Hvordan føre personellregister riktig. Prosedyren og funksjonene for å opprettholde personaldokumentasjon SP

Organisering av personalregister i en bedrift er ikke en vanskelig, men møysommelig oppgave. Det løses ved å løpende starte personellprosesser, som er regulert av gjeldende lovgivning.

Generelt sparer riktig styring av personalregister ikke bare selskapet fra inspeksjoner fra tilsynsmyndigheter, men tillater også ansatte å unngå problemer, for eksempel med registrering av pensjoner eller muligheten til å søke om andre sosiale garantier. Det hender ofte at folk på grunn av feil ledelse av kontorarbeid på arbeidsplassen må bruke enormt mye tid, økonomi og nerver for å bevise overfor myndighetene sin rett til å motta fordeler, fordeler og andre utbetalinger. Derfor bør hver leder huske at vedlikehold av personalregister og riktig organisering av kontorarbeid er en av hovedoppgavene som han er ansvarlig overfor sine ansatte og staten.

Denne artikkelen vil fortelle deg om riktigheten av å etablere denne prosessen, samt om alle dens nyanser. Videre vil det være mulig å få svar på spørsmålet om hvordan du ordner personellposter fra bunnen av trinn for trinn og unngår feil.

Konsepter og definisjoner

Før du forstår hvordan du setter opp denne prosessen, bør du definere de grunnleggende konseptene. Så personellregnskap er prosessen med å organisere ansattes regnskap, som er knyttet til den offisielle registreringen av ansettelser, flytting fra en stilling til en annen og frigjøring av personell, samt regnskap for arbeidsforholdet til bedriften og dets personell.

HR-administrasjon er en aktivitet som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med HR-dokumenter.

Dermed blir det klart at personalregistrering og personalregister er to sammenhengende fenomener som er rettet mot å implementere en personals politikk.

Mål og målsettinger

Formålet med personellregister er å etablere et effektivt, fungerende system for personalregistrering og riktig registrering av arbeidsforhold mellom arbeidsgiveren (foretaket) og direkte arbeidstakeren (personell).

Men oppgavene som personellregnskap er utformet for å løse er følgende - reguleringen av forholdet mellom arbeidsgiveren og de ansatte i bedriften og etableringen av et organisatorisk og juridisk grunnlag for arbeidsforhold.

Etter å ha forstått hva personellregnskap er, kan du begynne å vurdere spørsmålet om hvordan du ordner personellregnskap fra bunnen av trinn for trinn.

Stadier av organisering av personalsregnskap

Så før du begynner å organisere personalregister trinnvis fra bunnen av, trenger du en klar handlingsplan, fordelt på trinn. Dette vil hjelpe deg å ikke gå glipp av viktige punkter i prosessen.

Så, organisasjonen av å opprettholde personalregister som helhet innebærer å gå gjennom følgende trinn:

Opprettelse av en personaltjeneste (avdeling) i tilfelle selskapet planlegger å ansette et stort antall ansatte, eller pålegging av regnskapsoppgaver for en bestemt spesialist, hvis selskapet planlegger å ha en liten mengde personale.
Utvikling av grunnleggende reguleringsdokumentasjon (innen personaladministrasjon).
Organisering av kontorarbeid (bestemme hvem og hvordan skal utarbeide dokumentasjon, utvikle bestillingsskjemaer om personalsaker, vedlikeholde rapporteringslogger osv.).
Automatisering av personalregistre (om nødvendig).
Bestemmelse av metoder for kontroll over korrektheten av regnskapet (regulering og tildeling av fullmakter til tjenestemenn som er ansvarlige for forsvarlig regnskapsføring).

Hver av disse trinnene har spesifikke oppgaver og deloppgaver. Alle må vurderes.

Hvem skal føre poster?

Som nevnt tidligere, er det to måter å bestemme hvem som vil være ansvarlig for å føre oversikt over personell i bedriften. Generelt avhenger det av hvor mange mennesker som er planlagt å være ansatt for å nå målene (som regel er målet for bedriften å organisere kommersielle aktiviteter for profitt).

Til store selskaper det anbefales å opprette en menneskelig ressurstjeneste eller en fullverdig personalavdeling. For små bedrifter er det tillatt å tildele HR-oppgaver til en regnskapsfører eller sekretær. Imidlertid er det et tredje alternativ - overføring av regnskapssaker til outsourcing til spesialiserte organisasjoner.

Når du oppretter en tjeneste eller avdeling, må du opprette visse reguleringsdokumenter, nemlig forskriften om tjenesten (avdelingen) og stillingsbeskrivelser til ansatte. I tilfelle ansvarsfordeling til en regnskapsfører eller sekretær, må du registrere funksjonene til en personaloffiser i stillingsbeskrivelse den valgte medarbeideren. Hvis det er et slikt behov, anbefales det å sende en regnskapsfører eller sekretær til HR-administrasjonskurs. Dette vil bidra til å forbedre kvalifikasjonene til ansatte som vil bli betrodd ansvar for personalspørsmål. Men hvis det ble tatt en beslutning om å samarbeide med tredjepartsorganisasjoner om spørsmålet om å overføre ansvar for å føre poster til dem, kreves det at det inngås en avtale.

Utvikling av obligatorisk personaldokumentasjon

Det er en rekke dokumenter som må følges av de som fører personellregister og kontorarbeid. Først av alt er et slikt dokument bemanningsbord... Det er et dokument som viser sammensetning, antall i bemanningstabellen og lønn til ansatte, samt navn på stillinger. I bemanningstabellen er stillingen til ansatte delt inn i avdelinger, noe som gjør det mulig å gjøre en kvantitativ og kvalitativ analyse av hele virksomheten.

Det neste trinnet er å utvikle en standard form for personalordrer, som vil vise informasjon om opptak, overføring til en annen stilling, sending på ferie og oppsigelse av ansatte i bedriften.

Det neste obligatoriske dokumentet er de interne arbeidsregler. De viser hovedpunktene som regulerer arbeidsaktiviteten til alle ansatte i bedriften. I følge dette dokumentet, hvis en ansatt bryter reglene som er beskrevet i dokumentet, kan han straffes ved å bringe ham til disiplinært ansvar.

Også et annet dokument med personalregistre er modellkontrakt ved inngåelse av et arbeidsforhold mellom foretaket og den ansatte. Arbeidskontrakter kan være av samme type eller utarbeidet for hver stilling hver for seg. I tillegg bør selskapet utvikle en timeliste som viser de faktiske timene arbeidstakeren vil motta lønn for.

Du bør også huske på ferieplanen på bedriften. Dette dokumentet er utviklet senest to uker før utgangen av året. Ferieplan vises kalenderplan sende folk på obligatoriske ferier. Når man utarbeider en slik plan, bør man huske at personell skal sendes på ferie på en slik måte at samtidig fravær av visse ansatte ikke medfører en forstyrrelse i bedriftens arbeidsprosess.

Vi bør ikke glemme utviklingen av regelverk om godtgjørelse. Dette dokumentet gjenspeiler prosessen med å beregne lønn for organisasjonens personell, og regulerer også beregningen tilleggsbetalinger, for eksempel kvoter, insentiver eller bonuser. Den siste fasen er utvikling av regelverk om divisjoner i virksomheten og stillingsbeskrivelser for spesialister og ansatte. I tillegg anbefales det å utvikle en forskrift om personopplysninger. Etter at forskriftsdokumentene er klare, kan du begynne å organisere kontorarbeid.

Kontorarbeid

Registeradministrasjon inkluderer å beholde dokumentasjonen knyttet til opptak, bevegelse og løslatelse av personell.

Det er obligatorisk å oppbevare personlige filer, som er satt opp for hver ansatt i bedriften. Det inkluderer et personalkartotek, en søknad om opptak, en kopi av passet, kopier av utdanningsdokumenter, et sertifikat for medisinsk undersøkelse, en kopi av en militær ID (hvis noen) og andre dokumenter som genereres i løpet av arbeidstakerens arbeidsaktivitet ... Og også en annen og veldig viktig oppgave er å fylle ut arbeidsbøker.

I tillegg til alt det ovennevnte, kan det utvikles andre dokumenter som er direkte relatert til bedriftens spesifikasjoner, noe som sikrer riktig arbeid innen personalregnskap.

Hva slags magasiner skal være i HR-postadministrasjon?

Først og fremst må du beholde følgende tidsskrifter:

kjennskap til interne arbeidsregler;
registrering av personalordrer;
registrering av ordrer for ansettelse;
registrering av ordrer for vanlige ferier;
registrering av sykefravær;
registrering av ansettelseskontrakter;
regnskap for utsendte arbeidere;
tidssporing;
regnskap for bevegelse av arbeidsbøker;
regnskap for personlige kort;
regnskapskontroller.

I tillegg til magasinene selv kan instruksjoner for utfylling av dem utvikles som et supplement. Og også all dokumentasjon som er registrert i disse tidsskriftene lagres i separate mapper i henhold til godkjent nomenklatur.

Regnskapsautomatisering

Som det allerede har blitt klart av informasjonen ovenfor, er personalregister en veldig omtenksom prosess som krever spesiell oppmerksomhet fra ansatte som er ansvarlige for å håndtere dette problemet. Derfor kan det i dag forenkles gjennom automatisering.

Det er mange programmer som forenkler arbeidet med HR-personell og reduserer sannsynligheten for å gjøre feil. Vanligvis trenger en bedrift å installere lisensierte versjoner av slike programvare... Imidlertid bør det bemerkes at kjøp av et slikt program vil betale seg selv på kort tid og ikke tillater alvorlige feil i arbeidet. Generelt løser slike programmer følgende oppgaver:

opprettholde personalregister i samsvar med arbeidslovgivningen;
utarbeidelse og dannelse av rapporter om personalet;
foreta rettidig godkjenning av alle personellprosesser med oppgjørsavdelingen eller regnskapsavdelingen.

Et av de mest populære og etterspurte programmene i dag er 1C med konfigurasjonen "Personnel Management".

Hva om det er umulig å organisere personalregister uavhengig trinn for bunn?

Hvis virksomheten måtte møte et slikt problem når det ikke er mulig å selvstendig etablere personellprosesser, er det ikke vanskelig å løse denne situasjonen. For disse formålene er det selskaper som er i stand til å tilby en slik tjeneste.

Spesialister fra konsulentselskaper vil gjennomføre en revisjon og utvikle den nødvendige pakken med dokumenter. Generelt er slike organisasjoner designet for å løse følgende oppgaver:

Velg det optimale HR-styringssystemet i bedriften.
Utvikle interne regler.
Å utvikle nødvendige instruksjoner og bestemmelser.

I tillegg kan slike spesialister om nødvendig føre tilsyn med opprettelsen av en personaladministrasjonstjeneste og en dokumentadministrasjonsavdeling. Generelt hjelper involveringen av eksterne spesialister ledelsen med å etablere arbeid i denne retningen. Dette er veldig nyttig for bedriften som helhet, spesielt når du bygger den.

Konklusjon

Oppsummeringen av denne artikkelen er det verdt å merke seg at personalsregnskap og personaladministrasjon er innbyrdes relaterte prosesser, hvor personellpolitikken til selskapet helt vil avhenge av kvaliteten på organisasjonen til den tidligere.

Personalspørsmål må uansett ikke overses, for ikke bare organisasjonens aktiviteter, men ofte avhenger skjebnen til de ansatte. Man må bare forestille seg hvor opprørt de menneskene er som ikke kan motta sin velfortjente pensjon eller annen utbetaling på grunn av den dårlige utførelsen av sine oppgaver av en personaloffiser.

Etter å ha vurdert spørsmålet om hvordan du ordner personellopptegninger fra bunnen av trinn for trinn, kan du begynne å implementere et program for å etablere denne prosessen i bedriften. Det viktigste er ikke å forsømme anbefalingene fra arbeidskoden, resolusjoner fra Arbeidsdepartementet, Goskomstat, Rosarkhiv og andre offentlige avdelinger.

Etter at alle bemanningsprosessene er etablert inne, bør du ikke miste dem av syne. Det er viktig å huske at ansatte som er engasjert i personalregnskap, i det minste av og til, skal sendes til HR-administrasjonskurs for å forbedre sine kvalifikasjoner. Og du bør også gjennomføre en planlagt revisjon av regnskapsprosesser innen personalet. Dette vil bidra til å opprettholde riktig arbeidsnivå i denne retningen.

For at all primærdokumentasjon skal holdes på riktig nivå, er det nødvendig med et godt koordinert arbeid fra personalavdelingen, som mange forretningsprosesser er avhengig av.

Dette er vedlikehold av alt relatert til regnskapsføring av midler og bevegelse av personell.

Rettidig betaling, korrektheten av dannelsen av dokumentasjon og løpet av andre produksjonsprosesser avhenger av effektiviteten av konstruksjonen.

Viktig: garantien for et jevnt og betimelig arbeid av personalavdelingen er velutdannede spesialister som i tillegg til sine geistlige ferdigheter er godt kjent med arbeidslovgivningen.

Det kreves en regnskapsprosess for personell for å oppnå følgende mål:

Tilordne ansatte riktig til prosesser;
Identifiser ubrukte ressurser;
Løs alle problematiske problemer med personalet i tide.

Du lærer hvordan du ordner personalregister på bedriften riktig i denne videoen:

Hvilke problemer løser HR-avdelingen?

Generelt avgjøres alle spørsmål angående personalets arbeid av personalavdelingen:

Mottak og oppsigelse;
Registrering av ferier og betalinger knyttet til den;
Opptjening av insentiver og priser er også i deres kompetanse;
Dannelse av bemanningsbordet. du vil lære å lage en ordre for godkjenning av bemanning;
Gjør endringer i arbeidsplanen;
Andre arbeidspunkter i staten.

Funksjoner i personalregistrene

På bedriften utføres hvert trinn i personalavdelingen i samsvar med forskriftervilkårlig kan alle typer arbeid deles inn i følgende:

Fremgangsmåten for utarbeidelse og vedlikehold av personaldokumentasjon;
Uførhetsregistrering;
Utarbeidelse av dokumenter for arkivering;
Å føre militære poster i organisasjonen;
Lagring av personlige data for hvert av teamet;
Beregning av forsikringspremier.

Hele personalarbeidet kan deles inn i to grener:

Personal - personlige kort og alle bestillinger tilknyttet hver ansatt hver for seg;
Personaladministrasjon - interne forskrifter, avdelingsbestemmelser, rapporter om antall ansatte.

I tillegg lagrer personalavdelingen alle dokumenter som er grunnlaget for utstedelse av ordrer, samt uttalelser og lønnsark, som ikke er grunnleggende, men skaper nødvendig grunnlag for ytterligere dokumentasjon.

Det følger at hoveddokumentene er:

Tariffavtale for å løse situasjonene beskrevet i den;
Jobbbeskrivelse, hvis en del av ansvaret ikke er spesifisert i kontrakten;
Forskrift om lønn og bonuser for å løse tvister knyttet til betalinger;
Andre bestemmelser knyttet til regulering av virksomhetens levetid.

Hvordan organisere personalopptegnelser riktig?

Organisering av personalregister i selskapet

For å starte hele prosessen med regnskapsføring av kontorarbeid, må du først lage en omtrentlig skisse av en arbeidsplan:

Før du kompilerer den, bør du studere all forskriftsdokumentasjon.
Etter det blir bestanddelene tatt fra hodet og studert, de må alle svare til virkelige papirer.
Deretter forberedes arbeidsflyten, med tanke på lederens ønsker om å lage en mappe for valgfrie papirer.
Etter det dannes selve dokumentasjonen:

Opprinnelig blir alle dokumenter tegnet angående hodet;

Viktig: denne tjenestemannen bestemmes gjennom en konkurranse eller på en generalforsamling med medstifterne.

Så kommer bemanningsbordet og interne arbeidsregler;

Viktig: bemanningstabellen kan dannes i henhold til en enhetlig form, mens det er viktig å lage en liste over stillinger som kreves i produksjonen, med utgangspunkt i hodet.

Det utvikles en form for ansettelseskontrakt som må signeres med hver ansatt i organisasjonen;
Resten blir forberedt påkrevde dokumenter og papirer;
Personen som er ansvarlig for arbeidsbøker er bestemt - i de første stadiene av dannelsen av personalregister og virksomheten er lederen engasjert i mottak og registrering av ansatte uavhengig, basert på dette er det nødvendig å utarbeide en ordre om direktørens ansvar for mottak og sikkerhet for dokumenter;

Viktig: først etter at den offisielle avgjørelsen til den ansvarlige begynner registreringen av ansatte.

Det er nødvendig å sikre lagring og bruk av personellpapir.

Etter å ha ansatt en medarbeider er han engasjert i hele rutinen for arbeidsflyt - å føre en timeliste, ferieplan, dokumentær bevegelse av mennesker i virksomheten og så videre.

Hvilke dokumenter er relatert til personell?

Grunnleggende dokumentasjon og utforming

En karrierearbeider bruker en serie nødvendige papirer for kompetent personalledelse:

Ulike ordrer for bevegelse av ansatte - opptak, oppsigelse, ferie, forretningsreise og andre;
Bemanningstabellen, som nødvendigvis må sammenfalle med klausulene i arbeidsplanen i hovedarbeidskontrakten, ellers vil dette være et brudd på kontrakten og føre til straffer;
Tids skjema;
Arbeidsbøker, som lagres på bedriften i løpet av hele den gyldige perioden for den signerte avtalen, disse dokumentene tilhører streng rapportering, slik at hver blir registrert i en spesiell journal, og lagring utføres i et spesielt safe;
Regler om indre ordre;
Arbeidskontrakter er bevis på inngåelsen av arbeidsforhold, de er utarbeidet med hver ansatt hver for seg, på grunnlag av dem arbeider den offisielle i henhold til punktene som er oppført i dokumentet;
Vedlegg til kontrakter utarbeides for hvert tilfelle av endringer i hovedklausulene i arbeidsavtaler;
blir dannet årlig 2 uker før slutten av året, hver ansatt må gjøre seg kjent med det, det er nødvendig å danne dette dokumentet kompetent med kunnskap om produksjonsens komplikasjoner, slik at den samtidige resten av 2-3 personer ikke forstyrrer hele prosessen med bedriften;
Personlig fil - en mappe for hver ansatt må åpnes, et personlig kort, personlig konto, alle bestillinger fra lederen signert av den ansatte, hans uttalelser og andre dokumenter som danner kronologien for den ansattes handlinger, er plassert her. Dette dokumentet vedrører regnskapsdokumentasjon, den er dannet i form av mapper og magasiner som er sydd, en hvit firkant er limt til dem for å indikere hoveddetaljene;
Jobbbeskrivelser som beskriver de ansattes rettigheter og plikter;
Stillingen på lønn og bonus er grunnlaget for beregning av utbetalinger til ansatte. I henhold til hvilke regler er forskriften om bonuser og vesentlige insentiver for ansatte i LLC utarbeidet, les.

I tillegg dannes det mange flere dokumenter som administreres av en ansatt i personalavdelingen.

Hvem er med på å føre poster

Vanligvis på store bedrifter det er en personalavdeling som vedlikeholder all dokumentasjon, og som også organiserer den.

Men i små bedrifter sparer de penger på en personalarbeider, så dette er deltid, for eksempel regnskapssjef eller en sekretær, og lederen selv er ansvarlig for å ansette og si opp ansatte.

Automatisering av personalregistre

Bruk av forskjellige dataprogrammer for å føre poster letter prosessen, for øyeblikket er det mange av dem.

Selvfølgelig er den nåværende 1C: Enterprise, som lar deg automatisk skrive ut dokumenter og automatisere hele prosessen, men det er en rekke andre programmer som er mye yngre og mer progressive.

Personaladministrasjon og personalregister.

Nyanser av IP og LLC

Når du tar imot en ansatt i et foretak og legger inn personalregister, har hver ledelsesform sine egne egenskaper, for eksempel må en individuell entreprenør under den første opptaket av en ansatt registreres med status som arbeidsgiver

I FSS - 10 dager fra datoen for den første ansattes opptak;
I FIU - innen en måned fra datoen for ansattes opptak.

Hvis du overskrider dette antall dager for registrering, vil selskapet bli utsatt for straffer.

I dette tilfellet er hodet forpliktet til å motta en signatur fra ansatte for å bli kjent med forskrift, for dette anbefales det å starte en journal.

Sanksjoner for mangel på personalregister

Viktig: en gründer som jobber for seg selv har rett til ikke å registrere personell.

Hvis det ikke er personalregister hos bedriften eller i organisasjonen, gis det en bot:

For en tjenestemann fra 1000 til 5000 rubler;
For juridiske enheter fra 30 000 til 50 000 rubler.

I tillegg kan bedriftens arbeid bli suspendert i 90 dager.Hvis bekreftelse er gitt, så:

Det kan ikke være uventet, de advarer om det 3 dager i forveien;
Det holdes også i en begrenset periode - 20 dager;
Utgangskommisjonen skal bare utføres med deltagelse av hodet.

Konklusjon

I henhold til gjeldende lovgivning er personellregnskap en integrert del av enhver forretningsprosess; det er uakseptabelt å utføre virksomheten til et foretak der heltidsansatte jobber uten slik regnskap, siden hvert samarbeid må konsolideres ved forskrifter med eventuelle endringer i det.

Regler for organisering og vedlikehold av personalregister - se her:

Livena S.V. / "Kadrovik-pakke" kadrovik-praktik.ru
Du ble bedt om å starte HR-virksomheten fra bunnen av. Og du har liten erfaring på dette området. Kanskje du er en nybegynnerrekrutterer, eller en regnskapsfører eller en kontorsjef som har fått tildelt stab, eller en nybegynnergründer. Da vil guiden vår sikkert hjelpe deg. Det er samlet enkelt og tilgjengelig, spesielt for nykommere i personellvirksomheten.

Så du har fått tildelt personell. Hvor skal vi begynne?

1. La oss fylle på nødvendige lover, spesiallitteratur og programmer. Du trenger alt dette i arbeidet ditt.
Bestem med ledelsen spørsmålet om å kjøpe et program for å føre personellregister. Det er mange slike programmer, og mange spesialiserte, veldig, veldig praktiske. Noen omgår funksjonaliteten til 1C. Men de fleste selskaper fører personellregister etter tradisjon i 1C. Faktum er at det er mange 1C-støttespesialister i hvilken som helst by, men du kan ikke finne spesialister som støtter andre programmer overalt.

2. Vi tar kopier av organisasjonens bestanddeler fra ledelsen og studerer dem nøye... Alle dokumenter på personalsiden må være i samsvar med selskapets bestanddeler, og ikke motsette dem på noen måte. Les prosedyren for å godta direktøren (du vil utarbeide den) og angi lønnen hans, perioden du kan avslutte med ham i Charteret arbeidskontrakt, noen funksjoner kan være beskrevet i charteret. Noen ganger foreskriver chartret prosedyren for å ansette nøkkelledere og etablere avlønningssystemer for dem (for eksempel med forhåndsgodkjenning generalforsamling grunnleggere), og til og med prosedyren for å godkjenne bemanningstabellen.
________________________________________

3. Vi bestemmer listen over dokumenter som skal være på personalarbeidsstedet, og som vi skal lage. Listen over slike dokumenter er her - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Det er klart at du i alle fall vil utarbeide obligatoriske dokumenter. Sjekk med ledelsen hvilken av ikke obligatoriske dokumenter Du vil gjøre opp for firmaet. Du kan også sjekke med regissøren på forhånd hvilken spesielle forhold han vil se i Internal Labour Regulations, andre lokale forskrifter, i form av ansettelseskontrakter.

Obligatoriske dokumenter:

Konstituerende dokumenter
- Arbeidskontrakter
- Bemanningsbord (skjema T-3) *
- Timeliste over arbeidstid (skjema T-13) * eller Tidsliste over arbeidstid og lønn (skjema T-12) *
- Interne arbeidsregler
- Dokument om beskyttelse av personopplysninger til ansatte (regulering)
- Ferieplan (skjema T-7) *
- Personlige kort (skjema T-2) *
- Bestillinger. For eksempel om å ansette en ansatt (skjema T-1) *, om å ansette arbeidstakere (skjema T-1a) *, om å gi permisjon (skjema T-6) *, om å gi permisjon (skjema T-6a), om å belønne en ansatt (skjema T-11) *, om insentiver for arbeidere (skjema T-11a) *, på forretningsreise til en ansatt (skjema T-9) *, på forretningsreise til arbeidere (skjema T-9a) *, på overføring av en ansatt (skjema T-5) *, om overføring av ansatte (skjema T-5a) *, om avslutning av en arbeidsavtale med en ansatt (skjema T-8) *, om avslutning av arbeidskontrakter med ansatte (skjema T-8a), om anvendelse av disiplinærtiltak, om oppheving av en disiplinær sanksjon, om å kombinere , ved erstatning, på suspensjon, ved avslutning av suspensjonen, på utsettelse av ferie, ved tilbakekalling fra ferie, på personalreduksjon, etc.
- Begrunnelse for ordrer (notater, uttalelser, handlinger, ansettelseskontrakter, forklarende merknader)
- Tidsskrifter (bøker) for registrering av reisesertifikater, veldig ønskelig - ordrer, ansettelseskontrakter.
- Bokføringsbok for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg til dem. Mottaks- og utgiftsbok for regnskapsformer av arbeidsbøker og innlegg til dem
- Arbeidsbøker
- Alle uttalelser, notater, beregninger og andre dokumenter knyttet til beregning og utbetaling av lønn, feriepenger, kompensasjon for ubrukt ferie, "oppgjør" i tilfelle oppsigelser, den godkjente formen for lønn.

Dokumenter som blir obligatoriske under visse omstendigheter:
- En tariffavtale er obligatorisk hvis minst en av partene (ansatte eller arbeidsgiver) kom ut med initiativet til å inngå den.
- Reguleringen om godtgjørelse og bonus er obligatorisk dersom noen av vilkårene for godtgjørelse og bonuser som brukes av arbeidsgiveren ikke er regulert i noe annet dokument, for eksempel verken i arbeidsavtalen eller i bemanningstabellen.
- Jobbbeskrivelser - obligatorisk hvis alt arbeidsoppgaver arbeidstakere er ikke regulert i arbeidskontrakter.
- Bestemmelser om sertifisering og tilhørende sertifiseringsdokumenter - obligatorisk hvis arbeidsgiver utfører sertifisering av ansatte.
- Vaktplanen er obligatorisk hvis det er vaktarbeid.
- Forskrifter om forretningshemmeligheter er obligatoriske hvis det i arbeidskontrakten er angitt at arbeidstakeren er forpliktet til å beholde forretningshemmeligheter.
- Lister over mindreårige, funksjonshemmede arbeidstakere, gravide arbeidere, kvinner med barn under tre år, alenemødre; personer som tar seg av barn med nedsatt funksjonsevne og funksjonshemmede fra barndommen, arbeidstakere som er ansatt i jobber med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold - hvis det er mindre arbeidstakere, funksjonshemmede, gravide arbeidere, kvinner med barn under tre år år, alenemødre, personer som tar seg av barn med nedsatt funksjonsevne og funksjonshemmede fra barndommen, arbeidstakere ansatt i arbeid med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold
________________________________________

4. Vi ordner regissøren
Sjekk om direktøren (administrerende direktør) er riktig formalisert. Hvis ikke, så ordner vi først regissøren. Han er den første arbeideren! Fra dokumentene skal det være klart fra hvilken dato regissøren jobber. Det er en trinnvis prosedyre for å søke om en leders jobb i "Personalofficer Package" nødvendige prøver dokumenter på samme sted. Også i pakken finner du et seminar "Registrering av arbeidsrelasjoner med en ansatt direktør" og mange konsultasjoner om temaet i den tilsvarende delen av konsultasjoner.
________________________________________

5. Vi trekker opp bemanningsbordet, Interne arbeidsregler, andre lokale forskrifter (se tabellen fra punkt 3).
Sikkert har selskapet ennå ikke et bemanningstabell og internt arbeidsreglement og andre lokale forskrifter. Vi komponerer dem. Vi koordinerer alle disse dokumentene med direktøren. Vi tar hensyn til regissørens merknader og ønsker, vi sjekker om de strider mot lovgivningen. Regissøren godkjenner de ferdige versjonene av de nevnte dokumentene.
Vær oppmerksom på at bemanningstabellen har et enhetlig skjema og ikke vilkårlig. Du kan laste ned denne formen for bemanning her -. Hvis du støter på vanskeligheter med bemanningstabellen, kan du i "Personaloffiserpakken" se på eksemplene på å fylle bemanningstabellen, trinnvis fremgangsmåte for utvikling og godkjenning av bemanningstabellen, et temaseminar og den tilsvarende delen av konsultasjoner på bemanningsbordet. Også i pakken kan du finne eksempler på forskjellige lokale forskrifter, trinnvise prosedyrer for adopsjon, konsultasjoner, råd om utarbeidelse osv.
________________________________________

6. Vi utvikler en standard arbeidsform, som vil bli inngått med de ansatte... Vi inkluderer i det alle forholdene som er gunstige og nødvendige for selskapet. "Kadrovik-pakken" har gode maler arbeidsavtalen og boka "Vi ansetter: registrering av arbeidsforhold til fordel for arbeidsgiveren." I del 2 og 3 i denne boka er det nyttig og tilgjengelig å fortelle deg hvordan du kan lage en lovlig, men samtidig lønnsom arbeidsavtale.
________________________________________

7. Vi utarbeider andre dokumenter som vi trenger for å utføre personalarbeid i fremtiden: regnskapsbøker, registreringsjournaler, timelister, bestillingsskjemaer, en ansvarsavtale osv. I "Personaloffiser Package" i "Eksempler på dokumenter" kan du ta skjemaene til disse dokumentene, skrive dem ut om nødvendig, bli kjent med eksemplene på fyllingen , konsultasjoner om design og bøker, seminarer om temaet. Hvis du ikke har pakken, kan noen dokumenter lastes ned her - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Vi avgjør med ledelsen spørsmålet om hvem som skal føre arbeidsbøker... Siden arbeidstakerne ennå ikke er ansatt, må direktøren føre arbeidsbøkene først. Vi utsteder en ordre om regissørens påta seg ansvar for vedlikehold, lagring, innspilling og utgivelse av arbeidsbøker. Skjemaet og et utvalg av bestillingen finner du i "Personaloffiserpakken" i delen "Dokumentprøver". Deretter kan direktøren overføre disse fullmaktene til den aksepterte personalarbeideren, også etter ordre.
________________________________________

9. Vi registrerer ansatte for arbeid. På dette stadiet vil du fylle ut mange dokumenter: ansettelseskontrakter, ansettelsesordrer, personkort, arbeidsbøker, boken med oversikt over bevegelse av arbeidsbøker osv.
________________________________________

Deretter vil de ansatte begynne å jobbe og fasen av arbeidsdager vil begynne for kadearbeideren, det vil være nødvendig å føre en timeliste, lage en ferieplan, arrangere ferier, bruke insentiver og straffer, forretningsreiser, kombinere, avskjedige og mye mer ...

Les også

Menn i underkastelse
"De fleste av mine ansatte er menn. De oppfører seg annerledes med meg. Noen flørter, andre kommuniserer på en rent forretningsmessig måte. Noen er hyggelige mot meg, noen er ikke veldig bra. Generelt, som alle andre steder. Vanskeligheten med situasjonen min er at Jeg er regissør, og jeg må lede dem. Noen ganger går jeg meg vill, uten å vite hva jeg skal gjøre og hvordan jeg skal oppføre meg, men under ingen omstendigheter skal jeg vise min usikkerhet. Elena, Pskov ""

Artikler i denne delen

Hvordan organisere screening av kandidater for mikrovirksomhet uten outsourcing?
Effektiviteten av mikrovirksomhetsaktiviteter er direkte knyttet til de ansattes høye arbeidsmotivasjon. Derfor er det så viktig å velge riktig og utføre verifisering av kandidater. Vi vil fortelle deg hvordan du kan løse dette problemet alene, uten å ty til outsourcing av personalspesialister.
Hva du trenger å vite om å ansette tenåringer?
Unge mennesker i dag begynner ofte å jobbe i skolealder og ønsker å bli selvstendige. De gjennomgår praksis, opplæring og får deretter jobb. Hva er viktig å vite i begynnelsen av en karriere, og hvilke risikoer bør arbeidsgivere vurdere?
Å ansette ungdommer er fulle av vanskeligheter. Arbeidsretten stiller klare krav som arbeidsgivere må overholde, men de blir ofte oversett.
Utseendet til en ansatt på jobben i en rus skal være korrekt bevist
Å komme på jobb i en rus er en tilsynelatende åpenbar situasjon som ikke krever ytterligere bevis. Heldigvis er slike historier sjeldne, men kanskje det er derfor ikke alle HR-fagfolk vet nøyaktig hvordan de skal handle. Er det for eksempel mulig å bruke en åndedrettsvern og slippe en ansatt inn i selskapets lokaler?
Trekk til henrettelse
Når du mottar en henrettelse på en ansatt, må du huske hvilke typer inntekt som ikke kan innkreves, ta høyde for den maksimale mulige prosentandelen av fradrag i en henrettelsesordre og rekkefølgen på tilbakebetaling av flere henrettelsesordrer. ...
Geolokalisering - for å beskytte arbeidsgivernes interesser?
Hvordan effektivt overvåke regionale ansatte? Spørsmålet er ikke inaktiv: de er ikke under konstant tilsyn, men er ansvarlige for en viktig del av virksomheten. Dette etterlater et preg på arbeidsforholdet. Du må stole på personen og alltid vite hvordan han fungerer. Akk, handlefrihet fører ofte til uansvarlighet og konflikter - til domstoler.
Faks på ansettelseskontrakter og kombinasjonsavtaler
En faksimile er en klisje, en nøyaktig gjengivelse av et manuskript, dokument, signatur ved hjelp av fotografering og utskrift. La oss finne ut om det er tillatt å bruke faksimiler i stedet for en håndskrevet signatur i ansettelseskontrakter og avtaler om tilleggsarbeid.
Sosialt skattefradrag
Sosialt skattefradrag for medisinsk behandling og opplæring kan gis til en ansatt under visse forhold. Tenk på detaljene ved å gi et sosialt skattefradrag.
I noen tilfeller vil yrkesstandarder bli obligatoriske
I forbindelse med ikrafttredelsen av 1. juli 2016 endringer i arbeidsloven (føderal lov datert 02.05.2015 nr. 122-FZ (heretter kalt lov nr. 122-FZ)), utarbeidet Arbeidsdepartementet i Russland svar på vanlige spørsmål om anvendelse av ...
Død av en enkelt entreprenør, ansatt, grunnlegger
Kan skatt arves? Hvem vil gjøre en oppføring i arbeidsbøkene til den avdøde individuelle entreprenørens ansatte? Er bidrag og inntektsskatt gjenstand for fordeler etter at en ansatt dør? Hva er prosedyren i tilfelle dødsfallet til direktøren for LLC eller dens grunnlegger? Les svarene i artikkelen.
Arbeidsgiverkonkurs for etterskudd på lønn
Ansatte fikk rett til å gå til retten for å erklære arbeidsgiveren konkurs i tilfeller av manglende utbetaling av lønn. Vi finner ut når arbeidsgivers konkurs er mulig for etterskudd av lønn og hva ansatte trenger å gjøre for å starte konkursprosedyren.
Lokale selskapsregler - hvordan unngå ansvar under inspeksjoner
Fraværet av noen lokale forskrifter kan av inspektører fra arbeidstilsynet betraktes som et brudd på arbeidslovene. I denne artikkelen vil vi fortelle deg hvordan du kan unngå slike konsekvenser.
Bytte av stillinger og intern kombinasjon
Konseptet med "handler" eller "midlertidig" av gjeldende lovgivning er ikke etablert. Derfor, for å unngå tvister med ansatte, må arbeidsgiveren vite hvordan man ordner ordentlig for utskifting av stillinger og hva som er prosedyren for å betale det.
Lokale selskapsbestemmelser
Årets slutt er tiden etter å ha sendt inn kvartalsrapportene, å begynne å forberede det kommende året uten hast: tenk over bemanningstabellen, lag en ferieplan for neste år. Hvis det er nødvendig, gjør du endringer i andre lokale forskrifter.
Ledige stillinger for den reduserte ansatte
Lovgiveren etablerte arbeidsgivers plikt til å foreslå arbeidstakeren ledige stillinger med personalreduksjon. Denne stillingen må være gratis, samsvarer med den ansattes kvalifikasjoner, og kan også være underbetalt eller underordnet. I tillegg må ledigheten være lokalisert på samme sted. ...
Vi skiller ut endringen i personopplysningene til en ansatt
De personlige (personlige) dataene til ansatte er hovedsakelig inneholdt i personell og regnskapsdokumenter. Det er viktig å følge trinnene når du gjør endringer i dem.
Når og hvordan du gjennomfører en HR-revisjon
Det er nødvendig å opprettholde personaldokumenter i tråd med lovens bokstav, siden disse dokumentene ikke bare brukes av personalet, men også av regnskapsavdelingen for å beregne lønn. De kan sjekkes arbeidstilsynet og skatt, kan ansatte trenge utdrag og sertifikater.
HR-revisjon. Hvilke dokumenter må bedriften din ha?
En revisjon av personalregistrering er en av de viktigste komponentene i prosedyren for å vurdere effektiviteten til hele personalstyringssystemet og menneskelige ressurser organisasjon eller en uavhengig prosedyre som en del av tiltak for å redusere selskapets finans- og omdømmerisiko, inkludert når man skal løse arbeidstvister i retten.
Organisering av HR-administrasjon "fra bunnen av"
Behovet for å sette opp HR-administrasjon er ikke en så eksotisk oppgave, ikke lett for nybegynnere HR-offiserer, private entreprenører og regnskapsførere, hvis ansvarsområde inkluderer HR. Imidlertid kan hele prosessen beskrives med en enkel trinnvis veiledning til handling.
Arbeid under fødselspermisjon: vi analyserer mulige situasjoner
Ofte jobber en ung mor på foreldrepermisjon på deltid eller hjemme.
Noen mødre klarer å jobbe på grunnlag av et sertifikat for arbeidsuførhet utstedt i samsvar med den etablerte prosedyren under fødselspermisjon, som ikke er direkte lovbestemt. På praksis dokumentere Denne situasjonen reiser mange spørsmål fra personalbetjenter.
Hvordan lage en hovedansatt av en ekstern deltidsarbeider
Overføring av en deltidsarbeider til et hovedsted i samme selskap kan formaliseres gjennom oppsigelse eller gjennom inngåelse av en tilleggsavtale til en arbeidsavtale. Å fylle ut arbeidsboken avhenger av når og av hvem innleggene om ansettelsen av en deltidsarbeider og hans oppsigelse ble gjort.
Dokumenter som skal sendes inn av arbeidstakeren
Basert på materialene i referanseboken "Lønn og andre utbetalinger til ansatte" redigert av V. Vereshchaki Før en ansettelseskontrakt inngås med en ansatt, må han sende inn en rekke dokumenter. De er oppført i artikkel 65 i Labour ...
Forskrift om godtgjørelse
Hovedoppgaven denne bestemmelsen er å fastsette prosedyren for godtgjørelse til alle kategorier ansatte i selskapet.
Endre tittelen på den ansattes stilling
Hvis arbeidsgiveren bestemmer seg for å endre stillingsnavnet, må han varsle den ansatte som jobber for det. Ytterligere handlinger fra partene i arbeidsavtalen avhenger av den ansattes samtykke til å endre stillingstittelen.
Anvendelse av et tollfritt lønnssystem. Funksjoner av lønn
Dette systemet sørger for fordeling av den generelle lønnen for selskapet (eller dets inndeling) blant de aktuelle ansatte. I dette tilfellet avhenger det generelle fondet av resultatene av arbeidet til selskapet (avdelingen) i en bestemt tidsperiode (for eksempel en måned). I hovedsak er lønnen til en bestemt ansatt hans andel i lønnen til hele teamet. Lønn fordeles mellom ansatte basert på visse forholdstall (for eksempel arbeidskraftsdeltakelse). Videre kan det være flere av dem.
Beregning av lønn i lønnssystemet
Vi ansetter en sjåfør
Når du inngår en arbeidsavtale med sjåføren, er det nødvendig å ta hensyn til en rekke nyanser som er knyttet til denne stillingen. Noen av dem må spesifiseres i arbeidsavtalen, andre må bare refereres til.
Endringer og rettelser i arbeidsboken
Artikkelen ble publisert i rammen av samarbeid mellom tidsskriftet "Actual accounting" og HRMaximum. En ansattes arbeidsbok er hoveddokumentet som bekrefter tjenestetiden og gir garantier for å motta pensjon. Derfor er det nødvendig å tegne arbeidsbøker riktig, ...
Oppbevaring av dokumenter. Vilkår for lagring, destruksjon og avhending av primære regnskapsdokumenter
Fremgangsmåten og vilkårene for lagring av regnskapsdokumenter og skatteregnskap, personaldokumenter
Bestillinger: skjema, nummerering, rettelser
Forfatteren betaler hovedmessig oppmerksomhet i materialet til nyanser av bestilling, endringer i dem osv. Siden noen feil kan føre til tap ved ordre juridisk kraft, da kan de ikke betraktes som bagateller.
I hvilken rekkefølge blir kopier av dokumenter levert til tidligere ansatte i organisasjonen?
I henhold til reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, godkjent. Dekret fra den russiske føderasjonens regjering av 04.16.2003 N 225 (som endret 05.19.2008, heretter kalt reglene), sysselsettingshistorie utlevert til en ansatt bare etter avskjedigelse, men det er tider når en ansatt ...
Hvem er på bemanningsbordet ... HR-direktør, HR-leder, HR-leder?
Hvordan definere funksjonene og myndighetene til HR-direktøren og skille hans ansvar fra plikten til andre personellarbeidere, sier forfatteren i et materiale utarbeidet på grunnlag av spørsmål fra personellansvarlige
Beregning av arbeidsplaner (Program basert på Microsoft Excel)
Hvordan stifte dokumenter riktig
Artikkelen beskriver alle nyansene i reglene for blinkende dokumenter. Leserne vil bli kjent med hvordan man nummererer riktig, lager en oversikt, overfører personaldokumenter til arkivet
Hvordan formalisere fraværet til en ansatt hvis han utfører offentlige plikter?
Tenk deg en situasjon: en ansatt i en organisasjon er en smal spesialist og er involvert som ekspert i etterforskningsprosessen. Eller: en person som er ansvarlig for militærtjeneste som er i reserve, kalles til militær trening. Eller kanskje en av dine underordnede må være til stede i retten som jurymedlem. Hva indikerer alle disse tilfellene? At arbeidstakeren må løslates fra jobben under utførelsen av statlige plikter og hans fravær må formaliseres på en spesiell måte.
Funksjoner av arbeidsregulering av arbeidstakere som jobber for arbeidsgivere-enkeltpersoner
Arbeidet for arbeidsgivere - enkeltpersoner har en rekke særegenheter. I prinsippet er alle arbeidsgivere som er individer delt inn i to grupper: individuelle entreprenører og enkeltpersoner som ikke er individuelle entreprenører. De tidligere bruker arbeidere til gründeraktiviteter ...
Hvilke personaldokumenter som skal være i bedriften
Den ansvarlige medarbeideren trenger å vite hvilke dokumenter som er obligatoriske for selskapet, som bare blir slike under visse betingelser, og hvilke papirer som kan utelates, siden de er rådgivende. Dette vil tillate deg å forberede deg godt til møtet med ...
Rettighetene til en ansatt ved salg av et debitorforetak
Den føderale loven "Om insolvens (konkurs)" inneholder ikke bestemmelser for å beskytte arbeidstakerrettigheter til ansatte ved salg av skyldnerforetaket. Detaljene i de resulterende arbeidsforholdene krever spesiell analyse.
Bevis på arbeidserfaring
Ved beregning av tjenestens varighet, arbeidsperioder eller andre aktiviteter som er inkludert i den som fant sted før registreringen av en borger som forsikret person i samsvar med føderal lov av 1. april 1996 "Om individuell (personifisert) regnskap ...
Midlertidig overføring til en annen jobb
I N 8 av tidsskriftet "Human Resources Department budsjettinstitusjon"for 2009 skrev vi om permanent oversettelse ansatt til en annen jobb hos samme arbeidsgiver, der det ikke er planlagt å gå tilbake til forrige stilling. I tillegg gir lovgivningen muligheten for midlertidig overføring. Hva er forskjellen fra en permanent, i hvilke tilfeller og i hvilken rekkefølge den produseres, vil vi fortelle i denne artikkelen.
Hvordan forberede seg på ankomsten av arbeidstilsynet?
Å sjekke organisasjonen til det statlige arbeidstilsynet overrasker ofte ledelsen. Spesielt med tanke på at arbeidsinspektøren ifølge loven har rett til å besøke organisasjonen når som helst på dagen og uten advarsel. Basert på resultatene av tilsynet, kan ikke bare leder av organisasjonen eller hans stedfortreder, men også leder for personalavdelingen, samt regnskapsfører, stilles for retten.
Medarbeidervarsling: hvordan og når du skal sende
Ofte i arbeidet til personalbetjenter brukes et dokument som en varsling. Ved hjelp av denne artikkelen gir arbeidsgiveren beskjed til ansatte om juridisk viktige poeng. For eksempel om personalreduksjon. Det er ikke noe enhetlig varslingsskjema. For hvert tilfelle utvikles sin egen versjon. Vi vil fortelle deg hvordan du kan utarbeide et varsel om omorganisering av selskapet og avvikling av filialer. Hvordan varsle ansatte om endringer i arbeidsavtalen. Hvordan varsle den ansatte om behovet for å vises for en arbeidsbok.
Arbeidstilsyn
Enhver arbeidsgiver bør være forberedt på at arbeidstilsynet før eller siden vil besøke ham. Dessverre, i den nåværende situasjonen, som er preget av massive avskedigelser i personell, kan det oppstå et uventet besøk når som helst. La oss snakke om hvorfor inspektøren kan komme, hva hans krefter er og hva arbeidsgivers handlinger er når han utfører kontrollaktiviteter.
Frilansarbeider: "Farlige" øyeblikk for arbeidsgiver og arbeidstaker
I sovjetiske tider ble "frilansearbeidere" forstått som borgere som arbeidet for en organisasjon og ikke for de ansatte. Med utviklingen av russisk lovgivning har konseptet og statusen til en "frilansarbeider" endret seg. Tenkningen til noen av lederne for organisasjoner forble på nivået lovregulering arbeid av "frilansarbeidere" i Sovjetunionen. Arbeidsgiveren tenker ikke alltid på konsekvensene av et slikt forhold.
Er det mulig å bli kvitt det listige "nyhetsbrevet" på lovlige måter? Kan. Det viktigste er å gjenkjenne det.
Hva skal jeg gjøre med dokumenter når en organisasjon avvikles
Sikkerhetsproblemer aksjeselskaper da de ble avviklet, gjenspeiles de i resolusjonen fra Federal Commission for the Securities Market. La oss sitere de viktigste fragmentene for oss.
HR-administrasjon
Svar fra Valentina Ivanovna Andreeva, professor ved Institutt for arbeidsrett ved det russiske justisakademiet, på spørsmål om dokumentasjon av personaltjenestens aktiviteter og ferieplanen i organisasjonen.
Typiske misforståelser
De vanligste misoppfatningene om ansettelsesforhold

Ønsker du å ordne ting i personalarbeidet? Hvor skal jeg starte i et nytt selskap, hvordan ordne ting i et eksisterende? Følg ekspertråd. Og ikke få panikk! Du vil lykkes.

I praksis er det to situasjoner når fagpersoner er interessert i temaet trinnvis HR-administrasjon:

I et allerede eksisterende selskap gjennomføres HR-administrasjon "på en eller annen måte", det er ikke noe system, det er mange brudd. Hvis du befinner deg i en slik situasjon, må du først vurdere tilstanden til personaldokumentasjonen med arbeidsgiveren og utstede resultatene av tilsynet. Eksempler på notater fra artikkelen "" vil hjelpe deg. Etter å ha sjekket, begynn å gjenopprette og organisere arbeidet ditt i åtte trinn fra denne artikkelen.
Den nyopprettede organisasjonen har akkurat begynt å operere eller den enkelte entreprenør har den første ansatte - det er bedre å starte med en gang personalarbeid Ikke sant. Steg en...

Trinn 1. Organiser HR-administrasjon. Det er tre måter

Bestem hvem som er ansvarlig eller ansvarlig for tilstanden til personalregistrering hos arbeidsgiveren. Alle arbeidsgivere er veldig forskjellige. De varierer i antall ansatte, aktivitetsfelt, personalomsetning, ledelsesmetoder, økonomiske muligheter. Jeg vil svare på favorittspørsmålet til personalspesialister:

Er det standarder for antall personellbetjenter for antall ansatte?

“Akk, det er ingen universell formel som passer for alle. Standardene for personellprosedyrer, som er gitt i dekretet fra Sovjetunionens arbeidsdepartement fra 11/14/1991 nr. 78, er utdaterte. Gjennomsnittlig tall i henhold til standardene for tiden varierer fra 200 til 270 ansatte per personelloffiser. Men ideelt sett må du beregne tiden for papirarbeid direkte med arbeidsgiveren din. "

Avhengig av personalet i selskapet, personalomsetning, økonomiske muligheter, kan arbeidsgiveren organisere HR-administrasjon på en av følgende måter:

strukturell enhet, for eksempel personellregisteravdelingen ledet av lederen;
den eneste spesialisten innen HR-administrasjon;
intern kombinasjon - oftest funnet i små selskaper med opptil 100 personer. Intern tilpasning er når arbeidet med å opprettholde personalregistrene er betrodd en ansatt hvis jobbfunksjon ikke i utgangspunktet er relatert til personalregister, for eksempel en regnskapsfører eller kontorsjef.

Kombinere er et oppdrag til en ansatt med hans skriftlige samtykke til tilleggsarbeid i en annen stilling, yrke, spesialitet (artikkel 60.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For å ordne en kombinasjon, inkluder stillingen i bemanningstabellen (samtidig er prisen kanskje ikke den totale, det er viktig å bare gjenspeile arbeidsgivers behov for en HR-kontorists jobbfunksjon).

En typisk misforståelse: stillingen som kombinasjonen utstedes for, er ikke inkludert i bemanningstabellen. I avtalen skriver du ned begrepet, innholdet og volumet på arbeidet som er utført, og størrelsen på tilleggsbetalingen.

Så det første trinnet er å finne ut hvordan du ble tildelt HR-administrasjon:

Din stilling er en del av en strukturell enhet, for eksempel HR-avdelingen.
Du er den eneste spesialisten innen administrasjon av HR-poster, en ansettelseskontrakt er inngått med deg, og ditt ansvar inkluderer å holde HR-poster fullstendig.
HR-administrasjon er formalisert for deg i form av en kombinasjon.

Etter at du har bekreftet din autoritet til å organisere og vedlikeholde administrasjon av personalregister, må du nøye studere bestanddelene.

Steg 2. Undersøk inkorporeringsdokumentene

Først av alt, ta hensyn til navnet på arbeidsgiveren.

Typisk feil: i personaldokumenter er ikke navnet på arbeidsgiveren angitt i samsvar med de grunnleggende dokumentene. For eksempel inneholder charteret det fulle og forkortede navnet, og i personaldokumenter - bare det fulle eller bare forkortede navnet på arbeidsgiveren.

Studie i konstituenten dokumenterer spørsmålet om myndighet til å ta en beslutning om inngåelse, oppsigelse av en arbeidsavtale, om godkjenning av lokale forskrifter. Bestem hvem som er den autoriserte personen til arbeidsgiveren, hvis det er en juridisk enhet.

En typisk feil i en arbeidskontrakt: sjefen for selskapet er registrert i de grunnleggende dokumentene av den autoriserte personen til arbeidsgiveren, sjefen for selskapet er angitt i innledningen i innledningen, og på slutten av ansettelseskontrakten lederen for personalavdelingen eller den assisterende generaldirektøren osv ikke lederen selv.

Husk den enkle regelen: hvem er oppført som autorisert person hos arbeidsgiveren i begynnelsen av arbeidsavtalen, han signerer den.

Trinn 3. Danne et bemanningsbord

Hvorfor er bemanningstabellen et av de første dokumentene som er direkte relatert til arbeidsfunksjonen til en personaloffiser? Bemanningstabellen er et dokument av organisatorisk og administrativ karakter, som i det vesentlige svarer på spørsmålet: behovet for hvilke arbeidsfunksjoner som arbeidsgiveren føler.

Husk regelen: utenfor bemanningstabellen kan ingen ansatte registreres "utenfor staten". Der, "ut av staten", bare kontrakter av sivil karakter. Alle arbeidsgivers behov i arbeidsfunksjoner bestemmes av bemanningstabellen.

Arbeidsfunksjon er arbeid i henhold til stillingen i samsvar med bemanningstabellen, yrke, spesialitet, som indikerer kvalifikasjoner; den spesifikke typen arbeid som er betrodd arbeidstakeren (Art., Arbeidskodeksen for Den russiske føderasjonen).

Bemanningstabellen kan godkjennes i henhold til et enhetlig skjema - skjema T-3 (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statistikkomite datert 05.01.2004 nr. 1) eller utvikle og godkjenne sitt eget skjema (helst et vedlegg til organisasjonens regnskapsprinsipper). I kolonnen "Antall stabenheter" kan du ikke indikere full sats, for eksempel 0,25 eller 0,5.

Hvem utvikler bemanningsbordet?

Evgeniya Konyukhova, lærer ved Kontur-skolen:

"I samsvar med kvalifiseringshåndbok stillinger, er utviklingen av bemanningsbordet en arbeidsøkonom. Men ikke alle arbeidsgivere har en slik lykke (arbeidsøkonom). Derfor er den som er ansvarlig for å utvikle bemanningstabellen den som har ansvarsoppgaver blant annet å utvikle utkastet til bemanningsbordet. Den er godkjent på bestilling og holdes konstant. Det er ingen lovgivningsmessige begrensninger på antall endringer i bemanningstabellen. "

Trinn 4. Bestem det nødvendige antallet lokale forskrifter

Lokale forskrifter er et omfattende tema. Ofte ber eksperter om en “magisk pille med lykke” i form av en uttømmende liste over lokale forskrifter som er bindende for dem. Men det er ingen universell, passende liste for alle arbeidsgivere. Det er noen få regler å huske på:

Bare arbeidsgivere klassifisert som mikroentreprenører i samsvar med art. 309.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode, kan helt eller delvis forlate lokale forskrifter. Forutsatt at de overfører problemene som skal løses i lokale forskrifter til standard skjema arbeidskontrakt. Alle andre arbeidsgivere er pålagt å ha det nødvendige antallet lokale forskrifter på plass.
Det er en liste over lokale forskrifter som er obligatoriske for alle arbeidsgivere: interne arbeidsregler (artikkel 189 i Arbeidskodeksen i Den russiske føderasjonen), lokale forskrifter om etablering av lønnssystemer (artikkel 135 i Arbeidskodeksen i Russland), lokale forskrifter som etablerer prosedyren for behandling av personopplysninger , rettigheter til ansatte, spesielt overføring og lagring av personopplysninger (kapittel 14 i den russiske føderasjonens arbeidskode, føderal lov av 27. juli 2006 nr. 152-FZ).
Vær oppmerksom på den lokale normative handlingen som etablerer vederlagssystemer: Som sådan kan det i en uavhengig form, for eksempel i form av forordningen om vederlag, ikke være noe vederlagssystem hvis vederlagssystemet er beskrevet i arbeidsgivers interne arbeidsforskrifter eller en tariffavtale. også i påbudt, bindende det er nødvendig å utvikle og godkjenne en ferieplan - senest to uker før begynnelsen av kalenderåret det er utarbeidet for. Hvis organisasjonen ble opprettet i begynnelsen eller midt i et kalenderår, endrer du dette året uten ferieplan.
Det kan være lokale forskrifter som blir obligatoriske når visse forholdf.eks. reisebestemmelser, kollektiv avtale, forskrifter om sertifisering av arbeidere, etc. Det er i denne utgaven det er behov for systemisk, omfattende kunnskap om arbeidslovgivningen generelt. I videregående opplæringskurs "" og profesjonelt omskolekurs "" tildeles en egen leksjon til lokale forskrifter.
Lokale forskrifter blir vedtatt under hensyntagen til uttalelsen fra representasjonsorganet i henhold til art. 372 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Denne varen er obligatorisk i nærvær av et representativt organ for ansatte, men på scenen for organisering av personalregistrering er det sannsynligvis ganske enkelt fraværende. I så fall kan du hoppe over dette punktet.
Den ansatte må være kjent med alle vedtatte lokale forskrifter mot underskrift i samsvar med del 2 i art. 22 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Nyansatte må være kjent med signaturen før de signerer en ansettelseskontrakt (artikkel 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Trinn 5. Sjekk hvordan lederen ansettes

Hovedansatte i organisasjonen er leder. Først av alt, sjekk alle dokumentene for registrering. Det må være et svar på en forespørsel fra registeret over diskvalifiserte personer, som opprettholdes av skattemyndighetene. Dette kravet er del 2 av art. 32.11 i den russiske føderasjonens administrative kode.

Lederen har en dobbel juridisk status:

er det eneste utøvende organet til en juridisk enhet;
oppfyller pliktene til en ansatt - arbeidslederfunksjonen til en leder.

For hodet må det utarbeides dokumenter om utnevnelse (valg) av hans generaldirektør i samsvar med føderale lover og konstituerende dokumenter og dokumenter innenfor rammen av arbeidslovgivningen: en ansettelseskontrakt, en pålegg om ansettelse. En oppføring må gjøres i arbeidsboken.

Nybegynnerspesialister, og til og med erfarne, stiller noen ganger følgende spørsmål: hvordan lager man en oppføring i arbeidsboken om å ansette en administrerende direktør? Svaret ligger på overflaten: arbeidsboken er hoveddokumentet som bekrefter nøyaktig ansiennitet, og arbeidsboken inneholder informasjon om ansettelser, og ikke om prosedyrene for valg eller utnevnelse. Derfor, etter inngåelsen av arbeidsavtalen, utstedelse av en ordre for ansettelse, gjør du en oppføring i arbeidsboken spesielt om ansettelse med en lenke i kolonne 4 til detaljene i bestillingen for ansettelse.

En typisk feil ved utarbeidelse av en arbeidsavtale med en leder: ansettelseskontraktens løpetid samsvarer ikke med hans autoritetsperiode som eneeier utøvende organ i samsvar med konstituerende dokumenter. På det tidspunktet du inngår en arbeidsavtale, må du nøye studere dokumentene som inngår, for å forhindre en slik feil.

6 trinn. Utarbeide et utkast til arbeidsavtale

En arbeidsavtale er et av hoveddokumentene i reguleringen av arbeidsforhold med ansatte. Jeg anbefaler at du tenker nøye gjennom og utvikler maler for ansettelseskontrakter for å søke arbeid for forskjellige kategorier arbeidere.

Basert på resultatene av inspeksjoner fra Statens inspeksjonstjeneste, blir arbeidskontrakten det dyreste dokumentet i hR-administrasjon når det gjelder straffer. Ansvar er gitt under del 4 av art. 5.27 i den russiske føderasjonens administrative kode for juridiske enheterfor eksempel fra 50.000 til 100.000 rubler, og noen ganger multipliserer inspektørene boten med antall ansettelseskontrakter.

Standardformen for en ansettelseskontrakt er bare utviklet og godkjent for statslederne (kommunale) institusjoner og arbeidsgivere, små bedrifter som er klassifisert som mikroentreprenører. I andre tilfeller utvikler arbeidsgivere uavhengig form av en arbeidsavtale.

etternavn, navn, patronymic for arbeidstakeren og navnet på arbeidsgiveren (etternavn, navn, patronymic for arbeidsgiver-individet) som inngikk en arbeidsavtale;
informasjon om identiteten til arbeidstakeren og arbeidsgiverindividet;
skattebetalers identifikasjonsnummer (for arbeidsgivere, bortsett fra for arbeidsgivere som ikke er enkeltpersoner som ikke er enkeltpersoner);
informasjon om representanten for arbeidsgiveren som signerte arbeidsavtalen, og grunnlaget for at han er utstyrt med de nødvendige myndighetene;
sted og dato for inngåelse av arbeidsavtalen.

Som regel blir denne informasjonen ført i innledningen til arbeidskontrakten, eller en del av informasjonen forblir i innledningen, og en del overføres til siste side i arbeidskontrakten.

Eksempel: "Samfunn med begrenset ansvar "Renter" ", (TIN 1234567890) heretter kalt" Arbeidsgiveren ", representert av viseadministrerende direktør PS Mikhailov, som handler på grunnlag av arbeidsavtalen datert 17.02.2009 nr. 18-td-2009 og pålegg datert 05.08.2011 nr. 12 , på den ene siden, og en borger Russland Veselov Nikolay Sergeevich (passserie 0477, nr. 123456 utstedt av Federal Migration Service for det sørlige administrative distriktet i Moskva 20. august 1997), heretter kalt "Arbeideren", derimot, i samsvar med det som er gyldig på den russiske føderasjonens territorium arbeidslovgivning har inngått denne arbeidsavtalen på følgende: ... "

Anbefaling 2. Husk om obligatoriske vilkår arbeidskontrakt, er de oppført i del 2 av art. 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Men ikke alle kreves alltid! Noen kreves under visse forhold:

arbeidsavtalens løpetid og omstendighetene (årsakene) som tjente som grunnlag for å inngå en tidsbegrenset ansettelseskontrakt i samsvar med arbeidsloven eller annen føderal lov (spesifiser bare når du inngår en tidsbegrenset arbeidsavtale);
garantier og kompensasjoner for arbeid med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold, som indikerer egenskapene til arbeidsforholdene på arbeidsplassen (angir bare hvis du ansetter en ansatt til å jobbe med skadelige eller farlige arbeidsforhold);
arbeidstid og hviletid (inngå arbeidsavtalen bare hvis regimet skiller seg fra de generelle regler som gjelder for arbeidsgiveren);
forhold som bestemmer arten av arbeidet (reiser, mobil, på veien).

Anbefaling 3. Tenk på artikler Arbeidskode, etablere funksjonene i regulering av arbeidsforhold med separate kategorier arbeidere eller normer føderale loverregulere din type aktivitet. Når du utvikler et utkast til arbeidsavtale, må du ikke bruke kilder med tvilsom opprinnelse fra Internett-ressurser.

Se på forskjellige kilder og utvikle din egen form gjennom "prismen" i artikkel 57 i arbeidskodeksen til Den russiske føderasjonen.

I ansettelseskontrakten kan du inkludere flere, oppkalt i del 4 av art. 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode, og andre forhold. Men arbeidsgiveren vil ikke bli holdt ansvarlig for fraværet.

Hvis de ansattes aktiviteter er relatert til service materielle verdier, Jeg anbefaler umiddelbart å utvikle og utarbeide en mal for en full ansvarsavtale. Da kan du signere den samtidig som arbeidskraften.

Det er en egen detaljert leksjon om ansvar i Kontur.School. I leksjonsprogrammet:

Arbeidstakers vesentlige ansvar: begrunnelse, vilkår og prosedyre for å delta.
Tilfeller med fullt økonomisk ansvar for den ansatte.
Full individuell eller kollektiv materiell ansvarsavtale.
Arbeidsgivers vesentlige ansvar for forsinket lønn, feriepenger og andre beløp som tilkommer arbeidstakeren.

7 trinn. Forbered dokumenter for vedlikehold av arbeidsbøker til nye ansatte

Til å begynne med må du utarbeide en ordre om utnevnelse av en spesiell autorisert person som er ansvarlig for å opprettholde, lagre, registrere og utstede arbeidsbøker.

Husk at tvangsarbeid er forbudt. Hvis arbeidskontrakten eller stillingsbeskrivelsen til den ansvarlige ikke spesifiserte ansvaret for å opprettholde, regnskapsføre, lagre og utstede arbeidsbøker, må du supplere arbeidsavtalen med disse forpliktelsene, eller endre stillingsbeskrivelsen. Hvis et slikt ansvar vil bli tildelt en ansatt hvis funksjon ikke inkluderer personalregistrering, for eksempel til regnskapsfører, anbefaler jeg at du først utarbeider en kombinasjonsavtale, dvs. om å tildele arbeidstakeren tilleggsarbeid med skriftlig samtykke med en tilleggsbetaling i samsvar med art. 151 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

På dette stadiet, sjekk også at organisasjonen har kjøpt og registrert i inntekts- og utgiftsboken for regnskapsførte arbeidsbokskjemaer og et innlegg i arbeidsbokskjemaer og innsatser i den. Arbeidsgiveren er forpliktet til kontinuerlig å ha det nødvendige antall arbeidsbokskjemaer og innlegg i den (klausul 44 i dekretet fra den russiske føderasjonens regjering av 04.16.2003 nr. 225 "På arbeidsbøker", heretter - resolusjon nr. 225).

Oppbevar arbeidsbokskjemaer og innlegg i regnskapsavdelingen som strenge rapporteringsskjemaer. Inntekts- og utgiftsbok føres også av regnskapsavdelingen (se avsnitt 41 i resolusjon nr. 225). På dette stadiet, gi også ut en bok for regnskap for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem. Den utføres av personaltjenesten.

Inntekts- og utgiftsboken for regnskapsføring av arbeidsbokformer og et innlegg i den og en bok for registrering av bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem må nummereres, snøres, sertifiseres med signaturen fra organisasjonssjefen, og også forsegles med en voksforsegling eller forsegles.

Trinn 8. Forbered dokumenter for gjennomføring av personalarbeid

Registrering av personellprosedyrer begynner med registrering av ansatte for arbeid.

Hvilke obligatoriske dokumenter bør en personelloffiser ha for hånden på tidspunktet for registrering av arbeidstakere?

Typisk sett (unntatt funksjoner):

Et sett med lokale forskrifter for å gjøre ansatte kjent med dem.
Et utkast til ansettelseskontrakt med jobbansvar inkludert i det eller i stillingsbeskrivelsen.
Jobbestillingsskjema (artikkel 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Bestillingen kan være i en enhetlig form - skjema T-1 (skjema T-1a) eller i henhold til skjemaet som er godkjent av arbeidsgiveren.
Skjemaer av et personlig kort i T-2-skjemaet (for statlige eller kommunale ansatte, T-2 GS (MS) -skjemaet). Merk: personkort T-2 (T-2GS (MS)) er skriftlig på papp.

Opptegnelser over den ansatte, ansettelse, permanent overføring, avskjedigelse av den ansatte må presenteres mot underskrift i de relevante delene av personkortet (paragraf 12 i resolusjon nr. 225).

Hva skal man ta hensyn til i arbeidsbøker på dette stadiet? Skriv til regnskapsavdelingen en søknad med en forespørsel om å utstede et arbeidsbokskjema hvis den ansatte ikke har en, eller skriv inn informasjon om arbeidsboken han har i arbeidsbokboken.

Organiser en oversikt over arbeidstid: arbeidsgiveren er forpliktet til å føre oversikt over den tiden arbeidstakeren faktisk har arbeidet (Artikkel 91 i arbeidskodeksen til Den russiske føderasjonen). For disse formålene kan du bruke de enhetlige skjemaene i timelisten T-12 eller T-13, eller godkjenne ditt eget skjema.

Hvordan gjøre endringer i arbeidsavtalen?

Forbered dokumenter:

Avtale om endring av arbeidsvilkår / tilleggsavtale til arbeidsavtalen (hvis vilkårene i arbeidsavtalen endres etter avtale mellom partene i samsvar med artikkel 72 i arbeidskodeksen til Den russiske føderasjonen).
En ordre om å endre de organisatoriske eller teknologiske arbeidsforholdene, skriftlige varsler om endringer og årsakene som lå til grunn for endring av vilkårene i arbeidsavtalen, skriftlige forslag til en annen ledig jobb tilsvarende de ansattes kvalifikasjoner, samt en ledig lavere stilling eller lavere lønnet jobb (hvis vilkårene i arbeidsavtalen endres pga. arbeidsgivers initiativ i samsvar med artikkel 74 i den russiske føderasjonens arbeidskodeks).

Listen over dokumenter for behandling av en oversettelse avhenger av typen oversettelse:

i tilfelle en midlertidig overføring, inngås en tilleggsavtale til arbeidsavtalen om overføringen, en overføringsordre utarbeides (som regel i form T-5 eller T-5a);
i tilfelle permanent oversettelse - en tilleggsavtale til arbeidsavtalen for overføring og ordre for overføring. En oppføring gjøres også i arbeidsboken og i det personlige T-2-kortet (T-2GS (MS)).

Liste over dokumenter for registrering av ferier:

ferieplan (godkjenne senest to uker før kalenderårets begynnelse). Les artikkelen "";
skriftlige varsler fra ansatte om starttidspunktet for ferien i samsvar med del 3 i art. 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode (se brevet fra Rostrud datert 30.07.2014 nr. 1693-6-1);
ferieordre (skjema T-6, skjema T-6a).

Denne listen kan endres avhengig av kategoriene arbeidere eller omstendigheter. For eksempel hvis en ansatt ber om permisjon ikke i henhold til ferieplanen, men på et passende tidspunkt for ham på grunnlag av hans skriftlige søknad (for eksempel gis slik permisjon til mindreårige, æresdonorer i Russland osv.). I dette tilfellet blir det ikke varsel om ferie. Arbeidstakeren vil skrive en uttalelse, og arbeidsgiveren vil gi en ordre.

Arbeidslovgivningen setter krav til tilgjengeligheten og gjennomføringen av personaldokumenter i tilfeller der arbeidsgiveren:

tiltrekker ansatte til å arbeide utenfor den fastsatte arbeidstiden;
tiltrekker seg å jobbe i helger og ikke-arbeidsferier;
sender ansatte på forretningsreiser;
gir garantier og erstatning. Denne spørsmålsblokken bør studeres separat. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med det profesjonelle omskolingsprogrammet "" i Kontur.Shkola.

Hvordan formalisere oppsigelse av ansatte

I dette tilfellet trenger du dokumenter-begrunnelse, hvis type avhenger av oppsigelsesgrunnen. For eksempel for å si opp en ansatt på hans initiativ, er hans skriftlige uttalelse nødvendig for avskjedigelse etter avtale mellom partene - en avtale om oppsigelse av arbeidsavtalen, etc.

Sørg for å utarbeide en oppsigelsesordre som du gjør arbeidstakeren kjent med mot underskrift. Hvis arbeidstakeren er fraværende eller nekter å lese ordren, setter du riktig merke på bestillingen.

Basert på bestillingen, gjør en oppføring i arbeidsboken og i ansattens personlige kort. Deretter påfører arbeidstakeren sin signatur i arbeidsboken, personkortet og i boka for å registrere bevegelse av arbeidsbøker når han utsteder en arbeidsbok til den ansatte.

Vi har dekket de viktigste trinnene for å organisere HR-administrasjon fra bunnen av.

Utvikle et bemanningstabell, bestem arbeidsgiverens behov for arbeidsfunksjoner.
Sjekk hvordan dokumentene til lederen er utarbeidet.
Forbered et sett med nødvendige lokale forskrifter.
Utvikle maler for ansettelseskontrakter for forskjellige kategorier arbeidere.
Forbered dokumentene som kreves for å søke jobb.
Forbered utkast til dokumenter for registrering av prosedyrer knyttet til bevegelse av personell (ferier, forretningsreiser, rekruttering til arbeid i helgene osv.).

Personalregnskapog kontorarbeid fra bunnen av - trinnvise instruksjoner fra 2018 er nå tilgjengelige for våre lesere. Organiseringen av HR-arbeidsflyten i selskapet siden mars 2014 er regulert av den nye GOST, som må følges av alle HR-offiserer.

Personalregister: hvem er ansvarlig for å føre personellregister

HR-administrasjon utføres på alle bedrifter der det brukes innleid arbeidskraft. Hvordan starte personalregister hos et selskap som nettopp har registrert seg? I en nyopprettet virksomhet faller HR-administrasjon fra bunnen av vanligvis på hodet på skuldrene. For å sikre slike funksjoner utsteder direktøren, godkjent av deltakerne (aksjonærene) i selskapet, en ordre om å utpeke seg selv ansvarlig for å opprettholde personalregistrene.

Deretter kan han bli belastet med passende arbeid når han ansetter en spesialist som vil bli betrodd personellregistreringer i organisasjonen, inkludert arbeid med personell. Dette gjøres ved å utstede en ordre som tildeler ansvaret for gjennomføringen av denne delen av arbeidet til en bestemt ansatt. Disse ansvarsområdene er også foreskrevet i stillingsbeskrivelsen, som den ansatte blir kjent med signaturen med.

HR-administrasjon i 2018, som før, må utføres i samsvar med arbeidskodeksen, instruksjoner for kontorarbeid og andre lovgivningsmessige og lokale dokumenter. Ansvar for personellregistreringer i tilfelle brudd på loven og / eller interne ordrer fra ledelsen tildeles den skyldige i form av disiplinærtiltak.

Instruksjon for HR-administrasjon 2018 - laste ned eller utvikle deg selv?

Instruksjon om personalregistrering er ikke normativt godkjent, og derfor anbefales det å følge GOST R 7.0.8-2013, godkjent etter ordre fra Rosstandart datert 17.10.2013 nr. 1185-st og trer i kraft 01.03.2014 for å opprettholde personalregister og dokumentflyt.

Det er ingen enkelt mal for instruksjoner for personellregistreringer og kontorarbeid, men det finnes personellregistreringer fra bunnen av trinn for trinn med de anbefalte trinnene i organisering av personalets arbeidsflyt og regnskap i virksomheten. Takket være denne trinnvise planen er det enkelt å identifisere rekkefølgen av handlinger og navigere i arbeidsvolumet.

Vi anbefaler at du gjør deg kjent med trinnvise instruksjoner nedenfor som hjelper deg med å organisere personalregister fra bunnen av. I fremtiden, basert på det studerte materialet, kan du utvikle deg egen plan handling og følg den.

Hvordan en trinnvis guide til HR-administrasjon ser ut

Så la oss gå videre til å vurdere trinnvise instruksjoner HR-administrasjon fra bunnen av. Her er en detaljert trinnvis plan som lar deg opprette din egen HR-avdeling, fra og med registreringen av den første ansatte i bedriften - direktøren. Og derfor er det viktig helt fra begynnelsen av selskapets aktivitet å effektivisere personalregistrene.

Stadier for å organisere personalregistre i bedriften:

Opprettelse av et regulerings- og informasjonsgrunnlag.

Til å begynne med er det verdt å bestemme hvilke regler som vil være etterspurt i arbeidet til en personaloffiser. Selvfølgelig er disse:

Arbeidskodeks - den inneholder hovedpunktene om regulering av arbeidstid (kap. 15-16, 22), varighet og hyppighet av ferier (kap. 19), lønn (kap. 21), skisserer de grunnleggende rettighetene og pliktene til arbeidstakere og arbeidsgivere;
resolusjon fra den statlige statistikkomiteen av 04.01.2001 nr. 1 - alle former for primære dokumenter som kreves i personalregistrene er presentert her; bruken av dem i dag er ikke obligatorisk, men fortsatt ønskelig, siden de tar hensyn til alle nødvendige kolonner og detaljer; hvis ønskelig, kan enhver bruker gjøre endringer i disse skjemaene og beholde bare de nødvendige detaljene;
regjeringsdekret av 16.04.2003 nr. 225, som vil hjelpe i arbeidet med arbeidsbøker; dette dokumentet er det viktigste for den ansatte, siden det bekrefter hans arbeidserfaring;
en håndbok for å føre militære poster på foretak, godkjent av generalstaben i de russiske væpnede styrkene 11. april 2008, - disse anbefalingene vil hjelpe kadre til å bli vant til den obligatoriske militære registreringen av arbeidere ved foretak;
rosstandart-ordre fra 17. oktober 2013 nr. 1185-st, Gosstandart-resolusjon av 03.03.2003 nr. 65-st (denne oppløsningen er gyldig til 1. juli 2017, fra 1. juli 2017, GOST R 7.0.97-2016 blir brukt, godkjent av Rosstandart-ordre av 8. desember 2016 Nr. 2004-st), pålegg fra Kulturdepartementet av 25.08.2010 nr. 558 og regjeringsdekret fra 15.06.2009 nr. 477 - disse dokumentene vil hjelpe deg med å finne ut hvilke standarder som finnes i russisk kontorarbeid og arkivsaker.

Hver ansatt som er ansvarlig for HR-administrasjonen, må gi tilgang ikke bare til de spesifiserte forskriftene, men også til andre lovgivningsmessige handlinger som kan være påkrevd i løpet av arbeidet. Personalansvarlig må også følge de siste endringene og oppdateringene i regelverket. For dette er det nødvendig enten å sørge for uavhengig overvåking av lovgivningen, eller å kjøpe pakker med tilgang til ulike informasjonsbaser.

For å sikre et høyt nivå av personalregistrering i bedrifter med stort personale, kan det også være nødvendig med spesiell HR-programvare for å organisere et personalstyringssystem og vedlikeholde personalregister.

Du kan lese om et av disse programmene i artikkelen vår "Hvor kan jeg laste ned et program for personlig regnskap?" .

Bekjennelse med selskapets lovpålagte dokumentasjon.

Charteret beskriver nødvendigvis vilkårene for å søke om en direktør (daglig leder, styre) - selskapets utøvende organ. Dessuten foreskriver denne grunnleggende dokumentasjonen de grunnleggende forholdene for hodet. I tillegg må personalansvarlig være oppmerksom på de siste endringene i charteret, hvis eierne av selskapet aksepterer personalproblemer.

Registrering for hodets arbeid.

Den første ansatte, hvis registrering blir utført i et nyopprettet selskap, er selvfølgelig lederen. Så på grunnlag av protokollen som er godkjent av eierne av selskapet, utstedes en ordre som angir datoen da lederen starter sine plikter. Dette vil være den første personalordren som utstedes i bedriften.

I fremtiden må personaloffiseren sørge for kronologisk rekkefølge på de utstedte ordrene. Ved kontroll av arbeidsforhold og personalproblemer følger tilsynsmyndighetene nøye med nummereringen av ordrene, slik at det ikke er tilfeller der ordrene ble gitt med tilbakevirkende kraft.

Utarbeide en liste over personaldokumenter som vil delta i personalregistrering i bedriften.

Vi lister opp hoveddokumentene som er involvert i personalregistrene i enhver bedrift med ansatte:

regler knyttet til den interne organisasjonsplanen;
organisasjons personalstruktur;
bemanning bord;
ferie tidsplan;
dokumenter relatert til beskyttelse av personopplysninger til ansatte.

Obligatoriske dokumenter inkluderer slike primære regnskapsdokumenter som er opprettet for hver ansatt, samt registre som:

arbeidskontrakter;
bok om regnskap for bevegelse av arbeidsbøker;
en bok om regnskapsformer for arbeidsbøker og skjemaene i selve disse dokumentene, som ofte blir utarbeidet på virksomheten når en ansatt kommer inn på arbeidsplassen;
tids skjema;
personlige kort til ansatte;
personellordrer, som vanligvis lagres sammen med begrunnelsen for utstedelse (uttalelser, notater, notater, handlinger osv.);
stillingsbeskrivelser og andre dokumenter;
register over tilsynsmyndigheter.

En ansettelseskontraktsskjema er tilgjengelig på nettstedet vårt - "Enhetlig skjema nr. TD-1 - arbeidskontrakt" .

Følgende dokumenter kan også bli publisert:

kollektiv avtale;
bestemmelser om bonuser, sertifisering, forretningshemmeligheter osv.

Godkjenning av personaldokumenter og skjemaer fra foretakssjefen.

Hvis det er kommentarer til dokumentformen, må personalansvarlig eliminere dem og avstemme dokumentformene på nytt. Dokumenter som ikke bare påvirker vedlikehold av personalregister, men også regnskap, bør også gjenspeiles i virksomhetens regnskapsprinsipper.

All nødvendig informasjon om personalregister er tilgjengelig på nettstedet vårt i seksjonen "Lønn og personell" .

Utnevning av en person som er ansvarlig for å vedlikeholde og registrere arbeidsbøker.

Dette kan være en person som er ansvarlig for å føre personellregister, eller det kan være en egen ansatt som er ansvarlig for lagring og registrering av utstedte og mottatte arbeidsbøker. En tilsvarende ordre utstedes ved utnevnelse av en ansvarlig person.

Ansette ansatte.

Dette er den siste fasen i å opprettholde personellregister fra bunnen av. Nå opprettes et sett med personaldokumentasjon for hver ansatt ansatt, vanligvis inkludert en ansettelseskontrakt, en ordre for ansettelse, stillingsbeskrivelse; arbeidsbok godtas / utarbeides, fylles ut personlig kort, en avtale om utlevering av personopplysninger og andre dokumenter er signert.

Deretter utarbeides andre personaldokumenter om regulering av arbeidsdagen, beregning og utbetaling av lønn, regnskapsføring av ferier, registrering av sykefravær, forretningsreiser osv.

Du kan finne ut om lagringsperioden for personaldokumenter fra artikkelen vår