Automatisering av arbeidet med forespørsler om kjøp av materialer. Automatisering av anskaffelsesprosedyrer

• Dyadechkin Sergey Nikolaevich,
• Siberian State Aerospace University oppkalt etter akademiker M.F. Reshetnev

• BUISNESS PROSESS
• AUTOMATISERING AV KJØPSPROSESSEN
• INFORMASJON SYSTEM
• INFORMASJONSTEKNOLOGI
• KJØPSPROSESS
• KJØPSTYRING

Denne artikkelen diskuterer oppgavene, mulige verktøy, automatiseringsmoduler og en beskrivelse avssen.

• Informasjonsressursenes rolle på det nåværende stadiet av økonomisk utvikling
• Bedriftsinformasjonssystemer som metoder for vellykket bedriftsledelse
• Informasjonssupportsystem i økonomistyring
• Kunnskapsbehandlingsalgoritmer i ekspertsystemer for økonomiske prosesser

Ethvert utviklingsselskap er individuelt på sin måte. Organisasjonens individualitet manifesteres i dens aktiviteter. I ethvert selskap oppstår spørsmålet om forretningsautomatisering. I denne forbindelse er det mange IS-er på IT-markedet som kan automatisere enhver virksomhet.

I dag blir retningen for automatisering av anskaffelsesprosessen mer og mer populær. Denne prosessen gir slik viktige funksjoner hvordan, innsamling og behandling av anskaffelsesinformasjon nødvendige ressurser... Lar deg lage en optimal anskaffelsesplan, dokumentarstøtte (utarbeidelse av anbudsdokumenter og kontrakter), samt koordinering av batchvolum og leveringstid.

Automatisering av anskaffelsesprosessen er en aktivitet for å forbedre effektiviteten til kjøpere og ledere av innkjøpsavdelingen, markedsførings- og tjenesteavdelingene ved hjelp av et spesielt program, som gjør det mulig for eieren eller lederen å analysere salget i tide og av høy kvalitet, planlegge anskaffelsesaktiviteter og overvåke gjennomføringen av planlagte mål.

Før implementering automatisert system du må sørge for at systemet er i full overensstemmelse med organisasjonsregnskapet i organisasjonen.

Fra siden av informasjonslogistikk spiller automatisering av innkjøpsadministrasjon i bedriften en viktig rolle. Effektiv styring av innkjøpsaktiviteter krever uavbrutt flyt, aktualitet og korrekthet av informasjon.

Anskløser følgende oppgaver:

1. Kontrollere varebalansen på lageret. Hvis det er et lite volum varer på lageret, blir det automatisk generert en søknad om kjøp av nødvendig materiale;
2. Utarbeide en optimal plan for innkjøp av varer fra leverandører. Analyser det nødvendige produktet i henhold til alle kriterier;
3. Formalisering av anskaffelsesprosessen;
4. Redusere sannsynligheten for feil gjort av ansatte;
5. Redusere kostnad og tid for kjøp av nødvendige varer.

Det er mulig å automatisere anskaffelsesprosessen ved hjelp av:

1. Elektroniske søknadsskjemaer, som består av ulike instruksjoner som reduserer sannsynligheten for feil i bestillingsstadiet;
2. Formalisering av søknadsbevegelsen, godkjenning og varsling;
3. Rapporteringsopprettelse.

Systemet for den automatiserte anskaffelsesprosessen bør inneholde følgende komponenter:

1. Innkjøpsadministrasjon lar deg samle inn innkjøpsrekvisisjoner for de nødvendige varene, automatisk opprette en rekvisisjon basert på lagerbalanser og prioritere viktige rekvisisjoner. Denne modulen lar deg sjekke penger og budsjettgrenser, lage anskaffelsesplaner, velge den optimale leverandøren, og gir muligheten til å kontrollere og se anskaffelsesprosessen.
2. Ledelse anbudskjøp lar deg legge ut informasjon om et anbud på Internett eller varsle leverandører om et anbud på e-post.. Det gjør det mulig å samle påkrevde dokumenter fra leverandører og statistiske data om gjennomførte anbud, samt analysere dem.
3. Rapporteringsenheten kan generere rapporter: på forespørsel, manuelt, automatisk og etter planen. Informasjon i rapporterings- og analyseblokken kan presenteres i ethvert spektrum og i hvilket som helst format: listeskjemaer, kalendernettverksdiagrammer.
4. Tilsynsblokken inkluderer: samle informasjon fra forskjellige kilder, legge inn data i IS, sjekke standarder, beregne kostnader og spore forskjellige endringer.

Den automatiserte prosessen for kjøp av et produkt er beskrevet nedenfor.

Figur 1. Anskaffelsesautomatiseringsprosess.

1. En søknad om kjøp av det nødvendige produktet genereres automatisk. Informasjon fra databasen går til IS. I sin tur analyserer IS tilgjengeligheten av varer på lageret, når den oppdager små volumer, danner den automatisk en applikasjon for kjøp av varer til det beste forholdet mellom pris, kvalitet og holdbarhet på varene.
2. Om nødvendig kan du danne en applikasjon manuelt i IS.
3. Lederen for innkjøpsavdelingen sjekker søknaden og sender den til leverandøren.
4. Leverandøren sender faktura til regnskapsavdelingen for å betale for varene.
5. Regnskapsavdelingen overfører midler til leverandøren.
6. Leverandøren sender varene til kjøperen.
7. Varene kommer til lageret. Fra lageret blir informasjon sendt til databasen og til innkjøpsavdelingen.

Automatisering av anskaffelsesprosesser når som helst moderne bedrift et viktig utviklingsstadium. Denne fasen lar selskapet optimalisere sine aktiviteter, og som et resultat spare penger og tid. For en moderne og motivert virksomhet i sin utvikling er bruken av systemet beskrevet ovenfor en uunngåelig faktor.

Liste over referanser

1. Deming W.E. Ny økonomi. - M.: Eksmo, 2012. - S. 303-400.
2. Malyavko K.V. Forbedring av forretningsprosesser i små og mellomstore bedrifter som bruker ERP-systemer // Bulletin of the North Caucasian State teknisk universitet... Serien "Økonomi". - 2010. - Nr. 1 (22). - S. 157-161.
3. Niv G.R. Prinsippene for å bygge en bærekraftig virksomhet. - M.: Business Books, 2011. - S. 59-187.
4. Kukartsev V.V., Sheenok D.A. Estimering av kostnader for oppgradering av programvare for systemer som er kritiske når det gjelder pålitelighet. / Bulletin of the Siberian State Aerospace University. acad. M.F. Reshetneva (Krasnoyarsk) 2012 - C 2-3.

Bedrifter fra et bredt utvalg av forretningssektorer står overfor gjentatte ordrerelaterte forretningsprosesser. De fleste forretningsprosesser i selskaper starter med en innkommende forespørsel fra en klient. Samtidig, i mange bransjer, er implementering av standardverk og tjenester en kompleks og forgrenet forretningsprosess, på forskjellige stadier der det kreves samhandling mellom ansatte fra flere divisjoner i selskapet.

Ofte løses slike typiske oppgaver av ikke de mest kvalifiserte medarbeiderne, som med et stort volum arbeid kan føre til feil og svikt som påvirker ytelsen og kvaliteten på arbeidet og tjenestene som tilbys.

Det ser ut til at problemet kan løses ved hjelp av automatisering, men i virkeligheten er ikke alt så enkelt. Ofte befinner en virksomhet seg i en situasjon med å velge mellom to dårlige alternativer - dyre investeringer i utrulling av automatiseringssystemer for forretningsprosesser og deres integrasjon med eksisterende infrastruktur, eller "frysing" av forretningsprosessen i dagens tilstand, noe som i fremtiden vil føre til en reduksjon i selskapets konkurranseevne.

Hva er problemet

Situasjonen forverres av kompleksiteten, forgreningen og opasiteten til selve forretningsprosessene. Et eksempel fra telekom-sfæren. Når du behandler en søknad om tilkobling av en abonnent, er det to typer kontroller av muligheten for å tilby en tjeneste - automatisk når dekningsområdet analyseres ved hjelp av en database, og manuelt, når det er mulig å finne ut nøyaktig om en abonnent bare er i dekningsområdet med papir eller ustrukturert elektroniske dokumenter... Det kan være vanskelig for ansatte å forstå hvilken vei prosessen skal gå i en bestemt sak.

Som et resultat fører dette til feil og forsinkelser, mens raskest mulig tilkobling er en nøkkeloppgave for teleoperatøren. Hver dag med å vente på en forbindelse reduserer sannsynligheten for et vellykket resultat - klienten kan koble seg til raskere konkurrenter eller ombestemme seg helt.

Og selv etter at mesteren går til klienten og kobler ham til nettverket, må backoffice-arbeidere legge til en ny abonnent til det mest forskjellige systemer - fra HelpDesk til fakturering og CRM. Og selvfølgelig kan det når som helst gjøres en feil som vil føre til problemer i fremtiden - for eksempel feil debitering av midler eller ikke utstedte fakturaer i tide.

Rørledning for forretningsprosesser

Forretningsprosessarkitekter lager slike beskrivelser. Deretter lastes diagrammet inn i BPM-systemet, som tar over kjøringen av forretningsprosessen. Ved passende utløsere - for eksempel når en ordre vises - får ansatte ved forskjellige avdelinger oppgaver de løser. Hvis prosessen "fryser", så ser ledelsen umiddelbart hvilken ansatt det skjedde - på hvert trinn kan du sette tidsfrister, hvis tilnærming genererer varsler for de ansvarlige.

Samtidig utføres oppgavene med å samhandle med andre programmer uten menneskelig inngripen i det hele tatt - for eksempel, hvis det er nødvendig å sjekke en søker om et kredittkjøp, kan systemet be om hans økonomiske data gjennom API til kredittbyrået.

Dette lar deg redusere sannsynligheten for feil, standardisere komplekse forretningsprosesser, oppdatere dem i samsvar med skiftende krav og øke arbeidet til personalet. Som et resultat, færre ulykkelige kunder og mer penger fra selskapet. Det ser bra ut, men faktisk, ikke her, "er ikke alt så enkelt."

Ikke så enkelt

I tillegg er slik programvare som regel implementert i form av en nettportal der brukere med passende roller opprettes. For ansatte ser alt dette ut som et annet program der du trenger å jobbe, noe som ikke er veldig praktisk.

Et annet viktig poeng er at BPM-systemutviklere som regel ikke tar hensyn til å skape et vakkert og funksjonelt arbeidsgrensesnitt. Det antas at kundene implementerer det på egenhånd i klientapplikasjonen, og samhandler med systemet via API. Derfor tjener det "opprinnelige" grensesnittet vanligvis bare til å demonstrere systemets evner. Men å takle en så kostbar integrering og opprettelse av et nytt grensesnitt har bare råd store selskaper, og små og mellomstore bedrifter har ikke slike ressurser.

Og til slutt er den største ulempen meningsløsheten ved å bruke separat programvare for automatisering uten integrasjon med andre verktøy som brukes i selskapet. Denne integrasjonen er ekstremt dyr, selv om det originale systemet er gratis. For eksempel lagrer ikke BPM-systemer data relatert til forretningsprosesser og forespørsler, noe som betyr at du må koble til et system som kan imøtekomme slik informasjon.

Som et resultat, et selskap hvis virksomhet ikke er relatert til utvikling programvare, har rett og slett ikke råd til å implementere slike systemer og leve på den gamle måten, jobbe ineffektivt og tape penger.

Open Source løper til unnsetning

Derfor har vi utviklet et nytt produkt, Hydra OMS, en open source-applikasjon integrert med et BPM-system. I vårt tilfelle er det Activitis BPM-system med åpen kildekode.

Data om bestillinger og deres status lagres i den innebygde lagringen, noe som betyr at det ikke er behov for å bruke eksterne baser data. I stedet for uhyrlige nettportaler jobber brukeren her i et vennlig grensesnitt. Den integrerer en BPM-widget som lar deg starte forretningsprosesser for nye ordrer og utføre den nåværende oppgaven for forretningsprosessen. Med hjelpen kan du automatisere bevegelse av ordrer og sette opp en trinnvis "veiviser" for utførelse.

Her er et lite eksempel - en typisk prosess er en ferieforespørsel. Forretningslogikken til en slik prosess kan vises med følgende BPMN-diagram:

Når forretningsprosessen når scenen Håndteringsforespørsel, vil widgeten i Hydra OMS vise følgende skjema for brukeren:

Sett, feltoppsett og muligheten til å redigere dem konfigureres av administratoren for hvert skjema på forhånd. Modulen viser skjemaet ved å fylle ut feltene med verdier fra gjeldende rekkefølge.

Alt dette lar deg lage "end-to-end" forretningsprosesser, hvor trinnene utføres i forskjellige systemer. Brukere av disse systemene blir varslet, og lederne deres kan spore fremgang når som helst.

Samtidig tillater åpen kildekode til prosjektet, om nødvendig, å lage en versjon av programvaren, "skjerpet" for en bestemt virksomhet, og ikke kaste bort tid og penger på integrering av et tredjepartsverktøy, eller, dessuten, å utvikle din egen fra bunnen av.

Last ned Hydra OMS fra Github, legg stjerner der og skriv oss dine ønsker.

Alle bedrifter kjøper råvarer, materialer, utstyr i forskjellige volumer. I handels- og produksjonsbedrifter er dette en del av kjernevirksomhetsprosessen. I andre, for eksempel IT-selskaper, er innkjøpsadministrasjon en tjeneste eller en støttende forretningsprosess. Anskaffelsesprosedyrer varierer sterkt fra bransje til bransje - fra stramme føderale regler til offentlige etater å "leve" uformelle anskaffelsesprosedyrer i småbedrifter.

La oss vurdere anskaffelsesprosedyrene fra automatiseringssynspunktet, løsninger som brukes for dette og eksisterende begrensninger. La oss fremheve hovedstadiene i anskaffelsen og muligheten for å automatisere hver av dem.

IP i anskaffelser

Følgende grupper av automatiseringsverktøy som brukes i forskjellige selskaper kan skille seg ut omtrent:

Statlige selskaper

Innkjøpsprosedyrer statlige selskaper regulere lov nr. 44-FZ "Om kontraktssystemet innen anskaffelse av varer, arbeider, tjenester for å dekke statlige og kommunale behov" og lov nr. 223-FZ "Om anskaffelse av varer, arbeider, tjenester separate typer juridiske enheter".

Det er flere dokumenterte IT-systemer som gjør at anskaffelser kan overholde lovkrav. Slike spesialiserte programvarer inkluderer ikke bare bedriftsregnskapssystemer, men også integrasjon med sentraliserte handelsplattformer eller en separat applikasjon av et lignende handelsplattform... Ofte blir slike løsninger utviklet internt eller spesialisert av en av integratorene.

Store kommersielle selskaper

Mange selskaper som tilhører det store forretningssegmentet faller inn under anskaffelsesregelverket 223-FZ, men de selger dem fra en annen posisjon, gitt deres kommersielle fokus. Først og fremst snakker vi om statlige selskaper. Arbeid med rutinemessig gjennomføring av en forretningsprosess uten å automatisere hele arbeidskjeden er utbredt i store selskaper.

Likevel, innen store forretninger, har systemer og delsystemer spesialisert for automatisering av anskaffelsesaktiviteter oppstått og blir brukt. Dette er løsninger av SRM-klassen (Supplier Relationship Management) og moduler med stor ERP som har lignende funksjonalitet. På store datamengder er det spesielt viktig å kontrollere personalfeil og koble data til gjenstander i regnskapssystemet for å danne effektiv analyse.

I stor virksomhet oftere og oftere er det separate sløyfer automatisert ved hjelp av fleksible BPM-tilnærminger og WorkFlow-undersystemer. Et eksempel er forretningsprosessen med å organisere og gjennomføre anbud, modellert og automatisert ved bruk av ELMA BPM for et russisk oljeselskap. Å holde anbud er bare en del av en større anskaffelsesprosess. Likevel, som det fremgår av eksemplet, i en spesifikk oljeselskap dette er en ganske imponerende og kompleks prosess.

Bildet viser en visualisering av anbudsprosessen - rekkefølgen av handlinger, deltakere i prosessen. Dette er det første trinnet mot den påfølgende automatiseringen av forretningsprosessen med tillegg av dokumentgenerering, dataoverføring til ERP-systemet, CRM-integrasjon, etc.

Det neste eksemplet er forretningsprosessen med å gjennomføre et kjøp i et oljeselskap, som allerede er automatisert i ELMA BPM-systemet. Hver blå blokk i diagrammet representerer en annen prosess.

Innkjøpsprosess kart automatisert i ELMA BPM

La oss snakke mer detaljert om automatisering av kjøp ved bruk av BPMS ved hjelp av eksemplet på mellomstore og små bedrifter.

Mellomstore og små selskaper

Høy-echelon-bedrifter bruker ofte de samme løsningene som i store virksomheter - seriøse tilpassede ERP-moduler, separate integrerte løsninger. I en veldig liten bedrift blir automatisering vanligvis ikke tenkt på, siden kostnadene ved spesialiserte løsninger ikke gir reelle fordeler ved implementering.

Mellomstore og små og mellomstore bedrifter ser på automatisering av anskaffelser fra et nytt perspektiv - fra siden til å lage løsninger basert på eksisterende plattformer. Ofte er disse:

ECM - for dannelse, godkjenning og lagring av innkjøpsdokumentasjon;

Økonomisk og regnskapssystemer - for planlegging av kjøpsbeløp og gjenstander;

CRM - for å opprettholde kontakter med anskaffelsesdeltakere;

BPM - for å automatisere individuelle trinn eller hele prosessen med anskaffelsesprosedyren, inkludert forberedelse, gjennomføring og kontroll av anskaffelsen.

I dette miljøet er det effektivt å bruke BPM-systemer for å administrere forretningsprosesser. På en universell plattform kan du raskt bygge og endre konturene av forberedelse, gjennomføring og kontroll av kjøp. Med en slik løsning blir hele anskaffelsesprosessen utført og overvåket i ett system, den kan raskt endres og suppleres, noe som dramatisk reduserer implementeringskostnadene.

Stadier av anskaffelsesprosedyren

Til tross for alt mangfoldet av anskaffelsesaktiviteter i mellomstore bedrifter, i løpet av automatisering, identifiserer konsulenter fire hovedblokker for arbeid, ellers kalt anskaffelsesfaser. Konvensjonelt refererer hver av de anvendte WorkFlow i anskaffelsesautomatisering til en av disse trinnene:

Dannelse av etterspørsel - scenen når behovet for anskaffelser dukker opp;

Forberedelse for kjøp - en intern arbeidsfase;

Anskaffelse av anskaffelser - forhold til entreprenører;

Utførelseskontroll - internrevisjon og den faktiske tilbudet av etterspørselen som ble dannet i begynnelsen av prosessen.

Ofte lukkes flere stadier av en prosess, og noen ganger implementeres alle fire trinn som en enkelt forretningsprosess for å gjennomføre en anskaffelse.

Dannelse av behov

Stadiet for behovsdannelsen avhenger av detaljene i virksomheten. Basert på den praktiske erfaringen med å implementere ELMA BPM-systemet i klientselskaper, er det flere hovedtyper av etterspørselsgenereringsprosesser:

Innkjøpsforberedelsesfasen inkluderer flere parallelle prosesser:

Det genererte behovet er formalisert i form av offentlige dokumenter og er tydelig bestemt. Referansebetingelser, spesifikasjoner, planer og andre dokumenter blir utarbeidet, som overføres til entreprenører på neste trinn.

Budsjettering gjøres - refererer til visse poster eller gjør endringer i økonomiske planer.

Ved kjøp i formatet forespørsel om forslag, utføres et søk og innledende vurdering av potensielle leverandører.

Pakker med dokumenter for anskaffelsen blir samlet og avtalt.

Ansvarlig for gjennomføringen av anskaffelsesprosedyrene som utføres på neste trinn blir utnevnt.

Kjøpsutførelse

Hoveddelen, som vanligvis kalles "anskaffelsesprosedyren" er den tredje fasen, gjennomføringen av anskaffelsen.

Denne prosessen er vanligvis mest nøyaktig og fullstendig beskrevet av konsulenter, er automatisert i forskjellige systemer og består av flere hovedblokker, hvis automatiseringsoppgaver er klare og gjennomsiktige.

Kjøpet forberedes. De tidligere registrerte personene utgjør anbudspakker eller andre datasett fra dokumentene.

Konkurransedyktig dokumentasjon blir publisert på nettstedet eller sendt til deltakerne i forespørselen om forslag. Handlingssettet på dette stadiet avhenger sterkt av typen anskaffelsesprosedyre. For eksempel krever noen forskrifter publisering av anskaffelsesdata i spesialiserte medier eller formell varsling fra reguleringsmyndigheter.

I neste trinn godtar de ansvarlige for anskaffelsen deltakernes bud og forslag. I mange selskaper er dette pakker med dokumenter, men stadig flere søknader mottas i elektronisk form.

De fleste anskaffelsesprosedyrer sørger for kommunikasjon mellom selskapets ansatte og tilbydere. Representanter ber om ytterligere informasjon og avklaringer, be om dokumenter under pålitelighetssjekken. Kunngjøringen om forhandlinger som en ny runde med valg kan også betraktes som en del av denne fasen.

Avslutningen på prosedyren er valg av leverandør. Vanligvis er dette en ganske komplisert prosess, inkludert å samle inn meninger fra eksperter, organisere et møte i anskaffelseskommisjonen og registrere beslutningene til denne kommisjonen og endelig signering av dokumenter.

Overgangen til neste trinn - gjennomføringen av kjøpet - er forskjellige tjenester, ofte integrasjonsprosesser. Informasjon om valgt leverandør, leveringsplan og betalinger overføres til aktuelle avdelinger og systemer gjennom forskjellige kanaler.

Avslutningen på en hvilken som helst prosedyre er valg av leverandør. Dette er vanligvis en ganske kompleks prosess. Det inkluderer å innhente meninger fra eksperter, organisere et møte i anskaffelseskommisjonen og registrere avgjørelsene, endelig signering av dokumenter.

Som du kan se er innkjøpsprosedyren svært deterministisk og lett automatisert. Mange delprosesser har et ganske høyt modenhetsnivå - de er i det minste regulert, og ofte automatiserte og målbare.

Når du automatiserer hovedinnkjøpsprosedyren, blir BPMS en manglende komponent, slik at hele nettverket av forretningsprosesser kan administreres. Det gir verktøy ikke bare for rask gjennomføring og overvåking, men også for målrettet endringsledelse.

Utførelseskontroll

Dette er en grenseetappe. Det er ikke riktig å inkludere blokkeringen av kontraktutførelsesprosesser i anskaffelseskretsen - her overføres kontrollpunktet til spesialiserte systemer, ERP eller andre regnskapskretser, og innkjøpsavdelingens rolle reduseres til riktig overføring av informasjon, støtte til anskaffelsen og analyser. Et eksempel på slik analyse kan være dannelsen av et register over permanente eller omvendt upålitelige leverandører.

Hvilke prosesser overvåkes i anskaffelser på utførelsesstadiet?

Inngåelse av en kontrakt;

Betaling av regninger;

Dokumentasjonsbevis for levering;

Kvalitetskontroll av ytelse.

Det er viktig for virksomheten å kontrollere både anskaffelsesresultatene og selve prosessen. Ytelsesberegninger i anskaffelser er tema for en annen lang artikkel. Som et eksempel kan vi trekke frem tre ganske klassiske områder der analyse samles inn av bedrifter som bruker ELMA BPM for å automatisere kjøp:

Tidspunkt for oppgaver på hvert trinn i prosessen - fra selskapets og den spesifikke entreprenørens synspunkt;

Fange fakta i den virkelige verden - dokumenter og transaksjoner;

Kostnadene ved å gjennomføre anskaffelsesprosedyrer og effektiviteten i utgiftene.

Vi undersøkte mulighetene for å automatisere en anskaffelsesprosess på flere nivåer og individuelle delprosesser som er en del av den. Temaet for automatisering av anskaffelsesprosedyrer ved bruk av BPMS ble diskutert mer detaljert på konferansen "Business Processes Understandable for Business". Høyttalerne siterer et stort antall eksempler på forretningsprosesser fra ekte ELMA-praksis, og viser også hvordan systemgrensesnittene ser ut hvor deltakerne i anskaffelsesprosedyrene jobber.

Hvis du driver din egen virksomhet, vet du sannsynligvis hvor mye som avhenger av vellykket planlegging av varekjøp. Her og rettidig levering av produkter, og overholdelse av ledetid og plan for kostnadene, og til og med kvaliteten på produktet.

Mange forretningsmenn utarbeider en plan med fokus på dataene til den utbredte programvaren 1C: Trade Management og Procurement Assistant-utvidelsen. Denne utvidelsen er egnet for de fleste 1C-programmer.

Hovedtrekk ved automatisering av anskaffelser

Ledere mottar anskaffelsesinformasjon slik at de kan kjøpe varer effektivt og timing riktig. Dette resulterer i den mest effektive interaksjonen med leverandørselskaper og kostnadsreduksjon.

Automatisering av å lage en plan i 1C-programmet gjelder to parametere:

1. driftsreserver - denne kategorien dekker all virksomhet i selskapet;
2. sikkerhetslager - her er lageret registrert, dannet for å beskytte mot uforutsette situasjoner: uforutsigbar oppførsel fra kjøperen, forstyrrelse av leveringstiden

Planlegging av driftslagre utføres basert på firmaets behov: i produktene som skal produseres, og firmaets eksisterende behov. Kompilert kalenderplan anskaffelser. Basert på hans data blir det tatt en beslutning om å sende søknader til leverandører.

Anskaffelsesprognose (forstørret) er laget, produksjonsplan er spesifisert. Basert på dette opprettes en oppdatert anskaffelsesplan. Programvaren bruker regnskapsdataene til selskapets lager.

Beregningen av behovet for kjøp av varer utføres i henhold til data om gratis saldoer på lageret til foretaket og det nødvendige volumet av forsikringsbeholdninger etter gjennomføring produksjonsprogram... På denne måten kan du automatisere anskaffelsesledelse og planlegging.

Planleggingen av sikkerhetslager utføres ved hjelp av planlegging etter ordren. Det representerer et visst nivå, under hvilket aksjene ikke skal falle. Denne mekanismen er nødvendig for å kontrollere øyeblikket for bestillinger til leverandører og bestemme volumet på denne bestillingen. For hver vare kan punktet og størrelsen på aksjen bestemmes separat. For dette formålet brukes forskjellige beregningsmekanismer: av den gjennomsnittlige batchstørrelsen på varetypen, av optimal størrelse, fast verdi.

Listen over funksjoner som tilbys av 1C-programmet inkluderer:

• planlegging av kjøp i 1C basert på produksjons- og salgsplaner, utestående og interne ordrer;
• registrering av ordrer og kontroll over implementering;
• generering av leverings- og betalingsplaner;
• ordreforvaltning - så snart aksjer når et visst nivå, begynner en ordre å dannes;
• aksept av varer støttes i henhold til forskjellige ordninger, inkludert aksept for salg og mottak av råvarer;
• analyse av lageret, produksjon, deres behov for materialer, produkter, varer;
• analyse tilleggsvilkår, inkludert kontrakter med faste varer, vilkår og volumer;
• prognoser for lagernivå i lager, en reservelager for varelager, planlegge kjøp med tanke på mottatte data
• utarbeide en liste over leverandører og deres valg i henhold til flere kriterier: omdømme, leveringshistorikk og hasterparametere, territoriell funksjon;
• automatisk generering av ordreleverandører for de valgte i henhold til forrige punkt.

Innkjøpsplanen i 1C: Trade Management-programmet (versjon 8.3) er utarbeidet i henhold til salgsdata for den siste måneden for et bestemt lager og en gruppe produktnavn. Bestillinger dannes på grunnlag av en forhåndsutviklet anskaffelsesplan. Programmet kan også hjelpe, ved å danne en salgsplan basert på data for forrige måned, øke indikatoren med 10 prosent.

Anskaffelsesplanlegging

Programmet inneholder et prognosesystem kommersielle aktiviteter bedrifter. Den er utstyrt med verktøy for å automatisere planlegging. Dette lar deg ikke komme i situasjoner som enkelt utstyr og mangel på arbeid for selskapets spesialister. Aksjer i lager vil være lettere å vedlikeholde på et optimalt nivå. Oppfyllelse av bestillinger vil ta kortere tid. Generelt vil dette forbedre bedriftens ytelse. Hvis du håndterer verktøyene i denne programvaren dyktig, kan du planlegge volumene på kjøp og salg ganske nøyaktig.

Seksjonen inneholder:

• salgsplan etter kategori: ved hjelp av dette verktøyet opprettes en samlet salgsplan, uttrykt i antall, med inndeling etter produkttyper;
• i henhold til nomenklaturen: en oppdatert plan for salgsvolum utarbeides i mengde og beløp; en anskaffelsesplan er utarbeidet i henhold til de to foregående;
• en guide til planleggingsscenarier der du kan endre parametere og frekvens;
• referansebok om typene planer.

Planleggingstyper genereres i henhold til scenariet. For hver type beregnes parametrene som brukes til å bestemme indikatorene. Data for hver indikator støttes av kilder.

Forsynings- og anskaffelsesledelse

Dokumentet "Distribusjonsstandarder" er ansvarlig for dette. Sesongforhold brukes også til å fange opp svingninger i etterspørselen over årstidene. Dette gjelder såkalte sesongvarer, hvor etterspørselen øker til bestemte tider av året.

På grunnlag av salg etter kategori er en dannet etter vare. Planlegging er basert på salg. Det tas hensyn til mange parametere: mengde, mengde, tid osv. Programmet er finjustert for hver parameter, dette er en lang prosess, men så vil du ha en nøyaktig plan for å gjøre forretninger i en måned eller et år.

Konklusjon

1C Handelsledelse - kompleks, men effektivt verktøy planlegging av kjøp og salg og historisk dataanalyse, hjelper til med å lage ordrer for leverandører og generere alle nødvendige dokumenter.

• 1C: Ledelse av et lite selskap
• 1c regnskap
• Microsoft Excel
• Photoshop
• Yandex Market
• I kontakt med

På veksttidspunktet står mange selskaper overfor det faktum at med økning i antall bestillinger blir tiden for behandling behandlet. De ansatte som er involvert i disse prosessene har ikke tid til å registrere alt eller legge inn nødvendig informasjon i feil dokumenter. På et tidspunkt innså Moskva-selskapet Virtuality Club at de brukte mer tid på administrasjon enn på å utvikle produktene sine. Løsningen var automatisering. "Nå jobber vi mindre og tjener mer," sier Maxim Vergazov, grunnlegger av Virtuality Club. Gründeren fortalte nettstedet om hvordan man kan kontrollere alle prosesser ved hjelp av en programvareløsning.

31 år gammel, grunnlegger og kommersiell direktør for selskapet Virtualitetsklubb... Utdanning: Det fakultet for økonomi, Tashkent Institute of Irrigation and Melioration. Virtuality Club-selskapet selger forskjellige virtual reality-enheter og attraksjoner, utvikler programvare for dem og tilbyr tjenester innen dette området. Selskapet har to underholdningsklubber for virtuell virkelighet i Moskva og flere franchisetakere i regionene.

Hvorfor automatisering var nødvendig

Virtuality Club utvidet seg til fire virtuelle reality-spillklubber i 2016. I tillegg selger og leier hun 3D-attraksjonene sine gjennom en nettbutikk og lager programvare for dem.

I 2016 økte antall ordrer betydelig. Fra et økonomisk synspunkt er dette selvfølgelig en positiv utvikling. Men flere og flere ansatte må involveres i ordrebehandlingen, og dette har, som det viste seg, blitt et hinder for utvikling.

Under toppbelastning hadde ikke ansatte alltid tid til å legge inn alle dataene i Excel-regneark. På grunn av dette var det ikke klart hvilke av ordrene som allerede hadde mottatt betaling, hvem av kundene som hadde varene sendt til, og hvem ikke. Det var ingen klarhet om det nåværende varesortimentet på lageret, fordi noe av det allerede var betalt for, men relevant informasjon ennå ikke var registrert. Informasjonen ble spredt, og det var vanskelig for ledelsen å samle inn alt nødvendig informasjon satt sammen for analyse.

Søknader fra selskapets nettsider ble sendt til e-post. Registrering for en spilløkt, forespørsel om å leie utstyr til arrangementer utenfor stedet eller spillrommet, be om franchise, etc. - på dagen for slike søknader er det opptil 50 enheter. Og i arbeidssamtaler og via e-post bestemte ansatte hvilke av dem som skulle ta, behandle bestillingen og fortsette å fortsette den.

Alle tabeller og dokumenter var spredt. Og det var ingen enkelt database der alle varer, ordrer og økonomi ble oppbevart.

Dette førte til stadige spørsmål mellom ansatte og presiseringer fra ledelsen om hva som bør og ikke bør gjøres. Og på et tidspunkt ble det klart at arbeid i denne modusen ble uproduktivt: for mye tid ble brukt på å utføre typiske arbeidsprosesser og innhente nødvendig informasjon.

I selskapet Virtuality Club brukt omde fleste bestillingene sendes ikke som i butikkene, da kunden umiddelbart betalte for kjøpet og umiddelbart mottok varene. Her kan ordrehåndtering ta fra 1 til 7 dager. Det ble krevd en reservasjonsmekanisme, der den faktiske tilgjengeligheten av varer på lageret ville være synlig. Dette vil ekskludere en situasjon der ordrene ble samlet inn på en dag, og på leveringstidspunktet var de nødvendige varene ikke tilgjengelig på lageret. Selv om dette er i balansetabellene, ble dette produktet oppført.

Den primære oppgaven var å behandle ordrer med minst antall handlinger og i riktig rekkefølge: fra kundekontakter til vurdering av kvaliteten og hastigheten på ledernes arbeid.

En løsning for alle oppgaver

Virtuality Club begynte å lete etter et produkt som ville kombinere driftsregnskap for varer, økonomi, ordrer og kunder. Som sådan ble produktene valgt "1C: Management of a small company 8", og entreprenøren for installasjonen i skyen - selskapet RG-Soft. Det ble valgt fra en rekke selskaper som tilbyr tjenester for leie av servere i 1C, på grunn av hastigheten på behandlingen av forespørsler og forholdet "pris / kvalitet".

1C-produktet ble valgt fordi konfigurasjonen passet til Virtuality Club av flere grunner:

tilgjengelighet mobil applikasjon for å gjennomføre driftsregnskap;

tilgjengeligheten av CRM;

et stort antall forhåndsinstallerte rapporter;

tilgjengeligheten av integrasjoner med populære CMS-nettsteder, analysesystemer, PBX;

tilgjengeligheten av "produksjon" -modulen;

evnen til å føre ledelsesjournaler.

Under implementeringsprosessen ble det klart at kapasiteten til den grunnleggende versjonen programvareprodukt ikke nok til å løse andre problemer. Spesielt ønsket selskapet å automatisere behandlingen av innkommende samtaler og bestillinger, forespørsler fra nettstedet. For å løse disse problemene ble et telefonipanel og en prosessor integrert i 1C: UNF, som lastet opp alle arbeidsoppgavene til UNF-databasen.

Selskapet ønsket også å spore resultatene reklamebedrifter... For dette ble en ny modul introdusert, på grunn av hvilken alle forespørsler fra nettstedet eller samtaler ble sendt til 1C: UNF med identifikatoren for reklamekilden som klienten kom fra.

Automatiseringen varte i ett år og viste seg å være mer global enn det man opprinnelig trodde på Virtuality Club.

Resultater: mer salg, mindre arbeid

"Workflows" -funksjonen, som dukket opp i "1C: UNF", lar deg varsle ansatte om behovet for å ta på seg en bestemt ordre og utføre de nødvendige handlingene på den. Nå skjer alt dette i enhetlig system, og tidligere - i form av korrespondanse per post med obligatorisk kopiering av brevet i flere arbeidschatter. Nå går ikke medarbeidernes tid bort på å overføre informasjon om ordrer til hverandre.

Den samme funksjonen lar deg automatisk varsle kunder om arbeidet på bestillingen. Takket være varsler vet de at bestillingen er akseptert for behandling, samt om alle endringer i statusen. Ansatte i selskapet trenger ikke lenger å kaste bort tid på samtaler med slik informasjon.

Lederne har oppdatert informasjon om restene av varene på lageret. Takket være den tilpassede forretningsprosessen blir varelageret nå satt opp i programmet automatisk. Hvis det blir nødvendig å sørge for haster levering av allerede reserverte varer, kan den endres av den ansvarlige. Men i alle situasjoner mister ikke selskapet kontrollen over saldoer og forsyninger.

Arbeidet med innkommende anrop i Virtuality Club har også gjennomgått endringer. Ved å svare på et anrop fra en ny klient, spretter programmet automatisk opp et vindu for å gå inn og lagre all nødvendig informasjon om ham. Hvis klienten allerede har kontaktet selskapet, vises kortet hans automatisk i 1C: UNF-databasen. Dette gjør at lederen kan referere til kunden ved navn og se ordrehistorikken.

Programmet kan ta opp samtalen og om nødvendig lytte til den. Denne funksjonen viser seg å være etterspurt når du trenger å huske de siste avtalene med klienten. Det er spesielt relevant hvis bestillingen ble jobbet med i annen tid flere ledere.

Hvis en samtale mottas av en ansatt, og en annen leder er pålagt å jobbe med en klient, skjer videresending med ett klikk. Før automatisering informerte den ansatte som mottok samtalen klienten om at de ville ringe ham tilbake. Og han skrev selv en tekst til riktig leder med alle dataene til innringeren og informasjon om at det var nødvendig å kontakte ham. Nå kan du ringe klienten fra hvilken som helst form av programvareproduktet. Dette sparer lederens tid til å behandle bestillingen.

Nettstedet til Virtuality Club-selskapet er integrert med 1C: UNF og analysetjenesten. Dette lar deg se i et spesielt felt hvilken reklamekanal klienten kom fra, hvilken ordre han gjorde, når han betalte, og hva selskapets fortjeneste er fra ham.

Alle søknader som mottas via selskapets nettside, lastes automatisk opp til programmet i form av delen "Hendelser". Det er ikke lenger nødvendig å legge inn informasjon om applikasjonen manuelt. Data om klientens navn, telefonnummer og e-post lagres i delen "Motpart".

Takket være automatisering bruker ansatte nå mindre tid på å godta og behandle hver bestilling. For det samme jobbe tid, som før, klarer de å jobbe med et stort antall kunder

Dette, kombinert med bedre ordrebehandling, førte til økt salg, selv om dette ikke var det endelige målet for automatisering.

"Forretningsprosesser har forbedret seg, salgsvolumet har økt, analyser og rapportering er forenklet. På grunn av automatisering følte ingen engang mer arbeidsbelastning, og vi begynte ikke å øke personalet vårt," sier Maxim Vergazov.

For tiden er arbeidet automatisert på to kontorer. I nær fremtid vil det bli organisert arbeid i andre avdelinger etter samme ordning.