Anbefalinger for automatisering av forretningsprosesser. Hvorfor automatisere en forretningsprosess

Automatisering av forretningsprosesser virker noen ganger for hodet på en tryllestav. Men hvordan automatisere forretningsprosesser på den beste måten? For at arbeidet skal argumenteres, papirer ikke skal gå tapt, regelverk for å hjelpe, teamet fungere som en velsmurt mekanisme?

I artikkelen vil vi analysere nyansene ved å bygge og automatisere forretningsprosesser, vurdere hvordan du unngår feil, hva er målene og målene for å automatisere forretningsprosesser, og hvor du skal begynne. Hvis du tenker på å forbedre forretningsprosesser og kanskje introdusere elektronisk system administrere dem, les artikkelen nøye. Og ta en blyant!

Tre hvaler av kaos i næringslivet: hvordan automatisere prosesser som ikke eksisterer

Før vi snakker om hvilke muligheter åpner for, la oss tenke på hvilke vanskeligheter du står overfor nå.

De tre dårlige «pilarene» som holder kaos i virksomheten er universelle. Mest sannsynlig er du også kjent med dem:

• Vanlige feil. Petrov gjorde en skrivefeil, Sidorov godkjente et ubekreftet dokument, Vasechkina sendte en faktura med feil detaljer. Slike feil gir midlertidige og økonomiske tap, rykninger i øynene og arbeid om natten.
• Nedetid. Dokumentet godkjennes i en uke, så den andre, arbeidet er verdt det. En nøkkelmedarbeider er på ferie eller slutter uten å overlevere saken.
• Generell forvirring. Hvor ble det av papirene? Hvorfor la ikke sekretæren i arkbunken merke til det hastedokumentet? Hvor skal en spesialist løpe når en klient kontakter ham, dersom rett person ikke er tilgjengelig? Denne forvirringen og å løpe rundt i korridorene med papirbunter er irriterende og bidrar absolutt ikke til produktivt arbeid.

Selv for 10 år siden virket forretningsprosessmodellering dyrt, tidkrevende og derfor unødvendig for de fleste bedrifter. Noen mennesker tror det selv nå, etter å ha lest skrekkhistorier om uferdige prosjekter og millioner brukt, eller til og med nærmer seg automatisering fra feil side. Men det viste seg at selskaper som jobber med automatisering av forretningsprosesser vokser raskere, overvinner krisetider bedre og overgår konkurrentene. I slike bedrifter føler de ansatte seg mer komfortable, noe som skaper den rette arbeidsatmosfæren i teamet. Eksempler er historiene til Toyota, Amazon, McDonalds, så vel som våre kunder, hvis tilbakemeldinger på automatisering av forretningsprosesser.

I dag er evnen til å bygge forretningsprosesser og vite hvordan de skal automatiseres et viktig konkurransefortrinn.

Forretningsprosesser: hva automatiserer vi, kamerater?

Noen ganger er ledelsen i selskapet, opptatt med strategiske spørsmål, lurt: alt er bra med oss. Men hvis Petrov vet at i tilfelle en markedsføringsoppgave, må du kontakte Ivanova, dette er ikke en forretningsprosess. Men et spesifikt handlingskart som universelt beskriver trinnene som ansatte går gjennom for å oppnå et bestemt resultat, dette ser allerede ut som en forretningsprosess.

En aktivitetsordning, for å kunne kalle det en forretningsprosess, må ta hensyn til tre faktorer:

1. Stabiliteten til de beskrevne relasjonene: mangfold av valg av handlinger, overganger, forhold tas i betraktning.
2. Regulering av handlinger under prosessen: anrop, brev, vedlegg, appeller, syn.
3. Logisk fullføring: spesifikt oppnåelig mål.

En tydelig modellert forretningsprosess vil tillate deg å se resultatet og kontrollere arbeidet i alle stadier for å forhindre tap og feil "ved en lav start".

Avhengig av forekomsten av "tynne flekker", endres forretningsprosessen, dens stadier justeres, og de ser på hvilke koblinger som er svake. Hvis du har problemer med utviklingen av algoritmer, er vi klare til å hjelpe deg. Tross alt er utviklingen av forretningsprosesser forberedelse til prosjektet med deres automatisering.

Er hjertet i virksomheten din sunt?

Ta kontakt i dag og få et individuelt tilbud Forretningsprosesser er hjertet i selskapet. Hvordan vet du om bedriften din er i form? Kontakt oss og lær hvordan du får mest mulig ut av forretningsprosesser og utløser det fulle potensialet til din bedrift.

Bestill konsultasjon

Hovedmålet med forretningsprosessutvikling er den magiske transformasjonen av kaotisk vevde kjeder av interselskapsinteraksjoner til ordnede, konsistente og forståelige algoritmer. La det være orden på jobb, kontor, i hodet til ansatte og i hodet til ledere!

Uri, hvor er knappen? Mål for

Nå er spørsmålet: hvordan håndtere alt dette? Vel, du trenger en hel stab av ansatte - for å holde fingeren på pulsen og nøye overvåke de "tynne stedene", "svake lenker" og utførelsen av alt som skal utføres!

En fjerdedel av bedriftene følger denne veien, distribuerer kvalitetsavdelinger, utvider ledere og sekretærer. Men det er mye mer nyttig å spørre deg selv hvordan du automatiserer forretningsprosesser og overfører kontrollfunksjonen over dem til ett sted. Et slikt vil både være en konstruktør, en overvåkingsmekanisme, og en kontroller som gir signaler når noe ikke går etter planen. Men for at den "magiske knappen" skal fungere, må du fortsatt jobbe hardt.

Selvfølgelig er målene for ikke bare en praktisk måte å kontrollere. Som et resultat, bruken automatisert system forretningsprosessledelse vil hjelpe:

• Organisere vanlige oppgaver.
• Minimer den menneskelige faktoren.
• Tydelig adskilte ansvarsområder innenfor prosesser.
• Hold alle detaljene i prosessen under kontroll.
• Ta med i kundeinteraksjonsordningen.
• Lag en enhetlig IT-infrastruktur med ulike tilgangsrettigheter.
• Spar tid, din og dine ansatte.
• Som et resultat - for å spare penger på ledelsen av selskapet.

Som du kan se, er målene for automatisering av forretningsprosesser på mange måter de samme som dine!

Forretningsprosessledelse - et system av ett selskap

For å gjøre det enda klarere, la oss se på spesifikke funksjoner fo- "1C: Document Management 8" - på eksempler.

Vi har tydelig sett hvordan en automatisert forretningsprosess skiller seg fra en "skrevet på kneet". Det gjenstår å forstå hvordan man kommer til dette automatiseringsnivået.

Den hemmelige ingrediensen: Hvordan automatisere forretningsprosesser uten tap

Du har sikkert hørt historier om Company N, som implementerte et supersystem, fiklet med det og spyttet tilbake til Excel. Dette er hva som skjer når en bedrift møter uforutsette vanskeligheter. At ansatte saboterer den uvanlige måten å jobbe på. At de oppgjorte prosessene ikke gir etter for regulering på noen måte. At gjennomføringsbudsjettet er utover det ønskede. Da er selve systemet tungt og uforståelig, men det er nødvendig at "det er en knapp her, jeg trykker på den, og alt fungerer."

Ledere glemmer ofte regelen: det første stadiet, som automatisering av forretningsprosesser bygges ut fra, er oppgaver. Dokumenthåndteringssystemet har en enorm funksjonalitet som kan tilfredsstille kravene til den mest snodige virksomheten. Men først må disse kravene presenteres.

Vår forskning bekrefter at 70 % av forretningsproblemer oppstår akkurat på stadiet av å fikse krav og resultater. Derfor gir vi innledende konsultasjoner, samt tilbyr en forprosjektstudietjeneste. Dette trinnet hjelper:

• identifisere "tynne flekker" i selskapet,
• bestemme hvilke mål som er satt for automatiseringssystemet,
• forstå om standardfunksjonaliteten er egnet for bedriften eller om det må gjøres endringer,
• finne ut hvilket sett med funksjoner som vil være optimalt for virksomheten,
• bestemme hvilke prosesser som skal automatiseres i utgangspunktet, og hvilke som kan utsettes. For eksempel bør områder som bremser arbeidet til hele bedriften prioriteres, selv om arbeidet med dem ikke er det letteste.

Riktig å fange opp systemkrav og resultater er den hemmelige ingrediensen til suksessen til et automatiseringsprosjekt. Noen ganger på dette stadiet blir det klart at det er et problem med forretningsprosesser. Deretter må du endre dem eller bygge fra bunnen av.

Etter å ha bestemt oss for oppgavene som står overfor automatisering av forretningsprosesser, går vi videre til dannelsen av et prosjektteam og til gjennomføringen av prosjektet.

Vil du vite hvilke resultater din bedrift kan oppnå? Kontakt oss for en gratis konsultasjon - la oss snakke!

Hvor hardt det enn kan høres ut, er hovedproblemene i salgsavdelingen forårsaket av mennesker. Folk er alltid kilden til problemet. Folk er PROBLEMET.

Sannsynligvis drømmer hver eier i dypet av hans sjel om roboter som jobber i selskapet. Og hva? De opererer 24/7. De tar ikke sykefravær eller ferier. De blir ikke slitne. Ikke klag på uoppnåelige planer. De gjør ikke feil, og mister derfor ikke kunder. Ideelle arbeidere...

Det er mulig at bedrifter i løpet av titalls år vil gå over til denne driftsformen og ansette jern folk direkte uten forutgående intervjuer. Tross alt er de alle like: de er alle upåklagelige, effektive. Uansett robot - alt er som et utvalg.

Men foreløpig må du venne deg til at ekte mennesker jobber i bedrifter. Hvem tar feil. Som ikke er perfekte. Men som kan hjelpes ved å redusere risikoen for den menneskelige faktoren til et minimum.

Gjennom automatisering.

Hvordan automatisere?

Forretningsprosesser i en bedrift er en sekvens av handlinger og operasjoner som er nødvendig for å lage et produkt eller yte en tjeneste.

En forretningsprosess er en regelmessig gjentatt sekvens av sammenhengende operasjoner eller handlinger som er nødvendige for å lage et produkt eller yte en tjeneste. En forretningsprosess har en leder som er ansvarlig for resultatet.

I ethvert selskap kan det være dusinvis av slike forretningsprosesser.

Og de er alle utført av mennesker.

Hvis det er behov for å fremskynde prosessen, spare tid for ansatte, og også eliminere feil på grunn av den menneskelige faktorens feil, brukes programmer for å hjelpe folk. Dette er automatisering av forretningsprosesser.

6 grunner til å automatisere forretningsprosesser

Du kan automatisere forretningsprosesser ved hjelp av et CRM-system. Faktisk er fordelene med implementeringen mye større. Her lister vi de grunnleggende og viktigste argumentene for et CRM-system:

1. Ledere er mer produktive
Har du noen gang målt hvor mye en leder bruker på å utføre monotone og rutinemessige aktiviteter? For utarbeidelse og sending av dokumenter, for sending av standard SMS-meldinger til klienter, behandling av søknader? Og hvor mye av den 8-timers arbeidsdagen gjenstår direkte til salg? Det vil si at deres egne ledere ble ansatt av selskapet?
Automatisering lar deg fjerne rutinen fra arbeidsflyten og bytte fokus for ledernes oppmerksomhet til SALG. Som et resultat får de ansatte jobben mye raskere og bedre.

2. Den menneskelige faktoren er minimert.
Mennesket er ikke en robot. Han kan gjøre feil. En latterlig skrivefeil - og det er det, klientens kontakt er registrert feil. Ingen kontakt - ingen klient. Ingen kunde, ingen salg.

3. Besparelser på lønn.
Programmet «ber ikke» om lønn. Du kan også spare penger og bli kvitt behovet for å ansette folk til mekanisk arbeid, som for eksempel å lage masseutsendelser eller dokumenthåndtering.

4. Analytics i sanntid.
CRM-systemet lar deg se digitaliserte indikatorer for enhver aktivitet og analysere den aktuelle situasjonen som skjer i bedriften for øyeblikket. Det blir mer praktisk og enklere å ta viktige ledelsesbeslutninger, engasjere seg i strategisk planlegging og teste forretningshypoteser. Tross alt er alle tallene lagret på ett sted, og ikke på Word-dokumenter, Excel-regneark, klistremerker og ledere til ledere.

5. Kunder går ikke tapt.
CRM-systemet svarer på en innkommende forespørsel gjennom en hvilken som helst kommunikasjonskanal. Den lar deg ikke gå glipp av en eneste applikasjon. Systemet minner også leder om å kontakte oppdragsgiver til avtalt tid for videresalg. Ingen klient vil bli savnet!

6. Avtaler lukkes raskere.
Systemet setter oppgaver for lederen i hvert salgstrinn. Han vil aldri bli forvirret og vil ikke glemme at han trenger å gjøre noen berøring i forhold til klienten, og bringe ham nærmere avtalen: ring tilbake, forberede seg by på, regning.

Hva kan automatiseres?

Distribusjon av varsler.
Tar det mye tid å holde planleggingsmøter og møter for å kontrollere alle transaksjoner til ledere? Det er ett flott alternativ for å spare tid og bruke noen ekstra timer på å løse virkelig viktige problemer.
Hvis ansatte har kritiske øyeblikk på nøkkelstadiet av transaksjonen som hindrer dens vellykket gjennomføring, sender systemet automatisk et varsel til lederen. Dermed har han muligheten til å gripe raskt inn og rette løsningen av et komplekst problem i riktig retning.

Sende SMS-varsler til klienter.
Det er en kategori kunder som er klare til å kutte kontortelefoner for å finne ut statusen til bestillingen deres. Ledere - på nervene, klarer knapt å svare på dusinvis av samtaler. Og samtidig blir de distrahert fra viktige saker, og takler knapt tilstrømningen av samtaler.
CRM-systemet overtar rutinen og sender automatisk SMS-varsler til kundene om status på deres ordre.
Og også sette opp sending av SMS-varsler til kunder med påminnelser, noe som for eksempel er aktuelt når kjøpere har et møte med en leder. Den ansatte trenger ikke å kaste bort tid på å ringe klienten. Og han vil på sin side ikke glemme møtet. Det viser seg at det å sende SMS-varsler er en tilleggsfaktor for å øke salget og spare ledernes arbeidstid.

Hjelp til ledere
Hvor mange "varme" leads mister du på grunn av lederes feil? På grunn av deres glemsel. På grunn av latskap. På grunn av at de ikke ønsket å ringe tilbake etter den første tapte samtalen til klienten?
CRM-systemet vil ikke gi lederen en sjanse til å glemme, være lat eller ikke ville. Systemet forteller deg når og til hvem du må ringe tilbake. Automatiske påminnelser lar deg ikke gå glipp av en avtale.

Dokumentflyt
Papirarbeid «spiser» en stor del av arbeidstiden til ledere. Noen ganger når disse tallene opp til 60 % av tiden på standard 8-timers dag.
CRM-systemet gjør en utmerket jobb med rutinen og tar seg av utarbeidelse og utsendelse av dokumenter. I systemet kan du sette opp skriptet på en slik måte at når transaksjonen går inn i statusen "Dokumentforberedelse", vil CRM fylle ut de nødvendige papirene i henhold til forhåndsgenererte maler, og "trekke opp" dataene fra kontaktkortet .

Tilfeller av mislykket automatisering av virksomheter er ganske vanlige. Derfor, før du tar fatt på denne svært tidkrevende og kostbare oppgaven, er det ønskelig å forstå hvorfor automatisering i det hele tatt er nødvendig. Og hvilke problemer er ment å løses med dens hjelp.

Prosessen til beddeler vanligvis inn i flere stadier:

1. Analyse av forretningsprosesser, deres tilpasning eller revisjon.

2. Fastsettelse av faktiske behov for automatisering.

3. Valg av programvareløsninger eller utvikling av spesialisert programvare.

4. Implementering av programvare i bedriften og opplæring av personell i bruken av den.

Dessuten er de to første stadiene på ingen måte mindre viktige enn de siste.

La oss starte med en definisjon. En forretningsprosess er et system med konsistente, målrettede og regulerte aktiviteter der, gjennom en kontrollhandling og ved hjelp av ressurser, prosessinputer konverteres til output, prosessresultater som er av verdi for forbrukerne. Og en forretningsprosess fra et informasjonsteknologisk synspunkt er en stabil informasjonsprosess (arbeidssekvens) relatert til produksjon Økonomisk aktivitet selskaper og er vanligvis fokusert på å skape nye verdier. En forretningsprosess inkluderer et hierarki av sammenhengende funksjonelle handlinger som implementerer ett (eller flere) av virksomhetens forretningsmål i virksomhetens informasjonssystem, for eksempel styring og analyse av produktutgang eller ressursstøtte for produktutgang (produkter forstås som varer, tjenester, løsninger, dokumenter).

Merk: ganske ofte, ved hjelp av automatisering, ønsker ledere å koordinere arbeidet til selskapet. Selvfølgelig er moderne ledelse vanskelig å forestille seg uten informasjonssystemer. Men automatisering vil ikke rette opp feil i organiseringen av forretningsprosesser.

For eksempel, hvis virksomheten har en stor mengde informasjon som er blitt umulig å behandle manuelt eller ved hjelp av utdaterte systemer, så er automatisering veien ut. Hvis den nødvendige informasjonen rett og slett ikke eksisterer eller den er upålitelig, ledere tar feil, avdelingens arbeid er ikke koordinert, så er det nødvendig å endre styringssystemet - ingen automatisering vil hjelpe her.

Derfor For det første må lederen vurdere situasjonen nøkternt og forstå om automatisering vil løse problemene som angår ham.

Automatisering av forretningsprosesser på nåværende stadium utvikling er i stand til å løse følgende oppgaver:

• Øke hastigheten på behandling av bedriftsinformasjon (for eksempel raskere overføring av en applikasjon fra salgsavdelingen til lageret).
• Økende transparens i virksomheten (for eksempel kan du raskt se gjelden til motparter).
• Kontroll over mengden informasjon (kunder kan for eksempel gå inn og forlate applikasjoner via Internett selv).
• Koordinering av handlinger (for eksempel vil et produkt som allerede er reservert for en klient ikke gå til en annen).
• Øke produksjonsevnen til virksomheten (for eksempel beregnes priser og avgifter automatisk), etc.

Automatisering påvirker ikke direkte løsningen av andre oppgaver, for eksempel å øke kundestrømmen, rettidig rapportering eller bestemme utviklingsutsikter!

Derfor Vanligvis er automatisering nødvendig i følgende tilfeller:

• reorientering til nye oppgaver (utgivelse av andre produkter, inntreden i nye markeder, teknisk re-utstyr);
• gjennomføre reformer eller endre prinsippene for ledelse;
• manglende evne til det gamle automatiseringssystemet til å møte bedriftens behov;
• klargjøring av selskapet for salg (automatisering bør øke markedsverdien).

Neste viktige punkt: det er nødvendig å tydelig definere hvilken del av arbeidet som må automatiseres for øyeblikket. Dessuten er det ikke vanskelig for små selskaper å gjøre dette. De trenger kun å analysere hvis aktiviteter i selskapet er knyttet til behandling og lagring av store mengder informasjon og konstruksjon av rapporter. Som regel er dette avdelinger som driver med regnskap og skatteregnskap, er ansvarlige for bevegelse av varelager osv. Det er "generelt anerkjente" prosesser, spørsmålet om behovet for automatisering som vanligvis ikke oppstår. Tradisjonelt er dette regnskap, flytting av varer og materialer, lønns- og personaljournaler. Disse prosessene er i utgangspunktet automatisert, siden økningen i effektiviteten på grunn av automatisering har blitt bevist gjentatte ganger.

En annen måte å finne ut nøyaktig hva som må automatiseres: forstå hva som akkurat ikke passer lederen i det nåværende arbeidet i organisasjonen. Årsaken til misnøye kan være tidspunktet for prosessen, kostnadene, kvaliteten (antall feil og feil). Du kan for eksempel planlegge produksjonen manuelt, uten bruk av automatiseringsverktøy. Men nøyaktigheten av beregningene i dette tilfellet overlater som regel mye å være ønsket, og tiden for implementeringen er omtrent en uke. I tillegg er det mye feil i slik planlegging. Og de økonomiske kostnadene ved den «manuelle» prosessen er urimelig store.

Først da kan du gå direkte videre til valget av et automatisert system.

Preferanse gis vanligvis til det programmet som best passer de tekniske kravene og vil ikke bli et hinder for informasjonsvekst i fremtiden. Dessverre er det nesten umulig å finne et ferdig system som fullt ut vil kunne tilfredsstille behovene til selskapet. Derfor gjenstår det å velge det mest passende programvareproduktet når det gjelder funksjonalitet og kostnad.

Alle automasjonssystemer kan deles inn i to klasser: stiv, med et sett med typiske innstillinger (for eksempel mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) og fleksibel, med muligheten til å endre funksjonene deres (for eksempel 1C, Microsoft Axapta). Denne inndelingen gjelder for alle programmer.- fra enkle løsninger for lokale oppgaver til komplekse automasjonssystemer for store virksomheter.

Eksperter anbefaler: for å avgjøre om det er vanskelig eller fleksibelt system er nødvendig i et bestemt tilfelle, er det nødvendig å forstå hvordan virksomheten og dens forretningsprosesser vil endre seg i løpet av de neste to til fire årene. Hvis organisasjonen er stabil og det ikke planlegges grunnleggende endringer i styringssystemet i nær fremtid, er det mulig å prøve rigide systemer, inkludert vestlige. De har en ubestridelig fordel - de er komplette og veltilpassede løsninger som inneholder de beste ledelsesprestasjoner. Etter å ha valgt et slikt system, vil selskapet imidlertid bli tvunget til å "tilpasse" arbeidet sitt til modellen for forretningsprosesser implementert i det. For innenlandske bedrifter er dette ikke alltid mulig. Dersom virksomheten ofte reformeres, og styringssystemet ennå ikke har utviklet seg i sin endelige form, trenger bedriften et fleksibelt system som kan modifiseres uten store kostnader. Slike produkter er på markedet. I tillegg, på deres grunnlag, allerede nøkkelferdige løsninger.

I krisetider i næringslivet, for å forhindre alle slags problemer, samt for å effektivisere arbeidet som helhet, bruker bedrifter metoder som kalles integrert automatisering. Ved å bruke denne metoden er det mulig å oppnå en betydelig kostnadsreduksjon, både teknologisk og økonomisk.

Hva er automatisering av forretningsprosesser

En forretningsprosess inkluderer alltid ulike stadier, funksjoner, trinn og andre handlinger utført i en bestemt rekkefølge. Hovedformålet med å bruke forretningsprosesser er bedriftens oppnåelse av visse intensjoner (et sett med prosesser fra det øyeblikket bestillinger mottas til de er oppfylt). Forretningsprosessen omfatter at alle deltakere i organisasjonen samhandler med hverandre. Vi snakker om ledere, kunder og ansatte i selskapet.

Det vil si at arbeidet til enhver bedrift kan betraktes som et sett med ulike forretningsprosesser som er sammenkoblet. I bedrifter er alle forretningsprosesser betinget delt inn i tre typer. Den:

• viktigste (nøkkel) forretningsprosesser, rettet mot å skape verdien av en tjeneste eller varer for kjøpere og øke deres verdi på et mellomstadium av opprettelsen (for eksempel installasjon, produksjon, utvikling);
• støtte forretningsprosesser, rettet mot å gi ressursene som er nødvendige for nøkkelprosesser, samt gi selskapets infrastruktur (vi snakker om ressursstyring, informasjonsbehandling og vedlikehold);
• utviklingsprosesser som sikrer forbedring av selskapets arbeid i fremtiden; innenfor rammen av disse forretningsprosessene blir personell trent og forbedrer ferdighetene sine, ytterligere aktiviteter planlegges;
• administrere forretningsprosesser rettet mot å løse problemene i selskapet gjennom planlegging, motivasjon og opplæring av personell, operativ ledelse.

Basert på alt det ovennevnte kan vi si at enhver leder bør administrere forretningsprosesser, siden suksessen og velstanden til selskapet i stor grad avhenger av dette. Enhver direktør er rettet mot å organisere arbeidet til sin virksomhet på en slik måte at implementeringen av forretningsprosesser utføres i samsvar med den tidligere utarbeidede ordningen. Samtidig skal det ikke være forstyrrelser i virksomhetens virksomhet. Ideelt sett bør det å bruke tid på arbeid med dokumentasjon også holdes på et minimum.

Det er mange effektive måter å organisere virksomheten din på i dag. Blant de mest nyttige og rasjonelle kan man trekke frem den integrerte automatiseringen av forretningsprosesser basert på utviklingen av sin egen modell. informasjon System eller ferdige, men tilpasset din bedrift. Det skal bemerkes at et slikt automatiseringssystem gjør det mulig å gjøre produksjonen mer lønnsom, noe som reduserer kostnadene betydelig.

Det ønskede resultatet fra automatisering av forretningsprosesser bør ikke forventes med den gamle tilnærmingen til organisasjonsstyringsmodellen. Den tradisjonelle produksjonskulturen bruker som oftest en funksjonell som har vært brukt i ganske lang tid. Til nå gir det ledere gode muligheter for vekst og utvikling. Den største feilen i det er tilstedeværelsen av forsinkelser og tap av informasjon. Vanligvis, effektive metoder virkninger diskuteres muntlig. Og siden et slikt skjema har en tendens til å forvrenge informasjon, blir informasjon etter «forhandlingene» upålitelig.

I moderne forretnings- og økonomisk praksis brukes mange metoder for utvikling. Hvis vi ikke vurderer globale trender, men et enkelt selskap, kan vi si om en rekke problemer og symptomer der kompleks automatisering av teknologiske og forretningsprosesser er ekstremt nødvendig og viktig. I denne artikkelen vil vi se på alt "fra slutten", og beskrive det perfekte selskapet fra et ledelsesmessig synspunkt. Så:

• Bedriften går knirkefritt, ansatte koordinerer handlinger og gjennomfører aktiviteter knirkefritt.
• Det er ingen tap og forsinkelser hos virksomheten, informasjonen er ikke forvrengt.
• Oppfyller daglig arbeid, foretakets spesialister forblir først og fremst klientorienterte og oppfyller oppgavene til selskapet, og skyver personlige behov og interesser i bakgrunnen.
• Alle ansatte er godt klar over hvordan deres aktiviteter påvirker ytelsen til organisasjonen.
• Det er tydelig i virksomheten hvilken medarbeider som har ansvar for enkelte funksjoner og mål.
• Hver oppgave får en bestemt mengde tid å fullføre.
• Selskapet jobber i kundenes interesser, og det er nettopp dette virksomheten er rettet mot.

Hvis alt dette er tilstede i din bedrift, trenger du ikke å gjøre noe - la selskapet vokse videre. Hvis alt er helt annerledes, bør du tenke på å automatisere forretningsprosesser, siden det er dette som vil gjøre din bedrift mer vellykket og produktiv.

Hva er formålet med automatisering av forretningsprosesser

Hvert selskap driver sine aktiviteter for å løse oppgavene, og derfor må hver av forretningsprosessene utføres for å nå målene til selskapet. Hvis denne tilnærmingen er nær deg, er organisasjonen din fokusert på å oppnå visse mål, som alle ansatte som jobber i den. I en virksomhet må alle ansatte, forretningsprosesser og aktiviteter være produktive og ha samme mål. Bare i dette tilfellet kan vi snakke om utsiktene for selskapets arbeid i fremtiden.

For tiden foretrekker mange gründere automatisering av teknologiske og forretningsprosesser. Dette gjør det mulig å løse følgende oppgaver:

1. Fordeling av ansvar

En bestemt person bør være ansvarlig for hver handling og forretningsprosesser separat. Det er denne personen som bryr seg om effektiviteten av handlingen som utføres, kan påvirke hendelsesforløpet, foreta justeringer av aktiviteten om nødvendig. En forretningsprosess har visse oppgaver og funksjoner, og hver av dem har på sin side en person som er ansvarlig for implementeringen av dem. Det er bra om bedriften har en mulighet til å fordele funksjoner og oppgaver mellom ansatte ved hjelp av automatisering. Hvis systemet bygges riktig, blir det tydelig hvem som har ansvaret for å utføre enkelte oppgaver i forretningsprosessen.

2. Sikre integriteten til informasjonen

Nesten alle organisasjoner har et problem funksjonell ledelse forbundet med tap, forsinkelse eller forvrengning av informasjon. Dette problemet kan løses ved å automatisere forretningsprosesser, siden utøvere alltid kan få detaljert informasjon om implementeringen av visse oppgaver. Hver bruker vet hva som må gjøres og hvordan man oppnår ønsket resultat. Oppgaver kan ledsages av ulike objekter, for eksempel Microsoft Office-filer (Word, Excel).

Det bør bemerkes at mens du arbeider regnskapssystem på 1C-plattformen kan dokumentasjon eller en faktura for utlegg fungere som objekter. Når en ansatt har fått denne eller den oppgaven, vil han ikke kaste bort tid på å søke etter dataene han trenger, siden all informasjon som er viktig for å utføre dette eller hint arbeid er knyttet til oppgaven.

Når oppgaven er fullført, gjør den ansatte et tilsvarende notat i systemet. Videre begynner automatiseringssystemet å overføre informasjon om prosesskontroll til andre ansatte. Denne tilnærmingen gjør livet mye enklere for både ledere og ansatte i selskapet. Informasjon er ikke forvrengt, lagret, det er ingen forsinkelser. I tillegg minimeres risikoen for manglende oppfyllelse og sen levering av oppgaver. Utøvere bruker ikke mye tid på å søke etter nødvendig informasjon, og selve informasjonen forblir i sin opprinnelige, uforvrengte form.

3. Tidsfrister

Bedrifter som bruker tradisjonelle styringsmetoder møter ofte uteblitt frister. Derfor må automatiseringssystemet utøve presis tidsstyring for å løse problemer. Det er veldig praktisk når du kan snakke om både relative frister for å løse problemer, for eksempel "innen 3 timer etter mottak", og absolutte - "innen 15.00 siste dag denne uka." Samtidig gir automatiseringssystemet påminnelser og kontrollerer tidspunktet for oppgaver. Som et resultat får bedriftslederen mulighet til å kontrollere tidspunktet for enhver oppgave og motta statistikk for i dag og for siste periode.

4. Styre

Systemet skal rapportere. Det er nødvendig å utøve kontroll over den nåværende tilstanden til selskapet: hvilke prosesser som kjører for øyeblikket. Så, for eksempel, fra rapporten kan du finne ut at ansatte for øyeblikket oppfyller så mange bestillinger for produksjon av utstyr og så mange for installasjonen.

Ideelt sett bør systemet også vise om frister for å gjennomføre oppgaver overholdes. Evnen til å spore disse forretningsprosessene lar ledere kontrollere hvem som holder tidsfrister og hvem som ikke gjør det. Det er også nødvendig å analysere statistikken over gjennomføringen av forretningsprosesser for de siste periodene: hva som ble gjort, om det var noen feil og utsettelser. Ved å analysere disse dataene kan virksomhetens arbeid forbedres, og en rekke organisasjons- og personalbeslutninger kan tas av spesialister.

Hva er fordelene med å automatisere forretningsprosesser for et selskap?

Ved å automatisere forretningsprosesser kan en bedrift forbedre nivået og kvaliteten på tjenestene som tilbys betydelig. Automatisering av forretningsprosesser eliminerer praktisk talt den menneskelige faktoren, som spesielt påvirker arbeidet med en stor mengde informasjon. Ved å velge å automatisere forretningsprosesser vil du oppnå:

• Redusere antall feil.
• Øke hastigheten på operasjoner i syklusen.
• Øke produktiviteten til bedriften.
• høy presisjon operasjoner og hastighet på beslutninger.
• Reduser kostnader og tid brukt på arbeid.
• Redusere det mulige antallet resultatalternativer.
• Utføre flere operasjoner parallelt.

Etter at du har optimalisert forretningsprosesser, analyser alternativer for å automatisere dem. I noen tilfeller vil automatisering av forretningsprosesser ikke gjøre det ønskede resultater gir bare tap. Dette gjelder spesielt i følgende situasjoner:

• når du utfører en operasjon automatisk, kan du ikke opprettholde det nødvendige kvalitetsnivået;
• automatisering av forretningsprosesser er en kompleks hendelse fra et teknologisk synspunkt;
• ved overgang til automatisering av forretningsprosesser må en betydelig del av de ansatte enten omskoleres eller sparkes;
• både tjenester og produkter har en kort Livssyklus;
• etterspørselen i markedet er ustabil, produksjonen krever stadige justeringer.

I hvilke arbeidsområder er det nødvendig å automatisere forretningsprosesser i en bedrift?

Som regel begynner automatisering av forretningsprosesser med langsiktig rutinearbeid, som både inntekten og selskapets inntekter er direkte avhengig av. Det andre alternativet er å jobbe med problemområder og hull i produksjonen. Så hva bør gjøres?

Den første er automatisering av å løse vanskelige oppgaver. Disse inkluderer for eksempel aktiviteter som regnskapsføring av detaljomsetning, analyse av produktbevegelser, planlegging av finansstrømmer, fordeling og regnskapsføring av arbeidstid, beregning av kostnad for varer og tjenester.

For det andre kan automatisering påvirke arbeidet til de bedriftsansatte som utfører enkle, men rutinemessige handlinger. Her kan du notere logistikkere, telefonselgere, salgssjefer. Du kan også redde noen arbeidere fra å utføre en rekke handlinger. For eksempel er det svært rimelig at bedriftens ledelse fører vareregister i en nettbutikk.

For det tredje kan automatisering av forretningsprosesser brukes til å gjenopprette orden, spesielt for å spore inventar i et lager, kontrollere fordringer. Du kan finne ut hvor travle ansatte er, om aktivitetene deres er produktive, om de fullfører alle oppgavene sine. Automatisering av forretningsprosesser, alt på en gang, er ikke nødvendig. Om nødvendig kan du gradvis skalere opp automatiseringen av forretningsprosesser i bedriften. Derfor vil opprettelsen av et enhetlig styringssystem være gradvis. Det viktigste er at du må huske hvorfor du implementerte automatisering av forretningsprosesser i bedriften din. Dette systemet skal være nyttig og løse visse problemer. Ellers vil du kaste bort tid og krefter på implementeringen.

Ekspertuttalelse

Hva skal automatiseres først

Anatoly Zubeyrov,

CEO, Millsystems, Moskva

Automatisering bør først og fremst berøre de forretningsprosessene som krever alvorlige arbeidskostnader. Hvis vi snakker om en storskala virksomhet, kan du effektivisere sirkulasjonen av dokumenter i selskapet angående leveranser og oppgjør mellom dets ulike divisjoner. Informasjonssystemet skal uavhengig spore alle forretningsprosesser uten å involvere personell.

Når det gjelder mellomstore bedrifter, bør her brukes på kjøpere og leverandører - deres interaksjon med hverandre. Først av alt bør handelsfirmaer med dusinvis av lagervarer og et stort antall entreprenører tenke på å automatisere forretningsprosesser. Små bedrifter må sørge for at IT er så enkelt å jobbe med som mulig, samtidig som det er så effektivt som mulig. For å gjennomføre alle forretningsprosesser må virksomheten ha et minimum antall ansatte.

Høykvalitets automatisering av lagerlogistikk, levering og salg fører til at bedrifter reduserer kostnadene, og unngår også:

• lønn for overtallige ansatte som jobber for utleie;
• ineffektiv bruk av transport eid av selskapet og overflødig plass i varehus;
• tap av varer med begrenset holdbarhet;
• overbetalinger for transporttjenester til ulike virksomheter (dette vil være mulig på grunn av optimalisering av tariffer og organisering av leveranser).

Hvordan velge programvare? Først av alt bør det tillate automatisering av forretningsprosesser i alle kjeder. Det er nødvendig at hele operasjonen med alle ledd kan gjennomføres på kortest mulig tid. Viktig å vite om bruk programvareå automatisere forretningsprosesser, visste alle ansatte, selv om de ikke hadde nok datakunnskaper.

På hvilke nivåer utføres automatisering av virksomhetens forretningsprosesser?

Forretningsprosessautomatisering er nødvendig for å støtte ledelsen på alle nivåer i bedriften. Det skal sies om flere ledelsesnivåer i selskapet. Vi snakker om taktisk, strategisk og operativt. Basert på dette systemet er det verdt å fremheve følgende nivåer av automatisering av forretningsprosesser:

1. Det lavere nivået av automatisering eller nivået av utøvere. Her snakker vi om som finner sted regelmessig. Formålet med automatisering i denne saken– løsning av presserende oppgaver, for eksempel produksjon, vedlikehold av spesifiserte parametere og visse driftsmoduser (temperatur i et lager, etc.).
2. Produksjonsledelsesnivå eller taktisk nivå. på dette stadiet lar det deg fordele oppgaver riktig mellom ulike prosesser på lavere nivå. Eksempler inkluderer produksjonsstyring og relaterte forretningsprosesser. Dette handler spesielt om planlegging av produksjonsarbeid, vedlikehold, dokumenthåndtering og bedriftsressurser.
3. Bedriftsledelsesnivå eller strategisk nivå. i dette tilfellet lar det løse både prediktive og analytiske problemer. Dette nivået, rettet mot strategisk og monetær ledelse, er nødvendig for å støtte arbeidet til toppledelsen i selskapet.

Ekspertuttalelse

Hva er inkludert i programvarepakken for forretningsprosessstyring

Alexey Tuleshov,

administrerende direktør selskapet "City-Box", Moskva

Når de implementerer automatiseringsprosjekter for forretningsprosesser, stoler bedrifter ofte på praksisen til andre firmaer i sin bransje og starter med å optimalisere den viktigste prosessen etter deres mening. Denne tilnærmingen er imidlertid ikke berettiget i alle tilfeller. For eksempel har selskapet vårt ennå ikke begynt å automatisere hovedforretningsprosessen - å jobbe med kunder. Vårt firma har automatisert en rekke andre forretningsprosesser maksimalt, basert på erfaringen fra vestlige selskaper som opererer i en lignende bransje som vår. Vi lette etter ferdige løsninger i Russland, men til ingen nytte. I denne forbindelse begynte vi å utvikle vår egen programvarepakke, som gjorde det mulig å administrere forretningsprosesser. Dette komplekset består av tre blokker.

1. Program økonomistyring gjør det mulig å utøve kontroll over levering av tjenester, inkludert tilleggstjenester (transportlogistikk, lasting og lossing, salg av bokser, stativer, låser, stativer). Alle disse tjenestene gir vårt selskap omtrent 20% av det totale overskuddet.
2. CRM-systemet jobber for å opprettholde interaksjon med klientellet.
3. Content Management System (CMS) lar deg administrere nettsteder, blogger og andre informasjonsressurser.

For å lage et slikt system brukte vi omtrent 2,5 millioner rubler. Av dette beløpet tildelte vi 500 tusen rubler for utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner for utviklingsspesialister. For øyeblikket er vi ferdig med å teste systemet, men hoveddelen av arbeidet er fullført, og vi kan allerede nå si at det tar ca 6 måneder – ett år å gjennomføre et slikt prosjekt.

Hvilken opplæring krever automatisering av forretningsprosesser?

Automatisering av forretningsprosesser involverer minst fire typer aktiviteter.

Trinn 1. Gjennomføre en revisjon av forretningsprosesser

Hovedmålet med tilsynet er å identifisere sentrale forretningsprosesser og personer som er ansvarlige for å nå dette målet. Du bør diskutere med ledelsen i alle viktige avdelinger i bedriften og finne ut følgende punkter:

• Hvem er ansvarlig for å utføre en bestemt oppgave.
• Sjekk teamet for tilstedeværelse av ansatte som kan kalles " grå kardinaler". Vi snakker om altfor ambisiøse mennesker som på ulovlige vilkår kan komme til ledelsen og dermed hindre automatisering av forretningsprosesser.

La forretningsprosesser i din bedrift beskrives av inviterte konsulenter. Dette vil være den smarteste avgjørelsen da du vil få en objektiv beskrivelse og informasjon om hvor effektive de er.

Steg 2. Utnevne en prosjektleder

Når du ansetter en ansatt ansvarlig for automatisering av forretningsprosesser, vær oppmerksom på at du ikke vil lykkes i følgende tilfeller:

• Hvis prosjektet skal ledes av en mellomleder, siden ansatte på høyere nivå ikke vil følge hans instruksjoner.
• Hvis ledelsen vil bli utført av den første personen i bedriften. Vanligvis er typiske ansatte ikke interessert i automatisering av forretningsprosesser og lignende aktiviteter.

Den mest rasjonelle beslutningen er å overlate denne oppgaven til en person som har lignende ledererfaring og i tillegg har de nødvendige leder- og kommunikasjonsevner. Neste bør du:

• gjør den ansatte ansvarlig for prosjektledelsen til din stedfortreder og gi ham et kontor i nærheten av deg;
• instruere prosjektleder om å fortelle deg om eventuelle forsøk på "ikke-avstemming" med nytt system i et kollektiv;
• betro ham utviklingen av krav og instruksjoner som er nødvendige for utførelse av andre medlemmer av teamet.

Du må promotere linjen din og fortelle ansatte om behovet for å oppfylle alle kravene til prosjektet.

Trinn 3 Velg en IT-løsning

Det er ikke nødvendig å bli ledet av eventyr fra spesialistkonsulenter, og enda mer - å kjøpe uverifiserte eller nylig dukket programmer på markedet. Ideelt sett trenger du:

• utforske russiske selskaper som jobber innen ditt felt og lærer om løsningene de har implementert for å automatisere forretningsprosesser;
• vurder bare de selskapene der implementeringen av automatiseringssystemet for forretningsprosesser var vellykket;
• å sørge for at automatiseringen av forretningsprosesser ikke bare fant sted i dokumenter, men også i praksis.

Det er viktig å hele tiden krangle med de ansatte. Lytt til underordnede, snakk om alternativer. For eksempel hvis din bedrift er tilknyttet produksjonsaktiviteter, avstå fra innføringen av et dyrt program i produksjonen.

Trinn 4. Bestem premien

Forretningsprosessautomatisering fungerer ikke dersom bedriftens ansatte ikke er tilstrekkelig motiverte. Du bør diskutere med eieren økonomiske spørsmål og bli enige om beløpet som vil bli rettet til prisen for effektiv implementering av i bedriften på hvert trinn.

Å beregne premiebeløpet er en veldig subjektiv sak. I dette tilfellet er det viktig å ikke glemme den menneskelige faktoren, siden det er han som er nøkkelen. Hvis du er leder for et foretak, er du godt klar over behovene til dine underordnede. Noen er ganske fornøyd med en liten bonus for godt arbeid, mens noen er misfornøyd med en årlig betaling som oppmuntring.

Hvis IT-systemet du implementerer er billig, trenger du ikke sette en stor premie, fordi du ikke er interessert i å øke kostnadene for prosjektet. Et annet spørsmål er om du må jobbe med et komplekst ERP-system som lar deg fullstendig omstrukturere virksomheten til virksomheten. Her er det logisk å ta vare på bonusfondets store størrelse, og til og med øke kostnadsnivået for IT-systemet.

Ekspertuttalelse

Hvordan øke interessen til ansatte for automatisering

Andrey Kistenev,

Administrerende direktør i Intoto (Shop-Logistics leveringstjeneste), Moskva

Det er de ansatte i bedriften din som skal studere grensesnittet til programmet. I denne forbindelse er det ganske logisk å lytte til forslagene deres angående bildet på skjermen, ønsket design, knappene på skjermen og andre komponenter. Hvis du jobber tett med dine underordnede, vil du helt sikkert unngå "opprør" når du introduserer automatisering av forretningsprosesser. Det virker for meg som det er klokere å samarbeide i denne saken ikke med hele teamet, men med en del av det, nærmere bestemt med linjeledere. For eksempel, under møtet, uttaler jeg noen kundeklager knyttet til automatiseringssystemet for forretningsprosesser, og rådfører meg med underordnede om hva jeg skal gjøre for å unngå lignende situasjoner i fremtiden.

Under diskusjonen kommer vi til en fellesnevner og fastslår hva som er årsaken til denne eller den svikten. I dette tilfellet spør jeg avdelingslederen hva som må gjøres for å unngå lignende situasjoner i fremtiden. Lederen er på sin side klar over problemet og foreslår optimale måter hennes avgjørelser. Siden han er interessert i å forbedre situasjonen, vil han personlig kontrollere implementeringen av og overvåke kvaliteten på arbeidet til alle ansatte.

Basert på praksisen til selskapet vårt, kan jeg si at hver avdeling i bedriften alltid er sikker på at endringene vil påvirke den, og det er fra den negative siden. Angående generalforsamlinger før du implementerer er svært nyttig da du får muligheten til å forklare mer detaljert om viktige punkter denne eller den saken, samt lytte til ønsker og meninger til ansatte.

Hvordan finne ut hvilket automatiseringssystem for forretningsprosesser du trenger

For å gå fra manuelt rutinearbeid til IT og gjøre gjennomføringen av forretningsprosesser raskere og mer praktisk, er det nettopp automatiseringssystemer som består av ulike programmer og tjenester som benyttes. Med andre ord er et automatiseringssystem for forretningsprosesser både et komplekst ERP-system og en skytjeneste. Det er to nøkkelelementer i ethvertssystem, hvorav det ene er inndata (innsamling) av informasjon, det andre er levering av behandlede data i typen eller formatet som er nødvendig for lederen eller profilmesteren.

Det er et godt alternativ for å umiddelbart få en "salgstrakt". Det er bare nødvendig å angi informasjon om kommunikasjon med potensielle kjøpere av varer og tjenester i tide, angi formatet som forhandlingene holdes i, om de er vellykkede, og, basert på resultatene, registrere data om transaksjoner som har funnet sted i programmet . Dermed kan et automatiseringssystem for forretningsprosesser betydelig lette arbeidet til en bedrift. Når det samler seg litt statistikk, kan du trekke en konklusjon om kvaliteten og intensiteten i arbeidet til lederne dine.

Det skal bemerkes at alt avhenger av omfanget og allsidigheten til virksomheten. Det er denne indikatoren som påvirker mengden innledende informasjon, variasjonen og detaljene i sluttrapportene om utført arbeid. Automatiseringssystemer etter samme prinsipp brukes til andre prosesser. Takket være gjennomtenkte IT-teknologier kan bedriftsledere få viktige data for dem på et brøkdel av et sekund, spesielt hvor mye profitt selskapet mottar, hvilke utgifter selskapet pådrar seg, og hvordan strukturen deres er, hvor lønnsomme prosjekter er, om ledere jobber effektivt.

Når du velger et automatiseringssystem for forretningsprosesser, husk at du har to alternativer.

1. Bruk et typisk (eske) produkt.
2. Utvikle og implementere en individuell programvareløsning.

Den enkleste oppgaven ser ut til å være implementering av en standardløsning for automatisering av forretningsprosesser. Økonomisk er det dessuten mer lønnsomt. Men det skal bemerkes at ikke alle referansemodell kan tilpasses din virksomhet. I noen automatiseringsprogrammer er det umulig å utføre ytterligere innstillinger, eller slike handlinger er betydelig begrenset. Det samme gjelder skytjenester.

For å velge riktig program for deg, må du utarbeide en betydelig mengde informasjonsdata. Det moderne markedet er representert av programvareprodukter og har sine egne fordeler og nyanser. Det er viktig å svare på en rekke sentrale spørsmål:

• Automatisering av forretningsprosesser og oppgaver av hva slags er planlagt.
• Er den funksjonelle komponenten i programmet i samsvar med oppgavene som må løses takket være det.
• Er det realistisk å finjustere systemet i forhold til din forretningspraksis.
• Vil det være mulig å gjøre endringer i systemet ved behov, dersom forretningsforhold eller prosesser i det plutselig endres.
• Er systemet enkelt og lett å betjene.
• Er det mulig å integrere systemet med andre tjenester og applikasjoner.
• Er det mulig å logge inn og jobbe i systemet fra nettbrett eller smarttelefon.
• Er det en person som kan bli betrodd implementeringen av teknisk støtte.
• Hva er kostnadene for support og implementering.

For å svare på disse spørsmålene kan du rådføre deg med spesialister fra selskaper som produserer programvare. Det er fint om du også kan snakke med gründere som jobber med lignende prosjekter. Stoler på dem praktiske råd og erfaring, vil du motta verdifull informasjon og vil kunne velge et eller annet produkt.

Hva er verktøyene og teknologiene for å automatisere selskapets forretningsprosesser

Vurder en rekke vanlige verktøy for automatisering av forretningsprosesser i Russland.

Enterprise Resource Planning, også kjent som Enterprise Resource Planning. I dette tilfellet er det en automatisering av globale forretningsprosesser hos bedrifter - finansiell flyt, ansatte, drift, prosesskontroll. Store ERP-systemer har både regnskap og funksjoner for kontroll, lønn, personal- og tidsregnskap og økonomistyring. Som regel brukes slike systemer av store bedrifter hvis divisjoner er lokalisert i forskjellige territorier, i forbindelse med hvilke ledelsen ønsker å vite hvor transparente forretningsprosesser er, hvordan de dannes og transformeres.

For å implementere Enterprise Resource Planning, må du nærme deg dette problemet nøye, siden prosessen påvirker forskjellige avdelinger og brukerkategorier. Mange bedrifter gjør en stor feil ved å introdusere dette systemet for å automatisere forretningsprosesser til bedriften deres når de faktisk ikke trenger det.

Customer Relationship Management (CRM-systemer). Hensikten med komplekse programvareløsninger av denne typen er å automatisere relasjoner med kunder. For øyeblikket er de nært knyttet til SFA-programvaren (Sales Force Automation) og inkluderer funksjonene til begge systemene. Det skal bemerkes at automatisering av CRM-forretningsprosesser i dag er den mest allsidige og populære programvaren.

Ved å jobbe med Customer Relationship Management vet selskapets ansatte informasjon om hver av kundene sine, administrerer forretningsprosesser og utfører en rekke andre funksjoner. Tidligere fungerte kommersielle tjenester og toppledere som nøkkelbrukere av CRM, men nå er disse systemene ideelt egnet for nesten alle bedrifter. Om nødvendig kan et selskap velge å automatisere CRM-forretningsprosesser og bruke det til å jobbe i sin bransje.

Når det gjelder forskjellene i CRM-systemer, handler det om antall muligheter. Det kan enten være en kompleks og flertrinns ERP eller en enkel notatbok. Hvis CRM-systemet er riktig kompilert, kan det enkelt integreres med 1C, diverse programvare for arbeid av analytisk og operasjonell type i bedrifter.

P.M. ( prosjektledelse) er systemer som du kan styre prosjekter og mål med, fordele oppgaver mellom ansvarlige medarbeidere og fastsette tidsfrister for gjennomføringen av dem. Vanligvis tar slike systemer hensyn til de økonomiske aspektene ved prosjekter, menneskelige og materielle ressurser. Ved å bruke denne typen styringssystem kan du kontrollere utførelsen av oppgaver i selve prosjektet, planlegge resultatene, lære om lasting av ressurser.

Skalaene til systemene er forskjellige. Det kan være begge systemer for store industrier og små startups. Forskjellene ligger også i funksjonalitet, mål og målsettinger.

Business Process Management System (BPMS). Det handler om å automatisere forretningsprosesser. Dette er en separat eller forbundet med CRM / ERP / ECM type programvare som studerer prosessene i en virksomhet som trinn i en bestemt rekkefølge med handlinger og tidsfrister, ansvarlige personer på hvert trinn. Slike systemer tillater modellering, lansering av forretningsprosesser, samt analysere dem. Business Process Management System (BPMS) gir muligheter for å lage forretningsprosessalgoritmer ved å bruke både native editorer og spesielle notasjoner (BPMN 2.0).

Hvor mye koster automatiseringstjenester for forretningsprosesser?

Det er vanskelig å svare entydig på dette spørsmålet. Her kan du tegne en analogi ved å stille for eksempel spørsmålet: "Hvor mye koster et hus?". Du kan møte en million rubler, eller du kan ti. Alt avhenger av kvaliteten på byggematerialene, området på rommet, typen finish. Likeså med programvare. Du bør bestemme: hvilke oppgaver som er viktigst for deg å løse, om det vil være et typisk produkt eller et spesialtilpasset produkt, hvilke ressurser du må bruke, hvor mange arbeidsplasser som skal kobles til osv.

Når du beregner prisen på automatisering av forretningsprosesser, ta hensyn til:

• Kostnaden for selve systemet (prisen på boksen eller kostnaden for leie hvis du bruker "sky"-applikasjoner).
• Kostnader forbundet med å sette opp programvaren og opplæring av selskapets ansatte til å jobbe med den.
• Priser for regelmessig vedlikehold.

Her kan vi også snakke om indirekte kostnader, som inkluderer for eksempel tidskostnadene til direktøren og andre sentrale prosjektdeltakere.

De viktigste stadiene av automatisering av forretningsprosesser

Trinn 1. Bestemme automatiseringsmål

For å bestemme deg for starten av arbeidet knyttet til automatisering av forretningsprosesser, må du bestemme deg for de strategiske målene for denne hendelsen. Tenk på hva du ønsker å oppnå.

Trinn 2. Formalisering av forretningsprosesser

For å beskrive forretningsprosesser, bestemme hvilke underprosesser den har, i hvilken rekkefølge alle aktiviteter skal utføres, hvordan informasjon beveger seg, tenk på tilgjengeligheten av ressurser og begrensninger. Den tar også hensyn til indikatorer for effektiv drift og effektivitet av forretningsprosesser: hvor mye tid og penger det tar å fullføre dem, hvor godt sluttresultatet er, hvor nøyaktig og stabilt det er. Utgangen er en ekte modell av forretningsprosesser.

Trinn 3. Optimalisering av forretningsprosesser

Når modellene er utviklet, analyserer eksperter dem nøye og oversetter dem fra den virkelige modellen til den ønskede. Deretter utarbeides en handlingsplan som gjør det mulig å nå de fastsatte målene ved hjelp av forretningsprosesser. På slutten av dette stadiet justeres forretningsprosessene for å eliminere forsinkelser, unødvendige og valgfrie operasjoner. Som et resultat av optimaliseringen kan organisasjonsstrukturen i selskapet omorganiseres.

Trinn 4. Utvikling av tekniske spesifikasjoner

Definisjon av eksakte oppgaver, hvis løsning avhenger av eiernes deltakelse.

Trinn 5. Forretningsprosesskoding og utvikling av stillingsbeskrivelse

Prosessen med å kode informasjon utføres av organisasjoner som er involvert i implementeringen. For enkel læring og drift av systemer anbefales det å utvikle serviceinstruksjoner på et tidlig tidspunkt.

Etappe 6. Opplæring

Personalopplæring er nødvendig i tilfeller hvor det skjer en endring i arbeidsstrukturen. Dette stadiet innebærer muligheten for motstand på grunn av endringer i sammensetningen av ansatte.

Etappe 7. Prøvedrift

For å evaluere produktiviteten til de introduserte systemene, bruk den i praksis. Dette vil hjelpe deg å unngå mulige feil.

Hvordan automatisering av forretningsprosesser implementeres i bedriften

Implementering er prosessen med å levere programvare til en virksomhet som trenger forbedring.

Enkle «implementering»-oppgaver anses å være for eksempel å installere programvare på bedriftens datamaskiner, registrere seg i eksterne tjenester, kopiere data og så videre. Etter disse operasjonene kan du gå videre til operasjonsstadiet, begynne å jobbe i vanlig modus, begynne å fylle ut klientbasen, etc.

Mer komplekse oppgaver er de som en plan er utarbeidet for, en algoritme for å løse visse problemer er utviklet, systemer ferdigstilles for å møte de spesifikke kravene til selskapet. På neste trinn velges spesialister innen programmering for å automatisere forretningsprosesser. Valget består av to mer populære alternativer. For eksempel programmerere som er spesielt kalt inn utenfra og programmerere som jobber i organisasjonen din.

La oss analysere begge alternativene for å lage automatisering av forretningsprosesser, som ved første øyekast ikke virker så bemerkelsesverdige.

Ved å velge programmerere fra din bedrift er du et skritt nærmere en vellykket gjennomføring av oppgavene dine, fordi spesialistene dine allerede forstår hva selskapet spesialiserer seg på. De har virkelig en idé om selskapet ditt, men dette er ingen garanti godt resultat fordi deres holdning til arbeid ikke er så ansvarlig som den burde være. Du vil ikke kunne lage en spesifikk tidsplan for spesialister eller øke hastigheten på arbeidet. Den normaliserte arbeidsdagen for programmerere innebærer å jobbe med grunnleggende problemer, men det er ikke nok tid til å jobbe med å automatisere forretningsprosesser. Utskifting av slike arbeidere er umulig, siden språket for å skrive koder er unikt for hver programmerer.

Men spesialister fra utsiden vet ikke hvilken type aktivitet bedriften din har, noe som helt sikkert vil påvirke kvaliteten på arbeidet de utfører. I utgangspunktet har de ikke en riktig tilnærming til arbeid, så du bør være forsiktig når du velger spesialister for å automatisere forretningsprosesser i virksomheten din.

Når du velger spesialister for å implementere et automatiseringssystem for forretningsprosesser, må du ta på alvor egenskapene til potensielle partnere. For å gjøre dette er det nødvendig å forske og studere prisene i tjenestemarkedet. Tilfredsstillende verdi for pengene er ekstremt sjelden. Sett derfor grenser for deg selv i tariffer og la deg veilede av dette når du velger partner. Det er ekstremt viktig at partneren har et samsvarssertifikat i henhold til den internasjonale ISO-standarden.

Etter å ha valgt noen spesialister, er et ekte møte med alle potensielle partnere ønskelig. Still en rekke spørsmål direkte relatert til introduksjonen av forretnini bedrifter. Finn ut for eksempel hva som er vilkårene for å inngå en avtale, om du har erfaring med å jobbe med selskaper som har lignende aktiviteter som din. Takket være denne informasjonen vil du ha en idé om din mulige fremtidige partner.

For å kunne ta et valg til fordel for enhver organisasjon, bør du vurdere nivået på bedriften din. Hvis firmaet ikke er et stort merke, men en liten bedrift som er engasjert i en type aktivitet, vil det være best å velge en partner på samme nivå. I dette tilfellet vil arbeidet med slike organisasjoner gå raskere og mer stabilt, siden det er bedre å løse problemer som oppstår med deg med små selskaper.

Hvilke risikoer skjuler selv den mest effektive automatiseringen av forretningsprosesser

Vi må ikke glemme de mulige risikoene etter implementeringsprosessen. Risikoene kan variere. Alt avhenger av endringen i tidsfristen, gjennomføringen før protesten fra de ansattes side og mulige endringer i strukturen på forretningsoppgavene. For å unngå mulige risikoer er det viktig å seriøst nærme seg søket etter kvalifiserte spesialister, for å studere tilgjengelig programvare for fremtidig stabil drift av systemer. Med bedriftseierens personlige deltakelse øker sjansene for en vellykket "oppgradering" betydelig. Hvis du følger alle anbefalingene ovenfor, er du garantert et gunstig resultat.

En kompetent forklaring av selskapet om fordelene og effektiviteten ved automatisering av forretningsprosesser vil bidra til å unngå mulig motstand fra ansatte. Etter avklaring bør ansatte skape en følelse av uforanderlighet beslutning. Hvis det oppstår problemer, bør de løses umiddelbart, da enhver forsinkelse vil føre til en betydelig forringelse av selskapets ytelse. For å forbedre prosessen med å implementere, anbefales det å belønne ansatte med bonuser. Denne tilnærmingen kan forbedre kvaliteten på arbeidet som utføres.

Problemer med å automatisere forretningsprosesser og måter å løse dem på

Oppgave 1. Prosjektet er ikke delt inn i håndterbare blokker, sjekkpunkter er ikke tildelt, og som et resultat blir prosjektgjennomføringsfristene forsinket

For ulike områder av prosjektet er det ulike løsninger:

• For fullverdig arbeid bør flere områder identifiseres, og ledere bør utnevnes til å kontrollere dem.
• Du bør også fremheve de generelle logiske ordningene, etablere operasjonssekvensen for implementering av et automatiseringssystem for forretningsprosesser og analysere sluttresultatet av arbeidet ditt.

Oppgave 2 Det logiske rammeverket for prosjektet er ikke definert, det oppstår stadig nye ønsker, noe som fører til en forsinkelse i prosjektet

Det er nødvendig å tydelig angi i det godkjente dokumentet begrensningene (rammeverket) for prosjektet du har valgt. Disse begrensningene kan være oppdrag, prosjekter og designløsninger. Prosessen med å automatisere forretningsprosesser bør tydelig gjenspeile alle målene i denne planen.

Oppgave 3. Ressurser er involvert i prosjektet på feil tidspunkt, kvaliteten deres samsvarer ikke med oppgavene som løses

Estimer den nødvendige mengden ressurser og tidspunktet for deres involvering. Svar ærlig på spørsmålet: er disse ressursene tilgjengelige nå, vil de være tilgjengelige til rett tid? Finn et kompromiss mellom behovet for ressurser, deres tilgjengelighet og tidspunktet for prosjektet.

Oppgave 4. Selskapets ansatte motsetter seg

Bruk ulike informasjonsressurser for å informere ansatte om automatisering av forretningsprosesser. Vær nøye med informasjon som fremhever viktigheten og verdien av implementeringen. Informere ansatte om interessen til overordnede i resultatet av prosessen. Finn arrangøren av protesten, prøv å løse konflikten, i tilfelle feil, spark ham.

Oppgave 5. Rapportering om fremdriften i prosjektet er formell, det er ingen reelle demonstrasjoner og testing av funksjonalitet.

Å fremheve gode resultater fra mulige feil vil bidra til å organisere hele arbeidsflyten. For å forhindre fremtidige tapte tidsfrister, utforsk alle mulige løsninger på problemet. Analyser for eksempel resultatene oppnådd etter en viss tidsperiode. Hvis resultatene ikke tilfredsstiller de ansatte i selskapet, avgrens indikatorene til det ideelle.

Oppgave 6. Savnet effektivt system prosjektledelse.

Under møtene du deltar på ser du hvordan bedriftens ansatte er involvert i tvister, konflikter, og dermed viser usikkerhet. For å løse slike konflikter, anbefales det å ansette en konflikthåndteringsspesialist som vil hjelpe til med å løse alle eksisterende vanskelige situasjoner.

Oppgave 7. Prosjektet har lav prioritet for entreprenøren og utføres etter restprinsippet.

Entreprenøren er ikke interessert i arbeidet og bruker ikke nok tid på prosjektet. Det er nødvendig å prøve å finne årsakene til en slik uaktsom holdning til prosjektet og prøve å eliminere dem. Hvis situasjonen forblir uendret, bør utøveren skiftes ut.

Oppgave 8. Målene for prosjektet er ikke definert, kriteriene for å nå målene og evaluere resultatene av prosjektet er ikke godkjent.

Evaluering av resultater skjer i henhold til personlige preferanser, noe som påvirker den samlede vurderingen av hele prosjektet negativt. Evalueringskriterier sammenstilles individuelt, avhengig av prosjektets retning. For eksempel krever retningen "Styring av forholdet til debitor" opprettelsen av et suksesskriterium som hjelper selskapet til kompetent å nærme seg spørsmålet om kundegjeld. Et slikt kriterium kan være en økning av renten med et fast beløp (1,45 % per år). Å bestemme prosjektmålet for de påfølgende stadiene av gjennomføringen av oppgaven vil hjelpe selskapet med å oppnå positive resultater raskere.

Informasjon om eksperter

Anatoly Zubeyrov, generaldirektør for Millsystems, Moskva. Millsystems er offisiell distributør informasjonssystem Sellora Management System. Sellora Management System er et ERP-styringssystem som oppfyller behovene til enhver virksomhet og passer for enhver bedrift. I tillegg er systemet perfekt optimalisert for realitetene på det russiske markedet, dvs. tar hensyn til alle nasjonale trekk ved huslig kontorarbeid.

Alexey Tuleshov, generaldirektør for City-Box, Moskva. Aktivitetsfelt: leasing av lagringsceller (eller bokser) til enkeltpersoner. Antall varehus: 2. Antall ansatte: 20. Årlig omsetning: over 100 millioner rubler. (i 2012).

Andrey Kistenev, administrerende direktør i Intoto (Shop-Logistics leveringstjeneste), Moskva. Andrey Kistenev ble uteksaminert fra Moscow Institute of Physics and Technology. Siden 2008 har han jobbet innen e-handel; tidligere deltatt ikter. Aktivitetsområde: godstransport, inkludert på forespørsel fra nettbutikker. Antall ansatte: 30 (in-house), 40-70 kurerer (in-house og freelance).

Stadig skiftende markedsforhold, høy hastighet i beslutningstaking, multitasking i kapitalforvaltning og behovet for å redusere risiko krever moderne tilnærminger til organisering av økonomisk aktivitet. Veien ut i møte med stadig mer komplekse interne og eksternt miljø bedrifter er i ferd med å bli en omfattende automatisering av forretningsprosesser. Det lar deg frigjøre verdifulle ressurser for strategisk planlegging og konsentrasjon av ledelsen på sentrale områder av selskapets arbeid. Vi vil snakke om hva automatisering og et ERP-system er, hvorfor en prosesstilnærming er nødvendig, og hvilken programvare som er mest populær i verden og i Russland.

Forretning og automatisering: i går, i dag, i morgen

Bedriftsautomatisering er delvis eller full oversettelse stereotype operasjoner og forretningsoppgaver under kontroll av et spesialisert informasjonssystem, eller programvare- og maskinvarekompleks. Som et resultat, frigjøring av menneskelige og økonomiske ressurser for å øke arbeidsproduktiviteten og effektiviteten av strategisk ledelse.

Automatisering utføres vanligvis i to retninger:

* Automatisering av de viktigste forretningsprosessene: for eksempel salg eller kundeserviceadministrasjon. I dette tilfellet utføres det for å direkte øke salget, antall produserte produkter og øke lønnsomheten til hele virksomheten som helhet.
* Automatisering av støttende prosesser som regnskap, rapportering, kontorarbeid. Slik automatisering påvirker ikke inntektsøkningen direkte, men bidrar til å redusere tiden og kostnadene ved å utføre rutinearbeid.

Hovedoppgavene til forretningsautomatisering er som følger:

* effektiv støtte til virksomhetens operasjonelle aktiviteter, organisering av regnskap og kontroll;
* utarbeidelse av alle dokumenter for partnere, inkludert fraktsedler, fakturaer, avstemmingshandlinger og forretningsforslag;
* rask mottak av rapporter om tilstanden i selskapet for en hvilken som helst tidsperiode;
* optimering av personalkostnader, øke effektiviteten av bruken av arbeidstid ved å frigjøre ansatte fra rutinearbeid;
* minimere den negative effekten av den "menneskelige faktoren" på de viktigste forretningsprosessene;
* sikker lagring av informasjon;
* Forbedring av kvaliteten på kundeservice.

Automatisering av forretningsprosesser kan forbedre kvaliteten på ledelsen i et selskap og kvaliteten på produktet betydelig. For bedriften som helhet gir det en rekke betydelige fordeler.

* Øke hastigheten på informasjonsbehandling og løse repeterende oppgaver.
* Øke åpenheten til virksomheten og dens produksjonsevne.
* Vekst i koordinering av handlinger til personellet og kvaliteten på arbeidet.
* Evne til å kontrollere store mengder informasjon.
* Automatisering av manuelt arbeid.
* Redusere feil og forbedre kontrollnøyaktigheten.
* Parallellløsning av flere oppgaver.
* Rask beslutningstaking i stereotype situasjoner.

Som et resultat av automatisering av styring av forretningsprosesser, mottar lederen av virksomheten mer informasjon for å analysere forretningsprosesser i form av detaljerte analytiske rapporter og har muligheten til å styre selskapet kvalitativt, under hensyntagen til eksterne og interne indikatorer.

For eksempel, når du bruker programvaren "First Form" for de første seks månedene av arbeidet, øker de viktigste ytelsesindikatorene til selskapet:

* planleggingsnøyaktighet - med 40 %;
* total effektivitet - med 50%;
* Sparer lederens tid - med 80 %.

De fleste bedrifter starter automatisering med rutinemessige arbeidskrevende prosesser, samt med operasjoner som i betydelig grad påvirker fortjeneste og inntekter: økonomi og regnskap, dokumenthåndtering, produksjon og lagerkontroll. Automatisering av slike aktivitetsområder som bedriftsledelse, markedsføring, kvalitetsstyring og ekstern kommunikasjon hos de fleste russiske foretak har så vidt begynt.

I forbindelse med den økonomiske krisen endres prioriteringene innen automatisering av forretningsprosesser noe. Hovedtrendene for inneværende sesong inkluderer følgende:

1. Bruk skyteknologier . Hovedforskjellen på denne automatiseringsmetoden er fraværet i selskapet egen server. Slike systemer er svært populære blant små bedrifter, da de koster betydelig mindre enn den tradisjonelle versjonen.
2. Aktiv automatisering av markedsføringsverktøy: implementering av CRM-systemer, automasjonssystemer kontekstuell annonsering og BI-systemer.
3. Utvikling av maskin-til-maskin interaksjonsteknologier. Den nye trenden til M2M - Machine to Machine - involverer minimum deltakelse fra en person i disse prosessene, der det er mulig, siden komplikasjonen av forretningsprosesser og utstyr ikke alltid lar en person vurdere og reagere på en situasjon i endring.
4. Bruk av verktøy stor Data . En annen trend i utviklingen av er oppmerksomheten på big data og relatert forretningsintelligens. De er etterspurt av store selskaper, siden spesialisert dyrt utstyr kreves for å behandle store data.
5. Sanntidsdataanalyse. Bedriftsautomatiseringssystemer vil utvikle seg mot sanntids transaksjonsbehandling, noe som resulterer i fullt synkroniserte operasjoner.

Nøkkelområder og programvare for automatisering av forretningsprosesser

En av hovedbetingelsene for forretningsautomatisering er bruken av en prosesstilnærming av en bedrift. Dette begrepet forstås som en tilnærming som definerer hensynet til selskapets aktiviteter som et nettverk av forretningsprosesser som er uløselig knyttet til dets hovedmål, mål og oppdrag. Prosess tilnærming, i motsetning til den strukturelle tilnærmingen som er rådende i mange selskaper, er ikke fokusert på den eksisterende organisasjonsstrukturen til bedriften, men på reelle forretningsprosesser, hvis sluttresultat er etableringen av en tjeneste eller et produkt.

Prosesstilnærmingen bidrar til å øke fleksibiliteten til virksomheten, redusere responstiden på markedsendringer og forbedre bedriftens ytelse.

Hver forretningsprosess i et selskap består av et sett med individuelle operasjoner med en rekkefølge for utførelse bestemt av teknologi eller instruksjoner. De nødvendige egenskapene til en forretningsprosess er ruter og regler, samt input, output, forbrukte ressurser, deltakere og eiere.

Før du fortsetter med automatisering av forretningsprosesser, er det nødvendig å utføre arbeid med deres isolasjon og beskrivelse, samt klassifisere dem som hoved- eller hjelpeprosesser. Dette er en ganske lang prosedyre, i praksis krever det deltakelse fra alle avdelinger i selskapet i nært samarbeid.

Typer og antall forretningsprosesser er individuelle for hvert selskap. Alle differensierte forretningsprosesser kan deretter integreres i flere hovedområder, for hver av disse kan automatisering utføres både som en helhet og som del av en separat prosess:

1. Ledelse:

* strategisk ledelse;
* økonomisk sikkerhet;
* juridisk støtte;
* Økonomistyring;
* budsjettering;
* Informasjonssikkerhet.

Du kan bruke programsystemet "1C: Enterprise", kontrollmodulen til SAP R / 3-systemet.

2. Markedsføring og salg:

* styre markedsføringsaktiviteter;
* PR;
* styre salgsfremmende aktiviteter;
* salgsledelse;
* Customer Relationship Management (CRM).

For å automatisere dette området brukes ofte programvare: CRM-systemer - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, annonseadministrasjon - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, site management (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Produksjon:

* ledelse av produksjonsprosesser;
* bedriftens lagerstyring;
* materialforsyningsstyring;
* styre produksjonsutstyr;
* logistikksystem.

Programvareprodukter: Kraft systems, USU, AVA ERP produksjonsmodul, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse og Sales.

4. Kvalitetsstyring:

* kvalitetsstyringssystem (QMS);
* kvalitetskontroll av produkter og ytelsesindikatorer;
* jobbe med krav.

Programvare som brukes: Indicators Administrator, FINEKS: Quality Management, Master: Quality Management, Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Personalledelse:

* rekruttering;
* opplæring og utvikling av personell;
* personalregnskap;
* motivasjon og lønn

Programvareprodukter: E-Staff Recruiter fra Datex Software, 1C: Lønn og HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.

6. Økonomi:

* Regnskap;
* skatteregnskap;
* finansiell planlegging;
* styring av oppgjør med kunder;
* beregning lønn bedriftens ansatte.

Automatiseringsprogramvare: "1C: Regnskap", "1C: Lønn", "AuditExpert", "Master Finance Analysis", "Fingrand".

7. Organisering av selskapets virksomhet:

* dokumentflyt;
* Sekretariat.

Programvareprodukter: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" fra Cognitive Technologies, "Master Doc" fra Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: et nytt stadium i utviklingen av automatiseringssystemer

"Island"-automatisering av individuelle forretningsprosesser i selskapet blir før eller siden ineffektiv, siden forsøk på å kombinere flere forskjellige automatiseringssystemer til en enkelt helhet oftest mislykkes. Når du implementerer "øy"-tilnærmingen, er målet om å øke den samlede effektiviteten til bedriften vanligvis ikke satt.

I motsetning til dette er et integrert et system for styring av selskapets finansielle og økonomiske aktiviteter og sikrer vedlikehold av operasjonelle, ledelsesmessige og regnskap som regel.

Konseptet med et integrert virksomhetsstyringssystem - ERP - ble utviklet på slutten av 80-tallet av forrige århundre. På begynnelsen av 90-tallet begynte det å bli populært da det begynte å dukke opp kontrollsystemer som kunne implementere dette konseptet. ERP-systemet er basert på prinsippet om å skape et enkelt informasjonsrom som hjelper til med å spore all informasjon om forretningsprosesser i alle avdelinger i selskapet i sanntid.

ERP-systemer er bygget på modulbasert basis, og deres struktur innebærer tilstedeværelsen av separate blokker som er ansvarlige for en spesifikk prosess. Takket være dette organiseringsprinsippet er det mulig å avgrense og utvide funksjonaliteten til hele systemet etter hvert som nye teknologier dukker opp, endringer i lovgivning eller kundebehov.

De fleste ERP-systemer inkluderer følgende grupper av moduler:

* logistikk;
* produksjon;
* markedsføring
* gi;
* markedsføring;
*annet.

I Russland dukket ERP-systemer opp først på slutten av forrige århundre og ble opprinnelig brukt utelukkende av store selskaper, men i dag blir de implementert i bedrifter av alle størrelser.

Etter implementeringen av et ERP-system kan en bedrift slutte å bruke en rekke ulike programmer for å jobbe med økonomi, lager, kontor og logistikk. Dette vil igjen tillate virksomheten å redusere kostnadene for IT-støtte betydelig.

I 2016 etter vurdering konsulentselskap Panorama Consulting Solutions topp tre ledere på verdensmarkedet for ERP-systemer inkluderte SAP med en andel på 20 %; Oracle -13,9 % og Microsoft - 9,4 %. Videre, i synkende rekkefølge, er følgende selskaper lokalisert: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Leder når det gjelder implementeringshastighet var Oracle, og når det gjelder tilbakebetalingstid – SAP.

I Russland, ifølge analytisk senter TAdviser, "1C: Enterprise" ble det mest populære ERP-systemet i 2016 (se fig.). Blant den mest populære programvaren kan man også merke seg slike produkter som Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Ris. Anvendt diagram programvareprodukter for forretningsautomatisering i Russland

Hvordan velge et programvareprodukt

Når du velger en programvare for automatisering av forretningsprosesser, er det to veier å gå:

* bruk av et typisk produkt;
* utvikling og implementering av individuell programvare.

På en lapp

Et standardprodukt (eske) vil koste bedriften mindre og er også noe enklere å implementere. Men vi må ikke glemme at ikke hver typisk programvare kan omprofileres for bedriftens individuelle egenskaper, siden i en rekke programmer er mulighetene for tilleggsinnstillinger begrenset eller til og med utelukket. Det samme problemet finnes med skytjenester.

For å velge riktig program, er det viktig å svare på en rekke svært alvorlige spørsmål:

1. Hvilke forretningsprosesser er planlagt automatisert?
2. Vil funksjonaliteten til dette eller det programmet samsvare med oppgavene som er tildelt det?
3. Er det mulig å tilpasse for en spesifikk forretningspraksis?
4. Er det mulig å raskt endre systemet uten å avslutte driften ved endringer i forretningsprosesser eller forretningsforhold?
5. Hvor enkelt er systemet å bruke?
6. Er det mulig å integrere systemet med eksisterende tjenester eller automatiseringsprogrammer?
7. Hvem og hvordan gir teknisk støtte?
8. Hvor mye vil implementeringen og teknisk støtte (eierskap) koste?

Siden det er praktisk talt umulig å svare på disse spørsmålene uavhengig og samtidig, er det tilrådelig å få råd fra leverandørselskaper (programvareutviklere). I tillegg bør du snakke med forretningskolleger, siden deres erfaring noen ganger hjelper til å ta et valg. Det er imidlertid viktig å forstå at meninger i næringslivet kan være svært subjektive, på grunn av bransjens spesifikasjoner, størrelsen på bedriften, begrenset erfaring med ulike ERP-systemer og som et resultat av manglende evne til å se helheten. bilde og sammenlign alle produkter i forhold til dine forhold.

Når det gjelder om man skal automatisere individuelle prosesser eller installere ERP system, alt avhenger av spesifikasjonene til en bestemt bedrift.

Programvarekostnader og implementeringskostnader

Det er veldig vanskelig å svare utvetydig på spørsmålet om hvor mye forretningsautomatisering vil koste for et bestemt selskap, siden kostnadene for spesifikk programvare avhenger av flere faktorer, inkludert:

* oppgaver, som programvaren er laget for å løse;
* type program: typisk eller tilpasset;
* ressurser nødvendig for implementering;
* antall arbeidsstasjoner koblet til systemet.

For eksempel er prisen på en lisens for det populære integrerte programmet "1C: Enterprise" for 100 jobber 432 000 rubler, for 50 jobber - 187 200 rubler, for 20 jobber - 41 400 rubler.

Kostnaden for automatisering består også av flere komponenter:

* kostnadene for selve systemet, inkludert kostnadene for "boksen" eller leiebetalinger i tilfelle bruk av "sky"-versjonen;
* kostnadene ved å sette opp et automatiseringssystem og opplæring av personalet;
* kostnadene for vanlig teknisk støtte.

Indirekte kostnader bør også legges til prisen for å automatisere forretningsprosesser, for eksempel tiden som leder og nøkkelbrukere bruker på å delta i prosjektet.