Forelesningsnotater om dokumenthåndtering. Forelesningsnotater om disiplinen "organisering og teknologi for dhow

Formålet med leksjonen: studere grunnleggende termer og definisjoner av førskoleinstitusjoner; bestemmelse av dokumentenes plass og rolle i aktiviteter kommersiell virksomhet; vurdering av klassifisering av dokumenter.

Studiespørsmål:

1. Fag, innhold og oppgaver til førskoleutdanningen.

2. Dokumenters plass og rolle i ledelsen på det nåværende stadiet.

3.Klassifisering av dokumenter.

1. Fag, innhold og oppgaver til førskoleutdanningen

Nøkkelen til en velbegrunnet og effektiv ledelsesbeslutning, produktiv og hensiktsmessig aktivitet er aktualitet og tilstrekkelig informasjon. Ifølge eksperter fordobles informasjonsvolumet i verden hvert tredje år, noe som gjenspeiler den høye utviklingen i menneskesamfunnet på alle områder. Hvert år i vårt land dukker det opp mange nye bedrifter med forskjellige eierformer, opprettet for forskjellige formål, og som blir gjenstander og gjenstander for informasjonsoverføring. Dermed er relevansen av kunnskap om dokumentasjonsspørsmål stor og stadig økende.

Informasjon er den viktigste varen. Under forhold med hard konkurranse er den overlevende den som vet å komme i tide og i riktig mengde informasjon om markedet, om nye produkter, teknologier, etc. Metodene for å materialisere informasjon, fikse den i rom og tid er et dokument, og aktiviteten med å tegne og behandle dokumenter kalles styringsdokumentasjon.

Dokumentasjonsstøtte for ledelse er aktiviteten til ledelsesapparatet, som dekker spørsmålene om dokumentasjon og organisering av arbeid med dokumenter i løpet av implementeringen ledelsesfunksjoner... Den delen av papirene som er direkte knyttet til opprettelsen av dokumenter kalles dokumentasjon. Spørsmålene om bevegelse og bokføring av dokumenter er knyttet til begrepet dokumentflyt. Aktiviteten med å organisere lagring av dokumenter er knyttet til arkivering.

Dokumentasjonsstøtte for ledelse er en grunnleggende styringsteknologi, hvis hovedformål er å gi ledelsen informasjon om tilstanden i virksomheten for å ta informerte ledelsesbeslutninger og overvåke gjennomføringen av dem.

Hensikten med førskoleinstitusjonen er både individuelle dokumenter og hele dokumentasjonen.

Temaet for en førskoleutdanningsinstitusjon er riktig gjennomføring av dokumenter som gjenspeiler hele spekteret av ledelsesaktiviteter i bedriften; riktig organisering av dokumentflyt i samsvar med kravene i GOST.

Hensikten med å studere disiplinen er å mestre det grunnleggende om riktig papirarbeid og riktig organisering av arbeidsflyten i samsvar med kravene i GOST.

Hovedoppgavene til førskoleinstitusjonen:

refleksjon av ledelse, produksjon og andre aktiviteter i bedriften i relevante dokumenter;

sikkerhet rasjonell bruk dokumenter i virksomhetens virksomhet.

Arbeid med dokumenter bør ha en så veletablert orden for ikke å distrahere ansatte fra hovedmålene til bedriften. I denne forbindelse velger hvert selskap uavhengig form av organisering av kontorarbeid: sentralisert, desentralisert og blandet.

I en sentralisert form er all dokumentbehandlingsoperasjon konsentrert på ett sentralkontor, en generaldepartement eller en sekretær.

Den desentraliserte formen sørger for spredning av kontordrift mellom strukturelle enheter.

I blandet form utføres operasjoner sentralt (mottak, registrering) og desentralisert (lagring, dannelse av saker). Formen for organisering av kontorarbeid velges med tanke på størrelsen på virksomheten, arbeidsflytvolumet, sammensetningen av strukturelle enheter. (I små bedrifter brukes den sentraliserte formen ofte.)

2. Dokumentenes plass og rolle i ledelsen på det nåværende stadiet

Problemet med dokumentarisk støtte til ledelsen mister for tiden ikke relevansen. Dette forklares av følgende årsaker:

det er en klar forsinkelse i hastigheten for vitenskapelig og teknologisk fremgang fra veksten av informasjonsflyt generelt og ledelsesinformasjon spesielt.

Metodene og metodene for behandling av dokumenter, som nå står til rådighet for ansatte i mange bedrifter, som daglig sender gjennom seg tusenvis av administrative og andre forretningsdokumenter, er fremdeles veldig langt fra perfekte.

Organiseringen av arbeidet med dokumenter påvirker kvaliteten på ledelsens arbeid; suksessen med ledelsesaktiviteter som helhet avhenger av hvor profesjonelt dokumentasjonen vedlikeholdes. Alle trinn i organisasjonsarbeidet er vanligvis dokumentert. Arbeid med dokumenter krever spesiell kunnskap og ferdigheter. Dokumentene er forskjellige, og hvert dokument - charter, protokoll, ordre, sertifikat osv. - har sine egne egenskaper og regler for å jobbe med dem.

Dokumenter må ikke bare tegnes opp og kjøres ordentlig, men også overføres, lagres og raskt finnes om nødvendig. Derfor bør virksomheter være veldig oppmerksomme på informasjon og dokumentasjonsstøtte for ledelsesaktiviteter.

Enhver ledelsesbeslutning er alltid basert på informasjon om det aktuelle spørsmålet eller kontrollerte objekt.

I tillegg til pålitelighet og nøyaktighet, er informasjon underlagt to strengere krav:

1. Det må være betimelig.

2. Det bør være tilstrekkelig å ta den beste avgjørelsen.

Hvis informasjonen kom med en forsinkelse, kan du ikke lenger delta i noen handlinger, hendelser. På den annen side, hvis informasjonen er utilstrekkelig, vet du noe halvparten, kan avgjørelsen din ikke bare være den beste, men også feil.

Enhver bedrift, så vel som hver enkelt person, kan bare eksistere ved å utveksle informasjon. I de fleste tilfeller er informasjonsbæreren et dokument. I følge en undersøkelse utført i USA er mer enn 90% av informasjonen lagret på papir. Derfor, i mange utviklede land, er organisering av arbeid med dokumenter av stor betydning.

I vårt land, 27. juli 2006, ble den føderale loven til den russiske føderasjonen "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse" vedtatt. Loven gjenspeiler definisjonene “informasjon” og “dokument”.

INFORMASJON er informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av formen for presentasjonen;

DOKUMENTERT INFORMASJON (DOKUMENT) - et materielt objekt med informasjon festet på en menneskeskapt måte for overføring i tid og rom.

La oss vurdere egenskapene og funksjonene til dokumentet.

Dokumentet har to egenskaper - informativt og operativt.

En informativ egenskap ved et dokument er dets evne til å formidle informasjon. Dette inkluderer relevans, pålitelighet, tilgjengelighet av informasjon, etc. De operative egenskapene til et dokument inkluderer holdbarhet, styrke på dokumentet, evnen til å motstå ulike påvirkninger. Driftsegenskapene bestemmer sikkerheten til dokumentet, som avhenger av materialmediet og skrivemåten.

Dokumentets hovedfunksjoner:

Informativt (dokumentet inneholder fakta, hendelser, fenomener ..)

Organisatorisk (ved hjelp av dokumentet sikres innvirkning på grupper av mennesker for å organisere og koordinere sine aktiviteter)

Kommunikativ (dokumentet gir eksterne forhold til bedriften);

Juridisk (innholdet i dokumentet brukes som bevis når man vurderer kontroversielle spørsmål;

Pedagogisk (dokumentet disiplinerer utøveren, krever et økt nivå av utdanningstrening;

Opplæring (For nybegynnere og unge fagpersoner blir ferdige dokumenter eller kopiene deres eksempler for utarbeidelse og gjennomføring av nye dokumenter).

3. Klassifisering av dokumenter

I prosessen med ledelsesaktiviteter står vi overfor et stort antall typer dokumenter. Hver av dem skiller seg igjen fra de andre, ikke bare i design og innhold, men også i rekkefølge. Klassifisering av dokumenter tjener til å forbedre effektiviteten i arbeidet med dem. Fordelingen av dokumenter i forskjellige grupper lar deg organisere dokumentasjonsaktivitetene bedre.

Alle dokumenter om aktivitetene som reflekteres i dem er delt inn i to klasser:

Dokumenter om generelle og administrative spørsmål (spørsmål om generell ledelse av virksomheten og dens aktiviteter). Slike dokumenter kan utarbeides av ansatte i alle avdelinger.

Ledelsesfunksjonsdokumenter. Disse dokumentene er utarbeidet av ansatte i finansielle myndigheter, regnskap, planlegging, anskaffelse og salg.

Alle dokumenter er også delt inn i følgende grupper:

I form av dokumentasjon

Håndskrevet;

Elektronisk;

Grafisk;

Film og fotografiske dokumenter.

etter bruksområde

Organisatorisk og administrativt;

Finansiell;

Vitenskapelig og teknisk;

Rapportering og statistikk.

Enkel;

Vanskelig.

på stedet for samlingen

Innvendig;

Utvendig.

etter grad av publisitet

Åpen;

Med et preg av tilgangsbegrensning ("for offisiell bruk" - informasjon kun ment for de ansatte i denne virksomheten; "kommersiell hemmelighet" - informasjon, hvis avsløring kan skade eieren; "hemmelig" - informasjon som utgjør en statshemmelighet).

Etter opprinnelse

Offisielle dokumenter eller tjenestedokumenter (utarbeidet av en juridisk enhet eller et individ og behørig utførte dokumenter som gjenspeiler foretakets interesser);

personlig (som påvirker interessene til en bestemt person, registrerte dokumenter).

Med juridisk makt

Originaler eller originaler (den første eller eneste kopien av offisielle dokumenter signert av forfatteren);

Kopi (dokumenter som fullt ut gjengir informasjonen om originalene og alle dens eksterne funksjoner, som ikke har noen juridisk kraft);

La (en kopi laget for en karbonkopi under utførelsen av originalen og forblir i virksomheten, er som regel ikke sertifisert av en signatur);

Sertifiserte kopier (kopier med nødvendige detaljer som gir dem juridisk kraft);

Ekstrakter (deler av et dokument som angir hvilket dokument ekstraktet ble laget av, sertifisert av en tjenestemann og et segl);

Kopier (duplikatkopier av originaldokumentet, med samme juridiske kraft som originalen) - utstedes når originalen er tapt eller ødelagt.

Ved presentasjonsform (grad av forening)

Individuelt (engangsdokument, hvis innhold er angitt i hvilken som helst form);

Sjablong (når strukturen og en del av innholdet i dokumentet er utarbeidet på forhånd, og den andre delen fylles ut når den er tegnet opp);

Typisk (dokumenter som beskriver standardprosesser og fenomener - typiske instruksjoner);

Omtrentlig (brukes til å tegne og behandle dokumenter analogt);

Unified (inkludert i ethvert enhetlig dokumentasjonssystem).

Etter timing

Haster (angir forfallsdato);

Haster ikke.

etter holdbarhet

Midlertidig lagring (opptil 10 år);

Langvarig lagring (over 10 år);

Permanent lagring.

Tema 2. Historien om utviklingen av systemet med statlig dokumentasjon.

Formålet med studien: å studere hovedstadiene i utviklingen av systemet med statsdokumentasjon og fremheve visse tradisjoner for å lage dokumenter.

Studiespørsmål:

1. Kontorarbeid i det gamle Russland.

2. Bestill kontorarbeid fra XV-XVII århundrer.

3. Høyskolekontorarbeid.

4. Ministeriets kontorarbeid i XIX - tidlig på XX århundre.

5. Historie om ledelse og kontorarbeid i det tjuende århundre.

1. Kontorarbeid i det gamle Russland

I de tidlige stadiene av utviklingen av den gamle russiske staten (til slutten av 1400-tallet) offentlige etater eksisterte ikke. Ofte ble deres funksjoner utført av individuelle tjenestemenn eller organer. Under disse forholdene var ikke et enhetlig system for kontorarbeid etterspurt av ledelsessystemet selv. Likevel viser dokumenter som har kommet ned til vår tid at det allerede i X-tallet. i den gamle russiske staten var det en kultur med å skrive dokumenter. I denne perioden (X-XV århundrer) er juridiske forhold hovedsakelig dokumentert, testamenter opprettes. Med utviklingen av statens lovgivningsmessige rammer opprettes dokumenter som fikser spesifikke private rettslige forhold. Dette er mange typer charter, kjøp; gjeld, pantelån, fiksering av lån på penger osv.

I perioden X-XIV århundre i Russland ble det dannet visse tradisjoner for å utarbeide og behandle dokumenter, med tanke på deres funksjonelle formål.

GOU SPO "Moscow State College of Shoe Modeling and Marketing"

Forelesningsnotater

etter disiplin:

"Dokumentasjonsstøtte for ledelse"

for spesialiteter 080110, 080112, 080113

Introduksjon

Grunnlaget for virksomheten til enhver bedrift eller organisasjon er å arbeide med informasjon - mottak, behandling, å ta beslutninger og implementering av dem.

Informasjon er informasjon om personer, fakta, hendelser og fenomener, uavhengig av formen for presentasjonen.

Et dokument (fra lat. "Documentum" - et sertifikat) er en materiell databærer med informasjon registrert på den, beregnet for overføring i tid og rom. Dokumenter kan inneholde bilder, tekster, lyder og annen informasjon.

Ledelsesdokumentasjon er en gren av aktiviteten som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Fra antikken til 1800-tallet ble begrepet "dokument" brukt i betydningen "skriftlig bevis" og ble hovedsakelig brukt i rettsvitenskap og diplomati. Imidlertid er dette konseptet bredere. Og siden begynnelsen av 1900-tallet har den belgiske forskeren Paul Otlet ved International Institute for Documentation allerede brukt begrepet "dokument" som et begrep som forener all informasjon som er spilt inn på forskjellige medier. Han inkluderte her manuskripter, trykk, trykk, kart, film- og fotografidokumenter, plater, kart, stemmeopptak, noter, medaljer, postkort osv. og til og med skulptur, maleri og arkitektur. Det vil si hvilken som helst informasjonskilde som er legemliggjort i materiell form.

Dokumentet har to essenser - informativt og materielt, som bestemmer dets egenskaper - informativt og operativt.

En informativ egenskap ved et dokument er evnen til å formidle informasjon. Dette inkluderer relevansen, påliteligheten, fullstendigheten av informasjonen, tilgjengeligheten og andre.

Dokumentets operasjonsegenskaper inkluderer dokumentets holdbarhet, styrke og evnen til å motstå ulike påvirkninger - mekaniske, lette, biologiske, ugunstige miljøfaktorer. Driftsegenskapene bestemmer sikkerheten til dokumentet, som avhenger av materialmediet og skrivemåten.

Funksjonene til dokumenter er delt inn i generelle og spesielle.

De generelle funksjonene til dokumenter er:

• informasjon - fiksering, lagring og overføring av informasjon;
• kommunikativ - overføring, utveksling av informasjon;
• sosiokulturell - dokumenter som representerer sosial og kulturell betydning, som formidler kulturelle tradisjoner og verdisystemer.

De spesielle funksjonene til dokumenter er:

Juridisk - noen dokumenter er en kilde til lov, andre kan være bevis på det juridiske feltet;

• organisatorisk - etablering av juridiske forhold;
• ledelse - løse ledelsesspørsmål og ta beslutninger basert på dokumentert informasjon;
• pedagogisk - kunnskapsoverføring mellom mennesker og generasjoner;
• kognitiv - skaffe og overføre kunnskap for videre studier av prosesser og fenomener;
• minnesmerke - overføring av historisk informasjon om enkeltpersoner eller samfunn, dokumenter som er historisk arv.

Avsnitt 1. Dokumentere ledelsesaktiviteter

Tema 1.1. Statlig system for førskoleutdanningsinstitusjoner. Dokumentasjonssystemer

Det statlige systemet for dokumentarisk støtte til ledelse (GSDOU) er et sett med prinsipper og regler som setter ensartede krav til dokumentasjon av ledelsesaktiviteter og organisering av arbeid med dokumenter i offentlige organer, i bedrifter (foreninger), i institusjoner og offentlige organisasjoner.

Hovedmålet med GSDOU er å strømlinjeforme arbeidsflyten, redusere antallet og forbedre kvaliteten på dokumenter, skape betingelser for effektiv bruk av avanserte teknologiske verktøy og teknologier for innsamling, prosessering og analyse av informasjon, forbedring av styringsapparatets arbeid. Generelle Krav til dokumenter og dokumentasjon er støttetjenester et lovgivningsmessig og metodisk grunnlag for å forbedre, på en enkel basis, dokumentasjonsstøtte for ledelsen og øke effektiviteten ved å forene sammensetningen og skjemaene av dokumenter, forbedre kvaliteten, arbeidet med dokumentasjonstjenestetjenesten basert på den vitenskapelige arbeidsorganisasjonen og innføring av de nyeste tekniske virkemidlene.

Et dokumentasjonssystem er et sett med sammenhengende dokumenter som brukes i et bestemt aktivitetsfelt.

Når du administrerer en organisasjon eller bedrift, utvikles lignende og gjentatte dokumenter.

Den mest vanlige og helhetlige, som okkuperer topposisjonen i systemkomplekset, bør betraktes som den øverste posisjonen i systemkomplekset, og det nasjonale dokumentasjonssystemet bør vurderes og dekker alle dokumenter som oppstår og sirkulerer i landet; de kan igjen klassifiseres etter forskjellige kriterier:

Funksjonelle dokumentasjonssystemer er definert som de som i en eller annen grad er iboende i alle organisasjoner, for eksempel regnskap, personell, arkivering, organisasjon.

Sektorielle dokumentasjonssystemer er definert som de som i ett eller annet bind bare er iboende i bestemte grupper av organisasjoner forbundet med enhet av økonomiske og sosiale aktiviteter, for eksempel medisinsk, pedagogisk, forskning.

Ensartetheten til et betydelig antall oppgaver som skal løses, ensartede teknologier for å dokumentere dem, og repeterbarheten av en betydelig mengde obligatorisk informasjon gjorde det mulig for praktiske formål å peke ut et antall dokumentasjonssystemer og formulere et sett med enhetlige krav til disse dokumentasjonssystemene.

Det første av disse systemene bør være Statens system for standarder og spesifikasjoner (SSS). Systemet ble utviklet av en regjeringsbeslutning i 1965 og inkluderer statlige standarder som bestemmer hovedmålene og målene for standardisering; organisering og metodikk for standardiseringsarbeid i landet; prosedyren for utvikling, implementering, sirkulasjon av standarder og annen normativ og teknisk dokumentasjon, endring av dem, samt statlig tilsyn og avdelingskontroll over gjennomføring og overholdelse.

Et enhetlig system med teknologisk dokumentasjon ble utviklet i 1971, bestående av mer enn 20 standarder og retningslinjer. Dette systemet kan løse problemer innen registrering og sirkulasjon av teknologisk dokumentasjon, både generelt og spesialisert i arbeidstypene i bedrifter og organisasjoner, uavhengig av type og produksjonstype.

Parallelt ble det på grunnlag av internasjonale krav opprettet et enhetlig system for designdokumentasjon.

Emne 1.2. Forening og standardisering av ledelsesaktiviteter

Enhetlig dokumentasjonssystem - et sett med skjemaer av dokumenter opprettet i henhold til ensartede regler og krav, som fungerer i et bestemt aktivitetsfelt (ledelse, økonomi, etc.). Oppgaven med forening er å redusere mangfoldet av dokumenter som brukes, for å bringe til en enkelt form deres former, struktur, språk og stil, samt prosessene for behandling og lagring.

Enheten av dokumenter sikrer en reduksjon i arbeidsintensiteten til dokumentbehandling, oppnåelse av informasjonskompatibilitet for forskjellige dokumentasjonssystemer for de samme og relaterte administrasjonsfunksjonene, og en mer effektiv bruk av datateknologi.

Standardisering av dokumenter er en form for juridisk konsolidering av den gjennomførte foreningen og bindingsnivået. Standardiseringsoppgaven er utvikling og adopsjon av obligatoriske normer, regler og krav som er vedtatt i førskolen.

Følgende kategorier av standarder er etablert:

• statlige standarder (GOST);
• industristandarder (OST);
• republikanske standarder (PCT).

Krav til papirarbeid er etablert av den statlige standarden - GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid ". Bestemmelsene i standarden bestemmer:

• sammensetningen av detaljene i dokumentene;
• krav til registrering av detaljer om dokumenter;
• krav til skjemaer for dokumenter.

GOST etablerer følgende detaljer om dokumenter;

01 - Den russiske føderasjonens statsemblem;

02 - våpenskjold til den russiske føderasjonens emne;

03 - emblemet til organisasjonen eller varemerket (servicemerket);

04 - organisasjonskode;

05 - hovedregistreringsnummeret (OGRN) til den juridiske enheten;

06 - skattebetalers identifikasjonsnummer / årsakskode for registrering (INN / KPP);

07 - dokumentskjemakode;

08 - organisasjonens navn;

09 - referansedata om organisasjonen;

10 - navn på dokumenttypen;

11 - dokumentdato;

12 - registreringsnummer for dokumentet;

14 - sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet;

15 - adressat;

16 - stempel på dokumentgodkjenning;

17 - oppløsning;

18 - tittel på teksten;

19 - kontrollmerke;

20 - teksten til dokumentet;

21 - merke til tilstedeværelsen av søknaden;

22 - signatur;

23 - dokumentgodkjenningsstempel;

24 - dokumentgodkjenningsvisum;

25 - trykkavtrykk;

26 - et merke på sertifisering av en kopi;

27 - merke om utøveren;

28 - et merke på gjennomføringen av dokumentet og dets retning i saken;

29 - merke på mottakelsen av dokumentet i organisasjonen;

30 - identifikator for den elektroniske kopien av dokumentet.

Bruk av forutsetninger er først og fremst nødvendig for å gi dokumentet rettskraft. Et dokument utarbeidet i strid med kravene i standarden har ingen juridisk kraft. I tillegg fremskynder bruken av detaljer ikke bare prosedyren for å utarbeide et dokument, men også det påfølgende arbeidet til entreprenøren med dokumentene. Vi må ikke glemme at det er nettopp tilstedeværelsen av et enkelt sett med forutsetninger og ensartede regler for registrering som gjør det mulig å bruke datateknologi mer effektivt til produksjon og behandling av dokumenter.

Dokumentets detaljer er ikke likeverdige: noen detaljer er nødvendige for å gi dokumentet rettskraft (organisasjonens navn - dokumentets forfatter, dokumentets dato, dokumentets registreringsnummer, signatur, godkjenningsstempel, segl), andre er av rent offisiell art og er nødvendige for å organisere arbeidet med dokumentet, og andre regnskapsfunksjon, etc. Noen av detaljene i dokumentet er detaljene i skjemaet, noen av detaljene brukes i utarbeidelsen og utførelsen av dokumentet, det er detaljer som er tegnet opp på tidspunktet for dokumentutførelsen.

Et tomt dokument er et standard ark med detaljer som identifiserer forfatteren av et offisielt dokument.

For produksjon av blanke dokumenter brukes to papirstørrelser - A4 og A5. Papirformater er etablert av GOST 9327-60 “Papir og papirprodukter. Forbrukerformater "og har dimensjoner (i mm):

GOST etablerer to alternativer for plassering av detaljer på skjemaet:

• hjørne (detaljer er oppe i venstre hjørne)
• langsgående (langs dokumentets øverste margin)

For eksempel:

Brevhode med kantete detaljer

ROSARKHIV

Offentlig etat

Helt russisk forskningsinstitutt

MERKNAD

Forelesningsnotatene ble utviklet i samsvar med kravene til obligatorisk minimumsinnhold og utarbeidsnivå for den statlige utdanningsstandarden for høyere fagutdanning av andre generasjon i spesialiteten 032001 "Dokumentasjon og dokumentasjon
ledelsesstøtte ". De grunnleggende konseptene for dokumentasjonsstøtte for ledelse (DOU) er gitt. Kravene til organisering av førskoleutdanninger er oppgitt. Reglene for utvikling av lokale forskrifter for førskoleutdanninger er beskrevet. Metodikken for å analysere tilstanden til førskoleinstitusjoner i organisasjoner presenteres.

Forelesningsnotatene ble utarbeidet ved Institutt for informasjonsstøtte for ledelse og produksjon. Designet for heltids- og deltidsstudenter i spesialiteten "Dokumentasjon og førskoleutdanningsinstitusjoner", samt studenter fra andre spesialiteter som studerer organisering av førskoleutdanningsinstitusjoner.

Forelesningsnotatene er en elektronisk versjon av boka:
Organisasjon og teknologi for dokumentasjonsstøtte for ledelse: Forelesningsnotater. Fionova L.R. Penza: Forlag Penz. stat Universitetet, 2008. - 159 s.: Ill. 34, bibliografi. - 29 titler.

INTRODUKSJON
1 GRUNNLEGGENDE BEGREPPER FOR DOKUMENTASJON
LEDELSE (VIRKSOMHETSPRODUKSJON)
2 ORGANISASJON AV DOKUMENTASJONSTJENESTEN
LEDELSE (DOE)
2.1 Former og struktur for førskoleinstitusjonen
2.2 Forskrift om tjeneste for førskoleinstitusjonen
2.3 Personalet på førskoleinstitusjonen
2.4 Jobbbeskrivelser
3 ORGANISASJON AV ARBEID MED DOKUMENTER
3.1 Behandling av innkommende eller utgående dokumenter
3.2 Behandling av utgående eller sending av dokumenter
3.3 Fremgangsmåte for overføring av interne dokumenter
3.4 Registrering av dokumenter
3.5 Organisering av informasjon og oppslagsverk
3.6 Kontroll over gjennomføring av dokumenter
3.7 Arbeide med borgernes appeller
4 UTVIKLING AV LOKALE BESTEMMELSER PÅ
VIRKSOMHETSPRODUKSJON
4.1 Instruksjoner for dokumentasjonshåndtering
4.2 Utvikling av tabellen over skjemaer for dokumenter i organisasjonen
4.3 Utvikling av albumet med dokumenter som brukes i organisasjonen
4.4. Tegner opp nomenklaturen
4.5 Metodikk for å analysere tilstanden til en førskoleinstitusjon i en organisasjon
5 DANNELSE OG REGISTRERING AV SAKER I LØPENDE VIRKSOMHETSPRODUKSJON
ORGANISASJONER
6 UNDERSØKELSE AV DOKUMENTENS VERDI
LISTE OVER BRUKTE KILDER OG REFERANSER
ORDLISTE
SPØRSMÅL TIL EKSAMEN
VEDLEGG

Introduksjon
Vellykket ledelse enhver prosess, virksomhet, virksomhet er umulig uten bruk av moderne kontorarbeidsteknologier eller administrasjonsdokumentasjon (DOW). Ledelsesprosessen er basert på informasjon om de administrerte objektene, som oftest presenteres i dokumenter og som igjen er grunnlaget
å ta en beslutning. Førskoleutdanningsinstitusjonen oppstår bare når ledelsesprosessen oppstår, men ledelsesprosessen i seg selv kan bare eksistere når utdanningsinstitusjonen førskolen er installert i den, det vil si prosedyren for dokumentasjon og arbeid med dokumenter bestemmes. I hovedsak er en DOE en ledelsesteknologi.

Organisering av førskoleutdanningsinstitusjoner på nivå moderne krav sørger for opprettelse av et enhetlig integrert system av førskoleutdanningsinstitusjoner, en enhetlig prosedyre for å arbeide med dokumenter, fra og med opprettelse / mottakelse og opp til overføring til arkivet (destruksjon). En førskoleutdanningsinstitusjon er et effektivt verktøy for å overvåke utførelsen, et ganske enkelt middel for å opprettholde generelt kontorarbeid og løse ulike problemer når du arbeider med dokumenter.

Lederen for hver organisasjon må ha informasjon om arbeidet til sine underordnede og ta beslutninger i tide for å eliminere problemer og koordinere aktivitetene til organisasjonens personell.

Det skal bemerkes at alle ansatte i organisasjonen jobber med dokumenter. Dokumenter opprettes alltid utelukkende for ethvert formål: enten for å konsolidere informasjon når du utfører tildelte oppgaver, eller på forespørsel fra tilsynsmyndigheter.

En ansatt i organisasjonen søker å konsolidere informasjon i dokumenter når de løser følgende oppgaver:
ledelse av nåværende arbeid, når det er knyttet til mottak og overføring av en stor mengde informasjon,
styring av organisasjonens ressurser i tid og rom i dagens modus og med et perspektiv for fremtiden,
ledelse (koordinering) av underordnet personell,
gjennomføring av avtaler med eksterne organisasjoner,
refleksjon av hendelsesforløpet, hendelsene,
analyse av ulike data og deres vurdering,
oppsummere resultatene av arbeidet i en viss periode,
planlegging av arbeidstid,
forutsi utvikling av visse prosesser og bestemme den mest optimale rekkefølgen og innholdet av handlinger.

Dermed utfører en ansatt, som tegner opp denne eller den typen tjenestedokument spesifikk funksjon, i henhold til deres rolle i organisasjonen. Kvaliteten og aktualiteten i utarbeidelsen av dokumenter påvirker både arbeidstakerens og selskapets ytelse, og øker derfor konkurransekraften.

Kunnskap om det grunnleggende i en førskoleutdanningsinstitusjon er nødvendig for enhver moderne spesialist. Det er dokumentet, som juridisk bindende informasjon registrert på en materiell transportør, som tjener som hovedbeviset for et eller annet faktum av aktivitet i ulike bransjer, inkludert når man løser økonomiske tvister med forretningspartnere i en voldgiftsdomstol eller når man vurderer arbeidskonflikter med ansatte i et foretak i folks domstol.

Elektronisk versjon av boka: [Last ned, PDF, 1,23 MB].

For å se boken i PDF-format, trenger du Adobe Acrobat Reader, ny verson som kan lastes ned gratis fra Adobes nettsted.

Hovedoppgavene til førskoleinstitusjonen:
refleksjon av ledelse, produksjon og andre aktiviteter i bedriften i relevante dokumenter;
å sikre rasjonell bruk av dokumenter i virksomhetens virksomhet.
Arbeid med dokumenter bør ha en så veletablert orden for ikke å distrahere ansatte fra hovedmålene til bedriften. I denne forbindelse velger hvert selskap uavhengig form av organisering av kontorarbeid: sentralisert, desentralisert og blandet.
I en sentralisert form er all dokumentbehandlingsoperasjon konsentrert på ett sentralkontor, en generaldepartement eller en sekretær.
Den desentraliserte formen sørger for spredning av kontordrift mellom strukturelle enheter.
I blandet form utføres operasjoner sentralt (mottak, registrering) og desentralisert (lagring, dannelse av saker). Formen for organisering av kontorarbeid velges under hensyntagen til størrelsen på bedriften, arbeidsflytvolumet, sammensetningen av strukturelle enheter. (I små bedrifter brukes den sentraliserte formen ofte.)
2. Dokumenters plassering og rolle i ledelsen på det nåværende stadiet
Problemet med dokumentarisk støtte til ledelsen mister for tiden ikke relevansen. Dette forklares av følgende årsaker:
det er en klar forsinkelse i hastigheten for vitenskapelig og teknologisk fremgang fra veksten av informasjonsflyt generelt og ledelsesinformasjon spesielt.
Metodene og metodene for behandling av dokumenter, som nå står til rådighet for ansatte i mange bedrifter, som daglig sender gjennom seg tusenvis av administrative og andre forretningsdokumenter, er fremdeles veldig langt fra perfekte.
Organiseringen av arbeidet med dokumenter påvirker kvaliteten på ledelsens arbeid; suksessen til ledelsesaktiviteter som helhet avhenger av hvor profesjonelt dokumentasjonen blir vedlikeholdt. Alle trinn i organisasjonsarbeidet er vanligvis dokumentert. Arbeid med dokumenter krever spesiell kunnskap og ferdigheter. Dokumentene er forskjellige, og hvert dokument - charter, protokoll, ordre, sertifikat osv. - har sine egne egenskaper og regler for å jobbe med dem.
Dokumenter må ikke bare tegnes opp og kjøres ordentlig, men også overføres, lagres og raskt finnes om nødvendig. Derfor bør virksomheter være veldig oppmerksomme på informasjon og dokumentasjonsstøtte for ledelsesaktiviteter.
Enhver ledelsesbeslutning er alltid basert på informasjon om det aktuelle spørsmålet eller kontrollerte objekt.

I tillegg til pålitelighet og nøyaktighet, er informasjon underlagt to strengere krav:
1. Det må være betimelig.
2. Det bør være tilstrekkelig å ta den beste avgjørelsen.
Hvis informasjonen kom med en forsinkelse, kan du ikke lenger delta i noen handlinger, hendelser. På den annen side, hvis informasjonen er utilstrekkelig, vet du noe halvparten, kan avgjørelsen din ikke bare være den beste, men også feil.
Enhver bedrift, så vel som hver enkelt person, kan bare eksistere ved å utveksle informasjon. I de fleste tilfeller er informasjonsbæreren et dokument. I følge en undersøkelse utført i USA er mer enn 90% av informasjonen lagret på papir. Derfor, i mange utviklede land, er organisering av arbeid med dokumenter av stor betydning.
I vårt land, 27. juli 2006, ble den føderale loven til den russiske føderasjonen "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse" vedtatt. Loven gjenspeiler definisjonene “informasjon” og “dokument”.
INFORMASJON er informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av formen for presentasjonen;
DOKUMENTERT INFORMASJON (DOKUMENT) - et materielt objekt med informasjon festet på en menneskeskapt måte for overføring i tid og rom.
La oss vurdere egenskapene og funksjonene til dokumentet.
Dokumentet har to egenskaper - informativt og operativt.
En informativ egenskap ved et dokument er dets evne til å formidle informasjon. Dette inkluderer relevansen, påliteligheten, tilgjengeligheten av informasjon, etc. De operative egenskapene til et dokument inkluderer holdbarhet, dokumentets styrke, evnen til å motstå ulike påvirkninger. Driftsegenskapene bestemmer sikkerheten til dokumentet, som avhenger av materialmediet og skrivemidlene.
Dokumentets hovedfunksjoner:
- informativ (dokumentet registrerer fakta, hendelser, fenomener ..)
-organisatorisk (ved hjelp av dokumentet sikres virkningen på grupper av mennesker for å organisere og koordinere sine aktiviteter)
-kommunikasjon (dokumentet gir eksterne forhold til bedriften);
-legalt (innholdet i dokumentet brukes som bevis når man vurderer kontroversielle spørsmål;
-educational (dokumentet disiplinerer utøveren, krever et økt nivå av utdanningstrening;
- pedagogisk (For nybegynnere og unge fagpersoner blir ferdige dokumenter eller kopiene deres eksempler for utarbeidelse og gjennomføring av nye dokumenter).
3. Klassifisering av dokumenter
I prosessen med ledelsesaktiviteter står vi overfor et stort antall typer dokumenter. Hver av dem skiller seg igjen fra de andre, ikke bare i design og innhold, men også i rekkefølgen av utførelsen. Klassifisering av dokumenter tjener til å forbedre effektiviteten i arbeidet med dem. Fordelingen av dokumenter i forskjellige grupper lar deg bedre organisere dokumentasjonsaktivitetene.
Alle dokumenter om aktivitetene som reflekteres i dem er delt inn i to klasser:
- dokumenter om generelle og administrative spørsmål (spørsmål om generell ledelse av virksomheten og dens aktiviteter). Slike dokumenter kan utarbeides av ansatte i alle avdelinger.
-dokumenter om ledelsesfunksjoner. Disse dokumentene er utarbeidet av ansatte i finansielle myndigheter, regnskap, planlegging, anskaffelse og salg.
Alle dokumenter er også delt inn i følgende grupper:
- i form av dokumentasjon
-håndskrevet;
-elektronisk;
-grafisk;
-kino, fotografiske dokumenter.
etter bruksområde
-organisatorisk og administrativt;
-finansiell;
-vitenskapelig og teknisk;
-rapportering og statistikk.
etter innhold
-enkel;
-komplisert.
på stedet for samlingen
-innvendig;
-utvendig.
etter grad av publisitet
-åpen;
- med et adgangsbegrensningsstempel ("for offisiell bruk" - informasjon kun beregnet for de ansatte i det gitte foretaket; "kommersiell hemmelighet" - informasjon hvis avsløring kan skade dens eier; "hemmelig" - informasjon som utgjør en statshemmelighet).
- etter opprinnelse
-offisiell eller tjeneste (utarbeidet av en juridisk enhet eller enkeltperson og behørig utførte dokumenter som gjenspeiler virksomhetens interesser);
personlig (som påvirker interessene til en bestemt person, registrerte dokumenter).
- av juridisk makt
- originaler eller originaler (den første eller eneste kopien av offisielle dokumenter signert av forfatteren);
-kopi (dokumenter som fullt ut gjengir informasjonen om originalene og alle dens eksterne funksjoner, som ikke har noen juridisk kraft);
- forlate (en kopi laget for en karbonkopi under utførelsen av originalen og forblir i virksomhetens saker, er som regel ikke sertifisert av en signatur);
- bekreftede kopier (kopier med de nødvendige opplysningene som gir dem juridisk kraft);
- utdrag (deler av et dokument som angir fra hvilket dokument utdraget ble laget, sertifisert av en tjenestemann og et segl);
- duplikater (duplikatkopier av originaldokumentet, med samme juridiske kraft som originalen) - utstedes når originalen er tapt eller ødelagt.
- ved presentasjonsform (grad av forening)
-individuelt (engangsdokument, hvis innhold presenteres i hvilken som helst form);
- klisje (når strukturen og en del av innholdet i dokumentet er utarbeidet på forhånd, og den andre delen fylles ut når den er tegnet opp);
-typisk (dokumenter som beskriver standardprosesser og fenomener - standardinstruksjoner);
- omtrentlig (brukes til å tegne og behandle dokumenter analogt);
-enhet (inkludert i ethvert enhetlig dokumentasjonssystem).
- etter vilkår for utførelse
- haster (angir forfallsdato);
-begrep.
etter holdbarhet
- midlertidig lagring (opptil 10 år);
langvarig lagring (over 10 år);
-permanent lagring.

Tema 2. Historien om utviklingen av systemet med statlig dokumentasjon.
Formålet med studien: å studere hovedstadiene i utviklingen av systemet med statsdokumentasjon og fremheve visse tradisjoner for å lage dokumenter.
Studiespørsmål:
1. Kontorarbeid i det gamle Russland.
2. Bestill kontorarbeid fra XV-XVII århundrer.
3. Høyskolekontorarbeid.


1. Kontorarbeid i det gamle Russland
I de tidlige stadiene av utviklingen av den gamle russiske staten (til slutten av 1400-tallet) eksisterte ikke statlige institusjoner. Ofte ble deres funksjoner utført av individuelle tjenestemenn eller organer. Under disse forholdene var ikke et enhetlig system for kontorarbeid etterspurt av ledelsessystemet selv. Likevel viser dokumenter som har kommet ned til vår tid at det allerede i X-tallet. i den gamle russiske staten var det en kultur med å skrive dokumenter. I denne perioden (X-XV århundrer) er juridiske forhold hovedsakelig dokumentert, testamenter opprettes. Med utviklingen av statens lovgivningsmessige rammeverk opprettes dokumenter som fikser spesifikke private rettslige forhold. Dette er mange typer charter, kjøp; gjeld, pantelån, fiksering av lån på penger osv.
I perioden X-XIV århundre i Russland ble det dannet visse tradisjoner for å utarbeide og behandle dokumenter, med tanke på deres funksjonelle formål.
Med økningen i antall dokumenter som opprettes, er det også identifisert steder for den sikreste lagringen av dem. I byer er dette som regel sentrale templer og klostre. Det er også elementer av informasjonsbeskyttelse mot uautorisert tilgang på lagrings- og bruksstadiet. De første tilfellene av dokumentforfalskning for politiske og personlige egoistiske formål ble også registrert.
Fram til slutten av det fjortende århundre. Hovedmaterialet for skriving i Russland var pergament (spesialkledd kalv, lam eller geiteskinn). Dokumentene ble skrevet i solid tekst, uten inndeling i separate ord. Fra tegnsettingstegn til XIV-tallet. perioden på slutten av setningen ble brukt. I det femtende århundre. dyrt pergament ble erstattet av papir, som opprinnelig ble hentet fra vest-europeiske land, og fra andre halvdel av det syttende århundre. brukte sin egen, innenlandske. Opprinnelig ble papir laget av filler, og blekk ble laget av jernsalter og tanniner ekstrahert fra blekknøtter. Kombinasjonen av blekk og fillepapir gjorde teksten spesielt holdbar. Derfor er dokumenter fra denne perioden, lagret i arkivene, godt lesbare.
Den vurderte perioden kan karakteriseres som en periode med gradvis dannelse av tradisjonene i det russiske systemet for kontorarbeid, opphopning av erfaring med dokumentasjon, behandling og lagring av dokumenter, og som garanterer deres sikkerhet. Dette var imidlertid ikke papirer ennå, men heller skikkene med å dokumentere informasjon.
2. Bestill kontorarbeid fra XV-XVII århundrer
I den administrative sfæren begynte praktisk dokumentasjon å bli formalisert til et spesielt system samtidig med prosessen med dannelsen av den russiske sentraliserte staten i 15-16 århundrene.
System offentlig forvaltning begynner å ta form først på midten av 1400-tallet, med utviklingen av Moskva-fyrstedømmet til en stat. Deretter ble de første ordrene opprettet - de sentrale organene for statsmakten som hadde ansvaret for de enkelte grenene av fyrsteadministrasjonen, og ordenhusene - de lokale myndighetsorganene. I løpet av aktivitetene til disse organene ble arbeid med dokumenter født, som ble kalt kontoristarbeidet.
Bestill kontorarbeid - arbeid med dokumenter utført i bestillinger. I ordrene ble det gradvis dannet et lag profesjonelle tjenestemenn fra vanlige servicefolk som kjente deres virksomhet og over tid begynte å påvirke løsningen av statlige spørsmål.
Produksjonen av saken i ordrene begynte enten fra det øyeblikket det innkommende dokumentet ble mottatt, eller fra utarbeidelsen av et initiativdokument i retning av tsaren eller boyaren. Dokumenter relatert til en sak ble limt til hverandre, limingsstedene ble sertifisert av kontorist på baksiden med en signatur. For å bli kjent med saken var det nødvendig å utvide kolonnen, og mens du leser, skjul den. Vi arvet ordet "byråkrati" fra kontorarbeidet. Limt i kolonner med en gjennomsnittlig lengde på 50-80 m, ble dokumentene viklet på pinner i ruller. Båndene ble dratt under lesing, derfor ble konseptet født, og betegner i dag en utidig og ikke essensiell løsning på dette eller det problemet.
Karakteristisk trekk dokumenter fra denne perioden - den enorme opphøyelsen av makthaverne ved å liste opp alle slags titler, titler og makter.
Det er på dette stadiet at et system for kontorarbeid fra sentrale og lokale institusjoner gradvis opprettes, en kader av kontorarbeidere blir dannet, stabile former for dokumenter og metoder for deres forberedelse opprettes. I midten av det syttende århundre. noen tiltak er iverksatt for å gjenopprette orden i kontorarbeidet, og det vises separate lovgivningsmessige handlinger om dokumentasjonen.
3. Høyskolekontorarbeid
Å erstatte det utdaterte ordresystemet i 1717-1718. Peter 1 opprettet 12 kollegier, som hver hadde ansvaret for en bestemt gren eller et forvaltningsområde. De generelle forskriftene til State Collegia opprettet faktisk et kontor og godkjente stillingen som sekretær; 27. februar 1720 kan betraktes som fødselsdato for sekretærstillingen i Russland Collegiate journalføring - organisering av arbeid med dokumenter i collegia (siden 1717). Den kollegiale måten å ta avgjørelser ved tilstedeværelse av kollegiet, som regel, av presidenten, visepresident, 2-3 rådgivere, har blitt dominerende i disse institusjonene.
Først av alt vurderte kollegiene statlige anliggender, deretter - private. En uke stolte på avgjørelsen av statlige anliggender, private saker om klager måtte løses innen seks måneder. Alt kontorarbeid i styret ble utført under tilsyn av en sekretær. De viktige papirene ble samlet av ham, resten ble utarbeidet under hans tilsyn.
Hvert kollegium hadde en aktor som hadde tilsyn med rekkefølgen og lovligheten av sakene. I kollegialt kontorarbeid skilles datoen for dokumentet fra teksten og blir et uavhengig element i skjemaet. Navnet på dokumentet blir også et uavhengig element i skjemaet. Samlet sett var kollegier preget av en betydelig økning i skriving og formaliteter, som ansatte klaget over. Selv personalet på geistlige tjenestemenn økte betydelig sammenlignet med ordrene kunne ikke takle overflod av saker, noe som førte til treghet med kontorarbeid og byråkrati.
I løpet av kollegialt kontorarbeid ble grunnlaget for organisering av regnskap og lagring av dokumenter lagt, samtidig som navnet "arkiv" først dukket opp.
XVIII århundre i utviklingen av kontorarbeid var preget av styrking av lovgivningsmessig regulering av alle aspekter av kontoret og institusjonen som helhet, dannelsen og konsolideringen av de generelle administrative prinsippene for institusjonenes aktiviteter, og fremfor alt den byråkratiske begynnelsen.
4. Ministeriets kontorarbeid i XIX - tidlig på XX århundre.
Begynnelsen av det nittende århundre. preget av en ny reform av offentlig administrasjon og kontorarbeid, som hovedsakelig berørte det øvre regjeringsnivået. I løpet av denne perioden dukket det opp et nytt styringssystem - ministerielt, basert på prinsippet om enmannsledelse.
De første departementene som ble opprettet i 1802 var: marineanliggender, utenrikssaker, finans, offentlig utdanning osv. Hver minister fikk ordre om å opprette et kontor og ha en assistent.
Det skal bemerkes at selve konseptet med kontorarbeid dukket opp i andre halvdel av det attende århundre. og betegnet aktivitetene som ble engasjert ikke bare på kontoret, men også hele apparatet til institusjonen som helhet. Uttrykket "kontorarbeid" kommer fra en kombinasjon av ordene "saksbehandling", og "sak" på den tiden betydde ikke en mappe med dokumenter, som i moderne mening av dette ordet, men det vurderte og løste problemet, dvs. løsning av saken.
Alle saker mottatt av departementet ble delt inn i tre kategorier: aktuelle saker (rapporter, uttalelser, korrespondanse osv.); nødsaker (tilfeller av oppdaget misbruk); saker som er "tid utålmodige" eller haster. Dokumenter opprettet i løpet av "saksbehandling" kan deles inn i to grupper: dokumenter som utgjorde det interne kontorarbeidet (notater, attester, registreringsbøker), og dokumenter som institusjonen mottok fra andre institusjoner og sendte til andre institusjoner.
Endringer i styringssystemet, den tilsvarende restruktureringen av systemet for å dokumentere aktivitetene til nye institusjoner førte til endringer i dokumentets form. I kontorarbeidet til departementene vises institusjonsformer med en vinkeloppstilling av forutsetninger. Skjemaer ble skrevet ut eller håndskrevet.
Gjennom det nittende og tidlige tjuende århundre. lovgivningsmessig regulering av kontorarbeid ved høyere, sentrale og lokale institusjoner utføres.
Til tross for betydelige endringer, som gjennomgikk systemet med ministerkontorarbeid, på slutten av det nittende århundre. krevde mer fleksible former for kontorarbeid. For den raskt skiftende PR-tjenesten forble det ministerielle journalføringssystemet tungvint.
Fremkomsten av skrivemaskiner akselererte alt det skriftlige arbeidet på kontoret, gjorde det mulig å samtidig lage flere kopier av dokumenter, noe som reduserte mengden håndskrevet arbeid betydelig. I tillegg har den maskinskrevne teksten blitt mer kompakt og dermed redusert volumet av dokumenter i institusjoner.
Telegrafens ankomst ga opphav til en ny type korrespondanse - telegrammer, som raskt ble massedokumenter; oppfinnelsen av telefonen førte til utseendet på telefonmeldinger, en skriftlig oversikt over en melding som ble overført via telefon.
På slutten av det nittende og begynnelsen av det tjuende århundre. mer og mer oppmerksomhet til registreringssystemet, til behovet for å forenkle det gjennom sentralisering. Et trekk ved organiseringen av kontorarbeid i denne perioden er ikke bare den klare lovgivningsmessige reguleringen, men også utseendet til en ganske omfattende kontorarbeidslitteratur. I andre halvdel av det attende århundre. de første samlingene med eksempeldokumenter vises. Slike samlinger var ment for den bredeste kretsen av tjenestemenn og enkeltpersoner som måtte kontakte offentlige etater.
5. Historie om ledelse og kontorarbeid i det tjuende århundre.
Som et resultat av oktoberrevolusjonen i 1917 sluttet det gamle statsapparatet å eksistere i Russland, og det ble bygget et nytt.
For å jobbe i sovjetiske institusjoner var arbeidere og soldater uten spesialundervisning involvert. Nivået på ledelsesdokumentasjonen har gått ned.
Likevel fortsatte arbeidet med å forbedre kontorsarbeidssystemet. Forgjengernes erfaring ble brukt til å rasjonalisere kontrollteknologien. Under dannelsen av det sovjetiske statsapparatet ble det lagt stor vekt på å forenkle og rasjonalisere kontorarbeid.
Perioden på 1920-tallet kan betraktes som den mest fordelaktige fra organisering av forskning innen ledelse, IKKE og kontorarbeid. I 1921 ble den første all-russiske konferansen om den vitenskapelige organisasjonen for arbeid og produksjon avholdt, der, sammen med problemene med IKKE i produksjon, ble problemene med den vitenskapelige organisasjonen av lederarbeid og arbeid med dokumenter reist. I 1923 ble Bureau "Standardization" opprettet, som tok for seg spørsmålene om dokumentasjonsstøtte til ledelsen. I 1926 ble State Institute of Management Technology (ITU) opprettet, som var engasjert i å forbedre statsapparatet.
Den mest interessante og lovende utviklingen av kontorarbeidsproblemer ble utført i ITU på følgende hovedområder:
- dokumentflyt av institusjoner og metoder for optimalisering;
- måter å registrere dokumenter på;
-kontroll av utførelse av dokumenter;
- lagring av dokumenter.
Den lave generelle ledelseskulturen til arbeidere fra sovjetiske institusjoner ble imidlertid årsaken til mangelen på etterspørsel på mange områder.
På 30-tallet. et stivt, sentralisert administrasjonskommandosystem for ledelse blir under utvikling og styrket, noe som utelukker muligheten for å vurdere alternative tilnærminger for å organisere statskontorarbeid. Som et resultat, strukturene som var engasjert i å undersøke problemene med IKKE og kontorarbeid kollapser, blir ITU avviklet.
Grunnloven fra 1936 endret vesentlig det politiske systemet, hierarkiet og makten til de høyeste myndighetene. Et stivt maktsystem ble etablert i publiseringen av visse typer dokumenter for hver hierarkiske struktur.
En betydelig reduksjon i forskning innen ledelse og kontorarbeid betyr ikke det på 30-tallet. arbeidet i dette området har stoppet. I løpet av denne perioden ble det forsket på standardisering og forening av spesielle dokumentasjonssystemer. Det er gjort noen fremskritt innen effektivisering av regnskap og HR-dokumentasjon.
The Great Begins Patriotic War krevde underordning av alle ressurser til krigstidens behov. Utviklingen for å effektivisere arbeidet med dokumenter, deres standardisering ble suspendert.
Etterkrigstiden krevde betydelige anstrengelser for å gjenopprette nasjonaløkonomien og henviste spørsmålene om dokumentarisk støtte fra ledelsen til bakgrunnen. Først på begynnelsen av 60-tallet ble forskningen innen rasjonalisering av teknologi og ledelsesteknikker gjenopptatt. I 1966 ble All-Union Scientific Research Institute of Records Management and Archival Affairs (VNIIDAD) dannet i systemet til Sovjetunionens hovedarkivadministrasjon, en av hovedoppgavene var etableringen av Unified State Records Management System (EGSD).
I 1969-1970. en serie statlige standarder for styringsdokumentasjon ble utviklet og godkjent.
Siden 1972 begynte enhetlige regler for utarbeidelse og gjennomføring av organisatoriske og administrative dokumenter og enhetlige regler for organisering av arbeid med dokumenter i Sovjetunionen.
I 1975 ga GOST 6.15.1-75 “enhetlige dokumentasjonssystemer. System med organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Grunnleggende bestemmelser. ", Definere grunnleggende krav til enhetlige midler til organisatoriske og administrative dokumenter.
Ved begynnelsen av 1984 ble 16 USD av all-Union betydning, 27 statlige standarder og 26 all-Union klassifikatorer av teknisk og økonomisk informasjon utviklet og godkjent.
En ny fase i utviklingen av innenlandsk dokumentasjon begynte på begynnelsen av 1980-90-tallet. I Russland har det skjedd en endring i det politiske og økonomiske systemet. I arbeidet med dokumenter begynte den nyeste datateknologien å bli mye brukt, landet begynte å komme inn i verdens informasjonsrom.
Betydningen av noen GOST-er ble tydelig senere på 90-tallet. Innføringen av disse materialene i ledelsespraksis har forbedret utformingen av dokumentasjon betydelig, rasjonalisert prosedyrene for søk, registrering og lagring av informasjon.
Dermed var det tre hovedperioder i utviklingen av kontorarbeid i Russland på 1900-tallet: restruktureringen av hele systemet for organisering av kontorarbeid i 20-30-årene, perioden med nesten fullstendig fravær av utviklingen i dette området på 40-50-tallet, og utviklingen av et omfattende lovverk base, normer og regler for kontorarbeid på 60-90-tallet.
I sammenheng med en radikal omstilling av den russiske økonomien har rollen og betydningen av dokumentasjonsstøtte for ledelsen økt kraftig.

Tema 3. Normativ og metodisk base for førskoleutdanningen.
Formålet med studien: å studere føderale lover, GOST, klassifikatorer som regulerer dokumentasjonsaktiviteter i Russland.
Studiespørsmål:
1. sammensetningen av den regulatoriske og metodiske basen til førskoleutdanningen.
2. Standardisering og forening av utdanningsinstitusjonen.
3. Hele russiske klassifikatorer av dokumentasjon.
4. Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse.
1. Sammensetningen av den regulatoriske og metodiske basen til førskoleutdanningen.
For øyeblikket er den dokumentariske støtten til ledelsen i virksomheter, organisasjoner og institusjoner regulert av gjeldende lovgivning, administrative dokumenter fra høyere myndigheter, regler og instruksjoner fra arkivledelsen.
Det regulatoriske og metodiske grunnlaget for en førskoleutdanningsinstitusjon er et sett med lover, lovgivningsmessige rettsakter, organisatoriske og metodiske dokumenter som regulerer teknologien for å opprette, behandle, lagre og bruke dokumenter i den nåværende virksomheten til en organisasjon eller institusjon. Denne basen inkluderer også regulering av aktivitetene til førskoleutdanningen og andre tjenester til ledelsesapparatet (personale, funksjoner, struktur, teknisk støtte og andre aspekter).
Den forskriftsmessige og metodiske basen til førskoleinstitusjonen inkluderer:
- lovgivningsakter Russland innen informasjon og dokumentasjon;
- dekret og pålegg fra regjeringen i Den russiske føderasjonen, føderale utøvende organer (ministerier, komiteer, tjenester, byråer, etc.), som regulerer spørsmålene om dokumentstyring på føderalt nivå;
-statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse (grunnleggende bestemmelser. Generelle krav til dokumenter og tjenester for dokumentasjonsstøtte (GSDOU - Bestilling fra Sovjetunionen Glavarchiv nr. 33 datert 05.25.88);
- rettslige handlinger fra representative og utøvende myndigheter for de russiske føderasjonens konstituerende enheter og deres territoriale enheter, som regulerer spørsmålene om førskoleinstitusjoner;
- rettslige handlinger av regulatorisk og lærerik karakter, metodiske dokumenter om førskoleutdanningsinstitusjoner i forskjellige organisasjoner;
-statlige standarder for dokumentasjon;
-enhetlige dokumentasjonssystemer;
- Hele russiske klassifikatorer av teknisk, økonomisk og sosial informasjon;
- forskriftsdokumenter om organisering og beskyttelse av ledelsesarbeid for ansatte ved førskoleinstitusjonen;
- normative dokumenter om organisering av arkivering av dokumenter.
Grunnlaget for sivil lovgivning er Den russiske føderasjonens sivile kode, hvis første del ble vedtatt 21. oktober 1994, 2. del - 22. desember 1995. Den sivile koden for Den russiske føderasjon fastslår hvilke typer og varianter av dokumenter som er opprettet for å fikse sivile forhold, registrere deres fakta. forekomst eller opphør, bekreftelse av juridiske forhold osv. For eksempel art. 51 og påfølgende artikler i kapittel 4 i borgerloven fastslår hvilke typer dokumenter som brukes til å opprette, registrere, omorganisere og avvikle en juridisk enhet.
Sammen med Civil Code of the Russian Federation, er visse aspekter ved arbeid med informasjon og dokumentasjon regulert av spesielle føderale lover.
Loven til Den russiske føderasjonen "On Technical Regulation" datert 10. juli 1993 nr. 5154-1 etablerer det juridiske rammeverket for standardisering i Russland, obligatorisk for alle styrende organer, og bestemmer tiltak for statlig beskyttelse av forbrukernes og statens interesser gjennom utvikling og anvendelse av normative dokumenter om standardisering og innen ledelsesdokumentasjon.
Federal Law "On Information, Information Technologies and Information Protection" datert 27.07.2006 nr. 149-FZ fastslår at informasjonsressurser (dokumenter og matriser av dokumenter) er gjenstander for fysiske forhold, juridiske enheter, stater og er beskyttet av loven, sammen med andre ressurser. Loven etablerer det juridiske regimet for opprettelse, lagring og bruk av informasjonsressurser.
Loven til den russiske føderasjonen "On State Secrets" datert 21. juli 1993 nr. 5485-1 regulerer forhold som oppstår i forbindelse med klassifisering av informasjon som statshemmeligheter, deres avklassifisering og beskyttelse av hensyn til sikkerheten til Den russiske føderasjonen. Loven refererer til informasjon om statshemmeligheter beskyttet av staten innen dens militære, utenrikspolitiske, økonomiske, etterretningsmessige, kontraintelligens og operasjonelle leteaktiviteter, hvis formidling kan skade Russlands føderasjon.
Den føderale loven av 21. november 1996 nr. 129-FZ "On Accounting" gjenspeiler de grunnleggende kravene for regnskap, definerer obligatoriske detaljer i primære regnskapsdokumenter, klargjør sammensetningen av regnskapet. kommersielle organisasjoner og vilkårene for lagring av regnskapsdokumenter, regnskapsoppgaver er etablert i samsvar med reglene for organisering av statlige arkivsaker.
Civil Code of the Russian Federation, Fundamentals of Legislation og Føderale lover fant sin videre utvikling i dekreter fra presidenten i Den russiske føderasjon, dekreter fra regjeringen i Den russiske føderasjonen, forskrifter og regler.
Spesialisten må vite bestemmelsene:
-Dekret fra presidenten for Den russiske føderasjon av 30. november 1995 nr. 1203 "Om godkjenning av listen over informasjon klassifisert som statshemmeligheter" (som endret ved dekretet fra presidenten for Den russiske føderasjon av 01.24.98 nr. 61);
-Dekret fra den russiske føderasjonens regjering av 5. desember 1991, nr. 35 "På listen over informasjon som ikke kan utgjøre en kommersiell hemmelighet";
- andre normative juridiske dokumenter.
Alle disse reguleringsdokumentene er av stor betydning for organisasjonen av kontorarbeidsprosessen i bedrifter.
2. Standardisering og forening av utdanningsinstitusjonen
Det meste av ledelsesinformasjonen er dokumentert. Selve ledelsesprosessen er preget av en betydelig variasjon og repetisjon av arbeidssituasjoner og gründerhandlinger for å løse dem. Hovedretningen for å forbedre dokumentasjonen er forening og standardisering.
Forening betyr å bringe noe til et enkelt system, form, ensartethet.
Enhet av dokumenter utføres for å redusere antall dokumenter som brukes i ledelsesaktiviteter, typisere skjemaene deres, etablere enhetlige krav til utførelse av dokumenter som er opprettet ved løsning av lignende ledelsesoppgaver, redusere kostnadene ved å utarbeide og behandle dokumenter, oppnå informasjonskompatibilitet for databaser opprettet i forskjellige bransjer.
Et rasjonelt organisert kompleks av sammenhengende dokumenter, opprettet i henhold til ensartede regler og krav og brukt i et bestemt aktivitetsfelt, kalles et enhetlig dokumentasjonssystem (SDS).
Essensen av standardisering er å bringe inn normen, obligatorisk for bruk, de optimale reglene og kravene for utvikling og utføring av dokumenter som er vedtatt på foreskrevet måte for deres universelle og gjentatte bruk i kontorarbeid. I dette tilfellet er utviklingsresultatene formalisert i form av interstate (GOST), state (GOST), industri (OST) standarder og standarder for bedrifter, institusjoner og organisasjoner (STP).
Resultatet av arbeidet med forening og standardisering kan være både standarder for visse typer dokumenter (for eksempel GOST 7.32-2001 "Rapport om forskningsarbeid. Struktur- og designregler"), og for enhetlige dokumentasjonssystemer. For eksempel GOST R 6.30-2003 "Unified systems of documentation. Unified system of organisational and administrative documentation. Krav til papirarbeid" er en del av det enhetlige systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon (USORD). I tillegg har landet et enhetlig system med bankdokumentasjon, dokumentasjon på arbeidsregnskap og godtgjørelse, utenrikshandelsdokumentasjon etc. en komplett liste over USD er gitt i All-Russian Classifier of Management Documentation OK 011-93.
Krav til utvikling av enhetlige former for dokumenter
Enhetlige former for dokumenter utvikles når det er nødvendig å danne nye indikatorer for å løse ledelsesproblemer. Det er ikke tillatt å duplisere indikatorer i forskjellige former for dokumenter.
Krav til dokumentskjemaer plasseres på grunnlag av et eksemplarskjema, bygget med tanke på den rasjonelle bruken av to sider av arket til dokumentskjemaer, hvis skjemaer er laget ved typografisk metode. Den andre og påfølgende sider skal nummereres. Sidetall er satt i midten av toppmargen på arket med arabiske tall.
Innholdet i dokumentskjemaet skal tegnes i samsvar med GOST 1.5-85. Det er lov å ordne innholdet i dokumentet i form av tekst.
Navnene på detaljene i de enhetlige dokumentformene må samsvare med navnene som er vedtatt i de russiske klassifikatorene for teknisk og økonomisk informasjon (OKTEI).
I navnene på kolonnene der innstillingen av koder er gitt, skal de forkortede navnene på klassifiseringsmidlene som er brukt, eller identifikasjonen som er angitt for dem, angis.
Permanente forutsetninger for dokumentskjemaer skal som regel gå foran variabler. De første kolonnene i tabellen i sonen som inneholder forutsetningene som skal behandles av datafasiliteter, må være reservert for forutsetningene som identifiserer informasjonen som er plassert i linjen når du går inn i datamaskinen.
Når du bruker sjekksummetoden, anbefales det å registrere sjekksummen designet for å beskytte informasjon mot tilfeldige feil, å sette av den siste raden i tabellen og (eller) kolonnen, med tanke på kravene til databehandlingsanleggene som brukes i databehandling.
Krav til tekstene til dokumentene og rekkefølgen på presentasjonen av dem bestemmes i henhold til forskriftsdokumenter for organisatorisk og administrativ dokumentasjon.
Forkortelser av ord i dokumentskjemaer må være i samsvar med gjeldende regelverk staving og tegnsetting og forkortelser vedtatt i OCTEE.
Klassifisering av enhetlige dokumenter
Avhengig av godkjenningsnivå, er enhetlige former for dokumenter delt inn i fire kategorier:
- stat (all-russisk);
- industri (avdeling);
- fag av den russiske føderasjonen;
- former for dokumenter fra foreninger, bedrifter, organisasjoner.
3. Hele russiske klassifikatorer av dokumentasjon.
Viktige virkemidler informasjonsstøtte er klassifikatorer for teknisk, økonomisk og sosial informasjon. De gir integrert databehandling i automatiserte informasjonssystemer.
Klassifikatorer av teknisk, økonomisk og sosial informasjon - normative dokumenter som inneholder et systematisert sett med navn på objekter, presentert som klassifiseringsgrupper, og kodene som er tildelt dem.
For tiden er det 37 all-russiske klassifikatorer og all-Union-klassifikatorer som fortsatt er i drift. Settet med klassifikatorer, så vel som vitenskapelige, metodiske og normative og tekniske dokumenter for utvikling, vedlikehold og implementering, utgjør det enhetlige systemet for klassifisering og koding av teknisk, økonomisk og sosial informasjon.
Avhengig av bruksområde, er klassifikatorene delt inn i helrussiske, industrielle og industrielle klassifikatorer.
Innholdsmessig kan hele varianten av klassifikatorer deles inn i følgende grupper:
Klassifisering av informasjon om styringsdokumenter, oppgaver løst i automatiserte kontrollsystemer, typer aktiviteter, økonomiske og sosiale indikatorer:
- All-Russian Classifier of Standards (OKS)
-All-Russian Classifier of Products (OKP)
-All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD)
-Generell russisk klassifisering av måleenheter (OKEI)
Klassifikatorer av informasjon om organisasjonsstrukturer:
- All-Russian Classifier of Enterprises and Organisations (OKPO)
-Russisk klassifisering av grener av nasjonaløkonomien (GJELDT til 2003)
-Dekret Statskomiteen RF for standardisering og metrologi av 6. november 2001 nr. 454-st, vedtatt og satt i kraft fra 1. januar 2003, den all-russiske klassifikatoren for økonomisk aktivitet (OKVED), utviklet av departementet for økonomisk utvikling.
Klassifikatorer av informasjon om befolkning og personell
-Russisk klassifisering av spesialiteter innen utdanning (OKSO)
-Russisk klassifikator av yrker av arbeidere, stillinger for ansatte og tariffkategorier (OKPDTR).
4. Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse.
Det mest komplette tverrsektorielle dokumentet om organisering av styringsdokumentasjon er State System for Management Documentation (GSDOU), publisert i 1990. Normene og reglene til GSDOU er basert på hovedbestemmelsene i Unified State System of Office Work (EGSD), opprettet i Sovjetunionen i 1973. og spilte en viktig rolle i å optimalisere dokumentasjonsprosesser i den innenlandske økonomien.
GSDOU er et sett med prinsipper og regler som setter ensartede krav til dokumentasjon av ledelsesaktiviteter og organisering av arbeid med dokumenter i offentlige organer, i bedrifter og offentlige organisasjoner.
Hovedmålet med GSDOU er å strømlinjeforme arbeidsflyten til organisasjoner, redusere antallet og forbedre kvaliteten på dokumenter, skape de gunstigste forholdene for bruk av tekniske midler og moderne teknologi for innsamling, behandling og analyse av informasjon.
Hovedbestemmelsene i GSDOU dekker spørsmålene om å dokumentere ledelsesaktiviteter, organisere arbeid med dokumenter, mekanisering og automatisering av arbeid med dokumenter, organisere en dokumentstøttetjeneste for ledelse.
Bestemmelsene i GSDOU er utviklet i forhold til tilsvarende ledelsesnivå i modellinstruksjonen for kontorarbeid i Russland og departementer. 6. juli 1992 godkjente statsarkivvesenet standardinstruksjonen for kontorarbeid i departementene og avdelingene i Russland. Den ble introdusert med sikte på å forbedre enhetlig grunnlag dokumentasjonsstøtte for ledelse og øke effektiviteten ved å forene sammensetningen og former for styringsdokumenter og teknologi for å jobbe med dem.
I samsvar med førskoleinstitusjonssystemet og standardinstruksjonen for kontorarbeid, utvikler departementer og organisasjoner lignende dokumenter, med tanke på detaljene i bransjen og en bestemt organisasjon.
I de kommende årene er det planlagt å utvikle en ny versjon av GDOU som et system med normer, krav, bestemmelser som styrer de grunnleggende reglene for arbeid med dokumenter i bedrifter og organisasjoner. Den grunnleggende forskjellen mellom det fremtidige systemet er at det vil representere et enkelt kompleks av automatisert dokumentasjon og arbeidsflyt basert på ny informasjonsteknologi (moderne tekstredigerere, e-post, automatisert saksenomenklatur)

Tema 4. Grunnleggende krav til utarbeidelse og gjennomføring av dokumentet.
Formålet med studien: å studere sammensetningen og plasseringen av detaljer på styringsdokumenter i samsvar med GOST R6.30-2003.
Studiespørsmål:
1. Dokumentskjemaer og krav til dem. Dokumentets struktur. Krav til papirarbeid i samsvar med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid ".
Skjemaer av dokumenter og krav til dem
De fleste av selskapets dokumenter, inkludert utgående dokumenter, er tegnet på et brevpapir.
Et skjema er et standard ark med permanent informasjon gjengitt på en typografisk måte.
Dokumentskjemaer kan produseres ved typografisk metode, ved hjelp av operative utskriftsverktøy, eller reproduseres ved hjelp av datateknologi når du lager et bestemt dokument. For de viktigste dokumentene bruker bedrifter trykte brevpapir med et veldig detaljert emblem, preging, vannmerker, flerfarget trykk og andre elementer som gjør det vanskelig å forfalske. Slike skjemaer er som regel nummerert etter typografisk metode eller spesielle teller. Bruken av hvert slikt skjema må registreres på spesielle registreringsskjemaer.
Brevpapir må ha slike egenskaper som ikke-krølling når det er overopphetet eller fuktet og uten støv fra arkoverflaten, samt oppfylle kravene til tetthet - fra 80 g / m2 til 200 g / m2 og for hvithet - fra 88% til 98%.
For produksjon av brevpapir brukes hovedsakelig to størrelser A4-papirark - (210 * 297 mm) og A5 (148 * 210 mm).
Hvert ark i et dokument, utført både på et brevhode og uten det, må ha marger av passende størrelse:
Venstre - 20 mm;
Høyre - 10mm;
Topp - 20 mm;
Bunn - 20mm.
GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid ". tillater opprettelse av brevhoder for en bedrift, en strukturell enhet og en tjenestemann.
I samsvar med kravene i GOST opprettes følgende typer virksomhetsskjemaer:
Generell form - en form for et foretak eller en strukturell enhet for produksjon av alle typer dokumenter (bortsett fra et brev);
Brevpapir;
En form for en bestemt type dokument, bortsett fra en bokstav.
Det er to alternativer for plasseringen av skjemadetaljene - vinkel- og langsgående.
Dokumentets struktur. Krav til papirarbeid i samsvar med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid "
Hvert dokument består av et spesifikt sett med detaljer.
Rekvisitter er et obligatorisk element i ethvert offisielt dokument.
Settet med detaljer som utgjør dokumentet kalles dokumentskjemaet.
Et eksempel på skjema er en dokumentkonstruksjonsmodell som angir omfang, formater, feltstørrelser, krav til konstruksjon av et strukturelt nett og grunnleggende detaljer. Et eksempel på skjema er et sett med detaljer plassert i en bestemt sekvens som er iboende i alle typer dokumenter.
GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid ”forutsetter bruk av 30 detaljer i stedet for 29 i samsvar med GOST 6.30-97 i utarbeidelse og utførelse av dokumenter.
Denne standarden gjelder organisatoriske og administrative dokumenter relatert til det enhetlige systemet for organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon (USORD) - dekreter, pålegg, ordrer, avgjørelser, referater, handlinger, brev osv. (Heretter - dokumenter) inkludert i All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD) (klasse 0200000) og brukt i aktiviteter:
- føderale organer for statsmakt, organer for statsmakt til de russiske føderasjonens konstituerende enheter, inkludert de russiske føderasjonens konstituerende enheter, som sammen med det russiske språket, som statsspråket, organer for lokalt selvstyre;
- bedrifter, organisasjoner og deres foreninger, uavhengig av eierform og organisatorisk og juridisk form.
Denne standarden etablerer sammensetningen av detaljene i dokumenter; krav til registrering av detaljer om dokumenter; krav til skjemaer og papirer; krav til produksjon, regnskap, bruk og lagring av skjemaer med gjengivelse av statsemblemet til Den russiske føderasjonen, emblemene til de grunnleggende enhetene i Russland.
Når du utarbeider og behandler dokumenter, brukes følgende detaljer:
01 - Den russiske føderasjonens statsemblem;
02 - våpenskjold til den russiske føderasjonens emne;
03 - emblemet til organisasjonen eller varemerket (servicemerke);
04 - organisasjonskode;
05 - hovedstatens registreringsnummer (OGRN)
juridisk enhet;
06 - Skattyterens TIN / KPP;
07 - dokumentskjemakode;
08 - organisasjonens navn;
09 - referansedata om organisasjonen;
10 - navn på dokumenttypen;
11 - dokumentdato;
12 - registreringsnummer for dokumentet;
13 - referanse til registreringsnummer og dato for dokumentet;
14 - sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet;
15 - adressat;
16 - stempel på dokumentgodkjenning;
17 - oppløsning;
18 - tittel på teksten;
19 - kontrollmerke;
20 - teksten til dokumentet;
21 - merke til tilstedeværelsen av søknaden;
22 - signatur;
23 - dokumentgodkjenningsstempel;
24 - dokumentgodkjenningsvisum;
25 - tetning;
26 - et merke på sertifisering av en kopi;
27 - merke om utøveren;
28 - et merke på gjennomføringen av dokumentet og dets retning i saken;
29 - merk om mottak av dokumentet i organisasjonen.
30 - Identifikasjon av den elektroniske kopien av dokumentet
KRAV FOR REGISTRERING AV DETALJER OM DOKUMENTER
01. Den russiske føderasjonens statsemblem er plassert på dokumentskjemaene i samsvar med forskriftene om den russiske føderasjonens statsemblem.
02. Våpenskjoldet til en konstituerende enhet i Russland er plassert på skjemaer av dokumenter i samsvar med juridiske handlinger fra russiske føderasjons konstituerende enheter.
03. Logoen til en organisasjon eller et varemerke (tjenestemerke) er plassert på brevpapiret til organisasjonene i samsvar med charteret (forskrift om organisasjonen). Emblemet er ikke gjengitt på et brevhode hvis det bærer Den russiske føderasjonens statsemblem eller emblemet til et subjekt i Russland.
04. Organisasjonskoden er satt på Helt russisk klassifikator bedrifter og organisasjoner (OKNO).
05. OGRN er festet i samsvar med dokumentene utstedt av skattemyndighetene.
06. Skattyterens identifikasjonsnummer / årsakskode for registrering legges ned i samsvar med dokumentene utstedt av skattemyndighetene.
07. Dokumentskjemakoden er påført i henhold til All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD).
08. Navnet på organisasjonen som er forfatter av dokumentet, må samsvare med navnet som er fastlagt i dets bestanddeler. Over navnet på organisasjonen angir det forkortede navnet, og i fravær - det fulle navnet på moderorganisasjonen. Navnene på organisasjoner for de grunnleggende enhetene i Russland, som sammen med russisk, som statsspråk, er trykt på to språk - russisk og nasjonalt. Organisasjonens forkortede navn er gitt i tilfeller der det er nedfelt i foretakets bestanddokumenter. Det forkortede navnet (i parentes) er plassert under det fulle navnet. Navn på fremmed språk reprodusere i tilfeller der det er nedfelt i charteret (forskrift om organisasjonen). Navnet på et fremmed språk ligger under navnet på russisk. Navnet på avdelingen, den territoriale avdelingen, representasjonskontoret for den strukturelle enheten er angitt i tilfeller der det er forfatteren av dokumentet, og ligger under navnet på foretaket.
Forfatteren av dokumentet kan være en tjenestemann som representerer organisasjonen.
09. Referansedata om organisasjonen inkluderer postadresse, telefonnummer og annen informasjon etter organisasjonens skjønn (faksnumre, telexer, bankkontoer, e-postadresse, etc.).
10. Navnet på dokumenttypen som er utarbeidet eller utstedt av organisasjonen, reguleres av charteret (forskrift om organisasjonen) og må svare til dokumenttypene som er angitt av USORD og OKUD (klasse 0200000)
Brevet angir ikke navnet på dokumenttypen.
11. Datoen for dokumentet er datoen for undertegnelse eller godkjenning av protokollen - datoen for møtet (beslutningstaking) for handlingen - datoen for hendelsen. Hvis forfatterne av dokumentet er flere bedrifter, er datoen for dokumentet den siste signeringsdatoen.
Datoen for dokumentet er tegnet med arabiske tall i følgende rekkefølge: dag i måned, måned, år. Månedens dag og måneden er formatert med to par arabiske tall atskilt med en prikk, og året med fire arabiske tall. For eksempel skal datoen 5. januar 2008 gis: 01.05.2008.
Tillatt er en verbal og digital måte å formatere datoen på, for eksempel: 5. januar 2008, samt å formatere datoen i følgende rekkefølge: år, måned, dag i måneden, for eksempel: 2008.01.05.
12. Dokumentets registreringsnummer består av serienummeret, som etter organisasjonens skjønn kan suppleres med saksindeksen i henhold til sakens nomenklatur, informasjon om korrespondenten, eksekutører osv. Registreringsnummeret til et dokument som er utarbeidet i fellesskap av to eller flere foretak, består av registreringsnumrene på dokumentet til hvert av disse organisasjoner, atskilt med en skråstrek i rekkefølgen av forfatterne i dokumentet.
13. Henvisningen til dokumentets registreringsnummer og dato inkluderer registreringsnummeret og datoen for dokumentet som blir besvart.
14. Stedet for utarbeidelse eller publisering av dokumentet er angitt hvis det er vanskelig å bestemme det ved detaljene "Organisasjonens navn" og "Referansedata om organisasjonen". Stedet for utarbeidelse eller publisering er angitt under hensyntagen til den aksepterte administrativ-territoriale inndelingen, og den inkluderer bare generelt aksepterte forkortelser.
15. Adressaten kan være organisasjoner, deres strukturelle avdelinger, tjenestemenn eller enkeltpersoner. Når du adresserer et dokument til en tjenestemann eller en person, vises initialene foran etternavnet. Navnene på organisasjonen og dens strukturelle enhet er angitt i nominativt tilfelle.
Justisdepartementet i Russland
Styring av systematisering
lovgivning
Stillingen til personen som dokumentet er adressert til er angitt i dativsaken, for eksempel:
Stengt aksjeselskap "Bolshevsky Textile"
Regnskapsavdeling
Seniorøkonom
SOM. Nikolaev
eller til presidenten for AOZT "Lomonosov Porcelain Factory"
IN OG. Petrov
Hvis et dokument blir sendt til flere homogene organisasjoner eller til flere strukturelle inndelinger i en organisasjon, bør de angis generelt, for eksempel:
Distriktsadministrasjoner
Moskva-regionen
Variabelen "Adressat" kan om nødvendig inneholde en postadresse. Elementene i postadressen er angitt i den rekkefølgen som er fastsatt av reglene for levering av posttjenester.
Det er tillatt å sentrere hver linje i "Adressat" -attributtet i forhold til den lengste linjen, for eksempel:
Formannen for hageforeningen "Mozhaiskie dali" V.A. Buneev
16. godkjenningsstempel - rekvisitter som indikerer den normative eller juridiske innholdet. Dokumentet er godkjent av en offisiell eller et spesielt utstedt dokument.
17. oppløsning - en forutsetning der hodet indikerer oppgaven for utførelse av dette dokumentet, frist og spesifikke artister.
18. tittel - uttrykker et kort innhold i teksten, dens viktigste semantiske belastning.
19. hake betyr at dokumentet er satt under kontroll. Alle dokumenter som krever utførelse er underlagt kontroll.
20. Når du sammenstiller en tekst i form av et spørreskjema, må navnene på karakteristikkene til det karakteriserte objektet uttrykkes med et substantiv i nominativt tilfelle eller en setning med en annenpersons verb i flertall av nåtid eller fortid ("har", "egen" eller "var", "var" osv. etc.). Egenskapene som uttrykkes muntlig, skal være i samsvar med navnene på skiltene. Kolonnene og radene i tabellen må ha overskrifter uttrykt som et substantiv i nominativt tilfelle. Kolonne- og radoverskrifter skal være i samsvar med overskriftene. Hvis tabellen skrives ut på mer enn én side, må kolonnene i tabellen nummereres, og bare tallene på disse kolonnene skrives ut på de følgende sidene.
Den koblede teksten er vanligvis i to deler. I den første delen, angi årsakene, begrunnelsen, formålet med å utarbeide dokumentet, i den andre (endelige) - avgjørelser, konklusjoner, forespørsler, forslag, anbefalinger. Teksten kan inneholde en siste del (for eksempel ordrer - en administrativ del uten å fastslå; brev, uttalelser - en forespørsel uten forklaring; sertifikater, notater - en vurdering av fakta, konklusjoner).
I teksten til et dokument utarbeidet på grunnlag av dokumenter fra andre organisasjoner eller tidligere publiserte dokumenter, er deres detaljer angitt: dokumentets navn, organisasjonens navn, forfatteren av dokumentet, datoen for dokumentet, dokumentets registreringsnummer, tittelen på teksten.
Hvis teksten inneholder flere beslutninger, konklusjoner osv., Bør den deles inn i seksjoner, underavsnitt, avsnitt, som er nummerert med arabiske tall.
I administrative dokumenter (ordrer, ordrer osv.) Fra organisasjoner som opererer etter prinsippene for enmannsledelse, samt dokumenter adressert til ledelsen i organisasjonen, bør teksten presenteres i første person entall ("ordre", "tilbud", "spør") ... I kollegiale organers administrative dokumenter presenteres teksten i tredje person entall ("bestemmer", "avgjøres"). I felles administrative dokumenter presenteres teksten i første person flertall ("vi bestiller", "besluttet"). Protokollteksten er presentert i tredjepersons flertall ("lyttet", "snakket", "bestemt").
I dokumenter som fastslår organisasjoners rettigheter og plikter, deres strukturelle inndelinger (forskrifter, instruksjoner), samt inneholder en beskrivelse, vurdering av fakta eller konklusjoner (handling, sertifikat), bruk en form for presentasjon av teksten fra en tredje person, entall eller flertall ("avdelingen utfører funksjoner" , "Foreningen inkluderer", "kommisjonen har opprettet").
Følgende presentasjonsformer brukes i bokstaver:
- i første person flertall ("send", "send for vurdering");
- i første person entall (“Jeg anser det som nødvendig”, “vær så snill å fremheve”);
- fra tredje person entall ("departementet protesterer ikke", "VNIIDAD anser det som mulig").
21. Et notat om tilstedeværelsen av et vedlegg som er oppkalt i teksten er laget som følger - Vedlegg: på 5 sider. i 2 eksemplarer.
Hvis dokumentet har et vedlegg som ikke er oppført i teksten, angir du navn, antall ark og antall kopier. hvis det er flere applikasjoner, er de nummererte, for eksempel:
Applikasjon:
1. Forskrift om kontoret for regionale utlån, 5 sider. i 1 eksemplar.
2. Regler for utarbeidelse og gjennomføring av dokumenter fra den regionale utlånsavdelingen på 7 sider. i 2 eksemplarer.
Hvis vedlegg er innbundet, er antall ark ikke angitt.
I vedlegget til administrasjonsdokumentet, på det første arket i øvre høyre hjørne, skriver de "Vedlegg" som angir navnet på det administrative dokumentet, dato og registreringsnummer, for eksempel:
Vedlegg 2
til ordren fra instituttdirektøren datert 15. juni 2007 nr. 319
Hvis et annet dokument er vedlagt dokumentet, som også har et vedlegg, gjøres merket for tilstedeværelsen av et vedlegg som følger:
vedlegg: brev av Rosarkhiv datert 14. juni 2007 nr. 02-4 / 156 og vedlegg til det, bare 30 sider.
Hvis søknaden ikke sendes til alle adressene som er angitt i dokumentet, tegnes et merke på tilstedeværelsen som følger: Søknad: på 3 sider. i 5 eksemplarer. til første adresse.
Det er lov å skrive ut uttrykket "VEDLEGG nr." Med store bokstaver, samt sentrere dette uttrykket, navnet på dokumentet, dets dato og registreringsnummer i forhold til den lengste linjen, for eksempel
VEDLEGG nr. 2
etter ordre fra instituttdirektøren
15.06.2007 № 19
22. Forutsetningen "Signatur" inkluderer: navnet på stillingen til personen som signerte dokumentet (fullstendig, hvis dokumentet ikke er tegnet på et dokumentskjema, og forkortet - på et dokument tegnet på et skjema); personlig signatur; utskrift av signaturen (initialer, etternavn), for eksempel:

Direktør Personlig signatur N.A. Fedorov

Når du tegner et dokument på tjenestemannens brevpapir, er ikke denne personens stilling angitt i signaturen.
Når et dokument er signert av flere tjenestemenn, blir deres underskrifter plassert under hverandre i en sekvens som tilsvarer stillingen, for eksempel;

Generaldirektør Personlig signatur M.A. Medvedev
Regnskapsfører Personlig signatur N.A. Loginov

Når et dokument er signert av flere personer av samme rang, plasseres deres signaturer på samme nivå, for eksempel:
Nestleder for justisminister i Russland
Viseminister for finans i Russland
Personlig signatur
Personlig signatur
V.M. Stepanov
A.P. Mironov
Dokumentene utarbeidet av kommisjonen angir ikke stillingene til personene som signerer dokumentet, men deres plikter som en del av kommisjonen i samsvar med distribusjonen, for eksempel:
Kommisjonens leder
Personlig signatur av N.V. Kulikov

Kommisjonens medlemmer
Personlig signatur av K.M. Artemieva
Personlig signatur av S.P. Matveev
Personlig signatur V. A. Filatov

Dokumentet kan signeres av den fungerende tjenestemannen som angir hans faktiske stilling og etternavn. I dette tilfellet er det ikke lov å sette preposisjonen "For", håndskrevet inskripsjon "Stedfortreder". eller en skråstrek foran tittelen.
23. Dokumentets godkjenningsstempel består av ordet ENIGT, posisjonen til personen som dokumentet er avtalt med (inkludert organisasjonens navn), personlig signatur, dekryptering av signaturen (initialer, etternavn) og godkjenningsdatoen, for eksempel:
AVTALT
Rektor for Financial Academy
under regjeringen i Den russiske føderasjonen
Personlig signatur av A.G. Gryaznov
23.04.2007
Hvis godkjenningen utføres med brev, protokoll osv., Tegnes godkjenningsstemplet i følgende skjema:
AVTALT

Brev Russisk akademi medisinsk vitenskap

datert 30.10.2007 # 451-805

AVTALT

En protokoll for et møte

Forsikringsnemnd

selskapet "Planet"

datert 21. juni 2007 nr. 10

24. Godkjenningen av dokumentet er utarbeidet med et visum, som inkluderer signaturen og posisjonen til personen som godkjenner dokumentet, dekoding av signaturen (initialer, etternavn) og signeringsdatoen. For eksempel:

Leder for juridisk avdeling
Personlig signatur av A.S. Orlov
25.11.2007

Hvis det er kommentarer til dokumentet, utstedes visumet som følger:

Merknader vedlagt
Personlig signatur av A.S. Orlov
25.08.2007

Kommentarer er angitt på et eget ark, signert og vedlagt dokumentet.
For et dokument, hvor originalen forblir hos organisasjonen, er visum påført nederst på baksiden av det siste arket i originaldokumentet.
For et dokument, der originalen sendes fra organisasjonen, er visum påført nederst på forsiden av kopien av dokumentet som sendes.

Det er mulig å utstede et visumdokument på et eget godkjenningsark.
Det er tillatt, etter organisasjonens skjønn, ark-for-ark-godkjenning av dokumentet og dets vedlegg.

25. Forseglingen sertifiserer ektheten av tjenestemannens signatur på dokumentene som er foreskrevet av spesial forskriftsertifisere rettighetene til personer som fikser fakta knyttet til økonomiske ressurser.
Dokumentene er sertifisert med organisasjonens segl.
26. Når du bekrefter samsvaret mellom en kopi av et dokument og originalen, under den nødvendige "Underskrift": sertifiseringsinnskrift "Posisjonen til den som sertifiserte kopien er riktig; personlig signatur; utskrift av signatur (initialer "etternavn), dato for sertifisering, for eksempel:

Signatur
Ikke sant
Personalavdelingsinspektør Personlig signatur M.V. Koposkov
07.06.2007
Det er tillatt å sertifisere en kopi av dokumentet med et segl bestemt etter organisasjonens skjønn.

27. Notatet om utføreren inkluderer etternavnet (eller etternavnet, fornavnet, patronymet) til eksekutøren av dokumentet og hans telefonnummer. Notatet om utføreren er plassert på forsiden eller baksiden av det siste arket i dokumentet i nedre venstre hjørne
f.eks:

Petrov I.I.
333-25-25

28. Merknaden om utførelsen av dokumentet og dets retning i saken inkluderer følgende data: en referanse til dato og nummer på dokumentet, som indikerer utførelsen, eller, i mangel av et slikt dokument, kort informasjon om utførelsen; ordene "i virksomhet"; saksnummer der dokumentet skal lagres.
Et notat om bruk av dokumentet og dets retning i saken må signeres og dateres av eksekutøren av dokumentet eller lederen for den strukturelle enheten dokumentet ble utført i.
29. Merknaden om mottak av dokumentet i organisasjonen inneholder også datoen for mottak av dokumentet (om nødvendig - timer og minutter)
Det er tillatt å merke mottakelsen av dokumentet i organisasjonen i form av et stempel.
30. Identifikatoren for en elektronisk kopi av et dokument er et merke (bunntekst) festet i nedre venstre hjørne på hver side av dokumentet og inneholder navnet på filen på et maskinmedium, datoen og andre søkedata som er satt i organisasjonen.

Tema 5. Dokumentasjonssystemer.
Formålet med studien: bekjentskap med hovedtyper av styringsdokumenter og studiet av funksjonene ved utarbeidelse og gjennomføring av organisasjons-, administrasjons- og informasjons- og referansedokumenter
Studiespørsmål:



1. System med organisasjonsdokumentasjon.
En av ledelsesfunksjonene som utføres i virksomheten til virksomheten er funksjonen til å organisere systemet og styringsprosessene.
En virksomhets organisasjonsaktivitet kommer til uttrykk i utvikling og godkjenning av et sett med organisatoriske og juridiske dokumenter som inneholder regler, normer, forskrifter som etablerer status for virksomheten, dens kompetanse, struktur, bemanning og andre aspekter.
Aktiviteten til institusjoner er registrert i forskjellige typer dokumenter. I henhold til gjeldende lovgivning utsteder organisasjoner, institusjoner og private virksomheter vedtekter, forskrifter, instruksjoner, bemanningsbord etc. Alle disse dokumentene utgjør en gruppe organisasjonsdokumenter.
Organisasjonsdokumenter - et sett med sammenhengende dokumenter som regulerer virksomhetens struktur, oppgaver, funksjoner, organisering av arbeidet, rettighetene, pliktene og ansvarene til foretaksledelsen. Organisasjonsdokumenter og juridiske dokumenter inneholder bindende bestemmelser og er det juridiske grunnlaget for selskapets virksomhet.
Typer organisasjonsdokumenter:
En virksomhets charter er et sett med regler som regulerer organisasjonenes virksomhet, deres forhold til andre organisasjoner og borgere, rettigheter og forpliktelser innen statlig eller økonomisk aktivitet.
Charteret er et komplekst dokument, hvis struktur og innhold bestemmes av utviklerne selv. Charteret er en del av et enhetlig system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon og har en etablert tekststruktur.
Krav til utarbeidelse av charteret er gitt i Civil Code of the Russian Federation, del 1.
Charteret må inneholde følgende detaljer:
Navn på firma;
Navnet på dokumenttypen;
Dokumentets dato;
Sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet;
Dokumentgodkjenningsstempel;
Teksten til charteret;
Underskrift av personen som godkjenner dokumentet.
En forskrift er en juridisk handling som definerer dannelsesprosedyren, oppgaver, plikter, rettigheter, ansvar og organisering av virksomheten som helhet eller dens strukturelle inndelinger. (For eksempel generelle forskrifter om departementer, forskrifter om regnskap osv.) Regelverk er også en del av et enhetlig system og har en etablert tekststruktur.
Regelverket er utviklet i retning av lederne for foretaket, på initiativ av lederne for strukturelle divisjoner.
Stillingen er undertegnet av lederen for strukturenheten, avtalt med den juridiske avdelingen, godkjent av lederen av foretaket.
Forordningen er utarbeidet på organisasjonens generelle brevpapir og inneholder følgende detaljer:
Navn på firma;
Navnet på den strukturelle enheten;
Navnet på dokumenttypen;
Dato;
Dokumentgodkjenningsstempel.
Forordningen er et komplekst dokument. Forskriftens struktur og innhold bestemmes som regel av den utviklende organisasjonen.
Teksten til forordningen inneholder følgende seksjoner:
generelle bestemmelser.
hovedoppgaver.
funksjoner.
rettigheter.
arbeidsorganisasjon.
Instruksjon - en juridisk handling utstedt eller godkjent for å etablere regler som regulerer organisatoriske, vitenskapelige, tekniske, økonomiske og andre aspekter av virksomheten til institusjoner, organisasjoner, tjenestemenn. Overskriften til instruksjonen bør inneholde en rekke problemer, gjenstander og personer som kravene gjelder for. (For eksempel Instruksjon for kontorarbeid)
Instruksjonen er et permanent eller langsiktig dokument (til det erstattes med et nytt).
Teksten til instruksjonen er veiledende og inneholder kommandoord: MUST, BØR, MUST osv.
Instruksjonen inneholder følgende detaljer:
navn på firma;
navn på dokumenttype;
dato;
utgivelsessted;
overskrift til teksten;
godkjenningsstempel;
tekst;
signatur.
For hver ansatt i bedriften, stillingsbeskrivelse - et dokument som definerer oppgavene, funksjonene, rettighetene og forpliktelsene til en ansatt i bedriften. Basert på stillingsbeskrivelsen utvikles en ansettelseskontrakt med den ansatte. Arbeidskontrakt og stillingsbeskrivelser brukes til å løse konflikter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Stillingsbeskrivelsen utvikles personaltjeneste, avtalt med en advokat og godkjent av direktøren for foretaket.
Hoveddelene av teksten til stillingsbeskrivelsen:
generelle bestemmelser;
job ansvar;
rettigheter;
et ansvar;
Avsnitt 1 angir aktivitetsområdet til en spesialist; prosedyren for utnevnelse og avskjedigelse fra embetet; Krav til kompetanse; underordning av en spesialist; forskrift.
Avsnitt 2 lister opp spesifikke typer arbeid utført av en spesialist.
Avsnitt 3 fastsetter rettighetene som er nødvendige for at en spesialist kan utføre de oppgavene han har fått.
Avsnitt 4 angir hva spesialisten er spesielt ansvarlig for.
Bemanningstabellen er et dokument som sikrer tjenestemannens og antall ansatte i bedriften med en indikasjon på lønnen.
Bemanningstabellen er tegnet på selskapets brevpapir, som viser stillingslisten, informasjon om antall ansatte, offisielle lønninger og det månedlige lønnsfondet.
Bemanningstabellen inneholder følgende detaljer:
navn på firma;
navn på dokumenttype;
dato;
utgivelsessted;
godkjenningsstempel;
tekst;
visum;
signatur.
Bemanningsbordet er signert av nestleder, avtalt med regnskapsfører, godkjent av leder av foretaket. Godkjenningsstemplet er sertifisert av organisasjonens segl.
Endringer i bemanningstabellen gjøres etter ordre fra foretakssjefen.
Struktur og bemanning - et organisasjonsdokument som indikerer alle strukturelle inndelinger i virksomheten, stillinger som er angitt i bedriften og antall bemanningsstillinger for hver av stillingene. (tegnet og signert på samme måte som bemanningsbordet).
Interne arbeidsregler - et organisasjonsdokument som gjenspeiler følgende spørsmål:
organisering av virksomheten;
gjensidige forpliktelser for ansatte og administrasjon;
tilbud på ferier;
utstasjonering av ansatte;
intern modus.
Reglene er tegnet på selskapets brevpapir, avtalt etter diskusjon på et møte for ansatte i bedriften, godkjent av en advokat og godkjent av lederen av foretaket.
2. System med administrativ dokumentasjon.
Administrative dokumenter spiller en veldig viktig rolle i ledelsen av institusjoner, virksomheter og organisasjoner.
Administrative dokumenter - dokumenter av administrativ karakter og adressert til underordnede eller underordnede organisasjoner, grupper eller individuelle tjenestemenn. Hovedformålet med administrative dokumenter er å regulere aktiviteter, som gjør det mulig for ledelsesorganet å sikre gjennomføringen av oppgavene som er tildelt den, for å få maksimal effekt av sine aktiviteter.
Ordning for utarbeidelse av administrative dokumenter:
omfattende studie av problemet, utarbeidelse av et utkast til dokument;
godkjenning av teksten og dens signering;
diskusjon og adopsjon av et dokument på møter i et kollegialt organ (vedtak, beslutning)
Teksten til det administrative dokumentet består av to gjensidig avhengige deler: uttalelse og administrativt.
Den konstaterende delen er en introduksjon til essensen av den aktuelle saken, og er ment å forklare hva som forårsaket ordrene. Den fastslående delen er valgfri, den kan være fraværende hvis det ikke er behov for å gi forklaringer.
Hovedbelastningen bæres av den administrative delen.
Den administrative delen er oppgitt i en imperativ form. Avhengig av dokumenttype, begynner det med ordene: BESLUTTET (avgjørelser), BESLUTTET (BESLUTTET) - avgjørelser, BESTILLING - ordrer.
GOST indikerer: "i de administrative dokumentene til organisasjoner som opererer etter prinsippene for enmannsledelse, så vel som dokumenter som er adressert til ledelsen i organisasjonen, skal presentasjonen av teksten komme fra første person entall (jeg bestiller, jeg foreslår, jeg spør ...)"
Typer administrative dokumenter:
En resolusjon er en juridisk handling vedtatt av de øverste og noen sentrale organene for kollegial ledelse for å løse de viktigste og grunnleggende oppgavene disse organene står overfor og etablere stabile atferdsregler.
Resolusjoner blir vedtatt av de høyeste organene for statsmakt i organisatoriske, økonomiske, politiske og andre spørsmål knyttet til utøvelsen av deres makter.
Dekretskjemaet har følgende detaljer:
våpen fra Russland eller subjekt;
navnet på organisasjonen som utstedte dokumentet;
navn på dokumenttype;
sted for kompilering;
dato for dokumentet, registreringsnummer;
overskrift til teksten;
tekst;
signaturer;
forsoningsvisum.
Utkast til resolusjoner må godkjennes av en juridisk rådgiver. Dekretet er undertegnet av sjefen for organet som utstedte dette dokumentet.
Bestillingen (om hovedaktiviteten) er en juridisk handling utstedt av lederen av foretaket for å løse hoved- og operasjonsoppgavene som bedriften står overfor.
Bestillinger utstedes:
rekkefølgen på foretaket;
beslutninger og instruksjoner om organisering av arbeidet;
organisatoriske ordninger;
resultater av arbeidet;
resultatene av tilsynet.
Bestillinger utstedes bare når det er nødvendig.
Endringer, tillegg, kansellering av bestillinger gjøres bare ved bestillinger. Bestillingen er signert av lederen av organisasjonen eller hans stedfortreder. Bestillingen trer i kraft fra tidspunktet for signeringen, med mindre en annen dato er angitt i teksten for dens ikrafttredelse.
En ordre er en juridisk handling utstedt i operasjonelle spørsmål i bedrifter utelukkende av viseadministrerende direktører, viseadministrerende ingeniører og ledere for strukturelle divisjoner.
Som regel har bestillingen en begrenset gyldighetsperiode og gjelder en smal krets av enheter, tjenestemenn og borgere. Teksten til ordren har de samme seksjonene som bestillingen, bare den administrative delen begynner med ordene "TILBUD" eller "FORPLIKTET". Det er signert av hodet og avtalt med de personene som er interessert i dette dokumentet.
Direktivet er et administrativt dokument utstedt av regjeringsorganer, departementer, avdelinger, virksomheter og organisasjoner om informasjons- og metodespørsmål, samt om spørsmål knyttet til organisering av utførelse av ordrer, instruksjoner og andre handlinger fra offentlige organer.
Informasjonsmessige, metodiske og organisatoriske spørsmål inkluderer:
A. Organisering av ordreutførelse;
B. Organisering av gjennomføring av instruksjoner.
Teksten til instruksjonen består av to deler: fastslå og lærerik.
den konstaterende delen avslører årsakene til publiseringen av dokumentet og begynner med ordene: "i forfølgelse ...", "for formål", "i samsvar med"
den administrative delen begynner med ordet JEG TILBUD, det indikerer de foreskrevne handlingene.
Decision er et administrativt dokument fra et kollegialt ledelsesorgan, utstedt av kritiske spørsmål eller for innføring av regler, forskrifter. Beslutninger treffes om produksjonsspørsmål av styrene, generalforsamlingen m.m.
Teksten består av en uttalelse og en administrativ del. Den konstaterende delen angir årsakene til at dokumentet ble publisert. I den administrative delen angir du navnet på det beslutningstakende organet, deretter - ordet BESLUTT på en egen linje.
Den administrative delen er delt inn i poeng. Hvert element er bygget i henhold til følgende skjema: handling - utøver - frist.
Avgjørelsen er undertegnet av lederen og sekretæren for det kollegiale organet.
3. System med informasjon og referansedokumentasjon.
De fleste av dokumentene som er publisert i organisasjoner er informasjon og referanse.
Referansedokumenter er en samling dokumenter som inneholder informasjon om den faktiske tilstanden, og som ligger til grunn for beslutningstaking.
Typer referansedokumenter:
En handling er et informasjons- og referansedokument utarbeidet av en gruppe personer for å bekrefte etablerte fakta og hendelser. Handlingen kan inneholde konklusjoner, anbefalinger, forslag fra forfatterne.
Handlingen er godkjent av et administrativt dokument eller av lederen, hvis instruksjon dokumentet ble utarbeidet.
Teksten til handlingen består av to deler: innledende, fastslående.
I den innledende delen av lovteksten er grunnlaget for å utarbeide handlingen angitt, personene som tegnet handlingen og de fremmøtte er oppført.
Den konstaterende delen inneholder en beskrivelse av utført arbeid; fakta blir registrert, konklusjoner, forslag fra lovens utkastere er oppgitt. Handlingen er signert av alle personer som deltok i forberedelsen.
Protokoll - et dokument som løser diskusjonsforløpet og beslutningstaking på møter, økter, konferanser.
Protokollteksten består av to deler: innledende og hoved.
Den innledende delen av protokollteksten har konstant og variabel informasjon.
Constant - ordene: "Formann", "Sekretær", "Deltok" (skrevet fra venstre marg).
Variabelen er initialene og etternavnene til styreleder, sekretær og de fremmøtte. Det er skrevet fra tabulatorens andre posisjon.
Hoveddelen av protokollen er bygget i henhold til skjemaet: LISTENED - SPEAKED - BESLUTT (BESLUTTET) på hvert spørsmål separat, fra venstre margin uten skilletegn.
Før ordet LYTT er nummeret på dagsordenen, hvis det er flere punkter. Initialene og etternavnet til høyttaleren i nominativt tilfelle skrives fra den røde linjen, deretter skrives innholdet i rapporten og meldingene.
Når du har TALT fra den røde linjen, skriver du initialene og etternavnene til høyttalerne i nominativt tilfelle, og skriver deretter ut innholdet i rapporten, meldinger.
Den siste delen av protokollteksten er en løsning på problemet. Begynner med ordet BESLUTTET. Den er bygget i henhold til ordningen: action - performer - deadline. Protokollen er signert av styreleder og sekretær. Datoen for referatet er datoen for møtet.
Notat - et dokument adressert til lederen for hans eller en høyere organisasjon og som inneholder en uttalelse om ethvert spørsmål eller faktum.
Innholdsmessig er memoranda: informativ; rapportering.
Avhengig av adressat: intern, ekstern.
Interne notater er laget i A4-format, s
etc.................