Правовое регулирование электронного документооборота. Как осуществляется правовое регулирование работы систем электронного документооборота Правовое регулирование электронного документооборота вопросы

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

• - организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;
• - формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;
• - определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;
• - несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;
• - составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;
• - формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;
• - осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;
• - исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;
• - ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;
• - контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;
• - предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;
• - контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;
• - взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

• 1) документацию по созданию организации, предприятия:
  • - договор об аренде;
  • - заявление на государственную регистрацию;
  • - протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
  • - заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
  • - распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
  • - устав;
  • - письмо об изготовлении печати, штампа;
  • - приказ о создании предприятия;
  • - учредительный договор и т.д.;
• 2) документацию по реорганизации организации, предприятия:
  • - приказ о реорганизации;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
  • - решение совета директоров (правления) о реорганизации;
• 3) документацию по ликвидации организации, предприятия:
  • - акт о ликвидации;
  • - приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
  • - решение совета директоров (правления) о ликвидации;
  • - письмо с сообщением о ликвидации;
  • - письмо участника о выходе из совместного предприятия;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
• 4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:
  • - заявку на участие в конкурсе;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
  • - свидетельство о регистрации;
• 5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:
  • - постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
  • - протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
  • - указание по вопросам основной деятельности;
  • - приказ по вопросам основной деятельности;
  • - приказ о распределении обязанностей между руководством;
• 6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - договор на производство работ (оказание услуг);
  • - правила внутреннего трудового распорядка;
  • - структуру и штатную численность;
  • - штатное расписание;
  • - должностную инструкцию;
  • - положение о структурном подразделении;
• 7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - письмо по вопросам основной деятельности;
  • - акт по вопросам основной деятельности;
  • - справку по вопросам основной и кадровой деятельности;
• 8) документацию по приему на работу:
  • - приказ о приеме на работу;
  • - заявление о приеме на работу;
  • - контракт о назначении на должность;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
• 9) документацию по переводу на другую работу:
  • - заявление о переводе на другую работу;
  • - представление о переводе на другую работу;
  • - приказ о переводе на другую работу;
• 10) документацию по увольнению с работы:
  • - приказ об увольнении;
  • - заявление об увольнении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
• 11) документацию по оформлению отпусков:
  • - график отпусков;
  • - заявление о предоставлении отпуска;
  • - приказ о предоставлении отпуска;
• 12) документацию по оформлению поощрений:
  • - представление о поощрении;
  • - приказ о поощрении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
• 13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:
  • - докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • - объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - код формы документа;
• 06 - наименование организации;
• 07 - справочные данные об организации;
• 08 - наименование вида документа;
• 09 - дата документа;
• 10 - регистрационный номер документа;
• 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 - место составления или издания документа;
• 13 - гриф ограничения доступа к документу;
• 14 - адресат;
• 15 - гриф утверждения документа;
• 16 - резолюция;
• 17 - заголовок к тексту;
• 18 - отметка о контроле;
• 19 - текст документа;
• 20 - отметка о наличии приложения;
• 21 - подпись;
• 22 - гриф согласования документа;
• 23 - визы согласования документа;
• 24 - печать;
• 25 - отметка о заверении копии;
• 26 - отметка об исполнителе;
• 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 - отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

• 1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);
• 6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);
• 9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
• 10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);
• 12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА

Электронные архивы

Спарышев Виктор Алексеевич

Факультет 3 кафедра 311

Заочное отделение

Курс __5__________

Группа __501__________

Преподаватель (ФИО)

Доцент Афанасьева Л.П.

Москва 2017

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Рабочая тетрадь студента по специальной дисциплине «Электронные архивы» по специальности 080801 “Прикладная информатика в информационной сфере” 5 курса факультета 3 заочного отделения.

Рабочая тетрадь предназначена для организации самостоятельного изучения студентами 5 курса з/о теоретического материала основных тем курса и наиболее важной научной и методической литературы, ресурсов Интернета, а также прикладного программного обеспечения в области создания электронных изданий. Рабочая тетрадь содержит задания, которые акцентируют внимание студентов на ключевых аспектах тематических разделов курса. Задания выполняются самостоятельно на основе освоения рекомендуемой литературы к каждой теме.

В соответствии с разделами программы дисциплины, РТС состоит из семи тем. Заполнение каждого из разделов оценивается по пятибалльной системе. Первая часть тетради включает 4 задания (0-20 баллов). Для допуска к экзамену необходимо набрать 11 баллов. Вторая часть включает 3 темы (0-15 баллов). Для зачета необходимо набрать 10 баллов. В целом заполнение тетради может быть оценено от 0 до 35 баллов. Рабочая тетрадь сдается преподавателю для проверки, после чего освоение материала проверяется в ходе индивидуального собеседования. Студенту задаются вопросы по разделам тетради. Для получения зачета помимо сдачи материала рабочей тетради необходимо также посещение практических занятий и выполнение заданий.

Тема 1. Введение

1. При изучении данной темы следует обратить особое внимание на понятийный аппарат.

Как в законе РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации » даны дефиниции понятий

информатизация

документированная информация (документ)

информационная система

Сравните

В чем различие между этими понятиями?

Тема 2. Правовое регулирование электронных документов.

На основе анализа законодательства ответьте на вопросы.

1. Каковы права собственника информационных ресурсов?

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством, в том числе он имеет право:

Назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;

Устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

Определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении;

Распоряжаться ими в соответствии с ГК РФ, как объектом интеллектуальной собственности

2.Какие обязанности должен выполнять собственник по защите конфиденциальных и персональных данных?

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 03.07.2016)

"О персональных данных"

1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

3) применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учетом машинных носителей персональных данных;

6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

9) контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

3.Как закон гарантирует право на доступ к государственным информационным ресурсам?

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

1. Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) (далее - организации) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.

2. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы.

3. Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности.

4. Не может быть ограничен доступ к:

1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

2) информации о состоянии окружающей среды;

3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

5. Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обеспечивать доступ, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", к информации о своей деятельности на русском языке и государственном языке соответствующей республики в составе Российской Федерации в соответствии с федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Лицо, желающее получить доступ к такой информации, не обязано обосновывать необходимость ее получения.

6. Решения и действия (бездействие) государственных органов и органов местного самоуправления, общественных объединений, должностных лиц, нарушающие право на доступ к информации, могут быть обжалованы в вышестоящий орган или вышестоящему должностному лицу либо в суд.

7. В случае, если в результате неправомерного отказа в доступе к информации, несвоевременного ее предоставления, предоставления заведомо недостоверной или не соответствующей содержанию запроса информации были причинены убытки, такие убытки подлежат возмещению в соответствии с гражданским законодательством .

8. Предоставляется бесплатно информация:

1) о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, размещенная такими органами в информационно-телекоммуникационных сетях;

2) затрагивающая права и установленные законодательством Российской Федерации обязанности заинтересованного лица;

3) иная установленная законом информация.

9. Установление платы за предоставление государственным органом или органом местного самоуправления информации о своей деятельности возможно только в случаях и на условиях, которые установлены федеральными законами .

4. Сравните правовое регулирование

В чем суть произошедших за 20 лет изменений?

Литература к заданию:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Российская газета. 29 июля 2006 г. № 4131.

4. Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N 1-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 2. Ст. 127.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Делопроизводство. 2004. № 2.

Кукарина Ю.М. Электронные документы в законодательных актах стран СНГ// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.41-44.

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

20 апреля 1981 года Государственный комитет по науке и технике СССР Постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «…документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3). При заключении предприятиями договора об обмене документами на машинных носителях им предписывалось устанавливать дополнительные реквизиты, которые должны были отражаться на человекочитаемых копиях магнитных документов (п. 22). Таким образом, была предпринята попытка регламентации порядка работы с новым типом документов путем создания различных нормативных актов в отдельных отраслях деятельности общества.

Но первым решением этой задачи на ином общегосударственном уровне можно считать принятие Государственным комитетом СССР по стандартизации ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» 9 октября 1984 года. Этот Государственный стандарт впоследствии являлся основным нормативно-методическим документом, регулирующим использование этих документов в различных областях. Рассматриваемый нормативный акт установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Согласно статье 2.1, документ на машинном носителе должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, утвердившего документ. Последний реквизит в соответствии со статьей 2.8 должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме, или лица, утвердившего такой документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе. Необходимо также наличие технических и программных средств и организационных условий, исключающих возможность пользования чужими кодами. Таким образом, по аналогии с подписанием традиционных документов на бумажном носителе для документов на машинном носителе рекомендовалось использование специального кода создателя документа или ответственного лица.

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86)», которые установили порядок внедрения и применения ГОСТ в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях.

Глава 2 «Требования к подлинникам документов» определяет, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты) (п. 2.1). Создание документов на машинных носителях и машинограммах может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

В принятой в 1991 году «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» мы встречаем определения терминов - «машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты» и «машинограмма - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке» (глава 2.3.3).

В 1992 году появляется еще один заметный нормативно-методический документ «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», который также содержит определение термина «машинограмма - документ, созданный при помощи средств вычислительной техники и оформленный на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и может использоваться на равных основаниях с машинописными документами».

Кроме того, статья 3.6 «Автоматизация документирования» говорит о допустимости применения автоматизированных технологий в документировании деятельности соответствующих организаций. Таким образом, мы видим, что в нормативно-методических актах постепенно закрепляется возможность использования документов на машинных носителях и машинограммах в деятельности определенного круга организаций и учреждений, а также некоторые общие определения.

И только в мае 1994 года были приняты два Государственных стандарта - ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма» и ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования», которые закрепили определенную технологию создания электронной цифровой подписи. Первый из вышеперечисленных Государственных стандартов устанавливает процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи сообщений (документов), передаваемых незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения на базе асимметричного криптографического алгоритма с применением функции кэширования. Внедрение системы электронной цифровой подписи на базе настоящего стандарта обеспечивает защиту передаваемых сообщений от подделки, искажения и однозначно позволяет доказательно подтвердить подпись лица, подписавшего сообщение.

Система электронной цифровой подписи базируется на методах криптографической защиты данных с использованием кэш-функции. Алгоритм и процедура вычисления кэш-функции изложены в ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования». Функция кэширования заключается в сопоставлении произвольного набора данных в виде последовательности двоичных символов и его образа фиксированной небольшой длины, что позволяет использовать эту функцию в процедуре электронной цифровой подписи для сокращения времени создания и проверки подписи.

Вслед за принятием государственных стандартов Российской Федерации возникла необходимость урегулировать использование документов в электронной форме в качестве судебных доказательств. В связи с этим было издано письмо Высшего арбитражного суда РФ от 19 августа 1994 года № С1-7/ОП-587 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике», где подтверждалась возможность принятия в качестве доказательств документов, изготовленных и подписанных электронной цифровой подписью, при наличии в договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказательства подлинности договора и достоверности подписей. В письме Высшего арбитражного суда РФ от 7 июня 1995 года № С1-7/03-316 установлено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Что же касается именно вопросов законодательного регулирования Электронных документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

В статье 2 рассматриваемого закона предложены основные термины и определения. Наибольший интерес представляют толкования терминов «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» и «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

В статье 5 «Документирование информации» рассматриваются вопросы юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5).

Таким образом, электронная цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет реализовать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.

Согласно п. 4 ст. 5 рассматриваемого закона, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 11 апреля 2000 года № 326 «О лицензировании отдельных видов деятельности» определило, что лицензирование деятельности по удостоверению идентичности электронной цифровой подписи должно осуществляться Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте РФ.

В обязанности этой организации входит также сертификация шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации (электронная подпись). Согласно Указу Президента РФ от 3 апреля 1995 года № 334 «О мерах по соблюдению законности в области разработки, производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрования информации», запрещается использование государственными органами и предприятиями в информационно-телекоммуникационных системах шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации, и защищенных технических средств хранения, обработки и передачи информации, не имеющих сертификата Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, а также размещение государственных заказов на предприятиях, в организациях, использующих указанные технические и шифровальные средства, но не имеющие соответствующего сертификата.

Применительно к гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования электронных документов и электронной подписи содержатся в Гражданском кодексе РФ. В статье 160 закреплены требования к письменной форме сделок. В соответствии с п. 2 указанной статьи использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, гражданское законодательство допускает использование электронно-цифровой подписи, но не конкретизирует указанное положение, а только устанавливает, что специальное регулирование должно осуществляться законами и иными правовыми актами, либо специальным соглашением сторон.

Статья 434 Гражданского кодекса РФ «Форма договора» устанавливает, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок. В соответствии с п. 2 ст. 434 договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Важным положением является норма о том, что допускается заключение договора путем обмена документами при помощи электронной связи. Однако при этом должна быть возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

С принятием второй части Гражданского кодекса РФ стало возможным использовать электронные средства платежа при расчетах. В соответствии со ст. 847 п. 3 договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.

В отсутствии специальных законодательных норм Центральный банк РФ издал ряд нормативных документов, позволяющих использовать электронные платежные документы в практической деятельности.

Безусловно, нельзя оставить без внимания и один из последних Государственных стандартов по делопроизводству и архивному делу - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором дан перечень основных терминов и определений в данных областях, обязательных для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В п. 3 рассматриваемого Государственного стандарта дано определение термина «документ, документированная информация», который понимается как «…зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В качестве «носителя документированной информации» подразумевается «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде» (п. 5).

А документ на машинном носителе определяется как «…документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной» (п. 17).

Утверждение «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 8 ноября 2005 года, которая явилась новой редакцией «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, а также совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Интересно отметить, что положения новой типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, что можно считать прогрессивным шагом в условиях современного общества. Но автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа (п. 1.4 глава 1). Таким образом, несмотря на то, что в рассматриваемой Типовой инструкции не фигурирует термин «электронный документ», подразумевается, что ее положения, направленные на документы на бумажном носителе, справедливы и для документов в электронном формате.

Например, статья 6.2 «Организация доставки документов» содержит п. 6.2.1 о том, что доставка документов в федеральные органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте (п. 6.2.2).

Особый интерес представляет статья 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», в которой говорится о том, что «…электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения» (п. 6.6.2). Далее в п. 6.6.3 регламентируется сам процесс работы с такими документами «осуществляется через эти почтовые ящики».

Таким образом, рассмотренные положения Типовой инструкции позволили определить некоторые практические моменты использования электронных документов в практической деятельности органов исполнительной власти, что было непросто при отсутствии соответствующей законодательной базы.

Безусловно, нельзя оставить без внимания законодательные акты и нормативные документы, устанавливающие порядок работы в различных отраслях, но так или иначе содержащие нормы, регламентирующие деятельность с информацией на электронных носителях в отраслевых правовых отношениях.

В январе 2001 года появилось Постановление Пенсионного фонда Российской Федерации «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Постановление содержит Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и обязует соответствующие организации использовать для защиты информации, передаваемой в электронной форме, средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи «Верба-О/ОW».

Таким образом, создается закрытая информационная система для обмена электронными документами между юридическими, физическими лицами и организациями Пенсионного фонда РФ.

В статье 2 рассматриваемого Положения предлагаются определения терминов: «электронный документ - информация, представленная в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа», «электронная цифровая подпись - последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования исходной информации, которая позволяет подтверждать целостность и неизменность этой информации, а также ее авторство».

В рассмотренном Положении мы видим нестандартное определение термина «электронный документ» с точки зрения специалиста-документоведа, содержащее в основном технические моменты, а также определенные требования к технологии подписания электронных документов, что дает возможности для скорейшего внедрения новой технологии работы с документами в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», принятый в августе 2001 года, в статье 17 устанавливает обязательность лицензирования деятельности по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи, регистрации владельцев электронной цифровой подписи, оказанию услуг, связанных с использованием и подтверждением подлинности электронной цифровой подписи.

Кроме того, предусмотрено лицензирование деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств; по их техническому обслуживанию и по предоставлению услуг в области шифрования информации.

После нескольких лет обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения рассматриваемого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Возможность применения положений закона к иным отношениям ставится в зависимость от наличия соответствующих норм в иных законодательных актах.

В статье 3 рассматриваемого закона определяются основные понятия. Термин «электронный документ» трактуется в самом общем смысле - «…документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Главной особенностью этого термина специалисты считают отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. Один и тот же документ может существовать на разных носителях, поэтому к нему не применимы такие понятия, как оригинал и копия. Все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматриваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания. А в качестве копии электронного документа может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.

Для подтверждения достоверности электронного документа используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». Таким образом, создатели российского закона прямо указывают на то, что электронная цифровая подпись может создаваться только с использованием криптографической технологии. Действие закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, в том числе и электронных (шифры, коды, пароли и так далее).

Важнейший вопрос юридической силы электронной цифровой подписи изложен в статье 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи». Согласно п. 1 ст. 4, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Рассматриваемый закон впервые закрепляет на законодательном уровне правовой институт удостоверяющих центров. Глава 3 полностью посвящена деятельности удостоверяющих центров, то есть созданию специальной инфраструктуры для использования электронных цифровых подписей в электронных документах.

В главе 4 рассматриваемого закона «Особенности использования электронной цифровой подписи» закрепляется возможность ее использования в сфере государственного управления (ст. 16). Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов.

Особое внимание хотелось бы обратить на статью 19, положения которой позволяют использовать электронную цифровую подпись для заверения документов с печатью при переводе их с бумажного носителя на электронный. Таким образом, в российском законодательстве впервые предпринимается попытка отказа от реквизита «печать» и замещения его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписи, которая в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать».

Очевидно, что принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» позволило на законодательном уровне определить основные понятия, такие как «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов. Но практическое применение положений закона невозможно без создания соответствующей инфраструктуры удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа.

Вступление в силу Закона «Об электронной цифровой подписи» показало необходимость внесения изменений в некоторые действующие законы. Например, в статью 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете», принятого Государственной думой 23 февраля 1996 года, был внесен пункт 6, содержащий положение о том, что «…при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Последней редакцией рассматриваемого закона от 23 ноября 2009 года допускается передача бухгалтерской отчетности пользователю по телекоммуникационным каналам связи. При получении такой отчетности пользователь обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде (ст. 15 п. 5).

В первой редакции Закона «О бухгалтерском учете» закреплялось лишь положение о том, что «…первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В этом случае организация была обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и для контролирующих органов» (ст. 9 п. 7).

Практически сразу после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», закрепившего понятие «электронный документ», были приняты «Основные правила работы архивов организаций» - нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с разными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая уже и электронные документы.

Правила позволяют создавать архивы документации на электронных носителях и осуществлять прием электронных документов обычными архивами организаций, которые обязаны обеспечивать сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение (п. 1.3.4).

Храниться электронные документы могут или в архиве организации, или в специальном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Но обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи; обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации (ст. 4.4.2.5).

Важным моментом является и то, что при подготовке электронных документов для сдачи в архив необходимо подготовить полный комплект сопроводительной документации, которая должна включать помимо традиционных и некоторые специальные пункты: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. д.), объем документа (ст. 2.3.5).

Предельный срок временного хранения архивных документов в организации устанавливается одинаковый для всех документов на машинных носителях - пять лет. Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, но помимо общих критериев должны учитываться и некоторые специальные, такие как: стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат, наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.

Вешкурцева Зоя, юрист.

В последнее время в действующие законодательные акты были внесены изменения, связанные с правовым режимом электронных документов. Остановимся на некоторых из них.

Федеральным законом от 27.07.2010 N 228-ФЗ (в редакции Федерального закона от 11.07.2011 N 200-ФЗ) был введен дополнительный абзац в пункт 1 статьи 41 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, где предусматривалось, что лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Вышеуказанный Порядок подачи электронных документов был утвержден Приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.01.2011 N 1 (с изменениями от 26.04.2011 N 42) и носит название "Временный порядок подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде" (далее по тексту - Порядок).

Представление документов иными способами, включая направление их по электронной почте, а равно представление документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, указанным Порядком не регулируется.

Также данный Порядок устанавливает ряд положений, касающихся порядка передачи в суд и приема судом документов в электронном виде.

В частности, там указано, что лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Для этого указанные лица регистрируются в системе "Электронный страж" (система подачи документов), размещенной на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Указано, что лицо, зарегистрированное в системе подачи документов посредством создания своей учетной записи, образующей "Личный кабинет", является пользователем системы подачи документов.

В Порядке изложены технические требования. Передаваемые в электронном виде документы должны соответствовать определенным требованиям: для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество - не менее 200 точек на дюйм), а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб. Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например накладная 245 от 02.03.2009 3 л.pdf).

При направлении через систему подачи документов копии мирового соглашения пользователь загружает его также в текстовом формате Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt) и т.п.

Необходимо отметить, что статья 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, касающаяся письменных доказательств, была дополнена частью 3 в редакции Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, где установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

В связи с тем что Кодекс разрешил подачу в суд документов в электронном виде, также были дополнены статьи, касающиеся подачи в арбитражный суд различных документов в электронном виде, в частности статьи 126, 131, 159, 237, 242, 260, 262, 277, 279, 294, 297, 313 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

При этом следует отметить, что порядок, в котором допускаются документы, подписанные электронной подписью, практически еще не применяется.

В любом случае из практики ведения дел в арбитражных судах следует, что суды проверяют наличие оригиналов документов и полномочия лиц, подписавших документы. Поэтому "простое нажатие кнопки", если документы в электронном виде отправлены по ошибке или лицом, не имеющим полномочий, не должно фатально повлиять на права лиц, участвующих в арбитражном процессе.

Из практических шагов в направлении внедрения обмена электронными документами в судебной практике можно выделить то, что на настоящий момент на сайтах арбитражных судов работает электронная система поиска информации о судебных делах и архив принятых судами судебных актов. Между судами и лицами, участвующими в деле или являющимися участниками арбитражного процесса, может быть установлен электронный обмен документами, для чего разработаны и действуют соответствующие соглашения об электронном обмене.

Также судами стал применяться более мягкий порядок приема документов, в частности по факсу и по электронной почте, тогда как раньше каждое заявление нужно было либо привозить в оригинале в суд, либо отсылать по почте.

Работает система подачи документов в арбитражные суды в электронном виде (сайт: http://my.arbitr.ru).

На сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (http://www.arbitr.ru) создан раздел "Электронное правосудие", в котором в будущем появятся ссылки на портал электронного правосудия, использование которого позволит производить обмен документами между арбитражными судами в электронном виде, получать информацию о движении дел в режиме реального времени и получать доступ к другим функциям электронного документооборота. Также на настоящий момент на вышеуказанном сайте сообщается о введении специальных ресурсов "Мобильная картотека", "Президиум онлайн", "Картотека арбитражных дел" и т.д.

Таким образом, первые шаги и в законодательном, и в практическом плане в системе арбитражных судов по вопросу введения электронного документооборота уже сделаны. Однако вопрос электронной подписи не нашел должного теоретического и практического применения.

Стоит также коснуться изменений по рассматриваемому вопросу, внесенных в Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Что касается Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, можно отметить, что на настоящий момент прогресс его еще не коснулся.

Единственное, что есть в Кодексе по этому вопросу, - это допущение электронной связи для передачи документов. И то очень неопределенно и неконкретно. Так, частью 1 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (письменные доказательства) предусмотрено, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

Из практики работы судов общей юрисдикции и мировых судов следует, что технически они еще не готовы к переходу на электронный документооборот.

Из работающих электронных ресурсов на сайте Верховного Суда Российской Федерации (http://www.vsrf.ru) можно отметить Автоматизированную систему судебного делопроизводства, банк судебных документов. Действует Государственная автоматизированная система Российской Федерации "ПРАВОСУДИЕ".

Вышеуказанные ресурсы связаны с предоставлением информации и не дают возможности передачи и приема электронных документов.

Что касается Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, можно отметить, что в него вошли некоторые новые нормы по рассматриваемому вопросу. Однако пока они касаются очень ограниченного числа случаев.

Статья 29.10 Кодекса гласит, что в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 28.6 Кодекса (назначение административного наказания без составления протокола), постановление по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, оформляется в форме электронного документа, юридическая сила которого подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации (часть 6 статьи 29.10 Кодекса, введена Федеральным законом от 23.07.2010 N 175-ФЗ).

Копия постановления по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, изготавливается путем перевода электронного документа в документ на бумажном носителе (часть 7 статьи 29.10 Кодекса, введена Федеральным законом от 23.07.2010 N 175-ФЗ).

Если Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации и Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации совсем не касаются порядка применения цифровой электронной подписи, то Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, как мы видим, этот вопрос затронут. Однако только в отношении документа (а именно постановления по делу об административном правонарушении), оформляемого соответствующими органами, имеющими право рассматривать дела об административных правонарушениях в области дорожного движения (т.е. органами внутренних дел (полицией)). При этом вопрос по электронному документообороту между участниками административного делопроизводства до настоящего момента не разрешен.

Следует отметить, что электронная цифровая подпись регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Принятый Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Необходимо иметь в виду, что изменения, связанные с принятием Федерального закона N 63-ФЗ, в процессуальные кодексы не внесены. Стоит следить за изменением законодательства по этому вопросу, так как процессуальные вопросы и электронный документооборот касаются большого числа лиц.

Внедрению электронного документооборота в органах государ­ственной власти РФ в последнее десятилетие уделялось большое вни­мание. Подтверждением этому являлось, в частности, принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)» 6 ,которая подразумевала реализацию опытных проектов по переходу к электронному документообороту в органах государственной вла­сти и органах местного самоуправления, развитию телекоммуника­ционной инфраструктуры и подключению к компьютерным сетям органов государственной власти, органов местного самоуправления и бюджетных организаций, развитию системы электронной торгов­ли и поддержки рынка товаров (услуг). Государством планируется создать правовые, организационные и технологические условия для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распростра­нение информации . На сегодняшний день формирование электронного правитель­ства и, как следствие, внедрение электронного документооборота являются одним из важнейших приоритетов во внутренней полити­ке государства.

С точки зрения правового регулирования электронного документооборота, то к основным нормативно правовым актам относятся следующие документы :

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Данный закон дает определения таким понятиям, как «электронное сообщение» и «электронный документ», а также устанавливает правовой статус обмену электронными сообщениями и электронными документами.

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» . Законом установлены возможность обращения за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме и требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также общие условия использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг. Предусмотрено, что перечень услуг, предоставляемых в электронной форме, виды используемых при оказании государственных и муниципальных услуг электронных подписей и правила их использования определяются актами Правительства России.

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Часть 1 . Положения кодекса предусматривают возможность заключения договора путем обмена электронными документами (ст. 434).

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ . Устанавливает порядок заключения договора в электронной форме с дистанционным работником и особенности электронного документооборота между дистанционным работником и работодателем.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» . Постановлением утверждено положение об электронном документообороте федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов.

Функционирование электронного документооборота порождает массу специфических правовых проблем. В основном это касается идентификации электронного документа, возможности использования электронных документов в суде в качестве доказательства, распределения рисков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем электронного документа и т.д. Следует отметить, что определенные предпосылки для разработки соответствующих правовых норм действующее законодательство уже содержит, однако данный вопрос по-прежнему требует серьезной проработки.