Kontorsjef. Kontorsjef - hvem er dette? Jobbansvar for en kontorsjef

Hvis du vurderer andre alternativer (i tillegg til ansettelse som kontorsjef), så ikke begrens deg til dette utvalget av annonser, det er mange andre stillinger i våre for forskjellige stillinger. Der kan du også bruke søket etter tilbud fra direkte arbeidsgivere og byråer.

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring er ønskelig.

Krav til søkeren:

Selvsikker bruker av MS Office (Excel er en erfaren bruker!); Internett og e-post - Kommunikasjonsevner, oppmerksomhet, nøyaktighet - Evne til å jobbe med mye informasjon - Personlige egenskaper: oppmerksomhet og nøyaktighet i arbeidet med dokumenter, flid, kommunikasjonsevner, initiativ, høy level ansvar, kompetent skriftlig og muntlig tale

Lønn: fra 15 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Tillitsfull PC-bruker; - punktlighet; - læringsevne; - aktivitet; - oppmerksomhet; - aktsomhet.

Lønn: fra 38.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Våre forventninger fra kandidaten: 1. Kompetent skriving og tale (ferdigheter forretningskommunikasjon) 2. Erfarne PC-brukere 3. Erfaring med kontorutstyr 4. Fullført utdanning (videregående spesialundervisning eller høyere utdanning) 5. Ansvar, stressmotstand, punktlighet

Krav til søkeren:

Ufullstendig høyere utdanning / høyere utdanning - Arbeidserfaring i lignende stilling fra 1 år - Kunnskap på engelsk ikke lavere enn øvre mellomnivå - Kompetent russisk tale - Selvsikker bruker av PC og MS Office-pakke - Kunnskap om det grunnleggende om forretningskorrespondanse og etikette - Høy oppmerksomhet, kommunikasjonsevner, stressmotstand

Lønn: fra 35.000 til 45.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Høyere utdanning (helst), arbeidserfaring i denne (lignende) stillingen fra 1 år, erfaren PC-bruker, MS Office (trygg kunnskap om Excel, 1 C), flyt i kontorutstyr, oppmerksomhet, ansvar, omgjengelighet, vennlighet, høy kommunikasjonsevne - evnen til å formulere tanker og kompetent bygge tale, evnen til å bygge langsiktige relasjoner med kolleger og partnere, en aktiv livsstilling, beredskap og evne til å lære.

Krav til søkeren:

Obligatorisk kunnskap om kontorutstyr (skannere, skrivere,). Selvsikker bruker av en personlig datamaskin. Goodwill kommunikasjonsferdigheter. Grammatisk korrekt tale. Kunnskap forretningsetikett... Aktsomhet. Tankefullhet. Et ansvar. Erfaring med 1C 8.2 er ønskelig. Erfaring med primær regnskapsdokumentasjon er ønskelig. Høyt nivå av ansvar og egenorganisering. Ønske om å lære, utvikle seg både profesjonelt og personlig. Adresse

Krav til søkeren:

Høyere utdanning - arbeidserfaring som sekretær, kontorsjef - kunnskap om personalregistrering - arbeidsflyt - leseferdigheter - stressmotstand - kompetanse - effektivitet - velvilje - strengt fraværende dårlige vaner

Lønn: fra 45.000 til 50.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

SAMMENDRAG UTEN BILDER VURDES IKKE! Arbeidserfaring i en lignende stilling fra 1-3 år; PC-bruker: Microsoft Office, Excel, Internett; Riktig muntlig og skriftlig språk; Personlige egenskaper: aktivitet, punktlighet, ansvar, oppmerksomhet, presentabel utseende (Du er ansiktet til selskapet), klar oppfyllelse av de tildelte oppgavene, ikke er redd for å stille spørsmål hvis noe ikke er klart.

Krav til søkeren:

Høyere eller videregående spesialutdanning; Kompetent tale, høy selvorganisering, oppmerksomhet, ansvar, effektivitet; Tillitsfull PC-bruker; Kunnskap om kontorutstyr (mini-automatisk telefonsentral, faks, kopimaskin, skanner).

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring i minst 2 år i en lignende stilling Tillit bruker av PC (MS Office) og kontorutstyr Bedriftskommunikasjonsevner Mindfulness, flid, ansvar Kommunikasjonsevner, raskt svar for oppgavene

Lønn: opptil 61.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Fullført høyere utdanning. Kunnskap om engelsk (øvre mellomliggende og over). Fra 3 år i administrative stillinger. Arbeidserfaring som personlig assistent, kontorleder er å foretrekke.

Lønn: opptil 35.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring som sekretær fra 0,5 år - Literacy - Diligence - Non-conflict

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring som kontorsjef fra et år i en intensiv arbeidsmåte; - beredskap for multitasking og raskt arbeidstempo; - høyt byttbarhetsnivå og hastighet på jobben; - utholdenhet, oppmerksomhet mot de små tingene; - arbeidserfaring i 1-årene; - Forretningsstil klær - lys topp.

Krav til søkeren:

Kunnskap om PC og kontorutstyr Ansvar, oppmerksomhet, omgjengelighet Evne til å jobbe i team

Lønn: fra 50.000 til 55.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Erfaring med kontorutstyr - 2+ års erfaring som kontorsjef / personlig assistent - Evne til å sette prioriteringer riktig - Kunnskap om forretningsetikettens regler - Kompetent tale og skriving, presentabelt utseende

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Under hvilke forhold vil vi samhandle: du har høyere utdanning og har jobbet som sekretær / kontorsjef i minst ett år; du er en avansert bruker av MS Office-programmer; du har et presentabelt utseende, og du kjenner det grunnleggende om forretningsetiketter; du er en oppmerksom og disiplinert person; en stabil lønn, hvis endelige tall vil bli diskutert med en vellykket kandidat i et personlig intervju; full fordypning i detaljene i selskapets aktiviteter fra første arbeidsdag; tilstedeværelsen av et kontorbibliotek; fersk frukt på kontoret, te, kaffe og kaker; holde bedriftsarrangementer; et moderne og kult loftkontor i en forretningspark 5 minutters gange fra metroen, på hvis territorium det er et treningssenter, gratis parkering med videoovervåking, mer enn 100 butikker og 20 restauranter; lønnen utbetales 2 ganger i måneden; ekstra fridag for de beste ansatte; rabatter på Apple-produkter; registrering i henhold til arbeidskoden til Den russiske føderasjonen; betalt ferie og sykefravær.

Lønn: fra 40.000 til 80.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

1. Kunnskap om datamaskinen på nivå med en erfaren bruker, evnen til å jobbe med søkemotorer på internett. 2. Ferdighet i å jobbe med Microsoft Office-programvarepakken. 3. Evne til å jobbe med mye informasjon, ønske om å utvikle 4. Kunnskap om 1C Trade-programmet (8.2). 5. Kompetent tale (evne til å forhandle og forretningskorrespondanse). 6. Punktlighet, nøyaktighet. 7. Kunnskap om engelsk oppmuntres og garanteres karrierevekst

Lønn: fra 50.000 til 55.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring i spesifisert spesialitet; - Erfaring med nettverk er ønskelig. - Kunnskap om 1C er et must! MS office er en erfaren bruker; - Punktlighet, flid, industriell utholdenhet, evne til å jobbe i multitasking-modus; - Evne til å jobbe i et team, et aktivt liv og en produksjonsposisjon! - Ønske om å utvikle seg i selskapet og sammen med selskapet.

Lønn: fra 30 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Aktivitet, omgjengelighet, flid, initiativ, punktlighet, evne til å jobbe i multitasking-modus. Selvsikker PC-bruker. Det kreves en aktiv medarbeider, klar til å fordype seg i detaljene i arbeidet og bli sjelen til teamet!

Lønn: opptil 35.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Tillitsfull PC-bruker; - Kunnskap om kontorprogrammer (MS Office) - Kunnskap om ABBYY FineReader (oversettelse av pdf-filer til ord- og Excel-formater), Adobe Acrobat, Paint; - Dyktighet i å jobbe med e-post; - Kunnskap om det grunnleggende om kontorarbeid; - Kunnskap om forretningsetikette, punktlighet og flid; - Kompetent, godt levert muntlig og skriftlig tale; - Bedriftskorrespondanseevner; - Tenke utenfor boksen; - Sosialitet; - Punktlighet; - Tankefullhet; - Et ansvar; - Ikke-konflikt; - Stressmotstand, arbeid i multitasking-modus.

Lønn: fra 30 000 til 35 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Du trenger en oppmerksom, ikke-konfliktaktig, punktlig jente, OPPLEVET BRUKER med programmer: Microsoft Excel, Microsoft Word, Mail.Ru Mail

Lønn: fra 50000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Lønn: opptil 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

MS Office, 1C Enterprise 8.3.

Krav til søkeren:

Kunnskap om kontorutstyr. - Trygt mestring av MS: Office, Outlook, Word, Excel. - Utviklet virksomhetskorrespondanseevner. - Kompetent skriftlig og muntlig tale (kunnskap om etikken i forretningskommunikasjon) - Oppmerksomhet, kommunikasjonsevner, ansvar. - Aktsomhet.

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Utmerket kunnskap dataprogrammer (1C, Word, Excel, erfaring med nettstedsadministrasjon - som en fordel) Skåpsomhet i å utføre oppgaver Gode kommunikasjonsevner, aktivitet, ansvar og fokus på resultater Kompetent tale, evne til å føre forretningskorrespondanse og forhandlinger

Lønn: etter avtale.

Krav til søkeren:

Lønn: fra 30 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Kunnskap om PC, kontorutstyr; grammatisk korrekt tale; omgjengelighet; evne til å jobbe i multitasking-modus; erfaring i en lignende stilling.

Lønn: fra 35.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring minst 1 år, Kunnskap om Microsoft Office-pakken Erfaring i et kundesenter er ønskelig

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Selvsikker PC-bruker: MS Office; erfaring innen et lignende felt er ønskelig; organisering, klarhet, punktlighet, godt arbeidsminne, kompetent tale, evnen til å konsentrere seg og distribuere oppmerksomhet, stressmotstand.

Lønn: fra 30.000 til 50.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Selvsikker PC-bruker: MS Office; - erfaring innen et lignende felt er ønskelig; - organisering, klarhet, punktlighet, godt arbeidsminne, kompetent tale, evne til å konsentrere seg og distribuere oppmerksomhet; - stresstoleranse.

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Evne til å organisere og strukturere arbeidet ditt; uavhengighet; arbeidserfaring i en lignende stilling i minst 2 år; ferdigheter i å jobbe med primære regnskapsdokumenter; kunnskap om forretningsetikette, regler for forretningskommunikasjon, telefonsamtaler; kunnskap om PC (MS Office - Excel sikker besittelse, 1C som en fordel) og kontorutstyr; Riktig muntlig og skriftlig språk; virksomhet korrespondanse ferdigheter; erfaring med å utføre flere oppgaver og saker samtidig; oppmerksomhet, stressmotstand, velvilje.

Lønn: fra 55.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Høyere utdanning, Arbeidserfaring i byggorganisasjoner fra 3 år er påkrevd! Arbeidserfaring med dokumentflyt er nødvendig.

Lønn: opptil 50000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Arbeidserfaring som kontorsjef - minst 1 år.Kunnskap om engelsk - i det minste før mellomliggende. Goodwill, literate tale, punktlighet

Lønn: etter avtale.

Krav til søkeren:

Høyere utdanning; Arbeidserfaring som sekretær-assistent, assisterende leder i mer enn 3 år; Skriftlig og muntlig literate tale; Systemtenking, evnen til å jobbe med en stor mengde informasjon; Høyt nivå av personlig organisering og ansvar; Oppmerksomhet på detaljer; Evnen til raskt å fordype deg i en situasjon, svare fleksibelt på endringer; Stress toleranse; Evne til å bygge relasjoner med et bredt spekter av mennesker. Optimisme, velvilje, anstendighet.

Krav til søkeren:

Tillitsfull Excel-bruker (kunne bruke formler, filtre, fikse områder), - Kunnskap om hotellregnskapsprogrammer (Bnovo PMS) - Erfaring med bestillingssider (Booking, Islet, 101 hoteller) - Tillit kunnskap om Coral Draw og / eller Photoshop grafiske redaktører, - Evne til å komponere kommersielle tilbud, - Evne til å forberede presentasjoner, - Literacy, - Evne til å drive forretningskorrespondanse - Utviklet kommunikasjonsevne - Ingen dårlige vaner - Russisk statsborgerskap - Høyere spesialutdanning innen gjestfrihet - Presentabelt utseende

Lønn: etter avtale.

Krav til søkeren:

Erfaring med bestillingssider, - Tillit til grafiske redaktører, - Evne til å komponere kommersielle tilbud, - Evne til å forberede presentasjoner, - Utmerket kunnskap om kontorprogrammer, - Literacy, - Evne til å drive forretningskorrespondanse, - Fravær av dårlige vaner. - Tillitskunnskap om excel - Statsborgerskap i Russland - Høyere spesialutdanning innen gjestfrihet - Presentabelt utseende

Lønn: fra 40.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Høyere utdanning; Erfaring i en lignende stilling; Mindfulness, leseferdigheter, initiativ, kommunikasjonsevner, ansvar.

Lønn: fra 45 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Erfarne PC-brukere, kunnskap om 1C, Word / Excel-programmer - Analytiske ferdigheter, høyt arbeidskapasitet, stressmotstand, evne til å jobbe i multitasking-modus.

Lønn: opptil 35.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Word, Excel, evne til å jobbe med kontorutstyr.

Lønn: fra 40.000 til 50.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Administrativ arbeidserfaring Kompetent muntlig og skriftlig tale Arbeid med PBX Erfarne PC-brukere Erfaring med salg

Lønn: opptil 30 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Sosialitet; Aktivitet; Stress toleranse; Evne til å jobbe i multitasking-modus.

Lønn: fra 35.000 til 40.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Trygge brukere av PC og kontorutstyr, Outlook, søkemotorer. Kompetent skriftlig og muntlig tale. Oppmerksomhet, ansvar. Sosialitet, høflighet, positiv holdning, velvillighet. Smidighet, vilje til multitasking. Kunnskap om et fremmed språk oppmuntres.

Lønn: fra 30 000 til 35 000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Stress toleranse; Rask vidd; Evne til å jobbe i multitasking-modus; Utviklet kommunikasjonsevner.

Lønn: fra 40.000 til 45.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Erfaring med å jobbe med dokumenter; Erfarne PC-brukere; Beredskap for intensivt arbeid med et stort volum dokumenter; Ansvar, læring, kommunikasjonsevner, kreativitet.

Lønn: fra 35.000 rubler. per måned

Krav til søkeren:

Utdanning - ikke lavere enn spesialiserte videregående; Kompetent muntlig og skriftlig tale, kunnskap om kontorprogrammer; Læringsevne, punktlighet, oppmerksomhet, energi.

"Plankton", "ledere" - alle disse hardtslående definisjonene er knyttet til arbeid kontorarbeidere... Men er virkelig slikt arbeid så unyttig? Kontorsjef - hvem er dette? Hva er hans ansvar?

Kontorsjef - hvem er dette?

Ofte forvekslet med sekretæryrket. Men det er fortsatt en forskjell mellom disse spesialitetene. Så kontorsjef - hvem er dette?

Lederen for dette området er kontorsjef eller administrator. Det regulerer kontorarbeid, og er en viktig informativ kobling mellom ansatte og sjefer, klienter og ansatte osv.

Jo mer aktiviteten til denne eller den andre organisasjonen er, jo flere problemer har den med daglige mindre organisatoriske forhold og dokumentasjon. Implementeringen av dem blir gitt av kontorsjefen.

Han sørger for at alle gjeldende dokumenter, så vel som myndigheters ordrer, blir utarbeidet på riktig måte. Samtidig må ledelsenes ordrer kommuniseres til de ansatte i selskapet i tide, alle klager fra besøkende må tas i betraktning, og de ansattes forslag må gjøres oppmerksom på myndighetene.

Dermed faller kontorarbeid, samt kommunikasjon i selskapet, delvis på skuldrene til kontorsjefene.

Arbeidssted og lønn

En kontorsjef er viktig i ethvert selskap som har et kontor, en leder og minst noen få ansatte. I små organisasjoner er plikten til en slik spesialist mye mindre enn for eksempel i et stort selskap. I et stort selskap kan det være flere kontorsjefer, og hver av dem er tildelt sin egen avdeling.

Det viser seg at etterspørselen etter slike spesialister er ganske stor og muligens vil fortsette å vokse. Men bare nå er det praktisk talt ingen karrieremuligheter. Spesielt hvis personen, bortsett fra kontorledelse, ikke lenger eier noe yrke.

På grunn av det faktum at ansvaret ikke er for komplisert, konkurranse om en arbeidsplass, i det minste i Russland, er ganske høyt - 6 personer per ledig stilling. Samtidig er lønnen etter storbystandard lav - 27 tusen rubler.

I den kulturelle hovedstaden - St. Petersburg - er lønnen til slike arbeidere omtrent 5-7 tusen lavere, og konkurransen er mange ganger høyere. Jo lenger til landets periferi, jo lavere lønn og jo flere søkere til stillingen.

Nødvendige personlige egenskaper

Bestillingene som kontorsjefen mottar, krever som regel hastende og rask gjennomføring. Derfor kreves søkeren for stillingen først og fremst flid, hurtighet og punktlighet. Også viktig godt minne og evnen til å konsentrere seg.

Personen som har denne stillingen må være vennlig og sosial, siden han i noen situasjoner opptrer foran klienter som en representant for selskapet.

En kontorsjef må ha en kompetent og logisk tale, samt ha forretningsetikksom han ofte er involvert i organisasjonen forretningsforhandlinger og bedriftsmøter.

God kunnskap, for eksempel en god elektrikers telefonnummer eller en lunsjleveringstjeneste, er også nyttig. I mange selskaper kontrolleres ordren på kontoret, så vel som de ansattes metthetsfølelse, også av lederen.

Nødvendige kontorsjef ferdigheter

Det første kravet til en slik ansatt er trygg besittelse av PC og Internett. Hvis søkeren i tillegg til Word og Excel vil eie Photoshop eller "Office Picture Manager" - er dette en annen grunn til å ansette ham, og ikke noen andre.
Høy utskriftshastighet. Evnen til å skrive tekst raskt er en av hovedtingene for en kontorsjef.
Administrative ferdigheter ervervet i tidligere jobber er påkrevd hvis en person får jobb i et stort selskap.
Dokumentasjonsevner er et av hovedansvarene til denne typen spesialister, så grunnleggende kunnskap er uunnværlig.
Sikker bruk av kontorutstyr. Fakser, skrivere, skannere - alt dette bør være i kompetansen til kontorsjefen.
Ferdigheter med kompetent og diplomatisk kommunikasjon. En kontorsjef må ikke bare kommunisere kompetent, han må kunne løse om nødvendig.
Besittelse fremmed språk... I store internasjonale selskaper må kontorsjefen snakke minst grunnleggende engelsk.

Generelle bestemmelser i stillingsbeskrivelsen

Den offisielle kontorsjefinstruksjonen er godkjent av konsernsjefen i selskapet. I forskjellige selskaper det kan være forskjellige på noen punkter, men generelt endres ikke hovedbestemmelsene. FRA arbeidsinstruksjoner du må lese den selv før du signerer en arbeidsavtale, slik at du senere ikke klager over at det ikke var en del av planene dine om å utføre visse oppgaver.

Generelle bestemmelser kan indikere:

som er ansvarlig for å ansette en kontorsjef;
som har rett til å avskjedige ham fra embetet;
som den ansatte rapporterer til;
som rapporterer til kontorsjefen;
som utfører oppgavene til en kontorsjef i hans fravær osv.

Vanligvis rapporterer kontorledere til administrerende direktør. Kontoradministratorene er underlagt kurerer, sjåfører, rengjøringsmidler, etc.

Generelt kan det også spesifiseres, en ansatt med hvilket kvalifikasjonsnivå som kan aksepteres for den beskrevne stillingen.

Direkte ansvar

Det neste punktet i instruksjonen er plikten til kontorsjefen.

For et CV for en arbeidssøker skriver søkere ofte i en egen kolonne hvilke oppgaver de utførte i sin forrige jobb på kontoret. Dette gir arbeidsgiveren mer informasjon om søkerens ferdigheter.

Hvilke gjenstander kan inngå i en kontorsjefs direkte ansvar?

Overvåke telefonsamtaler. Den ansatte må svare på innkommende samtaler, etter beste evne til å svare på spørsmålene til motstanderne, og også informere de overordnede om informasjonen som ble bedt om å overføre.
Dokumentasjonstilsyn. Oppbevaring og regnskapsføring av dokumenter, kontroll av korrespondanse, gjennomføring av ordrer m.m. - dette er kontorsjefens direkte ansvar.
Reproduksjon av dokumenter. Etter spesiell ordre fra sjefen utfører den ansatte kopierings- og dupliseringsarbeid.
Registrering av brev, forespørsler - dvs. opprettholde korrespondanse med partnere, kunder eller leverandører etter anmodning fra nærmeste overordnede.

Plikten til en kontorsjef kan omfatte minst seks andre typer arbeid. Men i hvert selskap bestemmes belastningen på spesialister i denne kategorien individuelt.

Kontorsjefrettigheter

Enhver instruksjon fra en kontorsjef inkluderer ikke bare ansvar, men også rettigheter.

For å gi fullstendig informasjon. For å utføre bestemte oppgaver har kontorsjefen rett til å kreve å gi den mengden informasjon, inkludert konfidensiell informasjon, som han trenger.
Å tale Hvis det er behov for innovasjoner eller tilleggsbestillinger fra generaldirektøren for organisering av kontorarbeid, har lederen rett til å foreslå å introdusere dem.
Krev riktig arbeidsforhold. Hvis en job ansvar ikke kan utføres på grunn av manglende nødvendige forhold, kan kontorsjefen kreve at de opprettes.
Handle innenfor kompetansen. Etter å ha studert stillingsbeskrivelsen har arbeidstakeren rett til å ta avgjørelser og gi ordrer på egenhånd, men bare innenfor sin kompetanse.

Dette er en grov oppsummering av rettighetene som en kontorsjef har. De kan suppleres eller reduseres avhengig av institusjonens detaljer.

Et ansvar

Kontorsjef er et yrke som også innebærer en slags ansvar. Dets omfang og straff for brudd på reglene bestemmes av hver arbeidsgiver på individuell basis. De vanligste punktene som det bæres ansvar for i stillingsbeskrivelser, ser omtrent slik ut.

For uaktsomhet i deres plikter. Sen utførelse av bestillinger og annen uaktsomhet er den ansatte som du må være ansvarlig for.
For I ansettelseskontrakter og stillingsbeskrivelser, må du nøye lese avsnittene om konfidensialitet av informasjon. For avsløringen kan du ofte miste jobben din.
For brudd på kompetansesfæren. Handlinger utenfor ansattes kompetanse er ikke tillatt.
For brudd fremdriftsplan etc. Brudd på arbeidsbestemmelser, brannsikkerhetsregler eller sikkerhetsregler er også den ansattes ansvar.

Fordeler og ulemper med yrket

Dette yrket har, som mange andre, en rekke fordeler og ulemper. Så, hva er fordelene med å jobbe som kontorsjef?

Vi gjør oppmerksom på et typisk eksempel stillingsbeskrivelse kontorsjef, prøve 2019/2020. En person med høyere yrkesutdanning, spesialopplæring i retning av "Kontorsjef", erfaring i administrativt arbeid og arbeidserfaring i spesialiteten i minst et år kan utnevnes til denne stillingen. Ikke glem at hver instruksjon fra kontorsjefen deles ut mot kvittering.

Denne delen gir typisk informasjon om kunnskapen som en kontorsjef bør ha. Om plikter, rettigheter og ansvar.

Dette materialet er inkludert i det store biblioteket på nettstedet vårt, som oppdateres daglig.

1. Generelle bestemmelser

1. Kontorsjef er profesjonell.

2. Krav til kvalifikasjoner: En person med høyere utdanning utnevnes til stillingen som kontorleder. yrkesutdanning, spesialopplæring i retning av "Kontorsjef" erfaring i administrativt arbeid og arbeidserfaring i spesialiteten i minst et år.

3. Kontorsjefen blir utnevnt og avskjediget av direktøren for organisasjonen.

4. Kontorsjefen bør vite:

- dekret, ordrer, ordrer, andre styrende og forskrift høyere organer og andre organer som gjelder personaladministrasjonsspørsmål;

- grunnleggende om organisering, valg og plassering av personell på kontoret;

- prinsipper for konstruksjon organisasjonsstruktur kontor;

- grunnleggende om psykologi og etikk i forhold i en gruppe ansatte;

- prosedyren for å opprettholde forretningsdokumentasjon;

- prosedyren for inngåelse av kontrakter;

- regler for bruk av kontorutstyr;

- grunnleggende om økonomi, arbeidsorganisasjon og ledelse;

- det grunnleggende om å jobbe med e-post, faksprogram, MS WORD, MS EXEL, det grunnleggende om å jobbe med 1C: Enterprise-system;

- kjøps- og salgspriser for arbeidsgivers varer, listen, formål og egenskaper ved arbeidsgivers varer, listen, egenskaper og priser for tjenestene som tilbys av arbeidsgiveren;

- alle forretningsprosesser i organisasjonen.

lovgivning om arbeid og arbeid Russland;

- interne arbeidsregler

- regler og forskrifter for arbeidsbeskyttelse, sikkerhet, industriell sanitet og brannvern.

5. I sitt arbeid ledes kontorsjefen av:

- gjeldende lovgivning;

- interne forskrifter fra arbeidsgiveren;

— arbeidskontrakt og denne stillingsbeskrivelsen.

6. Kontorsjefen rapporterer direkte til direktøren for organisasjonen.

7. I løpet av fraværet av kontorsjefen (ferie, forretningsreise osv.) Utføres hans oppgaver av en person som er utnevnt i henhold til den fastlagte prosedyren. Denne personen tilegner seg de tilsvarende rettighetene og forpliktelsene som han er ansvarlig for.

2. Jobbansvar for kontorsjefen

Kontorsjef:

1. Utfører forberedelse og organisering av kontorarbeid:

- organiserer kontrollen av kontorutstyr (datamaskiner, telefaks, telefoner, skrivere, etc.) for å bestemme bruksberedskapen, sjekker sanitære forhold arbeide i kontorlokaler, overvåke samsvar med brannsikkerhet, sanitær og epidemiologisk sikkerhet under organisasjonens arbeid;

- gir kontoret skrivesaker, forbruksvarer og andre inventarartikler som er nødvendige for kontorets arbeid, gir lagring, distribusjon mellom ansatte og rasjonell bruk oppførte verdier;

- sørger for renslighet og orden på organisasjonens kontor.

2. Utfører arbeid med organisatorisk og teknisk støtte til administrativ og administrativ virksomhet leder av organisasjonen:

- godtar korrespondansen som kommer til behandling av lederen, overfører den i samsvar med avgjørelsen tatt til strukturelle enheter eller spesifikke artister for bruk i prosessen med arbeid eller forberedelse av svar,

godtar dokumenter og personlige søknader om signering av organisasjonssjefen,

- utarbeider dokumenter og materialer som kreves for lederens arbeid,

- gir en arbeidsplass for hodet de nødvendige midlene organisasjonsteknologi, skrivesaker, skaper et miljø som bidrar til det effektivt arbeid,

- overvåker rettidig behandling og innlevering av dokumenter mottatt for utførelse av strukturelle divisjoner og spesifikke utførere, sjekker riktigheten av utarbeidede utkast til dokumenter som blir sendt til hodet for signatur, sikrer redigering av høy kvalitet,

- organiserer telefonsamtaler med hodet, skriver ned informasjonen som er mottatt i hans fravær og gjør oppmerksom på innholdet, overfører og mottar informasjon på intercom, (telefaks, telex, etc.), samt telefonmeldinger, bringer den straks til ham informasjonsinformasjon mottatt gjennom kommunikasjonskanaler,

- forbereder brev, forespørsler, andre dokumenter på vegne av hodet, forbereder svar på forfatterne av brev,

- tegner ordrer fra regissøren og bringer dem til informasjon om ansatte,

- utfører arbeid med forberedelse av møter og møter holdt av lederen (samler inn nødvendig materiale, informerer deltakerne om tidspunktet og stedet for arrangementet, agenda, registrerer dem), fører og utarbeider referater fra møter og møter,

- utøver kontroll over gjennomføringen av de utstedte ordrene og ordrene fra organisasjonens ansatte, samt overholdelse av fristene for gjennomføring av instruksjonene og instruksjonene fra organisasjonssjefen, tatt under kontroll,

- sørger for at ansatte overholder instruksjonene fra organisasjonens ledelse,

- skriver ut, i retning av hodet, kontormateriell som er nødvendig for hans arbeid, eller legger inn aktuell informasjon i databanken.

3. Leder papirene.

4. Holder registrering og bokføring av innkommende og utgående dokumentasjon.

5. Mottar og sender e-post minst 2 ganger om dagen. Kontrollerer levering av post til organisasjonen fra postkontoret og levering av organisasjonspost til postkontoret

6. Organiserer mottak av besøkende, fremmer effektiviteten i behandlingen av forespørsler og forslag fra de ansatte.

7. Former saker i samsvar med godkjent nomenklatur, sikrer sikkerheten til organisasjonens dokumentasjon, inkludert ansattes rapporter, og sender dokumentasjonen til arkivet i god tid.

8. Gir kontroll over sikkerheten til materielle eiendeler.

9. Rådgiver besøkende om spørsmål knyttet til tjenestene som tilbys. Tar tiltak for å forhindre og eliminere konfliktsituasjoner.

10. Informerer ledelsen om de eksisterende manglene i tjenesten til besøkende, hvilke tiltak som er tatt for å eliminere dem.

11. Utarbeider bestillinger, leveringsavtaler, annen relevant dokumentasjon med leverandører av varer kjøpt av organisasjonen, sørger for at bestillinger sendes via e-post.

12. Holder oversikt over innkommende og solgte varer, utførte tjenester.

13. Holder oversikt over varelager og kontrollerer minimumsbalansen på lageret.

14. Koordinerer ferdigstillelse av kontoret og forberedelse til en ny arbeidsdag: rydding på arbeidsplasser, slå av kontorutstyr, belysning osv.

15. Utfører egne kontoroppgaver fra direktøren og nestleder i organisasjonen.

3. Kontorsjefens rettigheter

Kontorsjefen har rett:

1. Bli kjent med de nye bestemmelsene som ledelsen har vedtatt om sitt arbeid.

2. Lag forslag for å forbedre produksjonsprosessen.

3. Å be organisasjonens avdelinger og uavhengige spesialister om nødvendig informasjon som er nødvendig for å utføre offisielle oppgaver.

4. Krav fra ledelsen i organisasjonen om rette arbeidsforhold og overholdelse av bestemmelsene i den russiske føderasjonens arbeidskodeks.

4. Kontorsjefens ansvar

Kontorsjefen er ansvarlig i følgende tilfeller:

1. For feilaktig utførelse eller manglende oppfyllelse av sine oppgaver som beskrevet i denne stillingsbeskrivelsen, innenfor de fastsatte grensene arbeidslovgivning Russland.

2. For lovbrudd begått i løpet av sin virksomhet, innenfor de grenser som er fastsatt i den gjeldende administrative, kriminelle og sivile lovgivningen i Russland.

3. For å forårsake materielle skader organisasjoner innenfor de grenser som er fastsatt av den gjeldende arbeids- og sivile lovgivningen i Russland.

4. For bruk av virksomhetens eiendom og midler i interessene som er motsatte av grunnleggernes interesser.

Stillingsbeskrivelsen til en kontorsjef er et utvalg av 2019/2020. Job ansvar kontorsjef, kontorsjefs rettigheter, kontorsjefansvar.

Kontorsjefen er ansiktet på kontoret. I tillegg til pliktene til en sekretær, kombinerer han funksjonene til en personalsjef og. Dette er en seriøs stilling, derfor kreves høyere utdanning og arbeidserfaring for opptak.

Hva er ansvaret til en kontorsjef

Kontorforberedelse. Kontroll av datautstyr, telefoner og kontorutstyr. Ring til arbeidsmannen hvis reparasjon er nødvendig.
- Kontroll av sanitære standarder som belysning og romtemperatur.
- Utarbeidelse av dokumenter, rapporter og materialer som er nødvendige for å komme i gang og løse aktuelle problemer.
- Kontroll over arbeidet til sekretærer, kurerer og sjåfører. Fordeling av ansvar, innstilling av oppgaver, ansvarsgrader og analyse av effektiviteten i arbeidet deres.
- Utvikling av estimater og kontroll av utgifter som kreves for kontorbehov. Å gi ansatte kontormateriell, forbruksvarer og merker.
- Telle antall arbeidstimer for kontoransatte og overføre informasjon til regnskapsavdelingen for beregning av lønn.
- Overvåking av samsvar arbeidsdisiplin... Å føre oversikt over brudd på den daglige rutinen og kleskode.
- Organisering av møter, registrering og kundeservice.
- Å tilby forhandlinger, møter, presentasjoner og andre arrangementer nødvendige materialer og dokumenter, journalføring.
- Kontroll av arbeidet med kontordokumenthåndtering.
- Å drive forretningskorrespondanse med kunder og partnere, sende ut nødvendig materiale.
- Hjelpe ansatte med å løse nye problemer og konflikter.
- Koordinering av ferdigstillelse av kontorarbeid, kontroll over nedleggelse av utstyr, belysning, klimaanlegg.
- I mange organisasjoner er kontorsjefen ansvarlig for å ansette ansatte. Legge ut informasjon om ledige stillinger, gjennomgå CVer og til og med trene nye ansatte.

Nødvendige ferdigheter

Kontorsjefen er bindeleddet mellom ledelsen og kontorpersonalet. Etter behov rapporterer han om tilstanden og ytelsen i organisasjonen.

For å effektivt utføre oppgavene dine, må du kjenne til prinsippene for personellvalg og ledelse, planleggings- og motivasjonsmetoder, etikk i forhold, grunnleggende om kontorarbeid, arbeidslovgivning og regnskap... I tillegg må kontorsjefen ha stresstoleranse, evnen til raskt å ta beslutninger og være ansvarlig for dem.

Ethvert stort selskap krever en spesialist som er i stand til å tilby kontoraktiviteter. En slik ansatt er kontorsjef. Hvem det er, hvilke ansvarsoppgaver han er betrodd og hvilke rettigheter han har, blir diskutert nedenfor.

Hvem er kontorsjef

Kontorsjef (hovedkontoradministrator, assistent, lederassistent) er en ansatt i selskapet som sørger for at kontoret fungerer som det skal. Dette yrket krever ekstrem organisering, konsentrasjon og ansvar.

Kontorsjefen rapporterer direkte til daglig leder bedrifter / firmaer / selskaper. Basert på dette utføres ansettelse og avskjedigelse kun i henhold til ordren til generaldirektøren.

En spesialist som har fått minst fullført videregående opplæring, blir utnevnt til denne stillingen. Imidlertid ville det være mer ønskelig å ha høyere utdanning og arbeidserfaring.

Kontorsjefen er den koblende komponenten i samspillet mellom ledelsen og de ansatte som jobber på kontoret. På anmodning fra ledelsen utarbeider han en rapport om forholdene på kontoret og intern funksjon organisasjoner / selskaper / selskaper, og ikke bare.

Differensiering av spesialitetene "Kontorsjef" og "Sekretær"

Noen oppfatter yrkene "Kontorsjef" og "" som utskiftbare. Dette er imidlertid ikke sant. Stillingen til en kontorsjef er mer omfattende og multifunksjonell enn stillingen som sekretær, siden den gir et bredere spekter av oppgaver for å sikre organisasjonens operasjonsevne, mens avhengig av arbeidsgiverens område, kan arbeidsoppgavene til en kontorsjef variere betydelig, i motsetning til en sekretær.

Faktisk er en kontorsjef et høyere trinn på karrierestigen. Dette fører til et bredere spekter av ansvarsoppgaver, høyere lønn og økte krav til kandidaturen til den ansatte ansatt.

I forskjellige selskaper, selskaper, store bedrifter, er det kontorsjefen som er ansvarlig for å overvåke sekretærers arbeid og koordinere det.

I noen organisasjoner som ikke sørger for stillingen som personalspesialist, er kontorsjefen også engasjert i å rekruttere, legge ut informasjon om konkurransestart for en bestemt stilling, gjennomgå og studere CVen til en fremtidig ansatt, og til og med trene nytt personell.

Arbeidssted og gjennomsnittslønn til en kontorsjef

Jo større selskap, jo bredere og mer variert utvalg av kontoroppgaver som ansatte møter på daglig basis. Derfor kan ingen selskaper, selskaper, bedrifter, bedrifter, organisasjoner, beholdninger klare seg uten en kontoransvarlig som er koordinator for all kontoraktivitet. I denne forbindelse er kontorsjefen et veldig etterspurt og betydelig yrke for vellykket funksjon og optimalisering av alle kontorprosesser på kontoret til ethvert forretningsanlegg.

Høyt store selskaper kan ha i personalet ikke en, men flere kontorsjefer samtidig, som hver vil bli tilordnet den tilsvarende avdelingen eller avdelingen.

Til tross for den ganske høye etterspørselen er også konkurransen om kontorsjefstillingen ganske stor. I Russland handler det om 6 personer per sete.

Lønnen til en nybegynnerkontorsjef er:

i Moskva - 15-22 tusen rubler;
i St. Petersburg - 11-16 tusen rubler;
i Jekaterinburg - 8-13 tusen rubler;
i Novosibirsk - 7-12 tusen rubler.

Midt-nivå spesialister som allerede har fått arbeidserfaring og har vist sine organisatoriske ferdigheter, kan søke om lønn i Moskva opp til 30 tusen rubler, i byen på Neva - opptil 23 tusen rubler, i Jekaterinburg - opptil 20 tusen rubler, i Novosibirsk - opptil 18 tusen rubler.

Lønningene til høyt kvalifiserte fagpersoner er enda høyere. Så i Moskva kan den nå 60 tusen rubler, i St. Petersburg - 45 tusen rubler, i Jekaterinburg - 35 tusen rubler, i Novosibirsk - 30 tusen rubler.

Personlige egenskaper som kreves av en kontorsjef i arbeid

Hver leder har sine egne krav til den fremtidige ansatte i sitt selskap. Imidlertid er det en generalisert liste over kvaliteter, hvis eiere vil bli gitt den ubestridte prioritet for ansettelse som kontorsjef. Her er bare en liten liste over dem:

Nødvendig fagkunnskap for å jobbe som kontorsjef

For å kunne utføre sitt arbeid profesjonelt, må en kontorsjef ha følgende nødvendige kunnskaper:

Kjenn fremgangsmåten for å inngå og avslutte kontrakter;
Eie det grunnleggende om kontordokumentasjon;
Kjenn til grunnleggende regnskap, alle grunnleggende dataprogrammer som kreves for kontorarbeid ( Programvare MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, databaser), samt prinsippene for å jobbe med e-post og faks;
Vær en trygg bruker av en personlig datamaskin og Internett;
Ha ferdighetene til å skrive raskt;
Passende bruk av forretningsprotokoll og etikette;
Følg arbeidsbeskyttelsesstandarder, brannsikkerhetsregler, hygienestandarder;
Ha kunnskap om valg og ledelse av personell;
Bruk det grunnleggende innen psykologi og profesjonell etikk når du arbeider med personalet;
Kjenn reglene for bruk og drift av kontorutstyr;
Bruk motiverende teknikker når du kommuniserer med kontorpersonalet;
Ha forståelse for planleggingsmetoder i utviklingen av kontoraktiviteter;
Å være i stand til raskt å ta avgjørelser i kritiske situasjoner og være i stand til å ta fullt ansvar for resultatene av beslutningene som tas

Jobbansvar for en kontorsjef

Kontorsjefens direkte ansvar inkluderer:

Kjøp alt nødvendig papirvarer, utstyr og alt brukbare materialer for normal funksjon av kontorarbeid;
Overvåk helsen og ytelsen til alt kontorutstyr, inkludert datamaskiner, skrivere, fakser og annet kontorutstyr. I tilfelle havari, ring mesteren for å eliminere feilene som har oppstått;
Registrer korrespondanse systematisk når du kommer til kontoret, overfør den til strukturelle avdelinger for videre behandling og utarbeidelse av svar;
Sjekk minst to ganger om dagen e-post kontor;
Forbered lederens arbeidsplass før du starter arbeidsdag... Gi ham alt nødvendig kontorrekvisita og brukbart kontorutstyr;
Sorter og distribuere dokumentasjon til aktuelle avdelinger;
Spor og hold oversikt over innkommende samtaler;
Organiser mottakelse av besøkende, kunder og partnere. Følg selskapets policy for å kommunisere med besøkende, kunder og partnere;
Forbered møter, møter og forretningsmøter. Gi alle nødvendige utdelinger og skrivesaker for forhandlinger, møter, møter, presentasjoner og andre firmaarrangementer. Hold oversikt over hendelser, overvåke dokumentasjonsregistreringen av fremdriften i forhandlingene, analysere resultatene av møtene og møtene;
Tydelig og betimelig for å utføre bestillinger fra toppledelsen;
Følg bestemmelsene i stillingsbeskrivelsen;
Overvåke rapporteringsdokumentasjonen til selskapet, forberede deg på overføring av dokumentasjon til arkivet, overvåke kontordokumentflyten;
Utvikle materialene som er nødvendige for å feilsøke problemer og løse selskapets nåværende oppgaver;
Forbered kontoret før arbeidsdagen begynner;
Overvåk hovedindikatorene for hygienestandarder (belysning, romventilasjon, temperatur opprettholdt på kontoret);
Overvåke arbeidet til sekretærer, sjåfører, rengjøringsmidler, kurerer og alle ansatte som er direkte under hans kontroll;
Foreskrive et estimat og føre oversikt over alle nødvendige kostnader for en jevn drift av kontorarbeidere, gi dem kontorrekvisita og rekvisita;
Hold oversikt over arbeidstimer for kontoransatte for å overføre disse dataene til regnskapsavdelingen for opptjening til dem lønn;
, opprettholde en database om ansattes brudd på arbeidsdisiplin og den etablerte kleskoden;
Utføre forretningskorrespondanse med kunder og partnere i selskapet, under hensyntagen til alle normene for forretningsprotokoll og etikette;
Hjelp til å eliminere enhver form for konflikter, fiendtlighet, problemer og motsetninger som oppstår blant kontoransatte;
Koordinere slutten av arbeidsdagen på kontoret, overvåke nedleggelsen av alt kontorutstyr, belysningssystemer, klimaanlegg;
Godta dokumenter, søknader og appeller for senere behandling og signering av lederen av selskapet / foretaket / selskapet / eierandelen / organisasjonen;
For å gjøre lederen oppmerksom på all viktig mottatt informasjon;
Gi ordrer fra toppledelsen og sirkuler dem umiddelbart til personalet for gjennomgang.

Blant annet er kontorsjefen forpliktet til å følge de interne arbeidsbestemmelsene til sitt firma, dets charter og lovgivningsmessige rettsakter... Når en kontorsjef utøves, må han overholde lovgivningen i Den russiske føderasjonen, samt innenriks sivil- og arbeidsrett.

I løpet av fraværet av kontorsjefen tildeles alle hans ansvarsoppgaver til en annen autorisert person, tidligere avtalt og godkjent i ordren til generaldirektøren.

Kontorsjefrettigheter

I tillegg til plikter har en kontorsjef også rettigheter, blant annet:

Ansvar for kontorsjefen

En kontorsjef er ansvarlig under følgende omstendigheter:

Utilstrekkelig oppfyllelse av sine forpliktelser, nedfelt i arbeidslovgivningen i Den russiske føderasjon og selskapets interne forskrifter;
Å ignorere bestemmelsene i den russiske føderasjonens grunnlov, samt normene i den russiske føderasjonens administrative, sivile og strafferettslige lovgivning;
Forårsaker vesentlig skade på selskapet i samsvar med gjeldende arbeidsliv, sivil og administrativ lovgivning i Russland;
Uautorisert bruk av vesentlige eiendeler og eiendeler til selskapet, i strid med interessene til forretningsenheten og dens ledelse;
Misbruk personlig informasjon og konfidensiell informasjon om ansatte og toppledelse i selskapet, avsløring av interesser og forretningshemmeligheter i selskapet;
Grovt brudd på reglene for forretningsprotokoll og etikette;
Brudd på normene i det interne arbeidscharteret og selskapets forskrifter;
Brudd på brannsikkerhetsregler;
Manglende overholdelse av sikkerhetstiltak;
Gi falsk informasjon for personlig vinning.