Innkjøpsdirektørfunksjon. Hvordan lage en stillingsbeskrivelse for lederen for anskaffelsesavdelingen

Nestleder for anskaffelser i sine aktiviteter styres av: 1) Federal Law of 05.04.2013 N 44-FZ "On the contract system in the procurement of goods, works, services to meet state and municipal needs", Federal Law of 18.07 .2011 N 223- Federal Law "On the procurement of goods, works, services by visse types of legal entities", Federal Law of 02.12.1994 N 53-FZ "Om anskaffelse og levering av landbruksprodukter, råvarer og mat til statlige behov "; 2) ……… (navnet på det inngående dokumentet) 3) Forskrift om ……… (navnet på den strukturelle enheten) 4) denne stillingsbeskrivelsen; 5) ……… (navn på lokale forskrifter som regulerer arbeidsfunksjoner etter stilling) 1.6.

Jobbbeskrivelse til leder for anskaffelsesavdelingen

Utnevnelse til stillingen som leder for innkjøpsavdelingen og løslatelse fra den utføres på grunnlag av ordren til generaldirektøren for foretaket på forslag fra kommersiell direktør. 1.5. Lederen for innkjøpsavdelingen rapporterer direkte til den kommersielle direktøren eller en person som erstatter ham og utfører instruksjonene fra den generelle direktøren. 1.6. Hvis lederen for innkjøpsavdelingen er fraværende, utføres hans oppgaver midlertidig av anskaffelseslederen, som er ansvarlig for riktig utførelse av oppgavene som er tildelt ham, blir han utnevnt til kommersiell direktør.

1.7. Lederen for anskaffelsesavdelingen er medlem av utvidet styre i selskapet; på vegne av styret forbereder materiale for diskusjon av saker som står på dagsorden for styret. 1.8.

Jobbinstruksjoner

Merk følgende

Denne stillingsbeskrivelsen ble utviklet på grunnlag av Professional Standard "Procurement Specialist", godkjent av ordre fra Arbeids- og sosialdepartementet i Den russiske føderasjonen datert 09/10/2015 N 625n, med tanke på ……… (detaljer om organisasjonens lokale forskrifter) 6.2. Gjør deg kjent med denne stillingsbeskrivelsen når du ansetter (før du signerer en ansettelseskontrakt). Det faktum at arbeidstakeren blir kjent med denne stillingsbeskrivelsen, bekreftes av ……… (signatur på fortrolighetsarket, som er en integrert del av denne håndboken (i jobbbeskrivelseslogg); i en kopi av stillingsbeskrivelsen som oppbevares av arbeidsgiveren; ellers) 6.3.

Jobbbeskrivelse til leder for anskaffelsesavdelingen

FZ). 5. Kontraktsleder under 44-FZ: stillingsbeskrivelse Kunden har tre mulige muligheter for å utnevne en kontraktsleder: Alternativ nr. 1 - Ansett en ny ansatt til stillingen som kontraktsleder med inngåelse av en arbeidsavtale. Eller du kan ansette en ansatt i en annen stilling, men med lignende ansvar og autoriteter; Alternativ nr. 2 - Overfør en heltidsansatt til stillingen som kontraktsleder (eller en lignende stilling) med inngåelse av en avtale om endring av arbeidsvilkårene; Alternativ nummer 3 - Enig med en heltidsansatt muligheten for å kombinere stillinger i henhold til reglene i artikkel 60.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode (i henhold til artikkel 151 i den russiske føderasjonens arbeidskode, er en ekstra betaling gjort til den ansatte, og passende endringer gjøres i stillingsbeskrivelsen hans).

Jobbbeskrivelse til leder for innkjøpsavdelings eksempelskjema

Samhandler med finanstjenesten, organiserer gjensidige avtaler med leverandører, overvåker tilstanden til selskapets leverandørgjeld som oppstår i forbindelse med anskaffelse av varer. 3.15. Utarbeider rapporteringsskjemaer og estimater som er satt for avdelingen. 3.16. Kontrollerer riktigheten av informasjon i rapporter og estimater, bekrefter (godkjenner) deres pålitelighet, overvåker gjennomføring av estimater.
3.17. Overvåker og sørger for utarbeidelse av inngåelse av kontrakter med produsenter og leverandører, avtaler vilkår og betingelser for leveranser, undersøker muligheten og muligheten for samarbeid med selskapet med andre virksomheter og organisasjoner for å oppnå gunstigere kjøpsbetingelser. 3.18. Utfører kontroll over tilbudet til selskapet med de gunstigste og gunstigste betalingsbetingelsene. 3.19.

Knoll & Walters llp

En stor bedrift krever daglig et stort antall forskjellige varer og gjenstander som er nødvendige for den normale arbeidsprosessen. Industrivirksomheter må ha tilstrekkelig tilførsel av råvarer i lagre, og fylle dem regelmessig opp. Lederen for anskaffelsesavdelingen, hvis stillingsbeskrivelse vi vil vurdere i denne artikkelen, er ansvarlig for anskaffelser fra virksomheten av alt som er nødvendig for daglige behov.
Organisering av kjøp I den vanlige stillingsbeskrivelsen til lederen for innkjøpsavdelingen indikerer et av hovedansvarene til avdelingslederen organisering av kjøp for selskapets behov fra tredjepartsleverandører og selgere. Organisering av kjøp er et ganske bredt konsept som inkluderer mange separate handlinger som fører til ett enkelt resultat - bedriften får alt den trenger til enhver tid.

Stillingsbeskrivelse

Ansvar 4.1. Lederen for anskaffelsesavdelingen er ansvarlig for: - manglende oppfyllelse (upassende oppfyllelse) av sine plikter, fastsatt i denne stillingsbeskrivelsen, innenfor de grenser som er bestemt av arbeidslovgivningen i Den russiske føderasjonen; - lovbrudd begått i løpet av sin virksomhet - innenfor de rammer som er bestemt av den russiske føderasjonens administrative, kriminelle og sivile lovgivning; - forårsaker materiell skade - innenfor de grenser som er bestemt av arbeidskraft, strafferettslig og sivil lovgivning i Russland. Stillingsbeskrivelsen er utviklet i samsvar med [navn, nummer og dato på dokumentet].

Jobbbeskrivelser for lederen for innkjøpsavdelingen

I tilfelle det blir begått en lovbrudd i løpet av gjennomføringen av dens aktiviteter, innenfor de grenser som er bestemt av den kriminelle, sivile, administrative lovgivningen i Den russiske føderasjonen. 5.3. I tilfelle manglende oppfyllelse eller utilbørlig oppfyllelse av sine plikter, som er foreskrevet i denne stillingsbeskrivelsen, innenfor de grenser som er bestemt av arbeidslovgivningen i Russland. 5.4. I tilfelle feil i anskaffelsesprosessen, som førte til lave salgsrater, innenfor den variable delen av lønnen.

Leder for strukturenheten: (signatur) (etternavn, initialer) 00.00.201_y.

Jobbbeskrivelse til leder for anskaffelsesavdelingen 44-fz

Å jobbe innen innkjøp er utenkelig uten kjennskap til regelverket i lovgivningen innen de ledelsesområdene som lederen for innkjøpsavdelingen må håndtere hver dag. Spesielt reglene for inngåelse av salgskontrakter og leveringskontrakter. Metoder for å løse uenigheter under slike avtaler, arbeidsrettslige normer, siden aktiviteten til en leder er relatert til samhandling med underordnede ansatte, er den generelle prosedyren for intern dokumentflyt det minimum av juridisk kunnskap som spesialisten vi vurderer bør ha.
Til slutt avhenger kostnadene som bedriften har som helhet direkte av hvordan prispolitikken og forholdene med partnere i kjøp er bygget.

Jobbbeskrivelse til leder for anskaffelsesavdelingen 44-fz

Krav til kontraktleder 5. Kontraktsleder under 44-FZ: stillingsbeskrivelse 6. Ansvar for kontraktansvarlig under 44-FZ: bøter 7. Kontraktsleder: opplæring og profesjonell standard 8. Søk etter ledig stilling for en kontraktsleder 1.

Hva er en kontraktsleder? Kontraktsleder - en tjenestemann som er ansvarlig for gjennomføringen av en anskaffelse eller flere anskaffelser, inkludert gjennomføring av hver kontrakt. Kontraktsansvarlig utnevnes i tilfelle når det totale årlige volumet av kjøp (forkortet SGOZ) til kunden ikke overstiger 100 millioner rubler og kunden ikke har kontraktstjeneste (del 2 av artikkel 38 44-FZ). Én kunde kan ha flere kontraktsledere samtidig, ansvarlig for separate innkjøpssektorer.

Stillingsbeskrivelse leder for anskaffelsesavdeling 44 ap

Tilbyr modus for å holde forretningshemmeligheter av de ansatte ved avdelingen. 26. Utfører kontoroppdrag fra sin nærmeste veileder og direkte overordnede. IV. Rettigheter Lederen for anskaffelsesavdelingen har rett til å: 1. Handle på vegne av foretaket, representere foretakets interesser i forhold til andre organisasjoner, offentlige myndigheter i anskaffelsesspørsmål.

Info

Å bli kjent med utkastet til beslutninger fra Enterprise Management om anskaffelse og salg av produkter. 3. Send inn forslag for å forbedre aktivitetene til anskaffelsesavdelingen for behandling av foretakets ledelse. 4. Å samhandle med hodene til alle strukturelle divisjoner i Enterprise.

5. Be personlig eller på vegne av ledelsen for foretaket fra lederne for avdelinger og spesialister om informasjon og dokumenter som er nødvendige for å utføre deres offisielle oppgaver. 6.

Jobbbeskrivelsessjef for anskaffelsesavdeling 44 fz

Et viktig poeng! I henhold til del 3 i artikkel 38 44-FZ opererer kontraktstjenesten i samsvar med bestemmelsen (forskrifter) utviklet og godkjent på grunnlag av modellbestemmelsen (forskrifter) godkjent av det føderale utøvende organet for regulering av kontraktssystemet i felt av anskaffelser. Artikkel 38 44-FZ gir ikke kundens forpliktelse til å utvikle og godkjenne forskrifter for kontraktslederen. 4. Krav til kontraktsleder for stillingen I henhold til del 6 i artikkel 38 44-FZ, må kontraktsleder ha høyere utdanning eller tilleggsutdannelse innen anskaffelse.

Eksempel på jobbbeskrivelse

Det ble utarbeidet et eksempel på en stillingsbeskrivelse som tok hensyn til den profesjonelle standarden

1. Generelle bestemmelser

1.1. Innkjøpssjefen tilhører kategorien ledere.

1.2. En person som har:

1) høyere utdanning (spesialitet, mastergrad), ytterligere yrkesfaglig utdanning under kvaeller profesjonelle omskolingsprogrammer innen anskaffelsesområdet;

2) arbeidserfaring innen anskaffelse i minst 5 år, inkludert i lederstillinger minst 2 år.

1.3. Innkjøpssjefen bør vite:

1) kravene i lovgivningen i Den russiske føderasjon og lovgivningsmessige rettsakter som regulerer aktiviteter innen anskaffelser;

2) grunnleggende sivil-, budsjett-, land-, arbeids- og administrativ lovgivning når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

3) det grunnleggende i antimonopol-lovgivningen;

4) normative rettsakter som regulerer organisasjonens produksjon og økonomiske og finansielle og økonomiske aktiviteter;

5) lovgivningsmessige og lovgivningsmessige rettsakter om beskatning;

6) de økonomiske grunnlagene og egenskapene til priser i markedet etter områder;

7) analyse og metoder for å vurdere graden av oppnåelse av anskaffelsesmål og deres gyldighet;

8) prosedyren og metodene for å vurdere effektiviteten av å møte statlige, kommunale og bedriftsbehov;

9) det grunnleggende om ledelse og personalledelse;

10) grunnleggende regnskap når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

11) grunnleggende statistikk når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

12) trekk ved utarbeidelse av anskaffelsesdokumentasjon;

13) prosedyren for å fastsette prisfaktorer og identifisere kvalitetskarakteristikker som påvirker kostnadene for varer, arbeider, tjenester (i områder);

14) prosedyren for utarbeidelse og gjennomføring av rapporter, forskrifter, endringer;

15) rettshåndhevelsespraksis innen anskaffelser;

16) regler for administrativ dokumentflyt;

17) kvalifikasjonskrav for spesialister, nivåer (undernivåer) av kvalifikasjoner;

18) forskrifter og prosedyren for attestering (sertifisering) eller vurdering av ansattes kvalifikasjoner;

19) metoden for undersøkelse av anskaffelsesprosedyren og dokumentasjonen;

20) prosedyren for å utarbeide et dokument i form av en uttalelse basert på resultatene av en undersøkelse av anskaffelsesprosedyren og dokumentasjonen;

21) metodikken for å undersøke om resultatene i kontrakten er i samsvar med vilkårene i kontrakten;

22) etikk i forretningskommunikasjon og forhandlingsregler;

23) arbeidsdisiplin;

24) Interne arbeidsregler;

25) arbeidskrav og brannsikkerhetsregler;

26) ……… (andre dokumenter, materialer osv.)

1.4. Innkjøpssjefen skal kunne:

1) bruke databehandling og annet ekstrautstyr, kommunikasjonsmidler og kommunikasjon;

2) formulere forslag for å forbedre lovgivningen i Den russiske føderasjon og andre lovgivningsmessige rettsakter på kontraktssystemet innen anskaffelser;

3) analysere og evaluere resultatene av anskaffelser, oppnå mål for anskaffelser;

4) sjekke, analysere og evaluere informasjon om lovlighet, gjennomførbarhet, gyldighet, aktualitet, effektivitet og effektivitet av anskaffelseskostnadene for planlagt å inngå, inngått og gjennomført kontrakter;

5) oppsummere resultatene av implementeringen av ekspert-analytiske og informasjonsaktiviteter;

6) gjennomføre planlagte og ikke-planlagte inspeksjoner i forhold til kontrollpersonene under anskaffelsen;

7) bruke et enhetlig informasjonssystem og informasjonen i det;

8) ……… (andre ferdigheter og evner)

1.5. Innkjøpssjefen i sine aktiviteter styres av:

1) Føderal lov av 05.04.2013 N 44-FZ "På kontraktssystemet innen anskaffelse av varer, arbeider, tjenester for å dekke statlige og kommunale behov", føderal lov av 18.07.2011 N 223-FZ "Om anskaffelser av varer, arbeider, tjenester av visse typer juridiske enheter ", føderal lov av 02.12.1994 N 53-FZ" om innkjøp og forsyninger av landbruksprodukter, råvarer og mat for statlige behov ";

2) ……… (navnet på det inngående dokumentet)

3) Forskrift om ……… (navnet på bygningsenheten)

4) denne stillingsbeskrivelsen;

5) ……… (navn på lokale forskrifter som regulerer arbeidsfunksjoner etter stilling)

1.6. I fraværet av anskaffelseslederen (ferie, midlertidig

funksjonshemming osv.), utføres hans oppgaver av en stedfortreder eller en annen

lovpålagt ansatt som anskaffer

relevante rettigheter og er ansvarlig for mislighold eller

feilaktig utførelse av de oppgaver han har fått i forbindelse med

bytte.

1.7. Innkjøpssjefen rapporterer direkte til ……… (navnet på lederens stilling)

1.8. Innkjøpssjefen har ansvaret for ……… (navnet på den strukturelle enheten)

1.9. ……… (andre generelle bestemmelser)

2. Arbeidsfunksjoner

2.1. Innkjøpskontroll:

1) overvåking innen anskaffelser;

2) revisjon og kontroll innen anskaffelser.

2.2. Overvåke underordnede arbeidere.

2.3. ……… (andre funksjoner)

3. Jobbansvar

3.1. Innkjøpssjefen utfører følgende oppgaver:

3.1.1. Som en del av arbeidsfunksjonen, anskaffelsesovervåking:

1) vurderer:

I hvilken grad anskaffelsesmålene oppnås;

Begrunnelse for kjøp;

2) utarbeider forslag for å forbedre lovgivningen i Den russiske føderasjonen og andre lovgivningsmessige rettsakter på kontraktssystemet innen anskaffelser;

3) bruker et enhetlig informasjonssystem og informasjonen i det;

4) vurderer effektiviteten av å møte statlige, kommunale og bedriftsbehov;

5) utarbeider en konsolidert analytisk rapport.

3.1.2. Innenfor rammen av arbeidsfunksjonen, tilsyn og kontroll innen innkjøp:

1) analyserer og evaluerer resultatene av anskaffelser, oppnåelse av anskaffelsesmål;

2) sjekker, analyserer og evaluerer informasjon om lovlighet, gjennomførbarhet, gyldighet, aktualitet, effektivitet og effektivitet av anskaffelseskostnadene for planlagt å inngå, inngått og gjennomført kontrakter;

3) oppsummerer resultatene av implementeringen av ekspert-analytiske og informasjonsaktiviteter;

4) utvikler reguleringsmessige eller lokale handlinger innen anskaffelsesfeltet, tilpasser og endrer dem i samsvar med endringer i lovgivningen i Den russiske føderasjonen innen anskaffelsesområdet;

5) gjennomfører planlagte inspeksjoner i forhold til kontrollpersonene under anskaffelsen;

6) utfører ukontrollerte inspeksjoner i forhold til emnene for kontroll under anskaffelsen;

7) utarbeider og utarbeider rapporter om resultatene av dokumentkontroller.

3.1.3. Som en del av arbeidsfunksjonen, ledelsen av underordnede ansatte:

1) organiserer utvikling og godkjenning av planer for den ledede strukturelle enheten;

2) distribuerer arbeidsfunksjoner, serviceoppgaver mellom underordnede ansatte og overvåker gjennomføringen av dem;

3) sørge for, i forhold til underordnede ansatte, overholdelse av arbeidslovgivningen og arbeidslovgivningen, å skape arbeidsforhold som oppfyller de etablerte kravene;

4) organiserer opplæring for underordnede medarbeidere, hever deres kvalifikasjoner;

5) løse konfliktsituasjoner mellom underordnede ansatte;

6) sender inn for vurdering av ledelsen i organisasjonen:

Ideer om ansettelse, flytting og avskjedigelse av underordnede ansatte;

Forslag for å oppmuntre underordnede ansatte;

Forslag om involvering og disiplinæransvar for underordnede ansatte som har begått disiplinærbrudd;

7) ……… (andre plikter)

3.1.4. Som en del av oppfyllelsen av sine arbeidsfunksjoner, utfører han instruksjoner fra sin nærmeste veileder.

3.1.5. ……… (andre plikter)

3.2. Innkjøpsrådgiveren må utføre sine etiske standarder under utførelsen av sine plikter:

1) opprettholde konfidensialiteten til informasjonen;

2) overholde etikken i forretningskommunikasjon;

3) ta en aktiv posisjon i kampen mot profesjonell uærlighet;

4) ikke å avsløre materialer fra arbeidsforskning;

5) ikke å skape konfliktsituasjoner på arbeidsplassen;

6) å ikke begå handlinger som miskrediterer kollegers yrke og omdømme;

7) forhindre baktalelse og formidling av informasjon som miskrediterer andre organisasjoner og kolleger.

3.3. ……… (andre bestemmelser om jobbansvar)

4. Rettigheter

Innkjøpssjefen har rett til å:

4.1. Delta i diskusjonen om utkast til beslutninger fra ledelsen i organisasjonen, på møter for forberedelse og gjennomføring.

4.2. Signer og godkjenn ...…… (typer dokumenter)

4.3. Initiere og hold møter om organisering og kontroll av kjøp.

4.4. Be om og motta nødvendig informasjon og dokumenter fra strukturelle divisjoner, spesialister.

4.5. Gjennomføre kvalitetskontroller og utførelse av ordrer i tide.

4.6. Krev avslutning (suspensjon) av arbeidet (i tilfelle brudd, manglende overholdelse av etablerte krav osv.), Overholdelse av etablerte normer; gi instruksjoner for å rette opp mangler og eliminere brudd.

4.7. Delta i diskusjonen om spørsmål knyttet til de oppgavene han utfører.

4.8. Krev ledelsen i organisasjonen for å bistå i utførelsen av sine plikter og rettigheter.

4.9. ……… (andre rettigheter)

5. Ansvar

5.1. Innkjøpssjefen holdes ansvarlig for:

For feilaktig utførelse eller manglende oppfyllelse av sine oppgaver som beskrevet i denne stillingsbeskrivelsen - på den måten som er foreskrevet i den gjeldende arbeidslovgivningen i Russland, lovgivning innen anskaffelsesområdet

For lovbrudd og forbrytelser begått i løpet av ansettelsen - på den måten som er foreskrevet i den nåværende administrative og strafferettslige lovgivningen i Russland;

For å forårsake skade på organisasjonen - på den måten som er foreskrevet i den gjeldende arbeidslovgivningen i Russland.

5.2. ……… (andre ansvarsbestemmelser)

6. Sluttbestemmelser

6.1. Denne stillingsbeskrivelsen ble utviklet på grunnlag av den profesjonelle standarden "" godkjent av Ordenen fra Arbeids- og sosialdepartementet i Den Russiske Føderasjon datert 09/10/2015 N 625n, med tanke på ……… (detaljer om organisasjonens lokale forskrifter)

6.2. Gjør deg kjent med denne stillingsbeskrivelsen når du ansetter (før du signerer en ansettelseskontrakt).

Det faktum at den ansatte blir kjent med denne stillingsbeskrivelsen, blir bekreftet av ……… (signatur på fortrolighetsarket, som er en integrert del av denne håndboken (i stillingsbeskrivelsen loggføring); i en kopi av stillingsbeskrivelsen som oppbevares av arbeidsgiveren; på en annen måte)

6.3. ……… (andre sluttbestemmelser).

Når en ansatt er i en viss stilling i embetsverket eller i en organisasjon, bruker han ofte stillingsbeskrivelsen.

De vanligste, på grunn av detaljene, er instruksjoner for ansatte i bedrifter, firmaer og andre juridiske enheter.

Jobbbeskrivelseskonsept

I arbeidsloven er det verken en definisjon eller omtale av den ansattes stillingsbeskrivelse, men i praksis er en slik handling et viktig dokument. Fremgangsmåten for å lage og godkjenne en slik instruksjon er heller ikke regulert.

Jobbbeskrivelse - et dokument, hvis hovedinnhold er makter og ansvar, den strukturelle plassen i organisasjonen og prosedyren for den ansatte på jobben.

En slik instruksjon er utviklet direkte i organisasjonen og godkjent av lederen, og den kan eksistere i to former:

som et eget dokument;

som vedlegg til arbeidsavtalen.

Utarbeide en stillingsbeskrivelse for lederen for anskaffelsesavdelingen

Som allerede nevnt, er stillingsbeskrivelsen en lokal handling, derfor er hver versjon av instruksjonen innen hver organisasjon godkjent for forskjellige kategorier arbeidere. Imidlertid er noen grunnleggende punkter iboende i dem alle.

Så vanligvis inneholder instruksjonene:

1. Grunnleggende informasjon om organisasjonen: navn, juridisk form.

2. Stempelet "Jeg godkjenner" og informasjon om personen som setter det: dette er lederen for organisasjonen. Etternavn og initialer til personen, stilling, dato er angitt. Handlingen er sertifisert av en signatur og transkripsjonen.

3. Dokumentets navn: "Jobbbeskrivelse til leder for anskaffelsesavdelingen."

4. Generelle bestemmelser:

krav til en ansatt;

sin plass i strukturen til en juridisk enhet;

prosedyren for å fylle stillingen hans;

prosedyren for å erstatte den med andre ansatte i fravær;

etc.

5. Kompetanse for avdelingslederen.

6. Jobbansvar.

7. Ansvar.

8. Rekkefølgen for lovfesting av handlingen.

Instruksjonen, som en handling med gratis innhold, etter skjønn av organisasjonssjefen, kan inneholde andre bestemmelser.

Den eneste begrensningen som stilles til stillingsbeskrivelsen, er kravet for overholdelse av GOST nr. R 6.30-2003.

Den adopterte instruksjonen er ikke en handling i siste instans, det vil si at det er fullt mulig å endre den.

Dessuten, hvis instruksjonen i organisasjonen eksisterer som et vedlegg til arbeidsavtalen, vil endringene også påvirke det siste dokumentet. Dermed anbefales det å formalisere de nye bestemmelsene ved en tilleggsavtale.

Når en instruksjon for en ansatt er et uavhengig dokument, kan endringen innføres ved å utstede en ny versjon av dokumentet, som må gjøres kjent for de ansatte.

Nedenfor er et eksempelskjema og en stillingsbeskrivelse for lederen for innkjøpsavdelingen, en versjon som kan lastes ned gratis.

Etter å ha betrodd spesialistene ledelsen av handelssortimentet og varestrømmene, bestemmer ledelsen de nødvendige kreftene og områdene for deres ansvar, som skal registreres i stillingsbeskrivelsene og i systemet for å motivere kjøpere.

Arbeidet til innkjøpsavdelingen påvirker hele virksomheten i selskapet: på salg, effektiv bruk av arbeidskapital, kundetilfredshet med priser og sortiment, lager tilgjengelighet og effektiviteten i den interne forsyningskjeden. Det er knyttet til arbeidet til ansatte på nesten alle avdelinger - fra regnskap til transporttjeneste. I denne forbindelse er det nødvendig å nøye vurdere de organisatoriske aspektene ved innkjøpslogistikk.

De mest komplekse modellene for organisering av anskaffelsesaktiviteter er typiske for store butikkjeder. Analyse av innenlandsk og utenlandsk erfaring gjør det mulig å skille ut følgende modeller for innkjøpslogistikk for butikkjeder.

Modell 1. Direkte fra leverandør

Leverandører forsyner varer direkte til alle butikker i kjeden. Åpenbart er dette den mest ineffektive ordningen når det gjelder transportlogistikk, som også er preget av et høyt kostnadsnivå.

Modell 2. Gjennom distribusjonssenteret

Handelsnettverket lager sitt eget distribusjonssenter. La oss merke oss de positive sidene ved dette alternativet: en reduksjon i varelageret i butikklagrene, en økning i omsetning og håndterbarhet av varelageret, sikre tilgjengeligheten av varer ved toppsalg, sikre varekvaliteten ved å organisere en sentralisert kvalitetstjeneste og forenkle samhandling med leverandører.

Til tross for de åpenbare fordelene med den andre modellen, anbefaler eksperter først og fremst små butikkjeder å gjennomføre en grundig analyse av lønnsomheten ved å skape et distribusjonssenter.

Når du bruker et distribusjonssenter i et lite detaljhandelsnettverk, kan følgende vanskeligheter oppstå:

Selskapet må investere tungt i byggingen av et distribusjonssenter (med tanke på utviklingen av nettverket), som langt fra alltid er lønnsomt.
Lang tilbakebetalingsperiode for distribusjonssenteret.
Distribusjonssentret er kanskje ikke fulladet, og kostnadene for vedlikehold må bæres i sin helhet.
Vedlikehold og modifisering av et moderne og ganske komplisert lagerinformasjonssystem.
Når du leier et distribusjonslager, kan det hende det ikke er tilpasset profilen til handelsnettverket (for eksempel oppfyller det ikke kravene til temperatur, fuktighet, brannsikkerhet).
Behovet for å kjøpe og bruke din egen transport, noe som ikke alltid er økonomisk forsvarlig.

Hvis detaljhandelsnettverket er lite og det ikke er noen bestemmelse for en økning i antall butikker, kan spørsmålet om å jobbe med en god grossistvirksomhet (distributør) vurderes. Ved å stole på effektiv distributørlogistikk, kan nettverket redusere kostnadene ved innkjøp og vedlikehold av egne logistikkressurser betydelig.

Dermed blir beslutningen om hvilken organisasjonsmodell for innkjøpslogistikk som skal velges tatt av handelsselskapet primært basert på sin egen utviklingsstrategi og økonomiske gjennomførbarhet.

Moderne butikkjeder utvikler seg i to retninger: å øke effektiviteten i nettverksadministrasjonen og øke antall kjedebutikker (dra nytte av stordriftsfordeler).

Ledelsesmodeller for detaljhandelskjeder

Eksperter identifiserer følgende modeller for kjedeadministrasjon og anskaffelseslogistikk:

Investeringsmodell

Det forutsetter tilstedeværelsen av et investerings- og konsolideringssenter med uavhengige shoppingfasiliteter. Denne modellen brukes oftere av handelsselskaper som ikke er nettverk i ordets fulle forstand. De forenes enten av vanlige investorer eller av et felles varemerke.

Fordelene med denne modellen: ledelsesoppgaver på sentralkontoret er forenklet, og lokalt initiativ er mulig.

Ulemper: manglende evne til å bruke fordelene med nettverksstrukturen, avhengighet av butikksjefens kvalifikasjoner, manglende konsolidering av kjøp.

Holdemodell

Senteret bestemmer innkjøpspolitikken (leverandører, nomenklatur og innkjøpspriser), men butikkene er uavhengige i driftsledelsen. For senteret er ikke høy effektivitet av informasjon om tilstanden til detaljhandelanlegg for viktig. Denne modellen brukes av en betydelig del av russiske detaljhandelsselskaper, og den implementerer vellykket en av hovedoppgavene til nettverksbutikken - konsolidering av anskaffelsespolitikken. Oftest er denne styringsmodellen valgt av forhandlere som delegerer funksjonene til operativ samhandling med leverandører til butikksjefer.

Fordelene med denne modellen: fleksibilitet i administrasjonen av en bestemt butikk av lokale ledere.

Ulemper: overdreven vekst av styringsapparatet og som et resultat høye kostnader.

Sentralisert modell

Dette er den mest effektive organisasjonen til et nettverkshandelsselskap. Et enkelt kontrollsenter delegerer til lagring av funksjonene som er minimalt nødvendige for å delta i logistikkoperasjoner (bestilling av varer, varelager, omvurdering). Samtidig kan kjeden inneholde butikker i samme format eller forskjellige.

Fordelene med denne modellen: kostnadsreduksjon, effektiv bruk av styringsapparatet når det er konsentrert i et enkelt senter. Dette er faktisk en fjernkontroll av detaljhandelsanlegg, som gjør det mulig å intensivere alle forretningsprosesser i et handelsselskap, og følgelig få et betydelig konkurransefortrinn.

Ulemper: avhengighet av uavbrutt og effektiv drift av informasjons- og datasystemet.

Skuffmodell

Denne modellen forutsetter full konsentrasjon av ledelsen i sentrum og minimering av ledelsesfunksjonene i butikken (unntatt salg av varer til kunder). Sentralkontoret huser et informasjonssystem og holder styr på varebevegelsen, og hele ner også konsentrert der.

Fordelene med denne modellen: store besparelser i tekniske ressurser og arbeidsressurser.

Ulemper: direkte levering av varer til butikken er ekskludert, dårlig hensyn til lokale særegenheter ved butikkaktiviteter.

Hybrid modell

Noen av kjedens butikkanlegg administreres sentralt, mens noen butikker kan operere på en eierandel eller for eksempel et lotteriprinsipp. En lignende styringsmetode finnes i detaljhandelsselskaper som bygger store nasjonale kjeder. Samtidig kan regionale busker fungere som enheter som opererer etter en sentralisert styringsmodell. Innenfor disse strukturene brukes enten en sentralisert eller en hybrid styringsmodell.

Fordelene med denne modellen: praktisk talt den eneste mulige administrasjonsmetoden for nasjonale og internasjonale kjedeforhandlere, som gir en enhetlig produktpolicy.

Ulempene ligner ulempene med holdeadministrasjonsmodellen, men de kan reduseres betydelig hvis territoriale busker administreres i en sentralisert eller lotterimetode.

Innkjøpsavdelingens funksjoner

Innkjøpsavdelingen er en divisjon der beslutninger om kjøp av varer tas, kontrakter om levering av produkter avsluttes, spørsmålene om valg av leverandør løses, krav til produktkvalitet etableres osv. Interne forbrukere av resultatene av anskaffelsen tjenesten er andre funksjonelle divisjoner i bedriften som krever de kjøpte produktene.

Betydningen av denne inndelingen i strukturen til et handelsselskap kan knapt overvurderes, akkurat som det er vanskelig å overvurdere betydningen av riktig organisert anskaffelseslogistikk for driften av hele virksomheten.

I prinsippet kan anskaffelse av ressurser i et selskap bygges sentralt eller desentralisert. Hvis selskapet nærmer seg prosessen fra et desentraliseringsperspektiv, vil ansatte i forskjellige strukturelle divisjoner uavhengig foreta innkjøp, hver for sin egen avdeling. Fordelen med denne tilnærmingen er at brukeren kjenner deres behov bedre enn noen andre. Innkjøpsprosessen kan gå raskere med denne tilnærmingen.

Imidlertid er det mange flere fordeler med sentraliserte innkjøp, og det er grunnen til at nesten alle de minste selskapene bruker denne tilnærmingen til innkjøp. Når du kjøper på en sentralisert måte, oppnevnes en bestemt person, eller det opprettes en innkjøpsavdeling med myndighet til å skaffe ressurser i interesse for alle divisjoner i handelsforetaket.

Bedriftens spesialister på innkjøpsavdelingen er ansvarlige for å kjøpe produkter i samsvar med forespørsler mottatt fra interne forbrukere, eller de overvåker uavhengig fremveksten av behov for ressurser. Innen selve innkjøpsavdelingen gjennomgår operasjonene som utgjør kjøpsprosessen ofte ytterligere spesialisering for å utvikle profesjonaliteten til innkjøpssjefene.

Kjøpesentre i store butikkjeder består vanligvis av avdelinger som er ansvarlige for anskaffelsen av en del av produktutvalget. Sortimentfordeling mellom avdelinger er ofte basert på likheten mellom produktegenskaper. Denne arbeidsfordelingen gjør det mulig for kjøpere å samle maksimal kunnskap om deres produkt. Jo større forhandleren er, jo smalere blir spesialiseringen av ansatte i kjøpesenteret.

I et lite selskap, hvor innkjøpsavdelingen er representert av en person, vil det selvfølgelig ikke være funksjonsseparasjon.

Mål for anskaffelsesavdelingen

Mål for innkjøpsavdelingen (tjenesten) til ethvert produksjons- eller handelsselskap:

Kjøp varer og tjenester til den gunstigste prisen.
Oppretthold høy lageromsetning.
Sørg for levering av varer i tide.
Kjøp varer med garantert høy kvalitet.
Opprettholde vennlige partnerskap med pålitelige leverandører.
Maksimer forretningsverdien.
Samarbeide og effektivt samhandle med andre divisjoner i selskapet.
Bidra til oppnåelse av selskapets strategiske mål, inkludert implementering av logistikkstrategien.
Reduser andelen anskaffelseskostnader i totale logistikkostnader.
Opprettholde effektiv automatisert regnskap for kjøpte varer og støtte annen informasjonsflyt som oppstår i løpet av anskaffelsesaktiviteter.
Utvikle og stimulere aktiviteter, forbedre kvalifikasjonene til innkjøpssjefene.

Prioritetene for å oppnå hvert mål bestemmes av et bestemt selskap, avhengig av vedtatt forretningsstrategi. For eksempel, for et selskap som følger en kostnadsbesparende strategi, vil prioriteten være å oppnå det første målet fra listen ovenfor. Under forhold med mangel på noen form for ressurser, vil prioriteten være å sikre uavbrutt forsyning, slik at det normale løpet av produksjons- eller handelsprosessen ikke blir forstyrret, og i perioder med metning av råvaremarkedet er det spesielt viktig
det blir vedlikehold av handelsselskapets omsetning på det nødvendige nivået mens investeringene i varelager minimeres.

La oss se nærmere på hovedmålene for aktiviteter innen organisering og styring av innkjøp.

Beregnet leveringstid

Forsinkelser i kjøp kan forstyrre produksjonsplanen, som vil medføre store overheadkostnader, og varene som er kjøpt tidligere enn planlagt dato, legger en ekstra belastning på virksomhetens arbeidskapital og lagerlokaler.

Partistørrelse, Gruppestørrelse

Leveringspartiets optimale størrelse, det vil si samsvar med en nøyaktig samsvar mellom volumet av forsyninger og behovene for dem. Et for stort eller utilstrekkelig volum tilførte ressurser påvirker balansen mellom arbeidskapital, produksjonsstabilitet eller salget til en handelsvirksomhet negativt.

Produktkvalitet

Opprettholde og forbedre kvaliteten på kjøpte produkter. De innkjøpte ressursene må leveres av den nødvendige kvaliteten, ellers vil ikke det endelige produktet produsert av bedriften oppfylle de aksepterte standardene. Det er nødvendig å kontinuerlig forbedre kvaliteten på anskaffelsene for å sikre konkurranseevnen til de kjøpte varene og tjenestene.

Finne laveste priser

Søk og kjøp av varer og tjenester til de laveste prisene. Denne oppgaven er spesielt relevant for handelsbedrifter, siden innkjøpsaktivitet krever en stor mengde arbeidskapital, og mangelen på arbeidskapital, som erfaring viser, er et av hovedproblemene i russisk næringsliv. Fortjenesten som genereres ved å kjøpe til lavere priser, og spesielt ved å senke de totale logistikkostnadene, kan være veldig betydelig.

Markedsundersøkelser

Forskning på anskaffelsesmarkedet. Innkjøpsavdelingen bør regelmessig samle inn og evaluere informasjon for å finne de beste anskaffelseskildene og optimalisere utvalget av kjøpte varer.

Når man organiserer arbeidet til innkjøpsavdelingen, bør man ta hensyn til utviklingsnivået for anskaffelseslogistikken i selskapet. Eksperter identifiserer fire hovedfaser i utviklingen av anskaffelseslogistikk, hvis egenskaper er vist i tabellen nedenfor:

Innkjøpsavdelingen (service) er en funksjonelt egen divisjon av selskapet, som har nær kontakt med andre strukturer. Dermed utfører ansatte ved innkjøpsavdelingen kjøp, bestiller varer fra leverandører og overfører informasjon om bestillinger til transportavdelingen. Transportavdelingen overtar funksjonen med å fysisk flytte varene fra leverandøren til selskapets lagre, hvor de ved ankomst overfører varene til lagerarbeiderne. Lageret utfører lagring av varer. Operasjonsdivisjon
regnskap driver med informasjonslogistikk. I forbindelse med slike tette bånd for den rasjonelle organisasjonen av anskaffelseslogistikk, er det nødvendig å være konstant oppmerksom på å opprettholde effektive arbeidsforhold for innkjøpsavdelingen med andre strukturelle divisjoner i virksomheten.

Basert på viktigheten av effektiv innkjøpsorganisasjon for enhver bedrift, er det nødvendig å systematisk overvåke og analysere anskaffelseslogistikk.

Indikatorer for anskaffelsesytelse

Veiledet av funksjonene til anskaffelsesavdelingen, vurderes effektiviteten av arbeidet vanligvis av følgende indikatorer:

reduksjon av anskaffelseskostnader i strukturen til generelle logistikkostnader;
mangelfrekvensen av kjøpte produkter;
andel av kjøpene gjort i tide;
antall situasjoner der de nødvendige ressursene ikke var på lager, noe som førte til forstyrrelser i produksjonsplanen eller oppfyllelsen av en kundeordre;
antall og årsaker til endringer i bestillinger på grunn av feil i anskaffelsestjenesten;
antall mottatte og fullførte søknader;
andelen transportkostnader i strukturen av totale anskaffelseskostnader osv.

Innkjøpssjeffunksjoner

Hvert trinn i anskaffelsesprosessen er en mulighet til å generere mer fortjeneste for selskapet. Dette er valget av den beste leverandøren, å oppnå de beste prisene, bestille riktig mengde varer, en effektiv transportmetode, minimere tap fra defekte varer - kort sagt alt der selskapet kan redusere kostnadene ved anskaffelseslogistikk og derved oppnå større fortjeneste. Og alle verktøyene som en innkjøpssjef bruker i sitt arbeid, eksisterer nettopp for å hjelpe ham med å ta de riktige beslutningene og kontrollere prosessen med varebevegelse.

Innkjøpssjefens roller og ansvar kan variere fra selskap til selskap. Forskere identifiserer følgende modeller av kjøpere (A. Klimenko, Motivation or imitation? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Utøvermodellen

Når produksjonsvolumet eller volumet av fremtidig salg for hver vare er kjent med høy grad av sikkerhet, reduseres innkjøpssjefens nøkkeloppgave utelukkende til streng gjennomføring av innkjøpsplanen.

Ekspertmodell

Ekspertens oppgave er å finne produkter som vil bli solgt innen kort tid.

Geni-modell

Oppgaven til "geni" er å finne en selger som er klar til å levere varer av høyeste kvalitet til de laveste prisene og å tilby enorme betalingsforsinkelser, og best av alt - betaling med
faktum om salg og med rett til å returnere usolgte eksemplarer.

Logistisk modell

Noen ganger, på grunn av særegenheter i noen markeder, så vel som selskapets størrelse og alder, er ikke oppgavene med å finne leverandører, å finne de laveste prisene, de viktigste for avdelingen.
kjøp. Alle leverandører er kjent, vilkår er avtalt og ikke gjenstand for store endringer. I en slik situasjon blir innkjøpssjefens hovedoppgave optimalisering, det vil si å sikre strømmen av ressurser i samsvar med logistikkregelen "Seven H".

Før selskapet innfører et motivasjonssystem for innkjøpssjefer, må selskapet utvikle en tydelig innkjøpspolicy. Avhengig av den foretrukne modellen av kjøpere for implementering av denne policyen ("ekspert", "eksekutor" osv.), Er det nødvendig å velge personell, lage et system for deres kontroll og bruke indikatorene til motivasjonssystemet.

Hovedmålet til en innkjøpssjef er å gi produksjons- eller handelsprosessen til selskapet ressurser (varer og tjenester).

For å nå dette målet utfører innkjøpssjefen følgende funksjoner:

Sikrer tilgjengeligheten av varer i optimal mengde og rekkevidde.
Gir mål for omsetning av produktgrupper.
Utarbeider bestillinger til leverandører.
Sporer fremdriften i bestillingen.
Overvåker regelmessig tilgjengeligheten og salget av varer i høy etterspørsel for å forhindre mangel på dem.
Studerer nye tilbud fra leverandører, markedsforhold.
Oppsummerer og kommuniserer informasjonen som mottas til ledelsen.

Informerer rettidig divisjonene i selskapet om nye tilbud og ankomster av varer, sikrer tilgjengeligheten av nødvendig informasjon om varene i selskapets informasjons- og regnskapssystem.

Avhengig av oppgavene som blir utført, bestemmes områdene med faglig kunnskap og ferdigheter.

Innkjøpssjefen trenger å vite:

metoder for å håndtere økonomiske flyter i logistikk;
alle komponenter i leveringsavtalen;
faktorer tatt i betraktning når du velger leverandør og operatør;
måter å forbedre effektiviteten i innkjøpsstyring ved hjelp av informasjonsteknologi;
bruk av elektronisk datautveksling når de kommuniserer med leverandører;
anskaffelsesmetoder;
operasjoner som utgjør kjøpsprosessen;
funksjoner utført av forskjellige mellommenn i prosessen med å oppfylle ordrer;
prosedyren for å utarbeide en kontrakt;
sanksjoner som brukes i tilfelle manglende oppfyllelse av vilkårene i kontrakten;
etikk i forretningskommunikasjon.

En innkjøpssjef skal kunne:

rimelig velge de beste leveringsbetingelsene;
riktig utarbeide de nødvendige dokumentene;
å etablere samhandling mellom innkjøpsavdelingen og andre avdelinger;
evaluere og velge leverandør;
motta og analysere informasjon om varesortimentet som tilbys av leverandører;
gjennomgå leverandørmarkedet;
analysere påliteligheten til leverandøren;
analysere leveringsbetingelsene som tilbys av leverandører;
forhandle med leverandører (når det gjelder å bestemme priser, leveringsbetingelser osv.);
sammenligne tilbud mottatt fra forskjellige leverandører;
analysere og lage kontrakter;
bygge sterke forretningsforbindelser med leverandører som forbedrer image og omdømme til deres selskap;
oppfylle alle avtaler med leverandører i tide, ikke la noen problemer være løst;
treffe tiltak for å betale gjeld i oppgjør med leverandører.

For en vellykket oppfyllelse av profesjonelle plikter er det viktig for en kjøper å ha en analytisk tankegang, systemisk tenkning, være oppmerksom, kunne handle effektivt i stressende situasjoner, kontrollere aktivitetene sine, kunne planlegge og prioritere, ha et stort aktivt ordforråd og være i stand til å formidle tankene tydelig til mennesker med ulik utdanning.

Et spesielt sted er okkupert av kommunikasjonsevner, som overtalelse, forhandling, mestring av grunnleggende kommunikasjonsteknikker, evne til å inngå kompromisser (med leverandører og andre avdelinger i selskapet), aktivitet, utholdenhet, evne til å oppnå sitt mål, ansvar og anstendighet, motstand mot stress, utholdenhet og tålmodighet i konfliktsituasjoner.

Innkjøpssjefen jobber med store mengder informasjon. Dette er informasjon om leverandører, om ordre på levering, transport og betaling. Den analytiske aktiviteten til en innkjøpssjef er å sammenligne priser, kvalitet, leveringstider og velge det beste alternativet; i analysen av produktmarkedet. I dette tilfellet okkuperes et spesielt sted av beslutningsprosessen på kort tid.

Innkjøpssjefen jobber på kontoret. I utgangspunktet utføres hans aktiviteter ved hjelp av midler som telefon, faks, Internett, datamaskin (arbeid med profesjonelle programmer, med databaser, med Internett; skriving av rapporter osv.).

Vanskelig for de fleste fagpersoner innen innkjøpslogistikk er konflikter med salgsavdelingen (produksjonsavdelingen), problemer med samspill med vanskelige leverandører (for eksempel med monopolister i markedet).

Retningslinjene for faglig utvikling av innkjøpssjefen er: å forbedre metodene for profesjonell kommunikasjon; trening i forhandlingsferdigheter; mestre ferdighetene i å planlegge en arbeidsdag og organisere anskaffelsesprosessen; utvikling av teamarbeid; forbedre kunnskap innen produksjonsfeltet, studere typer og typer produkter, kundebehov og salgsteknologi, juridiske aspekter ved anskaffelser.

Evaluering og motivasjon av innkjøpssjefen

Et viktig aspekt ved å organisere arbeidet til en anskaffelsesleder er utvikling og implementering av et system for motivasjon for sitt arbeid. Under utviklingen bestemmer selskapet hvilke indikatorer som vil påvirke lønningene til innkjøpssjefene, setter kvantitative indikatorer og lønnsmekanismer basert på de vedtatte indikatorene. Etter det må selskapet kommunisere lønnspolitikken til kjøpere og få på plass et insentivsystem.

Kjøpers motivasjon skal strømme fra hans funksjonelle plikter og krefter. Innkjøpssjefens motivasjonssystem er som regel basert på følgende indikatorer:

oppfyllelse av anskaffelsesplanen;
dynamikken i prisnivået for kjøpte varer;
omsetning av kjøpte varer;
prosentandel av ferdigstillelse av forespørsler om kjøp av varer.

Avhengig av detaljene i virksomheten, kan følgende indikatorer legges til de som er oppført ovenfor: prosentandelen av defekte produkter i de leverte produktene, prosentandelen av mangelfullt oppfylte forespørsler om ressurser, andelen klager osv.

Alle indikatorer på kjøpers motivasjonssystem bør være assosiert med resultatene av anskaffelsesaktiviteter som han virkelig kan påvirke (dvs. som er avhengig av hans arbeid).

I tillegg bør disse indikatorene være viktige for en bestemt bedrift (for eksempel en reduksjon i mottaket av skrap, en økning i lageromsetningen). Som praksis viser, er lønnen til en innkjøpssjef minst 50% av den totale godtgjørelsen. Bonusdelen beregnes i henhold til forhåndsdefinerte indikatorer for ytelsesevaluering.
Tabellen nedenfor viser evalueringsindikatorene til innkjøpssjef i et detaljhandelsselskap (44 - Buzukova E. Innkjøp og leverandører. Kurs i sortimenthåndtering i detaljhandel. Pp. 218–219).

En viktig indikator på innkjøpssjefens vurdering er hans overholdelse av profesjonelle etiske standarder.

Profesjonell etikk hos kjøpere inkluderer slike aspekter ved forhold til leverandører som:

overholdelse av selskapets interesser;
konfidensialitet av informasjon;
rettferdig konkurranse;
holdning til virksomhetsgaver fra leverandører.

Det er følgende meninger om aksept av gaver fra leverandører:

Kjøpere har ikke lov til å ta imot gaver, mottatte gaver må returneres.
Kjøpere kan beholde salgsfremmende gaver, for eksempel penner, kalendere, notatbøker, etc.
Kjøpere må selv bestemme om gaven er et tegn på oppmerksomhet, goodwill eller et forsøk på kommersiell bestikkelse.

Med noen av alternativene som er valgt i selskapet, anbefales det å holde samtaler med kjøpere, for å minne dem om eksistensen av etiske standarder i selskapet, for å forklare behovet for å overholde dem.

Som en illustrasjon på viktigheten av den etiske siden av innkjøpslogistikk, siterer vi innkjøpsstandardene formulert av Institute for Supply Management (USA) (Lysons K., Gillingham M. Procurement and Supply Chain Management. S. 797.):

Først og fremst for å overholde interessene til din bedrift.
Vær åpen for råd og råd fra kolleger.
Gjør kjøp med tanke på bare interessene til selskapet ditt og bruk hver dollar klokt.
Tilegne deg aktivt kunnskap om innkjøpte materialer og produksjonsprosesser.
Arbeid ærlig og åpent og avvis enhver form for bestikkelse.
Demonstrer en velvillig holdning til alle som fortjener det.
Respekter og krev respekt fra andre for deres plikter.
Unngå konflikter.
Hjelp og gi råd til kolleger etter hvert som behovet oppstår.
Samarbeid med alle organisasjoner og spesifikke personer som blir bedt om å heve statusen til dette yrket.

Informasjonsstøtte fra anskaffelsesavdelingen

For å administrere anskaffelseslogistikk, må en bedrift ha informasjonssystemer for å håndtere resultatindikatorene. De bør gi muligheten til å grundig analysere og kontrollere gjennomføringen av kjøpsprosessen.

Betydelig hjelp til å analysere prosessen med å forsyne selskapet med ressurser, danne bestillinger til leverandører kan fås ved hjelp av riktig valgt programvare. Samtidig er det nødvendig å ta hensyn til programmets evne til å generere analytiske rapporter. Hver bedrift, ved hjelp av et datainformasjonssystem, danner sitt eget kompleks av innkjøpsrapportering basert på målene og målene formulert av toppledelsen.

Som praksis viser, er rapporter og indikatorer utbredt som gjenspeiler følgende aspekter ved anskaffelser:

Markedsbetingelser for kjøp:
- prisendringer for kjøpte varer;
- endringer i forholdet mellom tilbud og etterspørsel i markedet;
- prognoser for dynamikken i det kjøpte varemarkedet.
Lagerkostnadsanalyse:
- investering i varelager;
- daglige (ti dager, månedlige) leveranser og bestilt volum av leveranser av hovedvaregrupper;
- omsetning etter grupper av kjøpte varer;
- analyse av mottatte rabatter;
- analyse av overflødige aksjer.
Effektivitet ved anskaffelsesoperasjoner:
- analyse av kvaliteten på kjøpte varer;
- andel av leveransene fullført i tide;
- analyse av tilfeller av mangel på nødvendige varer på lageret;
- antall endringer som er gjort i bestillinger;
- leveringstid for kjøpte varer;
- arbeidsproduktivitet for ansatte ved innkjøpsavdelingen;
- prisendringer som følge av forhandlinger, analysearbeid, forbedring av emballasje, rasjonalisering av transport osv .;
- transportkostnader.
Leverandørens pålitelighet:
- andelen forsinkede leveranser og leveringsnekt;
- tap fra tapt salg;
- andel av fullført leveranser;
- kvaliteten på transporttjenester som tilbys av leverandører og transportører.

Ovennevnte indikatorer for kontroll og evaluering av innkjøpslogistikk er en nødvendig del av informasjonsstøtte for styring av forsyningskjeden.

De analytiske evnene til informasjons- og datasystemer skal gi innkjøpssjefene et komplett og klart bilde av alle indikatorer relatert til anskaffelser. Dermed brukes minimum lagerstandarder for å kontrollere lagernivået og er grunnlaget for å generere automatiske ordrer til leverandører. Når du bruker automatiske ordrer, bruker innkjøpssjefen bare tid på å justere de genererte ordrene, noe som reduserer tidsbruken betydelig, siden han ikke trenger å se varebalansen.

Ved hjelp av innkjøpslogistikkprogramvare gjennomføres en systematisk analyse av markedsforholdene og arbeidet til leverandører av varer. Dette gir kjøpsselskapet fullstendig informasjon om vilkårene for å kjøpe de nødvendige varene og gjør det mulig å ta optimale kjøpsbeslutninger.

Datasystemer må gi muligheten til å forutsi sannsynlig mangel på varer, noe som kan føre til forstyrrelser i handelsprosessen, til tapt salg, og følgelig til høyere kostnader og lavere fortjeneste. Informasjon om mulige forstyrrelser i leveransen mottatt på forhånd fra leverandører gjør at vi kan forberede oss på dem på forhånd og minimere mulige tap.

Moderne datasystemer bør forbedre informasjonsintegrasjonen av selskapet med sine leverandører, øke samarbeidsnivået mellom partene som kommer inn i produktforsyningskjeden og redusere transaksjonskostnadene.

De fleste av programvareproduktene som automatiserer innkjøpsadministrasjon og som vanligvis er inkludert i et datamaskinsinformasjonssystem, inneholder en innkjøpsmodul som utfører følgende hovedfunksjoner:

Overvåking av kontraktsforhold med leverandører og transportører. Overvåke oppfyllelse av forpliktelser til å betale for leveranser.
Spore implementeringen av leveringsplanen med å forutsi tidspunktet for varens ankomst til lageret.
Generering av dokumenter som kreves for aksept av varer på lageret, med automatisk distribusjon til økonomisk ansvarlige personer.
Krav til leverandøren (transportør, speditør) om rekkevidden, mengden og kvaliteten på de leverte produktene.
Automatisering av all drift for mottak, forbruk og intern bevegelse av materielle eiendeler i lager.
Regnskap for alle transaksjoner ved hjelp av lagerstyringskort fylt ut automatisk basert på primære dokumenter.
Regnskap for materialverdier i ulike måleenheter.
Utføre lagerdrift i samsvar med gjeldende regnskapsregler.
Opprettholde en liste over økonomisk ansvarlige personer med oppdrag til lager og grupper av materielle verdier.
Regnskap for lagerhandlinger og generering av en inventarliste.
Full driftsinformasjon om kvantitet, kvalitet, holdbarhet, lagringsadresse, leverandør og transportør (speditør) for hvert element av de kjøpte varene når som helst.
Gi informasjon om over- og underskuddsaksjer.

Datamaskininformasjonssystemer gir lagring og bruk av informasjon om eksisterende kontrakter med leverandører, i samsvar med hvilke bestillinger er lagt, produktklassifisering av kjøpte merker, leverandørregister.

For dannelsen av en base av leverandører av varer er en nødvendig forutsetning konstant overvåking av ytelsesindikatorene. Bedriftens informasjonssystem bør tillate historien til hver leverandør og data som gjenspeiler dynamikken i ytelsesindikatorene. Denne databasen samler informasjon om potensielle leverandører for å implementere utvelgelsesprosedyren og bytte til å jobbe med en annen leverandør.

I leverandørdatabasen, i tillegg til navnet på hver leverandør, bør følgende lagres:

kontaktdetaljer for spesifikke ansatte i leverandørens selskap;
Bankinformasjon;
arbeidsforhold, rabatter, bonuser og andre avtaler, med historien om deres utvikling;
prislister i henhold til hvilke kjøp som ble gjort;
historikk over alle bestillinger fra leverandøren med tilgjengelig retur, mangler, forsinkelser og underlevering;
nåværende og maksimale varekreditter, betalingsbetingelser;
navnene på de leverte varene;
pris eller prisklasse avhengig av rabattene som gis for kjøpsvolum, betalingsbetingelser osv.
emballasje eller andre data som er viktige for transport av varer.

Etter at innkjøpsordren er sendt til leverandøren, må innkjøpssjefen kunne overvåke fremdriften av bestillingen gjennom informasjonssystemet. Samtidig registreres alle avvik i leverandørens forpliktelser slik at lederen kan vurdere kvaliteten på arbeidet sitt. Etter at selskapet har mottatt de bestilte varene, blir ny informasjon lagt inn i informasjonssystemet til innkjøpsavdelingen. Denne operasjonen inkluderer vedlikehold av en dokumentbase:

en ordrejournal som registrerer alle ordrer etter nummer og viser status for hver bestilling (fullført, ikke fullført, ikke fullført);
et innkjøpsordreregister som inneholder kopier av alle innkjøpsordrer;
et vareregister som viser alle kjøp av hvert produkt (dato, leverandør, antall, pris, bestillingsnummer);
et leverandørregister som viser alle kjøp gjort fra ham.

Et like viktig aspekt av informasjonsstøtte for innkjøpslogistikk er styring av interne informasjonsflyter som sirkulerer mellom divisjonene i bedriften.

Som et eksempel viser tabellen nedenfor informasjonsflytene som eksisterer mellom innkjøpsavdelingen og lageret (mottaksavdelingen) (Buzukova E. Innkjøp og leverandører. Forløpet for sortimenthåndtering i detaljhandel. S. 386.)

Merk at i handelsbedrifter blir informasjonsutveksling mer komplisert på grunn av det store varespekteret, den raske oppdateringen og den komplekse strukturen i beskrivelsen av hvert produktnavn. I denne forbindelse er hovedtrekkene ved aksept av varer i handelsselskaper:

tilstedeværelsen av et stort antall leverandører;
forskjellige emballasjevilkår;
lasting av biler i bulk (i esker, uten bruk av mekanisert losseutstyr) og på paller;
aksept av produkter med omberegning ikke bare av antall steder, men også av enheter av produkter i pakker;
en rekke biler som leverer varer;
manglende overholdelse av leveringstider;
ulike krav fra leverandører til prosedyren for å godta produkter, identifisere defekte produkter og prosedyren for innlevering av klager;
forskjellig sammensetning av pakken med dokumenter som følger med varene.

Disse funksjonene tillater fremdeles ikke å lage en eneste teknologi for å jobbe med alle leverandører, opprette et enkelt informasjonsrom og oppnå en enkelt arbeidsflyt, noe som reduserer kvaliteten på innkjøpslogistikken.

Dermed er et viktig område å forbedre informasjonsstøtten til innkjøpslogistikk, som vil gjøre det mulig for selskaper å lage integrerte forsyningskjeder som minimerer kostnadene, danner et enkelt informasjonsrom og en enkelt dokumentflytprosedyre.

Eksempel på stillingsbeskrivelse for nestleder for anskaffelser

Det ble utarbeidet et eksempel på en stillingsbeskrivelse som tok hensyn til den profesjonelle standarden

1. Generelle bestemmelser

1.1. Nestleder for anskaffelser refererer til kategorien ledere.

1.2. En person som har:

1) høyere utdanning (spesialitet, mastergrad), ytterligere yrkesfaglig utdanning under kvaeller profesjonelle omskolingsprogrammer innen anskaffelsesområdet;

2) arbeidserfaring innen anskaffelse i minst 5 år, inkludert i lederstillinger minst 2 år.

1.3. Nestleder for anskaffelse bør vite:

1) kravene i lovgivningen i Den russiske føderasjon og lovgivningsmessige rettsakter som regulerer aktiviteter innen anskaffelser;

2) grunnleggende sivil-, budsjett-, land-, arbeids- og administrativ lovgivning når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

3) det grunnleggende i antimonopol-lovgivningen;

4) normative rettsakter som regulerer organisasjonens produksjon og økonomiske og finansielle og økonomiske aktiviteter;

5) lovgivningsmessige og lovgivningsmessige rettsakter om beskatning;

6) de økonomiske grunnlagene og egenskapene til priser i markedet etter områder;

7) analyse og metoder for å vurdere graden av oppnåelse av anskaffelsesmål og deres gyldighet;

8) prosedyren og metodene for å vurdere effektiviteten av å møte statlige, kommunale og bedriftsbehov;

9) det grunnleggende om ledelse og personalledelse;

10) grunnleggende regnskap når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

11) grunnleggende statistikk når det gjelder anvendelse på anskaffelser;

12) trekk ved utarbeidelse av anskaffelsesdokumentasjon;

13) prosedyren for å fastsette prisfaktorer og identifisere kvalitetskarakteristikker som påvirker kostnadene for varer, arbeider, tjenester (i områder);

14) prosedyren for utarbeidelse og gjennomføring av rapporter, forskrifter, endringer;

15) rettshåndhevelsespraksis innen anskaffelser;

16) regler for administrativ dokumentflyt;

17) kvalifikasjonskrav for spesialister, nivåer (undernivåer) av kvalifikasjoner;

18) forskrifter og prosedyren for attestering (sertifisering) eller vurdering av ansattes kvalifikasjoner;

19) metoden for undersøkelse av anskaffelsesprosedyren og dokumentasjonen;

20) prosedyren for å utarbeide et dokument i form av en uttalelse basert på resultatene av en undersøkelse av anskaffelsesprosedyren og dokumentasjonen;

21) metodikken for å undersøke om resultatene i kontrakten er i samsvar med vilkårene i kontrakten;

22) etikk i forretningskommunikasjon og forhandlingsregler;

23) arbeidsdisiplin;

24) Interne arbeidsregler;

25) arbeidskrav og brannsikkerhetsregler;

26) ……… (andre dokumenter, materialer osv.)

1.4. Nestleder for anskaffelser skal kunne:

1) bruke databehandling og annet ekstrautstyr, kommunikasjonsmidler og kommunikasjon;

2) formulere forslag for å forbedre lovgivningen i Den russiske føderasjon og andre lovgivningsmessige rettsakter på kontraktssystemet innen anskaffelser;

3) analysere og evaluere resultatene av anskaffelser, oppnå mål for anskaffelser;

5) oppsummere resultatene av implementeringen av ekspert-analytiske og informasjonsaktiviteter;

6) gjennomføre planlagte og ikke-planlagte inspeksjoner i forhold til kontrollpersonene under anskaffelsen;

7) bruke et enhetlig informasjonssystem og informasjonen i det;

8) ……… (andre ferdigheter og evner)

1.5. Nestleder for anskaffelser i sine aktiviteter blir ledet av:

2) ……… (navnet på det inngående dokumentet)

3) Forskrift om ……… (navnet på bygningsenheten)

4) denne stillingsbeskrivelsen;

5) ……… (navn på lokale forskrifter som regulerer arbeidsfunksjoner etter stilling)

1.6. Under fraværet av nestleder for anskaffelser (ferie, midlertidig

funksjonshemming osv.), utføres hans oppgaver av en stedfortreder eller en annen

lovpålagt ansatt som anskaffer

relevante rettigheter og er ansvarlig for mislighold eller

feilaktig utførelse av de oppgaver han har fått i forbindelse med

bytte.

1.7. Nestleder for anskaffelse rapporterer direkte til ……… (navn på lederens stilling)

1.8. Nestleder for anskaffelser har ansvaret for ……… (navnet på den strukturelle enheten)

1.9. ……… (andre generelle bestemmelser)

2. Arbeidsfunksjoner

2.1. Innkjøpskontroll:

1) overvåking innen anskaffelser;

2) revisjon og kontroll innen anskaffelser.

2.2. Overvåke underordnede arbeidere.

2.3. ……… (andre funksjoner)

3. Jobbansvar

3.1. Nestleder for anskaffelser utfører følgende oppgaver: