For å dokumentere alle personelltransaksjoner i en organisasjon kreves det visse kunnskaper og ferdigheter.

Kontorarbeid ved virksomheten er regulert av instrukser som er uavhengig utviklet og godkjent av direktøren. Det er en intern forskriftslov og er obligatorisk for overholdelse av alle ansatte i forretningsenheten. HR-avdelingen utvikler og overvåker implementeringen.

Kjære lesere! Artikkelen snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er individuell. Hvis du vil vite hvordan løse akkurat problemet ditt- ta kontakt med en konsulent:

SØKNADER OG SAMTALER GODTES 24/7 og 7 dager i uken.

Det er raskt og GRATIS!

Loven krever utarbeidelse av mange dokumenter som dokumenterer alle sider av arbeidstakerens arbeidsforhold til arbeidsgiveren.

Erfarne og nybegynnere personelloffiserer må forbedre sine ferdigheter. For å hjelpe dem er det laget internettsider hvor teoretiske kurs i personaladministrasjon presenteres.

Personalregistreringer gjenspeiler personalets aktiviteter og bekrefter tjenestetiden til ansatte, som spiller en primær rolle i beregningen av pensjoner. Ledelsen er ansvarlig for dokumentarfondet til foretaket.

De viktigste detaljene i kontroll på papir

Kompetent organisering av personelljournaler krever kunnskap om regelverket, sporing av endringer og orientering i dokumentformene som brukes.

Til hvilket formål utføres det?

Prosedyren for å føre personelljournal er regulert ved lov. I store virksomheter med en stor stab av ansatte, dannes som regel en personaltjeneste. Dets ansatte utarbeider relevante dokumenter i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens regelverk.

Papirer kan ha en enhetlig form eller utvikles i virksomheten og godkjennes i lokale lover.

Personaljournalføring er en aktivitet rettet mot å utvikle og vedlikeholde dokumenter knyttet til personalregnskap, arbeidstid og lønnsberegninger.

Personalspørsmål inkluderer følgende stillinger:

• registrering av arbeid;
• intern bevegelse av arbeidere;
• avskjedigelse;
• regulering av forholdet mellom leder og ansatte;
• organisering av arbeidsprosessen;
• andre.

Riktig organisering av personaljournaler bidrar til å løse en rekke problemer.

Hovedmålene er presentert i tabellen:

I Moskva og andre store regioner i den russiske føderasjonen kan organisasjoner med separate divisjoner opprettholde personelljournaler online. For dette formålet er det utviklet passende programmer som tillater utveksling av dokumenter i elektronisk form.

Lovverket

Det lovgivende grunnlaget for håndtering av personelljournaler er inneholdt i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Denne aktiviteten er regulert av en rekke forskrifter:

• Instruksjoner for utfylling og bruk av primærdokumenter for regnskap og godtgjørelse (Dekret fra Statens statistikkkomité nr. 1 av 01/05/04);
• enhetlige dokumenter og krav for deres utarbeidelse (Gosstandart-dekret nr. 65-st datert 03.03.03);
• Standardinstruksjoner for kontorarbeid for føderale utøvende myndigheter (ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartementet nr. 536 av 08.11.05);
• Regler for drift av arkiver (vedtak fra styret i Rosarkhiv datert 02/06/02);
• Regler for kontorarbeid for føderale utøvende myndigheter (Resolusjon fra den russiske føderasjonens regjering nr. 477 av 15. juni 2009);
• Lov om informasjon, dens beskyttelse og informasjonsteknologi nr. 149-FZ av 27. juli 2006;
• Lov om behandling av klager fra russiske statsborgere nr. 59-FZ datert 02.05.06;
• Lov om statsspråket i den russiske føderasjonen nr. 53-FZ datert 01.06.05;
• Lov om arkivsaker nr. 125-FZ av 22. oktober 2004;
• Lov om forretningshemmeligheter nr. 98-FZ datert 29. juli 2004;
• Bestilling om arbeidsbøker nr. 117n datert 22. desember 2003;
• Vedtak om vedtakelse av instruks for utfylling av arbeidsdokumenter nr. 69 datert 10.10.03;
• Vedtak om arbeidsbøker nr. 225 datert 16. april 2003;
• instruksjoner fra generalstaben til de væpnede styrker i Den russiske føderasjonen.

Obligatoriske dokumenter

Den russiske føderasjonens arbeidskode forplikter organisasjoner til å ha sitt eget lovrammeverk, som inkluderer en rekke obligatoriske lokale reguleringsdokumenter.

Disse inkluderer:

Regulerende handlinger

Etter å ha ansatt en leder, fastsettes antall stillinger som kreves for normal drift av organisasjonen. Tatt i betraktning de oppnådde tallene, produksjonssyklusen og andre funksjoner ved virksomhetens aktiviteter, forberedes den.

For å utarbeide et dokument brukes vanligvis et enhetlig skjema. Du kan laste ned prøven gratis fra Internett. Arbeidsgiver har rett til å justere timeplanen etter eget skjønn.

Dokumentet viser posisjoner i hierarkisk rekkefølge, starter med direktøren og slutter med støttepersonell. For hver av dem er antall enheter per stat, lønn og godtgjørelser angitt.

På neste trinn dannes en arbeidsplan. Den representerer arbeidsplaner for alle ansatte. Hvis det er skift, opprettes detaljerte vaktplaner. Dokumentet beskriver kort kravene til ansattes utseende, oppførsel, daglige rutiner mv.

Deretter utvikles formen for arbeidskontrakten. I dette tilfellet må de grunnleggende normene i den russiske føderasjonens arbeidskode og interne forskriftsdokumenter til selskapet tas i betraktning. En arbeidsavtale utarbeides vanligvis av organisasjonens advokat eller en utenforstående.

Dokumentet må inneholde følgende elementer:

• informasjon om den juridiske enheten: navn, adresse, telefonnummer, fullt navn og stilling til lederen;
• ansatt passdetaljer;
• ansattstilling, kontraktstyper (fast eller tidsbestemt) og arbeidssted (hoved eller tilleggs);
• en liste over hovedansvar med henvisning til instruksjonene for denne stillingen;
• informasjon om lønn, tilleggsbetalinger, fordeler, ferier;
• arbeidsplan, betaling for overtid;
• årsaker til oppsigelse av kontrakten og andre forhold;
• underskrifter og detaljer om partene, segl av foretaket.

For å kontrollere og optimalisere arbeidet til HR-ansvarlige, kan ledelsen gjennomføre en intern eller uavhengig revisjon. Dette bidrar til å redusere risikoen for administrative bøter, tvister og klager fra personalet.

Stadier for å organisere HR-poster fra bunnen av

For å opprette personaloppføringer er det praktisk å bruke følgende trinnvise instruksjoner:

Denne instruksjonen er også egnet for tekanner som ikke har erfaring i denne saken.

Hvordan føres journaler?

For å opprettholde journaler må du organisere dokumentflyten på riktig måte.

For å gjøre dette må du gjøre følgende:

• utvikle et internt regelverk;
• utarbeide en bemanningstabell for hver stabsenhet;
• lage bemanningsordninger;
• utarbeide arbeidsavtaler;
• utvikle skjemaer for personell;
• utstede T-2-kort;
• godkjenne søknadsskjemaer for ansatte;
• utarbeide interne bestillinger.

Alle personellhandlinger må bekreftes. Listen deres er fastsatt i forskrifter.

Ekstra poeng

Personalregnskap fra bunnen av begynner med ansettelse av personell. Det er viktig å registrere søkere på jobb korrekt og utarbeide nødvendig dokumentasjon.

Bemanning og ferier

Et av de obligatoriske standarddokumentene som må foreligge ved en virksomhet er bemanningstabellen (skjema T-3).

• liste over strukturelle enheter og posisjoner;
• antall stabsenheter for hver stilling;
• lønn, godtgjørelser etter stilling;
• organisasjonens lønnsfond.

Divisjoner er angitt i dokumentet i henhold til graden av deres betydning for driften av organisasjonen. Innenfor dem bør også ansattes stillinger listes opp i viktighetsrekkefølge. Stillingsbetegnelsene i arbeidsavtaler og bemanningsplaner skal samsvare.

Bemanningsordningen er en form for tidsplan med fullt navn på ansatte ført i henhold til deres stilling.

Ferieplanen (skjema T-7) gjenspeiler informasjon om tidspunktet for tildeling av årlige ferier til alle ansatte. Satt sammen for et år. Den godkjennes av direktøren etter avtale med fagorganet. Dokumentet skal ferdigstilles minst 2 uker før nyttår. Dataene som legges inn er obligatoriske for både arbeidstakere og arbeidsgivere. Unntaket er for begunstigede.

Timeplanen inneholder følgende detaljer:

• avdelingsnavn;
• Jobbtittel;
• Fullt navn og personellnummer på arbeideren;
• antall feriedager;
• datoer for å dra på ferie i henhold til plan og faktisk;
• årsak til omlegging av ferie, estimert dato.

Arbeidstaker informeres om dette 2 uker før ferien. Det gis pålegg, som arbeidstaker blir kjent med underskrift. I november kan du utarbeide en ordre for alle avdelingsledere som forplikter dem til å sende inn ferieplaner til regnskapsavdelingen innen 1. desember. Dette vil gjøre det lettere å utarbeide den overordnede timeplanen.

Ansattregistrering

Det fullverdige arbeidet til en organisasjon begynner med rekruttering av ansatte. Fylling av ledige stillinger er ledsaget av papirarbeid.

Ansvaret til HR-ansvarlig ved ansettelse av ansatte er som følger:

• registrering av en søknad fra en søker i en spesiell journal;
• gjøre nykommeren kjent med gjeldende instruksjoner og lokale forskrifter;
• utarbeide en arbeidsavtale og overvåke undertegnelsen av partene;
• utstede en kopi av kontrakten til den ansatte og sette et notat om det på organisasjonens brevhode;
• utførelse og registrering av ordren i regnskapsboken;
• fylle ut et personlig kort, arkivere dokumenter i filen (søknader, kopier av personlige papirer, bestillinger, kontrakter);
• overføring av dokumenter til regnskapsfører for beregning av den ansattes lønn.

Når du bygger et styringssystem for personaljournaler, bør du i utgangspunktet bestemme hvilke dokumenter som må utarbeides og hvilke som er nødvendige for et spesifikt aktivitetsområde.

Nødvendige papirer inkluderer:

• bestillinger for personell (mottak, overføring, etc.);
• personalbestillinger (for ferier, bonuser, forretningsreiser, etc.);
• T-2 kort;
• arbeid;
• avtaler;

Andre nødvendige papirer inkluderer følgende:

• bemanningsplan;
• OT-posisjon;
• reise logg;
• indre ordensregler;
• andre.

Det er ikke nødvendig å opprettholde stillingsbeskrivelser og tariffavtale, men nesten alle arbeidsgivere har disse dokumentene.

Etter å ha etablert listen over obligatorisk dokumentasjon, bør du studere de lovpålagte dokumentene. Basert på dem må andre dokumenter utvikles. Listen deres avhenger av arten av den juridiske enhetens aktiviteter og egenskapene til arbeidsforholdene. For eksempel, hvis det er nødvendig å gi ansatte uniformer og PPE, er det nødvendig å utarbeide en ordre om prosedyre og tidspunkt for utstedelse, og hvilke ansatte som trenger dem.

Erstatninger og ytelser for arbeid under spesielle forhold skal dokumenteres: i farlige bransjer, uregelmessige timer, nattarbeid osv. Deretter utarbeides Forskrift om personaljournalføring. Den gjenspeiler listen over papirer som er nødvendige for organisasjonens arbeid, prosedyren for utførelse og lagring.

Lovverket forplikter ikke utviklingen av en slik forskrift, men den vil i betydelig grad lette arbeidet for personelloffiserer. En direktør blir først ansatt for å jobbe i en ny organisasjon, deretter rekrutterer han resten av staben.

Sammensetning og antall påkrevde stillinger gjenspeiles i bemanningstabellen. Driftsreglene gjenspeiler alle arbeidsplaner, krav til ansatte osv. En standard arbeidsavtale er utviklet basert på normene i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Før du bruker regnskapsjournaler, bør de forberedes: arkene skal nummereres, sys og forsegles. Et stykke papir limes til det siste arket med fastvare. Antall sider er angitt på den, direktøren eller den daglige lederen signerer, og et segl er festet. På den første siden av journalen skriver de navnet på organisasjonen og startdatoen for vedlikeholdet.

Et av de viktigste personelljournaldokumentene er arbeidsboken. For å vedlikeholde dem, utpeker ordren en ansvarlig person som fyller dem ut og er ansvarlig for deres sikkerhet.

FAQ

Organiseringen av personaljournaler har visse finesser og nyanser:

Innhold

Den generelle definisjonen sier at personaljournalhåndtering er prosessen med registrering og vedlikehold av personalpapirer. Dette emnet er relevant for både individuelle gründere og juridiske personer. Utarbeidelse av dokumenter har strenge juridiske standarder, og de beskrevne reglene må tas i betraktning av alle ledere og personalavdelinger ved virksomheter. Ved hjelp av personaljournalstyring vil det være mulig å optimere personalforvaltningsprosessen, organisere arbeidet til hvert team og forenkle rapporteringsprosedyren.

Hva er personaljournalhåndtering

Det grunnleggende innen personaljournalhåndtering inkluderer hele prosessen med å utarbeide papirer, fylle dem ut og rapportere om personell som jobber i selskapet. Hvert dokument som utstedes har rettskraft, inkludert de som er dannet på grunnlag av en ansatts søknad. Personalproduksjon utføres ofte av personalavdelingen, hvis funksjoner inkluderer følgende personalarbeid:

• lønn;
• registrering av ferier og sykefravær;
• registrering av sertifikater.

Mål og målsettinger

Oppgaver og mål for denne HR-avdelingen:

Juridisk regulering

HR-arbeid er regulert av en rekke regulatoriske lover, pålegg og regelverk på regionalt eller statlig nivå. Manglende overholdelse av kravene spesifisert i regelverket er et brudd. Grunnleggende regler for gjennomføring av personellsaksbehandling:

• statlige forskrifter om arbeidsbøker (2003);
• regler for kontorarbeid og dokumenthåndtering fra 2009;
• føderale instruksjoner for å opprettholde registre angående ansatte;
• generelle krav, som godkjennes etter ordre fra departementene.

Lovverket til bedriften

Hver virksomhet bruker en rekke dokumentasjon som regulerer arbeidet til alt personell. Flytting av dokumenter og utarbeidelse av dem utføres i henhold til instruksjonene og regelverket foreskrevet ovenfor. Det juridiske rammeverket til foretaket er delt inn i fem nøkkelkategorier og er regulert av foretakets interne regelverk:

• charter av bedriften;
• fremdriftsplan;
• standarder for beskyttelse av personopplysninger;
• arbeidsbeskyttelse (regulert av det føderale arkivdekretet);
• personalets arbeidsplan (og dokumenter om bemanningsnivåer).

Personaldokumentflyt i organisasjonen

Samlede papirregnskapssystemer i virksomheter er delt inn i tre hovedkategorier, inkludert internt regelverk, bemanning og lønnsreglement. Den første kategorien inkluderer sirkulasjon av papirer i henhold til ferieplanen, utfylling av dokumenter om arbeidsplanen. Annet ledd er mer globalt og inneholder bestemmelser om utarbeidelse av kontrakter og regnskapsprinsipper. Lønnsreglementet regulerer alle spørsmål om utbetaling av lønn, bonus, sykefravær, feriepenger og sluttvederlag ved oppsigelse.

Bemanning etter skjema T-3

Bemanningstabellen i skjema T-3 er en enkelt type papir som beskriver hele personalstrukturen ved en bedrift eller bedrift. Kolonnene inneholder opplysninger om fullt navn, stilling til den ansatte og avdelingen hvor han er registrert. I henhold til regulatoriske og lovgivende standarder er den offisielle lønnen til en spesialist foreskrevet der. Eventuell endring i registreringsprosessen skal registreres av regnskapsavdelingen i denne bemanningstabellen i T3-skjemaet. Fyllingsanvisningen inneholder alltid anbefalinger for hver kolonne. Totalt inneholder dokumentet 5 informasjonspunkter.

Fremdriftsplan

En arbeidsplan er et dokument som godkjenner en spesialists daglige rutine. Lederens timeplan er regulert av dokumentflyt. Den inneholder punkter om behovet for å gjennomføre tilsyn i henhold til gjeldende lovverk, om lunsj og pauser, og om rapportering. I noen virksomheter krever kontorist at det utarbeides en rapport hver uke eller måned (dokumentet må bekreftes med underskriftene til den ansatte og funksjonæren etter verifisering). Det lages en plan og tidsplan for den fremtidige arbeidsperioden. Ansattes arbeidstid registreres.

Arbeidskontrakt

En arbeidsavtale er et sivilrettslig dokument som utarbeides mellom en fremtidig arbeidstaker og arbeidsgiver. Standardskjemaer for denne typen dokumenter leveres ikke, og avtalen fylles ut i fri form, med angivelse av kvalifikasjoner (stilling) og arbeidsperiode. Det påkrevde resultatet er også skrevet der. I henhold til juridiske standarder er denne typen dokument veldig lik et kontraktsdokument, siden det foreskriver det endelige resultatet av arbeidet, og ikke dets struktur. For å si opp ansatte trenger du kun å jobbe til kontrakten utløper.

Personalbestillinger

Gjeninnsetting av ansatte og ansettelser av spesialister utføres i henhold til personalordre. Denne typen dokumenter foreskriver utnevnelse av personell til stillinger og andre bevegelser av spesialister på tvers av avdelinger. Ansatte i personalavdelingen og lederpersonell deltar i utviklingen av instrukser og bestillinger. Lokale beslutninger tas av virksomhetsledere/administratorer. Bestillinger har en enhetlig form, det er fastsatt av regelverket. I henhold til oppbevaringsperioden skal papirene oppbevares i regnskapsavdelingen eller i personalavdelingen i inntil fem år eller mer (avhengig av ordretype).

Stillingsbeskrivelser

Stillingsbeskrivelser er et dokument som foreskriver partenes ansvar (arbeidstaker og arbeidsgiver), og inneholder også data om instruksjonene og ansvaret til en spesifikk spesialist i hans stilling. De bekreftes av organisasjonens segl og signaturen til den ansvarlige personen. Tre kopier kreves for å fullføre dette dokumentet. Den ene forblir i HR-avdelingen, den andre hos utøveren selv, og den tredje hos lederen eller administratoren for en bestemt avdeling. Formålet med denne ordren er å optimalisere menneskelige ressursstyringsprosesser i bedriften.

Hvordan organisere kontorarbeid i personalavdelingen

Riktig forvaltning av personaljournaler krever et høyt ansvarsnivå. HR-ansatte skal sørge for at signeringsdatoene er korrekte. Du kan overlate vedlikehold av arbeidsbøker og andre personaldokumenter til outsourcingselskaper. HR-ansattes ansvar:

• lage en arbeidsplan, regnskapsdokumentasjon angående ferier;
• utarbeide dokumenter for arbeidsbeskyttelse (påkrevd for offentlige etater);
• forberede og gi ordre;
• gjennomføre lønnsberegninger og kontrollere utbetalingen av bonuser.

Intern HR-tjeneste

En fulltids HR-tjeneste utføres når alt regnskap og alt papirarbeid utføres kun av innleide fulltidspersoner fra HR-avdelingen. Denne modusen for å vedlikeholde papirarbeid er relevant for bedrifter og selskaper med en stab på 20-30 personer. Statlige standarder krever streng overholdelse av formen for alle bestillinger og andre krav, ellers kan den juridiske enheten få en bot. I tjenestesektoren, hvor én juridisk enhet sysselsetter opptil 30 personer, er det mer lønnsomt å bruke tjenestene til outsourcingselskaper.

Tiltrekke spesialister fra et outsourcingselskap for HR-arbeid

Å ansette HR-spesialister fra et outsourcingselskap vil spare penger og redusere det totale antall ansatte. Uavhengige spesialister utfører hele volumet av nødvendig arbeid med å utarbeide bestillinger og tidsplaner. De fører også en egen journal og regulerer arbeidsprosedyren til hver spesialist i bedriften. Outsourcing av HR-administrasjon kjennetegnes ved at en juridisk enhet ikke har egen HR-avdeling, men overlater denne oppgaven til et eget team mot et rimelig vederlag.

Personalregnskap fra bunnen av trinn for trinn

For å føre journal over HR-avdelingens dokumenter kreves kontorutstyr og kontorutstyr. Det er viktig å ha en sterk safe. Bestillingen skal utnevne en leder for dokumenthåndteringssystemet. Etter dette dannes interne handlinger. For hver ansatt i bedriften er det nødvendig å opprette en egen mappe der arbeidsboken hans skal lagres. Personaljournalbehandling krever bevaring av denne dokumentasjonen gjennom hele perioden for spesialistens arbeid i stillingen. Gjennom hele virksomheten til avdelingen føres informasjon i bøker og det utarbeides bestillinger.

Krav til HR-ansatte

HR-administrasjon er en relativt kompleks prosess som krever visse teoretiske og praktiske ferdigheter. Regelverket for denne stillingen inneholder en liste over forhold under hvilke en spesialist kan innta denne stillingen. Utdanningsinstitusjoner skiller ikke ut en egen profil, som for eksempel personaljournalføring. Ledere og administratorer egner seg for aktiviteter i HR-avdelingen. Dermed ansetter arbeidsgivere personer med juridisk utdanning, informasjonssikkerhet eller dokumenthåndtering.

Rettigheter og plikter til en personelloffiser

Den første forpliktelsen til slike tjenestemenn er kunnskap om lovverket og overholdelse av etablerte regnskapsregler. Artiklene og føderale lover som bør følges når man utfører personelljournaler, ble angitt ovenfor. HR-ansvarlig har rett til å motta informasjon fra ansatte, se personlige mapper, og se regnskapsbok (lønn). Maktene til spesialister i denne profilen inkluderer å sette på signaturer og samarbeide med arbeidsgivere for å forbedre personalets effektivitet.

Gjennomføring av personaljournaler

I dag gjennomføres HR-journaler både skriftlig og digitalt. Dokumentasjon signeres personlig av autoriserte ansatte. Statlige standarder brukes til å opprettholde dokumentasjon, som forener alle maler og skjemaer. Det er nødvendig å ta hensyn til standardene til GOST R 6.30-2003 og GOST R 7.0.8-2013. Viktige papirer oppbevares i spesielle mapper eller metallsafer. Avhengig av omfanget av aktiviteten og størrelsen på selskapet, må spesialister overholde ulike krav til rapporteringsfrekvens.

Søk og registrering av personell

Til å begynne med, før du registrerer ansatte, må du finne spesialisert personell som vil oppfylle strenge kriterier (de må være relatert til spesifikasjonene til arbeidet). For å gjøre dette bruker de spesialiserte byråer, byråer, jobbsøkingssider, arbeidsbørser eller private annonser i aviser, media og nettsteder. Etter dette utarbeides obligatoriske personaldokumenter, registrering utføres og arbeidskontrakt eller kontrakt undertegnes.

Ansettelsesstadier

Prosedyrene for å registrere personer til stillinger begynner med å legge inn data om jobbsøkeren i en spesiell journal. Regnskapsarket registrerer informasjon om erfaring, tjenestetid og tidligere innehatt stilling. Ved godkjenning utarbeides det pålegg om å utnevne en person til en bestemt stilling. Den siste fasen er dannelsen av en personlig mappe, utarbeidelse av en fil i selskapet eller avdelingen. Kontrakten spesifiserer opplysninger om arbeidsoppgaver og lønn for stillingen.

Personlige kort og dannelsen av en ansatts personlige mappe

Typer personaldokumenter inkluderer en ansatts personlige kort. Den inneholder all informasjon om sivilstand, fullt navn, et fotografi er limt inn der, og fødselsdato er skrevet ned. Alt dette gjøres av arbeidsgivere for å lage en pakke med data om hvert medlem av selskapets ansatte. I henhold til loven kan disse dataene ikke overføres til tredjeparter. For å drive personlig virksomhet brukes mapper, skap eller til og med metallsafer (avhengig av utstyrsnivået på selskapets kontor).

HR-journaler

Trykte papirprodukter bidrar til å systematisere rapportering og forenkle dokumentflyten. Dokumentasjon i form av journaler for kontorarbeid inkluderer følgende typer:

• å kontrollere dokumenter og papirer som leveres til et selskap eller foretak;
• på tidskontroll, perioder med forretningsreiser;
• å kontrollere eventuelle notater, uttalelser;
• journaler for å sikre sikkerheten til arbeidsjournaler.

Opprettholde arbeidsjournaler

Personaljournalbehandling forplikter spesialister til å føre journal over arbeidsjournaler. Alle journaler oppbevares dersom en person er offisielt registrert i virksomheten. Arbeidstaker får utlevert arbeidsbok ved oppsigelse. Denne dokumentasjonen registrerer alle endringer angående stilling og premier. Opplæring i personaljournalhåndtering fra bunnen av inkluderer obligatoriske punkter på korrekt utførelse av arbeidsbøker. Eventuelle feil rettes av medlemmer av HR-staben. Hvis de blir oppdaget, kan spesialister bli siktet for et administrativt brudd.

Systematisering og lagring av dokumenter

Det er laget egne lovnormer for revisjon og oppbevaring av dokumenter. Det er viktig å nevne artikkel 17 i den føderale loven om vedlikehold av arkiver. Den angir behovet for at ledelsen i virksomheter og virksomheter ivaretar sikkerheten til arkivdokumentasjon i den påkrevde perioden. Lagringsperioden er foreskrevet ved lov og er i samsvar med statlige standarder. For å sikre integriteten til papirdokumentasjonen, brukes brannsikre safer og skap av metall.

Om nødvendig overføres data fra dokumenter til den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité. Automatisering og digitalisering av papirsirkulasjonen er et av prioriterte områdene for å optimalisere prosessen med å styre personalarbeidet. I dag skjer det meste av rapporteringen ikke på papir. Dette fritar ikke virksomhetsledernes og ledernes ansvar for å oppbevare arkivet i ett, tre, fem eller flere år.

Elektroniske personaljournaler

Ved bruk av elektronisk personaljournal er det viktig å overholde dokumentsikkerhetsvilkår og redusere tilgangen til arkivet på grunn av lov om vern av personopplysninger. Elektronisk dokumentasjonsregistrering har en rekke fordeler:

1. rask tilgang til dokumenter;
2. beskytte filer med passord;
3. det er ikke nødvendig å kjøpe safer for å lagre papirer;
4. sparer plass på kontoret - 10 tusen dokumenter eller mer kan lagres på harddisken;
5. sparer tid - du kan signere og finne ethvert dokument på 1-2 minutter i harddiskarkivet på datamaskinen.

Video

Redegjørelse av dokumentflytproblemet og moderne programvare- og maskinvareløsninger

Sette dokumentflytoppgaver i bedriften

For tiden er det mange elektroniske dokumenthåndteringssystemer, så for å velge nødvendig programvare og maskinvare, er det nødvendig å analysere oppgavene som vil bli løst med hjelpen. Alle oppgaver som løses ved hjelp av et elektronisk dokumenthåndteringssystem må overholde følgende grunnleggende prinsipper: prinsipper:

· Enkeltdokumentregistrering;

· Mulighet for parallell utførelse av operasjoner;

· Kontinuitet i dokumentbevegelse;

· Enhetlig database med dokumentinformasjon;

· Effektivt organisert dokumentsøkesystem;

· Utviklet rapporteringssystem for ulike statuser og attributter til dokumenter.

Basert på prinsippene ovenfor, la oss vurdere oppgaver problemer som må løses ved hjelp av en eller annen programvare.

1. Utvikling av forskrift om dokumentasjonsstøttetjenesten for ledelsen (DOU) ved virksomheten

Utvikling av den organisatoriske og juridiske statusen til førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten, dens struktur og sammensetning, fastsettelse av funksjoner, rettigheter, plikter og ansvar for tjenesteansatte, under hensyntagen til selskapets spesifikasjoner.

2. Analyse av dokumentflyten som eksisterer i virksomheten. Utvikling og gjennomføring av tiltak for å optimalisere den

Gjennomfør en analyse av alle stadier av selskapets dokumentflyt: fra mottak av dokumenter til innsending av filer til statsarkivet; registrerings-, søke- og kontrollsystemer.

3. Undersøkelse av skjemaer og standardformer for dokumenter for overholdelse av GOST, Regler for dokumenthåndtering av organisasjoner, forretningsprosesser i organisasjonen

Alle typer organisasjonsdokumenter analyseres, unøyaktigheter og feil ved dokumentutarbeidelse avdekkes. Som et resultat utvikles nye dokumentskjemaer og standardskjemaer i samsvar med GOST.

Undersøkelse av personaljournalhåndtering. Optimalisering av personaljournalhåndtering

I prosessen med å levere tjenesten, kontrolleres personaldokumenter i samsvar med gjeldende lovgivning, med hensyn til spesifikasjonene til det ytre miljøet der selskapet er lokalisert. Basert på resultatet av tilsynet trekkes det en konklusjon om tilstanden til virksomhetens HR-system, det utarbeides og implementeres en arbeidsplan for å tilpasse HR-systemet i henhold til regelverkets krav.

Organisering av lagring (operativ og arkivering) av selskapsdokumenter

I prosessen med å levere tjenester utvikles det dokumenter og forskrifter som regulerer arkivlagring av selskapsdokumenter:

· nomenklatur av saker;

· inventar av saker;

· prosedyren for opprettelse og innlevering av saker;

· prosedyren for overføring av saker for arkivlagring til statlige arkivinstitusjoner.

Moderne elektroniske dokumenthåndteringssystemer

BOSS-Referent-systemet er designet for å automatisere dokumentflyt og kontorarbeid. Opprettet i 1996.

Den største EDMS i Russland er bygget på BOSS-Referent-plattformen i Federal Tax Service of the Russian Federation (FTS) - mer enn 85 000 brukere, og i MTS-selskapet - forener systemet mer enn 25 000 ansatte.

Brukere av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet BOSS-Referent er føderale og regionale myndigheter, statlige enhetsforetak, kommersielle selskaper, inkludert både holdingselskaper med stor filialstruktur og små organisasjoner.

Oppgaver som kan løses ved hjelp av EDMS BOSS-referenten:

· organisering av effektivt arbeid med kontrakter;

· automatisering av dokumentflyten til bedriften;

· sikre høykvalitetskontroll over utførelsen av instrukser fra ledere;

· øke effektiviteten av behandling av søknader;

· implementering av muligheten for teamarbeid;

· dokumenthåndtering innenfor kvalitetsstyringssystemet.

Resultater fra implementering av EDMS BOSS-Referent

· økt kontrollerbarhet;

· rask respons på endringer;

· øke selskapets konkurransekraft i markedet. basert på materiale fra nettstedet http://www.boss-referent.ru/

Beskrivelse av Delo-systemet

"BUSINESS"-systemet, utviklet av selskapet Electronic Office Systems (EOS), er en omfattende industriell løsning som gir automatisering av kontorarbeidsprosesser, samt opprettholder en helelektronisk dokumentflyt i organisasjonen.

Dokumentflytsystemet brukes effektivt både i små kommersielle selskaper og i distribuerte holding- eller avdelingsstrukturer. Systemet er rettet mot å øke effektiviteten og kvaliteten på ansattes arbeid med elektroniske dokumenter.

Den første versjonen av DELO-systemet ble utgitt i 1996.

Funksjonalitet:

· Automatisering av hele syklusen av arbeid med dokumenter - fra design til avskrivning.

· Støtte for alle grunnleggende funksjoner innen dokumentflyt: registrering, utførelseskontroll, ruting, diverse rapporter, fullt søk, avskrivning.

· Gir en full syklus av arbeid med dokumentprosjekter, inkludert ruting og versjonering.

· Mulighet for delegering fra myndighetspersoner til å arbeide med systemet.

· Effektive mekanismer for å begrense tilgang til dokumenter og systemfunksjoner. Basert på materialer fra nettstedet http://www.eos.ru

Beskrivelse av EFRAT-systemet - Dokumentflyt

EUFRAT-systemet lar deg implementere ulike automatiseringsordninger for å jobbe med dokumenter og automatisere viktige forretningsprosesser i organisasjonen. Dermed kan implementeringen av systemet sikre arbeid både i samsvar med hjemlige styringsprinsipper (funksjonell tilnærming) og i samsvar med vestlige standarder (prosesstilnærming).

EUFRAT implementerer automatisk behandling av dokumenter og hendelser innenfor forretningsprosesser (basert på «Cognitive Mapping»-metoden). Takket være dette inkluderer utvalget av oppgaver som løses av systemet, i tillegg til kontorarbeid og dokumentflyt, automatisering av sentrale forretningsprosesser. Samtidig gjør utelukkelse fra rutinemessig menneskelig drift det mulig å oppnå større dybde, og dermed mer effektivitet, i automatisering av forretningsprosesser sammenlignet med andre systemer. Automatiseringskretser til EUFRAT-systemet:

· Elektronisk dokumenthåndtering

· Elektronisk arkiv

· Kontraktstyring

· Arbeide med økonomiske dokumenter

· Automatisering av forretningsprosesser basert på materialer fra nettstedet http://www.evfrat.ru/

Beskrivelse av LETOGRAF-systemet

LETOGRAF er en omfattende løsning som inneholder i ett produkt alle nødvendige evner for å løse problemer:

· Dokumenthåndtering - ECM (Enterprise Content Management)

· Automatisering av forretningsprosesser - BPM (Business Process Management)

· Enterprise Application Integration - EAI (Enterprise Application Integration)

For organisasjoner som ønsker å utvikle og styrke sin posisjon i markedet, vil LETOGRAF-systemet tillate dem å fremskynde arbeidet med dokumenter, øke kontrollen over ytelsesdisiplinen, øke åpenheten, håndterbarheten og følgelig verdien av selskapets virksomhet.

Ved hjelp av LETOGRAF-systemet er det mulig å løse både tradisjonelle dokumenthåndteringsproblemer og spesialiserte administrasjonsoppgaver på et moderne nivå (fig. 2).

Ris.

Beskrivelse av "Motive"-systemet

MOTIV-systemet er et effektivt organiseringsverktøy for å lede enhver bedrift, uavhengig av aktivitetsomfang og omfang. MOTIV passer for virksomheter med alle typer organisasjonsledelsesstruktur med en stab på 10 personer til flere tusen. MOTIV lar ulike selskaper som tilhører samme holdinggruppe i fellesskap styre felles prosjekter og intern dokumentflyt. Hvis selskapsstrukturen innebærer vertikal eller horisontal underordning, vil MOTIV bidra til å gjenskape utformingen av virksomheten, gjenta kjeden av samhandling mellom ledere og underordnede og omvendt.

Muligheter gitt av MOTIV:

· opprettelse av et enhetlig informasjonsrom for selskapet;

· organisering og vedlikehold av intern elektronisk dokumenthåndtering i selskapet;

· muligheten til å jobbe kollektivt på prosjekter;

· evne til å håndtere et stort antall oppgaver og oppdrag;

· kontroll over ansattes ansettelse;

· håndtering av store mengder dokumenter;

· sikre konfidensialitet av informasjon;

· raskt og praktisk søk ​​etter informasjon i henhold til brukerrettigheter i systemet;

· vedlikeholde arkiver over prosjekter, oppgaver og dokumenter. basert på materialer fra nettstedet http://www.motiw.ru

Beskrivelse av CompanyMedia-systemet

CompanyMedia universelle elektroniske dokumenthåndteringssystem er fokusert på:

· opprettelse av et kvalitativt nytt ledelsesnivå basert på elektroniske administrative forskrifter, ved bruk av formelle metoder for å beskrive prosesser og måle prosessindikatorer;

· øke ledelseseffektiviteten ved å dokumentere alle aktiviteter i organisasjonen, streng overvåking av personalets overholdelse av jobbansvar, forskrifter og prosedyrer, øke åpenheten til forretningsprosesser på alle ledelsesnivåer;

· reduksjon av dokumentbehandlingssykluser og tid for å utføre kontrollfunksjoner;

· sikre maksimal åpenhet i prosessen med å behandle dokumenter og oppgaver og muligheten for operasjonell kontroll av alle stadier av styringsprosesser;

· opprettelse av et enhetlig informasjonsrom som forener ansatte i alle virksomheter, institusjoner, selskaper, territorielle objekter som er en del av organisasjonen / bedriften på nivå med generelle forretningsprosesser og teamarbeid;

· systemet gir verktøy som sikrer arbeid med dokumenter i samsvar med kravene til statlige standarder og spesifikasjonene til dokumentflyten til organisasjoner av ulike størrelser og bransjer. basert på materiale fra nettstedet http://www.intertrust.ru

Beskrivelse av Corporate Business-systemet

bb workspace-effektive administrasjonssystemet (Corporate Business-utgaven) er designet for omfattende, ende-til-ende-automatisering: dokumentflyt, budsjettering, interaksjon med kunder i kommersielle organisasjoner.

Integrert elektronisk dokumenthåndtering med Corporate Business-publikasjonen er bare en teknologisk innovasjon som gjør bb workspace til en leder innen omfattende programvare.

De viktigste fordelene med bb-arbeidsområde (Corporate Business-utgave):

Ergonomisk moderne grensesnitt bygget på prinsippet om "alt på et øyeblikk";

Integrasjon med tekst- og regnearkredigerere fra Microsoft Office-pakken;

Ruting og lagring av elektroniske versjoner av dokumenter, bruk av digitale signaturer;

Dynamisk visning av informasjon i sanntidsmodus i ulike seksjoner;

Beskrivelse av Directum-systemet

DIRECTUM-systemet samsvarer med ECM-konseptet (Enterprise Content Management) og støtter hele livssyklusen til dokumenthåndtering, mens tradisjonelt "papir" kontorarbeid passer sømløst inn i elektronisk dokumentflyt. DIRECTUM gir effektiv organisering og kontroll av forretningsprosesser basert på arbeidsflyt: godkjenning av dokumenter, behandling av komplekse bestillinger, forberedelse og avholdelse av møter, støtte av salgssyklus og andre samhandlingsprosesser.

Problemløsning leveres av DIRECTUM-systemmoduler:

· Elektronisk dokumenthåndtering. Oppretting og lagring av ulike ustrukturerte dokumenter (Microsoft Word-tekster, Microsoft Excel-tabeller, Microsoft Visio-diagrammer, CorelDraw-tegninger, videoer, etc.); utvidet støtte for dokument- og digital signaturversjoner; strukturere dokumenter i mapper; tildele tilgangsrettigheter til dokumenter; historie med å jobbe med dokumenter; fulltekst og attributtsøk av dokumenter.

· Ledelse av forretningsprosesser. Støtte for dokumentgodkjennings- og behandlingsprosesser i alle stadier av livssyklusen (docflow); utstede elektroniske oppgaver og overvåke utførelsen av dem; interaksjon mellom ansatte under forretningsprosesser; støtte for gratis og harde ruter; rike utvidbare biblioteker av blokker for generering av ruter (arbeidsflyt).

· Kontraktstyring. Organisering av prosessen med godkjenning og registrering av kontrakter og relaterte dokumenter, samt operativt arbeid med dem (søk, analyse, redigering, etc.).

· Møteledelse. Organisering av forberedelse og avholdelse av møter (koordinering av sted og tid, sammensetning av deltakere, agenda); generering og distribusjon av protokollen; overvåke gjennomføringen av møtevedtak.

· Kundeinteraksjonsstyring. Vedlikeholde en enhetlig database over organisasjoner og kontaktpersoner; opprettholde en historie med møter, samtaler og korrespondanse med kunder; støtte til salgsprosessen i samsvar med regulerte stadier; planlegging av markedsføringsaktiviteter; analyse av salgseffektivitet og markedsføringspåvirkninger.

· Kontor. Registrering av papirdokumenter i samsvar med kravene i det statlige dokumentasjonsstyringssystemet (GSDMOU); opprettholde en liste over saker med fleksible nummereringsregler; distribusjon og kontroll av plasseringen av papirdokumenter; organisere utveksling av elektroniske dokumenter med digitale signaturer med andre organisasjoner.

· Appeller fra innbyggere og organisasjoner. Organisering av arbeid med innbyggernes klager i samsvar med føderal lov nr. 59-FZ "Om prosedyren for å vurdere klager fra borgere av den russiske føderasjonen" i offentlige organisasjoner og store bedrifter.

· Styring av resultatindikatorer. Operasjonell kontroll og analyse av bedriftens forretningsprosesser basert på nøkkelindikatorer med støtte for et balansert målkort (BSC).

Beskrivelse av DocsVision-systemet

DocsVision vil sikre tett integrasjon av alle applikasjoner som er opprettet på grunnlag av plattformen, og ett enkelt rom for håndtering av dokumenter og prosesser i organisasjonen.

Hovedfunksjoner til DocsVision EDMS:

· Automatisering av bedriftsledelse

· Støtte til prosesstilnærming i ledelsesorganisasjonen

· Automatisering av kvalitetsstyringssystemer

· Automatisering av dokumentgodkjenningsprosesser

· Verktøy for overvåking av utførelse av dokumenter og oppgaver

· Ruting og levering av dokumenter til brukerens arbeidsstasjoner

· Ledelse av dokumentbehandlingsprosesser

·Organisering av samhandling med motparter og kunder

· Kontorautomatisering

· Oppretting av et elektronisk dokumentarkiv. basert på materiale fra nettstedet http://www.docsvision.com

Beskrivelse av Globus Professional-systemet

Bedriftssystemet Globus Professional v2.5 lar deg fullautomatisere virksomhetens aktiviteter. Automatisering av virksomhetsstyring dekker både dokumentflyt og alle nøkkelområder som påvirker effektiviteten av forretningsprosesser i en organisasjon.

Beskrivelse av LanDocs-systemet

Informasjonsteknologiløsninger laget ved hjelp av LanDocs-programvare gjør det mulig å bygge et effektivt og komfortabelt miljø for å støtte hele spekteret av kontorprosesser til en moderne bedrift på en enhetlig systembasis. Grunnleggende funksjonalitet, sammensetningen av moduler og programvaregrensesnitt gjør det mulig å gi brukere i alle kategorier de verktøyene de trenger for å arbeide med elektroniske dokumenter. Løsninger basert på LanDocs kjennetegnes ved god skalerbarhet: både brukere av det lokale datanettverket på hovedkontoret og ansatte i eksterne avdelinger kan inkluderes i dokumentflytkretsen som betjenes av systemet.

Eksempler på komplette forretningsløsninger implementert på kort tid på LanDocs teknologiplattform:

· godkjenning av dokumenter i elektronisk form;

· organisering av rask behandling av eksterne forespørsler;

· kontroll av utførelse av dokumenter og oppgaver;

· utarbeidelse av visuell rapportering om bevegelse av dokumenter;

· organisering av koordinert dokumentflyt i et system av geografisk distribuerte kontorer;

· organisering av et sikkert bedriftsarkiv av elektroniske dokumenter.

LanDocs-programvaren er sertifisert for samsvar med russiske statlige standarder GOST R (sertifikat nr. ROSS RU.ME20.N01957).

Beskrivelse av OPTIMA-WorkFlow-systemet

OPTIMA-WorkFlow er en programvareplattform for å lage komplekse automatiserte dokumenthåndteringssystemer, brukt til å automatisere:

· dokumentasjonsstøtte for ledelsen;

· kontroll av ytelsesdisiplin;

· arkivlagring av papir og elektroniske dokumenter;

· styring av dokumentbehandlingsprosesser basert på deres elektroniske administrative forskrifter;

· konvertere papirdokumenter til elektronisk form og arbeide ved hjelp av "papirløs teknologi";

· interterritoriell og interdepartemental utveksling av dokumenter;

· generering av regulatorisk rapportering og støtte til ledelsens beslutningsprosesser;

· beskytte informasjon mot uautorisert tilgang.

OPTIMA-WorkFlow har eksistert siden 1997, er et av de ledende dokumenthåndteringssystemene på det russiske markedet, kjøpt av mer enn 340 kunder. Den nåværende produktversjonen er 1.19.

Beskrivelse av PayDox-systemet

Elektronisk dokumenthåndtering PayDox er en bedriftsportal implementert på nettteknologier som bruker elektronisk dokumenthåndtering som en verktøybase med et bredt spekter av standardfunksjoner som er nødvendige for enhver bedrift og ubegrensede utvidelses- og integrasjonsmuligheter.

· Enkel administrasjon av forretningsprosesser (AJAX), nettilgang til bedriftens filarkiv (AJAX)

· Effektivt administrere kollektivt arbeid til ansatte og støtte bedriftens diskusjonsfora.

· Elektronisk godkjenning, godkjenning og kontroll av utførelse av dokumenter, opprettelse av vedtak, kjennskap til ansattes dokumenter, automatisk distribusjon av e-postvarsler og dokumenter, dannelse av saker.

· Håndtering av kontrakter, betalingsdokumenter, budsjettering av dokumentflyt, vedlikehold av hele historikken for arbeid med dokumenter, planlegging.

· Integrasjon med MS Office, integrasjon med eksisterende bedriftsapplikasjoner, opprettelse av tilpasset rapportering, bruk av enkle standard tilpasningsverktøy for nye typer dokumenter.

· Sikkert arbeid med eksterne avdelinger i bedriften via en nettleser, via e-post og SMS

· Støtte for geografisk distribuert dokumentflyt for store holding- og flerbransjestrukturer, enkel installasjon av elektronisk dokumentflytsystem for små og mellomstore bedrifter.

· Enkel betjening for sluttbrukeren, enkelt vedlikehold.

Sammenlignende egenskaper ved EDMS

I dette arbeidet skal vi sammenligne elektroniske dokumenthåndteringssystemer som i dag er mest vanlige i Russland.

Ved en komparativ analyse ble funksjonelle, kostnader og brukeregenskapene til systemene tatt i betraktning, så vel som deres kombinasjon, som til slutt bestemte posisjonen til hvert system på det russiske markedet.

Det ble utført en funksjonell sammenligning av systemer innenfor visse arbeidsområder med dokumenter: kontor, dokumentruting, analyse og forvaltning, arkiv, informasjonssikkerhet. Kostnadsanalysen besto i vurderingen av en bestemt funksjonalitet av utviklerne: for ett system kan funksjonen være inkludert i standardsettet, mens det for et annet kan være et tilleggsalternativ kjøpt for ekstra penger.

Resultatene av systemsammenligningen er vist i tabellene nedenfor. Følgende verdier brukes:

0 - muligheten er ikke implementert,

0,5 - implementering ved bruk av tredjepartsprogramvare, ekstra utviklerprogramvare eller ufullstendig implementering av funksjonen,

1 – Muligheten er realisert.

Retning "Kontor"

Automatisering av kontorarbeid er utgangspunktet for å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift. Kontorautomatisering betyr automatisering av arbeid med dokumenter i samsvar med reglene for innenlands kontorarbeid. Dette lar deg gjøre selskapets dokumentflyt til et effektivt styringsverktøy i forhold til spesifikasjonene til russiske foretak. Tabell 1 "Kontor" gir en oversikt over "kontorarbeid"-funksjonene til de aktuelle systemene.

Tabell "Routing og utførelseskontroll"

En av hovedoppgavene EDMS står overfor er å administrere prosessene for dokumentflytting og -behandling. Moderne EDMS har verktøy for modellering av dokumentflytprosesser og støtte for å administrere arbeidsflyter (arbeidsflytteknologi). Systemets utviklede muligheter for organisering av ulike dokumentflytskjemaer gjør det mulig å sikre effektiv interaksjon mellom ansatte i prosessen med å utføre arbeid med dokumenter, redusere tiden for godkjenning av dokumenter og ta beslutninger betydelig og kontrollere gjennomføringen av oppgaver basert på dokumenter.

Tabell "Analyse og ledelse"

Å øke effektiviteten til en bedrift etter implementeringen av et EDMS oppnås hovedsakelig på grunn av de nye evnene for å behandle og analysere informasjon. Tabellen "Analytics and Management" gir vurderinger av funksjonene til systemer som kan øke gjennomsiktigheten av arbeidet for bedriftsledelsen (vurdere arbeidsmengden til ansatte og avdelinger, vurdere effektiviteten til viktige forretningsprosesser, etc.) og i stor grad redusere mengden av rutinearbeid utført av ordinære ansatte (søking etter dokumenter , utarbeidelse av ulike attester og rapporter).

Arkivtabell

Dokumenter der alle bestillinger er fullført og alle stadier av godkjenning er fullført, er ikke lenger i aktiv sirkulasjon. Men dette betyr ikke at arbeidet med disse dokumentene for organisasjonen er ferdig. Arkivdokumenter er en del av bedriftens erfarings- og kunnskapsbase; og det er viktig å sikre effektivt arbeid med dem. For å gjøre dette må muligheten til å organisere et elektronisk arkiv implementeres i selve EDMS eller en egen modul.

Tabell "Informasjonssikkerhet"

Viktigheten av informasjonen som behandles i EDMS stiller spesielle krav til å sikre sikker drift av systemet. Den største effekten ser man ved bruk av komplekse beskyttelsesmidler, som involverer både teknologiske og metodiske tiltak. Tabellen "Informasjonssikkerhet" gir en vurdering av sikkerhetstiltakene som er implementert i det studerte EDMS.

Tabell "Generelle egenskaper"

Løsningene som er tilgjengelige i dag tilbyr ulike former for implementering av EDMS i en bedrift. Tabellen nedenfor viser egenskaper som ikke er involvert i dannelsen av den endelige vurderingen av funksjonaliteten til systemene, men gir en viktig ide om funksjonene ved implementeringen av disse systemene og muligheten for deres bruk.

Tabell "Kostnad"

Tabellen viser kostnadene for EDMS basert på ulike pakker for 10, 30 og 100 lisenser, som oppfyller kravene til brukere som representerer henholdsvis små, mellomstore og store organisasjoner. Vi trekker oppmerksomhet til et så viktig aspekt ved vurdering av kostnadene ved systemet som konkurranseevnen til lisenser. Hvis lisensene er konkurransedyktige, er antallet samtidige brukere begrenset ved kjøp av et visst antall lisenser i systemet, og ikke antall installerte arbeidsstasjoner. Når det gjelder ikke-konkurransedyktige lisenser, begrenser antallet både maksimalt antall installerte arbeidsstasjoner og antall samtidige brukere. Tabellen "Kostnad" viser kostnadene for systemer i rubler uten å ta hensyn til kostnadene for DBMS.

Omfattende vurdering av systemfunksjonalitet og gjennomgang av funn

Den endelige vurderingen av systemfunksjonaliteten fastsettes som gjennomsnittsverdien for alle tabeller, med unntak av tabellen "Generelle egenskaper". Den resulterende verdien er i området fra 0 til 1; for større klarhet i resultatene multipliseres det med 100. Jo nærmere systemets poengsum er 100, desto mer balansert er funksjonaliteten, og desto mer sannsynlig er det at dette systemet anses som en "ideell" EDMS innenfor rammen av denne sammenligningsmetodikken. .

Resultatene av en sammenligning av funksjonaliteten til de mest populære systemene som brukes til å automatisere arbeid med dokumenter, lar oss skille mellom tre grupper av systemer: svært funksjonelle, middels funksjonelle og lavfunksjonelle.

Svært funksjonelle EDMS er: Delo (EOS), EUFRAT-Document Flow (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) og Optima-Workflow (UpScale Soft). Den mest utviklede funksjonaliteten ble vist av EUFRAT-Document Flow-systemet, som i motsetning til andre ledere konsekvent fikk et stort antall poeng på hvert av arbeidsområdene med dokumenter.

Gruppen med middels funksjonelle systemer inkluderte Boss-Referent (Aplana), Letograf (Letograf), CompanyMedia (InterTrust) og LanDocs (Lanit). Disse systemene viste signifikante resultater kun på noen områder presentert i gjennomgangen, og har ikke balansert funksjonalitet som standard.

Lavfunksjonelle systemer inkluderer: Motive (Motive), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Industrial Information Systems) og Paydox (Paybot), som er mye dårligere enn andre forskningsdeltakere når det gjelder sluttresultater. Deres funksjonalitet gjør det mulig å løse bare deler av problemene knyttet til å sikre elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift. Resultatene av å studere disse systemene tillater oss ikke å snakke om dem som fullverdige løsninger for EDMS-klassen. Spesielt bekreftes dette av dataene fra «Office»-tabellen, der disse systemene viste lavest samsvar med kravene til en moderne EDMS, mens andre EDMS viste lignende, men mer utviklet funksjonalitet for å sikre driften av kontortjenesten.

Ved enhver virksomhet utføres regnskapsføring av ansattes lønn og arbeid i samsvar med primærdokumentasjon, som er utarbeidet og vedlikeholdt av personaltjenesten. Hvis aktivitetene til denne avdelingen ikke utføres godt nok, oppstår det alvorlige forstyrrelser i arbeidet til hele selskapet. La oss deretter vurdere hva HR-rekorder er.

Generell informasjon

Som nevnt ovenfor, hvis virksomheten til personalavdelingen ikke er godt organisert, oppstår det ulike problemer i virksomheten. Spesielt kan det oppstå forsinkelser i utbetaling av lønn, kompensasjon for sykefravær og utidig utarbeidelse av papirer for innlevering til tilsynsmyndighetene. Alt dette fører til en betydelig forverring av selskapets økonomiske resultater. HR-dokumenter fylles ut i samsvar med kravene i arbeidsloven. Kontroll med riktigheten av papirarbeidet utføres av både arbeids- og skattetilsynet. En tilsynsansvarlig kan besøke ethvert kontor i et selskap, uavhengig av dets type aktivitet og type eierskap, og be om organisasjonens personaldokumenter for inspeksjon. Inspektører har slike fullmakter i samsvar med føderal lov nr. 134.

Kontoroppgaver

Personaltjenestens virksomhet omfatter alle prosesser som knytter seg til utarbeidelse og behandling av dokumentasjon i henhold til fastsatte regler. Det utføres for å løse en rekke ledelsesproblemer. Disse inkluderer spesielt:

Hvorfor er det nødvendig med personaldokumenter?

Hovedformålet med disse papirene er å sikre maksimal åpenhet i arbeidsforhold. Kontorstyringssystemet er basert på visse regler og krav. Etterlevelse av dem garanterer stabilitet for ansatte, og forenklet styring av selskapets administrative apparat. Takket være den nøyaktige reguleringen av omfanget av ansvar og rettigheter gitt av personaldokumenter, respekteres interessene til alle deltakere i arbeidsforhold.

Typer papirer

I samsvar med normene i arbeidskoden er hovedformene for personelldokumenter som følger:

1. Bemanningsplan.
2. Ferieplan.
3. Internt regelverk ved virksomheten.
4. Dokumenter som fastsetter prosedyren for behandling av personopplysninger til ansatte, samt deres ansvar og rettigheter.
5. Instrukser og regler for arbeidssikkerhet. Enhver arbeidsgiver er forpliktet til å sørge for trygge forhold for arbeidstakere til å utøve sin yrkesaktivitet. Ansatte skal gjøres kjent med utarbeidede instrukser og regler ved underskrift.
6. Skiftplaner. Arbeidsloven fastsetter den maksimale tillatte varigheten av arbeidet per dag. Under skiftarbeid registreres tid ved å utarbeide passende tidsplaner.

De oppførte personelldokumentene er oftest gjenstand for inspeksjon av tilsynsmyndigheter.

Personale

Personaldokumenter, som inneholder informasjon om ansatte, opprettes under avdelingens arbeid med personell. Slike papirer er alltid nært knyttet til en bestemt ansatt i bedriften. De gjenspeiler informasjon om den ansattes faglige aktiviteter, hans kvalifikasjoner, arbeidsresultater, vilkår for opptak til personalet, tjenestetid og så videre. Slike dokumenter inkluderer spesielt:

1. Administrative papirer som bekrefter borgerens arbeidsaktivitet.
2. Informasjon og oppgjørsdokumenter.
3. Offisiell intern korrespondanse.
4. Bøker/magasiner for registrering og regnskap.

Dokumentene til hver gruppe har sine egne detaljer. De er beregnet for ulike formål, utviklet, satt i drift og godkjent i henhold til de aktuelle prosedyrene.

Administrative papirer

Denne kategorien inkluderer instruksjoner og bestillinger fra overordnede. Med deres hjelp utøver lederen fullmakter til å lede virksomheten som fastsatt i selskapets charter. Bestillinger er delt inn i to grupper. Den første inkluderer handlinger om selskapets hovedaktiviteter. Dette er spesielt bestillinger om produksjonsspørsmål, sertifiseringsprosedyrer, instruksjoner og så videre. Den andre gruppen inneholder bestillinger på personell. Disse inkluderer oppsigelseshandlinger, ansettelse, overføring, ferier, disiplinære sanksjoner og insentiver. Dokumentene til den første gruppen dekker virksomheten til virksomheten som helhet og er indirekte knyttet til arbeidet til personalavdelingen. En annen kategori av papirer er direkte relatert til personellets aktiviteter. For det meste er dette enhetlige personaldokumenter. Skjemaene deres er godkjent av Statens statistikkkomité. Dokumenter som gjenspeiler personellets aktiviteter inkluderer:

Disse dokumentene er ment å illustrere den ansattes arbeidshistorie så fullstendig som mulig. Dette vil igjen ha betydning både for å gi ham pensjon i fremtiden og for å beregne uføretrygd under hans virksomhet i virksomheten. Kopi av bestillinger fra andre arbeidsgivere fungerer som grunnlag for å legge inn i arbeidsboken om deltidsarbeid og registrere duplikatet.

Informasjons- og beregningskategori

Disse dokumentene vedlikeholdes for å registrere personopplysninger til ansatte og sikre informasjon knyttet til deres arbeidsaktiviteter. Blant dem er:

• personlig kort;
• tids skjema;
• bemanningsplan;
• privat virksomhet.

De fleste av dem bruker standardskjemaer. Samlede former for personaldokumenter forenkler i stor grad prosessen med å fylle dem ut.

Intern korrespondanse

Den brukes i virksomheten for å formalisere personalbeslutningene som tas. For å bringe en ansatt til disiplinæransvar, er det for eksempel nødvendig å ta en forklaring fra ham. Hvis en ansatt skal oppmuntres, sender hans nærmeste overordnede et tilsvarende forslag til bedriftsdirektøren. Intern korrespondanse fungerer som et av alternativene for offisiell meningsutveksling mellom ansatte.

Bøker for kontroll og regnskap

Registreringsjournaler er laget for å registrere eksisterende personelldokumentasjon (ordre, sertifikater, personlige filer, arbeidsbøker). Hvert papir er tildelt et spesifikt nummer. Journalen angir også dato for registrering av dokumentet. Riktig regnskap gir papirene rettskraft. Dette lar deg igjen bevise en eller annen stilling i en arbeidskonflikt. Registrering og oppbevaring av personelldokumenter for denne gruppen utføres av autoriserte personer. Selskapet bruker loggbøker:

Noen prøver av personaldokumenter er godkjent på føderalt nivå, andre er utviklet av selskapet selv.

Er alle papirene påkrevd?

Konvensjonelt er de ovennevnte personelldokumentene delt inn i tre kategorier:

• Avhengig av spesifikasjonene til selskapets aktiviteter.
• Anbefalt.
• Obligatorisk.

Sistnevnte skal opprettholdes av alle virksomheter uten unntak, uavhengig av antall ansatte, type aktivitet eller juridisk status. Disse dokumentene er enten direkte eller indirekte angitt i arbeidsloven. For eksempel følger behovet for å utarbeide driftsregler ved en virksomhet av artikkel 189-190, bemanningstabellen - fra art. 57. De anbefalte papirene er ment å optimalisere personellarbeidet. Deres tilstedeværelse eller fravær avhenger av lederens beslutning. Dokumenter som avhenger av spesifikasjonene til organisasjonens aktiviteter vil være obligatoriske for et bestemt selskap. Hvis en virksomhet har skadelige eller farlige arbeidsforhold, er det obligatorisk å utarbeide ytterligere regler og instrukser. Dette kan for eksempel være bestemmelser om regelmessige legeundersøkelser, TB-opplæring og så videre.

Restaurering av papirer

Ofte, når en ny personell ansatt dukker opp i en bedrift, møter han visse vanskeligheter. For eksempel kan det hende at selskapet ikke har visse obligatoriske papirer. Det er umulig å utarbeide og implementere de nødvendige dokumentene på en dag. I dette tilfellet bør du markere de viktigste og begynne å organisere dem. Eksperter anbefaler at du først begynner å utarbeide ferieplaner og bemanningsplaner. Da bør du sjekke tilgjengeligheten og riktigheten av kontrakter, overføringsordrer, innleieordrer og merker i arbeidsbøker.

Hvis foretaket ikke har regnskapsjournaler, må de også opprettes. Deretter må du sette alle dine personlige kort i rekkefølge. Alle dokumenter er datert til registreringstidspunktet. Imidlertid, i skjemateksten, for eksempel, f. T-2, den virkelige datoen legges inn, det vil si datoen da den ansatte ble ansatt eller overført. I dette tilfellet kan du kontakte regnskapsavdelingen for å få hjelp og be om personlige kontoer til ansatte for å avklare og bekrefte informasjon. I prosessen med å gjenopprette tapte eller manglende firmapapirer, bør man ikke glemme det nåværende arbeidet. Etter dette er det nødvendig å begynne å utarbeide, utføre og implementere obligatoriske lokale handlinger. Oppbevaringsperiodene for personelldokumentasjon er godkjent av den aktuelle Listen. Alle papirer som finnes i den skal deretter overleveres til arkivene.

Kontorarbeid i personalarbeid

INTRODUKSJON

Et trekk ved moderne arbeidsrett er utvidelsen av kontraktsregulering av arbeidsforholdet. Mange av spørsmålene som tidligere ble løst sentralt kan være gjenstand for behandling av tariffavtale, avtale eller arbeidsavtale. Ja, Art. 179 i den russiske føderasjonens arbeidskode definerer en spesifikk liste over arbeidere som gis fortrinnsrett til å forbli på jobb ved reduksjon i antall eller ansatte, og indikerer samtidig at tariffavtalen kan sørge for at andre kategorier av arbeidstakere som har fortrinnsrett til å forbli i arbeid med lik arbeidsproduktivitet og kvalifikasjoner.

Oppgavene til personelltjenesten har nå økt på grunn av det faktum at den russiske føderasjonens arbeidskode har klassifisert lokale forskrifter som kilder til arbeidsrett: ordre og andre dokumenter som inneholder arbeidsrettslige normer. Det bør huskes at i tilfeller fastsatt av koden, andre føderale lover og andre regulatoriske rettsakter fra den russiske føderasjonen, kollektive avtaler, avtaler, må arbeidsgiveren, når han vedtar lokale forskrifter, ta hensyn til representantens mening. kropp av ansatte. Alt det ovennevnte forklarer relevansen av dette arbeidet.

Formålet med arbeidet er å studere kontorarbeid i personalarbeid.

Målet med arbeidet er

• vurdere det teoretiske grunnlaget for organisering av kontorarbeid i personalarbeid;
• studere organiseringen av kontorarbeid i personalarbeid ved å bruke eksemplet med Polygraph CJSC;
• vurdere metoder for å optimalisere organiseringen av kontorarbeid i personalarbeidet til JSC Polygraph.

Emnet for arbeidet er organisering av kontorarbeid. Objektet for arbeidet er JSC Polygraph.

1 TEORETISK GRUNNLAG FOR SAKSPROSESS I HR-ARBEID

1.1 Dokumentasjonssystem i personaljournalhåndtering

Når en innbygger går inn i en jobb, inngår han et arbeidsforhold med en organisasjon eller individuell gründer. Innholdet i disse relasjonene er de gjensidige arbeidsrettighetene og forpliktelsene til arbeidsgivere og arbeidstakere. Arbeidsgiver er forpliktet til å gi arbeidstakeren arbeid fastsatt i arbeidsavtalen, sørge for arbeidsforhold og betale lønn til rett tid, og arbeidstakeren skal personlig utføre arbeidsfunksjonen som er definert i arbeidsavtalen, underlagt interne arbeidsbestemmelser.

Arbeidslovgivningen legger opp til dokumentasjon av forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, samt mellom arbeidssøker og arbeidsgiver (skriftlig avslag på ansettelse). Riktig registrering av fremveksten, endringen og oppsigelsen av arbeidsforhold er viktig for hver ansatt, ikke bare i arbeidsperioden, men også etter oppsigelse.

Arbeid med personell krever at arbeidsgiver løser mange ledelsesproblemer: rekruttering av personell, tilpasning av nye medarbeidere, vurdering av ansattes prestasjoner, forbedring av deres kvalifikasjoner, motiverende arbeid osv. Personalledelse fører også til opprettelse av en rekke dokumenter 1 .

Med hensyn til ovenstående kan all personelldokumentasjon deles inn i to grupper:

• dokumenter relatert til arbeidsforhold (for eksempel ansettelseskontrakter, personalordrer, personlige kort fra ansatte, ansattes uttalelser, ferieplaner, skiftplaner, etc.);
• dokumenter knyttet til personalledelse (personellplaner og rapporter; forskrifter om personellutvelgelse, om tilpasning av arbeidere, om personalvurdering, etc.; spørreskjemaer, tester, profesjonsskjemaer, personogrammer, etc.) 2 .

Personaljournalhåndtering inkluderer tradisjonelt dokumenter knyttet til arbeidsforhold, hvorav de fleste er nødvendige for behandlingsprosedyrer som ansettelse, overgang til annen jobb, oppsigelse, innvilgelse av permisjon, utsendelse på forretningsreise, etc.

Ved dokumentering av arbeidsforhold opprettes det en rekke organisatoriske, administrative, regnskapsmessige, informasjons-, referanse- og andre dokumenter av ulike typer og varianter. Blant disse dokumentene kan to grupper skilles:

• lokale forskrifter for organisasjonen knyttet til arbeidsforhold;
• dokumenter knyttet til personalregnskap og bevegelse.

Lokale forskrifter dette er dokumenter fra organisasjonen som inneholder arbeidsrettslige normer (del 1 av artikkel 8 i den russiske føderasjonens arbeidskode), for eksempel interne arbeidsregler. Utarbeidelsen av visse typer lokale forskrifter er gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode. Slike dokumenter er obligatoriske for bruk (for eksempel en ferieplan). Dokumenter som ikke er fastsatt i den russiske føderasjonens arbeidskode, er av rådgivende natur og utvikles etter organisasjonens skjønn (for eksempel forskrifter om organisasjonens strukturelle inndeling).

En rekke lokale forskrifter gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode må brukes av alle arbeidsgivere, inkludert individuelle gründere. Slike handlinger inkluderer: bemanningsplan, interne arbeidsbestemmelser, ferieplan, forskrifter om godtgjørelse, forskrifter om prosedyre for behandling av personopplysninger om ansatte.

Noen lokale forskrifter gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode er obligatoriske for bruk kun av de arbeidsgivere som har de riktige funksjonene til arbeidsorganisasjon og arbeider med personell, for eksempel en skiftplan, forskrifter om sertifisering, forskrifter om arbeidsstandarder, forskrift om turnusarbeid, forskrift om læreplass, en liste over stillinger med uregelmessig arbeidstid mv.

Dokumenter knyttet til regnskap og bevegelse av personell inkluderer: dokumenter som en ansatt presenterer når han søker jobb, og dokumenter opprettet for spesifikke personalfunksjoner.

Dokumenter som kreves for ansettelse inkluderer:

• identifikasjonsdokumenter;
• dokumenter som bekrefter arbeidserfaring, arbeidserfaring;
• dokumenter som bekrefter utdanningsnivå og kvalifikasjoner;
• dokumenter knyttet til statlig pensjonsforsikring;
• militære registreringsdokumenter;
• dokumenter (om nødvendig) som kreves under hensyntagen til detaljene i det fremtidige arbeidet (for eksempel et helsesertifikat, førerkort, etc.) 3 .

Dokumenter opprettet for spesifikke HR-funksjoner inkluderer:

• kontraktsdokumenter: arbeidskontrakter, avtaler mellom partene, tilleggsavtaler til arbeidskontrakter, studentkontrakter, avtaler om fullt individuelt økonomisk ansvar, avtaler om fullt kollektivt (lag) økonomisk ansvar;
• administrative dokumenter: ordre (instruksjoner) for personell;
• informasjon og referansedokumenter: ansattes uttalelser, rapporter og forklarende notater, protokoller, handlinger, etc.;
• primære regnskapsdokumenter: personlige kort fra ansatte, timelister, notater, beregninger for innvilgelse av ferie og oppsigelse 4 .

Sammen med dokumentene, utarbeides bøker, journaler, kort der dokumentene som er samlet i organisasjonen tas i betraktning (registrert): en bok for registrering av bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem, en kvittering og utgiftsbok for registrering former for arbeidsbøker og vedlegg i disse, bøker for registrering av arbeidskontrakter, bestillinger, personlige kort til ansatte, personlige filer, etc.

Dermed er personaljournalhåndtering et sett med prosedyrer for kompilering, utførelse, behandling, utførelse, dannelse til filer, lagring og bruk av personelldokumentasjon.

For øyeblikket, etter at den russiske føderasjonens arbeidskode trådte i kraft, har følgende hovedendringer skjedd i administrasjonen av personelljournaler:

• Noen tradisjonelle personaldokumenter som har vært obligatoriske i mange år (for eksempel en jobbsøknad) har sluttet å være obligatoriske;
• nye obligatoriske dokumenter for arbeidsgiveren har dukket opp (for eksempel dokumenter som etablerer prosedyren for å arbeide med personopplysninger til ansatte);
• det totale antallet dokumenter som behandles i personaltjenesten har økt (for eksempel dokumenter ved søknad om årlig betalt permisjon);
• utvalget av dokumenter som må leveres til den ansatte mot signatur har utvidet seg;
• en rekke dokumenter vedtatt av arbeidsgiveren krever å ta hensyn til oppfatningen fra det representative organet av ansatte;
• personelldokumentasjon skal fritt fremlegges for statlige arbeidsinspektører når de utfører inspeksjoner av arbeidsgivers etterlevelse av arbeidslovgivningen 5 .

Utarbeidelse av personelldokumentasjon fortsetter å ta mesteparten av arbeidstiden til spesialister på personellservice og forårsaker ofte alvorlige problemer under inspeksjoner og konfliktsituasjoner. En analyse av arbeidstilstanden med personelldokumentasjon i en rekke moderne organisasjoner viser at de vanligste feilene på dette området er:

• mangel på (obligatoriske) dokumenter gitt av gjeldende lovgivning;
• brudd på prosedyren for å utvikle og sette i kraft dokumenter som inneholder arbeidsrettslige normer;
• feil utførelse av dokumenter, uvitenhet om reglene for å gi juridisk kraft til dokumenter;
• feil dokumentasjon av ledelsessituasjoner, uttrykt i fravær av nødvendige dokumenter eller mangel på forståelse av hvilken type dokument som skal bekrefte hendelsene som finner sted;
• organisering av oppbevaring og destruksjon av personelldokumentasjon med grove brudd på reglene for drift av organisasjoners arkiver.

En av hovedoppgavene til hver arbeidsgiver innen arbeid med personell er rettidig og korrekt gjennomføring av personaljournaler.

1.2 Obligatoriske personaldokumenter generert i foretakets personaltjeneste

Regnskap for arbeidskraft og lønn i organisasjonen utføres på grunnlag av primærdokumenter generert i personalavdelingen. Dårlig utført arbeid av HR-avdelingen påvirker uunngåelig arbeidet til både regnskapsavdelingen og hele organisasjonen. Konsekvensen av dette er utidig utbetaling av ansatte, sykefravær, og utidig utarbeidelse av dokumenter for innlevering til statlige sosiale myndigheter. Som et resultat avtar den økonomiske ytelsen til foretaket som helhet.

Overholdelse av normene i den russiske føderasjonens arbeidskode og korrekt utførelse av personelldokumentasjon kontrolleres av både organene til Federal Labour Inspectorate (Rostrudinspektsiya) og organene til Federal Tax Inspectorate. En statlig inspektør kan komme til kontoret til enhver organisasjon, uavhengig av dens form for eierskap, og kreve dokumenter knyttet til personaljournaler og andre obligatoriske interne forskrifter og bestillinger tilgjengelig i organisasjonen (Federal lov av 8. august 2001 nr. 134- FZ "Om beskyttelse av rettighetene til juridiske enheter og individuelle gründere under statlig kontroll (tilsyn)") 6 .

Dokumentasjon av virksomheten til HR-tjenesten dekker alle prosesser knyttet til utarbeidelse og behandling av personaldokumentasjon etter fastsatte regler, og løser følgende personalledelsesoppgaver:

• organisering av arbeidernes arbeid;
• inngå en arbeidskontrakt og ansette;
• overføring til en annen jobb;
• gi ansatte ferier;
• ansattes insentiver;
• ileggelse av disiplinære sanksjoner mot ansatte;
• ansatt sertifisering;
• opprettholde bemanningen;
• registrering av bruk av arbeidstid;
• tiltrekke ansatte til å jobbe i helger og ikke-arbeidsferier;
• registrering av forretningsreiser;
• oppsigelse av arbeidsavtalen og oppsigelse fra arbeidet 7 .

Listen over personaldokumenter som organisasjoner skal føre, uavhengig av eierform, er gitt i vedlegg 1. Den inneholder også forskriftsdokumenter som regulerer arbeidsgivers plikt til å vedlikeholde visse personaldokumenter, og periodene for oppbevaring av disse (i henhold til Listen) av standard styringsdokumenter generert i virksomheten til organisasjonen, som indikerer lagringsperioder, godkjent av Rosarkhiv 10/06/2000, som endret 27/10/2003).

Organiseringen av arbeidernes arbeid utføres gjennom adopsjon (godkjenning av lederen av organisasjonen eller en tjenestemann autorisert av ham) av lokale forskrifter. Hver arbeidsgiver må ha interne arbeidsregler og forskrifter om beskyttelse av personopplysninger. Andre lokale forskrifter, som forskrifter om lønn, arbeidsstandarder, bonuser og materielle insentiver, sertifisering, etc., vedtas om nødvendig.

Tariffavtalen (avtalen) er av rådgivende natur, da den er inngått etter avtale mellom partene (kapittel 7 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Vedlikehold av personlige filer til ansatte anbefales for private selskaper. Arbeidsgiverens plikt til å opprettholde personlige anliggender gjelder ansatte i statlige organisasjoner i samsvar med føderal lov nr. FZ-79 av 27. juli 2004 "Om statens siviltjeneste i den russiske føderasjonen." For enkelhets skyld kan vi fortsatt anbefale å opprette personlige filer eller personlige mapper, og prosedyren for dannelsen av dem bør fastsettes i den lokale forskriftsloven til organisasjonen, godkjent av lederen.

I den ansattes personlige mappe (personlig mappe) kan du inkludere kopier av dokumenter som kreves ved ansettelse (pass, militær ID, sertifikat for TIN-tildeling, pensjonsforsikringsbevis, ekteskapsattest, fødselsattest for barn - for å gi inntektsskattefordeler; dokumenter om utdanning, etc.) og deretter alle hoveddokumentene opprettet i løpet av arbeidstakerens arbeidsliv, som karakteriserer hans arbeidsaktivitet (søknader om overføring til annen jobb, oppsigelsesbrev, karakteristikker, dokumenter om videregående opplæring, kopier av bestillinger om opptak , overføring , oppsigelse osv.).

I tillegg må arbeidsgiver ha følgende arbeidsverndokumenter:

• instruksjoner om arbeidsbeskyttelse etter yrke;
• logg over orienteringen (bli kjent med instruksjonene);
• logg over ansatte som gjennomgår obligatorisk medisinsk undersøkelse og andre 8 .

Disse dokumentene kan lagres i bedriftens personaltjeneste, hvis organisasjonen ikke har en egen arbeidsverntjeneste, eller på kontoret.

I samsvar med sub. "a" del 1 art. 356 i den russiske føderasjonens arbeidskode, utøver det føderale arbeidsinspektoratet statlig tilsyn og kontroll over arbeidsgiveres overholdelse av arbeidslovgivning og andre regulatoriske rettsakter.

Organisasjonslederne har personlig ansvar for dokumentarfondet som genereres i prosessen med deres aktiviteter. For brudd på lovgivningen i Den russiske føderasjonen og andre regulatoriske rettsakter, feil vedlikehold av personelldokumentasjon eller mangel på den, sørger lovgiveren for ileggelse av en administrativ bot: for tjenestemenn - fra 1000 til 5000 rubler, for juridiske personer - fra 30 000 til 50 000 rubler. eller administrativ suspensjon av aktiviteter i opptil 90 dager, og igjen - innebærer inhabilitet av tjenestemannen (artikkel 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 og 14.23 i den administrative koden).

2 PRAKSIS AV SAKSPROSESS I HR-ARBEID VED EKSEMPEL PÅ CJSC "POLYGRAPH"

2.1 Generelle kjennetegn ved kontorarbeid i personalarbeidet til JSC Polygraph

Arbeidsforhold mellom den ansatte og CJSC Polygraph oppstår på grunnlag av en inngått arbeidskontrakt (artikkel 16 i den russiske føderasjonens arbeidskode). I fremtiden må de resulterende arbeidsforholdene, så vel som deres endringer og oppsigelse, formaliseres ordentlig (artikkel 68, 73, 80 og andre arbeidskoder i Den russiske føderasjonen).

Registrering av arbeidsforhold betyr deres dokumentasjon, det vil si opprettelsen av passende dokumenter.

Som et resultat av dokumentasjon opprettes organisatoriske, administrative, regnskaps-, informasjons-, referanse- og andre dokumenter av ulike typer og varianter. Samtidig med dokumentene utarbeides bøker, magasiner, kort, der dokumentene som er samlet i organisasjonen blir tatt i betraktning (registrert).

Den obligatoriske registreringen av dokumenter er direkte bestemt av kravet i klausul 4.1.2 i standardinstruksjonene for kontorarbeid i føderale utøvende organer, godkjent. etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 8. november 2005 nr. 536: "... alle dokumenter som krever opptak, utførelse og bruk for referanseformål er underlagt registrering."

Det må presiseres at selve prosedyren for registrering av dokumenter ikke er begrenset til å sette registreringsdatoer og -nummer på dem. Registrering av dokumenter er en registrering av regnskapsdata om et dokument i den foreskrevne formen, som registrerer faktum om opprettelse, sending eller mottak (klausul 4.1.1 i standardinstruksjonene for kontorarbeid i føderale utøvende organer).

Arbeidet med personaldokumentasjon er ikke begrenset til kun utarbeidelse, registrering og utførelse av dokumenter. Den viktigste delen av dette arbeidet er dannelsen av utførte dokumenter til filer for organisering av lagring og bruk for referanseformål.

Dermed er personaljournalhåndtering et sett med prosedyrer for sammenstilling, utførelse, behandling, lagring og gjenfinning av personalstyringsdokumenter. For rettidig og korrekt implementering av disse prosedyrene virker det mest hensiktsmessig å regulere så mye som mulig både sammensetningen av personaldokumenter og teknologien for å jobbe med dem gjennom å lage et sett med lokale forskrifter for kontorarbeid: Ark med dokumentskjemaer , Album med dokumentskjemaer, HR dokumentflytplan, Instruksjoner for personalkontorarbeid .

Et av hovedmålene med disse lovene er å gjenspeile egenskapene til organisasjonens produksjonsaktiviteter, og for nybegynnere HR-arbeidere bør lokale forskrifter om kontorarbeid bli en oppslagsbok som gir svar på spørsmål de har om å dokumentere arbeidsforhold.

Grunnlaget for regelverket for personaljournalføring er Tabellen over dokumentskjemaer. Hensikten med å utarbeide timelisten er å bestemme nødvendig og tilstrekkelig sett med typer dokumenter for juridisk registrering av situasjoner som oppstår i arbeid med personell. Bruken av timelisten lar deg redusere arbeidstiden og arbeidskostnadene til organisasjonens ansatte når du løser problemene med å dokumentere ledelsesaktiviteter.

Formen på Rapportkortet (vedlegg 2) bestemmes av organisasjonen selv, utviklet av personalavdelingen og godkjent etter ordre fra leder.

Utarbeidelsen av et ark med dokumentskjemaer bør ledsages av utviklingen av et album med skjemaer og prøver av personaldokumenter inkludert i arket. Tilstedeværelsen av timelisten og albumet lar deg raskt og korrekt dokumentere arbeidet med personell ved JSC Polygraph.

Timelisten og albumet må først og fremst inneholde dokumenter gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode, dvs. som er obligatoriske ved registrering av arbeidsforhold.

2.2 Bestillinger for personell og deres registrering i ZAO Polygraph

Grunnlaget for personaljournalstyring er ordre (instruksjoner) for personell, utstedt etter inngåelse av arbeidskontrakter, ved endringer og oppsigelser. Innholdet i personalordren skal være i samsvar med vilkårene i den inngåtte arbeidsavtalen. Fra ordre fra organisasjonssjefen om personell overføres informasjon til regnskapsdokumenter og arbeidsbøker til ansatte.

I henhold til punkt 3.5.5 i de grunnleggende reglene for drift av arkiver for organisasjoner, godkjent ved vedtak fra styret i Rosarkhiv datert 02/06/02 (heretter referert til som grunnleggende regler), er ordrer for kjerneaktiviteter og for personell. vedlikeholdes separat og formet til forskjellige filer. Denne prosedyren gjelder også for små organisasjoner, hvor en liten mengde administrativ dokumentasjon opprettes, og en av de ansatte (sekretær, regnskapsfører, økonom, etc.) er ansvarlig for personaljournalføring.

Visse typer dokumenter for personellet til Polygraph CJSC har enhetlige skjemaer, godkjent. Vedtak fra Statens statistikkkomité i Russland datert 5. januar 2004 nr. 1 (tabell 2.1).

De oppførte formene for personalordre gjelder den primære regnskapsdokumentasjonen for registrering av arbeidskraft og betalingen, og derfor bør du, når du fyller dem ut, bli veiledet av prosedyren for bruk av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, godkjent. Vedtak fra Statens statistikkkomité i Russland datert 24. mars 1999 nr. 20.

Tabell 2.1

Typer personaldokumenter som har standardiserte skjemaer

I samsvar med nevnte prosedyre kan ytterligere detaljer legges inn i de enhetlige formene for primær regnskapsdokumentasjon om nødvendig. I dette tilfellet skal ikke alle detaljer i skjemaene endres (inkludert kode, skjemanummer, dokumentnavn). Det er ikke tillatt å fjerne individuelle detaljer fra enhetlige skjemaer. Formatene til skjemaene som er angitt i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon anbefales og kan endres.

Når du produserer tomme produkter basert på enhetlige skjemaer, er det tillatt å gjøre endringer i form av utvidelse eller innsnevring av kolonner og linjer for enkel plassering og behandling av informasjon.

Endringer i de enhetlige formene for primær regnskapsdokumentasjon gjøres ved å gi en ordre (instruks) fra lederen av Polygraph CJSC (se vedlegg 3).

I mangel av en enhetlig form for ordre for personell godkjent av Russlands statsstatistikkkomité (for eksempel ved utstedelse av ordre om å endre biografiske data til ansatte, anvende disiplinære sanksjoner og i andre tilfeller), brukes skjemaer som pålegg om kjernevirksomhet gis (vedlegg 4).

Det virker tilrådelig å inkludere maksimalt antall prøvebestillinger for personell i Albumet med dokumentskjemaer, samt systematisk supplere det med nye eksempler etter å ha dokumentert situasjoner som oppstår i praksisen med å jobbe med personell.

For personalbestilling er korrekt indeksering og registrering av stor betydning. Det er uakseptabelt å bruke ett registreringsskjema for alle personellbestillinger og samle disse dokumentene videre til én fil. Det er kravene for påfølgende dannelse av filer som bestemmer prosedyren for å jobbe med bestillinger for personell i det "nåværende" kontorarbeidet: bestillinger for personell er gruppert i filer i samsvar med de fastsatte periodene for lagring (klausul 3.5.5 i de grunnleggende reglene).

Ordre med ulik lagringstid skal registreres i ulike regnskapsformer og ha ulike registreringsindekser (nummer). Reglene for indeksering av personellordrer er utviklet av Polygraph CJSC selv. I praksisen med personaltjenester har alfanumerisk indeksering blitt mest utbredt.

Hvis det er store mengder dokumenter, er det tilrådelig å gruppere personellordrer relatert til ulike spørsmål om arbeid med personell separat (klausul 3.5.5 i de grunnleggende reglene), ved å bruke forskjellig indeksering, for eksempel: til serienumrene til bestillinger på bevegelse av personell (ansettelser, overføring til annet arbeid, oppsigelse) bokstaven "k" legges til, for ordre om utplassering av arbeidere "km", om innvilgelse av ferier "o", om forfremmelse "p", om disiplinære sanksjoner "v" , etc.

Ordreindekseringssystemet vedtatt av Polygraph CJSC gjenspeiles i registreringsbøker (magasiner), hvis form er etablert av organisasjonen selv. Ved utvikling av regnskapsskjemaer kan du bruke rådgivingsskjemaene i vedlegg 2 til Intersectoral Integrated Time Standards for Work on Recruitment and Personal Accounting (1991).

Ved føring av et journalskjema hvor det føres opplysninger om personalordre utarbeidet i ulike saker, kan vi anbefale følgende bok (journal) for registrering av ordre (tabell 2.2).

Tabell 2.2

Bokens (journalen) skjema for registrering av bestillinger

Regnskapsskjemaene utviklet av Polygraph CJSC med ulike alternativer for å fylle dem ut, må presenteres i de relevante delene av Album of Document Forms.

Pålegg om personell gis dersom det foreligger hensiktsmessige skriftlige grunner, som i tillegg til ansettelseskontrakter og endringer i disse inkluderer informasjon og referansedokumenter: ansattes uttalelser, notater (rapporter og forklarende notater), representasjoner, protokoller, handlinger mv.

Dokumentgrunnlag for pålegg skal være korrekt utformet og registrert. Noen dokumenter (erklæringer, notater, forklarende merknader, innlegg, meldinger) er utarbeidet i enhver form, andre (protokoller, lover) har enhetlige eller anbefalende former.

2.3 Lederens beslutning

Uttalelser fra ansatte og notater refererer til intern korrespondanse og krever vurdering og beslutningstaking av lederen av Polygraph CJSC. Beslutningen som er tatt gjenspeiles i resolusjonen, hvis innhold i de fleste tilfeller kommer ned til svært korte instruksjoner: "Til ordren", "Utfør", "Til personalavdelingen", som ikke samsvarer med betydningen av denne detaljen. .

En annen alvorlig feil når du setter vedtak på dokumenter, er det semantiske avviket mellom beslutningen tatt av lederen og innholdet i dokumentet som vurderes. Oftest finner man slike feil i vedtak på ansattes søknader.

Arbeidstakeren ber i søknaden om å dele den årlige betalte permisjonen i deler og gi ham en del av permisjonen på 5 dager (fra mandag til fredag). Lederen av organisasjonen, som er uenig i den ansattes forespørsel, angir i resolusjonen: "Gi permisjon på 7 dager" (fra mandag til søndag).

Denne resolusjonen samsvarer ikke med innholdet i uttalelsen, og er derfor ikke en vurdering av innholdet i spørsmålet som reises. Vedtaket må i så fall inneholde et avslag på å gi deler av permisjonen.

Arbeidstaker ønsker på eget initiativ å si opp arbeidsavtalen og varsler arbeidsgiver om dette skriftlig, men ikke to uker i forveien, men kortere tid. For å ikke imøtekomme den ansattes forespørsel, gir lederen vedtak: «Avskjedige med arbeid innen to uker» eller angir i vedtaket datoen for oppsigelsen etter to ukers varsel, dvs. ikke sammenfaller med datoen i den ansattes søknad.

Igjen, i stedet for å avslå forespørselen fra den ansatte, blir han "gitt et tilbud" som ikke oppfyller hans ønsker.

For å unngå slike feil bør Albumet med dokumentskjemaer inneholde alternativer for mulige løsninger når man skal ta avgjørelser om de mest typiske, ofte gjentakende situasjonene.

Et trekk ved protokoller og handlinger er opprettelsen av disse dokumentene enten i prosessen med kollegial diskusjon og beslutningstaking (protokoller), eller når flere personer etablerer (bekrefter) fakta og hendelser som har skjedd i deres nærvær (handlinger). Derfor inkluderer protokollene i tillegg informasjon om medlemmene av det kollegiale organet som var tilstede (dvs. tilstedeværelsen av et quorum), og når man utarbeider de fleste handlinger, kreves det tilstedeværelse av uinteresserte vitner.

For å registrere de interne dokumentene som er opprettet ved Polygraph CJSC, kan følgende omtrentlige form for registreringsjournaler brukes, som vedlikeholdes separat etter type og variasjon av dokumenter (tabell 2.3).

Tabell 2.3

Loggskjema

2.4 Lage oppføringer i arbeidsbøker. Fylle ut et personlig kort

Annen viktig informasjon i albumet med dokumentskjemaer bør inkludere eksempler på oppføringer i arbeidernes arbeidsbøker. Som kjent er gjeldende Instruks for utfylling av arbeidsbøker, godkjent. Resolusjon fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 10. oktober 2003 nr. 69, inneholder flere prøveregistreringer (for eksempel om etablering av et annet yrke, om å gi nytt navn til en organisasjon, om oppsigelse osv.), men dette er tydeligvis ikke nok, spesielt for nybegynnere personelloffiserer.

Eksempeloppføringer i arbeidsbøker kan plasseres i Albumet etter eksempler på utførelse av bestillinger for personell eller i form av en oppsummeringstabell (vedlegg 5).

Vanskeligheter med å jobbe med arbeidsbøker er som regel forårsaket av hull eller motstridende krav i gjeldende reguleringsrettsakter for vedlikehold av dem.

For eksempel, i samsvar med det godkjente dekretet fra regjeringen i Den russiske føderasjonen datert 24. juli 2002 nr. 555, reglene for beregning og bekreftelse av tjenestetiden for etablering av arbeidspensjoner, hoveddokumentet som bekrefter arbeidsperiodene under en arbeidskontrakten er arbeidsbokoriginalen, og ikke en bekreftet kopi. Men i seksjon IV av reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, produksjon av arbeidsbokskjemaer og utlevering av dem til arbeidsgivere, godkjent. Dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 16. april 2003 nr. 225 sier at en arbeidsbok kun utstedes til en ansatt ved oppsigelse (oppsigelse av en arbeidskontrakt). Dermed oppstår det et problem med å utstede den originale arbeidsboken til en ikke-pensjonerende ansatt.

I denne situasjonen og andre lignende tilfeller, når en ansatt må presentere den originale arbeidsboken til en bestemt myndighet, er det tilrådelig å vise i Album of Document Forms prosedyren for å dokumentere prosedyren for å utstede en arbeidsbok.

Dokumentet som en arbeidsbok vil bli utstedt på grunnlag av, bør etter vår mening være en søknad fra den ansatte adressert til Polygraph CJSC, og ikke "kvitteringen" som er mye brukt i praksis. Etter å ha registrert søknaden, vurdert den av organisasjonssjefen og gitt en resolusjon, må den ansatte bekrefte skriftlig (på samme søknad) det faktum å motta arbeidsboken for midlertidig bruk med plikt til å returnere den i tide måte uten skader, rettelser, flekker osv.

Personaltjenesten skal organisere kontroll med tilbakelevering av arbeidsbok utstedt til midlertidig bruk og kontrollere denne når arbeidstaker leverer boken. Dersom arbeidstakeren ikke har gyldig grunn for å motta den originale arbeidsboken, kan han kun få en bekreftet kopi.

Detaljerte instruksjoner om prosedyren for utfylling bør følges i Albumet med dokumentskjemaer av slike regnskapsskjemaer som en timeliste (skjemaer T-12 og T-13) og en ansatts personlige kort (T-2).

Det er obligatorisk å føre en timeliste, siden Polygraph CJSC er forpliktet til å holde oversikt over den tiden hver ansatt faktisk har jobbet (artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Når du fyller ut timelisten, brukes følgende metoder:

fullstendig daglig registrering av arbeidstimer eller indikasjon på årsakene til den ansattes fravær (ferie, funksjonshemming, etc.);

kun registrering av fravær, fravær, forsinkelse mv.

Arbeidstid kan omfatte: dagtid, nattarbeid, overtidsarbeid, forretningsreiser og arbeid i helger og ferier. Ulike typer arbeidstid tas i betraktning og betales separat.

Merknader om fravær fra jobben av gyldige årsaker skal være underbygget med dokumentasjon. Arbeidstimer på deltid føres i timelisten i henhold til vilkårene i arbeidsavtalen.

Timelisten utarbeides i ett eksemplar av tidtaker eller autorisert person, underskrives av leder for strukturenhet og HR-medarbeider og overføres til regnskapsavdelingen. I store organisasjoner føres timelister av strukturelle inndelinger.

Arbeidstakerens personlige kort fylles ut for alle ansatte det er inngått arbeidsavtale med, også deltidsansatte. Personlige kort fylles ut i ett eksemplar av en personaltjenestemedarbeider basert på personlige dokumenter til innbygger som søker arbeid. Kortene kan fylles ut for hånd eller ved hjelp av en elektronisk versjon etterfulgt av utskrift. Når du fyller ut kortet manuelt, tillates ingen flekker eller slettinger.

Hvis det oppstår feil eller endringer må gjøres (for eksempel ved endring av etternavn, endring av hjemmeadresse eller passdata), krysses feil eller utdatert oppføring over på kortet, og riktig oppføring plasseres over eller ved siden av. . Foretatte rettelser må bekreftes med signatur fra en HR-ansatt.

En viktig rolle når du fyller ut personlige kort til ansatte spilles av all-russiske klassifiserere av teknisk og økonomisk informasjon (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), hvis bruk lar deg fylle ut de tilsvarende linjene på kortet (tabell) 2.4).

Hvis det er nødvendig å kode informasjon i en ansatts personlige kort som ikke er inkludert i de all-russiske klassifikatorene, utvikles lokale klassifiserere for organisasjonen. Kortene som fylles ut når du søker på en jobb er registrert i boken med personlige kort, hvis form er utviklet etter skjønn fra Polygraph CJSC.

Tabell 2.4

Feil ved behandling av personlige kort fra JSC Polygraph

Den logiske konklusjonen av utviklingen av regulatorisk støtte innen personaljournalhåndtering er utarbeidelsen og godkjenningen av dokumentflytplanen for personaltjenesten til JSC Polygraph. Oversikten reflekterer i tabellform prosedyrene for å dokumentere arbeidsforhold for følgende elementer:

utforming av dokumenter (grunnlag for utforming, hyppighet, ansvarlig for utarbeidelse, antall eksemplarer osv.);

utarbeidelse av dokumenter (koordinering, signering, godkjenning);

behandling av dokumenter (registrering, overføring for utførelse, kjennskap til ansatte);

drifts- og arkivlagring av utførte dokumenter (sted og vilkår for oppbevaring, innleveringsfrekvens til arkivet).

Prosedyren for å anvende de betraktede lokale forskriftene om arbeid med personelldokumentasjon, samt ansvaret for brudd på den, må være nedfelt i instruksjonene for personaljournalhåndtering, godkjent etter ordre fra lederen av Polygraph CJSC.

3 OPTIMERING AV SAKSPROSESS I HR-TJENESTEN

Et automatisert system i en bedrift i dag er ikke en kjepphest, men en presserende nødvendighet. Et av handelsselskapene klarte å gjennomføre et automatiseringsprosjekt, bokstavelig talt fra bunnen av. På tidspunktet for implementering utgjorde organisasjonens ansatte mer enn fem hundre personer. Samtidig hadde ikke personaltjenesten et eneste programvareprodukt.

Det var vanskelig å etablere kommunikasjon mellom selskapets tjenester. Ønsket om å eliminere dette problemet, samt å løse det presserende problemet med å lage en felles ansattdatabase, ble hovedårsakene til å automatisere forretningsprosesser. Prosjektet ble initiert av to divisjoner: økonomiavdelingen og personaltjenesten. Det var de som formulerte hovedparametrene for automatisering, og svarte på tre grunnleggende spørsmål:

1. Hva ønsker du å få som resultat av prosjektet?
2. Hvilke finanskostnader vil selskapet ha i forbindelse med dette?
3. Hvor lang tid vil det ta å forberede og implementere automatisering?

For å jobbe med prosjektet ble det opprettet en initiativgruppe, som inkluderte spesialister fra tre avdelinger:

• informasjonsteknologitjenester dens oppgaver inkluderte å analysere programmer på markedet, vurdere muligheten for deres interaksjon med IT-produkter som selskapet planla å implementere i fremtiden, samt å løse problemer knyttet til videre vedlikehold av programmet;
• finansavdelingens fastsettelse av utvalget av automatiseringsoppgaver knyttet til lønnsberegning;
• personaltjenester formulering av prosjektmål når det gjelder medarbeiderledelse.

Først av alt analyserte initiativgruppen markedet for informasjonstjenester. Det viste seg at fra synspunktet til oppgavene selskapet står overfor, trenger nesten alle programvareprodukter forbedring. Å velge den mest praktiske krevde en ganske lang diskusjon, som fant sted under flere rundebord. Disse hendelsene avslørte fordeler og ulemper ved ulike løsninger. Som et resultat ble valget tatt til fordel for programmet 1C: Lønn og personal 7.7. På det tidspunktet inkluderte den ennå ikke blokken "1C: Personalledelse og lønn", så noen endringer måtte gjøres, som ble utført av eksterne spesialister.

En detaljert handlingsplan ble utviklet og godkjent for prosjektet, med angivelse av frister og ansvarlige for gjennomføringen av hvert punkt. Hele prosjektet (utvikling, testing, gjennomføring og opplæring av personell) ble tildelt 4 måneder (tabell 3.1). Først av alt bestemte ansatte i hver HR-avdeling hvilke data de trengte i elektronisk form. For HR-inspektørens personelldokumentflyt, for HR-sjefen kandidatdatabasen (tidligere ble den samlet på papir), for opplæringsspesialistlistene over de som deltok på opplæring (alt bedriftspersonell gjennomgår opplæring). For personaltjenesten var det derfor nødvendig å konfigurere flere blokker:

1. «Rekruttering». En spesiell katalog ble opprettet for å lagre den mest komplette informasjonen om alle kandidater som er invitert til intervjuer, samt potensielle ansatte i selskapet som kan være av interesse for det hvis noen ledige stillinger åpner.

2. "Opplæring". For å registrere informasjon om fullføring av opplæring, ble den eksisterende "Ansatte"-katalogen forbedret. Den inkluderte en liste over alle som jobber (og tidligere har jobbet) for selskapet. Det viste seg å være praktisk fordi det inneholdt informasjon om hver ansatt: fødselsdato, adresse, passdetaljer, tittel på stilling og avdeling, tidsplan, lønn osv. Derfor ble denne katalogen valgt for revisjon. Det er nå mulig å legge inn informasjon om dato og navn på opplæringen, dens resultater, samt hvilken opplæring som er nødvendig for videreutvikling av den ansatte, både ny og eksisterende.

3. "Administrasjon av personelljournaler." Denne blokken ble også foredlet for å utvide dens evner, spesielt for å legge inn en ferieplan, overvåke etterlevelsen og utarbeide arbeidskontrakter.

4. "Rapportering og statistikk." Det er utarbeidelse av rapporter og innsamling av statistiske data som lar deg analysere arbeidet som er utført og formulere planer for fremtiden. For disse formålene ble følgende elektroniske rapporter opprettet:

• "Percentik" den samler informasjon som en prosentandel: personalomsetningshastigheten, forholdet mellom antall kandidater som ble intervjuet og antall ansatte som ble ansatt;
• «Interessant statistikk» HR-avdelingen gjør alle bedriftsansatte kjent med dataene fra denne rapporten hver måned. Den inneholder informasjon om hvor mange menn og kvinner det er i organisasjonen, statistikk over utdanning, sivilstand, og gjennomsnittlig tjenestetid i bedriften.

Tabell 3.1

Plan for prosjektgjennomføring

Etter å ha installert programmet og testet innstillingene, var det tid for den vanskeligste fasen av implementeringen. Til å begynne med ble alle ansatte opplært i å bruke det nye programmet. Det fant sted på opplæringssenteret til utviklingsselskapet i to trinn: først og fremst for personelltjenesten, deretter for finansavdelingen (på dette tidspunktet la personelloffiserene allerede inn informasjon i programmet). Det ble holdt undervisning i en uke hver morgen fra klokken 9 til 11. Prosessen med å mestre programmet blant ansatte gikk i ulikt tempo, men alle var overbevist om at automatisering gjorde at de kunne jobbe mer effektivt.

Etter trening ble all informasjon lagt inn i systemet (fig. 3.1).

Ris. 3.1 Legge inn informasjon om personell

Etter innføringen av automatisering ble resultatene oppsummert. Analyse av resultatene viste følgende:

1. Arbeidskostnadene for enkle personellprosedyrer har gått betydelig ned (tabell 3.2).

2. Samhandlingen mellom personaltjenesten og økonomiavdelingen er forenklet.

3. Det er blitt mer praktisk å lagre og bruke informasjon om ansatte.

Tabell 3.2

Endringer i ansettelsesprosessen

HR-avdelingen bør være klar over følgende vanskeligheter med å automatisere HR-prosesser:

• et godt prosjekt av høy kvalitet krever mye penger (spesielt hvis det er nødvendig å betydelig endre eller supplere programkonfigurasjonen);
• HR-spesialister involvert i et automatiseringsprosjekt vil måtte kommunisere med programutviklere. I mellomtiden kan ikke alle personelloffiserer snakke "samme språk" med programmerere (så vel som omvendt), derfor må de lære dette;
• prosessen med å legge inn all nødvendig informasjon vil kreve maksimal konsentrasjon av oppmerksomhet fra HR-ansatte.

KONKLUSJON

For tiden har arbeidsvolumet til personalavdelingen i bedrifter generelt og JSC Polygraph spesielt økt betydelig. Dette skyldes behovet for å inngå en skriftlig arbeidskontrakt og utarbeide bestillinger i alle stadier av arbeidsforholdet, fra ansettelse til oppsigelse.

I praksis er det ingen generell enighet om hvordan man best kan formalisere kombinasjonen av yrker (stillinger), endringer i arbeidsavtalen i form av fast eller midlertidig overgang til annen jobb. Det er også nødvendig å skille mellom bestemmelser som er en integrert del av arbeidsavtalen og avtaler som har selvstendig betydning.

I dag er det juridiske feltet personaltjenesten opererer innenfor svært omfattende. Den inkluderer ikke bare den russiske føderasjonens arbeidskode, men også andre føderale lover, spesielt den føderale loven av 29. desember 2006 N 255-FZ "Om levering av ytelser for midlertidig funksjonshemming, graviditet og fødsel til borgere som er underlagt obligatorisk sosial forsikring", føderal lov av 20. april 2007 N 54-FZ "Om endringer i den føderale loven "om minstelønn" og andre lovverk i Den russiske føderasjonen", ifølge hvilken minstelønnen fra 1. september 2007 var satt til 2300 rub. per måned.

En viktig rolle i reguleringen av arbeidsforhold spilles av dekreter fra regjeringen i den russiske føderasjonen, spesielt resolusjon nr. 922 av 24. desember 2007 "Om detaljene i prosedyren for beregning av gjennomsnittlig lønn" og andre regulatoriske rettsakter som inneholder arbeidsrett. normer.

Kunnskap om omfattende reguleringsmateriale, rettspraksis og evnen til å anvende dem er en nødvendig forutsetning for vellykket drift av alle personelltjenester.

LISTE OVER BRUKTE REFERANSER

1. Den russiske føderasjonens arbeidskode.
2. Vedtak fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av arbeid og betaling av det."
3. GOST R 6,30-2003
4. Andreeva V.I. Kontorarbeid: krav til selskapets dokumentflyt (Basert på den russiske føderasjonens statlige standarder) - M.: Bizn.-shk. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. Om komplekse spørsmål om dokumentering av arbeidsforhold//Human Resources Directory, 2006, nr. 10.
6. Barikhin A.B. Kontorarbeid: lærebok. M., 2006
7. Belushchenko S. Autobestilling i personell //Håndbok i personalledelse, 2007, nr. 4.
8. Boriskin V.V. Offisielt papirarbeid. M., 2007
9. Bykova T.A. Kontorarbeid. M., 2008
10. Vyalova V.M. Personaljournalhåndtering i organisasjoner med egen avdeling // Personalregister, 2008, nr. 8.
11. Galakhov V.V. Kontorarbeid i personaltjenesten. M., 2006
12. Doronina L.A. Grunnleggende om kontorarbeid. M., 2007
13. Magasinet "Office Management", 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Kontorarbeid//Sekretærarbeid. 2007. - Nr. 1 s. 20-27
15. Kirsanova M.V. Kontorlederkurs. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Kontorarbeid. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organisering av arbeid med dokumenter" V.A. Kudryaev et al. M.:INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Personaljournalbehandling. M., 2007
19. Kuznetsova T. Kontorarbeid. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Moderne kontorarbeid. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Kontorarbeid: lærebok. M., 2007
22. Makarova N.A. Kontorarbeid i bedriften. M., 2008
23. Dårlig vær A.V. Organisatorisk journalhåndtering. M., 2007
24. Novikova E.A. Kontorarbeid i personaltjenesten. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Ansette og si opp ansatte. M.: Prior, 2006.
26. Pshenko A.V. Grunnleggende om kontorarbeid. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kontorarbeid: lærebok. M., 2006
28. Sokolov A.V. Dokumentasjonsstøtte for ledelsen. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Dokumentasjon og kontorarbeid. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumentasjon. Kontorarbeid: Praktisk. En manual for dokumentstøtte for virksomhetsaktiviteter. M.: Prior, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Dokumentklassifisering: løsninger og problemer. // Bok: forskning og materialer. Lør. 70. M., 2005. S. 24-40.

VEDLEGG 1

Liste over personaldokumenter som kreves for organisasjonen

VEDLEGG 2

Eksempel på et dokumentskjemaark

VEDLEGG 3

Et eksempel på pålegg om å endre formene for primær regnskapsdokumentasjon

VEDLEGG 4

Eksempel på bestilling av personell på bestillingsskjema for hovedaktivitet

VEDLEGG 5

Eksempel på søknad om utstedelse av arbeidsbok

VEDLEGG 6

Pivottabell eksempel

1 Basakov M.I. Kontorarbeid. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Kontorarbeid i organisasjonen. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Kontorarbeid i personaltjenesten. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumentasjon. Kontorarbeid: Praktisk. En manual for dokumentstøtte for virksomhetsaktiviteter. M.: Prior, 2006

5 Trukhanovich L.V. Kontorarbeid. M., 2008

6 Malkova E.N. Obligatoriske personaldokumenter utformet i foretakets personaltjeneste // Personalvedtak, 2008, nr. 7.

7 Malkova E.N. Obligatoriske personaldokumenter utformet i foretakets personaltjeneste // Personalvedtak, 2008, nr. 7.

8 Malkova E.N. Obligatoriske personaldokumenter utformet i foretakets personaltjeneste // Personalvedtak, 2008, nr. 7.