Hvordan implementere fjernarbeid riktig i en bedrift. Hvordan implementere eksternt arbeid riktig i en bedrift Hvordan organisere arbeidet til eksterne ansatte

(systemintegrator)

I følge HeadHunter er det for øyeblikket bare 1 % av de ledige stillingene i Russland som tilbyr muligheten til å jobbe eksternt. Til tross for et så ubetydelig tall, kan det for mange bedrifter, spesielt små og mellomstore bedrifter, være en utmerket løsning med tanke på å optimalisere arbeidsflyt og personalledelse å overføre ansatte til fullt fjernarbeid eller å organisere muligheten for fjernarbeid for heltidsansatte.

Vi forteller deg fra egen erfaring hvordan du teknisk kan organisere muligheten for fjernarbeid, og hvilke fordeler dette ga vårt selskap og våre ansatte.

Hva gir fjernarbeidere til bedriftseiere?

1. Sparing

I følge undersøkelser sparer arbeidsgiveren opptil 3 % av overskuddet ved å overføre bare 20 % av de ansatte til fjernarbeid. Slike besparelser oppnås ved å redusere kostnadene for husleie (kontorarealet reduseres) og avskrivninger på arbeidsplassen (ingen behov for å kjøpe kontormøbler, skrivesaker, etc.). For eksempel, på grunn av endrede livsomstendigheter, var noen av våre ansatte ikke i stand til å jobbe i den vanlige kontorrytmen, så vi overførte dem til permanent ekstern modus. For oss er dette en mulighet til å beholde en verdifull medarbeider for bedriften og spare penger på jobben; For dem er det muligheten til å jobbe fra et komfortabelt sted etter en praktisk timeplan.

2. Empowerment

Under en krise leter bedrifter etter nye metoder for å kutte kostnader.
En av de risikable, men effektive måtene er å overføre ansatte til fjernarbeid. Hvordan organisere prosessen og ikke miste kvalitet? La oss vurdere situasjonen ved å bruke eksemplet med et SMM-byrå.

Mange ledere tenker på å flytte teamet sitt eksternt i vanskelige tider. Og de bekymrer seg alle for de samme problemene:

• Hvordan kontrollere et distribuert team?
• Hvordan bygge kommunikasjon slik at problemer løses raskt, og ikke uker i korrespondanse?
• Hvordan opprettholde samme servicenivå? Vil klienter føle at de blir betjent av en uensartet gjeng med frilansere?

La oss vurdere tilfellet med et typisk SMM-byrå. Personale – 15 personer, kontor i sentrum, 6-7 faste kunder for abonnementstjenester. Skremt av krisen overfører direktøren de fleste av sine ansatte til fjernarbeid. Han finner frilansere til noen av oppgavene og flytter til et billigere kontor.

Dermed klarer han å spare rundt 30 % av leiekostnaden
og ytterligere 20 % på lønn og skatt. I tillegg returneres et lite beløp etter salg av møbler og utstyr som brukes av ansatte på kontoret. Totalt sett høres det bra ut.

Nå er hovedspørsmålet. Hvordan organisere arbeidet til et eksternt team uten å gå på akkord med kvaliteten?

1. Kommunikasjon

Å etablere kommunikasjon i teamet er kanskje det vanskeligste på et eksternt kontor. Når alle sitter i ett rom, dannes en slags bedriftskultur og generelt informasjonsfelt av dem selv. Men når teammedlemmer blir spredt fra Bali til Kaliningrad, oppstår misforståelser og mangel på koordinering. Tidsfrister går ut, interne konflikter formerer seg, klienter krever penger tilbake.

For å unngå dette, introduserer direktøren følgende praksis i byrået:

• Gjennomfører regelmessige nettmøter en gang i uken for å diskutere klienter, problemer og organisatoriske problemer. Dette bringer teamet tettere sammen og hjelper til med å "synkronisere klokker" på viktige spørsmål.
• For daglig operativ kommunikasjon, setter opp online korrespondanse og videosamtalertjenester Skype eller Google Hangouts. Starter gruppechatter i Skype eller Slack (i stedet for en tråd med 30 e-poster, ser ansatte enkel tekst og løser problemer raskere).
• Skaper en samlet kunnskapsbase med nyttig informasjon (mal for kommersielt forslag og kontrakt, vellykkede kundesaker, liste over klientinnvendinger med anbefalte svar, nyttige artikler om SMM, etc.)
• Introduserer en standard for bruk av bedrifts-e-post i stedet for personlig e-post. En adresse i @.ru-formatet vil ikke vekke mistanke hos klienten. Denne tjenesten leveres av Yandex, Google og Mail.ru.

2. Sette oppgaver og kontroll

I et eksternt team er det viktig å tydelig formulere oppgaver og overvåke implementeringen av dem i alle trinn. Det er mange nyttige tjenester for dette:

• I oppgavebehandlere (Redmine, Trello, Asana, Basecamp) kan du angi oppgaver, overvåke fullføringen av dem og analysere den ansattes effektivitet og arbeidsmengde.
• Tidsmålere og overvåkingssystemer (CrocoTime, Big Brother, Yaware.Online, Stakhanovets) overvåker hva den ansatte gjorde i løpet av dagen: hvilke applikasjoner han jobbet i, hvilke nettsteder han besøkte, hvor mye han hvilte.
• For å administrere salg og vedlikeholde en enhetlig kundedatabase trenger du en CRM. Vi velger en av de mest populære: Bitrix24, Megaplan, amoCRM. Hver av dem har en innebygd oppgavebehandling.

I vårt SMM-byrå bruker selgere AmoCRM, og tekstforfattere og designere bruker Basecamp, fordi... Det er praktisk å dele dokumenter der.

Hvis teamet er lite, kan du velge en multifunksjonell tjeneste som passer alle. Gratisversjonen av samme Bitrix24 har en CRM, et internt sosialt nettverk, en gruppechat, en oppgavebehandling, innebygd nettredigering i Google Docs og MS Office Online, en kalender med en planlegger.

3. Arbeide med dokumenter og filer

For ikke å drukne i et uendelig antall versjoner av det samme dokumentet, må du organisere felles arbeid med filer og mapper.

For tekstdokumenter, tabeller og PDF-filer er Google Docs den optimale løsningen. De har et enkelt nettbasert redigerings- og delingssystem: du lager en fil og sender invitasjoner til kolleger som kan se, redigere og kommentere dokumentet.

For store filer og bilder er skylagring egnet.
For eksempel er YandexDisk praktisk med deling med ett klikk og et russisk grensesnitt. Ulempen er at det ikke er noen deling av mapper.
Dropbox er enkel å bruke for flere brukere: når endringer gjøres, mottar alle varsler. Ulempen er at gratisversjonen har lite diskplass.

4. Nettbasert læring

Kvalifikasjonene og opplæringsnivåene til fjernarbeidere varierer sterkt. Det kan vise seg at selgere prøver å selge SMM, som de pleide å selge støvsugere, frilansere vet ikke hvordan de skal skrive brev til kunder og kjenner ikke standardene for bedriftskorrespondanse, og støtteoperatøren har svært dårlig Excel ferdigheter.

Derfor vil det være nødvendig å lære opp ansatte mye. Først av alt, "myke ferdigheter" - forhandlingsevner, arbeid med innvendinger og argumentasjon. Så personlig effektivitet - i hvert fall det grunnleggende om tidsstyring, fordi... Å organisere deg eksternt er vanskeligere enn på kontoret. Samt kontorprogrammer, en økonomisk modell (for en leder), salgsmanus og mye mer. Trening må gjennomføres eksternt.

Å finne passende treningsvideoer på YouTube vil ikke fungere. Og effektiviteten av slik kaotisk læring er tvilsom. Vi trenger en fullverdig opplæringsplattform:

• med opplæringsprogrammer for ulike opplæringsnivåer og temaer av interesse for den ansatte
• med muligheten for lederen til å kontrollere opplæring og overvåke fremgang
• på russisk – mest sannsynlig er ikke alle på laget flytende engelsk

Det var for disse oppgavene vi laget siden. Han egner seg godt for lederen av et distribuert lag. Vi registrerer en bedriftskonto og tildeler hver ansatt et opplæringsprogram som kan gjennomføres når som helst. I din personlige konto ser vi kursgjennomføringsstatistikk og analyserer effektiviteten av trening.

Eksterne ansatte vil ikke se to timer lange videoforelesninger; i beste fall vil de hoppe over det ved å studere hovedpunktene. Derfor bør kursene være korte, med innslag av gamification og en overflod av praktiske oppgaver og case.

For eksempel inkluderer Nikolai Dodonovs kurs på nettstedet 3 timer med videoforelesninger (delt i 14 leksjoner), 24 praktiske tilfeller og 14 tester for å teste assimilering av informasjon.

Tilgang til alle 340+ kurs i katalogen koster betydelig mindre enn én offline opplæring eller til og med et webinar - omtrent 300 rubler per ansatt per måned.

Du kan virkelig spare mye penger ved å opprette et eksternt team under en krise. Alt du trenger er en systematisk tilnærming, de riktige verktøyene og lysten til å lære nye ting.

Lag et treningsprogram for laget ditt og motta det med bare et par klikk.

Andrey Spektor

Hei venner!

Har du noen gang lagt merke til at det å jobbe på et kontor ikke alltid lar deg konsentrere deg? Enten en flyer, eller ansatte bestemte seg for å rådføre seg om et problem, eller en kollega ønsket å fortelle en morsom vits. Og hvordan kan du ikke bli distrahert her? Jeg tror mange forstår hva jeg snakker om. Dette kan unngås ved å organisere arbeidet på en annen måte. I utlandet brukes fjernarbeidsstyrker i økende grad. Å organisere fjernarbeid for ansatte har blitt vanlig for dem. Og våre ledere er fortsatt på stadiet med å gå forsiktig inn i denne ukjente kanalen.

Men faktisk er det ikke bare godt etablert, men fungerer også utmerket. Du trenger bare å studere informasjonen om dette problemet nøye. Dette er hva vi skal gjøre i denne artikkelen. Tror du det kun vil være interessant for erfarne arbeidsgivere? Nei, for selv en liten gruppe venner som frilanser kan organisere sin egen virksomhet eksternt.

Frykt for å starte en ekstern virksomhet

Av en eller annen grunn er arbeidsgivere ofte sikre på at uten deres våkne øye, vil alle ansatte rett og slett slutte å utføre pliktene sine. Chris Hoffman sa: "Hvis vi slutter å stole på våre ansatte, så gjorde vi en feil ved ansettelse." Tross alt må den ansatte selvstendig motivere og organisere seg. Og hvis han er utmerket på dette, vil overgangen til fjernarbeid være mer et pluss enn et minus for ham. Den ansatte vil kunne jobbe der det er praktisk og behagelig for ham. Han vil være i stand til å håndtere viktige saker i løpet av dagen, og slipper å be sine overordnede om fri, og forklare hvor mye han trenger å være fraværende i disse få timene. Og du kan gi et stort antall slike eksempler. Alt dette er ting som arbeidstakeren vil være takknemlig for sin arbeidsgiver.

For å hjelpe arbeidsgivere med fjernkontroll av ansatte, er det laget et stort antall spesialprogrammer. Vet du om disse? For eksempel kan du kontrollere "selgere" ved å installere et CRM-system på datamaskinen deres. Den er programmert til å registrere kunder og transaksjoner i salgsavdelingen. Her er noen linker til slike programmer: http://www.on-crm.ru/, http://yoolla.ru/. ofte installert for å kontrollere heltidsansatte, men når du jobber eksternt, blir det rett og slett uerstattelig. Ansatte vil legge inn alle handlinger og resultater for hver klient, som enkelt kan verifiseres ved å ringe klientens nummer og diskutere kvaliteten på den ansattes arbeid med ham.

Arbeidsgivere mener at den nødvendige sikkerheten kun kan sikres på kontoret. Selv om dette slett ikke stemmer, lar dagens teknologi deg enkelt gjøre dette eksternt. Hovedsaken er å lage et klart sett med regler for den ansatte som han må forholde seg til. For eksempel:

1. Innlogging til systemet, selv fra hvilemodus, må ledsages av å angi et passord;
2. Aktiver sikker modus på alle nettsteder;
3. Bruk en låskode på smarttelefoner;
4. Lag forskjellige passord for å logge inn på forskjellige nettsteder, og lagre dem i et eget program
5. Aktiver tofaktorautentisering for spesielt viktige nettsteder;
6. Krypter data på harddisken.

En annen frykt for arbeidsgiveren er muligheten for en ansatts utidige svar på spørsmål som er viktige i dette øyeblikket. Generelt har jeg en dårlig holdning til at det i mange bedrifter anses som normen å rådføre seg midt på arbeidsdagen om eventuelle problemstillinger som dukker opp under arbeid. Er du enig med meg? Til dette formålet bør det settes av en viss tid når ansatte og leder utveksler viktig informasjon. Og hvis saken er av ekstrem betydning, kan den ansatte bare i dette tilfellet bli distrahert fra sitt umiddelbare arbeid.

I ekstern modus kan du holde nettmøter på et spesifisert tidspunkt. Du kan også ganske enkelt ringe en ekstern ansatt når du trenger hans akutte råd eller svar.

Av en eller annen grunn ser det ut til at innenlandske arbeidsgivere er de første som tenker på å opprette en ekstern virksomhet. Lite er kjent for dem at så store selskaper som IBM, eBay, Microsoft, Intel, Cisco, Mercedes-Benz har brukt tjenestene til eksterne ansatte i lang tid. Er det sant? — Ingenting, det er flere og flere slike organisasjoner hvert år, så snart vil frykten til nybegynnere i eksterne selskaper smelte foran øynene våre.

Ledere som allerede har et godt koordinert team som har jobbet på kontoret i flere år, kan begynne i det små – prøv å overføre minst én eller to ansatte til ekstern arbeidstakerstatus. Hvis du ser at de vil takle sitt ansvar under slike forhold, kan du seriøst tenke på å organisere fjernarbeid for selskapet.

De første trinnene for å organisere en ekstern virksomhet

Siden krisen i 2008 begynte de første eksterne selskapene å dukke opp i Ukraina. "" tiltrakk seg arbeidsgivere med sin økonomi i form av innhold og omfattende fordeler. Men så var den teknologiske utviklingen ennå ikke så intens, og bare store selskaper hadde råd til å ansette fjernarbeidere. Programvare og IT-infrastruktur var dyrt på den tiden.

I dag er det mye enklere å etablere en slik virksomhet. Alt som nå kreves fra en ekstern arbeider er en bærbar datamaskin og Internett-tilgang. Lagring og utveksling av viktige dokumenter skjer nå gjennom skyressurser. Derfor er ikke posisjonen din lenger så viktig. Det viktigste er at du er i kontakt, og de nødvendige dokumentene vil alltid være tilgjengelig ved bruk av Internett. Diskusjoner med ansatte om arbeidsspørsmål kan gjennomføres enten via e-post eller via telefonkonferanser.

Å kontakte kunder på avstand kan være like vellykket. Det kan komme som en stor overraskelse for ham at din medarbeider jobber hjemmefra, fordi han på samme måte kunne kommunisere med ham fra kontoret. Derfor spiller det ingen rolle for kundene om de snakker med heltidsansatte eller eksterne ansatte. Det eneste viktige er at den ansatte er kvalifisert og vet hvordan han skal disponere tiden sin. Har du slike mennesker i tankene?

Høy effektivitet for eksterne ansatte

I dagens ustabile tider finner mange ledere det mer lønnsomt å overføre noen av sine ansatte til ekstern status. Det blir nå stadig vanskeligere å skaffe et stort antall arbeidere alle nødvendige forhold. Å leie store lokaler og betale for enorme verktøy for å gi de ansatte komforten blir stadig mer ulønnsomt for bedriften. Derfor er den eneste løsningen for slike selskaper, i dette tilfellet, å overføre noen av sine ansatte til fjernarbeid.

Lederne av Kyivstar-selskapet delte sin mening om fjernarbeid og effektiviteten til sine ansatte med denne statusen.

Som det viser seg, er fjernarbeidere mer kreative og produktive. Fordi de har mulighet til å tilrettelegge arbeidsplassen sin på en slik måte at de øker produktiviteten. På kontoret hadde de ikke et slikt valg, de var alle i standardforhold. Og eksternt tilpasser hver ansatt sin arbeidsplass for å passe seg selv. Siden lønnen deres avhenger av effektiviteten deres, organiserer de selv den mest komfortable arbeidsplassen og timeplanen.

Fjernarbeid passer for motiverte og ansvarlige medarbeidere. Har dine ansatte disse karaktertrekkene? Før du ansetter for en slik stilling, må du gjennomgå ytterligere testing for å sikre samsvar med disse egenskapene. Denne måten å tjene penger på gir arbeidere muligheten til å alltid føle bevegelse, ikke slappe av og ikke miste livsgleden.

Prinsipper for fjernarbeid

Hva synes du om motivasjon? Jeg tror det i nær fremtid vil være mye flere fjernarbeidere i landet vårt. For, som du kan se, har denne formen for virksomhet flere fordeler enn standard kontormodus.

Nysgjerrige lesere, abonner på bloggoppdateringene mine og del nyttig informasjon med vennene dine. Og i morgen vil jeg glede deg med en enda mer interessant artikkel.

Hei alle sammen, venner!

Tusenvis av mennesker har allerede lest bloggen, hvorfor er du ikke blant dem ennå?

For et år siden begynte jeg å jobbe eksternt og reiste. Dagliglivet mitt ble ganske raskt og uanstrengt til et lagerbilde som dukker opp først når jeg søker etter "frilanser": hvit sand, asurblått hav, MacBook og et glass fristende appelsinjuice på bordet. Og mens venner og bekjente skrev til meg fra det snørike Russland, hvordan de misunner meg og ønsker det samme, ble jeg forferdet over å venne meg til den nye livsrytmen, der det ikke er noe konsept om "arbeidsplan".

Når du sitter på et kontor uten vindu fra 10 til 19, og det er mørkt og -10 ute, er det ikke så vanskelig å konsentrere seg om jobben. Det er ingen distraksjoner, bare sitt og klikk på arbeidsoppgaver. Og det er en helt annen sak når havet plasker for føttene dine, vakre motorsykler med skjeggete surfere ved rattet passerer utenfor vinduet, og telefonen din erter deg med popup-varsler om konserter i nærheten, dans på sanden og meldinger fra venner som inviterer deg til en vill strand for et par netter.

Tilpass arbeidet ditt til din personlige timeplan, ikke omvendt

Først led jeg fordi jeg var en hyperansvarlig arbeider. Hvis valget sto mellom jobb og moro, prioriterte jeg alltid jobben, selv om arbeidsdagen min allerede var over, selv om det ikke akkurat var mitt ansvarsområde, selv om fristene ikke var så kritiske og oppgaven kunne vent til i morgen.

Så skjønte jeg at hyperansvar ikke akkurat er en dårlig egenskap, men heller meningsløst. Når en kunde eller arbeidsgiver tildeler en oppgave, forventer vanligvis ikke at den blir fullført innen den neste timen.

Uselviskhet og å gi opp personlige planer for å få en oppgave gjort raskere går oftest ubemerket og ikke verdsatt. Og det kommer et øyeblikk da det begynner å virke for deg at du gjør mye, men blir verdsatt lite. Selv om du faktisk gjør noe som ingen en gang ba deg om å gjøre. Dette kan føre til frustrasjon og for tidlig utbrenthet.

Tidspunktet for enhver oppgave kan justeres 90 % for å passe personlige planer. Da jeg lærte å gjøre dette, åpnet en ny vind seg: nå begynner jeg å jobbe med inspirasjon og spenning, og tanken på at nå kunne jeg ha det gøy i stedet for å sitte ved den bærbare datamaskinen, henger ikke lenger i hodet.

Lag en plan for dagen og følg den

Når det ikke er noen klar plan for dagen, sprer oppmerksomheten seg forrædersk i alle retninger. Og uten å legge merke til det, kan du love kollegene dine å fullføre en haug med tilleggsoppgaver, eller planlegge flere samtaler som vil spise opp all arbeidstiden din, eller til og med gå et sted for å sole deg.

Hver kveld legger jeg en plan for neste dag: Jeg skriver ned alle oppgavene jeg planlegger å gjøre i morgen. Dette hjelper deg med å fokusere, vurdere arbeidsmengden din og planlegge personlige saker.

Jeg liker også å merke fullførte oppgaver med flått: det er veldig inspirerende og stimulerer til mental aktivitet. Hjernen er klar til å gjøre mye for å få den ettertraktede haken ved siden av planposten som belønning.

Denne metoden har en veldig viktig nyanse: så snart planen for neste dag er utarbeidet, "lukker" du den. Dette betyr at ikke en eneste oppgave, selv den mest presserende, er inkludert i denne listen lenger, og på alle innkommende oppgaver fra kolleger svarer vi: "Ok, jeg gjør det i morgen." Denne tilnærmingen bidrar til å ikke falle ut av balanse i perioder med akuttarbeid, og lærer kunden ansvar ved oppgavesetting. Situasjoner når oppgaven virkelig haster er faktisk sjeldne. Svært ofte kommer oppgaver merket ASAP ganske enkelt fordi kunden eller kontoadministratoren forsinket å sette dem opp, og regner med at du alltid er ledig, og at det ikke er noe igjen å fullføre.

Ikke arbeid på samme sted der du slapper av

Hvis du skaper en atmosfære av hvile og avslapning i rommet, vil det være vanskelig å konsentrere seg om arbeidet i det. Hjernen er vant til at du vanligvis er her og ser på film, leser, klemmer en du er glad i eller forbereder frokost, så det vil være vanskelig for den å bytte til en aktiv modus og begynne å jobbe. Og hvorfor? La hjemmet forbli hjemme, et sted for hvile og oppladning. Velg en koselig coworking-plass eller din favorittkafé i nærheten for å jobbe. Over tid, når du kommer dit regelmessig, vil du legge merke til hvordan hjernen din umiddelbart tilpasser seg arbeidsmodusen der.

Legg vekk telefonen

Når du styrer din egen tid, øker fristelsen til å bli distrahert av fremmede faktorer - som sosiale nettverk eller bare å snakke med venner på en kafé. Mens du jobber, legg vekk telefonen eller slå på flymodus. Og lag deg selv et slags system med vekslende arbeid og hvile som passer for deg. Denne passet meg:

Jeg tillater meg selv å se på varslene mine på sosiale medier først etter at jeg har fullført en oppgave. Jeg tar en pause på 10-15 minutter og starter den neste. Og så videre til slutten av listen.

Hold styr på din daglige rutine

Det hender at vi på grensen til manglende tidsfrister begynner å jobbe om natten for å levere prosjektet i tide. Gradvis merker vi at vi har byttet til en nattarbeidsplan: vi sovner ved daggry og våkner klokken tre om ettermiddagen (heldigvis lar tidsforskjellen med Moskva oss gjøre dette). Til hver sin egen, men for meg selv la jeg merke til at forstyrrelser i søvnmønsteret har en svært negativ innvirkning på det generelle velværet. Når jeg sov et halvt døgn og våknet et par timer før solnedgang, har jeg ikke energi til noe som helst. Utvikle en søvn-våken tidsplan som er behagelig for deg, og prøv å opprettholde den.

I ekstern arbeidsmodus blir arbeidsmiljøet ditt Internett. Alt skjer der: ansatte kommuniserer, prosjekter registreres, lederen kontrollerer.

En life hacker fant frelse i cloud CRM. Ingen servere, ingen ledninger. Dette virtuelle arbeidsmiljøet kan nås fra hvilken som helst enhet, hvor som helst i verden. Det er internett - tenk på at du er på jobb.

100 kBit/s er minimum internetthastighet for normal drift. Dette vil være tilstrekkelig for mange programmer.

Sjekk hastigheten din med Yandex.Internetometer

Internett er der, hastigheten har blitt testet, det er på tide å komme ned til forretningsprosesser.

Bytt til skyprogrammer

Oppgavestyring, tidsregistrering, verktøy for overvåking av utførelse, fillagring - alt dette er nødvendig for produktivt arbeid.

Hva du skal bruke:

• Prosjektstyringssystem (planleggere): Basecamp, Active Collab, Wrike, Trello.
• Fillagring: Google Drive, Cloud Mail.ru, Yandex.Disk, Dropbox.
• Messenger: Viber, Skype, Telegram, Slack.

Det er millioner av programmer. Velg selv, veiledet av følgende prinsipper: enkelt grensesnitt, tilstedeværelse av påminnelser, hastighet på å legge inn og analysere oppgaver. Det er ofte for mange ubrukelige alternativer i planleggeren som kan være forvirrende. Jo mindre funksjonalitet jo bedre. Basert på erfaring valgte jeg Todoist for meg selv. Å jobbe med et team - Trello eller Worksection. Mitt personlige planleggingssystem er en blanding: GTD, Gleb Arkhangelsky, Benjamin Franklin, Kanban, Paul McGee.

Denis Yudin

Oppgavene er satt, planen er skissert. Det er på tide å begynne å implementere det.

Kommuniser ved hjelp av IP-telefoni

• Alt er i skyen. Fra nå av spiller plasseringen av underordnede ingen rolle.
• Delt rom. Ansatte i alle land i verden er tilgjengelige via ett enkelt nummer.
• Tjeneste fra leverandøren. Teknisk støtte er alltid tilgjengelig for å hjelpe, gi råd og svare på spørsmål.
• Elektronisk dokumenthåndtering. For å utveksle kontrakter er det ikke nødvendig med personlige møter, fordi originaldokumenter kan leveres elektronisk.

Virtuell PBX "Telfin.Office"

Slik bruker du - sjekkliste for en leder:

• Lytt til samtaler: Hold deg informert om dine ansattes arbeid.
• Hold styr på tapte anrop: På denne måten kan du forstå hvorfor klienten ikke kom gjennom.
• Kombiner med CRM: for arbeidsflytene dine.
• Sett opp viderekobling: dine ansatte vil være i kontakt 24 timer i døgnet.
• Sporstatistikk: du vil få et omfattende bilde av selskapets ytelse.

Kom med KPIer

La oss si at du ansatt Gregory og Konstantin for identiske stillinger på en standard timeplan: åtte timer om dagen og fem dager i uken. Og en dag legger du merke til at Gregory jobber hardt, og Konstantin tar seg av sin egen virksomhet i to av åtte timer.

Uten å snakke sparker du Kostya, men senere viser det seg at Konstantin gjorde jobben på seks timer, og viet de resterende to timene til selvutvikling. Grigory kan ikke gjøre det samme arbeidet på åtte timer. Det viser seg at vi hadde det travelt, men forgjeves.

Hva er viktigst for deg: resultatet eller tiden brukt på å oppnå det? Når du bytter til et eksternt format for kontroll, etablere et KPI-system som er forståelig for både deg og dine underordnede - nøkkelindikatorer for ytelse.

Hvordan det fungerer:

• I en tabell i Google Docs noterer hver ansatt sin plan for måneden og kvartalet.
• På slutten av rapporteringsperioden oppsummerer han hva som var planlagt og ikke.
• En leder trenger bare å se på tallene for å forstå hvordan ting går.
• Den underordnede har alltid en rettesnor, og han vet hva som forventes av ham.

Regelmessige rapporter og møter, hvor underordnede skal snakke om oppgaver utført over en viss periode, vil hjelpe deg med å holde fingeren på pulsen. Med en slik organisering av kontroll og rapportering vil ikke en verdifull medarbeider bli oppsagt, og en hengende medarbeider vil bli korrekt omfordelt arbeidstid.

Utvikle teamet ditt

Hvis eksterne ansatte har svært forskjellige ferdighetsnivåer, kan dette enkelt løses med nettbasert opplæring. Følg relevante kurs og utdanningsprogrammer om emnet; det er massevis av dem på nettet nå: markedsføring, copywriting, salg, SEO.

Hvor du skal gå for å studere:

• "Netologi". Nettuniversitet. Alt om Internett-markedsføring. Nivåer - fra grunnleggende til avanserte.
• "Teorier og praksis". Forelesninger om business, design, kunst.
• Coursera. Online katalog over utdanningskurs fra hele verden.
• "Lektorium". Faglig utdanningsprosjekt.
• HTML Academy. Interaktive kurs i HTML og CSS. Mye trening.

Opprettholde toveiskontakt med underordnede. Ved å regelmessig kommunisere med ansatte vil du forstå hvor levedyktig det bygde systemet viste seg å være og hvordan det kan forbedres.

Still spørsmål, hold uformelle nettmøter, be om tilbakemelding gjennom spørreundersøkelser, møt av og til.

Du er kapteinen. Styr skipet ditt og form et lag.

Nyt resultatene

Dette formatet har flere fordeler som vil gjøre livet til enhver leder og bedriftseier enklere.

• Besparelser: ingen grunn til å betale for mye for å leie et stort kontor eller bruke penger på å kjøpe kontorutstyr.
• Produktivitet: eksterne ansatte jobber statistisk sett mer effektivt, fordi de ikke trenger å gruble i overfylt offentlig transport hver morgen på vei til kontoret.
• Risikoreduksjon: Sannsynligheten for at totale tekniske problemer oppstår er minimal - noen fra teamet vil definitivt opprettholde kommunikasjonen.
• Frihet til å velge spesialister: personell er tilgjengelig over hele verden, uten geografiske begrensninger.
• Konstant kommunikasjon: evnen til å jobbe døgnet rundt med representanter i forskjellige tidssoner.

Nå kjenner du alle hemmelighetene til fjernarbeid - fra settet med nødvendige verktøy til forviklingene i teamarbeid - og er helt klar til å bytte til et nytt arbeidsorganisasjonssystem. Vær modig og alt ordner seg. Lykke til!