i punkt 3.2.1 i Statens system for dokumentasjonsstøtte til ledelse, godkjent på bestilling fra Sovjetunionens hovedarkiv av 05/25/1988 nr. 33.

Bestillingsskjema

Registeret over administrative dokumenter kan oppbevares i en hvilken som helst praktisk form:

• på papir;
• elektronisk.

Merk! Bestillingsregisteret gjelder ikke dokumenter som må tegnes på papir uten å mislykkes. Følgelig, hvis personalavdelingen fører en journal i elektronisk form, for eksempel ved hjelp av en automatisert database eller et spesialisert dataprogram, er det ikke nødvendig å duplisere journalen på papir.

Hvis det ikke er noe produksjonsbehov eller det ikke er etablert av internt regulering organisasjoner, er det heller ikke nødvendig å laste opp slik informasjon (både engang og med en viss frekvens - avhengig av målene) med påfølgende firmware og sertifisering av det mottatte papirdokumentet, for eksempel for lagring.

Oppbevaring elektroniske dokumenter i arkivet utføres i henhold til reglene i avsnitt. 2.30-2.33 i reglene for organisering av lagring, anskaffelse, regnskap og bruk av dokumenter fra Den russiske føderasjonens arkivfond og andre arkivdokumenter ... godkjent av pålegg fra Russlands kulturdepartement nr. 526 datert 31.03.2015

Hvis journal er i papirform, bør du være forsiktig med å beskytte sidene mot uautorisert fjerning ved riktig søm og forsegling. Klistremerket som inneholder sertifiseringen må angi:

• antall sydd ark;
• posisjon, etternavn, fornavn, patronym av sertifiserende person (leder av organisasjonen eller annen ansvarlig person utnevnt i henhold til ordren eller instruksjonene for kontorarbeid)
• hans signatur.

Regler og eksempel for utfylling av journalen

Lovgiveren tilbyr ikke et enhetlig utvalg av ordreregisteret. I denne forbindelse kan organisasjonen uavhengig utvikle en mal for et slikt internt dokument eller bruke noen av de ferdige ordreloggene som er tilgjengelige for salg (inkludert i elektronisk form).

Som standard skal tittelsiden til et slikt magasin inneholde informasjon:

• på organisasjonens og juridiske form og navn på organisasjonen;
• typer registrerte dokumenter (i i dette tilfellet dette er bestillinger for personell);
• start- og sluttdato for loggføring;
• personen som er ansvarlig for å føre journal (stillingstittel, fullt navn);
• holdbarhet.

• serienummeret til posten;
• datoen for utstedelse av det administrative dokumentet;
• nummeret på det administrative dokumentet;
• type ordre og dens sammendrag (for eksempel en arbeidsordre med angivelse av stillingen, dato for opptak, strukturell enhet etc.);
• FULLT NAVN. den ansatte som ordren ble utstedt for;
• navnet og detaljene på dokumentet som tjente som grunnlag for utstedelse av den tilsvarende bestillingen.

Organisasjonen kan supplere denne listen informasjon og forkorte den.

Et utvalg av utfylling av ordreregisteret for personale finner du på lenken:

Dermed pålegger lovgiveren organisasjonen plikt til å føre et register over administrative dokumenter, inkludert personell. Praksis viser at riktig utforming av en slik journal bidrar til å optimalisere arbeidet til HR-avdelingen, inkludert så mye som mulig forenkler søket etter de nødvendige dokumentene.

For øyeblikket er det ikke noe enhetlig skjema for journal over bestillinger for personell, så hver organisasjon kan bruke et uavhengig utviklet utvalg som inneholder alle nødvendige detaljer.

Aktivitetene til et stort arbeidskollektiv bør reguleres av myndigheters administrative dokumenter i en offisiell form. Det er gjennom ordrer at arbeidsgiveren regulerer hele arbeidsprosessen, bevegelse, ansettelse og oppsigelse av personell.

Dokumentets særegenhet er at det er gjennom det at det er mulig å tydelig formulere kravene, ledelsens ordrer, takket være bestillingen, er alle arbeidsforhold mellom lederen og personalet strømlinjeformet.

Alle bestillinger er gjort i 3 kategorier:

• Langvarig lagring;
• Kortsiktig;
• Midlertidige bestillinger.

Dette dokumentet er ment for offisiell kommunikasjon mellom teamet og arbeidsgiveren, ved hjelp av et dekret, kommuniserer sistnevnte sine ordrer, krav og tanker til de ansatte.

Hvilke feil kan gjøres når du bestiller personell, vil du lære i denne videoen:

Hvem utvikler slike dokumenter

Et dokument er dannet av en sekretær, en ansatt i personalavdelingen og andre ansatte som har en deltidsstilling som kontorist.

Viktig: dokumentet er signert utelukkende av lederen av foretaket eller en person som er autorisert til å signere slike dokumenter.

Hovedtyper av bestillinger for personell

I henhold til tilfellet med å utstede ordren, kan de deles inn i to typer:

• Av personell;
• Av virksomheten til virksomheten.

Samtidig er personellansvarlige eller sekretærer engasjert i utarbeidelsen av enhver form for dokumentasjon, akkurat som med ordrer om regnskapsaktiviteter.

Disse dokumentene har juridisk betydning for begge parter, så forberedelsene deres må kontaktes med spesiell forsiktighet, begge parter er forpliktet til å signere dokumentet, det er underskriftene som beviser de samordnede handlingene til arbeidsgiveren og den ansatte.

Personale

Faktisk regulerer denne typen ordre partenes rettslige forhold, indikerer arbeidsgivers forpliktelser og arbeidstakerens funksjoner, papiret kan utstedes, avhengig av tilfelle:

• Om oversettelse. du vil lære hvordan du korrekt utarbeider en ordre for å overføre en ansatt til en annen jobb;
• Avskjedigelse;
• Ansette;
• Skal på ferie;
• Betaling av insentivsummer ().

Denne bestillingen, avhengig av tilfellet med utstedelsen, må inneholde full informasjon:

• Navnet på selskapet og dets detaljer;
• Fullt navn på deltakerne i forholdet;
• Datoer - forberedelse og ikrafttredelse av ordren;
• Det er nødvendig å redegjøre for essensen av publikasjonen - endringer, oppsigelser, etc.
• Partenes underskrifter.

Viktig: det skal gjenspeile alle aktivitetene til den ansatte som den er publisert for.

Dokumenter knyttet til virksomheten til bedriften

Denne typen refererer også til et dokument som kommunikasjon med personell skjer gjennom, men samtidig blir deres aktiviteter regulert, for eksempel:

• Ferieordrer av forskjellige betydninger, natur, varighet;
• Bestill på videregående opplæring;
• Bestill for å endre driftsmodus - endre antall timer, skiftets varighet osv. du vil finne ut av hvilke regler en ordre om å endre arbeidsplanen er utarbeidet;
• For ytterligere bestillinger til visse personer;
• For overføring av løsøre / fast eiendom for midlertidig bruk av en ansatt;
• Bestilling om innføring av interne regler i virksomheten;
• Ved utnevnelse av en ansvarlig person for utførelse av ordren, opprettholde militære poster, sende rapporter til FIU, og så videre;
• Andre typer dokumenter som regulerer aktiviteter i bedriften.

Form og rekkefølge for lagring av ordrer

Inntil nylig, frem til 2013, skulle skjemaet som ble brukt for hver type personaldokument ha blitt samlet, men da ble denne forpliktelsen kansellert, og nå har arbeidsgiveren rett til å danne skjemaet i henhold til detaljene egen produksjon og interne lokale handlinger, noe som er ganske praktisk.

Samtidig bør den grunnleggende strukturen i dokumentet bevares, det samme gjelder grunnleggende informasjon og detaljer.

Når det gjelder produksjonsdokumenter, var ikke enhetlige skjemaer så nødvendige før, men i henhold til allment aksepterte normer består det av flere deler:

• Innledende del - essensen av saken er beskrevet;
• Administrativt - vi snakker om retningen til regissøren;
• Endelig - en utøvende person er utnevnt, datoen for gjennomføring av ordrer.

I henhold til lagringsperioden refererer personaldokumentet til langsiktige oppbevaringspapirer - 75 år fra datoen for overføring til arkivet.

Når du syr ved slutten av året, utarbeides en oversikt over slike dokumenter som indikerer:

• Registreringsdata;
• Publiseringsdato;
• Tjenestemenn som signerte dem.

Viktig: hver sydd mappe må inneholde ordrer med samme verdi.

Bestillinger for virksomhetens virksomhet har en ubegrenset lagringsperiode, for ferier er de kortsiktige og lagres i opptil 3 år, i forhold til generelle produksjonstemaer fra 5 år.

Regler for kompilering

Dokumenter av forskjellige former har forskjeller i dannelsen.

Personale

Det er tillatt å lage en bestilling på personell på selskapets brevpapir, med tanke på spesifikasjonene for produksjonen, men samtidig må den inneholde følgende informasjon:

• Firmainformasjon og navn;
• Fullstendig navn på tjenestemannen;
• Dokumentnavn og serienummer;
• Årsaker til publisering;
• Henvisninger til lovgivningsakter;
• Fullt navn, stilling til personen i forhold til hvilket dokumentet er utstedt;
• Administrativ del - det er nødvendig å oppgi essensen av ordren;
• Utnevne en leder;
• Signer med hodeutskrift;
• Dato for utarbeidelse;
• Kunnskapssignatur for ansatte.

Etter hovedaktivitet

Dette dokumentet er tegnet i en mer fri stil, for eksempel en ordre om å introdusere et nytt bemanningsbord inneholder:

• Organisasjonens navn;
• Dokumentets navn;
• Ordens gjenstand
• Registreringsnummer og dato for utarbeidelse;
• Etter ordet jeg bestiller er det en liste over endringer;
• Hodets signatur med dekryptering.

Regler for regnskapspersonellordrer

Handlingen av ordren begynner lovlig fra det tidspunktet den er signert av deltakerne, hvoretter den ansvarlige personen registrerer den i ordreregisteret for bedriften, arkiverer den i en spesiell mappe og legger registreringsnummeret. I dette tilfellet skal mappen inneholde dokumenter av samme type når det gjelder betydning og formål.

For øyeblikket er journalen ikke nødvendig for å registrere ordrer, men den oppbevares fortsatt på de fleste bedrifter, siden dette er et ganske praktisk regnskapsalternativ.

Registreringsnummeret er angitt i stigende rekkefølge og indeksert i henhold til emnet på bestillingen, men det er bedre hvis det er en egen journal for hver versjon av bestillingen.

Et slikt dokument er tilgjengelig for kjøp, eller du kan lage det selv ved hjelp av en stor notatbok.

Arkivering

Bestillinger dannes i en egen haug, en oversikt plasseres på toppen, lukkes med en tittelside med navnene på ordrene og sydd med sterke tråder.

For arkivet brukes et tørt rom med installerte stativer, som også er bedre indeksert for å gjøre det lettere å søke. Når lagringsperioden er over, blir dokumentene kastet.

Personalordrerlogger

Dette dokumentet er designet for å registrere ordrer med en holdbarhet på opptil 75 år, det er forseglet med en engangsnummerert indikatorforsegling, som er designet for å oppdage uautorisert tilgang.

Før du begynner å bruke, må du fylle ut tittelsiden med oppføringen av forseglingsnummeret i en spesiell linje.

Viktig: uten denne handlingen regnes tidsskriftet som uforseglet. Du må også sette en sertifiseringssignatur.

Tittelsiden inneholder:

• Bedriftens navn;
• Dokumentets navn;
• Start- og sluttdatoer for logging;
• Det fulle navnet på tjenestemannen som er ansvarlig for å opprettholde dokumentet, vanligvis blir denne personen også utnevnt av ordren og er ansatt i personalavdelingen.

Når du fyller ut hovedseksjonene, er det nødvendig å legge inn nødvendig informasjon i hver kolonne:

• Serienummer for ordren;
• Dato for utarbeidelse;
• Bestillingsregistreringsnummer - inneholder indeksering;
• Dens type er opptak, oppsigelse eller overføring;
• Dokumentets personalnummer;
• Grunnlaget for publisering er en uttalelse, et tillegg til hovedkontrakten og så videre.

Det følger av dette at hovedformålet med dokumentet er:

• Kronologisk informasjon om ordren og rangeringen av ordrer etter type, som om nødvendig gir en raskere prosess for å finne det nødvendige dokumentet;
• I tillegg er oppføringen i journalen en ytterligere bekreftelse på eksistensen av dokumentet utstedt av lederen.

Konklusjon

Ordrer for personell er hovedkomponenten i det godt koordinerte arbeidet til en hel stor organisme som et foretak med aktiviteter som er under kontroll av hodet.

Grunnleggende dokumenter personalregister detaljert her:

Et optimalisert dokumenthåndteringssystem er en av de viktigste faktorene som kreves for å sikre høykvalitets personellregister for en bedrift. I artikkelen vil vi fortelle deg om regnskap for ordrer i en organisasjon: er det nødvendig å registrere ordrer, i hvilken form det er nødvendig å lage en regnskapslogg, og vi vil også analysere hovedfeilene og svare på vanlige spørsmål om emnet.

Hva er ordreloggen for?

Hovedoppgaven til Journalen er å optimalisere informasjon om bestillinger for maksimal bekvemmelighet i arbeidet med dokumenter. Dette målet sikres ved en spesiell måte å fylle ut tidsskriftet:

• informasjon blir ført i tidsskriftet i kronologisk rekkefølge;
• Bladet rangerer ordrer etter type (informasjonsmessig, administrativ) og områder av selskapets aktivitet (hovedaktivitet, personell).

I nærvær av tidsskriftet vil prosessen med å finne den nødvendige ordren derfor ta veldig lite tid.

Må jeg føre en journal

Gjeldende lovgivning inneholder ikke direkte regler angående obligatorisk bestilling føre journal. Imidlertid, med en omfattende dokumentflyt, er Journal en "vital" nødvendighet. Med sin hjelp kan personaloffiseren faktisk systematisere dokumenter optimalt for å gjøre det lettere for dem å bruke i fremtidig arbeid.

En annen fordel med å føre journal er ytterligere bekreftelse på at dokumentet ble utstedt innen registreringsdatoen. Når det er kontroversielle sakernår datoen for bestillingens ikrafttredelse ikke samsvarer med datoen for signering av dokumentet, er datoen for registrering av bestillingen i journalen en ytterligere bekreftelse på lovligheten av ordrene beskrevet i bestillingen.

Juridiske rammer for journalføring

Som nevnt ovenfor, gjeldende lov krever ikke at selskaper registrerer ordrer i journalen. Regnskap for ordrer er fortsatt etter skjønn av selskapets ledelse. I denne forbindelse bestemmes prosedyren for å legge inn informasjon i tidsskriftet, form og lagringsprosedyre av hvert selskap på individuell basis. Samtidig er det en rekke gjeldende forskrifter som gir anbefalinger om prosedyren for vedlikehold av tidsskriftet.

Organisering av ordreregnskap

Hvordan nummerere bestillinger i en journal

Før du legger inn data på bestillingen i journalen, skal dokumentet tildeles et individuelt nummer. For å gjøre det lettere å arbeide med dokumenter og i samsvar med gjeldende instruksjoner, neste system nummerering og indeksering av ordrer:

1. Alle ordrer skal grupperes etter hovedtyper (hovedaktivitet, personell, administrativ og økonomisk virksomhet).
2. Basert på ordretypen tildeles en indeks til dokumentnummeret (OS - hovedaktivitet, PM - personell, AHD - administrativ og økonomisk aktivitet).
3. Dokumentene er nummerert i numeriske termer i henhold til reglene for kontinuerlig nummerering.

Bedrifter med stort personale og et stort utvalg av dokumenter utvikler som regel ytterligere regler for koding og indeksering. For eksempel er ordre for personell i tillegg delt inn i ordrer for ansettelse (PrR), oppsigelse (Uv), overføring til en annen stilling (Per), etc.

For ytterligere å optimalisere arbeidsflyten nummererer noen virksomheter bestillinger i samsvar med registreringsdatoen (datoen for bestillingen for hovedaktiviteten er 14/07/17, ordren er nummerert 140717 - OD).

Til tross for at prinsippet om kontinuerlig nummerering i dette tilfellet er brutt, er ikke denne mekanismen for tildeling av tall i strid med gjeldende lovgivning og kan brukes hvis prosedyren er nedfelt i selskapets interne reguleringsdokumenter.

Eksempel 1. LLC "Blank" har et lite personale og bruker felles system nummerering og indeksering av ordrer:

• fortløpende nummerering i samsvar med kronologien for utstedelse av ordrer;
• indeksering etter dokumenttyper (OD, LS, AHD).

I 2. halvdel av 2017 utstedte "Blank" følgende ordrer:

1. 07.17 i følge ordren ble en økonom ansatt til personalet i LLC "Blank". Bestillingen er nummerert 14-HP.
2. 07.17 ble det gitt en ordre om å åpne en ny utsalgssted (Nr. 15-OD).
3. 07.17 ved ordre nr. 16-AHD ble ansatte utnevnt til å være ansvarlige for å koble stikkontakten til byvarmenettet.

Eksempel 2. JSC "GlavStroy" har et stort personale og bruker et spesielt ordrenummerings- og indekseringssystem:

• ordrenummeret er tildelt i samsvar med datoen for signering av dokumentet;
• ordre for personell er indeksert på en spesiell måte (ansettelse - PrR, oppsigelse - Uv, overføring til annen stilling - Per).

I juli 2017 utstedte GlavStroy JSC følgende ordrer:

• 07.17 ble det ansatt en teknolog fra produksjonsavdelingen (ordrenr. 130717-PrR);
• 07.17 avvist av på egen hånd sjeføkonom for planavdelingen (ordrenr. 140717-Uv);
• 07.17 ble en ansatt i salgsavdelingen overført til stillingen som avdelingsleder (ordrenr. 150717-Per).

Hvordan utstede en ordrelogg

PÅ generell orden Ordreregisteret er utarbeidet for en periode på ett år, det vil si at det føres informasjon om ordrer som er signert og trådt i kraft i løpet av kalenderåret. Hvis vi snakker om et stort selskap med en omfattende arbeidsflyt, anbefales det at slike organisasjoner begynner å vedlikeholde nytt magasin hvert halvår eller kvartalsvis.

Den nye journalen skal fylles ut med en tittelside, som indikerer:

• selskapsnavn;
• tittelen på dokumentet;
• start- og sluttdatoer for å føre journal;
• Navn og stilling på personen som er ansvarlig for å vedlikeholde journalen.

På slutten av perioden angitt på tittelside, skal dokumentet syes i samsvar med generelle Krav, angir nemlig antall ark, forsegles med en forsegling.

Fremgangsmåten for å legge inn data i ordreloggen

Hver bedrift har rett til å uavhengig utvikle og bruke tidsskriftets form. Imidlertid er dokumentet som regel fylt ut i form av en tabell og inneholder følgende data:

1. Serienummer. Siden Journalen antar en kronologisk oppføring av informasjon og sekvensiell nummerering, må alle ordrer som gjenspeiles i Journalen ha sitt eget serienummer.
2. Dato for dokumentet. Datoen for signering av ordren på hodet og dokumentets ikrafttredelse er angitt i kolonnen. Denne datoen er kriteriet for å føre en kronologisk oversikt.
3. Dokumentnummer. Bestillinger nummereres i henhold til ordren som er godkjent av organisasjonen. Det fulle nummeret på bestillingen (inkludert indeksen) legges inn i journalen.
4. Beskrivelse av dokumentet. Kolonnen inneholder et sammendrag av ordren (Om opprettelse av en finansiell overvåkingstjeneste, På forretningsreise, Om utstedelse av kjeledress).
5. Ansvarlig for utførelse. Teksten til ordren inneholder informasjon om personen som er ansvarlig for utførelsen av ordren. Dataene om den ansvarlige (navn, stilling) skal overføres til journalen.
6. Kjente personer. I kolonnen er det nødvendig å gjenspeile dataene om personene som trenger å bli kjent med ordren (for eksempel alle ansatte, ansatte i en bestemt avdeling, personer som har visse stillinger, spesifikke ansatte - med fullt navn).

Eksempel på ordrelogg

I august 2017 utstedte Globus LLC følgende ordrer:

• 08.17 - om etableringen av en ny produktlinje;
• 08.17 - om endringer i bemanningstabellen;
• 08.17 - om organisasjonsarbeid knyttet til flytting til nytt kontor.

Bestillinger nummereres i samsvar med intern ordre. Bestillingsloggen er strukturert som følger:

Ansvarlige personer for henrettelse

Ved bruk av Journal of Orders, utpeker ledelsen av organisasjonen en person som er ansvarlig for vedlikehold, registrering, lagring og søm. Generelt er en slik person en ansatt i personalavdelingen. Hvis journalen holdes i et lite selskap, kan en regnskapsfører fungere som en ansvarlig ansatt.

Personen som er ansvarlig for å vedlikeholde dokumentet, skal angis internt normativt dokument (i Prosedyren for personalregister). Det tilrådes ikke å angi det fulle navnet på en bestemt ansatt, men stillingen, for i dette tilfellet vil hans plikter overføres til etterfølgeren etter avskjedigelse av den ansatte.

Vanlige feil ved registrering av ordrer

Nedenfor vil vi se på de TOP-3 vanlige feilene som ble gjort når du vedlikeholdt ordreloggen.

Feil nr. 1. Fremgangsmåten for å opprettholde Journal of Orders er ikke fastlagt i interne reguleringsdokumenter.

Feil nr. 2. SP vedlikeholder Journal uten feil.

Det er ingen forpliktelser for å opprettholde en ordrelogg for alle selskaper og gründere, uavhengig av organisasjons- og juridisk struktur, aktivitetsområde, antall ansatte osv. Dermed er behovet for å føre en journal for individuelle gründere etter eget skjønn av gründeren.

Feil nummer 3. Det er ingen som er ansvarlig for å føre journal.

I det interne dokumentet som styrer generelle regler fylling og registrering av journalen, må personen som er ansvarlig for å opprettholde dokumentet tildeles. En slik person er som regel representant for personalavdelingen, men etter ledelsens skjønn kan ansvaret tildeles andre ansatte. Den ansvarlige ansatte tildeles forpliktelser for registrering, fylling, lagring og søm av journalen.

Overskrift "Spørsmål - svar"

Spørsmål nummer 1. Er det mulig å holde tidsskriftet elektronisk?

Formen for å føre journal, samt prosedyren for å fylle ut den, er ikke fastlagt i lovgivningen. Derfor kan journalen etter organisasjonens skjønn føres i elektronisk form. Formen på den elektroniske filen og mekanismen for å legge inn informasjon i den utvikles og godkjennes av selskapet individuelt. Som regel brukes den elektroniske skjemaet i tidsskriftet i store selskaper og de organisasjonene der elektronisk dokumenthåndtering... Dette skjemaet reduserer tiden du bruker på å fylle ut journalen og påfølgende arbeid med dokumenter.

Spørsmål nummer 2. Er det mulig å angi det fulle navnet på den ansatte som er ansvarlig for å føre journal i prosedyren for å opprettholde personalregistrene?

Angivelsen av det fulle navnet på en bestemt ansatt som den som er ansvarlig for å opprettholde journalen, er ikke i strid med gjeldende lovgivning. Dessuten er denne metoden for å utnevne en ansvarlig ikke den mest rasjonelle. Faktisk, når en ansatt blir sparket eller overført til en annen stilling, vil organisasjonen måtte gjøre endringer i prosedyren. I dette tilfellet anbefales det å angi en spesifikk stilling som ansvaret er tildelt (for eksempel en seniorspesialist i HR-avdelingen).

Spørsmål nummer 3. Er det mulig å registrere ordrer ikke i kronologisk rekkefølge etter signering, men etter ikrafttredelsesdato?

Bruk av denne metoden er ikke forbudt. I dette tilfellet bør kolonnen "Dato for ikrafttredelse av dokumentet" legges til journalen, og kronologisk rekkefølge skal brukes innen denne datoen. Imidlertid viser praksis at en slik registreringsmekanisme ikke er den mest praktiske og vanskeliggjør søket og påfølgende arbeid med dokumenter.