SWOT-analyse av implementeringen av det elektroniske dokumentstyringssystemet i selskapet. Analyse av effektiviteten ved bruk av systemet Analyse av implementeringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Analyse av effektiviteten av implementeringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS)

Effektivitet er en av de vanligste økonomiske begreper... Effektivitet kan defineres som sannsynligheten for å oppnå et mål. Ovennevnte analyse av lokalene eDMS implementering utilstrekkelig til å anbefale implementeringen. Det kreves en analyse av den økonomiske effektiviteten til EDMS.

Systemimplementeringsmål elektronisk dokumenthåndtering:

kontor automatisering,

automatisering av dokumentflyter,

automatisering av kontroll over utførelse av dokumenter og ordrer,

forbedre prestasjonsdisiplin,

ordne ting i arbeidet med dokumenter,

redusert tid for operasjoner med dokumenter,

overgang til papirløs teknologi.

Dermed er det mulig å bestemme effektiviteten av å bruke det elektroniske dokumentstyringssystemet (EDMS) i smal sans for individuelle næringer og brukere. I dette tilfellet er det rimelig å vurdere følgende typer effekter:

økonomisk - indikatorene tar hensyn til verdiverdier alle typer resultater og kostnader på grunn av implementeringen av EDMS. Automatisering av kontorarbeid, automatisering av dokumentflyter, automatisering av kontroll over utførelse av dokumenter og bestillinger bidrar til å redusere feil i manuelt arbeid, for å øke hastigheten på arbeidsflytprosessen, noe som gir en utvilsom tidsgevinst og besparelser i energikostnader, kostnader for å betale for maskintid osv.

økonomisk - beregningen av indikatorer for denne typen effekt er basert på de økonomiske resultatene av bruk av EDMS, noe som gjenspeiles i reduksjon av tiden for operasjoner med dokumenter, og derved reduserer varigheten av arbeidet med dokumenter,

ressurs - indikatorene gjenspeiler effekten av bruk av EDMS på volumet av produksjon og forbruk av en bestemt type materiell ressurs (elektrisitet, arbeidsressurser, etc.). Som allerede nevnt vil sparing av tid ved arbeid med dokumenter redusere forbruket av strøm, arbeidsressurser osv.

vitenskapelig og teknisk - inkluderer nyhet, enkelhet, nytte av EDMS;

sosialt - dets indikatorer tar hensyn til de sosiale resultatene av implementeringen av EDMS, uttrykt i en reduksjon i arbeidsintensiteten til utarbeidelse og behandling av en dataenhet i et automatisert dokumenthåndteringssystem.

La oss se nærmere på kostnadsbesparelsene for lønnene til EDMS-brukere.

Beregningen av den betingede årlige besparelsen i arbeidskraftskostnader for ansatte ved den første kvalifiseringen Сj når man endrer arbeidsintensiteten til prosessene for å utarbeide og behandle informasjon som et resultat av implementeringen av EDMS, bestemmes av formelen

Cj \u003d Csnj (Q1 - Q2) A2 / Фj,

der Сзпj er det årlige fondet lønn ansatt j kvalifikasjoner involvert i utarbeidelse og behandling av data, rubler; Q1, Q2 - arbeidsintensitet for klargjøring og behandling av en dataenhet i grunnleggende og nye versjoner av programvareproduktet, man / h; A2 - det årlige volumet av arbeidet med utarbeidelse og behandling av data i en ny versjon av programvareproduktet, naturlige enheter; Фj er det årlige arbeidstidsfondet til en ansatt i den første kvalifiseringen som arbeider med utarbeidelse og behandling av data, h.

La oss beregne besparelsene i arbeidskostnadene for en leder som jobber i det offentlige i henhold til 11. klasse i den enhetlige tariffskalaen og har en lønn på 10 000 rubler. Gitt at lederen har en månedlig bonus på 75% av lønnen, er hans månedslønn 17.500 rubler. Følgelig er forvalterens årlige lønnsfond 210 000 rubler. Tatt i betraktning at antall arbeidsdager med en fem-dagers arbeidsuke er 249, vil lederens årlige arbeidstidsfond være 1992 timer.

Kompleksiteten i utarbeidelsen og utførelsen av dokumenter med den forrige arbeidsmetoden og i EDMS-systemet er henholdsvis 25 [person / t] og 20 [person / t]. Det årlige arbeidsvolumet med utarbeidelse og behandling av data i EDMS (i naturlige enheter) er? 80 dokumenter.

Dermed får vi besparelser i lønnskostnadene for lederen:

С \u003d 17500 (25 - 20) 80/1992 \u003d 3514 rubler,

som er 20% av årslønnsfondet til 11. klassesjef som driver med utarbeidelse og behandling av dokumenter i et automatisert dokumenthåndteringssystem.

Send ditt gode arbeid i kunnskapsbasen er enkelt. Bruk skjemaet nedenfor

Studenter, studenter, unge forskere som bruker kunnskapsbasen i studiene og arbeidet, vil være veldig takknemlige for deg.

Lignende dokumenter

Beskrivelse av grunnleggende konsepter og typiske prosesser i kontorarbeid. Mål, mål og nivåer av automatisering av førskoleutdanningen. Automatisering og elektroniske dokumenthåndteringssystemer. generelle egenskaper gjennomføre de viktigste automatiserte kontorarbeidsprosessene.

semesteroppgave, lagt til 25.10.2011


De viktigste mulighetene for datateknologi i kontorarbeid. Prinsipper for implementering av elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon. Automatisk kontroll over utførelse av dokumenter. Analyse av kontorarbeidet og dokumentstyringssystemet "Delo".

abstrakt, lagt til 23.09.2010


Moderne relevans av automatisering av arbeidsflyt, sammenligning av tradisjonelle og elektroniske typer. Plassering av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet i bedriftsinformasjonssystemet. Generelle egenskaper ved elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

test, lagt til 22.02.2010


Skjemaer for automatisering av dokumentregistrering: systemer for styring av elektroniske arkiver og elektronisk dokumentsirkulasjon. De viktigste nødvendige funksjonene til kontorautomatiseringssystemer og arbeidsflyt, de positive aspektene av deres praktiske anvendelse.

test, lagt til 09.09.2009


Problemet med å velge et elektronisk dokumentstyringssystem for små og mellomstore bedrifter. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer som brukes i arbeidet til Ufa-grenen til Federal State Enterprise of the Departmental Security of Railway Transport. Anbefalinger for forbedring.

avhandling, lagt til 02.08.2015


Regulatoriske og metodiske dokumenter som regulerer organiseringen av elektronisk dokumenthåndtering. Formål, mål og mål for dette kontorarbeidssystemet. Problemer, juridisk støtte og muligheter for utvikling av ED. Prinsipper for lagring av elektroniske dokumenter.

semesteroppgave, lagt til 13.10.2013


Rollen til dokumentflyt i strukturen i selskapets ledelse. Stadier av selskapets dokumentflyt, elektronisk dokumentflytsystem. Problemer og mangler i organisasjonen, samt utvikling av anbefalinger for å forbedre effektiviteten i selskapets arbeidsflyt.

semesteroppgave, lagt til 08/09/2010


Dokumentflyt som en viktig ledd i organisasjonen av kontorarbeid i en organisasjon, dens struktur og funksjoner. Måter å forbedre dokumentflyten. Implementering av et elektronisk dokumenthåndteringssystem som en måte å forbedre dokumenthåndteringen på.

test, lagt til 11/16/2010

Introduksjon

For enhver moderne organisasjon er funksjonene til moderne informasjonsteknologi viktig når det gjelder bruk i dokumenthåndtering.

Når det gjelder dokumentflytautomatisering, faller mange programmer som ikke er direkte relatert til problemet som løses ofte inn i dette området - tekstredigerere, tegngjenkjenningsprogrammer, systemer e-post... Alt dette er imidlertid ikke et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Og gitt den nåværende situasjonen i verden, er implementeringen av et optimalt dokumenthåndteringssystem for organisasjonen en ekstremt viktig oppgave.

Mangelen på en optimalt strukturert arbeidsflyt og manglende evne til effektivt å spore bevegelse og utførelse av dokumenter, fører til en reduksjon i arbeidseffektivitet og en økning i feil.

Å løse problemet med dokumenthåndtering under moderne forhold vil gjøre det mulig å målrettet danne organisasjonens informasjonsressurser, redusere mengden informasjon som legges inn manuelt, noe som gir gevinst i tid og sikrer at de fungerer effektivt.

Relevans avhandling: Det valgte emnet er relevant, siden det er kjent at organisering av arbeid med dokumenter påvirker kvaliteten på arbeidet til ledelsesapparatet, organisasjonen og kulturen til arbeidet til ledelsespersonell. Suksess avhenger av hvor profesjonell dokumentasjonen er. ledelsesaktiviteter som regel. Som moderne studier viser brukes 85% av arbeidstiden til ansatte i organisasjoner på å forberede, vedlikeholde, fylle ut, kopiere og overføre dokumenter.

Riktig organisert saksbehandling reduserer tiden det tar å søke, øker nøyaktigheten og aktualiteten i informasjonen og eliminerer redundansen. Veksten i informasjonsvolum og følgelig dokumenter krevde innføring av teknologi for rettidig behandling av dokumenter, og med fremveksten av datamaskiner - selve informasjonen.

Oppgavens formål:Utvikling av tekniske spesifikasjoner for implementering av et elektronisk dokumenthåndteringssystem i Moskva State Autonomous Education Institution of Special Education College of Entrepreneurship No. 11 Department of Management and Information Technology.

Oppgave:

1)Innsamling av informasjon om ulike dokumenthåndteringssystemer fra forskjellige kilder (litteratur, Internett osv.).

)Gjennomføre deres komparative analyse, analysere kravene til informasjonssystemet.

)Valg av elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

)Utvikling av tekniske spesifikasjoner.

I det første (teoretiske) kapittelet vil begrepene dokumentflyt og prinsipper bli analysert. Demontert også elektroniske dokumenthåndteringssystemer og elektronisk dokumenthåndtering og klassifisering av dem.

I det andre kapittelet (teknisk) utføres en analyse, gjennomgang og valg av eksisterende elektroniske dokumenthåndteringssystemer, og det som er best egnet i henhold til de tekniske kravene til College of Entrepreneurship No. 11 blir bestemt. I det tredje kapittelet, beregningen av økonomisk effektivitet.

1. Prinsipper for organisering av dokumenthåndtering av ledelsesaktiviteter

Dokumentflytkonsept

Under dokumentflyten til en organisasjon er det vanlig å forstå den ordnede bevegelsen av dokumenter som er opprettet i løpet av arbeidet av relevante tjenestemenn.

I samsvar med GOST R 51141-98 - dokumentflyt - bevegelse av dokumenter i organisasjonen fra det øyeblikket de ble opprettet eller mottatt, til fullføring av utførelse eller sending. Kompleks arbeid med dokumenter: mottak, registrering, distribusjon, kontroll av henrettelse, saksdannelse, lagring og gjenbruk av dokumentasjon, oppslagsverk.

Typer dokumentflyt

Avhengig av arten av forretningsdriften til organisasjoner der flytting og regnskapsføring av primærdokumenter gjøres, skilles følgende typer dokumentflyt:

· Ledelsesmessig. Det inkluderer trinnene med å samle inn, analysere og oppsummere informasjon for utarbeidelse av operasjonelle, pålitelige og visuelle styringsrapporter, på grunnlag av hvilke strategiske beslutninger tas og kontroll over rettidig gjennomføring;

· Finansiell. Dekker alt kontorarbeid og lar en organisasjon administrere dokumenter (kontrakter, korrespondanse, planleggings- og analyserapporter, regulerings- og lovgivningsmessige handlinger osv.) Som er involvert i forretningsprosesser;

· Personale. Det innebærer innsamling og registrering av informasjon knyttet til regnskap for organisasjonens personell: om opptak, overføring, endring av stilling og oppsigelse av ansatte, fravær og disiplinær handling, ferieplaner, bemanningsbord, stillingsbeskrivelser osv.

· Teknisk. Koordinerer informasjonsflyter for å forberede og støtte livssyklusen prosjektdokumentasjon (oppretting, registrering, avtale, godkjenning, endring og arkivering);

· Arkivering. Tilbyr i løpet av kontorarbeid rettidig overføring av dokumenter for arkivering og arkivering av dem i samsvar med sakens nomenklatur, som gjennomgås årlig.

Metoder for å organisere dokumentflyt

Det er følgende måter å registrere dokumentasjon på:

Papir - betyr at alle økonomiske og forretningstransaksjoner gjenspeiles i dokumenter som bare er tegnet på papir med angivelse av de nødvendige detaljene og er sertifisert av forfatterne. Denne metoden krever en betydelig investering av tid og materielle ressurser for å opprette, sirkulere og lagre dokumentasjon. Det er også en risiko for tap av dokumentet som kan gjenopprettes i tilfelle ødeleggelse av materialet.

Elektronisk - innebærer at alle forretningsprosesser blir registrert i dokumenter som ikke har originalen på papir, bare i elektronisk form. For å gi dokumenter med juridisk kraft brukes elektroniske digitale signaturer, som beskytter mot plagiering og forvrengning av dokumentasjon. Denne regnskapsmetoden lar deg minimere tiden for å lage dokumenter og styrke kontrollen over bevegelsen.

Blandet - forutsetter at koordinering og godkjenning av dokumenter utføres på papir, og forberedelse og overføring mellom strukturelle enheter eller ansatte utføres ved hjelp av datamaskiner. I dette tilfellet har originaldokumentet på papir juridisk kraft. Denne metoden gir optimalisering av tidsplanen for flytting av dokumenter i bedriften.

Elektronisk dokumenthåndtering

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) - en enkelt mekanisme for å arbeide med dokumenter sendt inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

Grunnleggende prinsipper for elektronisk dokumenthåndtering:

· Enkel registrering av dokumentet, som gjør at dokumentet kan identifiseres unikt.

· Muligheten for parallell gjennomføring av operasjoner, noe som gjør det mulig å redusere tiden for bevegelse av dokumenter og øke effektiviteten av utførelsen.

· Kontinuitet i dokumentbevegelse, som gjør det mulig å identifisere personen som er ansvarlig for utførelsen av dokumentet (oppgaven) til hvert øyeblikk i dokumentets levetid (prosess).

· En enkelt (eller avtalt distribuert) base av dokumentarisk informasjon, som eliminerer muligheten for duplisering av dokumenter.

· Et effektivt organisert dokumentsøkesystem som lar deg finne et dokument med minimal informasjon om det.

· Et utviklet rapporteringssystem for ulike statuser og attributter til dokumenter, som lar deg kontrollere bevegelsen av dokumenter gjennom arbeidsflytprosessene og ta ledelsesbeslutninger basert på data fra rapporter.

Elektroniske metoder for å opprette og behandle dokumenter er mye brukt i avdelingen, derfor blir arbeidsflyten betraktet som komponent ledelsesinformasjonsstøtte og inkluderer bevegelse av informasjonsflyter i organisasjonen - deres mottak, behandling, behandling, bruk.

Hvis det inntil nylig var vanlig i forretningslitteraturen å skille tradisjonell og elektronisk dokumentflyt fra hverandre, snakker vi nå om fremveksten av en ny, moderne type dokumentflyt, som kombinerer de beste egenskapene tradisjonelt kontorarbeid med moderne teknologier oppretting, behandling og overføring av dokumenter til bestemmelsesstedet.

I det russiske kontorarbeidet er det foreløpig bevart en kombinasjon av begge typer dokumentsirkulasjon, med en viss overvekt av elektronisk i store administrative og industrielle sentre.

Tradisjonell dokumentflyt beholder sin posisjon i noen spesifikke områder av kontorarbeid, spesielt når det gjelder konfidensielle dokumenter (dokumenter med begrenset bruk).

Så, den moderne dokumentflyten til en organisasjon bør betraktes som en blandet dokumentflyt basert på prioritert bruk av elektronisk teknologi for arbeid med dokumenter.

Sistnevnte betyr at dokumenter som regel opprettes ved hjelp av moderne teknologiske midler (kontorutstyr, materialer osv.), Og overføring, behandling og lagring av dem utføres både i elektronisk og i "papir" -form.

Den moderne dokumentflyten til en organisasjon er dannet som et resultat av en organisert "sammenslåing" av tre uavhengige informasjonsflyter, gjennom hvilke interne dokumenter, innkommende dokumenter og utgående dokumenter "reiser".

Utvendig informasjonsflyt sikrer bevegelse av innkommende og utgående dokumenter, og den interne informasjonsflyten - bevegelse av dokumenter i virksomheten.

TIL interne dokumenterdet er vanlig å tildele dokumenter utviklet av tjenestemenn, basert på organisasjonens oppgaver og behov (dens strukturelle inndelinger) og i samsvar med de interne reglene for utvikling av dokumenter. Dette er med andre ord dokumenter som kommer fra foretakets interne aktiviteter.

Den generelle organisasjonen av arbeidet med organisasjonens interne dokumenter er som følger:

Innkommende dokumenter- dette er dokumenter som kommer til organisasjonen utenfra gjennom ulike kommunikasjonskanaler.

Den generelle organisasjonen av arbeidet med innkommende dokumenter fra organisasjonen er som følger:

Utgående dokumenter- Dette er dokumenter som er utviklet i organisasjonen og sendt utenfor den for ledelse til lavere ledelsesorganer (underordnet tjenestemenn, institusjoner og organisasjoner) eller i henhold til skriftlige instruksjoner (retningslinjer) fra den høyeste myndighet (seniorsjefer).

Den generelle organisasjonen av arbeidet med utgående dokumenter fra organisasjonen er som følger:

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) eng. EDMS (Electronic Document Management Systems) og EMC (Enterprise Content Management) - det er et system for automatisering av arbeid med informasjonsdokumenter gjennom hele deres livssyklus (opprettelse, modifisering, lagring, søk, klassifisering, etc.), samt prosessene for samhandling mellom ansatte. Samtidig betyr dokumenter primært ustrukturerte elektroniske dokumenter (Word, Excel-filer osv.). Som regel inkluderer EDMS et elektronisk arkiv med dokumenter og et automatiseringssystem for forretningsprosesser og støtte for kontorarbeidsfunksjonalitet.

For tiden er det et stort antall elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Derfor er det nødvendig å skille mellom begrepene "arbeidsflyt" og "kontorarbeid". Kontorarbeid er et begrep som brukes i kontorpraksis for å betegne et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter. Det finnes dokumenthåndteringssystemer som kan tilpasses de nødvendige kontorreglene. Men det er systemer som i utgangspunktet setter seg som mål å støtte nettopp disse reglene og i denne forstand ikke har mer generelle funksjoner nok til å kalles arbeidsflytsystemer.

Ethvert arbeidsflytsystem kan inneholde elementer fra hver av kategoriene nedenfor, men de fleste av dem har en spesifikk retning i et av områdene som primært er knyttet til produktposisjonering.

Klassifisering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer:

1.Universal "boks" SEDO:

o standard sett med funksjoner;

o umulighet for full oppfyllelse av behov spesifikk organisasjon;

o lave tidskostnader for kjøp og installasjon;

o relativt lave kostnader;

o behovet for å kjøpe en lisens for hver implementert arbeidsplass.

2.Individuelt utviklet EDMS:

o maksimalt tilpasset system;

o store tidskostnader;

o høye utviklingskostnader;

o tilhørende kostnader: kostnader for opplæring av ansatte, kjøp av nytt utstyr og programvare.

3.Kombinert SEDO:

o den grunnleggende plattformen som de nødvendige tilleggsmodulene er utviklet for;

o fullstendig samsvar med bedriftens behov;

o små tidskostnader for utvikling og implementering;

o kostnaden inkluderer: prisen på den grunnleggende plattformen og kostnaden for individuell revisjon, avhengig av kompleksiteten i bestillingen;

o overføring av rettigheter til produktet til kunden;

o enkel læring og bruk;

o fullstendig russifisering;

o brukervennlig grensesnitt;

o samhandling med eksisterende kontorsøknader.

I samsvar med antall implementerte funksjoner er EDMS delt inn i:

· Systemer med avanserte metoder for lagring og henting av informasjon (elektroniske arkiver - EA)... Et elektronisk arkiv er et spesielt tilfelle av et dokumenthåndteringssystem med fokus på effektiv lagring og henting av informasjon. Noen systemer utmerker seg spesielt på grunn av de utviklede metodene for fulltekstsøk: uklar søk, semantisk søk, etc., andre - på grunn av effektiv lagringsorganisasjon: HSM, støtte for et bredt spekter av utstyr for lagring av informasjon, etc.

· Avanserte arbeidsflytsystemer (WF)... Disse systemene er hovedsakelig designet for å sikre bevegelse av visse objekter langs forhåndsbestemte ruter (den såkalte "hard routing"). På hvert trinn kan objektet endres, derfor kalles det det generelle ordet "arbeid" (arbeid). Systemer av denne typen kalles arbeidsflytsystemer - "arbeidsflyt" (dessverre er det ingen eksakt ekvivalent for dette begrepet på russisk). Dokumenter kan knyttes til verk, men dokumenter er ikke det grunnleggende objektet for disse systemene. Ved hjelp av slike systemer kan du organisere visse jobber, som alle trinn er kjent på forhånd og kan foreskrives.

· Systemer med fokus på å støtte organisasjonsledelse og kunnskapsgenerering... Dette er "hybrid" -systemer som vanligvis kombinerer elementer fra de to foregående. I dette tilfellet kan grunnkonseptet i systemet enten være selve dokumentet eller oppgaven som må fullføres. For å administrere en organisasjon er det nødvendig med både "hard" og "gratis" ruting når ruten til dokumentet er tildelt av hodet ("klatter" det innkommende dokumentet), slik at begge teknologiene i en eller annen form kan være til stede i slike systemer. Disse systemene brukes aktivt i statlige ledelsesstrukturer, på kontorene til store selskaper, som er preget av et utviklet hierarki, har visse regler og prosedyrer for flytting av dokumenter. Samtidig lager ansatte kollektivt dokumenter, forbereder og tar beslutninger, utfører eller kontrollerer utførelsen.

Når du implementerer slike systemer på store bedrifter Det er viktig å avgjøre om systemet gir mulighet for effektiv administrasjon, behandling av store mengder informasjon, integrering med automatiserte produksjonsstyringssystemer, skalerbarhet, trinnvis implementering, regnskap for territoriell distribusjon, kompleks organisasjonsstruktur, rollebasert prinsipp for organisering av tilgang, etc.

· Samarbeidsorienterte systemer... Dette er en ny trend innen arbeidsflytsystemer knyttet til forståelse av volatiliteten i markedsforholdene i moderne verden og med behovet for å ha "bare det mest nødvendige" for rask bevegelse, uten unødvendig, veldig nyttig, men tung ballast. Slike systemer, i motsetning til de forrige, inkluderer ikke begrepet hierarki i organisasjonen, bryr seg ikke om noen formalisering av arbeidsflyten. Deres oppgave er å sikre at folk i organisasjonen samarbeider, selv om de er geografisk atskilt, og å bevare resultatene av dette arbeidet. Vanligvis implementert i begrepet "portaler". De tilbyr tjenester for lagring og publisering av dokumenter på intranettet, søk etter informasjon, diskusjoner, metoder for planlegging av møter (både ekte og virtuell). Slike systemer finner kunder blant raskt voksende kommersielle selskaper, arbeidsgrupper i store firmaer og offentlige etater.

· Systemer med avanserte tilleggstjenester. For eksempel en kundeforvaltningstjeneste (CRM - Customer Relation Management), prosjektledelse, fakturering, e-post osv. (Vær oppmerksom på at når det gjelder kompleksiteten til funksjonene, kan arbeidsflytsystemet og for eksempel CRM-tjenesten ha forskjellige proporsjoner avhengig av organisasjonen. CRM-funksjonalitet er valgfri i sammenheng med denne artikkelen).

Typiske krav til EDMS

Hvis du følger bokstaven i standarden for utarbeiding av en teknisk oppgave, kan kravene som en typisk bruker kan stille til et typisk elektronisk dokumenthåndteringssystem beskrives som følger.

Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet må:

· gi pålitelig lagring av dokumenter og beskrivelser av dem;

· sikre livssyklusen til et dokument (dets opprettelse, lagring av versjoner, publisering, blokkering av tilgang til et beslaglagt dokument, overføring av et dokument for lagring i arkivet);

· la brukeren tilordne forskjellige typer dokumenter, lage og redigere kort for dem;

· opprettholde et hierarki av kategorier for effektivt dokumentsøk;

· søke etter dokumenter basert på informasjon fra kortet, samt fullteksten;

· sikre atskillelse av tilgang til dokumenter på nivå med individuelle brukere, i henhold til rolleprinsippet, og på grunnlag av organisasjonens hierarkiske struktur;

· støtte HSM-teknologi;

· logge alle hendelser relatert til brukernes arbeid og selve systemet; avanserte administrasjonsverktøy kreves;

· støtte ekstern tilgang til informasjon.

Avanserte systemer skal støtte:

· klyngeteknologi for å sikre jevn drift;

· geografisk distribuerte organisasjoner;

· krypteringsalgoritmer for lagring og overføring av data;

· digital signatur.

Arkitekturkrav:

· tilstedeværelsen av en dedikert applikasjonsserver;

· tilstedeværelsen av en tynn klient; støtte for tilgang til dokumenter ved hjelp av en nettleser.

· flerplattform for skalerbarhet;

Krav til åpenhet og integrering med andre systemer:

· integrering med streaming av dokumentinputverktøy;

· integrering med kontorapplikasjoner;

· integrering med e-post;

· tilstedeværelsen av et utviklet programmeringsgrensesnitt (API);

· integrering med standard katalogtjenester (for eksempel LDAP) for å opprettholde og synkronisere listen over systembrukere;

· evnen til å tilpasse brukergrensesnittet for spesifikke oppgaver;

· muligheten til å supplere systemet med dine egne spesialiserte komponenter;

Ved bruk ekstern base data for lagring av dokumentattributter, må du ha detaljert beskrivelse datastrukturer og verktøy for å jobbe med forskjellige DBMS.

Oppretting av komponenter i elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Komponentarkitekturen til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er vist i figur 1. Hovedelementene i arkitekturen er:

Client Workplace - Brukergrensesnitt og kontrollkomponenter. Application Server - serverkomponenter for utføring av forretningslogikken til systemet. Databaseserver - datalagring og tilgangskomponenter.

Komponentene i det elektroniske dokumentstyringssystemet samhandler med andre systemer gjennom programvaregrensesnittet til EDMS-interaksjonen, i sin tur samhandler andre systemer med det elektroniske dokumentstyringssystemet gjennom EDMS-programvaregrensesnittet.

Figur 1. Komponentarkitektur til det elektroniske dokumentstyringssystemet

Dette kapittelet undersøkte de grunnleggende konseptene, typene og metodene for å organisere arbeidsflyt, samt elektronisk arbeidsflyt, klassifisering og prinsipper. Generell informasjon om elektroniske dokumenthåndteringssystemer, klassifisering og krav. Nå vender vi oss til gjennomgang og utvalg av elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

2. Oversikt over viktige elektroniske dokumenthåndteringssystemer

For øyeblikket tilbyr det russiske markedet et ganske bredt utvalg av EDMS som kan oppfylle kravene og oppgavene for å automatisere ledelsesaktivitetene til en organisasjon, men med forskjellige programvarekrav. Følgende er en oversikt over noen av de automatiserte systemene. Disse systemene ble ikke valgt ved en tilfeldighet, men basert på forskningen fra DSS Consulting-selskapet, som ga ut en analytisk rapport om utviklingen av det russiske EDMS- og ECM-systemmarkedet i 2010.

Sektorfordeling etter antall implementeringer

Denne delen vil vurdere sektorfordeling av prosjekter for implementering av sirkulerte EDMS / ECM-produkter i Russland i 2009-2010.

Diagram 1. Distribusjon av distribusjon av sirkulerte EDMS / ECM-produkter fordelt på bransjer i Russland ved utgangen av 2010

Ved utgangen av 2010 ble det største antallet prosjekter for implementering av sirkulerte EDMS / ECM-produkter registrert i offentlig sektor - 28% av implementeringene.

Andreplassen når det gjelder antall vellykkede gjennomførte implementeringsprosjekter, er tatt av den økonomiske sektoren i økonomien, og veksten av andelen implementeringer var (1%) og nådde indikatoren innen utgangen av 2010 (9%).

I tillegg er sirkulerte EDMS / ECM-produkter etterspurt av bedrifter innen olje- og gass- og kjemisk industri (8% av implementeringene), bygging (7%) og innen vitenskap og utdanning (7%). Det skal bemerkes at statistikken over implementeringer i det vitenskapelige og pedagogiske segmentet også var sammensatt av implementeringsprosjekter for utdanning.

Diagram 2. Distribusjon av distribusjoner av sirkulerte EDMS / ECM-produkter i Russland ved utgangen av 2010

Det følger av diagrammet at, etter antall implementeringer i Russland, okkuperer EDMS "Directum" (25% av markedet), "DocsVision" (15% av markedet), "1C-Document Flow 8" (9% av markedet) og andre EDMS (51% av markedet) ...

Således tar vi hensyn til alle diagrammene ovenfor, og velger de mest populære EDMS:

."Directum", Directum;

2.DocsVision, DocsVision;

3."1C: Dokumentflyt 8", 1C;

Oversikt over standard EDMS-løsninger

Directum er et elektronisk dokumentstyrings- og interaksjonsstyringssystem som tar sikte på å forbedre effektiviteten til alle ansatte i en organisasjon på forskjellige områder av deres felles aktiviteter.

Kort beskrivelse av systemet

DIRECTUM-systemet er et fullverdig ECM-system og støtter hele livssyklusen for dokumenthåndtering, mens det tradisjonelle "papir" -kontorarbeidet sømløst passer inn i den elektroniske dokumentflyten. DIRECTUM gir effektiv organisering og kontroll av forretningsprosesser basert på Workflow-teknologi: dokumentgodkjenning, behandling av komplekse ordrer, forberedelse og avholdelse av møter, støtte for salgssyklusen og andre samhandlingsprosesser.

Oppgaver som skal løses

Som et resultat av implementeringen av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet løses følgende oppgaver:

· arbeid med dokumenter og godkjenning av dem i organisasjonen utføres bare i elektronisk form ved bruk av en EDS;

· toppledelse jobber med dokumenter fra systemet;

· kontroll av ytelsesdisiplin utføres på grunnlag av systemdata;

· alle strukturelle divisjoner fungerer i systemet, inkludert vanlige ansatte;

· det ble opprettet et enhetlig arkiv med elektroniske dokumenter og bedriftskunnskap, som alle ansatte arbeider i samsvar med sine krefter.

Hovedfunksjonaliteten til systemet bestemmes av følgende funksjoner:

· Tilgjengelighet av et verktøy for å lette identifisering og henting av papirdokumenter. Tilgjengeligheten av en forretningsorientert arbeidsflytmekanisme og en typisk ruteplanredigerer som lar deg modellere komplekse forretningsruter.

· Evnen til å opprette og administrere i et enkelt system dokumentlagringer med nesten ubegrenset volum for forskjellige typer innhold gjennom hele dokumentets livssyklus.

· Forbedret funksjonalitet i systemet takket være modulene Meeting Management, Contract Management og Customer Relationship Management.

· Utvidet implementering av elektronisk digital signatur (EDS) mekanisme for overgang til elektronisk dokumenthåndtering, inkludert bruk av kryptografiske beskyttelsesverktøy sertifisert i Russland.

· En universell integrasjonsmekanisme som forenkler arbeidet til SAP, 1C og andre ERP-systemer i DIRECTUM.

· Muligheten for å organisere geografisk distribuert offline arbeid med støtte for den hierarkiske strukturen til servere.

· Det er to måter for brukere å jobbe med systemet: gjennom skrivebordsklienten og gjennom nettklienten (ved hjelp av en nettleser)

· Evnen til å organisere utveksling av elektroniske dokumenter med EDS mellom forskjellige organisasjoner, selv om de bruker forskjellige systemer arbeidsflyt eller ikke bruk dem i det hele tatt.

· Høy skalerbarhet i systemet, som gir tusenvis av brukere arbeid og lagring av millioner av forskjellige dokumenter.

· Tilstedeværelsen av en utviklet verktøykasse (IS-Builder), som lar deg raskt tilpasse systemet, integrere det med andre systemer, og også endre det på egenhånd, med tanke på utviklingen av organisasjonen.

· Overholdelse av russiske standarder og normer for kontorarbeid og ledelse (GSDOU).

System arkitektur

Systemets sammensetning:

· Elektronisk dokumenthåndtering. Oppretting og lagring av forskjellige ustrukturerte dokumenter (Microsoft Word-tekster, Microsoft Excel-tabeller, Microsoft Visio-tegninger, CorelDraw, videoer osv.); støtte for dokumentversjoner og EDS; strukturere dokumenter etter mapper; tildeling av rettigheter til dokumenter; historie om å jobbe med dokumenter; fulltekst og attributivt dokumentsøk.

· Ledelse av forretningsprosesser. Støtte for prosessene med godkjenning og behandling av dokumenter i alle faser av livssyklusen (docflow); utstedelse av elektroniske oppgaver og kontroll av utførelsen; samhandling mellom ansatte i løpet av forretningsprosesser; støtte for gratis og harde ruter (arbeidsflyt).

· Forvaltning av kontrakter. Organisering av prosessen med forhandling og registrering av kontrakter og relaterte dokumenter, samt operativt arbeid med dem (søk, analyse, redigering, etc.).

· Møteledelse. Organisering av forberedelse og avholdelse av møter (avtale om sted og tid, sammensetning av deltakere, agenda); dannelse og distribusjon av protokollen; kontroll over gjennomføringen av møtets avgjørelser.

· Kontor. Registrering av papirdokumenter i samsvar med kravene i GSDOU; opprettholde en nomenklatur over saker med fleksible nummereringsregler; distribusjon og kontroll av plasseringen av papirdokumenter; organisering av utveksling av elektroniske dokumenter med EDS med andre organisasjoner.

· Kundeansvarlig. Opprettholde en enhetlig database med organisasjoner og kontaktpersoner; holde en historie med møter, samtaler og korrespondanse med klienter; støtte til salgsprosessen i samsvar med de regulerte stadiene; planlegging av markedsføringsaktiviteter; analyse av salgseffektivitet og markedsføringspåvirkning.

Figur 2. Modulær struktur av DIRECTUM EDMS

Mulighetene til DIRECTUM-systemet utvides betydelig takket være følgende komponenter:

· IS-Builder domenespesifikk utviklingsverktøy. Modifisering og utvikling av nye kort av elektroniske dokumenter, referansebøker, rapporter, blokker av standardruter; innebygd programmeringsspråk ISBL; integrasjon med andre systemer.

· Fillagringstjenester (DIRECTUM Storage Services). Styring av lagring av store datamengder i et enkelt system; arkivlagring av dokumenter; jobbe med mediedata; Konfigurere oppbevaringsretningslinjer som automatisk flytter data på tvers av lagringene.

· Nettilgangsserver. Arbeid med elektroniske dokumenter, oppgaver, oppgaver gjennom en nettleser.

· Utvidelser for SharePoint. Et sett med out-of-the-box nettdeler og integreringsmekanismer som gir tilgang til DIRECTUM-data fra en portal basert på Microsoft SharePoint.

· Replikeringsserver. Opprettelse av geografisk distribuerte systemer som utveksler data i offline modus; hierarkisk system med sekundære servere; tilpassbar sammensetning av replikerte data.

· DIRECTUM OverDoc. Vise, redigere og signere EDS-dokumenter utenfor DIRECTUM-systemet for utveksling mellom forskjellige organisasjoner; distribuert gratis.

· DIRECTUM Rapid hurtig. Strekkodebasert merking og dokumentinnhenting, noe som gir rask tilgang til et elektronisk dokument fra papirkopien.

· DIRECTUM Capture Services. Masseinnføring av dokumenter i DIRECTUM fra forskjellige kilder (skannere, multifunksjonsmaskiner, filsystem, fakser, e-post, etc.).

· DIRECTUM Transformation Services. Konvertere dokumenter til andre formater, trekke ut nyttig informasjon fra dokumenter.

· DIRECTUM integrasjonsverktøy. Enkel integrering med ERP-systemer: toveis synkronisering av kataloger, inkludering av systemobjekter i arbeidsflyten, generering av dokumenter og tilgang til dem fra ERP-systemet.

Systemfordeler

Effekten av implementeringen av DIRECTUM er realiseringen av fordelene som implementeringen av dokumentsirkulasjon gir:

· Åpenhet i forretningsprosesser. DIRECTUM-systemet gir muligheten til å spore stadiene i gjennomføringen av forretningsprosesser, noe som gjør alle aktiviteter i organisasjonen helt gjennomsiktige og kontrollerte. I tillegg inkluderer arbeidsflytmekanismen alle nødvendige verktøy for å sette opp prosesser av enhver kompleksitet.

· Ekskludering av uautorisert tilgang. Lekkasje av konfidensiell informasjon kan føre til millioner av tap for organisasjonen.

· Forbedre prestasjonsdisiplin. Ifølge statistikk utføres ikke 20% av oppgavene som er mottatt av de ansatte som er ansvarlige for dem. DIRECTUM-systemet gir full kontroll over alle ledd i arbeidet for ledelsen, og påvirker direkte den ansattes ledelsesdisiplin.

· Overholdelse av kravene i ISO-9000 standarder. Innstillingen av kvalitetsstyring har nå blitt en av de prioriterte oppgavene som løses russiske selskaper... Quality Management System (QMS) utviklet i samsvar med kravene i ISO 9001 blir det konseptuelle grunnlaget for å forbedre organisasjonens ledelsessystem. Et av kravene til QMS er en gjennomsiktig dokumentflyt og informasjonsinteraksjon. Fordeler med å bruke DIRECTUM når du setter opp et QMS: sikre streng overholdelse av seksjonene i ISO 9001: 2000 om håndtering av dokumenter og poster; støtte for implementering av regelverk av ansatte innenfor rammen av de beskrevne forretningsprosessene; tilveiebringe midler for ledelsens kontroll over QMSs funksjon.

· Redusere tiden ledere og ansatte bruker. Bruken av DIRECTUM-systemet reduserer tiden som brukes på praktisk talt alle rutinemessige operasjoner med dokumenter (opprettelse, søk, godkjenning osv.)

· Enkel innovasjon og læring. Takket være varslingssystemet basert på DIRECTUM-systemet: nye arbeidsregler blir raskt brakt til alle ansatte; passeringsveier og maler for dokumenter endres enkelt, hvoretter ansatte automatisk begynner å jobbe på en ny måte.

· Da DIRECTUM-systemet ble tatt i bruk, dannes en bedrifts kunnskapsbase for organisasjonen, som igjen reduserer tiden som er gitt for opplæring av nye ansatte.

· Utvikling av bedriftskultur. Prosessen med å implementere elektronisk dokumenthåndtering etablerer og opprettholder en bedriftskultur.

· Fokuser på å forbedre ytelsen. Avansert innholdsadministrasjon med full livssyklusstøtte, innspill av dokumenter fra forskjellige kilder, transformasjon og lagring av dokumenter i forskjellige formater.

DocsVision

DocsVision-plattformen er grunnlaget for elektronisk dokumentadministrasjon - opprettelsen av et dokument- og og inneholder bare de grunnleggende elementene som er ment for lagring av informasjon, tilgang til den, samt å gi brukeren et kjent og praktisk grensesnitt.

Kort beskrivelse av systemet

Hovedprosessene automatisert ved hjelp av DocsVision EDMS er registrering av innkommende / utgående dokumenter og møteprotokoller; utarbeidelse, godkjenning og gjennomføring av intern administrativ dokumentasjon; kontroll av utførelsen av ordrer.

Plattformen består av klient- og serverdeler. Serverkomponenter gjør det mulig å lage alle nødvendige strukturer for lagring av data (regnskapskort og elektroniske dokumentfiler) og også opprettholde integriteten i fremtiden, sikre at klienten mottar, oppdaterer og sletter data i samsvar med tilgangsrettigheter. Klientkomponentene gir sluttbrukeren et grensesnitt for å jobbe med informasjonen i databasen, inkludert søk, visning og endring.

Hovedklientkomponenten i DocsVision-plattformen er Navigator (den fungerer som et program i Microsoft Internet Explorer), som gir tilgang til alle DocsVision-objekter:

· se på et tre med mapper og kort som ligger i mapper;

· se på innholdet på kortene og gruppere dem i henhold til visse kriterier;

· søke etter kort etter spesifiserte kriterier;

· oppretting av nye og redigering av eksisterende dokumenter.

For å gjøre det enklere å arbeide med elektroniske dokumenter, er kortene gruppert i mapper, i likhet med mappene i Explorer, og gir en logisk og ryddig lagring av dokumenter i samsvar med reglene som er etablert i organisasjonen. Skjemaer for registrering av dokumenter - dokumentkort - kan variere i hver enkelt organisasjon og utvikles av den uavhengig, derfor er de ikke en del av DocsVision-plattformen, men er en del av den innebygde DocsVision "Office work" -applikasjonen.

Oppgaver som skal løses

DocsVision integrerer alle applikasjoner som er bygd på plattformen i et enkelt dokument- og prosessadministrasjonsrom i en organisasjon.

Hovedfunksjonene til DocsVision:

· Automatisering av bedriftsledelse.

· Støtte til prosesstilnærmingen i organisasjonen av ledelsen.

· Automatisering av kvalitetsstyringssystemer.

· Automatisering av godkjennings- og godkjenningsprosesser for dokumenter.

· Midler til kontroll over utførelse av dokumenter og oppgaver.

· Rute og levering av dokumenter til brukerarbeidsplasser.

· Dokumentbehandling.

· Organisering av samspill med entreprenører og kunder.

· Kontorautomatisering.

· Opprettelse av et elektronisk arkiv med dokumenter.

System arkitektur

Arkitekturen til DocsVision-plattformen er basert på teknologier som gir muligheten til å implementere skalerbare løsninger. Aksenter arkitektoniske løsninger DocsVision - integrering av løsninger basert på DocsVision, skalerbarhet i systemet, evnen til å integrere seg i infrastrukturen til organisasjonens informasjonssystem, fleksibilitet, utvidbarhet i systemet og muligheten til å lage distribuerte løsninger.

Figur 3. Arkitektur av "DocsVision" -systemet

DocsVision er bygget på en modulær basis - systemet inneholder følgende komponenter:

· Kjernemoduler som implementerer grunnleggende systemtjenester.

· Systemmoduler som gir verktøy for systemadministrasjon og tilgang til de viktigste systemobjektene.

· Gateways er moduler for å integrere fomed eksterne systemer, som tillater enhetlig behandling av hendelser og objekter i det eksterne systemet.

· Applikasjonsmodulene som fullfører systemet, danner funksjonaliteten fra sluttbrukerens synspunkt. Settet med applikasjonsmoduler inkluderer dokumentkort og referansebøker som skal brukes av alle som jobber i systemet.

· DocsVision-serveren er bygget på basis av MS SQL Server og MS IIS Web-server og består av en lagringsserver og et installasjonsprogram.

· DocsVision-klienten er integrert i Internet Explorer og består av en systemkjerne og et sett med kort som administreres av den.

· Ruteserveren, som er en del av DocsVision-plattformen, lar deg bruke e-postfasiliteter til å sende oppgaver til utøvere, automatisk samle inn informasjon og spore utførelsen.

Konseptet med systemet er basert på ideologien til komponenter som ikke er orientert mot å koble til serveren, noe som sikrer maksimal skalerbarhet i systemet.

For å oppfylle disse kravene er systemet implementert i en tredelt arkitektur, hvis midterste lenke er webserveren. Webserveren kjører en av kjernekomponentene i kjernen, lagerserveren, som gir tilgang til data og fillagring. Lagringsserveren er implementert som en statsløs komponent, som løser skalerbarhetsproblemet i den midterste delen av applikasjonen.

Systemet lar deg jobbe samtidig med flere databaseservere, og kan også tilby lastbalansering av DocsVision-applikasjonsserverne når du kjører under Microsoft AppCenter.

Systemarkitekturen er designet for å fungere innenfor dagens infrastruktur for informasjonssystemet. DocsVision er designet for å fungere med Microsoft SQL Server som den underliggende lagringen av informasjon, men kan støtte andre vanligste databaseservere. Både Microsoft Exchange Server og ethvert e-postsystem som støtter SMTP-protokollen, kan brukes som et delsystem for ruting av dokumenter. Den viktigste DocsVision-applikasjonsserveren kjører Microsoft Internet Information Server.

Både Internet Explorer og Microsoft Outlook kan brukes som klientapplikasjoner. DocsVision-applikasjoner kan bygges inn i Microsoft Office SharePoint Server ved hjelp av Digital Dashboard WEB Part-teknologi.

DocsVision-systemet er implementert i en åpen arkitektur. Alle funksjonene til DocsVision-applikasjoner er tilgjengelige via programmeringsgrensesnitt som gir fleksibilitet til å bruke plattformkomponenter til å lage spesifikke løsninger. Det er verktøy for å bygge inn visse systemfunksjoner i applikasjoner som allerede brukes av selskaper. Systemet gjør det mulig å kombinere alle applikasjoner som er opprettet på grunnlag, i et enkelt kompleks.

Systemfordeler

Alle applikasjoner bygget med DocsVision gir følgende fordeler:

· Enhetlige mekanismer for lagring og presentasjon av informasjon.

· Enhetlige mekanismer for å skille adgangsrettigheter til elektroniske dokumenter og handlinger med dem.

· Generelle metoder for navigering og tilgang til data og organisering av brukerens arbeidsområde.

· Den generelle strukturen til oppslagsverk.

· Generelle måter å søke og utvinne kunnskap på.

· Enhetlig administrasjon og ruting av applikasjonens livssyklus.

· Enhetlig infrastruktur for applikasjonsadministrasjon og administrasjon.

· Enhetlige utviklingsverktøy (innstillinger) for infrastruktur.

· En enhetlig objektmodell for alle applikasjoner i systemet og tilstedeværelsen av et felles sett med komponenter som brukes til å legge inn i klientapplikasjoner.

Den innledende og komplette WEB-kompatibiliteten til systemet, spesielt dets administrasjonsverktøy, lar deg bruke DocsVision-applikasjoner fra hvor som helst i verdensnettverket, og tilgjengeligheten av verktøy for offline ruting av dokumenter lar deg koble til arbeidet med systembrukerne som kun samhandler med selskapets kontor via e-post. med følgende enheter:

· Elektroniske dokumenter som inneholder store datamengder.

· Store mengder dokumenter lagret på serveren.

· Et stort antall samtidige brukerøkter.

1C: Dokumentflyt

"1C: Document Flow 8" har ingen bransjespesifikitet og kan effektivt brukes både i offentlig sektor og i kommersielle virksomheter, enten det er en distribuert eierstruktur med et stort antall brukere eller et lite foretak. Programmet er universelt, og kan enkelt tilpasses og tilpasses spesifikasjonene til en bestemt organisasjon. Programvareproduktet "1C: Document Management 8", utviklet på den nye teknologiske plattformen "1C: Enterprise 8.2", er etterfølgeren til programvareproduktet "1C: Archive 3", som har blitt brukt i mer enn 10 år i hundrevis av organisasjoner, bedrifter og institusjoner, og er ment for automatisering arbeidsflyt.

Kort beskrivelse av systemet:

"1C: Document Flow 8" lar deg implementere følgende funksjoner:

· strømlinjeforme de ansattes arbeid med dokumenter, utelukke muligheten for tap av versjoner eller skjæring av fragmenter under samtidig arbeid;

· å redusere tiden for søk etter nødvendig informasjon og den totale tiden for kollektiv behandling av dokumenter;

· forbedre kvaliteten på det ferdige materialet (prosjekter, dokumentasjon, etc.)

Programmet kjører på 1C: Enterprise 8-plattformen og gir følgende operasjoner:

· lagring av eventuelle dokumenter;

· begrensning av tilgangsrett til dokumenter;

· kollektivt arbeid med dokumenter;

· lagring og versjonskontroll;

· utstedelse og kontroll av ordrer;

· Rapportering;

· jobbe med systemet via en nettleser.

Oppgaver som skal løses:

Systemet lar deg jobbe med dokumenter av alle typer. Programmer installert på den lokale datamaskinen brukes til å vise eller redigere dokumenter. Tekstdokumenter redigeres direkte i 1C: Enterprise uten å ringe til eksterne applikasjoner:

· Seksjonsstruktur. Alle dokumenter lagres i strukturen til seksjoner, med tanke på tilgangsrettigheter.

· Tilgangsrettigheter. Muligheten til å angi forskjellige tilgangsnivåer for brukere og brukergrupper til seksjoner, dokumenter og bestillinger.

· Automatisk lagring av versjoner. Når du sjekker inn redigerte dokumenter til dokumentlagringen, opprettes det automatisk en ny versjon med forfatter, opprettelsesdato og tid. Direkte fra dokumentkortet kan du se listen over versjoner, slette unødvendige versjoner eller endre den aktive (nåværende) versjonen.

· Fulltekst-søk. Tilbyr datasøk i fulltekst (dokumenter, seksjoner, anmeldelser, instruksjoner) i alle felt, inkludert innholdet i dokumentene.

· Gjennomgang av dokumenter. Brukere kan se gjennom dokumenter, med valgfri nysgjerrig støtte for fagfellevurdering. Listen over anmeldelser kan vises direkte fra dokumentkortet.

· Desktop. Hoveddelen av arbeidet kan utføres direkte på skrivebordet, som viser en liste over dokumenter redigert av brukeren, en liste over utestående oppgaver og gir muligheten til raskt å søke etter dokumenter etter innhold.

· Ytterligere egenskaper. Dokumenter, ordrer og forretningsprosesser kan tildeles flere egenskaper som ikke er gitt på kortet. For eksempel, for et dokument, kan du legge til slike tilleggsegenskaper som "dokumentvikt", "koder", "korrespondent", "lagringssted" osv.

· Utstedelse av ordrer. Det er mulig å utstede bestillinger med innstilling av følgende egenskaper (du kan legge ved lenker til dokumenter eller andre bestillinger til bestillingen):

o instruksjonstekst;

o beskrivelse;

o utøver;

o frist.

· Forretningsprosesser. For å automatisere kollektivt arbeid med dokumenter, blir følgende forretningsprosesser gitt (ett eller flere dokumenter kan legges til hver av disse forretningsprosessene; rollebasert ruting støttes, som lar deg tildele oppgaver ikke bare til spesifikke ansatte, men også til roller og brukergrupper)

o Bestilling med kontroll - etter utførelsen av bestillingen går den til kontrolleren, som bestemmer om den skal anses fullført eller returnere den for revisjon.

o Godkjenning - dokumenter knyttet til en slik forretningsprosess sendes til godkjenning til de spesifiserte respondentene (brukere) og returneres deretter til forfatteren av denne forretningsprosessen for å gjennomgå godkjenningsresultatene.

o Gjennomgang - Denne forretningsprosessen kan brukes til å gjennomsøke listen i rekkefølge. I dette tilfellet kan du angi din bestilling og frist for hver bruker.

"1C: Document Flow 8" i komplekset løser problemene med å automatisere regnskapsføring av dokumenter, samhandling mellom ansatte, kontroll og analyse av utøvende fagdisiplin:

· sentralisert sikker lagring av dokumenter,

· rask tilgang til dokumenter, med tanke på brukerrettigheter,

· registrering av innkommende og utgående dokumenter,

· vise og redigere dokumenter,

· dokumentversjonskontroll,

· fulltekstsøk av dokumenter etter innhold,

· arbeide med dokumenter av enhver type: kontordokumenter, tekster, bilder, lyd- og videofiler, dokumenter av designsystemer, arkiver, applikasjoner, etc.,

· kollektivt arbeid av brukere med evnen til å avtale, godkjenne og kontrollere utførelsen av dokumenter,

· ruting av dokumenter, som kan tilpasses hver type dokumenter separat,

· regnskap og kontroll av ansattes arbeidstid.

Regnskapsføring av dokumenter utføres i sammenheng med typer dokumenter i samsvar med regelverket om virksomhetsdokumentflyt. Prinsippene for regnskapsføring av innkommende, utgående og interne dokumenter som er nedfelt i programmet, er helt i samsvar med gjeldende standarder og normer:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· Den føderale loven til den russiske føderasjonen av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse",

· GSDOU-krav,

· Typisk instruksjon på kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter.

System arkitektur:

"1C: Document Management 8" støtter flerbrukerarbeid i et lokalt nettverk eller via Internett, inkludert via nettlesere. Den logiske strukturen til "1C: Document Flow 8" er vist i de følgende figurene.

Figur 4. Modulær struktur for EDMS "1C: Dokumentflyt 8"

Figur 5. Funksjonelle blokker av EDMS "1C: Dokumentflyt 8"

Systemdistribusjonsordningen og elektronisk doker vist i følgende figur.

Figur 6. Skjema for distribusjon av EDMS "1C: Dokumentflyt 8"

Systemfordeler

"1C: Document Management 8" er utviklet på den teknologiske plattformen "1C: Enterprise 8.2", som gir høy fleksibilitet, tilpassbarhet, skalerbarhet, ytelse og ergonomi i applikasjonsløsninger, støtter arbeid i tynn- og webklientmodus, brukerarbeid via Internett, inkludert og på kommunikasjonskanaler med lav hastighet.

1C: Enterprise 8-plattformen støtter arbeid i filmodus, så vel som med forskjellige DBMS: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8-serveren kan fungere både i Microsoft Windows- og Linux-miljøer. Når det er implementert, gir dette muligheten til å velge arkitekturen som systemet skal kjøre på og muligheten til å bruke programvare med åpen kildekode for serveren og databasen.

Konfigurasjonen er rettet mot både kommersielle virksomheter og budsjettinstitusjoner:

· Kontorarbeid,

· Dokumentflyt,

·Interaksjon,

· Datasøk.

Konfigurasjonen er universell og kan enkelt tilpasses og tilpasses spesifikasjonene til en bestemt kommersiell virksomhet eller budsjettinstitusjon.

Sammenligning og valg av EDMS

Hensikten med denne gjennomgangen er å forberede deg på å ta en beslutning når du velger den optimale EDMS for høyskolen. En oversikt over funksjonene til alle EDMS i markedet lar deg bestemme kriteriene for å velge en EDMS for løsning spesifikke oppgaver og velge en løsning basert på en systematisk tilnærming.

Til sammenligning ble den vanligste EDMS i Russland valgt:

DocsVision

Directum

· 1C: Dokumentflyt 8 CORP

Sammenligning av systemene som presenteres i gjennomgangen er gitt i henhold til de valgte parametrene, kombinert i seks kriterier. Det skal bemerkes at det er en ganske stor implementeringspraksis for alle systemene som presenteres i gjennomgangen.

Sammenligningen av EDMS i gjennomgangen er basert på følgende kriterier:

.Teknologier som brukes

.Funksjonalitet

Brukerstøtte

Opplæring

Kriterium 1.Teknologier som brukes

Tabell 1. Sammenligning av teknologiene som brukes

Serveroperativsystem Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux Windows Server (2000, 2003, 2008) Windows Server (2000, 2003, 2008) Client-operativsystem på tvers av plattformer (XP, Vista, 7) ) Windows (XP, Vista, 7) Databaseserver brukt MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle File-modus er mulig (uten databaseserver) MS SQL Server MS SQL Server Betjening på mobile enheter Safari Mobile Nei Ja (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile) Integreringsmuligheter1C, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory Webserver er en del av plattformen Ja, ved hjelp av den valgfrie webservermodulen Skanningsteknologi Ethvert papirdokument kan skannes og lastes inn i infobasen fra hvilken som helst type skanner som støtter TWAIN-teknologi (en standard protokoll og grensesnitt som definerer samspillet mellom programmer og bilderegistreringsenheter) For OCR når du legger inn papirdokumenter i DocsVision-systemet, implementeres integrasjon med ABBY FineReader Scripting Edition-systemet. Pakke som ikke er inkludert i baselisenssett Capture and Transformation Services (DCTS), et sett med tjenester som gjør det enkelt å samle inn dokumenter i Directum med eksterne kilder (skannere, multifunksjonsmaskiner, avsendere, filsystemmapper, fakser, e-postservere osv.) og videre transformasjon til forskjellige formater... Lisensen for "Document Input Service" kjøpes separat for hver server

Det er verdt å merke seg variasjonen til serveren operativsystemer og databaseservere 1C: Dokumentflyt i forhold til konkurrentene. Du kan også påpeke forskjellen mellom selskaper i policyen om å gi demo / demo-tilgang til potensielle brukere. Det viktigste som skal påpekes helt i begynnelsen av vår gjennomgang er at alle EDMS er bygget på modulbasert basis, som lar deg legge til nye funksjoner i EDMS eller utvikle funksjonaliteten til eksisterende.

Kriterium 2.Lisensieringspolicy og priser

Tabell 2. Kostnader for lisenser uten å ta hensyn til DBMS-kostnadene, tilleggsmoduler og rabatter (rub.)

1C: Document flowDocsVisionDirectumLisensieringspakkerPROFKORPBasic ExtendedCorporateLiteStandard 00045Backet 20/25 (DocsVision) grunnleggende klientlisenser

Formålet med denne tabellen er å gi en generell sammenligning av kostnadene for hovedmodulene til de aktuelle programvareproduktene og klientlisensene. Selvfølgelig inneholder den ikke prislistene til de tre presenterte selskapene, men det gir potensielle brukere en forståelse av produktkostnadene.

Det er også verdt å påpeke hva som er de viktigste forskjellene mellom lisenspakkene som er oppført i tabellen for hvert av programvareproduktene.

1C: Dokumentflyt

Funksjoner som bare er tilgjengelige i CORP-versjonen:

· Strekkodning av dokumenter og filer

· Streaming skanning med automatisk strekkodegjenkjenning

· Automatisk fylling av filer etter maler

· Registrering stempel utskrift

· Aksept av oppgaver for utførelse

· Konfigurere og bruke ruteforhold

· Periodiske forretningsprosesser

· Regnskap og bruk av arbeidsplaner

· Forretningsprosesshierarki

· Stoppe forretningsprosesser

· Webtjenester for arbeid med filer "1C: Document Flow 8" fra andre applikasjoner

· Avansert søk etter dokumenter og filer etter detaljer

DocsVision

Grunnleggende: inneholder DocsVision-plattformen og "Office work" -applikasjonen.

Utvidet: inkluderer sammensetningen av Basic Edition + "Process Management" -applikasjonen og muligheten for å kjøpe en Light-klient.

Enterprise: inkluderer Advanced Edition + muligheten til å kjøpe Performance Optimization Pack, Light Client og SharePoint Extension.

Directum

Lite-, Standard- og Enterprise-pakkene inkluderer en basesystemserverlisens og basebrukers CAL-er for basemodulene (Electronic Document Management og Business Process Management). Hovedforskjellen er i hvilke tilleggsmoduler og tilleggsserverlisenser brukeren kan utvide funksjonaliteten til basemodulene.

Lisensieringspolicy

1C: Dokumentflyt

For å sikre praktisk og jevn skalerbarhet på plattformen er alle produktene i 1C: Enterprise 8-linjen delt inn i følgende kategorier:

· grunnleggende forsyninger, som inneholder en plattform, en applikasjonsløsning (konfigurasjon) og en lisens til å bruke produktet på en arbeidsplass;

· konkurransedyktige klientlisenser, eller lisenser for ekstra seter;

· lisens for 1C: Enterprise-server (applikasjonsserver);

DocsVision

DocsVision-programvaren består av server- og klientdeler. DocsVision-lisensiering betyr overføring til kunden av retten til å bruke systemet av et visst antall brukere som samtidig arbeider med en server (den såkalte "samtidige lisensieringsmodellen", eller samtidige lisenser). Samtidig er antall arbeidsplasser som systemet skal installeres på ikke begrenset på noen måte. Med gjennomsnittlige parametere for brukerens arbeidsintensitet, er det statistisk begrunnet å kjøpe konkurransedyktige lisenser i mengden 70% av det totale antall brukere. Lisensene er konkurransedyktige, minimum kjøpsstørrelse er 10 stykker. Det er VIP-lisenser som gir garantert pålogging.

Directum

Konkurransedyktige lisenser. For nettilgang kjøpes det en lisens per server. Resten av lisenspolitikken er helt lik DocsVision.

Kriterium 3.Funksjonalitet

Denne delen er delt inn i følgende deler:

· Registrering og registrering av dokumenter

· Arbeid med dokumenter

· Ledelse av forretningsprosesser

· Søk og analyse av informasjon

· Støtte for papirarbeidsflyt

· Standard tilpasningsverktøy

For hver seksjon er det en tabell som sammenligner funksjonaliteten til EDMS som vurderes. Generelt faller kapasiteten til systemene sammen, men det er forskjeller, som gjenspeiles i disse tabellene. Der det etter vår mening var behov for forklaringer til systemene som vurderes, i tillegg til betegnelsen "+" - muligheten er implementert, er kommentarer lagt til.

Tabell 3. Registrering og registrering av dokumenter

Registrere dokumenter +++ Legge til filer +++ Opprette et dokument ved hjelp av en mal +++ Registrere fra e-post · Ethvert dokument eller fil "1C: Document Flow 8" kan sendes via e-post direkte fra programmet · Laster opp innkommende eller interne dokumenter · Last ned alle vedlegg · Arbeid av utføreren med MS Outlook-oppgaven uten å åpne Navigator DocsVision (online) · Øyeblikkelig synkronisering av MS Outlook-oppgave og oppgavekort i Navigator · Vise DocsVision-oppgaver som oppgaver i MS Outlook Integrering med MS Outlook lar deg lagre innkommende brev og vedlegg som Directum-dokumenter, sende brev til kontakter fra en enkelt Directum-adressebok og registrere kontakter i Customer Relationship Management-modulen. Teksten til brevet kan sendes direkte fra MS Outlook som en oppgave til hver ansatt, og derved overlate ham til arbeidet som er angitt i brevet Registrering fra nettskjemaet +++ Arbeide med referansebøker +++ Reg+++ Kontroll med å fylle ut de obligatoriske feltene på dokumentkortet + ++ Mulighet for streaming av dokumentinngang +++ Registrering fra en skanner +++ Registrering av dokumenter fra MS Office / OpenOffice Mulig når du implementerer ekstra programvareinnstillinger · Åpne og lagre dokumenter i Microsoft Office-format som er lagret i systemet direkte fra Microsoft Office-applikasjoner · Automatisk generering av kontokortattributter fra felt og egenskaper i et Microsoft Office-dokument og omvendt

Tabell 4. Arbeide med dokumenter

Functional1C: Document flowDocsVisionDirectumDannelse av en adresseliste +++ Endring av vedlagte filer +++ Innebygde seere av vedlagte filer-forhåndsvisning (uten å åpne et kort) -Arbeid med utkast til dokumenter +++ Automatisk utstedelse av påminnelser om brudd på vurderingsperioden, om tilnærming og brudd på fristen for å forberede prosjekter ++ + Arbeide med dokumentversjoner +++ Vedlikeholde mappestrukturen til dokumenter +++ Vedlikeholde personlige mapper til brukeren +++ Ditt skrivebord fra hvor som helst +++ Opprette lenker til andre dokumenter som er registrert i systemet +++ Støtte for dokumentgodkjenning / godkjenningsprosedyrer + ++ Evne til å utstede ordrer +++ Evne til å bruke midlertidige rapporter om utførelse Få automatisk genererte rapporter om ansattes ledelsesdisiplin - Arbeide med dokumenter i offline modus Opprett geografisk distribuerte systemer som utveksler data i offline modus Utføre en oppgave uten direkte brukertilgang til DocsVision-serveren (off-line oppgave h via e-post Microsoft Exchange og Outlook) Opprettelse av geografisk distribuerte systemer som utveksler data i offline modus Opprettholde et godkjenningsark +++ Automatisk logging av levering, mottak og lesing av meldinger i systemet +++

Tabell 5. Ledelse av forretningsprosesser

Functional1C: Document flowDocsVisionDirectumOppretting av standardruter for bevegelse av dokumenter +++ Støtte i grenruter +++ Bindende ruter til typer dokumenter, utøvere osv. +++ Mekanismer for dokumentutførelseskontroll +++ Tilbyr gratis ruting av dokumenter +++ Automatisk vedlikehold av stadier av arbeidsutførelse + ++ Kontroll over behandling og utførelse av dokumenter og bestillinger i en geografisk distribuert organisasjon +++ Sikre muligheten for å legge inn flere bestillinger for ett dokument og flere utøvere i en ordre +++ Sende varsler på e-post +++ Sende dokumenter for gjennomgang +++ Utstedelse oppgaver per gruppe +++ Delegering av fullmakter +++ Automatisering av aksept / avslag på instruksjoner til utføreren Mulig gjennom tilleggsfunksjonalitet implementert ved hjelp av plattformen "1C: Enterprise" for eksempel "vurdere å forlenge kontrakten"). Autotext konfigureres av systemadministratoren eller personlig av brukeren

Tabell 6. Søk og analyse av informasjon

Functional1C: Document flowDocsVisionDirectumSøk etter dokumentdetaljer +++ Søk etter oppgaver og oppgaver (inkludert forfallsdatoer, utøvere, kontrollere) +++ Fulltekstsøk med tanke på morfologien til det russiske språket +++ Implementering av forskjellige typer søk i en forespørsel +++ Opprettelse og lagring av spesialiserte søkeinnstillinger · Gruppeinnstillinger · Generelt sett blir resultatene av et søkeord plassert i mappen System Search Results, som automatisk genereres første gang et søkeord kjøres. For å lagre data som oppfyller kriteriene for et ofte brukt spørsmål, kan du imidlertid opprette en spesiell virtuell mappe: Hver gang den blir åpnet, vil resultatene av søket som er angitt i egenskapene oppdateres. · Forhåndsdefinerte søk (for eksempel "Mine sist endrede dokumenter") · Administratorkonfigurerte ad-hoc-søk basert på ofte brukte kriterier · Relaterte dokumenters teknologi Utarbeidelse av dokumentlogger +++ Opprettelse av rapporter om ytelsesdisiplinen +++ Eksport av rapporter til eksterne applikasjoner +++ Innebygd kompleks rapportbygger Standard rapportbygger av 1C: Enterprise-plattform, tilleggsinnstillinger · Oppretting av komplekse rapporter om systemdata som ikke kan bygges ved hjelp av standardvisninger · Statistiske rapporter · Er en egen modul med eget installasjonsprogram · Ikke inkludert i standard leveringssett Systemet gir spesialiserte rapporter som øker effektiviteten i brukernes arbeid betydelig: Dokumenter under vurdering, forfalte bestillinger, dokumenter som skal returneres osv.

Tabell 7. Støtte for papirarbeidsflyt

Produktnavn Funksjonelle kommentarer1C: Dokumentflyt Opprettholde en nomenklatur for saker Den brukes til å opprette nye saker (volumer) og avskrive utførte dokumenter til saken Overføringsjournal For hvert innkommende, utgående eller interne dokument opprettes et kort. Overføringsjournalen er tilgjengelig fra dokumentkortet. Journalen inneholder opptegnelser om overføring av papirdokumenter eller deres kopier til ansatte, samt retur av de overførte dokumentene DocsVision Opprettholde en nomenklatur for saker Dannelse av saker og volumer Arkivering av saker · Overføring av saker til avdelinger · Overføring av saker til permanent lagring · Ødeleggelse av saker i arkivet Directum Opprettholde en nomenklatur for saker Registrering av dokumenter Registreringskortkort (RCC) brukes, som inneholder alle primære data (korrespondent, organisasjonsenhet, organisasjonsrepresentant, dato for registrering, registreringsnummer, emne og sammendrag dokument, leveringsmåte osv.) Bevegelse og utførelse av dokumenter · Fiksering av fullstendig korrespondanse om utførelse av ordrer · Evne til å sende for revisjon · Fleksibel rutekonfigurasjon Søk og analyse av informasjon Fra registreringen av ethvert dokument i systemet kan du finne både registreringskortet sammen med informasjon om plasseringen og prosessen for dokumentutførelse, så vel som selve det elektroniske dokumentet

Tabell 8. Standardkonfigurasjonsverktøy

Functional1C: Document flowDocsVisionDirectumFormdesignverktøy +++ Utviklingsverktøy for typiske ruter for dokumenter +++ Verktøy for å opprette og konfigurere strukturen til en organisasjon (inkludert distribuert) +++ Verktøy for å opprette og redigere referansebøker +++ Evne til å endre grensesnittet (for brukertyper) +++ Verktøy innstillinger for dokumentmaler (MS Office) +++

Kriterium 4.Tilgangsrettigheter og informasjonssikkerhet

Alle systemene som presenteres i gjennomgangen implementerer pålitelige metoder for differensiering av makter, kontroll over tilgang til data og informasjonssikkerhetselementer presentert i de neste to tabellene.

Tabell 9. Adgangsrettigheter

Støtte for forskjellige autentiseringsmetoder +++ Tildele rettigheter til brukere +++ Tildele rettigheter til brukergrupper +++ Støtte for brukerroller +++ Differensiering av tilgangsrettigheter til systemobjekter +++ Differensiering av tilgangsrettigheter til operasjoner på RKK / vedlagte filer / rekvisittnivå ++ +

Tabell 10. Informasjonssikkerhet

Opportunities1C: Document flowDocsVisionDirectumKryptering av systemdata, kryptering av data under overføring +++ Logging av brukerhandlinger +++ Verktøy for overvåking av hendelser i systemet +++ Bruk av digital signatur +++ Anvendelse av sertifisert kryptografisk beskyttelse +++ Dynamisk blokkering av et dokument (ikke underlagt redigering / redigering av annen ansatt) + ++ Organisering av databasesikkerhetskopi (inkludert planlagt) +++

Kriterium 5.Brukerstøtte

Tabell 11. Sammenligning av støttetjenester

Sammenligningsfag 1C: Document flowDocsVisionDirectumPrinsipper for å gi teknisk støtte Leveringspakken til produktet inkluderer en 1C: ITS PROF-plate med den nåværende utgivelsen og en kupong for gratis ITS-tjeneste i 6 måneder. Videre - et betalt abonnement på ITS fungerer i henhold til faste regler som bestemmer maksimal responstid på en hendelse gitt organisasjoner med gyldig abonnement i en periode på 1 år for å oppdatere versjoner av Directum-systemet. Gjelder kun standardfunksjonalitet Leveres for alle 1C-produkter Levert umiddelbart etter nedlasting av demo-versjonen av systemet 1C-konsultasjonstjenester via telefon og e-post Tilgjengelighet av ulike servicenivåer i samsvar med kravene til enhver kunde Tilgang til teknisk support er åpen gjennom alle kommunikasjonskanaler - telefon, e-post, supportside Levering av ITS-disker direkte til brukerens arbeidsplassTilgang til teknisk støtte gjennom alle kommunikasjonskanaler - telefon, e-post, DocsVision-nettstedTyper av teknisk supportInformasjon på nettstedet og månedlige DVDer # "rettferdiggjør"\u003e Nedenfor er prisene for ettersalgstjenesten til EDMS. På grunn av gjennomsiktigheten i prislistene til 1C presenterer tabell 12 priser for informasjonsteknologisk støtte for 1C: Bedriftsbrukere i monetære termer. Tabell 13 kombinerer DocsVision og Directum, som gir informasjon i prosent.

Tabell 12

Tabell 13

ProduktoppgraderingstjenesterAbonnement for oppdatering av versjoner for en periode på 1 år 20% (av programvarekostnadene) Abonnement for oppdatering av versjoner for en periode på 1 kvartal 6% (av programvarekostnadene) Oppdatering av versjonen (engangs, i fravær av abonnement) 50% (av programvarekostnadene) Prioritert teknisk støtte for 1 år 72 000 Oppdaterer versjoner av DV-produktet25% av kostnadene ved konkurranselisenser

Kriterium 6.Opplæring

Opplæring av ansatte er en forutsetning for vellykket implementering, bruk og utvikling av systemet basert på noen av de presenterte produktene. Derfor anså vi det som viktig å reflektere nøkkelparametrene i kursene som ble gjennomført av selskaper (1C - med partnere).

Tabell 14. Studiested

Studiested1C: Document flowDocsVisionDirectumSertifiserte treningssentre i hele Russland har sine egne treningssentre selskap der + Fjernundervisning: · Opplæring / nettbaserte nettinarer på stedet · Nettkurs · Selvstudium + Fjernundervisning + (i Moskva og Izhevsk) Tabell 15. Opplæringskurs

SED-kurs (akademiske timer) Kostnad, gni.Muligheter for den anvendte løsningen "1C: Document Flow 8" for å organisere elektronisk dokumentflyt 2410 000 Grunnleggende om DocsVision 166500 Bruke basismodulene i Directum-systemet 155 700

Konklusjon og valg av EDMS

Den gitte gjennomgangen gjenspeiler nøkkelfunksjonene i de ledende innenlandske elektroniske dokumentstyringssystemene. Generell analyse viser at løsningen fra 1C-selskapet, til tross for den relativt korte tidsperioden på markedet for programvareproduktet (versjon av CORP), ikke er dårligere enn de to andre løsningene når det gjelder nøkkelparametere, er mer teknologisk og mer attraktiv i pris. Et tydelig pluss av løsningen er utbredelsen av 1C: Enterprise-plattformen og et stort antall støttespesialister.

3. Mulighetsstudie

Sparer arbeidskraftskostnader for EDMS-brukere

La oss se nærmere på kostnadsbesparelsene for lønnene til EDMS-brukere.

Beregning av betingede årlige besparelser i arbeidskostnadene for ansatte i den første kvalifiseringen С j med en endring i kompleksiteten av prosessene for utarbeidelse og prosessering av informasjon som et resultat av innføringen av EDMS, bestemmes av formelen:

FRA j \u003d C zpj (Q 1 - Spørsmål 2) A2 / F j ,

hvor C zpj - det årlige lønnsfondet til en ansatt av den tredje kvalifiseringen som er engasjert i utarbeidelse og behandling av data, rubler; Spørsmål 1, Q 2 - arbeidsintensitet for klargjøring og behandling av en dataenhet i grunnleggende og nye versjoner av programvareproduktet, man / h; OG 2 - det årlige volumet av arbeid med utarbeidelse og behandling av data i en ny versjon av programvareproduktet, naturlige enheter; F j - det årlige arbeidstidsfondet til en ansatt i den første kvalifiseringen som arbeider med utarbeidelse og behandling av data, h.

La oss beregne besparelsene i arbeidskostnadene for en leder som jobber i offentlig sektor i henhold til den 11. kategorien i den enhetlige tariffskalaen og med en lønn på 2787 rubler. Tatt i betraktning at lederen har en månedlig bonus på 75% av lønnen, er hans månedslønn 4877,25 rubler. Følgelig er lederens årlige lønn 58.527 RUB. Tatt i betraktning at antall arbeidsdager med en fem-dagers arbeidsuke er 249, vil lederens årlige arbeidstidsfond være 1992 timer.

Kompleksiteten i utarbeidelsen og utførelsen av dokumenter med den forrige arbeidsmetoden og i EDMS-systemet er henholdsvis 25 [person / t] og 20 [person / t]. Det årlige arbeidsvolumet med utarbeidelse og behandling av data i EDMS (i naturlige enheter) er? 80 dokumenter.

Dermed oppnår vi besparelser i lønnskostnadene for lederen: С \u003d 58 527 (25 - 20) · 80/1992 \u003d 11 752,41 rubler, som er 20% av årslønnsfondet til en 11. klassesjef som arbeider med utarbeidelse og behandling av dokumenter i et automatisert dokumenthåndteringssystem.

Sparer maskinens tidskostnader

Når du erstatter et grunnleggende programvareprodukt (PP) med et nytt, reduseres som regel tiden for bruk av datafasiliteter. Beregningen av kostnadsbesparelser for betaling av datatid gjøres i henhold til formelen

FRA msh \u003d Ts msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

hvor C mi - årlige besparelser i kostnadene for å betale for driftstiden til den i-th ressursen til datakomplekset eller kommunikasjonsanlegg knyttet til utførelsen av funksjonene til den studerte programvaren, rubler; C mi - kostnaden for en times drift av den første ressursen til et databehandlingskompleks eller kommunikasjonsanlegg i forhold til en bestemt krets og driftsmodus, rubler / time; T 1ij , T 2ij - tid j-x operasjoner på i-th ressurs et datakompleks eller kommunikasjonsmiddel i grunnleggende og nye varianter av bruk av PP, h; OG 2j -mengde j operasjonerutført i henhold til den nye versjonen av PP i løpet av året.

La oss beregne de årlige kostnadsbesparelsene for tiden brukt på arbeidet til en leder automatisert arbeidsstasjon (AWS) i et automatisert arbeidsflytsystem. Kostnaden for en times arbeid av AWP-sjefen er 7 rubler; utførelsestiden for operasjoner relatert til kontrakter for lederens arbeidsstasjon med den gamle arbeidsmetoden og i det automatiserte arbeidsflytsystemet er henholdsvis 5 timer og 3 timer; 1002 -antall operasjoner knyttet til kontrakter utført i det automatiserte dokumenthåndteringssystemet i løpet av året.

Dermed vil den årlige besparelsen i kostnaden for å betale arbeidstiden til den automatiserte arbeidsstasjonen (AWP) til lederen i nettverket til dokumentstyringssystemet være: m \u003d 7 (5 - 3) 1002 \u003d 14028 rubler.

Konklusjon

Hensikten med denne oppgaven var en komparativ analyse av elektroniske dokumenthåndteringssystemer for å lage tekniske spesifikasjoner for implementering av EDMS i State Educational Institution of Entrepreneurship College No. 11, Department of Management and Information Technology. Vår forskning og vårt arbeid lar oss trekke en rekke konklusjoner og forslag:

Det haster med problemet med å velge og implementere elektronisk dokumenthåndtering bestemmes av behovet for å opprette et enkelt dokumentrom i bedriften, med tanke på rasjonell bruk menneskelige ressurser når du utfører bestemt kontorarbeid.

Studien av problemer innen papirkontorarbeid og dens komparative analyse med elektronisk kontorarbeid tillot oss å identifisere følgende viktige problemer på dette området for å utvikle deres videre løsninger:

· uunngåelig tap av dokumenter, og derfor informasjon;

· å få dokumenter og informasjon i dem til en tredjepart;

· akkumulering av mange dokumenter, hvis formål og kilde er uklare;

· store mengder tid brukt på utarbeidelse og godkjenning av dokumenter, som et resultat - lav prosessering og informasjon, noe som betyr - en langsom reaksjon på nye påvirkninger;

· redundans av arbeidsflyt, stort tap av tid for behandling av innkommende og utgående korrespondanse, interne dokumenter og fortrolighet med dokumenter;

· inkonsekvensen av de beslutningene som er gjort, umuligheten av å sikre rask overføring av kildedokumenter og informasjon til beslutningstakere;

· mangel på kontroll over eksekutorene, umuligheten av å bringe instruksjonene som kommer fra resolusjonene til spesifikke eksekutører på kort tid;

· umulighet av å etablere historien om å arbeide med dokumenter;

· ikke-produksjonskostnader for arbeidstid for å finne det nødvendige dokumentet, dannelsen av en tematisk samling av dokumenter;

· store papir- og kopikostnader for å lage flere kopier av det samme dokumentet.

Ved analyse av ulike elektroniske dokumenthåndteringssystemer ble alle nyanser av å jobbe med dokumenter forutsatt i implementeringen og påfølgende drift av elektronisk dokumenthåndtering. Vi foreslår å vurdere disse alternativene for behov som de mest betydningsfulle i løpet av å velge et automatisert system som oppfyller alle parametrene som er angitt i organisasjonen innen sikker og effektiv elektronisk dokumenthåndtering.

Liste over referanser

1.Kuznetsov I.N., kontorarbeid, M.: Dashkov og K, 2006, 520 sider.

2.Baykova I.Yu., Dokumentflyt og kontorarbeid. Hvordan organisere arbeidet med dokumenter, Eksmo, 2009, 288 sider.

.G.Yu. Kasyanov., Dokumentflyt. Anleggsmidler, ABAK, 2010, 256 sider.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Sannheten om elektronisk dokumenthåndtering, Moskva, DMK, 2008, 224 sider.

.Kuznetsov S.L. Valg og eksperimentell implementering av et elektronisk arkivsystem // Sekretærvirksomhet - 2006. Nr.3

.Balasanyan V. Konseptet med automatisering av den innenlandske dokumentflyten // Åpne systemer - 2003. Nr. 1

.Elektronisk ressurs: V.V. Strasttenko STC IRM. Hva er kontorautomatisering til? - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Gjennomgang av elektroniske dokumenthåndteringssystemer. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Elektronisk dokumentflyt - Styringsdokumentasjonssystemer. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Automatiserte virksomhetsstyringssystemer. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Center for Computer Technologies: Electronic Document Management System N-System. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Elektroniske kontorsystemer - Dokumentasjonsstøttesystemer. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Aiteko-teknologi uten mellomrom - Dokumentflyt i organisasjonen. - Tilgangsmodus: # "rettferdiggjøre"\u003e. Elektronisk ressurs: generell beskrivelse - 1C: Dokumentflyt 8 -1C: Enterprise 8 ..- Tilgangsmodus: # "rettferdiggjøre"\u003e. SanPiN 2.2.2.542-96. Hygieniske krav til videoterminaler, elektroniske datamaskiner og arbeidsorganisasjon

.GOST 12.2.049-80. Generelle krav til arbeidsplassen, kontroller og informasjonsvisning.

.Elektronisk ressurs: Generell beskrivelse - DocsVision om systemet. - Tilgangsmodus: # "justify"\u003e. Elektronisk ressurs: Generell beskrivelse - DIRECTUM elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) - Tilgangsmodus: # "rettferdiggjøre"\u003e dokument sirkulasjon elektronisk teknologi arkitektur

Mellomrom oversatt fra på engelsk kan bety: gap, gap, gap, intervall, gap, gap, utelatelse, divergens, gap, avgrunn, etc. For å oversette navnet på Gap Analysis-metoden, er ordet "gap" best egnet, siden det generelt handler om å analysere hullene mellom den nåværende tilstanden (der vi er nå) og den ønskede tilstanden (dit vi ønsker å gå). Teknikken ble utviklet av Stanford Research Institute (USA, California).

Brudd generelt kan omfatte:

● Gapet mellom selskapets markedstilbud (i vid forstand) og etterspørselenivået på markedet

● Gapet mellom dagens aktiviteter eller forretningsprosesser og deres egenskaper, og visjonen om hvordan det skal være, ideelt sett eller fra et ledersynspunkt.

● Gapet mellom de faktiske målene og målene til selskapet generelt og de ansatte spesielt på den ene siden og på den andre siden - teoretisk nødvendige mål og mål

● Gapet mellom dagens ytelse og de beste resultatene i bransjen (referanser).

Essensen, som Gap-analysen utføres for, kan uttrykkes med en enkel formel:

Ønsket - Tilgjengelig \u003d Nødvendig

Resultatet av Gap-analysen, uavhengig av område, er identifiseringen av "hull" og utviklingen av tiltak for å eliminere dem.

Søknad innen implementering av IT-systemer

Hvordan kan gapanalyse brukes innen implementering av informasjonsteknologi?

De fleste av implementeringsprosjektene for programvare (ECM, ERP-klasse osv.) Består i å tilpasse et bestemt standard "bokseprodukt" til egenskapene og behovene til en bestemt kunde. Samtidig brukes ofte to tilnærminger til implementering:

● "Fra prosesser" - når en detaljert studie av kundens forretningsprosesser utføres, dannes kravene til systemet og deres påfølgende implementering. Ved utgangen får vi som regel et produkt som er vesentlig forskjellig fra det typiske (standard).

● "Fra systemet" - når organisasjonen av forretningsprosesser, innebygd i "boksen", fungerer som en slags standard, og det er en "passform" av kundens forretningsprosesser for dens funksjonalitet.

Selvfølgelig, hvis ikke et bokseprodukt er tilgjengelig, men et sett med verktøy for å lage informasjonssystemer av en bestemt klasse, så kan det ikke være snakk om noen implementering "fra systemet". Imidlertid, hvis implementeringsteamet har et ferdig, selvforsynt produkt i hendene på implementeringsteamet, vil den mest effektive implementeringen være "fra systemet".

Det er i dette tilfellet Gap-analyseteknikken vil være nyttig.

Hvis vi snur igjen til formelen Ønsket \u003d Tilgjengelig + Nødvendig, så er det lett å gjette at "Ønsket", i i dette tilfellet, vil være kundens behov, og "Tilgjengelig" - funksjonaliteten til den implementerte "boksen".

Dermed er implementeringsteamets oppgave å matche "Ønsket" og "Tilgjengelig" og finne "Nødvendig". La oss se nærmere på hvordan vi kan utføre denne oppgaven.

Hvordan identifisere hull (avvik)?

La oss vurdere to alternativer som ofte brukes i vår praksis:

Alternativ nummer 1. Systemdemo og online simulering.

Tilnærmingen innebærer å møte kundens arbeidsgruppe, gjennomføre en demonstrasjon av systemet og identifisere avvik fra gjeldende prosesser som et resultat av demonstrasjonen.

Fordeler:

● lav arbeidsintensitet og effektivitet i prosjektgruppens arbeid, siden hele analyseprosessen kan legges inn i flere modelleringsøkter.

Ulemper / risikoer:

● under slike "brainstorming" -økter kan kunden formulere feil eller til og med glemme å uttrykke noen krav, som senere kan føre til visse problemer under implementeringen.

Alternativ nummer 2. Individuelle samtaler med representanter for arbeidsgruppen.

En mer tradisjonell tilnærming til å identifisere avvik er å organisere individuelle møter med representanter for arbeidsgruppen (helst rett på arbeidsplassen). Krav til prosesser, ønsker, forventninger fra implementering og, viktigst av alt, aktuelle problemer samles inn. Basert på resultatene av studien, blir det laget en liste over avvik fra "boks" -funksjonaliteten fra kundens nåværende behov.

Deretter demonstrerer prosjektgruppen forskningsresultatene til arbeidsgruppen. Samtidig blir det lagt vekt på hvordan flaskehalser og aktuelle problemer som er identifisert som et resultat av intervjuene skal løses. Det neste trinnet er å demonstrere systemet med vekt på funksjonalitet som vil forbedre effektiviteten i nåværende prosesser og redusere antall flaskehalser.

Fordeler:

● Mer nøyaktig identifisering av avvik på grunn av fullstendigheten av kravsamlingen og individuell kommunikasjon.

Ulemper / risikoer:

● Høy kompleksitet i analysen sammenlignet med simuleringen "on the fly" som i alternativ 1.

Når du velger en eller annen tilnærming, er det nødvendig å bygge på kundens natur, kompleksiteten i de automatiserte prosessene og mengden ressurser som tildeles til prosjektet. Hvis for eksempel prosjektbudsjettet er begrenset, men kundens spesialister er klare til å delta aktivt i forskningen, vil alternativ nr. 1 være det mest passende. I tilfelle høy ansettelse av representanter for arbeidsgruppen og manglende evne til å samle alle på ett sted for lange møter, er det bedre å stoppe ved det andre alternativet

Hva skal jeg gjøre med avvik?

Begge de vurderte resultatanalysemetodene gir oss det samme resultatet - en liste over avvik fra standardfunksjonaliteten til produktet som implementeres fra dagens funksjoner i forretningsprosesser og kundebehov. Oppgaven til prosjektgruppen er å utvikle en handlingsplan for å minimere de identifiserte avvikene. Alle arrangementene er delt inn i 3 grupper:

1. Tilpasning av boksefunksjonaliteten til kundens forretningsprosesser på bekostning av prosjektbudsjettet.

2. Organisasjonsendringer i forretningsprosesser.

3. Innlevering til utvikling av systemet (utenfor det aktuelle prosjektet).

La oss vurdere dem nærmere.

Tilpasning til forretningsprosesser ved hjelp av prosjektbudsjettet

Eliminering av de mest kritiske avvikene, som vanligvis er relatert til de viktigste forretningsprosessene i selskapet og ikke er gjenstand for organisasjonsendringer.

Etter vår erfaring inkluderer slike prosesser og kontorarbeid. Siden i mellomstore organisasjoner med lignende bedriftskultur (for eksempel moderne, klientorientert, utvikler eller har en tendens til streng regulering og hierarki), er forretningsprosessene knyttet til dokumenthåndtering oftest like. Evnene til produkter i esken lar deg foreta tilpasninger innenfor de grenser som er tilstrekkelige for implementering.

Eksempel 1: I virksomheten danner og godkjenner salgsavdelingen kontrakter for levering, design, service vedlikehold; anskaffelsesavdeling - kjøpsavtaler; administrativ avdeling - leieavtaler. Til forskjellige typer avtaler, forskjellige forskrifter for godkjenning. Analysen avgjør om alle kravene kan oppfylles. Tilpasning for hovedtyper av dokumenter er vanligvis inkludert i tilpasningsfasen. Nedenfor er to eksempler på policyer som må konfigureres.

Forretningsprosess 1.

Forretningsprosess 2.

Viktig:Mengden avvik som faller inn i denne gruppen avhenger ikke bare av systemets evner, men også av budsjettet som er tildelt prosjektet og tidsrammen. Så noen av endringene, mindre kritiske, ikke komplekse, kan flyttes utenfor det nåværende prosjektet, det vil si i gruppe 3.

Organisatoriske endringer i kundens forretningsprosesser

I dette tilfellet betyr det tilpasning av kundens forretningsprosesser til systemets funksjonalitet for å redusere de identifiserte "flaskehalsene". Ofte på dette stadiet iverksettes tiltak rettet mot metodisk korrekt justering av prosesser, bekreftet av erfaringen med å implementere EDMS og ledelseskonsultasjoner - det vil si forening og optimalisering av forretningsprosesser.

Flytter utenfor det nåværende prosjektet

Ikke-kritiske avvik og ønsker for systemet er ikke inkludert i innholdet i prosjektet og sendes inn for videre utvikling av systemet av kunden.

Det er åpenbart i prosjektlederens, som er begrenset med ressurser, å redusere tilpasningen av systemet som introduseres, og å eliminere så mange avvik som mulig gjennom organisatoriske endringer, eller til og med å utsette implementeringen "i nær fremtid". Kunden vil derimot insistere på at alle kravene hans blir oppfylt. Det er viktig å følge prinsippet om rimelig tilpasning av systemet og forretningsprosessene til hverandre. Det bør være en bevegelse mot hverandre for å sikre optimal effekt av implementeringen.

Det er viktig at denne metoden fokuserer på det faktum at resultatet er viktig - det vil si at det ikke er noen “uutgitte ønsker”, det er avvik og det er tatt beslutninger om dem alle. Hvis noe avvik ikke kan lukkes ved tilpasning (innstilling) og / eller ikke kan bringes til utviklingen av systemet, må det aksepteres organisatorisk løsning: enten å anerkjenne det som ubetydelig, eller omstrukturere prosesser i organisasjonen.

Et eksempel på registrering av resultatene av en studie om Gap-analyse for implementering av EDMS

Implementering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i en organisasjon krever ytterligere innsats fra ansatte på implementerings- og driftsstadiet, men gjør det mulig å øke arbeidseffektiviteten.

Mengden saker ved introduksjonen av "Boss-Referent" EDMS avhenger av organisasjonens behov og personlige særtrekk og som et resultat av muligheten til å bruke standardalternativer som tillater:

• 1. Organiser et felles filarkiv med mulighet for delingsrettigheter;
• 2. organisere kollektivt arbeid med dokumentet, utformingsdata;
• 3. å implementere et raskt søk etter nødvendig informasjon;
• 4. tildele ressurser;
• 5. å overvåke gjennomføringen av aktiviteter som er fokusert på dokumentet, i henhold til planen;
• 6. sikre sikkerhet og separasjon av tilgangsrettigheter til dokumenter, designdata;
• 7. skaffe rapporter som definerer den nåværende tilstanden av konsekvensene av arbeidet, statistiske data;
• 8. å overvåke utførelsen av arbeidet med et dokument, plan.
• 9. Prosessen med å innføre EDMS foregår tradisjonelt i seks linjer.

De viktigste milepælene i introduksjonen av dokumentflyt:

• 1. Samle inn data om forretningsprosesser som skal automatiseres, utvikle TP ( teknisk prosjekt), dets avtale og godkjenning av kunden.
• 2. Utvikling av EDMS, DFMS i samsvar med kravene i TP (sette opp grunnleggende programvareprodukter og utvikle tilleggsmoduler, integrering med eksisterende systemer i selskapet).
• 3. Opplæring av administratorer av elektroniske dokumenthåndteringssystemer.
• 4. Kjøp og levering av de grunnleggende komponentene i EDMS.
• 5. Idriftsettelse av EDMS og brukeropplæring.
• 6. Støtte for implementeringen av EDMS i prosessen med prøving og industriell drift.

For det fullverdige arbeidet til "Boss-Referent" EDMS, må organisasjonen ha nødvendig programvare og maskinvare.

Vurder kravene til utstyret som er nødvendig for driften av EDMS.

Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet vil være designet for ti brukere, noe som betyr at du trenger 10 PCer med Windows XP og nyere, med muligheten til å få tilgang til Internett. 1 server som programmet skal installeres på. Alle klientarbeidsstasjoner og serveren må være koblet til et lokalt nettverk. Tilsvarende skal arbeidsplasser være utstyrt med skannere og skrivere.

Tab. 3 Minimumskrav til serverdatamaskiner

Tab. 4 Minimumskrav til arbeidsstasjon

WMO Tverskoye har all nødvendig programvare og maskinvare, så bare ti arbeidsplasslisenser må kjøpes.

Det er akkurat nå innføringen av avansert informasjonsteknologi, til tross for det mangfoldige sortimentet og regelmessige tollreduksjoner, fortsatt er et kostbart prosjekt. Som en konsekvens et viktig spørsmål om behovet for å vurdere muligheten for å introdusere prosjektet. Det er utviklet en rekke metoder for å vurdere økonomisk produktivitet, som kan deles inn i tre kategorier:

• - tradisjonell økonomiske metoder, forutsatt definisjonen av slike indikatorer som netto nåverdi (NPV), økonomisk attraktivitet (EVA), totale eierkostnader (TCO) og andre;
• - kvalitative vurderingsmetoder, hvorav det viktigste er balansert målkort, informasjonsøkonomi;
• - sannsynlige verdsettelsesmetoder: rettferdig pris på opsjoner, anvendt informasjonsøkonomi, etc.

Total Cost of Ownership (TCO) er en metode for å bestemme kostnaden for informasjonssystemerberegnet på alle trinn i systemets livssyklus. TCO-modellen kan bidra til å redusere kostnadene og forbedre effektiviteten til investeringer i informasjonsteknologi.

I vurderingen av effektiviteten vil vi bruke TCO-beregnings- og analysemodellen fra Gartner Group. De totale eierkostnadene til en IP består av faste og gjentatte kostnader.

Faste kostnader inkluderer:

• - kostnaden for det første kjøpet av programvaren;
• - utvikling og gjennomføring av prosjektet.

Nåværende kostnader inkluderer:

• - systemadministrasjon;
• - teknisk støtte
• - trening;
• - hjelp og tilleggsinnstillinger;
• - Futz-faktor.

Modellen fra Gartner Group tilbyr følgende betydelige proporsjoner av hver av de ovennevnte kostnadspostene i forhold til den totale kostnaden.

• 1) investeringskapital - 21%;
• 2) systemadministrasjon - 12%;
• 3) teknisk støtte og oppdatering - 21%;
• 4) brukeraktivitet-46%.

"Systemadministrasjon" betyr her kostnadene ved å administrere servere og andre komponenter i databehandlingskomplekset, og kostnadene for å sikre brukerens arbeid gjenspeiles i begrepet "brukeraktivitet". Siden denne kostnadskategorien har den viktigste vekten i den totale kostnaden, la oss se nærmere på hva den inkluderer:

• 1) direkte hjelp og tilleggsinnstillinger-11%;
• 2) uformell læring-12%;
• 3) applikasjonsutvikling - 14%;
• 4) jobbe med data-15%;
• 5) formell opplæring - 18%;
• 6) futz-faktor-30%.

Som følger av den foreslåtte kostnadsstrukturen, kan du beregne totalsummen: eierprisen til EDMS "Boss-Referent" for ledelse (tabell 5). Kapitalinvesteringer består bare av prisen på programmene og lønnen til en profesjonell for introduksjonen (to av dem er nødvendige for å fullføre introduksjonen om 1 måned), av følgende årsaker er nødvendig serverutstyr, kabelnettverk og maskinvare allerede til stede.

Lisensprisen for en arbeidsplass er 6700 rubler, den er nødvendig for 10 arbeidere. Innføringen av systemet vil bli implementert av IT Co., av følgende årsaker, anses dette selskapet som den generelle partneren til BOSS-Referent-selskapet og gir forslag til innføring av et elektronisk dokumenthåndteringssystem, støtte for de skapt løsningene og brukeropplæring.

Tab. 5 De totale eierkostnadene for "Boss-Referent" EDMS for WMO Tverskaya

Dermed vil kostnadene ved å eie systemet for det første året være 604760,8 rubler, for det andre 477 760,8 rubler. De totale eierkostnadene i to år er 1.082.521,6 rubler.

Den totale eierkostnadsmodellen lar deg se strukturen til kostnadene ved å introdusere et informasjonsprodukt. Det fremgår av tabellen at en betydelig del av kostnadene faller på driftskostnadene, og spesielt på Futz-faktoren. Med tanke på dette vil det være nødvendig å finne muligheter for å senke de totale eierkostnadene, og spesifikt er det mulig å bruke mer penger på opplæring av personalet, som et resultat av at verdien av futz-faktoren vil avta (siden det vil være færre forstyrrelser i arbeidet fra den menneskelige faktoren).

Foreløpig pågår økonomisk arbeid det er mange dokumenter som må lagres et sted, behandle informasjonen i dem, ta avgjørelser basert på de ervervede dokumentene, og på samme måte få online tilgang til dem, gradvis. Direkte fordi det for organisasjonen er spørsmål om optimalisering av arbeidsflyt og kontroll av informasjonsbehandling. Alt dette er klart for å bli gjort av progressiv EDMS. Ved hjelp av EDMS implementert i selskapet vil tap reduseres:

• - økonomisk;
• - midlertidig.

Noen andre egenskaper vil også endre seg:

• - kvaliteten på forebygging forbedres;
• - håndtering forbedres;
• - den raskeste og høyeste kvaliteten på beslutningstaking.

Ved hjelp av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet "Boss-Referent" vil følgende oppgaver bli løst:

• -registrering av innkommende og utgående dokumenter;
• -Vise og redigere dokumenter;
• - sentralisert sikker lagring av dokumenter;
• -operativ tilgang til dokumenter, med tanke på brukerrettigheter;
• -tegn dokumenter med en elektronisk digital signatur;
• -kontroll av dokumentversjoner;
• -søk i fulltekst av dokumenter etter innhold;
• -Kollektivt arbeid av brukere med sannsynlighet for avtale, godkjenning og kontroll over utførelse av dokumenter;
• -Routing av dokumenter, som kan tilpasses for alle typer dokumenter separat;
• -automatisk lasting av dokumenter fra e-post, skanner og faks;
• - regnskap og kontroll av ansattes arbeidstid;
• -web-tilgang til infobasen.

I nasjonale standarder betyr begrepet arbeidsflyt kontrollert bevegelse av ferdige dokumenter. Elektronisk dokumenthåndtering dekker trinnene i utarbeidelsen av dokumenter og uavhengig utveksling av informasjon over datanettverk.

I løpet av de siste mer enn hundre årene har det blitt dannet en eksplisitt metodikk for å arbeide med dokumenter i Russland. Utvikling av kontorarbeid representerer vedlikehold av registrerings- og kontrollkort og rapporteringsskjemaer og tidsskrifter. For å sikre en generell informasjonsprosedyre for behandling av dokumenter, tas det hensyn til opprettelsen av spesielle tjenester: forretningsavdelinger, sekretariater for kontorer. Som et resultat er elektroniske dokumenthåndteringssystemer ikke så mye det viktigste området for enhver produksjon, men også en komplisert autorisert tilpasning når det gjelder antall oppgaver som utføres og personell som er involvert. Og det viktigste er at dokumenthåndteringssystemet har en innebygd ordning for å jobbe med dokumentasjon og en organisasjon som er lett tilgjengelig i forståelse.

Når vi vurderer ytelsen til introduksjonen av Boss-Referent EDMS, ble det funnet at de totale eierkostnadene vil være 1.082.521,6 rubler, noe som er en ganske stor mengde, så det er rimelig å senke TCO. Å senke prisen på felleseie kan være: den mest stive separasjonen av brukerrettigheter til handlinger, noe som øker kostnadene for opplæring av ansatte, vil bidra til å redusere verdien av futz-faktoren.

Det implementerte elektroniske dokumenthåndteringssystemet vil lønne seg over tid, til tross for de høye kostnadene for total eierskap til systemet. Takket være henne vil ledelsen kunne redusere bruken av alle slags ressurser og opprettholde overlegenhet ved hjelp av avanserte multifunksjonelle funksjoner i "Boss-Referent" -systemet.