Skrive et breveksempel. Eksempel på forretningsbrev

Sannsynligvis måtte alle minst en gang takle behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du kompilerer den, kommer du ufrivillig til den konklusjonen at det ikke er lett. Det er mange regler og forskrifter for å skrive forretningsbrev som du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å lage et dokument, gir eksempler på et forretningsbrev, diskuterer deres typer og design.

Skjema

Ferdige brevpapir vil gi soliditet og indikere selskapets pålitelighet. De inneholder nødvendig informasjon om organisasjonen, for eksempel:

Navn.
Adressen.
Kontakt telefonnummer.
Nettsted.
E-post.
Logo.
Andre kontaktdetaljer.

Det er ingen strenge regler for skjemaer. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig hvilken informasjon de skal legge i dem.

Hvordan skrive forretningsbrev riktig? Opplæring

Forretningsbrev skrives og formateres på en bestemt måte, i samsvar med deres iboende regler og krav. Avhengig av mål, tenker forfatteren på innholdet i detalj for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet for brevet, hva du skal begynne med og hva som vil være nytt i det. Argumentene avhenger av hva forfatteren forfølger. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende trinn:

Studer problemet.
Skrive et utkast til brev.
Dens godkjenning.
Signering.
Registrering.
Sender til adressaten.

Struktur av forretningsbrev

Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge all nødvendig informasjon der. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev viser innholdet tydelig og kortfattet informasjon som generelt ikke krever svar fra adressaten. Kompleks kan bestå av flere seksjoner, avsnitt og avsnitt. Hvert avsnitt angir ett aspekt av informasjonen. Prøver av denne typen forretningsbrev består vanligvis av en innledende, hoved- og sluttdel.

Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - dets innledende del.

Hoveddelen beskriver situasjoner, hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen de overbeviser om at det er nødvendig å handle på en eller annen måte, bevise hvordan saken var og informere om behovet for å delta i alle tilfeller, med forskjellige argumenter.

Konklusjonen inneholder konklusjoner som blir gjort i form av forslag, forespørsler, påminnelser, avslag og så videre.

Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den siste delen av det - presenteres nedenfor. Her oppsummerer kravet som er angitt i hovedsaken.

All informasjon som gis skal være optimalt konsistent og forståelig.

Hver bokstav begynner med en midtjustert appell. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, bør forfatteren ta hensyn til:

Destinasjonsposisjon.
Forholdet.
Formalitet.
Etikette.

En høflig form bør inkluderes på slutten av brevet. For eksempel: "... Jeg håper på videre samarbeid (takk for invitasjonen) ...". Disse setningene blir etterfulgt av forfatterens signatur.

Stil

Alle bokstaver må ha en formell forretningsstil, som betyr bruk av talemiddel for formelle forretningsforbindelser. Funksjonene til et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:

De viktigste deltakerne i forretningsforhold er juridiske personer, på vegne av lederne og tjenestemenn som det er skrevet brev til.
Forhold i organisasjoner er strengt regulert.
Emnet for kommunikasjon er virksomheten til selskapet.
Administrative dokumenter har generelt en spesifikk adressat.
Ofte i løpet av organisasjonens aktiviteter møtes de samme situasjonene.

I denne forbindelse bør informasjonen i et forretningsbrev være:

Offisiell, upersonlig, og understreker avstanden mellom deltakerne i kommunikasjon.
Adresserbar, beregnet på en bestemt adressat.
Relevant ved skriving av brevet.
Troverdig og upartisk.
Begrunnet med å få mottakeren til å iverksette tiltak.
Komplett for evne til å ta beslutning.

Krav

Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:

Tale er standardisert på alle nivåer - leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange setninger, termer og formler.
Skriftens tone er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelle og uttrykksfulle språkuttrykk.
Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og gjennomtenkt formuleringer.
Kortfattethet og kortfattethet - uten å bruke uttrykk som gir ekstra mening.
Bruken av språkformler dannet som et resultat av gjentatte situasjoner.
Bruk av termer, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
Bruk av forkortelser, som kan være leksikalske (det vil si sammensatte forkortede ord dannet ved å fjerne bokstaver fra deler av ord: OOO, GOST, og så videre) og grafisk (det vil si betegnelsen av ord i forkortet form: grn, zh -d og andre).
Bruk av konstruksjoner i genitiv og instrumental sak.
Kollokasjoner med verbale substantiver ("å støtte" i stedet for "å støtte").
Bruke enkle vanlige setninger.

Ovennevnte eksempler på forretningsbrev vises nedenfor i fullversjon (med hoveddelen). Informasjonen oppfyller alle kravene i den offisielle forretningsstilen.

Typer forretningsbrev

Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer samtidig, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.

Forretningsbrev kan være etter innholdet:

Ledsagende. Slike brev er vanligvis nødvendig for å kommunisere hvor du skal sende dokumenter.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et eksempel på følgebrev vil hjelpe de som trenger å skrive denne typen dokumenter.)

Garanti. De er skrevet for å bekrefte eventuelle løfter eller betingelser. For eksempel kan arbeidskostnader, leie, leveringstider og mer garanteres.
Takknemlig. De har begynt å bli brukt spesielt ofte i det siste. Disse e-postene viser en god partnertone. De kan gis på vanlig brevpapir eller på farget papir med vakker utskrift.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et utvalg av takknemlighetsvarianten blir samlet i fri form, avhengig av oppgavene som løses av det. I dette tilfellet uttrykker brevet i den korteste formen essensen. En slik prøve, laget på farget papir med ornament, kan henge på veggen i romselskapet på et æressted.)

Informativ.
Instruktiv.
Gratulerer.
Reklame.

Det er også bokstaver:

Samarbeidsforslag. Ganske utbredt nylig, sendt til organisasjoner, er de ofte av reklameart, for eksempel som dette eksemplet. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev, du må ta hensyn til mange nyanser for å være oppmerksom på det, og enda mer for å bli interessert. Men hvis det er samlet i henhold til eksemplet nedenfor, har det alle muligheter for å lykkes.

Invitasjoner. De får tilbud om å delta i ulike aktiviteter. Vanligvis er de adressert til en leder eller en offisiell, men de kan også rettes til hele teamet.
Forespørsler.
Merknader.
Forespørsler og mange andre.

Hvordan skrive et svar på et brev. Eksempel

Svaret må begynne med å gjenta forespørselen i første bokstav. Deretter blir resultatene av behandlingen gitt, og godkjenning eller motiv for avslag uttrykkes. Virksomhetssvarbrevet kan inneholde en alternativ løsning på forventet informasjon. Det oppfyller vanligvis følgende prinsipper:

Tilstedeværelsen av en lenke til første bokstav og innholdet.
Identisk språk betyr.
Sammenlignbare volumer og aspekter ved innholdet.
Overholdelse av en bestemt sekvens.

Innredning

I tillegg til å bruke selskapets brevpapir til forretningsbrev, må du vurdere andre finesser i utformingen. Dette er detaljer, regler for forkortelser, staving av adresse, overskrift, tekstlengde, feltbredde og mer.

Prøver av et forretningsbrev hjelper til med å komponere det, med tanke på alle finesser og nyanser. De brukes av både nybegynnere og erfarne arbeidere. Ved hjelp av eksempler lærer de å skrive bokstaver riktig og spare mye tid.

16Apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi dekke forretnings-e-post.

I dag vil du lære:

Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
Hva er typer forretningsbrev og hvordan de er tegnet;
Hvordan skrive et forretningsbrev riktig.

Nå utenfor vinduene våre - tiden for høyteknologier og Internett. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har ganske enkelt flyttet til andre medier. Hvorfor er det viktig å kunne komponere og utføre forretningsbrev, la oss snakke i dag.

Hvorfor trenger du forretningskorrespondanse

Først og fremst er det en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de krav, forespørsler, avklarer misforståelser mellom selskaper.

Forretningskorrespondanse er en av de offisielle typene.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

Hovedforskjellene er som følger:

Presentasjon stilistikk;
Ordforråd som ikke tillater levende uttrykk for følelser;
Tegnet på selskapets offisielle brevpapir;
Skriften er ikke for liten, men heller ikke stor, mens den er den samme i hele teksten;
Sjelden tar opp mer enn 1 side;
Tilstedeværelsen av en streng servicekjede.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan grovt deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

E-poster du ikke trenger å svare på.

Garantibrev;
Ledsager;
Informativ;
Advarselsbrev;
Påminnelsesbrev.

Brev som det er behov for svar på.

Anke;
By på;
Be om;
Krav;
Opprop.

Ikke-kommersielle brev.

Invitasjonsbrev;
Kondolansebrev;
Takk brev;
Brev som informerer om noe;
Brev som inneholder anbefalinger;
Garantibrev;
Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
Gratulasjonsbrev ved forskjellige anledninger;
Forespørsel brev;
Brev med instruksjoner;
Følgebrev.

Kommersielle brev.

De brukes vanligvis før de inngår en avtale, så vel som i løpet av avtalen.

Disse inkluderer:

Brev med svar på henvendelser;
Direkte forespørsel;
- et brev der det foreslås å fullføre en transaksjon eller inngå en avtale;
Krav;
Påminnelse;
Et brev som inneholder en advarsel om avslutning av avtaler eller behovet for å oppfylle forpliktelser, etc.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det to typer forretningsbrev:

Inneholder teksten til forfatteren og skrevet i fri form;
Kompilert etter en streng modell.

Av adressater.

Rundskriv - et brev som sendes til flere adressater;
Normal - sendt til en adressat på vegne av en person;
Kollektiv - sendt til en adressat, men fra flere personer.

Også brev deles i henhold til skjemaet de ble sendt i:

Sendt som en faksmelding;
Sendt på e-post;
De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer bokstaver som av etiske grunner burde være håndskrevet i stedet for å skrive. Dette gjelder medfølelse og gratulasjoner.

Hemmeligheter med riktig design

Teksten til brevet er delt inn i innledende, hoved- og sluttdeler. De er logisk knyttet til hverandre. Innledningsdelen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen er selve innholdet. I den siste delen blir resultatene oppsummert, som uttrykker forespørsel, avslag og så videre.

Generelt kan forretningskorrespondanse med alt ansvar kalles kunst, fordi det er nødvendig å lære hvordan man driver det riktig, i samsvar med alle krav. Faktisk, oftere enn ikke, tenker vi bare på at informasjonen blir presentert tydelig, og vi glemmer det faktum at brevet kan betraktes som ansiktet til selskapet.

Stylistikk.

Hver bokstav holdes i en streng forretningsstil, ved hjelp av tale betyr typisk for offisielle dokumenter.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet er oppgitt som følger:

Målrettet, beregnet på en bestemt person;
På skrivedagen må all informasjon være oppdatert;
Pålitelig;
Upartielt;
Argumenterte;
Så mye som mulig, slik at en beslutning kan tas ut fra den.

Skjema.

Først og fremst er brevet tegnet på et brevhode som er bedriftens virksomhet.

For å skrive et forretningsbrev brukes A4-ark;
Den venstre margen på brevpapiret skal være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til permen;
Angi navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse, e-postadresse;
Bedre å bruke standardfonten Times New Roman, størrelse 12. Den er den mest optimale og godt lesbare;
Det er lov å designe forretningsbrev uten å bruke brevpapir, da må du fremdeles oppgi informasjon fra skjemaet.

Hvis brevet refererer til store transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen art, anbefales det ikke å sende slike brev per faks eller i elektronisk form. Bedre på den gammeldags måten, i en vanlig konvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, nummereres de fra den andre. Tallene er skrevet inn i øvre midten med arabiske tall. Ingen prikker plasseres ved siden av tallet.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele brevet i avsnitt. Teksten skal ikke gå i en kontinuerlig strøm, så den blir ganske enkelt ikke oppfattet. Takket være inndelingen i avsnitt kan du se hvor en tanke ender og en annen begynner.

Tilgjengelighet av reparasjoner.

Det er uønsket å gjøre rettelser og skrivefeil, samt sletting. Brevet må være riktig sammensatt, og teksten må skrives med intervaller på 1,5 - 2.

Brukt rekvisita.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

Hvis bedriften er statseid, brukes Den russiske føderasjonens emblem. Den ligger midt i det offisielle brevpapiret;
Fullt navn på selskapet;
Faks- og telefonnumre;
Bankkontonummer;
Adressat - dessuten brukes navnet på adressatfirmaet i nominativ sak; for å indikere mottakerens posisjon og etternavn, bruk dativsaken;
Hvis adressaten har en akademisk grad eller tittel, angir du den før personens etternavn;
Eventuelle rekvisitter er skrevet på en ny linje og med store bokstaver.

Forretningsbrev etter møtet

Du har hatt et forretningsmøte, et bestemt prospekt er skissert for. Hvordan du kan gjenspeile dette i et brev vil bli diskutert nærmere.

Først og fremst refererer du til datoen og tidspunktet for kommunikasjonen din med en potensiell partner i begynnelsen av brevet, selv om det har gått et par dager siden møtet.
Unngå feil eller altfor komplekse setninger: skriv brevet kort og tydelig, men slik at mottakeren har et ønske om å lese den.
Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye en vase i venetiansk stil ville koste. "
Oppfordre mottakeren av e-posten til å uttrykke sine synspunkter på temaet for møtet.
Spesifiser tidspunktet når du kan snakke på telefon eller møte personlig.
Si til mottakeren at du venter på samarbeid med ham: “ Ser frem til videre forretningsforhold med deg«.
Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: “ Beste ønsker til deg ...».

Elektroniske forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til utformingen, siden det blir utstedt flere og flere brev i elektronisk form enn på papir. Likevel er det 21. århundre i hagen.

Det er ikke vanskelig å lage en e-post til et forretningsbrev, designkravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller emnet på brevet) slik at det rett og slett ikke går seg vill i strømmen av dokumentasjon.

I tillegg, når et slikt brev blir besvart, er det bedre å ikke endre emnet på brevet, så du vil fort forstå hva som står på spill hvis du mottar mange e-poster.

Ikke bruk ultramoderne programvare når du designer vedlegg til slike bokstaver, det er langt fra et faktum at adressaten din har det samme. Hvis den ikke er der, åpnes brevet rett og slett ikke.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er flott, men bruk forretningsspråk når du skriver.

Hvor lang tid tar det å svare på brevet?

Hvis brevet tilhører kategorien som krever svar, avhenger når informasjonen i brevet når du skal svare:

Hvis du mottok en forespørsel, må du bekrefte at den er mottatt innen de neste tre dagene fra mottakelsesdatoen. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
Hvis det handler om kondolanse, kan det sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
Det er tillatt å sende en gratulasjon innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om høytidelig dato;
Hvis vi snakker om de generelle reglene for god oppførsel, er det bedre å svare på bokstaver innen sju dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: på enkelt språk om vanskelig

Skille mellom forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå vurdere å tegne et brev trinnvis.

Trinn 1. Vi angir adressaten.

Øverst til høyre på skjemaet skriver du etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, angir vi dens juridiske adresse.

Trinn 2. Anke.

Vi plasserer den midt i skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser og blots.

Eksempel: Kjære (navn, patronym)! En anke til adressaten kan også utføres med en indikasjon på hans stilling. Men når du henvender deg til en person ved navn, reduserer det psykologisk stress, indikerer at forretningsforholdet er stabilt og godt etablert.

Trinn 3. Angivelse av formål.

Forklar formålet med brevet, essensen og hovedpoengene. Denne delen er den viktigste. Skriv om hva du vil si, hva som er årsaken til anken. Men ikke glem den formelle og nøytrale stilen.

Trinn 4. Å komme med forslag, anbefalinger.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil reagere på det. I utgangspunktet er det bare informasjonsbrev som ikke krever dette. Derfor skal du ikke bare beskrive problemet, men også foreslå hvordan du kan løse det.

Hvis du klager, be om visse tiltak, hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt, personen som mottar brevet, må se at de ikke bare vil ha noe fra ham, men også forstå hvordan dette kan gjøres.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Et forretningsbrev må skrives perfekt. Hvis ikke skriftlige regler følges, kan det påvirke omdømmet til selskapet som helhet negativt. Derfor foreslår vi nå å dvele nærmere ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble sagt tidligere. Men det er ikke verdt å strekke konklusjonene i 10 setninger, men kortfattethet og lakonicisme blir verdsatt i forretningsbrev. Bedre å begrense deg til enkle setninger.

Vi setter to indikatorer i slutten av slutten: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan du bygger den.

Her er noen eksempler:

Takk for oppmerksomhet eller hjelp: Takk skal du ha! (La meg takke deg ...);
Uttrykk dine håp for fremtiden: Vi ser frem til gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid ...);
Du kan lage et uttrykk for å forsikre adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
Send en forespørsel: Vi ber deg informere oss om resultatene;
Beklager bryet: Jeg beklager den uventede betalingsforsinkelsen for materialet.

Hvordan si farvel til adressaten.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.

Her er flere alternativer:

Din kjære ...;
Ønsker deg suksess ...;
Beste hilsener…

Vi satte signaturen riktig.

Når du signerer et brev, må du ta med tittel, for- og etternavn. Når du er i tvil om hensiktsmessigheten av en setning som: “ Med vennlig hilsen" - bare ikke bruk den.

Du kan angi kontaktene dine, ytterligere telefonnummer eller e-postadresse i signaturen, slik at du viser mottakeren at du er klar til å kommunisere og samarbeide med ham.

I den neste delen av artikkelen vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det er ingen regulert form for tegning av slike brev. Alt vil avhenge av hva formålet med brevet er og hvem som er adressat. Her er noen raske retningslinjer for utarbeidelse.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, så setter vi måneden først, så dagen, og bare året, i datoangivelsen. Hvis du er i Storbritannia, angis datoen som i Russland. I dette tilfellet, skriv måneden med bokstaver, unngå forvirring.

Mottakers detaljer.

Hvis du skriver til en mann, kan du kontakte dette: Mr (skriv inn etternavnet ditt);
Hvis en kvinne som er gift: Mrs (skriv inn etternavnet ditt);
Til en ugift dame: Miss (skriv inn etternavnet ditt);
Hvis du ikke vet statusen til en dame: Ms (sett inn etternavnet ditt).

Spesifisere adressen.

Bestillingen er motsatt den som ble vedtatt i Russland: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis vi skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis vi skriver til Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standard samtaler:

Kjære frue;
Kjære herre;
Kjære Herr eller Fru;
Kjære fru;
Kjære.

Etter adressen setter vi et komma (hvis vi skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis det er i USA). Utropstegnet godtas ikke.

Emne.

Sørg for å angi emnet på brevet, så vel som i Russland.

Hovedtekst.

Del den opp i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel.

For eksempel slik: “ Takk for hjelpen, vi er fortsatt din "- Takk, lojal mot deg ... selv om det kan være mindre formelt.

Signaturregistrering.

Vi legger signaturen under avsnittet med avskjed, angir etternavn og fornavn, firmanavn og stilling.

Applikasjonsdesign.

Hvis du legger ved noen dokumenter, angir du dette på slutten av brevet: “ Enc. " og liste applikasjoner.

Hva du skal skrive med store bokstaver.

Etternavn og initialer;
Firmanavn;
Navn på byer, stater og så videre;
Eventuelle ord som indikerer den stillingen som ble holdt;
Første ord i avskjed;
Innledende adresser.

Før du avslutter samtalen, er det eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Prøver på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

Oppsummerende vil jeg si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det absolutt presentere din bedrift på en positiv måte.

På den annen side kan et slurvet, feilstavet brev ødelegge den mest lovende virksomheten i knoppen. Skriv brevene dine riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.

Det har lenge vært en hemmelighet for alle at tale er delt inn i slang og litterært korrekt. Det er ganske logisk at riktig tale ikke bare skal være muntlig, men også skrevet. Hver intelligent person må mestre kulturen med literate skriving. Og til og med for de som aktivt kommuniserer om forretningssaker gjennom korrespondanse - og enda mer. Hva er bokstavene?

Hva er etikette

Før du snakker om forretningsskriving, må du først huske hva etikette er. Dette er en etablert rekkefølge for atferd i samfunnet, et sett med oppførsel og regler for den såkalte god form, som må følges av enhver intelligent, veloppdragen person, for ikke å bli stemplet som mangel på kultur. Disse historisk dannede reglene er en integrert del av samfunnets liv.

Skriftkultur: generelle egenskaper

Dette gjelder selvfølgelig ikke bare et forretningsbrev. Det er mange typer og måter for skriftlig kommunikasjon. De er alle forskjellige, hver har sine egne egenskaper, men det er også vanlige trekk. Blant dem skilles følgende ut:

avhengighet av et standardisert bokmål med opptak av ordforråd uten bok;
bruk av komplekse syntaktiske strukturer;
fast ordrekkefølge i en setning;
klar tekststruktur;
høy leseferdighet.

Forretningsbrev etikette

Når kan vi bli bedt om å skrive et forretningsbrev? Selvfølgelig, hvis vi gjør forretninger med organisasjoner og / eller enkeltpersoner. Det vi skriver til våre partnere, kolleger, kunder, hvordan vi ordner brevet vårt, blir ansiktet til selskapet vårt og vil presentere oss enten i et gunstig lys eller ikke veldig bra. Med mindre vi selvfølgelig er kompetente i etiketten til å skrive forretningsbrev. For ikke å gå deg vill i ansiktet, må du lære deg følgende visdom. Forresten, å ha slik kunnskap er også nyttig fordi den minste feilen, en liten uoverensstemmelse med reglene, kan gjøre et forretningsbrev om uautorisert fra et juridisk synspunkt.

Spesifisering av forretningsforbindelser

Før du snakker direkte om bokstaver, bør man forstå hvordan de generelt er forskjellige, hva som kjennetegner dem, hva er deres egenskaper. Hovedtrekket i arbeidsforhold er fraværet (enten fullstendig eller nesten komplett) i disse forholdene til en personlig konnotasjon. Som regel er hver og en av oss ekstremt samlet, rolig, høflig på jobben - nesten ingen vil danse med en tamburin, eller utføre andre handlinger som er ganske logiske i venneselskapet, men ganske latterlige for et arbeidsmiljø. . Dette gjelder forresten ikke bare handlinger, men også følelser - du har råd til å le eller smile, eller til og med en liten manifestasjon av sinne, men homer latter, raserianfall, tårer og lignende ser ganske upassende ut (alt dette gjelder utelukkende følelser på jobben). På jobben bruker vi vanligvis masker, viser dyktighet, tilbakeholdenhet og ro.

Bedriftskommunikasjon kan ikke avsluttes når du vil ha den. En forretningspartner eller klient vil ikke forstå om vi plutselig står opp og forlater publikum midt i et viktig møte. Du kan ikke ignorere samtalepartneren, du kan ikke svare på anrop eller brev. Alle disse funksjonene samlet hjelper deg til å bedre forstå hva taleetiketten til et forretningsbrev skal være.

Generelle Krav

Det første vi tar hensyn til når vi mottar et brev, er papir. I henhold til kravene i etiketten til et forretningsbrev, må papiret for det alltid være krystallklart og i ingen tilfeller krøllete. Mottakerne av meldingen vil få et bedre inntrykk av organisasjonen hvis brevet er skrevet på brevpapir med selskapets logo. Den første siden er ikke nummerert, resten har arabiske tall.

Det er enda et veldig viktig poeng i etiketten til forretningskorrespondanse. Virksomhet forutsetter høy leseferdighet og fravær av stavefeil. Derfor, i tilfelle det er hull i kunnskapen om russisk grammatikk, anbefales det ikke å skynde deg å sende korrespondanse, men å dobbeltsjekke den for mulige mangler.

En generell anbefaling for både papir og e-post er også ønsket om ikke å bruke komplekse strukturer i din skriftlige tale - dette er bare passende i juridiske dokumenter. Forkortelser skal heller ikke brukes - de er bare allment aksepterte. Men normen for forretningsetikette inkluderer en rekke frimerker og argot - profesjonell sjargong. Hele dokumentet oppbevares i en formell forretningsstil.

Et annet viktig poeng som kan leses fra brevet: det skal være så høflig og vennlig som mulig. Det kan ikke være snakk om taktløshet eller frekkhet. I tillegg krever et forretningsbrev detaljer, en klar presentasjon av tankene dine.

Hvis adressaten til brevet ikke snakker russisk, bør teksten til meldingen tegnes på hans språk, eller på internasjonalt - engelsk. Forresten, et slikt dokument skal bare skrives på den ene siden av arket, det andre forblir tomt.

Når du lager dokumenter, må du sørge for at det ikke er noen overføringer. Selve teksten må skrives i halvannen til to intervaller, med bredden på margene til venstre er to centimeter.

Nyanser

Et forretningsbrev har sin egen klare, spesifikke struktur. Samtidig er det ingen standard for behandling av papirdokumenter: forskjellige selskaper kan ha sine egne variasjoner. De holder seg bare til en viss sammensetning av delene av brevet: de må absolutt inneholde en "hette", en hilsen, hoveddelen og et farvel. Ikke glem den personlige signaturen på slutten av brevet.

Forresten kalles den såkalte innrammingen av meldingen - de første og siste setningene - etikettrammen. Det er hun som er med på å etablere det nødvendige forholdet til adressaten. I tillegg demonstrerer etikettreglene for forretningsbrev og eksempler på skriving av dem bruken av ulike taleklisjer i meldinger (de vil bli diskutert senere).

En viktig nyanse i utformingen av et forretningsbrev er riktig brukt appell. Før revolusjonen i vårt land var adressen "sir" eller "madam" i bruk: den ble ansett som universell, så de kalte hvem som helst. Nå er det ingen slik universell behandling, selv om ordet "mester" eller "elskerinne" ofte finnes i forretningsbrev - som tidligere har mistet sin popularitet, går det gradvis tilbake til hverdagen. Du kan adressere dette til en forretningspartner, tjenestemann, men ikke til en klient eller kollega.

Den mest utbredte og universelle for tiden anses å være adressen "Kjære" eller "Kjære herre", men faktisk er det heller ikke slik. På en lignende måte kan man for eksempel ikke referere til de såkalte VIP-ene - spesielt viktige personer, som regnes som guvernører, ordførere, presidenter. I dette tilfellet må du starte brevet med adressen "Kjære" (et annet alternativ er "Kjære").

Hvis meldingen er adressert til flere personer samtidig, og alle er representanter for samme yrke, ville det være hensiktsmessig å bruke en slik adresse som "Kjære kolleger" (hvis alle adressater er kvinner, er det lov å skrive "Kjære Damer ", hvis menn - så" Kjære herrer "). Hvis brevet sendes til adressen til en person, er det strengt forbudt å ikke bruke navn eller etternavn. Dette er bare tillatt i ovennevnte tilfelle (når adressaten er en gruppe personer) eller når det er i samspill med en juridisk enhet.

Når det gjelder slutten av meldingen, må du huske: den er ikke mindre viktig enn begynnelsen. Det er på slutten av brevet at tillit uttrykkes i en vellykket og / eller rask løsning av problemet og lignende. Her skal man heller ikke peke på vanskene som har skjedd før - for eksempel å utsette svaret eller ikke få en i det hele tatt. Disse setningene blir sett på som negative tegn på forretningsetiketter og blir sett på som uvillighet til å fortsette forholdet, samt manglende respekt for samtalepartneren. Det er viktig å forstå at dette er uakseptabelt.

E-post: Forretningsetikett

Det andre mulige alternativet for korrespondanse er via e-post. Også her er det en rekke egne særegenheter. Så hvis for eksempel mottakeren mottar meldingen for første gang, er det nødvendig å starte den med en presentasjon av ditt eget selskap, en beskrivelse av aktivitetene dine, med mulige oppgaver som skal utføres. Med lang korrespondanse må du beholde historien til tidligere bokstaver, på grunnlag av hvilken hver neste melding blir bygget.

Første brev må absolutt inneholde en hilsen og en anke. I det påfølgende, hvis du trenger et raskt svar, kan du utelate anken (hvis aktuelt). I internettkommunikasjon anser mange det ikke som nødvendig å sette skilletegn, og skriver også uten store bokstaver. Dette er uakseptabelt i forretningsetiketter.

Størrelsen på en e-postmelding skal ikke være for stor - vanligvis er den halvparten av størrelsen på en papirekvivalent. I samme tilfelle, hvis det kreves å informere adressaten om en stor mengde informasjon, må bare en kort ledsagende note vises i brødteksten, og selve materialet må legges ved som et vedlegg med et Word eller annen fil - dette er hva etiketten til et forretningsbrev krever via e-post. Et eksempel på en slik melding kan være: “God ettermiddag, kjære Mr. Ivanov! Vi sender deg eksempler på annonseringsbrosjyrene våre. Du kan gjøre deg kjent med dem i vedlegget ... ".

Når det gjelder signaturen, må den være det. Du kan signere på slutten av hver bokstav, eller du kan lage en automatisk signatur som blir påført mekanisk. Representanter for store selskaper bruker ofte dette alternativet. Underskriften må angi navn, etternavn, stilling, kontaktinformasjon, arbeidssted. Du må utforme den på en slik måte at den passer inn i sytti tegn og ikke har mer enn fem eller seks linjer.

Det er nødvendig å si noen ord om svaret på meldingen. Forretningsetiketten til en e-post innebærer å motta svar på en melding innen to dager - ikke mer. Hvis det kreves mer tid, bør du varsle samtalepartneren om dette. Tilbakemelding til alle meldinger opprettholder omdømmet til selskapet eller gründeren. For å vite helt sikkert om et brev har nådd adressaten, kan du bruke varselet om kvitteringsfunksjonen - en bekreftelse på levering kommer automatisk. I tillegg er det ikke forbudt å foreta en testanrop.

Taleformler, eller klisjeer

Klisjeer, taleformler, tale-frimerker - uansett hva du sier, vil det fortsatt være en integrert del av forretningskorrespondanse. Fra skolekurset husker vi at klisjeer kalles faste uttrykk. Det er ikke så mange av dem:

Beklager kan uttrykkes ved hjelp av følgende setninger: "Dessverre har vi ikke muligheten til å bli enige ...", "Vi angrer på å informere deg ...", "Dessverre må vi informere ..." og så på.
Takknemlighet indikeres av slike klisjeer som: "La meg uttrykke takknemligheten ...", "Takk skal du ha ...", "Tatt i betraktning ditt bidrag ...".
Du kan invitere adressaten til dette eller det aktuelle arrangementet ved hjelp av stemplene: "Vi har æren av å invitere deg ...", "Vi håper på ditt samtykke ...", "Vi er glade for å kunne invitere deg ...", "Vi vil gjerne se deg ..." og lignende.
Du kan avslutte brevet med setningene: "Vi venter på nye ideer fra deg ...", "Vi ønsker deg suksess ...", "Vi håper på videre fruktbart samarbeid ...".

Gyldne regler for korrespondanse

Vanlige feil i forretningskorrespondanse

Det er flere tilsynelatende små ting som likevel kan bli fatale når det gjelder forretningskommunikasjon. Ofte er det disse små tingene som fører til avslutning av gjensidig fordelaktige forhold, avslutning av transaksjoner og lignende ubehagelige ting. Du må kjenne fienden av syne!

Du kan ikke skrive (og ringe også!) Om arbeid utenfor arbeidstid! Hvor ofte plager vi, ikke ønsker å holde ut til morgenen, våre partnere, klienter, kolleger klokka ni, ti eller til og med elleve om kvelden. Det ser ut til at alt over natt vil forsvinne, kollapse, krasje, og det vil ikke lenger være mulig å redde situasjonen. Og de sjeldne prøvene som av en eller annen grunn er i stand til å holde ut til morgenen, tror at seks om morgenen er tiden for kommunikasjon. Tross alt, hvis jeg ikke sover, er det ingen som sover. Akk, slik oppførsel irriterer og ansporer bare mot oss.
Dette har allerede blitt indirekte nevnt, men likevel - det kan ikke være kjent! Kommunikasjon på jobben foregår utelukkende på "deg" (med store bokstaver betyr det - høflighet og respekt).
Overdreven utveksling av hyggelige ting kan også være skadelig. For det første tar det verdifull tid, og for det andre ser det litt irriterende og kjedelig ut. Ingen grunn til å være ivrig.

I vår tid er det så mye litteratur som noen ganger øynene løper vidt. Det er også nok bøker om talekulturen, inkludert skriving.

De som ønsker å bli jordet i dette området, kan få råd om følgende arbeider: "Etikette for forretningsskriving" av Oleg Davtyan, "Kultur for skriftlig tale" av Tatyana Degtereva, "Etikette for russisk skriving" av Natalia Formanovskaya og Alla Akishina, "Business etikette "av Elena Ber," Russisk taleetikette "av Natalia Formanovskaya og mange andre.

Forretningsbrevetikette krever bruk av et utropstegn på slutten av en melding for å understreke et gitt spørsmål eller en person.
En adresse etter navn til adressaten indikerer et nærmere og veletablert forhold, og et etternavn understreker avstand.
Etiketten til forretningsbrev i Russland er preget av kjønnsutjevning, siden de fleste yrker ofte bare er maskuline.

Overholdelse av reglene for forretningskorrespondanse er ikke så vanskelig, fordi det ikke er så mange av dem. Å huske dem er ikke en god vitenskap. Men i øynene til de som er rundt ham, vil en person som eier etiketten til forretningsbrev alltid være utdannet og kultivert, noen det er hyggelig å ha med å gjøre.

Gjennom forretningskorrespondanse det er ikke bare koordinering av forretningsaktiviteter, men også innsamling av nødvendig informasjon for denne organisasjonen, som vil være etterspurt under ulike rapporteringsrevisjoner. Derfor inkluderer først og fremst oppgavene til administrative ansatte riktig vedlikehold av forretningsdokumenter, som ulike interne instruksjoner og skjemaer er utviklet for. Fordelen med standardskjemaet er det faktum at en person fyller ut den automatisk, og dermed sparer tid og selskapstid.

Forretningskorrespondanse må inneholde:

Pålitelig og fullstendig informasjon;
- oppsummering på grunn av manglende fortelling;
- nøytral tone, men på en velvillig måte;
- en logisk kjede, ikke en emosjonell vurdering av de oppgitte fakta.

Hvordan skrive et forretningsbrev?

Det viktigste er å bestemme hvilken type forretningsbrev som passer for en gitt situasjon. Det er flere typer det:

Påminnelse;
- bekreftelsen;
- avslag;
- følgebrev;
- invitasjon;
- garanti;
- informativ;
- et brev med varsel og ordre.

Som regel krever slike forretningsbrev et svar, som i innholdet inneholder en forespørsel, tilbud, anke, forespørsel eller krav.

Regler for å skrive et forretningsbrev.

En veldig viktig følelsesmessig belastning bæres av tonen i et forretningsbrev, siden tilslørt mangel på respekt fortsatt vil vise seg med upåklagelig mottak av meldinger. Du bør spesielt nøye skrive et forretningsbrev som inneholder avslag. I dette tilfellet bør du ikke oppgi avslaget helt i begynnelsen av brevet. I den første delen av meldingen, bør du gi overbevisende argumenter til fordel for ditt synspunkt, for dette kan du bruke formler som

- "Dessverre kan vi ikke tilfredsstille forespørselen din";
- "Vi er veldig lei oss, men det er ikke mulig å tilfredsstille ditt ønske," osv.

I tilfelle avslag er det viktig å huske at vår oppgave er å nekte, men ikke å miste kunden, følgesvenn osv.

Så, de grunnleggende reglene for å skrive et forretningsbrev:

For riktig assimilering av essensen av brevet, er det nødvendig å gjenta forespørselen rettet til adressaten flere ganger i teksten;
- i avslagsbrevet er det viktig å angi årsakene til at denne forespørselen ikke kan imøtekommes.
- å avvise et tilbud er en avvisningsformel.

Språket for virksomhetskorrespondanse.

Det er viktig at leseren av forretningskorrespondanse bare fanger essensen, og ikke hvilket språk den er skrevet på. Det er i denne tilstanden at mestring av reglene for å skrive et forretningsbrev ligger, som er utviklet over mange års erfaring.

Det skal huskes at i et forretningsbrev:

Det er nødvendig å bruke enkle ord i dette tilfellet, ikke utarme innholdet;
- bruk verb oftere enn adjektiv - dette vil gjøre teksten til bokstaven dynamisk;
- hold deg nærmere betydningen av adressen, uten å gå i detaljer og resonnere;
- ikke bruk lange setninger, da de distraherer leserens oppmerksomhet;
- overgangen mellom setninger skal være logisk og umerkelig;
- bruk så få pronomen som mulig.

Et forretningsbrev er kjent for sin leseferdighet og stil.

Registrering av virksomhetskorrespondanse.

Når du skriver et forretningsbrev, må du huske at toppen (1/4 A4-ark) skal være gratis for brevpapiret. I øvre hjørne av brevet er det utgående nummeret og datoen angitt, som er registrert i en spesiell journal for utgående post.

I nederste venstre hjørne er lederens posisjon, etternavn og signatur angitt, og helt på slutten av arket er etternavnet til entreprenøren til forretningsbrevet angitt med telefonnummeret for ytterligere informasjon.

Dermed består et forretningsbrev av tre deler: essensen av forespørselen, begrunnelsen og støttende informasjon.

Når du svarer på et brev, bør du henvise til den siste brevet til denne adressaten i første del av innholdet. Hvis det er utenlandsk korrespondanse, er det nødvendig å feste et hefte til brevet for bedre klarhet, en lenke til som vil bli angitt i dette brevet. Det er veldig viktig å avslutte dette brevet med takknemlighet for samarbeidet og uttrykket "Vennlig hilsen ditt (navn) ..."