Dataprogrammer brukes til å lage elektroniske dokumenter. Behandling av elektroniske tekstdokumenter

Tema 2.4. Databasestyringssystemer og ekspertsystemer

2.4.11. Opplæringsdatabase med hovedknappskjemaet "Training_students" - Last ned

Microsoft Word - tekstbehandler

2.1. Behandler tekstinformasjon i Microsoft Word

2.1.2. Elektronisk dokumentkonsept. Teknologi for å lage og redigere et tekstdokument i Microsoft Word

Elektronisk dokumentkonsept

For å effektivt administrere prosesser i bedrifter og organisasjoner kreves et effektivt elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Dokumenter er den viktigste informasjonsressursen til bedrifter og organisasjoner.

Dokumentflyt er en kontinuerlig prosess med dokumentbevegelse, som gjenspeiler virksomheten til virksomheter og lar deg raskt administrere produksjonsprosesser i virksomheten.

For tiden brukes både tradisjonell papirarbeid (på papir) og elektronisk dokumenthåndtering. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer er designet for å automatisere kontorprosesser.

En omfattende løsning for organisering av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift leveres av det elektroniske dokumenthåndterings- og kontorautomatiseringssystemet "EVFRAT-Document Flow". Kontorautomatisering og elektronisk dokumenthåndteringssystem DELO støtter både tradisjonell kontororganisering og elektronisk dokumenthåndtering.

FossDoc - Elektronisk dokumenthåndteringssystem. Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er en standardløsning av FossDoc-plattformen, designet for å automatisere dokumentflyt og kontorarbeid, både i statlige og ikke-statlige virksomheter av enhver størrelse og type aktivitet.

Det grunnleggende konseptet for et elektronisk dokumenthåndteringssystem er et elektronisk dokument. Et elektronisk dokument er en samling av data i datamaskinens minne, som inkluderer tekst, bilder, tabeller, tegninger osv. og er ment å bli oppfattet av mennesker ved bruk av passende programvare og maskinvare.

Statusen til et elektronisk dokument er nedfelt i Ukrainas lov "om elektroniske dokumenter og elektronisk dokumentflyt" nr. 851-IV datert 22. mai 2003. Et elektronisk dokument er et dokument der informasjon er registrert i form av elektroniske data , inkludert de obligatoriske detaljene i dokumentet.

Obligatoriske opplysninger om elektroniske dokumenter inkluderer en elektronisk signatur. En elektronisk digital signatur (EDS) brukes til å signere elektroniske dokumenter av både enkeltpersoner og juridiske personer for å gi dokumentet rettskraft.

2.1.3. Teknologi for å lage og redigere et tekstdokument i Microsoft Word 2003

Et tekstredigeringsprogram er et program som lar deg lage et dokument med tekstdata.

En tekstbehandler er et program for å legge inn, redigere og behandle tekstdokumenter med forskjellig informasjon (for eksempel tabeller, grafikk osv.).

Tekstredigerere og prosessorer inkluderer: innebygde tekstredigerere; redaktører av instrumentelle dataprogrammer; universelle tekstbehandlere; redaktører av vitenskapelige dokumenter, programmer for layout av magasiner og bøker (publiseringssystemer).

For øyeblikket er den mest populære tekstbehandleren Microsoft Word 2003, men en ny versjon av Microsoft Office 2007 har allerede dukket opp.

I Word 2003 kan du opprette følgende typer dokumenter:

1. Nytt dokument.
2. Nettside.
3. XML-dokument.
4. Melding E-post.
5. Melding – Faks.
6. Konvolutter og klistremerker.
7. Maler.

Komme i gang med Word

Alle nye tekstdokumenter i Word lages basert på maler. En mal er et dokument som brukes som mal for å lage nye tekstdokumenter. Etter å ha startet Word, vises et vindu på skjermen som viser et tomt tekstdokument basert på Normal-malen.

Som standard lages alle tekstdokumenter i Word basert på malen Normal Normal.dot, og all tekst legges inn i Normal Normal-stilen, der de grunnleggende formateringsparametrene er satt: font - Times New Roman, skriftstørrelse - 10 poeng , venstrejustering, enkelt linjeavstand.

Du kan skrive inn tekst i det tomme tekstdokumentvinduet, sette inn en tabell, et bilde osv. Det tomme dokumentet heter Dokument 1, som er synlig i tittellinjen.

Du kan lage et tekstdokument i Word på følgende måter:

• velg Ny kommando fra Fil-menyen, og deretter i oppgaveområdet (modusen endres til "Opprett dokument") i Opprett-delen, velg "Nytt dokument" basert på den vanlige malen eller delen Maler i elementet På min datamaskin , velg en forhåndsdefinert mal eller veiviser basert på som du trenger for å opprette et dokument eller mal;
• Ved å klikke på Ny-ikonet på standardverktøylinjen åpnes et tomt dokument, Dokument 1, basert på standardmalen.

Når du oppretter nye dokumenter, vil de bli sekvensielt tildelt nummer 2, 3, 4, 5 osv. I et tomt dokument kan du se en flimrende vertikal linje øverst til venstre, som kalles inndatamarkøren. Markøren angir hvor et tegn skal skrives inn fra tastaturet eller et objekt (tegning, tabell osv.) vil bli satt inn.

Markørposisjonen kan endres ved hjelp av markørkontrolltastene eller musemanipulatoren kun innenfor den skrevne teksten. I redigeringsstatuslinjen på skjermen kan du se dokumentlinjenummeret og posisjonsnummeret der markøren befinner seg.

Word-modus - sett inn eller erstatt

Word-tekstbehandleren fungerer i innsettings- eller erstatningsmodus. Modusen vises i statuslinjen på displayet. Modus kan byttes med Ins-tasten. I "sett inn"-modus flytter tegn som skrives inn fra tastaturet dokumentteksten bak markøren til høyre. I erstatningsmodus, i stedet for tegnet til høyre for markøren, skrives et nytt tegn inn fra tastaturet.

Før du skriver inn tekst, er det tilrådelig å stille inn parameterne og den nødvendige sideretningen ved å utføre kommandoen Fil / Sideoppsett, Marger-fanen.

Lagre et Word-dokument

Når du arbeider med et dokument, er det i RAM. For å skrive denne filen til disk, må du velge kommandoen Lagre fra Fil-menyen og angi de nødvendige parameterne i dialogboksen Lagre dokument.

Ris. 1.

Når du lagrer et dokument i dialogboksen, må du: Spesifisere filnavnet, velge filtype, velge mappen som filattributtene er lagret i, og disken som filen skal lagres på. Den åpne filen kan lagres på disk under et annet navn ved å velge "Lagre som" fra Fil-menyen.

Lukk et dokument og avslutt Word

For å lukke et dokument i stedet for et program, må du velge kommandoen "Fil/Lukk".

For å avslutte programmet kan du bruke en av følgende metoder:

• velg Avslutt-kommandoen fra Fil-menyen;
• klikk på Lukk-knappen på tittellinjen;
• dobbeltklikk på vindusmenyknappen;
• velg Lukk-kommandoen i vindusmenyen.

Åpne et dokument i Word

Du kan åpne et dokument i Word på flere måter:

1. Velg Åpne-kommandoen fra Fil-menyen og spesifiser navnet og plasseringen til filen i dialogboksen Åpne dokument;
2. Klikk på Åpne-knappen på standardverktøylinjen og dobbeltklikk på filikonet i dialogboksen Åpne dokument.

For å åpne flere filer samtidig, velg navnene deres i dialogvinduet, hold nede Ctrl-tasten og klikk deretter Åpne-knappen.

Flervindusmodus i Word

Tekstbehandlere kan arbeide samtidig med flere dokumenter i forskjellige vinduer. Inntasting og redigering av tekst utføres i det aktive vinduet, der du får tilgang til menykommandoer. Kommandoer i Vindu-menyen lar deg ordne dokumentvinduer, flytte fra ett vindu til et annet og dele arbeidsområdet til et vindu i to deler.

Hovedstadiene for å lage (forberede) tekstdokumenter i Word er:

• skriving;
• tekstredigering;
• formatering;
• stavekontroll;
• tekst utskrift;
• bevaring.

Hvert trinn består av å utføre visse operasjoner.

Du kan skrive inn tekst ved å skrive den på tastaturet og sette inn ulike tekstfragmenter fra andre dokumenter i dokumentet.

Skriving utføres ved å trykke på tastene på PC-tastaturet, mens neste tegn vises på skjermen ved markørposisjonen, og markøren flyttes en posisjon til høyre. Mellomrom som en tekstredigerer automatisk setter inn for å justere linjer, kalles "myke" mellomrom.

"Harde" mellomrom legges til i teksten når du trykker på mellomromstasten på PC-tastaturet. Et tegn på separasjon av et ord fra et ord er et "Hardt" mellomrom, så du må sette ett "Hardt" mellomrom mellom ordene. Et skilletegn trenger ikke å skilles med et mellomrom fra det foregående ordet, og et mellomrom må legges inn etter et skilletegn. En "hard" linjeavslutning lages ved å trykke på Enter-tasten for å indikere slutten av et avsnitt.

Redigere tekst i Word

Etter at du har skrevet inn tekst, gjennomgår den ulike endringer. Redigering av et dokument i Word utføres ved hjelp av menykommandoer eller ved å trykke på tastene på PC-tastaturet.

Redigeringsoperasjoner (slette, sette inn, flytte) utføres på:

1. Symboler.
2. I linjer.
3. I fragmenter.

Tegn legges inn fra tastaturet (i sett inn eller erstatt-modus), og tilbaketastene eller Delete-tastene brukes til å slette tegn.

Redigeringsoperasjoner for linjer er: slette en linje, dele en linje i to, slå sammen to linjer til en, sette inn en tom linje.

Redigeringsoperasjoner (kopier, flytt og slett) for fragmenter. Et fragment er et sammenhengende stykke tekst. For å slette, kopiere eller flytte et fragment, må du velge det.

Du kan velge et fragment med musen eller tastaturet. Word bruker forskjellige fremhevingsmetoder for ord, linjer, setninger og avsnitt. (enkelt-, dobbelt- eller trippelklikk på et avsnitt eller til venstre for et avsnitt i valglinjen). Valgt tekst kan kopieres, flyttes og slettes enten ved hjelp av utklippstavlen eller ved å flytte den med musen (mens du trykker på venstre eller høyre tast).

Etter å ha valgt et fragment, kan operasjonen med å kopiere eller flytte det utføres på følgende måter:

• ved å bruke venstre museknapp (dra);
• ved å bruke høyre museknapp (dra og slipp);
• ved å bruke Rediger-menykommandoene;
• bruke kontekstmenykommandoer;
• bruke ikoner på verktøylinjen (klipp ut, kopier, lim inn);
• fra tastaturet (sett med taster).

For å angre en feilaktig handling i Word, brukes tilbakerullingsoperasjonen. Angre-kommandoen finnes på Rediger-menyen og på verktøylinjen. I tillegg til tilbakerullingskommandoen er det en tilbakestillingsavbryt-kommando.

Redigere eksisterende tekst i Word ved å bruke Rediger/Erstatt-kommandoen

Muligheten til å søke og erstatte tekst i Word øker betydelig hastighet på prosessen med å redigere (redigere) stor tekst. Du kan også bruke denne kommandoen til å finne og erstatte spesifikke formateringsalternativer, spesialtegn og andre dokumentobjekter.

Ris. 2.

Et elektronisk dokument kan brukes på alle aktivitetsområder hvor det brukes programvare og maskinvare som er nødvendig for å lage, behandle, lagre, overføre og motta informasjon. Ved hjelp av elektroniske dokumenter kan det foretas transaksjoner (kontrakter), betalinger, korrespondanse og overføring av dokumenter og annen informasjon kan gjennomføres.

Elektroniske dokumenter kan inneholde informasjon av en bestemt type, eller blandet.

Figur 1.2 Typer elektroniske dokumenter

Det skal bemerkes at det er flere typer elektroniske dokumenter, noe som indikerer dens utvilsomme fordel. Det vanligste er imidlertid tekst og grafiske dokumenter.

Et tekstdokument er en sekvens av tegn (for det meste trykte tegn som tilhører et bestemt sett med tegn). Disse karakterene er vanligvis gruppert i strenger. I moderne systemer er strenger atskilt med linjeseparatorer, men tidligere ble strenger lagret i form av poster med konstant eller variabel lengde (for eksempel på hullkort). Et tekstdokument kan inneholde både formatert og uformatert tekst.

Et grafisk dokument er en fil som inneholder en informasjonsmodell av et objektbilde, beregnet for bruk i et bestemt område av datagrafikk eller spesifikt med et bestemt programvareverktøy. Hver type grafisk dokument har et tilsvarende grafisk filformat. Et grafikkfilformat er en standardisert datastruktur som et grafisk dokument konverteres til når det skrives til et medium for påfølgende behandling og lagring.

I dokumenter av blandet type kombineres to eller flere typer datapresentasjon. Fordelen deres er muligheten til å visualisere dokumentinformasjon for bedre forståelse og assimilering.

Elektronisk dokumenthåndtering

Dokumentflyt er bevegelsen av dokumenter i en organisasjon fra øyeblikket de opprettes eller mottas til fullføring av utførelse eller utsendelse (GOST R 51141-98); kompleks av arbeid med dokumenter: mottak, registrering, distribusjon, kontroll av utførelse, dannelse av filer, lagring og gjenbruk av dokumentasjon, oppslagsverk.

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en enhetlig mekanisme for å arbeide med dokumenter som sendes inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

Det finnes flere typer elektronisk dokumentbehandling:

Generelle typer behandling:

· Skapelse

· Redigering

· Bevaring

· Gi nytt navn

· Navigering langs ruten

· Plassering i en mappe

· Indeksering

· Fjerning

Spesialiserte typer behandling:

· Ekspertise

· Godkjenning, godkjenning, signering

· Registrering

· Klassifisering

· Henrettelse

· Kontroll

· Og andre bestemmes av detaljer.

Behandling av et dokument i elektronisk form gjennomføres som en del av dokumentasjonsprosessen innenfor rammene av innsynsrettighetene som gis til ansatte som har roller i dokumentruten.

Hver bransje eller ulike typer aktiviteter ved behandling av dokumenter, både i papir og automatisert form, har sine egne spesifikasjoner knyttet til forskjeller i både sammensetningen av dokumentene som behandles og behandlingsprosedyrene. I denne forbindelse brukes forskjellige systemer for å automatisere spesifikke dokumentasjonsprosesser. Det finnes også flere typer dokumentflyt.

Figur 1.3 Typer dokumentflyt

Automatisert dokumentflyt er designet for å løse et bredt spekter av problemer.

Figur 1.4 Automatiserte dokumentflytoppgaver

I tillegg til det ovennevnte implementerer moderne EDMS også tilleggsoppgaver som tidligere ble utført av separate programmer:

· Rask utveksling av informasjon og dokumenter - i stedet for e-post og Internett-personsøkere

· Se selskapets nyhetsfeed, gjør deg kjent med publiserte dokumenter – i stedet for internettportaler

· Arbeid med en arrangør og en liste over personlige oppgaver – i stedet for dagbøker

Basert på oppgavene som står overfor automatisering av dokumentasjonsprosesser, bestemmes et sett med nødvendige funksjoner som dokumentstyringssystemet må implementere:

· Oppretting av dokumentattributtkort

· Legge ved filer av vilkårlig type til dokumentkort

· Dannelse av dokumenttekst fra en forhåndsdefinert mal med erstatning av variabelverdier som kan være i dokumentkortet eller databasen

· Oppretting av dokumentversjoner

· Dannelse av et bilde av et elektronisk dokument på et skjema ved hjelp av maler

· Lagre et dokumentbilde til en pdf- eller word-fil

· Administrer brukertilgangsrettigheter

· Lage dokumentruter

· Håndtering av dokumentbevegelse langs ruter

· Vedlikeholde dokumentlogger

· Vedlikeholde kataloger og klassifiserere

· Registrering og klassifisering av dokumenter registrert i EDMS

· Ordredannelse

· Søk etter dokumentkort

· Signering av dokumenter med elektronisk digital signatur

· Generere rapporter og statistikk om bevegelse av dokumenter

Systemomfattende funksjoner for automatisert dokumentflyt inkluderer:

· Mulighet for fjernarbeid med dokumenter via Internett

· Bruke et DBMS-informasjonslager for å lagre dokumenter og metadata

· Mulighet for samtidig arbeid med EDMS

· Sikre informasjonssikkerhet

· Personlig autentisering av EDMS-brukere

o Trafikkkryptering

o Rollebasert tilgangskontrollmodell

Bruksanvisning

Velg riktig program for å lage et elektronisk dokument. Hvis du for eksempel vil lage en fil med kun tekst, velg KWrite eller Geany (på Linux) eller Notisblokk (på Windows), et komplekst tekstdokument - Abiword, OpenOffice.org Writer, Microsoft Office Word, rastergrafikkdokument - Mtpaint , Paint, GIMP, regneark - Gnumeric, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel, etc.

Sørg for at programmet som er nødvendig for å lage et elektronisk dokument i ønsket format er på datamaskinen din. Hvis den ikke eksisterer ennå, installer den.

Start programmet du ønsker.

Hvis det ikke automatisk opprettes et tomt dokument i programmet etter å ha startet programmet, velg "Ny" eller lignende fra "Fil"-menyen, eller trykk på Ctrl- og N-tastene samtidig.

Hvis du blir bedt om å velge dokumenttype, bildestørrelse osv., skriv inn riktig informasjon. Hvis du umiddelbart blir bedt om et filnavn, skriv det inn.

Hvis filen ikke har en tittel ennå, velg Lagre som fra Fil-menyen, eller trykk Ctrl+S, velg deretter en mappe og skriv inn et filnavn. Velg umiddelbart typen hvis programmet støtter flere filtyper.

Lagre filen med jevne mellomrom i fremtiden. For å gjøre dette, bruk "Lagre" -elementet i "Fil" -menyen, eller tastatursnarveien Control + S som allerede er nevnt ovenfor. Jo oftere du lagrer en fil, jo mindre sannsynlig er det at du mister informasjon hvis datamaskinen plutselig mister strømmen.

Når du er ferdig med å jobbe med et dokument, må du huske å lagre det før du avslutter, selv om du har lagret med jevne mellomrom mens du arbeider med det. Men hvis du glemmer å gjøre dette, vil programmet minne deg på dette og tilby å lagre endringene. Etter å ha startet programmet igjen, velg et dokument fra listen over nylig behandlede dokumenter, trykk enten Ctrl+O eller velg “Åpne” fra “Fil”-menyen, velg deretter en mappe og fil.

Video om emnet

Kilder:

• elektronisk dokument som

Spørsmålet om behovet for å opprette et elektronisk arkiv ved en virksomhet blir stadig mer aktuelt. Og dette er ingen tilfeldighet, fordi innføringen av nye informasjonsteknologier ikke bare sikrer sikkerheten og påliteligheten til dokumenter, men reduserer også tiden for å søke i dem, og lar også, om nødvendig, flere ansatte få tilgang til de samme dataene samtidig.

Bruksanvisning

Oppretting av et arkiv med elektroniske dokumenter omfatter flere stadier. Innledningsvis, kjøp og installer lisensiert programvare på selskapets datautstyr.

Forbered dokumenter, dvs. systematiser dem, identifiser dem i samsvar med den eksisterende strukturen for dokumentsirkulasjon i din organisasjon. Spesielt på dette stadiet må de registreres, sorteres etter holdbarhet og binders og stifter fjernes fra usydde ark.

Neste trinn er digitalisering eller skanning av dokumentene. Det utføres på teknisk utstyr som støtter nøyaktig typen og formatet til dokumentet som brukes i denne organisasjonen. På dette stadiet, kontroller kvaliteten på dokumentreproduksjonen og skann på nytt om nødvendig.

Send ditt gode arbeid i kunnskapsbasen er enkelt. Bruk skjemaet nedenfor

Studenter, hovedfagsstudenter, unge forskere som bruker kunnskapsbasen i studiene og arbeidet vil være deg veldig takknemlig.

postet på http://www.allbest.ru/

FORBUNDSBYRÅ FOR UTDANNING

STATLIG UTDANNINGSINSTITUSJON FOR HØYERE PROFESJONELL UTDANNING

UDMURT STATE UNIVERSITY

Institutt for juss, sosial ledelse og sikkerhet

Secondary Humanities and Law College

Kursarbeid

Moderneprogramvarefasiliteter,bruktVprosessopprettelsedokumenter

Semakina Irina Vladimirovna

studenter fra gruppe SPO-O-0611-21(k)

spesialitet "Dokumentasjon

ledelsesstøtte og arkivering"

Leder: universitetslektor

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Introduksjon

1. Systemer for utarbeidelse av tekstdokumenter

2. Microsoft Office-applikasjonspakke

2.1 Applikasjonsprogrammer inkludert i Microsoft Office

2.2 Microsoft Word tekstbehandler

2.3 Microsoft Excel regnearkprosessor

3. Automatiseringssystemer for styringsdokumentasjonsstøtte

Konklusjon

Liste over brukt litteratur og kilder

Introduksjon

I mange, mange århundrer har informasjonsteknologi vært under utvikling. I noen perioder avtok denne utviklingen og ble nesten umerkelig, men i noen perioder skjedde det tvert imot et kvalitativt sprang, og menneskeheten begynte å bruke fundamentalt nye, hittil enestående midler for å behandle, overføre og lagre informasjon. Bekvemmeligheten og effektiviteten ved å bruke datamaskiner til å utarbeide dokumenttekster har ført til opprettelsen av mange programmer for dokumentbehandling. Mulighetene til disse programmene er varierte - fra programmer designet for å utarbeide små dokumenter med en enkel struktur, til programmer for skriving, design og fullstendig forberedelse for utskrift av bøker og magasiner (publiseringssystemer).

Emnet for kursarbeidet mitt er relevant, siden nesten alle dokumenter er lagret og opprettet i elektronisk form. Dette krever passende programvare.

Hensikt min kurs arbeid er:

- Vurder de mest populære programmene som brukes til å lage dokumenter.

- Identifiser hvilke applikasjonsprogrammer som er inkludert i Microsoft Office.

- Identifisere og studere automasjonssystemer for dokumenthåndteringsstøtte.

Oppgaver min kurs arbeid er:

- Vurder hovedsystemene for å utarbeide tekstdokumenter, gi konseptet tekstredigerere, tekstbehandlere og desktop publishing-systemer.

- Beskriv Microsoft Office-applikasjonspakken, programmene som er inkludert i den, hovedfunksjonene til Microsoft Word-tekstbehandleren (heretter MS Word) og Microsoft Excel-regnearkbehandleren (heretter MS Excel).

- Tenk på de viktigste automatiseringssystemene for dokumenthåndteringsstøtte: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office Management 2.5", "NauDoc".

Alle programmer for å lage dokumenter kan deles inn i systemer for utarbeidelse av tekst- og regnearkdokumenter og programmer for kontorautomatisering.

For å nå mål og løse problemer bruker jeg i hovedsak tidsskrifter, som: «Office Work» og «Secretary Business»-magasiner, som snakker om implementeringen av «BOSS-Referent»-programmet i store organisasjoner og hvordan dette påvirket deres arbeid, som f.eks. samt om NAUMEN-bedriften og dens programmer.

Når jeg skrev kursarbeidet mitt, brukte jeg det automatiserte kontorarbeidssystemet "Office work 2.5" og GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems. Et enhetlig system med organisatoriske og administrative dokumenter."

Jeg brukte også informasjon fra det globale nettverket Internett, hvor nettstedet "www.document.ru" inneholder informasjon om automatisering av dokumentbehandling, etc.

Kursarbeidet har en struktur som gjør at jeg kan avsløre og begrunne mitt valgte tema i stor detalj. Jeg vil også bemerke at jeg begrunnet strukturen i kursarbeidet mitt på en slik måte at jeg oppnår målene mine optimalt og løser problemene mine.

Dette kursarbeidet inkluderer: introduksjon, tre kapitler, konklusjon, kildeliste. Det første kapittelet diskuterer systemer for utarbeidelse av tekstdokumenter. Det andre kapittelet snakker om Microsoft Office-applikasjonspakken, og det tredje kapittelet beskriver automatiserte administrasjonssystemer, slik som: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office Management 2.5" og "NauDoc".

Jeg vil også merke meg at dette kursarbeidet vil tillate meg å konsolidere kunnskapen som er tilegnet i det teoretiske kurset i faget "Dokumenthåndtering", samt å utvikle og utvikle praktiske ferdigheter om dette emnet.

1. Systemerforberedelsetekstdokumenter

For tiden avviker eksisterende systemer for utarbeidelse av tekstdokumenter betydelig fra hverandre i egenskaper, metoder for å legge inn og redigere tekst, dens formatering og utgang av informasjon (utskrift), samt vanskelighetsgraden for å mestre av brukeren. Å velge et spesifikt programvareprodukt for tekstbehandling er et veldig viktig øyeblikk. En rekke tekstforberedelsessystemer lar de spesialistene som er involvert i informasjonsteknologi effektivt bruke datamaskinen. Utvelgelsesprosessen involverer mange faktorer, men først og fremst er det nødvendig å følge prinsippet om rimelig tilstrekkelighet.

For tiden kan eksisterende datasystemer for å utarbeide tekstdokumenter klassifiseres i henhold til mengden funksjonalitet eller tiltenkt bruk. For eksempel, tekstredigerer, som gir inntasting, modifikasjon og lagring av enhver tegntekst, men den er hovedsakelig beregnet på å utarbeide programtekster på programmeringsspråk på høyt nivå, siden de ikke krever formatering, dvs. automatisk konvertering av arrangementet av tekstelementer, endring av fonten , etc.

Tekstredigerer ( tekst redaktør) er et tekstredigeringsprogram som gir ganske kompleks formatering. Når det gjelder funksjonalitet, er "Tekstredigering" sammenlignbar med "Word Pad"-programmet innebygd i Windows. Ved å bruke dette programmet kan du åpne, redigere, lagre, skrive ut filer i følgende formater: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT, etc. Det er mulig å justere teksten til venstre, høyre eller midtstille, sette inn et avsnitt (punkt), rulle tilbake 1 endring, få fet, kursiv eller understreket tekst, velge skrifttype, dens tegn, endre farge, størrelse. Du kan formatere tekst ved å rykke inn den første linjen og avsnittet. Dette programmet fungerer ikke med bilder innebygd i tekst - innebygde bilder tilgjengelig i et åpent dokument, for eksempel i RTF-format, vil ikke bli lagret. Standardfonten som brukes til å skrive et dokument er 'Times New Roman'. Den kan endres til en hvilken som helst annen font som er tilgjengelig for operativsystemet. Dokumentet skrives ut etter prinsippet om "det jeg ser er det jeg får" ved å ringe skriveren driverdialog, som lar deg velge skriveren optimalt, konfigurere utskrift.

Resultatet av skjermeditoren uttrykkes som en fil der alle tegnene er tegn fra kodetabellen ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) med koder hvis verdier er større enn 31, samt nye linjetegn. Slike filer kalles ASCII-filer.

Forskjellige i kontrollmetoder og sett med tjenestefunksjoner, lar alle tekstredigerere i en eller annen form deg:

Skriv inn tekst som vises på videoterminalskjermen, med opptil 200 tegn;

Korriger feilaktige tegn i erstatningsmodus;

Sett inn og slett grupper av tegn (ord) innenfor en linje, uten å oversette den uendrede delen av linjen, men flytte den helt til venstre/høyre i innsettingsmodus:

Slett en eller flere linjer, kopier dem eller flytt dem til et annet sted i teksten;

Utvid linjer med eksisterende tekst for å sette inn et nytt fragment;

Sett inn grupper med linjer fra andre tekster;

Oppdag alle forekomster av en bestemt gruppe tegn (kontekst);

Bytt ut en kontekst med en annen, kanskje av ulik lengde;

Lagre den skrevne teksten for senere justeringer;

Skriv ut tekst på forskjellige typer skrivere ved å bruke standard utskriftsprogrammer i én skrift i et dokument.

Av de mange tilgjengelige skjermredigererne kan vi fremheve " Norton Editor "(Peter Norton Computing Inc.), " Sidespark"(Borland-selskap), " Kort"(Solution Systems company), multifunksjonell multi-vindus editor « Multi - Redigere » (American Cybernetics Inc.). Denne kategorien inkluderer også redaktørerTurbo systemer. En rekke Turbo-systemer er praktiske, integrerte verktøy for å lage, kompilere, feilsøke og kjøre programmer på så populære programmeringsspråk som GRUNNLEGGENDE, Pascal, Si, Prolog, Monter. En obligatorisk komponent i Turbo-systemer er en editor med omfattende muligheter for å lage og oppdatere programtekster. Turbo systems editor-kommandoer er basert på kommandoene til det populære programmet " Ordstjerne” og er svært standardiserte.

Når brukerens hovedoppgave er å forberede tekster på naturlige språk for utskrift og utskrift av disse dokumentene, må settet med redigeringsoperasjoner utvides betydelig, og programvareproduktet blir en ny kvalitet - et tekstforberedelsessystem (et produkt som Engelsk term "tekstbehandler" tilsvarer). Slike dokumentbehandlingsprogrammer er fokusert på å arbeide med tekster som har en dokumentstruktur, dvs. bestående av avsnitt, sider og seksjoner. Blant systemer for å utarbeide tekster på naturlige språk, er det tre store klasser, men med ganske uklare grenser: formatere, tekstbehandlere og desktop publishing.

Basert på den interne strukturen til dokumentet som utarbeides, kan følgende tilnærming til klassifisering av tekstforberedelsessystemer foreslås. For eksempel systemer som:

Formater er et tekstforberedelsessystem som ikke bruker noen spesielle koder for intern tekstrepresentasjon, bortsett fra de vanlige: linjeslutt, vognretur, sideslutt (fungerer med ASCII-filer).

Tekstbehandler - dette er et tekstforberedelsessystem som i sin interne representasjon forsyner teksten med spesielle koder - markeringer. I utgangspunktet er skjermredigerere og tekstbehandlere forskjellige i formål: førstnevnte lager ASCII-filer, som deretter behandles av kompilatorer eller formatere, sistnevnte er beregnet på å forberede tekster og deretter skrive dem ut på papir, så formen for tekstpresentasjon er av stor betydning .

Tekstbehandlere har spesielle funksjoner som gjør det enklere å skrive inn tekst og presentere den i trykt form. Blant disse funksjonene er følgende funksjoner:

- tekstinntasting styres av formateringsfunksjoner som umiddelbart endrer utseendet til en side med tekst på skjermen og ordene på den, noe som gir en omtrentlig idé om den faktiske plasseringen av teksten på papiret etter utskrift;

- en foreløpig beskrivelse av strukturen til det fremtidige dokumentet, der parametere som størrelsen på avsnittsinnrykk, skrifttype og størrelse for ulike tekstelementer, plassering av overskrifter, linjeavstand, antall tekstkolonner, plassering og metode for nummereringsfotnoter osv. er spesifisert:

- automatisk stavekontroll og hint når du velger synonymer;

- skriv inn redigeringstabeller og formler og vis dem på skjermen i den formen de vil bli skrevet ut i;

- kombinere dokumenter i prosessen med å forberede tekst for utskrift;

- automatisk sammenstilling av innholdsfortegnelse og alfabetisk referanse.

De fleste tekstbehandlere har verktøy for å tilpasse datamaskinens maskinvarekonfigurasjon, spesielt typen grafikkadapter og skjerm. Nesten alle tekstbehandlere har en unik datastruktur for å representere tekst, noe som forklares av behovet for å inkludere tilleggsinformasjon i teksten som beskriver strukturen til dokumentet, fonter og lignende, siden hvert ord eller til og med tegn kan ha sin egen spesielle kjennetegn. Derfor kan tekst som er utarbeidet med en tekstbehandler vanligvis ikke leses og derfor redigeres og skrives ut av andre tekstbehandlere. For å sikre kompatibiliteten til tekstdokumenter når du overfører dem fra en tekstbehandler til en annen, er det en spesiell type programvare - omformere som garanterer mottak av en utdatafil i formatet til tekstbehandleren - mottakeren av dokumentet. Konverteringsprogrammet mottar informasjon i ett format som input, og produserer som et resultat av sitt arbeid informasjon i form av en fil i et annet (påkrevet) format. Ytterligere forbedringer i tekstbehandlingssystemer førte til at frittstående konverteringsprogrammer praktisk talt sluttet å eksistere og ble en integrert del av tekstforberedelsessystemet. I dag støtter de mest fremtredende representantene for tekstbehandlingsprogrammer populære filformater gjennom innebygde konverteringsmoduler.

For øyeblikket skiller eksisterende tekstbehandlere seg betydelig fra hverandre i egenskaper, evner for å legge inn og redigere tekst, formatering og utskrift, samt i vanskelighetsgraden for å mestre av brukeren.

Ganske konvensjonelt kan disse verktøyene deles inn i 2 kategorier .

TIL 1 kategorier inkludere tekstbehandlere som lar deg forberede og skrive ut komplekse og store dokumenter, inkludert bøker. Disse inkluderer "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". Det mest populære innenlandske produktet i denne klassen er tekstbehandleren " Leksikon", støtte og videreutvikling, som utføres av Arsenal-selskapet.

Tekstbehandlere 2 kategorier Og De har betydelig færre muligheter, men de er mer praktiske å bruke, fungerer raskere, krever mindre RAM og har betydelig lavere kostnader. Tekstbehandlingssystemer designet spesielt for ledere er enklere og enklere å bruke. Denne kategorien inkluderer `Beyond Word Writer', `Professional Write', `Symantec Just Write', `DacEasy Word'.

Desktop forlag utarbeider tekster etter trykkregler og med typografisk kvalitet. Akkurat som tekstbehandlere ikke er en "evolusjon" av formatere, er ikke desktop publishing en mer avansert utvidelse av tekstbehandlere, siden de har et helt annet formål. Desktop publishing-systemer ("desktop publishing") er i hovedsak et setteverktøy. Programmer av denne klassen er ikke så mye ment for å lage store dokumenter, men for å implementere ulike typer utskriftseffekter, dvs. et desktop publishing-program lar deg enkelt manipulere tekst, endre sideformater, innrykkstørrelser, gjøre det mulig å kombinere ulike fonter, jobbe med materialet til du er helt fornøyd med utseendet på både enkeltsider (strips) og hele publikasjonen.

Avslutningsvis av kapittel 1 bør det bemerkes at tekstredigerere i dag ikke lenger brukes mye, siden de har mye færre funksjoner enn tekstbehandlere og desktop publishing-systemer, som har blitt tilgjengelige for de fleste brukere. Fra dokumenthåndteringssiden skyldes dette også at tekstredigerere ikke har en funksjon for å lage maler, noe som i stor grad letter og fremskynder arbeidet med å lage dokumenter.

2. PlastposeanvendtprogrammerMicrosoftKontor

2.1 Anvendtprogrammer,innboksVMicrosoftKontor

I dag er Microsofts programvareprodukter (heretter kalt MS) de facto standarden for kontorarbeid. Det er vanskelig å finne en institusjon, bedrift eller bedrift hvis kontor ikke har datamaskiner med Windows-operativsystemet (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) og MS Office-applikasjonspakken.

Populær programvarepakke - Microsoft Office 2003 , som inkluderer i standardsettet "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" og "MS PowerPoint 2003". Også inkludert er den nylig utgitte programvarepakken MicrosoftKontor2007 , inkludert oppdatert: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" og "MS PowerPoint 2007", etc.

I «Small Business»-versjonen – «PowerPoint 2003» er erstattet av publiseringspakken «MS Office Publisher 2007», «Professional»-versjonen inkluderer både standardsettet og «Small Business»-tilleggene, og har også en database verktøy (DBMS) ) Access 2003. Men den oppdaterte "Power Point 2007" brukes også. Den mest komplette Premium-versjonen inkluderer også pakken for oppretting av forretningsgrafikk Photo Draw 2003 og verktøyet for oppretting av nettsider Front Page 2003. De to siste programmene leveres på engelsk. Settet inkluderer "Internet Explorer 5.0" som en gratis applikasjon - et sett med programmer for arbeid på Internett.

Det mest attraktive med MS Office er det som binder disse programmene sammen: alle disse programmene har en felles meny og sett med knapper som ser veldig like ut. Når du først har lært å jobbe med en av applikasjonene, vil du gå mye videre i å lære de andre. Hovedideen med programvarepakken er å jobbe på Internett. Hvis tidligere MS Word og MS Excel først og fremst var fokusert på at det utarbeidede dokumentet skulle skrives ut på papir, antar utviklerne nå at det forberedte dokumentet primært vil bli sendt på e-post eller lagt ut på Internett. For å gjøre dette inkluderte MS Office-utviklere et annet filformat i produktet - HTML, som er en standard for å legge ut materiale på Internett. Lagring av dokumenter i HTML-format lar også brukere som ikke har MS Office på datamaskinen, se dokumenter. For å se slike dokumenter er Internet Explorer, inkludert i standard Windows-pakken, nå tilstrekkelig. En ganske vanlig situasjon for et moderne kontor er når dokumenter utarbeides ikke bare på russisk og engelsk, men også på andre språk (tysk, spansk, fransk, arabisk, japansk, etc.).

Microsoft Access 2003 er en relasjonsdatabase. Dette programmet er basert på tabeller. Microsoft Access (heretter referert til som MS Access) skiller seg fra MS Excel ved at, i motsetning til MS Excel, lar MS Access DBMS deg jobbe med et helt system av sammenhengende tabeller. I MS Access DBMS, når du arbeider med tabeller, brukes formler, sortering, koblinger mellom individuelle celler og deres formatering. Hvis du trenger å trekke ut de nødvendige dataene fra flere databasetabeller samtidig, kan du opprette en spørring, og cellene på skjermen vil bli ordnet i en gitt rekkefølge. Resultatene av spørringen kan skrives ut ved hjelp av rapportverktøyet. Rapporten er en tabell med de forespurte dataene; designet kan velges fra de foreslåtte malene.

Mulighetene til Microsoft Office-programmer kan utvides ved hjelp av spesielle moduler - tillegg. Blant slike programmer kan du finne seriøse kommersielle pakker (for eksempel Orfo-stavekontrollen, Lingvo elektroniske ordbøker, PROMT-oversetter), og små gratis "makroer" laget av vanlige brukere.

2.2 TekstprosessorMicrosoftOrd

MicrosoftOrd- grunnlaget for ethvert kontor og kanskje det mest nødvendige og populære programmet i alt Microsoft Office .

Microsoft Word lar deg legge inn, redigere, formatere og designe tekst, og plassere den riktig på siden. Med dette programmet kan du sette inn grafikk, tabeller og diagrammer i dokumentet ditt, og automatisk korrigere stavefeil og grammatiske feil. MS Word-tekstredigeringsprogrammet har også mange andre funksjoner som i stor grad letter oppretting og redigering av dokumenter.

Programmet tilbyr en rekke funksjoner som sparer tid og krefter når du lager dokumenter. Blant dem er funksjoner som:

AutoText - for lagring og innsetting av ofte brukte ord, setninger eller grafikk;

- stiler for å lagre og spesifisere hele sett med formater på en gang;

- sammenslåing for å lage seriebrev, skrive ut konvolutter og etiketter;

- makroer - for å utføre en sekvens av ofte brukte kommandoer;

- "mestere" - for å lage profesjonelt utformede dokumenter.

Ved å bruke MS Word for Windows kan du lage tabeller og diagrammer. MS Word for Windows har også et ligningsredigeringsprogram som lar deg legge inn formler med varierende kompleksitet. MS Word lar deg kontrollere stavemåten din. Ved kontroll sammenlignes hvert ord i dokumentet med prøver i en spesiell ordbok. Hvis ordet ikke finnes i ordboken, åpnes en dialogboks der du kan gjøre de nødvendige rettelsene. Når du arbeider med dokumenter, må du ofte skrive inn de samme tekstdelene gjentatte ganger. I MS Word trenger du bare å skrive dem inn én gang, og deretter gjøre dem til et AutoText-element med et unikt navn og deretter sette dem inn hvor som helst i dokumentet så mange ganger som nødvendig. Ganske ofte må mange ansatte lage dokumenter basert på standard enhetlige skjemaer eller skjemaer utviklet og godkjent i organisasjonen, samt ulike typer dokumenter av samme type (seriebrev, sertifikater osv.). Med en automatisert metode for å utarbeide denne typen dokumenter er to alternativer mulig:

1) lag det nødvendige skjemaet i form av et dokument (for eksempel vil det være en fil med filtypen ".doc") og endre deretter den variable delen av teksten i den;

2) lag det nødvendige skjemaet i form av en mal (fil med filtypen ".dot") og lag deretter nye dokumenter basert på den utviklede malen og fyll ut feltene som inneholder en variabel del av teksten.

En mal er en slags sjablong med visse egenskaper, som inkluderer et sett med stiler, maltekster, makroer, tastatursnarveier, flere menyelementer og egendefinerte verktøylinjer i en egen fil med filtypen ".dot".

Maler brukes til:

~ standardisering og forening av arbeidet til alle ansatte i organisasjonen med standard og lignende typer dokumenter. Alle ansatte lager dokumenter basert på enhetlige maler (filer med filtypen «.dot»), og malene skal utarbeides på en slik måte at malteksten ikke kan redigeres av brukere, men kun inntastingsfelt som inneholder variabel informasjon i form.

~ øke effektiviteten ved utarbeidelse av seriedokumenter som er beregnet på distribusjon til et stort antall adressater. Slike dokumenter lages basert på maler ved hjelp av flettefunksjonen.

Ved sammenslåing lages dokumenttekster som inneholder en fast, uforanderlig del (stensil) og variable tekstfragmenter (utfylling), dvs. sammenslåing av standardtekst (stensil) med utfylt informasjon

2.3 TabellformprosessorMicrosoftutmerke

tekstdokumentredigering automatiseringsadministrasjon

Bruksområde Microsoft utmerke veldig vid. For det første er dette regnskaps- og ingeniørberegninger, utarbeidelse av ulike sammendrag, diagrammer, prislister og mye mer.

Når du arbeider med Microsoft Excel for Windows, følges prinsippet «what you see is what you get», eller i den engelske versjonen «WYSIWYG» (What You See Is What You Get). Dette gjør arbeidet med Excel ubestridelig enkelt og lar deg unngå mange feil.

I tillegg har MS Excel et bredt spekter av tjenestefunksjoner. Dette inkluderer å skrive inn tekst og stavekontroll, lage bilder, eksportere og importere data. Utskriftsmediet er også veldig fleksibelt. Du kan skrive ut alle sidene samtidig, eller du kan skrive ut bare deler av sidene i en arbeidsbok.

Hovedfunksjoner i MS Excel:

v Kontekstuell hjelp. Kalt opp fra kontekstmenyen eller ved å klikke på den tilsvarende knappen i ikonmenyen.

v Hjelpesystem. Den er organisert i form av hypertekst og lar deg raskt og enkelt søke etter ønsket emne.

v Flere alternativer for å utføre operasjoner. Nesten alle operasjoner kan utføres på en av tre til fire måter, hvorfra brukeren velger den mest praktiske.

v Kontekstmeny. Utvides ved å klikke på (vanligvis høyre) museknapp på det valgte objektet. Vi snakker for eksempel om stedet i tabellen der brukeren nå skal jobbe. De mest brukte behandlingsfunksjonene som er tilgjengelige i denne situasjonen, er samlet i kontekstmenyen.

v Ikonmeny. Kommandoene som brukes oftest tilsvarer ikoner som ligger under menylinjen. De danner en piktografisk meny. Etter å ha klikket med museknappen på ikonet, utføres kommandoen knyttet til det. Piktografiske menyer kan lages individuelt.

v Arbeidsgrupper eller arbeidsmapper. Det er praktisk å kombinere dokumenter i arbeidsmapper og se dem som én helhet når det gjelder kopiering, nedlasting, endring eller andre prosedyrer. Nederst i regnearket er en alfabetisk indeks (register) som gir tilgang til arbeidsarkene. Brukeren har mulighet til å sette navn på arkene i mappen (i stedet for en alfabetisk indeks), noe som gjør innholdet i registeret oversiktlig, og gjør det derfor lettere å søke og flytte fra dokument til dokument.

v Verktøy for å designe og endre skjermer og tabeller. Utseendet til arbeidsvinduet og andre elementer i skjermgrensesnittet kan bestemmes i samsvar med brukerens krav, noe som gjør arbeidet så praktisk som mulig. Blant disse funksjonene er å dele skjermen i flere vinduer, fikse rad- og kolonneoverskrifter, etc.

v Verktøy for design og utskrift av tabeller. For brukerens bekvemmelighet er alle funksjoner tilgjengelig for utskrift av tabeller, for eksempel valg av sidestørrelse, paginering, innstilling av størrelse på sidemarger, utforming av topp- og bunntekst, samt forhåndsvisning av den resulterende siden.

v Utformingsverktøy for regneark. Excel gir mange muligheter for formatering av tabeller, font og stil, justere data inne i en celle, velge bakgrunnsfarge på en celle og font, endre høyden på rader og bredden på kolonner, tegne rammer av ulike typer, angi formatet på data inne i en celle (for eksempel: numerisk, tekst, finansiell, dato osv.). I tillegg til automatisk formatering - systemet har allerede ulike måter å designe tabeller inne i det, og brukeren har muligheten til å velge det mest passende formatet fra de allerede tilgjengelige metodene.

v Maler MS Excel, som MS Word, lar deg lage regnearkmaler som brukes til å generere brev- og faksskjemaer og ulike beregninger. Hvis malen er ment for andre brukere, kan du tillate utfylling av slike skjemaer, men forby å endre skjemaet.

v Databinding. Absolutt og relativ adressering er et karakteristisk trekk ved alle bordprosessorer; i moderne systemer lar de deg jobbe samtidig med flere tabeller, som kan relateres til hverandre på en eller annen måte. For eksempel tredimensjonale forbindelser som muliggjør arbeid med flere ark på rad; Regnearkkonsolidering, som behandler summer og gjennomsnitt og utfører statistisk behandling ved å bruke data fra forskjellige områder av et enkelt regneark, flere regneark og til og med flere arbeidsbøker.

v Databehandling. For enkel beregning har MS Excel innebygde funksjoner, nemlig: matematiske, statistiske, økonomiske, dato- og tidsfunksjoner, logiske og andre. Funksjonsveiviseren lar deg velge ønsket funksjon og, ved å erstatte verdiene, få resultatet.

v Bedriftsgrafikk. Det er vanskelig å forestille seg en moderne regnearkprosessor uten muligheten til å lage ulike typer todimensjonale, tredimensjonale og blandede diagrammer. Det er mer enn 20 forskjellige typer og undertyper av diagrammer som kan bygges i MS Excel. Det finnes også ulike og tilgjengelige måter å designe diagrammer på, for eksempel sette inn og utforme legender og dataetiketter, designe akser (muligheten til å sette inn rutenettlinjer) og andre. I tillegg finnes det kraftige verktøy for å konstruere og analysere forretningsgrafikk, som å sette inn feillinjer, muligheten til å plotte en trend og velge en trendlinjefunksjon.

v Utfør MS Excel-databasefunksjoner. Denne funksjonen sørger for å fylle tabeller på samme måte som å fylle en database (dvs. gjennom et skjermskjema), beskytte data, sortere etter nøkkel eller flere nøkler, behandle databasespørringer og lage pivottabeller. I tillegg inkluderer den verktøy for å behandle eksterne databaser som lar deg jobbe med filer opprettet, for eksempel i "dBase" eller "PARADOX" format.

v Simulering. Parametervalg og modellering er en av de viktigste egenskapene til en regnearkprosessor. Ved hjelp av enkle teknikker er det mulig å finne optimale løsninger på mange problemer. Optimaliseringsmetoder spenner fra enkelt utvalg til lineære optimaliseringsmetoder med mange variabler og begrensninger. Ved modellering er det noen ganger ønskelig å lagre mellomresultater og løsninger. For dette formålet lages scenarier som representerer en beskrivelse av problemet som løses.

v Makroprogrammering. For å automatisere ofte gjentatte handlinger, er det praktisk å bruke det innebygde makroprogrammeringsspråket. Makrokommandoer og makrofunksjoner skilles. Takket være makrokommandoer blir arbeidet med MS Excel forenklet, og listen over egne kommandoer utvides. Ved hjelp av makrofunksjoner definerer du dine egne formler og funksjoner og utvider dermed settet med funksjoner som systemet gir. I sin enkleste form er en makro en registrert sekvens av tastetrykk, bevegelser og museklikk. En slik sekvens presenteres for "avspilling", som et båndopptak. Den kan behandles og endres på en eller annen måte, for eksempel ved å organisere en loop, overgang eller subrutine.

Microsoft Office-applikasjonspakken inneholder altså programmer som lar deg lage tekstdokumenter, regnearkdokumenter, databaser, presentasjoner, jobbe med grafikk, e-post osv. Det vil si at MS Office gjør det mulig å lage nesten alle typer dokumenter. Foreløpig er Microsoft Office installert på nesten alle datamaskiner, uavhengig av om datamaskinen er hjemme eller i en organisasjon. Microsoft Office ble så utbredt på grunn av det faktum at det var den første pakken med applikasjonsprogrammer som inneholdt et slikt volum av funksjoner, samtidig som det var fullstendig russifisert og enkelt å bruke.

Takket være "Visual Basic"-programmet innebygd i Microsoft Word og MS Excel, kan brukeren selv programmere de manglende funksjonene. Det vil si at fordelen med disse programmene er at i tillegg til alle bekvemmelighetene som forfatterne av denne pakken allerede har laget, kan brukeren tilpasse et hvilket som helst program for å passe seg selv for komfortabelt arbeid i det: endre farge, skala, plassere ofte brukte knapper på verktøylinjen, lage maler, lage nye funksjoner og så videre.

3. Systemerautomasjondokumentasjonforsyning

ledelse

Enhver virksomhet, uavhengig av eierform, skala og struktur, streber etter å forbedre effektiviteten av sine aktiviteter. Et viktig skritt mot å nå dette målet er optimalisering av grunnleggende styringsprosedyrer, spesielt opprettelsen av moderne kontoradministrasjon og dokumentflytsystemer i bedriften.

Rasjonell dokumenthåndtering fører til økt produktivitet hos ansatte, lettere tilgang til informasjon for å ta ledelsesbeslutninger, forbedret prestasjonsdisiplin og følgelig en generell økning i kvaliteten på ledelsen.

Implementering av et automatiseringssystem for dokumenthåndtering "BOSS - Referent" forbedrer arbeidsprosessene til bedrifter og organisasjoner betydelig.

Resultatene av implementeringen av systemet er:

§ reduksjon av tid for behandling av inngående/utgående korrespondanse og intern dokumentasjon;

§ spare arbeidstid på arbeid med dokumenter;

§ akselerasjon av prosedyrer for godkjenning og godkjenning av dokumenter;

§ øke utøvende disiplin og kontroll over utførelsen av ordre;

§ rask og praktisk registrering av dokumenter;

§ forbedring avr.

Erfaringene med å implementere kontorautomatiserings- og dokumentflytsystemet "BOSS - Referent", utviklet av IT-selskapet, viser at bedrifter og organisasjoner av ulike størrelser og eierformer på kort tid får konkrete fordeler og en reell økonomisk effekt.

Nylig dukket selskapet "NAUMEN" opp på det relativt lille markedet for kontorautomatiseringssystemer med sitt programvareprodukt "NauDoc", som har en rekke betydelige forskjeller fra det som tidligere ble tilbudt brukere. Programmet sikrer opprettelse av dokumenter basert på maler lagret i systemet, inneholdende et forhåndsbestemt design og standard (sjablonger) tekster for grunnleggende styringssituasjoner, noe som forenkler og fremskynder opprettelsen av dokumenter, sikrer deres enhetlige utforming iht. GOST R. 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Et enhetlig system med organisatoriske og administrative dokumenter."

Grafisk brukergrensesnitt "NauDoc" lar deg raskt bytte fra en type arbeid til en annen og inkluderer følgende komponenter:

1. Hovedinnholdsblokk.

2. Navigasjonspanel.

3. Verktøylinje for arbeid med dokumenter.

Programmet sørger for at ethvert dokument kan settes under kontroll: de som er ansvarlige for implementeringen, de som er ansvarlige for kontrollen blir tildelt i henhold til det, og den endelige kontrollen over utførelsen opprettholdes.

Differensiering av brukerrettigheter gir ekstra beskyttelse for konfidensielle dokumenter. Selvfølgelig er NauDoc-programmet, som alle andre programmer, ikke en ideell løsning. For eksempel avviker terminologien i en rekke tilfeller fra tradisjonelle begreper som brukes i hjemmekontorarbeid.

Der du trenger å behandle store mengder dokumenter, utføre komplekse søk i dem, vedlikeholde distribuerte arkiver - ingen konkurranse "DOCs åpne".

"DOCs åpne" lar deg løse følgende problemer:

~ integrasjon med dokumentopprettingsprogrammer;

~ registrering av all innkommende og opprettet dokumentasjon;

~ kontroll av bevegelse av dokumenter og utførelse av arbeid;

~ fremskynde bevegelsen av dokumenter mellom eksekutører;

~ sikre sikkerheten til dokumentasjon;

~ forbedre informasjon og oppslagsverk, redusere tiden for søk og innhenting av et dokument fra arkivet på forespørsel;

~ automatisering av utarbeidelse av rapporteringsdokumenter.

En spesiell egenskap ved dette elektroniske kontorstyringssystemet er full integrasjon med alle vanlige kontorprogrammer. Ved å ta opp, lagre og raskt søke etter dokumenter. "DOCs Open" lar dem samtidig opprettes og vises av alle vanlige kontorapplikasjoner.

InterTrust-selskapet tilbyr et bedriftsinformasjonssystem "CompanyMedia" , bygget på grunnlag « Lotus Notater » .

"CompanyMedia" lar deg løse et stort antall anvendte problemer innen dokumentasjonshåndtering. Den er beregnet på offentlige etater og kommersielle organisasjoner hvis aktiviteter er regulert; ideell for selskaper med betydelig territoriell fjerntliggende strukturelle divisjoner. "CompanyMedia" lar deg etablere "ende-til-ende" papirarbeid i et nettverk av foretak av enhver kompleksitet, og systemet vil spore bevegelsen av et dokument ikke bare innenfor en bedrift, men også mellom dem.

Det er mulig å:

Gjennomføring av global sikting;

Opprette bestillinger som strekker seg til alle dybder av ledelseshierarkiet;

Valg av dokumenter i henhold til et spesifikt og ukomplisert system;

Kontroll over utførelse av dokumenter og opprettholdelse av horisontale informasjonskoblinger mellom ansatte i ulike avdelinger i en eller flere virksomheter.

System "Office Management 2.5" kan fungere både i lokal modus og i nettverksmodus. Programvarepakken lar deg automatisere kontorarbeidsprosessen til en bedrift eller organisasjon, uavhengig av dens type aktivitet. Programmet hjelper til med å organisere regnskap og kontroll av utførelse av dokumenter basert på gjeldende standarder og forskrifter.

Hovedfunksjonene til dette programmet er:

Operasjoner for registrering, redigering og arkivering av dokumenter;

Kontroll av dokumentutførelse; - opprettelse av dokumenter for ulike formål ved å bruke tilgjengelige standardmaler;

Lag dine egne dokumentmaler ved hjelp av Microsoft Office 2003 eller MS Office 2007;

Oppretting og utskrift av rapporter som gjør det mulig å vurdere tilstanden til kontorarbeid i bedriften;

Dokumentregnskap ved bruk av journalregistrering;

Registrering av dokumenter mottatt eller sendt på e-post.

Søknadsblokken for å automatisere dokumentflyten til en organisasjon "Office Management" er designet for å automatisere arbeidet med dokumentasjonsstøttetjenester for bedrifter og organisasjoner basert på kravene i State System of Documentation Support of Management (GSDOU).

Blokkmodulene gir:

· kontroll av styringsdokumenter og vedtak;

· statistisk analyse av ytelsesdisiplinen til organisasjonens ansatte;

· automatisk levering av elektroniske dokumenter til utøvere;

· utarbeidelse av utkast til dokumenter, deres godkjenning og distribusjon;

· opprettelse av et elektronisk bibliotek (arkiv) med organisasjonsdokumenter.

Modul "Registrering av dokumenter" er designet for å organisere regnskap for alle innkommende, utgående og interne dokumenter i organisasjonen på grunnlag av registrerings- og kontrollkort. Modulen implementerer mekanismer for å overvåke utførelsen av dokumenter, ledelsesvedtak, ytelsesdisiplin til organisasjonsansatte, etc. Modulen gir automatisk utarbeidelse av ulike rapporter og standard regnskapsdokumenter for dokumentasjonsstøttetjenester.

Modul «Klager fra innbyggere» er beregnet på å drive kontorarbeid basert på forespørsler fra enkeltpersoner, overvåke utførelse av dokumenter og utarbeide svardokumenter.

Modul "Bibliotek med arbeidsdokumenter" tjener til å utarbeide dokumenter, deres klassifisering (plassering i elektroniske mapper), kontekstuell informasjonssøk og utskrift av dokumenter. Modulen kan brukes til å lagre dokumenter med vilkårlig innhold, for eksempel: regulatoriske dokumenter fra organisasjonen, referansemateriale, utarbeidelse av utkast til dokumenter, etc.

Modul "Organisatoriske og administrative dokumenter" designet for å automatisere utarbeidelsen av administrative og rapporteringsdokumenter for organisasjonen, samt kontroll over utførelsen av ordre, ordre og instrukser.

Moduler "Koordinasjon" Og "Introduksjon" er designet for å automatisere utarbeidelsen av organisatoriske og administrative dokumenter.

Modulene distribuerer automatisk utkast til dokumenter til ansatte i organisasjonen via intern Notes-post for elektronisk godkjenning eller gjennomgang. Det utøves også kontroll over prosessen med å gjøre kjent og godkjenne dokumenter.

Modul "Møter" beregnet på ledende ansatte i bedriften, samt sekretærer-assistenter på ledernivå.

Avslutningsvis av kapittel 3 vil jeg bemerke at databasen lar deg automatisk varsle alle deltakere om den foreslåtte agendaen, dato og klokkeslett for møtet, utarbeide en protokoll basert på resultatene av møtet, og basert på beslutninger som tas, sender automatisk instruksjoner til spesifikke utøvere som indikerer tidspunktet for arbeidet deres. Basert på resultatene av arbeidet genereres rapporter og ferdigattest.

Konklusjon

Målene og målene jeg satte meg for dette kursarbeidet er nådd. De mest populære programmene som brukes til å lage dokumenter blir gjennomgått og studert. Også vurdert er pakken med Microsoft Office-applikasjoner (MS Word, Microsoft Excel, etc.) og dokumenthåndteringsautomatiseringssystemer: "BOSS-Referent" og "Office Management 2.5"

Derfor, ved å trekke konklusjoner, vil jeg si at i det siste bruker få mennesker tekstredigerere til å lage dokumenter. Innkomsten av Microsoft Word fortrengte dem. For øyeblikket er det allerede vanskelig å avgjøre om Microsoft Word tilhører tekstbehandlere eller desktop publishing, det har så mange funksjoner. Blant systemene for å utarbeide tekst- og regnearkdokumenter ble to programmer av Microsoft Office-applikasjonspakken undersøkt mer detaljert i kursarbeidet - dette er en tekstbehandler Microsoft Word og bordprosessor Microsoft Excel. For å lage dokumenter er det i hovedsak kun disse to programmene som brukes, uavhengig av organisasjonens størrelse og omfang. Dette skyldes det faktum at nesten overalt nå Windows-operativsystemet brukes (2000, NT, XP, Me, Vista), opprettet, som Office, av MS. Disse programmene lar deg forberede komplekse og store dokumenter, inkludert bøker.

Det er veldig enkelt å lære å jobbe i programmene som er inkludert i Microsoft Office, siden de alle, inkludert Windows-operativsystemet, har et lignende grensesnitt.

Automatiseringssystemer for dokumenthåndtering lar deg gjøre med dokumenter alt som gjøres med dem i ethvert kontoradministrasjons- og dokumenthåndteringssystem og inkluderer fundamentalt nye funksjoner som kun er tilgjengelige for datamaskiner. Du kan også lage dokumenter ved hjelp av disse programmene.

Selvfølgelig er et dokumenthåndteringssystem ikke en billig fornøyelse. Men hvor mye kan et tapt eller feilbehandlet dokument koste i det virkelige liv, hvor mye kan rettidig og nøyaktig informasjon koste? Noen ganger handler det om selskapets overlevelse. I tillegg er reduksjonen i kostnadene ved databehandling og lagring av informasjon i dataminne en av de mest dynamiske positive prosessene i menneskehetens historie. På grunn av foreningen og standardiseringen av dokumenter, bruker de fleste programmer som brukes til å lage dokumenter, maler. Det vil si i et allerede forberedt dokument med de nødvendige attributtene, hvor du bare trenger å legge inn dataene. Programmene har også funksjoner der brukeren selv kan lage sin egen dokumentmal. Dette øker og forenkler arbeidet med å lage et dokument betraktelig.

Som avslutning på kursarbeidet mitt vil jeg bemerke at det nå finnes mange forskjellige tekst- og regnearkbehandlere, samt dokumfor ledelse. Å ta et valg er veldig vanskelig. Dette skyldes det faktum at hvert program har både fordeler og ulemper, og det er ingen universelle programmer. Når du velger et programvareprodukt, bør du ta hensyn til aktivitetsfeltet, de tekniske egenskapene til datamaskinen, operativsystemet installert på datamaskinen, størrelsen på organisasjonen og avstanden til avdelingene.

Liste over brukt litteratur og kilder

1. GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer.

2. Samlet system av organisatoriske og administrative dokumenter. - M.: Gosstandart of Russia, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Informasjonsstøtte til ledelsesaktiviteter: Lærebok. - M.: Mestring; Videregående skole, 2001. s. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Nye programmer for det moderne kontoret // Secretarial Affairs. - M.: Evilen forlag, 1999. Nr. 3. s. 33-36.

5. Kupershtein V.I. Moderne informasjonsteknologi i kontorarbeid og ledelse. - St. Petersburg: BHV - St. Petersburg, 2000. S. 256.

6. Savelyev A.M. CompanyMedia - bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystem // Kontorarbeid. - 2002. Nr. 4. s. 39-41.

7. Pashkov D.D. Elektronisk dokumenthåndteringssystem BOSS-Referent // Secretarial Affairs. - M.: Evilen forlag, 2002. Nr. 3. s. 42-44.

8. Serova G.A. Automatisert system for kontorarbeid "Kontorarbeid 2.5" (ny versjon) // Sekretærvirksomhet. - M.: Evilen forlag, 2003. Nr. 6. s. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOCs Open // Sekretærvirksomhet. - M.: Evilen forlag, 1997. Nr. 4. s. 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - en ny løsning for kontorautomatisering // Sekretærvirksomhet. - M.: Evilen forlag, 2003. Nr. 8. s. 25-26.

11. http://www.wikipediya.ru

12. http://www.document.ru - Automatisering av dokumenthåndtering.

Skrevet på Allbest.ru

Lignende dokumenter

Kjennetegn på kontorprogrammer, versjoner av Microsoft Word-tekstredigering. Ved å bruke et tekstredigeringsprogram, Microsoft Excel-regnearkprosessor og annen programvare i kontoraktivitetene til Empire of Cleanliness LLC.

test, lagt til 02/03/2012


Klassifisering aver. Generelle prinsipper for publikasjonsdesign. Skriveregler. Tekstgjenkjenningssystemer (OCR). En programvarepakke for desktop publishing-systemer. Eksempler på tekstredigerere.

presentasjon, lagt til 13.08.2013


Grunnleggende verktøy og teknologier for behandling og redigering av tekstdokumenter, prinsipper for deres bruk. Kjennetegn på funksjonaliteten til tekstbehandleren Ms. Ord. Beskrivelse av tilleggsfunksjoner i Word 2003-tekstredigeringsprogrammet.

kursarbeid, lagt til 19.03.2011


Bruke MS Word-tekstredigering for å lage tekstdokumenter. Beregninger og dataanalyse ved hjelp av Excel-regneark. Algoritmisering og programmering i Pascal. Designe relasjonsdatabaser ved hjelp av Access DBMS.

test, lagt til 22.02.2012


Typer, hovedfunksjoner, elementer og driftsprinsipp for en tekstredigerer (dataprogram). Metoder for å sette inn eksterne objekter i tekst. Funksjoner i Microsoft Word-tekstbehandleren, dens spesielle egenskaper. Typisk grensesnittstruktur.

sammendrag, lagt til 12.07.2010


Paneler som de viktigste visuelle verktøyene for redigering av dokumenter, deres plassering og konfigurasjon i ulike Microsoft Office-programmer. Microsoft Word og Excel tekstredigeringspaneler, deres viktigste funksjonalitet og formål.

laboratoriearbeid, lagt til 31.05.2009


Formål med operativsystemer. Windows XP er et Microsoft-operativsystem med et grensesnitt som kan tilpasses. Funksjoner til standard applikasjonsprogrammer: notisblokk, grafisk editor Paint, tekstbehandler WordPad. Menykommandoer og deres bruk.

kursarbeid, lagt til 23.05.2009


Beskrivelser av programvareverktøy utviklet for å lage, redigere og formatere enkle og komplekse tekstdokumenter. Avsnittsinnstillinger, tegninntasting, verktøy for oppretting av liste. Kopiering og flytting av tekstdeler.

abstrakt, lagt til 26.03.2015


Sammensetning av Microsoft Office System-pakken. Oversikt over hovedfunksjonene til Microsoft Office. Analyse og utvikling av en koordinert økonomipolitikk ved virksomheten i MS Excel. Databaseutvikling ved hjelp av Microsoft Access. Opprette en enkel webside.

kursarbeid, lagt til 18.01.2012


Grafikkfunksjoner til Microsoft Office Word og Open office.org tekstbehandlere. Sette inn tegninger og andre objekter i dokumenter. Innebygging og kobling av objekter. Konverter tekst ved hjelp av Microsoft WordArt. Typer grafiske objekter.

Introduksjon

Fra et teknologisk synspunkt er det å administrere en organisasjon, så vel som å administrere en sektor av økonomien eller staten, en prosess for å motta, behandle og overføre informasjon. Dokumentering av administrasjonsaktiviteter består i å registrere denne informasjonen, det vil si å lage dokumenter. Nesten hver ledelseshandling gjenspeiles i det tilsvarende dokumentet. Udokumenterte forvaltningsoperasjoner (som ikke krever opprettelse av dokumenter) er hjelpe-, operasjonelle og organisatoriske og utgjør en liten prosentandel sammenlignet med dokumenterte.

Som du vet, opplever menneskeheten for tiden en periode med skredlignende vekst i mengden informasjon. Dette gjelder fullt ut informasjon som oppstår innen ledelse og er registrert i dokumenter. Implementeringen av dokumentasjonsprosesser er forbundet med opprettelse, behandling, lagring, overføring og bruk av virkelig enorme mengder dokumenter registrert på papir og andre medier.

Ytelsen til enhver organisasjon avhenger av evnen til å bruke informasjon effektivt. Før du tar noen ledelseshandlinger og tar en ledelsesbeslutning, er det nødvendig å samle inn, behandle og analysere informasjonen som er nødvendig for dette, vanligvis registrert i dokumenter. I sammenheng med bruk av tradisjonell teknologi, blir behandling av økende dokumentmengder stadig mer arbeidskrevende. Samtidig, under betingelsene for fremveksten av markedsrelasjoner og økende konkurranse, øker verdien av rask og pålitelig informasjon for å ta optimale ledelsesbeslutninger stadig.

Etter hvert som aktivitetene til enhver organisasjon utvides og blir mer komplekse, og antallet forretningsdokumenter vokser, truer prosesser knyttet til behandling, gjenfinning og lagring av dokumentinformasjon, samt dokumenthåndtering generelt, med å komme fullstendig ut av kontroll, noe som tvinger oss til å iverksette tiltak for å forbedre effektiviteten i ledelsesarbeidet gjennom bruk av moderne tekniske midler og informasjonsteknologi.

Kontor-arbeidsprosesser tilpasses i større grad for bruk av nye tekniske virkemidler og teknologier, siden standardoperasjoner brukes til å lage og behandle dokumenter. Det er mulig å forestille seg strukturen til dokumenter i de fleste organisasjoner ganske klart. For å dokumentere visse styringshandlinger, brukes standardtyper og typer dokumenter. Strukturen i form og tekst i styringsdokumenter er standard. I tillegg er en betydelig del av ledelsesoperasjoner (spesielt all kontorvirksomhet) av formell-logisk karakter, det vil si at den relativt enkelt kan deles inn i enklere operasjoner.

Så for tiden er det på den ene siden et presserende behov for å bruke moderne utstyr og teknologi i styringsprosesser; på den annen side objektive forutsetninger for gjennomføringen.

I forbindelse med ovenstående er konklusjonen logisk: Relevansen av tradisjonell, "papirbasert informatikk"-teknologi er fortsatt svært høy.

Emnet er relevant fordi med utviklingen av informasjonssamfunnet, blir flere og flere nye teknologier introdusert i alle sfærer av menneskelig aktivitet, inkludert kontorarbeid. Hvert år øker dokumentflyten i organisasjoner og tekniske midler er nødvendige for å forenkle behandling, lagring og utarbeidelse av dokumentasjon, i sin tur fører dårlig bruk av kontorutstyr til en nedgang i arbeidsproduktiviteten og effektiviteten til ledelse og teknisk personell.

Studieobjekt: informasjonsbehandlingsverktøy.

Forskningsemne: moderne tekniske midler som brukes til å lage og behandle dokumenter.

Formålet med arbeidet: å studere funksjonene ved bruk av moderne tekniske midler for dokumentbehandling i kontorarbeid.

For å nå målet ble følgende oppgaver satt:

Utforsk måter å dokumentere informasjon på;

Klassifisere typer og typer dokumenter;

Vurder hvilke typer dokumentbærere;

Beskrive metoder for å endre, replikere og fysisk behandle dokumenter;

Identifiser funksjonene ved bruk av telekommunikasjon.

1. Tekniske virkemidler i vid og snever forstand

Teknologi er den generelle betegnelsen på ulike enheter, mekanismer og enheter som ikke finnes i naturen og er produsert av mennesker.

Hovedformålet med teknologi er å avlaste en person fra å utføre fysisk vanskelig eller rutinemessig (monotont) arbeid for å gi ham mer tid til kreative aktiviteter for å gjøre hverdagen enklere.

Teknologiens hovedoppgaver er :

· Skapelse av materielle og kulturelle verdier;

· Produksjon, transformasjon og overføring av ulike typer energi;

· Innsamling, behandling og overføring av informasjon;

· Opprettelse og bruk av ulike transportmidler;

· Opprettholde forsvarsevne

En universell klassifisering av tekniske midler er ennå ikke opprettet, og vil neppe bli opprettet i fremtiden. For tiden er teknologi klassifisert etter bruksområder, for eksempel: industriell teknologi, transport, husholdningsapparater, datateknologi, etc. I tillegg kan teknologi deles inn i produksjonsteknologi, for eksempel maskiner, verktøy, måleinstrumenter, etc., og ikke-produksjonsteknologi - husholdningsapparater, personbiler, fritidsutstyr.

Historie om teknologiutvikling

Teknologi er skjebnen til en person, som følger ham fra øyeblikket av oppvåkning av bevissthet. Opprinnelig, i steinalderen, var teknikken et våpen for å drepe og bearbeide: et spyd, en boomerang, en steinøks, en nål, en syl. I den neolitiske revolusjonens tid dukket landbruksteknologi, transport og hydrauliske strukturer opp, så vel som de enkleste mekaniske enhetene: spak, kile, port, blokk, hjul. Hvis vi tar den nåværende tilstanden, kan vi identifisere følgende hovedstadier av dannelsen:

Slutten av 1700-tallet - begynnelsen av 1800-tallet. Den industrielle revolusjonen - opprettelsen av dampmaskinen og universelle spinnemaskiner, som markerte nedgangen i håndverksproduksjonen og overgangen til en industriell økonomi (maskinproduksjon).

Slutten av 1800-tallet. Opprettelsen av en forbrenningsmotor, som gjorde det mulig å lage en ny klasse av kompakte maskiner, inkludert biler, skip, etc. Utbredt introduksjon av elektrisitet, inkludert metoder for generering og bruk i elektriske maskiner.

Begynnelsen av det 20. århundre. Utvikling av radioteknikk og radioelektronikk. Opprettelse av transportbåndproduksjon.

Midten av det 20. århundre. Innføring av utbredt produksjonsautomatisering, etablering av datateknologi. Går ut i verdensrommet.

Slutten av det 20. - begynnelsen av det 21. århundre. Forskning innen bio- og nanoteknologi, som kan føre til en ny revolusjon på mange områder av menneskelig aktivitet.

Militært utstyr er også en egen klasse, som inkluderer alle tekniske innretninger og maskiner designet for å opprettholde forsvarsevne og gjennomføre kampoperasjoner på land, til sjøs, i luften og i rommet.

Ulike tekniske enheter kan øke arbeidseffektiviteten og produktiviteten betydelig, gjøre mer effektiv bruk av naturressurser, og også redusere sannsynligheten for menneskelige feil når du utfører komplekse operasjoner.

1.1 Dokumentasjonsmetoder

Registrering av informasjon på materielle medier, som det fremgår av definisjonen av et dokument, utføres på en menneskeskapt måte. Metoden for dokumentasjon refererer til en handling eller et sett med handlinger som brukes i prosessen med å registrere informasjon. Etter hvert som det menneskelige samfunnet utviklet seg, økte antallet av disse metodene stadig og ble mer mangfoldig.

Historisk sett var den første metoden for dokumentasjon den beskrivende metoden. Denne metoden innebærer å påføre språklige merker og bildemerker på overflaten av et materiell medium, vanligvis ved å bruke en slags fargestoff. Først ved å bruke de enkleste skrivemidlene (penn, kalam) fra 700- og 600-tallet. f.Kr

De enkleste midlene blir erstattet av gås-, ande- og ravnefjær; de første omtalene av dem var på 700-tallet. Imidlertid dukket fjær laget av bronse og kobber opp allerede i det gamle Roma. I 1809 ble den første pennen patentert, oppfinneren av denne var Friederik Folsch fra Østerrike.

I 1938 oppfant den ungarske journalisten Josef László Bíró kulepennen, der den "evige pennen" ble erstattet av en fritt roterende ball. I 1949 dukket den første sovjetiske kulepennen opp. På 1960-1970-tallet, i prosessen med å forbedre blekk for fyllepenner, begynte det å dukke opp markører, rapidographs og tusj. Prosessen med å forbedre og modifisere håndtakene fortsetter. De enkleste skriveredskapene er fortsatt det vanligste middelet for manuell, tekstlig og billedlig dokumentasjon. De utmerker seg ved sin enkelhet i design, pålitelighet og mangfold. Nesten alle som skal jobbe med dokumenter bruker manuelle skriveredskaper, men bruken gir ikke høy produktivitet i dokumentasjonsprosessen.

Blant mangfoldet av dokumentasjonsmetoder kan vi fremheve:

1. Mekanisk opptak:

1.1. Punching (på denne måten opprettes dokumenter, arrays som (helt eller delvis) kalles teknotroniske, maskinlesbare, audiovisuelle;

1.2. Analog og mekanisk lydopptak. Mekanisk lydopptak er et system der et spor kuttes eller ekstruderes inn i et bevegelig materiale i samsvar med lydvibrasjonene som registreres. Mekanisk lydopptak er et typisk analogt opptak av informasjon;

2. Fotokjemisk metode (fotodokumentasjon);

3. Filmdokumentasjon;

4. Elektronisk metode for dokumentasjon. Elektronisk dokumentasjon.

5. Optisk (laser) og magneto-optisk registrering og reproduksjon av informasjon;

6. Holografi;

Dokumentasjon kan utføres ikke bare på naturlig språk (tekstdokumentasjon), men også på kunstig språk. I dette tilfellet behandles informasjon ved hjelp av elektroniske datamaskiner, kodet, dvs. presentert i en eller annen standardform. Dessuten kan den samme informasjonen kodes i forskjellige former, og tvert imot kan forskjellig informasjon presenteres i en lignende form.

Mennesket begynte å ty til kodingsinformasjon i lang tid. Som med rette bemerket i litteraturen, er skriving og regning ikke annet enn systemer for koding av tale og numerisk informasjon. Imidlertid ble et avgjørende skritt tatt som følge av oppfinnelsen av den såkalte binære kodingen, dvs. koding av informasjon med bare to tegn - 0 og 1, kalt bits (fra engelsk bit - binært siffer - binært siffer). På denne måten begynte bokstaver, tall, andre tegn og symboler, samt bilder og lyd, å bli kodet. Det var binær koding som ble innlemmet i utformingen av datamaskiner.

I det første kvartalet av 1900-tallet ble vakuumrør oppfunnet og ble utbredt innen radioteknikk.

Som et resultat, på begynnelsen av 1930-1940-tallet, oppsto ideen om å lage programkontrollerte datamaskiner i flere land i verden, inkludert USSR. I vårt land ble masseproduksjon av datamaskiner lansert i 1952.

Med bruken av datamaskiner begynte den raske utviklingen av automatisering av prosessene for å dokumentere informasjon, overføring, lagring og bruk. Dokumenter på datamedier blir stadig mer utbredt, d.v.s. dokumenter opprettet ved hjelp av håndgripelige medier og opptaksmetoder som sikrer behandling av dokumentert informasjon av elektroniske datamaskiner.

Siden begynnelsen av 1960-tallet begynte de første datasystemene designet for automatisert behandling av ledelsesinformasjon å operere i Sovjetunionen. På midten av 1980-tallet var det allerede mer enn 6000 automatiserte kontrollsystemer i landet. Dette førte til massiv opprettelse av styringsdokumenter på datamedier. I 1982 ble det første arkivlageret for maskinlesbare dokumenter i USSR opprettet.

Siden slutten av 1980-tallet. personlige datamaskiner begynner å bli mye brukt i vårt land. Til dags dato, i de fleste organisasjoner, institusjoner og virksomheter, utføres arbeid med dokumenter primært ved hjelp av datateknologi. Dermed har elektroniske dokumenter kommet godt inn i dokumentasjonsstøtten for ledelsen. I andre halvdel av 1990-tallet kom selve begrepet «elektronisk dokument» i bruk.

1.2 Typer og typer dokumenter

Enhver sfære av menneskelig aktivitet, på en eller annen måte, er forbundet med dokumentert informasjon, dvs. informasjonen i dokumentet. Informasjonen i dokumentet har visse detaljer, uttrykt som følger:

a) dokumentet er en bærer av sosial informasjon laget av en person for bruk i samfunnet;

b) dokumentet antar tilstedeværelsen av semantisk (konkret) informasjon som er et resultat av menneskelig intellektuell aktivitet. Tilstedeværelsen av innhold er en av de viktigste kjennetegnene til et dokument. Meningsløs informasjon kan ikke være et dokument;

c) informasjon overføres diskret, dvs. i form av meldinger. En melding registrert på ethvert materiellt medium blir et dokument. Dokumentet er preget av meldingens fullstendighet. En ufullstendig, fragmentarisk melding kan ikke være et fullstendig dokument. Unntaket er uferdige litterære verk, skisser, utkast, som karakteriserer den kreative prosessen til skaperen deres (forfatter, vitenskapsmann, kunstner);

d) som ethvert objekt som har en symbolsk natur, er en melding en kodet tekst. Betydningen eller betydningen av den kodede teksten kan bare forstås ved å kjenne til tegnsystemet for koding og dekoding av informasjon. Et fast budskap har en tegnform fordi kun i denne formen kan kunnskapen, følelsene og viljepåvirkningen til forfatteren (kommunikanten) formidles i budskapet, og gir leseren (mottakeren) mulighet til å dekode og mestre den relevante kunnskapen. Ikonisitet er en obligatorisk egenskap for enhver dokumentarisk melding;

Den føderale loven "On Information, Informatization and Information Protection" definerer begrepet dokument (dokumentert informasjon) som informasjon registrert på et håndgripelig medium med detaljer som gjør at den kan identifiseres. Dette konseptet brukes oftest i dag.

Alle dokumenter om hvilke typer aktiviteter som gjenspeiles i dem er delt inn i to store grupper. Det første er dokumenter om generelle og administrative spørsmål, dvs. om spørsmål om generell ledelse av et foretak (organisasjon) og dets produksjonsaktiviteter. Disse dokumentene kan utarbeides av ansatte i alle avdelinger i bedriften. Den andre gruppen er dokumenter om ledelsesfunksjoner. Slike dokumenter er utarbeidet av ansatte ved finansmyndigheter, regnskaps-, planleggings-, innkjøps- og salgsavdelinger og andre funksjonelle avdelinger.

Dokumenter er klassifisert etter navn: offisielle brev, ordre, protokoller, handlinger, notater, kontrakter, etc. Utformingen av alle disse dokumentene er enhetlig, men i innhold kan de være helt forskjellige:

· etter forberedelsessted: internt (dokumenter utarbeidet av ansatte i en gitt virksomhet) og eksterne (dokumenter som kommer fra andre virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner);

· etter skjema: individuelt, når innholdet i hvert dokument har sine egne egenskaper (for eksempel notater), sjablong, når en del av dokumentet skrives ut og en del fylles ut under utarbeidelse, og standard, opprettet for en gruppe med lignende bedrifter. Som regel skrives alle standard- og skjermdokumenter ut ved utskrift eller på duplikeringsmaskiner;

· etter frister: haster, krever utførelse innen en viss periode, og ikke-haster, som det ikke er fastsatt noen frist for;

· etter opprinnelse: tjenestemann, som påvirker interessene til bedriften, organisasjonen og personlig, knyttet til en bestemt person og som er registrert;

· etter type design: original, kopier, utdrag, duplikater;

· ved hjelp av opptak: skriftlige, grafiske, fotografiske og filmdokumenter mv.

La oss se på dokumenttypene mer detaljert:

1. Organisatoriske og juridiske dokumenter (OD) er det juridiske grunnlaget for organisasjonens virksomhet og inneholder bestemmelser basert på forvaltningsrettslige normer og obligatoriske for utførelse. Slike dokumenter inneholder regler, normer, forskrifter, bestemmer organisasjonens status, dens kompetanse, struktur, bemanningsnivåer, offisiell sammensetning, funksjonelt innhold i virksomheten til organisasjonen som helhet, dens divisjoner og ansatte, deres rettigheter, plikter og annet aspekter. Organisatoriske og juridiske dokumenter må gjennomgå godkjenningsprosedyren av et autorisert organ - en høyere organisasjon, lederen av denne organisasjonen, et kollegialt organ (for eksempel en generalforsamling for aksjonærer, et styre, etc.)

Med hensyn til gyldighetsperiode regnes OA som ubestemt, de er gyldige inntil de er kansellert eller nye er godkjent (unntaket er bemanningstabellen, som utvikles og godkjennes årlig). Etter hvert som arten av institusjonens virksomhet og arbeidsorganisasjon endres, kan det gjøres endringer i OD, som lederen utsteder et administrativt dokument for (ordre eller instruks). Ved omorganisering av aktiviteter utvikles og godkjennes nye OD. Prosedyren for å gjøre endringer og revidere dem avhenger av typen OA.

Teksten til de fleste OA består av seksjoner som har egne overskrifter og er delt inn i avsnitt og underavsnitt, nummerert med arabiske tall. I prosessen med å utarbeide OD-er, må de gjennomgå prosedyren for godkjenning og avtale med alle interesserte avdelinger og personer, den juridiske tjenesten, nestledere for organisasjonen eller en av varamedlemmer med ansvar for det relevante området av organisasjonens aktiviteter.

OD omfatter: charter, konstituerende avtale, forskrift om organisasjonen, forskrift om strukturell enhet, forskrift om organisasjonens kollegiale (rådgivende) organ, regelverk, bemanning, instrukser, stillingsbeskrivelser.

Organisatoriske og juridiske dokumenter er utarbeidet på et standardark (A4-format) eller på et generelt skjema (avhengig av type dokument), mens de nødvendige detaljene er følgende: navn på organisasjonen (navnet på enheten er også angitt om dokumentet er godkjent av enhetsleder), navn på dokumenttype, dato, dokumentnummer, tittel på teksten, signatur, godkjenningsstempel.

2. Administrative dokumenter – dette er dokumenter som registrerer beslutninger om administrative og organisatoriske spørsmål ved organisasjonens aktiviteter. Disse dokumentene regulerer og koordinerer aktiviteter og lar det styrende organet sikre gjennomføringen av sine oppgaver. Uavhengig av organisasjons- og juridisk form, arten og innholdet av organisasjonens aktiviteter, dens kompetanse, struktur og andre faktorer, har ledelsen av enhver organisasjon rett til å utføre utøvende og administrative aktiviteter og følgelig utstede administrative dokumenter. Administrative dokumenter inneholder beslutninger som går fra topp til bunn gjennom styringssystemet: fra det styrende organet til det styrte organet, fra organisasjonens leder til strukturelle divisjoner og ansatte. Det er disse dokumentene som implementerer vertikal kontrollerbarhet av objekter.

I juridiske termer er administrative dokumenter knyttet til rettslige handlinger: de uttrykker spesifikke juridisk autoritative instrukser fra ledere. Spesifisiteten til slike instruksjoner manifesteres i det faktum at problemer og problemer som oppstår innen ledelsen løses ved hjelp av administrative dokumenter; deres adresser er spesifikke institusjoner, strukturelle enheter, tjenestemenn eller ansatte; de er rettsfakta som gir opphav til konkrete forvaltningsrettslige forhold.

Med tanke på omfanget av handlingen deres, er administrative dokumenter delt inn i:

· juridiske handlinger på føderalt nivå - handlinger utstedt av presidenten for Den russiske føderasjonen, regjeringen i den russiske føderasjonen, føderale utøvende myndigheter (departementer, komiteer, byråer, tjenester, etc.);

· juridiske handlinger som opererer på nivå med konstituerende enheter i den russiske føderasjonen - republikker, territorier, regioner, byer av republikansk betydning i Moskva og St. Petersburg, autonome regioner og distrikter, samt territorielle enheter;

· juridiske handlinger fra organisasjoner, institusjoner, foretak.

Grunnlaget for å utstede et administrativt dokument kan være:

· behovet for å implementere vedtatte lover, regulatoriske rettsakter og andre avgjørelser fra høyere myndigheter og tidligere vedtatte vedtak fra denne organisasjonen;

· behovet for å utføre sine egne utøvende og administrative aktiviteter, bestemt av organisasjonens funksjoner og mål.

Administrative dokumenter kan utstedes i fellesskap av flere forvaltningsorganer.

Fra synspunktet om prosedyren for å løse problemer (fatte beslutninger), er alle administrative dokumenter delt inn i to grupper:

· dokumenter publisert i et kollegialt miljø;

· dokumenter utstedt under betingelser for enebeslutning.

3. Informasjon og referansedokumenter gi informasjon som oppmuntrer deg til å ta bestemte avgjørelser, dvs. initiere ledelsesbeslutninger, la deg velge en eller annen metode for ledelsespåvirkning. De inneholder ingen instruksjoner og forplikter deg ikke til å utføre instruksjoner. Dokumentene til dette systemet spiller en tjenesterolle i forhold til organisatoriske, juridiske og administrative dokumenter. Det særegne med disse dokumentene er at de går fra bunnen og opp gjennom styringssystemet: fra ansatt til enhetsleder, fra enhetsleder til leder for organisasjonen, fra en underordnet organisasjon til en høyere.

Basert på beslutningen til lederen, kan informasjon og referansedokumenter bli grunnlaget for å ta noen avgjørelser eller utarbeide administrative dokumenter.

Informasjon og referansedokumenter inkluderer: notat, notat, forklarende notat, forslag, presentasjon, uttalelse, alle typer korrespondanse, protokoll, handling, attest, konklusjon, gjennomgang, sammendrag, liste, liste.

Alle disse typer dokumenter kan lages i elektronisk dokumentformat.

1.3 Typer dokumentmedier

I den moderne verden er informasjon den mest verdifulle ressursen, kun sammenlignbar med tid. Informasjon utfører mange oppgaver i samfunnets liv, gir kommunikasjonseffekten av alle dens komponenter, registrerer, bevarer og overfører ervervet og akkumulert kunnskap. Og likevel spiller informasjon en nøkkelrolle i ledelsen. Styringsinformasjon er registrert i dokumenter. Et dokument, som en informasjonsbærer, er en informasjonsressurs hvis forvaltning er overlatt til dokumentspesialister. Her er flere definisjoner av begrepet informasjon:

INFORMASJON- informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av presentasjonsformen (Dette konseptet brukes oftest i dag).

INFORMASJON- tatt opp av enhver type skrift eller et hvilket som helst lydopptakssystem, som inneholder hele eller hoveddelen av taleinformasjonen til dokumentet.

I dag har den russiske føderasjonen akkumulert enorme reserver av informasjon, konsentrert i forskjellige databaser og databanker, på disketter og CD-ROMer og på andre lagringsmedier. Denne informasjonen brukes overalt - i biblioteker, informasjonssentre, museer, arkiver, utdanningsinstitusjoner og andre organisasjoner.

Informasjon i seg selv er ikke et tilstrekkelig trekk ved et dokument. Materialkomponenten er en av de to nødvendige og obligatoriske komponentene i et dokument, uten hvilken den ikke kan eksistere. Den materielle komponenten i et dokument bestemmes av informasjonsbæreren (materialbæreren) - en materiell gjenstand spesielt skapt av mennesker og beregnet på å registrere, lagre og overføre informasjon. Eksistensen av et dokument utenfor et materiell medium er umulig.

En informasjonsbærer (informasjonsbærer) er enhver materiell gjenstand eller miljø som inneholder (bærer) informasjon og kan lagre den i sin struktur i tilstrekkelig lang tid.

Lagringsmedier brukes til å registrere, lagre, lese, overføre og distribuere informasjon.

La oss vurdere klassifiseringen av lagringsmedier:

Etter hovedformål

1. Generelle generelle formål (som papir);

2. Spesialisert (kun for digital opptak);

Etter antall opptakssykluser

1. For engangsopptak

2. For flere opptak

Varighet

1. For korttidslagring (akkumulering)

2. For langtidslagring

Den vanligste typen er papirbaserte medier. De fleste moderne dokumenter som fungerer i samfunnet er laget på papir eller papirerstatninger. De kalles papir, det vil si å ha et papirmedium.

I disse mediene vises informasjon i form av symboler og bilder. Slik informasjon er klassifisert som dokumentert informasjon og representerer ulike typer dokumenter.

Papirdokumenter inkluderer forretningsdokumenter, vitenskapelig og teknisk dokumentasjon, bøker, magasiner, aviser, manuskripter, kart, noteark, kunstpublikasjoner, hullbånd, hullkort, etc.

Papiret oppfyller mange krav: det er relativt enkelt å produsere, rimelig, moderat holdbart, kan lagres i lang tid og lar deg enkelt registrere informasjon. Den mest verdifulle kvaliteten på papir er at det lar deg kopiere informasjon. Massespredning av informasjon gjennom trykking ble mulig bare som et resultat av industriell produksjon av papir.

Fremveksten av kunstige polymerbaserte medier (skjellakk, polykrom vinyl, halvleder, biomasse) har utvidet mangfoldet av dokumenter som er i stand til å bære lydtale, musikk, bevegelige og tredimensjonale bilder. Det ble opprettet opptaksposter, magnetiske filmer, fotografiske og filmfilmer, magnetiske og optiske disker - materielle bærere av informasjon som ikke kan registreres på papir.

Polymerfilmdokumenter inkluderer: filmdokumenter (film, film, video), fotografiske dokumenter (diapositive, mikrofilm, mikrokort, mikrofiche), fonodokumenter (magnetiske fonogrammer for opptak av bilder og lyd), dokumenter for bruk i en datamaskin (hullbånd).

Gruppen av polymerplate-dokumenter består av: en fleksibel magnetisk disk, et magnetkort, en fleksibel og stiv grammofonplate, en optisk disk - både hard og myk.

Overføring av dokumentert informasjon i tid og rom er direkte relatert til de fysiske egenskapene til dens materialbærer. Dokumenter, som er et sosialt masseprodukt, er preget av relativt lav holdbarhet. Under drift i driftsmiljøet og spesielt under lagring, blir de utsatt for en rekke negative påvirkninger på grunn av endringer i temperatur, fuktighet, lys, biologiske prosesser, etc.

Derfor er det ingen tilfeldighet at problemet med holdbarhet til materiallagringsmedier alltid har tiltrukket seg oppmerksomheten til deltakerne i dokumentasjonsprosessen. Allerede i antikken var det et ønske om å registrere den viktigste informasjonen om så relativt holdbare materialer som stein og metall.

Under dokumentasjonsprosessen var det et ønske om å bruke slitesterk maling og blekk av høy kvalitet.

Men for å løse problemet med holdbarhet, ble en person umiddelbart tvunget til å håndtere et annet problem, som var at holdbare lagringsmedier som regel var dyrere. Derfor måtte vi hele tiden se etter den optimale balansen mellom holdbarheten til et materiallagringsmedium og dets kostnad. Dette problemet er fortsatt svært viktig og relevant.

La oss vurdere en lagringsenhet som en type lagringsmedium.

En lagringsenhet (minne) er et lagringsmedium designet for opptak og lagring av data. Driften av en lagringsenhet kan være basert på enhver fysisk effekt som bringer systemet til to eller flere stabile tilstander. Minne kan klassifiseres ved å registrere stabilitet på:

· Skrivebeskyttede minner (ROM), hvis innhold ikke kan endres av sluttbrukeren (for eksempel CD-ROM). ROM i driftsmodus tillater kun lesing av informasjon;

· Skrivbart minne (PROM), der sluttbrukeren bare kan skrive informasjon én gang (for eksempel CD-R);

· Re-writable memory (PROM) (for eksempel CD-RW);

· Random Access Memory (RAM) gir en modus for opptak, lagring og lesing av informasjon under behandlingen. Rask, men dyr RAM (SRAM) er bygget på flip-flops, mens tregere, men billigere typer RAM - dynamisk minne (DRAM) er bygget på kondensatorer. I begge typer minne forsvinner informasjonen etter frakobling fra gjeldende kilde.

Etter tilgangstype Minneenheter er delt inn i:

· Seriell tilgangsenheter (for eksempel magnetbånd);

· Tilfeldig tilgangsenheter (RAM) (for eksempel minne med tilfeldig tilgang);

· Direkte tilgangsenheter (for eksempel harddisker);

· Enheter med assosiativ tilgang (spesielle enheter for å forbedre databaseytelsen).

I henhold til geometrisk konstruksjon :

· disk (magnetiske disker, optiske, magneto-optiske);

· tape (magnetbånd, utstansede bånd);

· trommer (magnetiske trommer);

· kort (magnetiske kort, hullkort, flash-kort osv.)

· trykte kretskort (DRAM-kort).

I henhold til det fysiske prinsippet:

1. perforert (med hull eller utskjæringer):

Kort;

Utstanset tape;

2. med magnetisk opptak:

Ferrittkjerner;

Magnetiske disker (harde og floppy);

Magnetbånd;

Magnetiske kort;

3. optisk:

4. Magneto-optisk

5. Bruk av akkumulering av elektrostatisk ladning i dielektrikum (kondensatorladere, katodestrålerør);

6. Bruke effekter i halvledere (EEPROM, flashminne);

7. Lyd og ultralyd (forsinkelseslinjer);

8. bruk av superledning (kryogene elementer), etc.

Basert på formen for registrert informasjon skilles analoge og digitale lagringsenheter.

Digitale lagringsenheter er enheter designet for å ta opp, lagre og lese informasjon presentert i digital kode.

Når du snakker om elektroniske dokumenter, er det nødvendig å ta hensyn til formatene til disse dokumentene. Et elektronisk dokumentformat er et filformat som inneholder tekst og audiovisuell informasjon i kodet form. Tekstformater brukes til å lage tekster ved hjelp av tekstbehandlere.

DOC for å vise og endre dokumenttekst

PDF-format for å vise et dokument i identisk form

RTF er beregnet på å vise dokumenter og redigere dem i ulike versjoner av programvareprodukter.

2. Moderne tekniske midler som brukes til å lage og behandle dokumenter

Verktøyene som brukes til å lage og behandle dokumenter er på sin side informasjonsbehandlingsverktøy, de kan deles inn i to store grupper. Dette grunnleggende Og hjelpemiddel fasiliteter.

Hjelpeutstyr er utstyr som sikrer funksjonaliteten til anleggsmidler, samt utstyr som letter og gjør ledelsesarbeidet mer komfortabelt. Hjelpemidler for informasjonsbehandling inkluderer kontorutstyr og reparasjons- og vedlikeholdsutstyr. Kontorutstyr er representert av et veldig bredt spekter av verktøy, fra kontorrekvisita til leveringsmidler, reproduksjon, lagring, søk og ødeleggelse av grunnleggende data, midler for administrativ og produksjonskommunikasjon, og så videre, noe som gjør arbeidet til en leder praktisk. og behagelig.

Anleggsmidler er verktøy for automatisert informasjonsbehandling. Det er kjent at for å administrere visse prosesser, er det nødvendig med viss ledelsesinformasjon som karakteriserer tilstandene og parameterne til teknologiske prosesser, kvantitative, kostnads- og arbeidsindikatorer for produksjon, forsyning, salg, finansielle aktiviteter, etc. De viktigste metodene for teknisk behandling inkluderer: midler for å registrere og samle informasjon, midler for å motta og overføre data, midler for å forberede data, midler for inndata, midler for å behandle informasjon og midler for å vise informasjon. Nedenfor er alle disse midlene diskutert i detalj.

· Innhenting av primærinformasjon og registrering er en av de arbeidskrevende prosessene. Derfor er de mye brukt enheter for mekanisert og automatisert måling, innsamling og dataregistrering. Utvalget av disse midlene er svært omfattende. Disse inkluderer: elektroniske vekter, ulike tellere, displayer, strømningsmålere, kasseapparater, seddel-telleautomater, minibanker og mye mer. Dette inkluderer også ulike produksjonsregistratorer beregnet på å behandle og registrere informasjon om forretningstransaksjoner på datamedier.

· Midler for å motta og overføre informasjon. Informasjonsoverføring refererer til prosessen med å sende data (meldinger) fra en enhet til en annen. Et samvirkende sett med objekter, dannet av dataoverførings- og prosesseringsenheter, kalles et nettverk.De forener enheter designet for å overføre og motta informasjon. De sikrer utveksling av informasjon mellom opprinnelsesstedet og stedet for behandlingen. Strukturen til midler og metoder for dataoverføring bestemmes av plasseringen av informasjonskilder og databehandlingsfasiliteter, volumer og tid for dataoverføring, typer kommunikasjonslinjer og andre faktorer. Dataoverføringsmidler er representert av abonnentpunkter (AP), overføringsutstyr, modemer, multipleksere.

· Dataforberedelsesverktøy er representert av enheter for å forberede informasjon på datamedier, enheter for overføring av informasjon fra dokumenter til medier, inkludert dataenheter. Disse enhetene kan utføre sortering og justering.

· Inndata betyr tjene til å oppfatte data fra datamedier og legge inn informasjon i datasystemer

· Informasjonsbehandlingsverktøy spille en viktig rolle i komplekset av tekniske midler for informasjonsbehandling. Behandlingsmidler inkluderer datamaskiner, som igjen er delt inn i fire klasser: mikro, liten (mini); store datamaskiner og superdatamaskiner. Mikro datamaskin Det er to typer: universell og spesialisert. Både universelle og spesialiserte kan være enten flerbruker - kraftige datamaskiner utstyrt med flere terminaler og opererer i tidsdelingsmodus (servere), eller enkeltbruker (arbeidsstasjoner), som spesialiserer seg på å utføre en type arbeid.

Små datamaskiner– arbeid i tidsdeling og multitasking-modus. Deres positive side er pålitelighet og brukervennlighet.

Mainframe-datamaskiner– (storfarmer) er preget av stor mengde minne, høy feiltoleranse og ytelse. Den er også preget av høy pålitelighet og databeskyttelse; muligheten til å koble sammen et stort antall brukere.

Superdatamaskin– Dette er kraftige multiprosessordatamaskiner med en hastighet på 40 milliarder operasjoner per sekund.

Server- en datamaskin dedikert til å behandle forespørsler fra alle stasjoner på nettverket og gi disse stasjonene tilgang til systemressurser og distribuere disse ressursene. En universell server kalles en applikasjonsserver. Kraftige servere kan klassifiseres som små og store datamaskiner. Nå er lederen Marshall-servere, og det er også Cray-servere (64 prosessorer).

· Verktøy for informasjonsvisning brukes til å sende ut beregningsresultater, referere data og programmer til datamedier, utskrift, skjerm og så videre. Utdataenheter inkluderer skjermer, skrivere og plottere.

Observere er en enhet designet for å vise informasjon som er lagt inn av brukeren fra tastaturet eller utdata fra datamaskinen.

Skriver er en enhet for å skrive ut tekst og grafisk informasjon på papir.

Plotter er en enhet for utskrift av tegninger og diagrammer i storformat på papir.

2.1 Metoder og midler for å endre, replikere og fysisk behandle dokumenter

I forbindelse med den utbredte bruken av midler for å endre, replikere og fysisk behandle dokumenter direkte innen ledelse, i ulike kontorer og organisasjoner, begynte slike midler å bli kalt "kontororganisatorisk utstyr" (kontorutstyr) - tekniske midler brukt til mekanisering og automatisering av ledelses- og ingeniørarbeid

Kontorutstyr for kontoret til et anerkjent selskap kan for eksempel omfatte enheter og utstyr som en personlig datamaskin, en organisasjonsautomat, skrivemaskiner, telefon- og radiotelefonenheter, en mini-PBX, et direktørsentralbord, en høyttalende telefon intercom, et personsøkersystem, en teletype, faksmaskin, kopimaskin, risograf, taleopptakere, projeksjonsutstyr, adresseringsmaskin, merkemaskin, lamineringsmaskin, stemplingsmaskin, dokumentmakuleringsmaskin, konvoluttåpner, dokumentstiftemaskin, arkiveringsutstyr, hyller og arkivering skap, safe, tralle, pneumatisk post, etc.

I vid forstand kan kontorutstyr omfatte alle instrumenter, enheter, tekniske verktøy og enheter, maskiner, møbler osv., fra blyanter og spissere for dem og slutter med datamaskiner og systemer.

I en snevrere forstand betyr kontorutstyr ofte bare tekniske midler som brukes i kontorarbeid for å lage informasjonspapirdokumenter, kopiere, reprodusere, behandle, lagre, transportere og midler til administrativ og ledelseskommunikasjon.

Vi vil beskrive litt historisk informasjon knyttet til utseendet til kontorutstyr og dets "forgjengere", og også snakke om metoder for å kopiere og reprodusere dokumenter.

For å lette og fremskynde kopieringsprosessen begynte man på begynnelsen av 1800-tallet å bruke karbonpapir ("karbonpapir"). "En enhet for mottak av kopier av brev og dokumenter" ble patentert i 1806 av engelskmannen R. Wedgwood. I enheten han oppfant, ble tynt papir dynket i blått blekk og deretter tørket mellom to papirark. Den "karbonkopi" som er oppnådd på denne måten kan legges under et ark når du skriver, og en kopi av den kan fås. Masseproduksjonen av skrivemaskiner som begynte på slutten av 1800-tallet førte til utseendet av svart karbonpapir, nært i kvalitet til moderne. Bruken gjorde det mulig å lage flere kopier av et dokument. Det ble oppfunnet en karbonkopi av polyetylen som gjorde det mulig å oppnå 15-20 klare trykk samtidig. For tiden, for impregnering av kopipapir, brukes omtrent de samme fargestoffene som ved fremstilling av bånd til skrivemaskiner.

Vitenskapelig og teknologisk fremgang førte til oppfinnelsen på 1800- og 1900-tallet av en rekke originale kopierings- og replikeringsteknologier og tilsvarende midler for reprografi (fra det latinske re - et prefiks som indikerer en gjentatt handling, produsere - jeg produserer og den greske grafo - Jeg tegner, skriver, tegner - et generelt navn dokument kopieringsprosesser) og operasjonell utskrift. De vanligste kopieringsmetodene i denne perioden inkluderte følgende:

Fotografisk er en av de eldste metodene for kopiering. Det gir høy kvalitet, men er dyrt og tidkrevende på grunn av kompleksiteten i fotobehandlingsprosessen. Fotokopiering gjøres både ved bruk av konvensjonelle kameraer og ved bruk av spesielt fotoutstyr. Spesielt på slutten av 1900-tallet i Russland ble det oppfunnet et restaureringsarkivkamera, som gjorde det mulig å kopiere tekstene til dokumenter som tidligere ble ansett som uopprettelige. Med dens hjelp var det for eksempel mulig å lese 18 pergamentark som ble oppdaget under utgravninger i Kreml tilbake i 1843.

En type fotokopiering er mikrofotokopiering (mikrofilming) - fotografisk produksjon av mikroformer, d.v.s. reduserte (fra 7 til 150 ganger) kopier av dokumenter. En type mikrokopiering er mikrofiking - fotografisk opptak av informasjon på en flat fotografisk film av standard A6-størrelse (105*148 mm), redusert med optikk med 24 ganger og festet på mikrokort i form av en liten celle. Totalt inneholder en standard mikrofiche 98 miniatyrbilder av vanlige sider med tekst. Det er imidlertid utviklet teknologier som gjør at opptil 270 siders bilder kan plasseres på mikrofiche.

Det for tiden tilgjengelige utstyret for opptak og reprodusering av informasjon ved hjelp av mikrokort gjør det mulig å ta opp trykt tekst på mikrokort med en produktivitet på 1500-2000 dokumenter i timen (15 mikrokort). Det skal bemerkes at mikrofiche kun kan leses ved hjelp av forstørrelsesutstyr.

Den diazografiske metoden (blåtrykk) brukes vanligvis når man kopierer tegninger i stort format og teknisk dokumentasjon på spesielt lysfølsomt (ultrafiolette) diazopapir; slike kopier ble først oppnådd i Storbritannia i 1842.

Termografisk kopiering (termografi) utføres ved bruk av termokopimaskiner på spesielt herdepapir, eller gjennom termisk kopieringspapir på vanlig papir. Den er basert på prinsippet om å bestråle papir med en intens strøm av termiske infrarøde stråler, og produsere lokal oppvarming, som deretter overføres til termoherdende papir;

Elektrografisk kopiering (xerography) ble først foreslått av russisk E.E. Gorin i 1916. Foreløpig den vanligste. Denne metoden lar deg raskt, effektivt og relativt økonomisk kopiere de nødvendige dokumentene. I tillegg er det mulig å skalere og redigere dokumenter under kopieringsprosessen.

Digital elektrografisk kopiering (digital kopiering). En digital kopimaskin lar deg kopiere ikke bare raskt og effektivt, men også få kopier som er bedre enn originalen. I forvaltningsprosessen er det imidlertid svært ofte nødvendig å reprodusere dokumenter i et opplag på 50-100 eller flere eksemplarer. Siden 1980-tallet har elektronisk silketrykk (risografi) blitt til som den mest lovende metoden for operativ trykking. Det utføres ved hjelp av digitale dupliseringsenheter - risografer, så vel som duplikatorer. De tillater utskrift direkte fra en datamaskin med hastigheter på opptil 130 kopier per minutt.

For massereproduksjon av dokumenter brukes ulike trykkmetoder, hvorav de mest avanserte er boktrykk og dyptrykk, brukt til massereproduksjon av bøker, brosjyrer og annet trykt materiale. Behovet i dag for å eie informasjon, å være klar over alle forhold og nye produkter tvinger en person til å finne opp nyere teknologier som tillater reproduksjon, sirkulasjon og behandling av dokumentert informasjon. All denne organisasjonsteknologien utgjør det materielle grunnlaget for progressive styringssystemer. Dårlig bruk av kontorutstyr i ledelsen fører til en nedgang i arbeidsproduktiviteten og effektiviteten til lederpersonell, til uakseptable forsinkelser i å løse operasjonelle problemer, og ofte til feil beslutninger på grunn av mangel på nødvendig informasjon og andre negative konsekvenser.

2.2 Telekommunikasjon

dokumentdokumentasjon telekommunikasjonsinformasjon

Lokalnettverk (LAN, lokalnettverk; engelsk Local Area Network, LAN) er et datanettverk som vanligvis dekker et relativt lite område eller en liten gruppe bygninger (hjem, kontor, bedrift, institutt). Det er også lokale nettverk, hvis noder er geografisk atskilt over avstander på mer enn 12 500 km (romstasjoner og orbitale sentre). Til tross for slike avstander er slike nettverk fortsatt klassifisert som lokale.

Oftest blir begrepet "Lokale nettverk" LAN tatt bokstavelig, det vil si at det er et nettverk som har en liten lokal størrelse og kobler tett plasserte datamaskiner, men på den annen side kobler noen LAN, som et nettverk, et lite antall av datamaskiner, men de ekstreme egenskapene til moderne lokale nettverk lar deg koble til titusenvis av datamaskiner. Noen forfattere definerer LAN som et system for direkte tilkobling av mange datamaskiner, noe som innebærer at informasjon overføres fra datamaskin til datamaskin uten noen mellomledd og over ett enkelt medium.

LAN kan defineres mest nøyaktig som et nettverk som lar brukeren ikke legge merke til forbindelsen; faktisk utgjør datamaskiner koblet med LAN en enkelt virtuell datamaskin. Ressursene som er tilgjengelige for alle nettverksbrukere, noe som betyr at overføringshastigheten over det lokale nettverket bør øke etter hvert som PC-ytelsen øker; for øyeblikket er minimum LAN-hastighet 100 megabit per sekund. Det er også nødvendig å ha et lavt nivå av feil ved overføring av informasjon og nettverkets evne til å operere stabilt under maksimal belastning. Det er ikke uvanlig å skille ut én klasse nettverk: by- eller regionale nettverk MAN (Metropolitanareanetwork) I karakter er slike nettverk nærmere globale, men den interne strukturen minner mer om et lokalt nettverk.

Sammen med alle nettverkene som brukes, er det en rekke ulemper:

1. Nettverket krever ekstra, til dels betydelige materialkostnader til innkjøp av utstyr, programvare, legging av tilkoblingskabler og opplæring av personell.

2. Nettverket krever ansettelse av en nettverksadministrator som er ansvarlig for å overvåke driften av nettverket, oppgradere det og administrere tilgang til ressurser. Store nettverk krever et team med administratorer.

3. Nettverket begrenser muligheten til å flytte datamaskiner, siden det i disse tilfellene kreves kabelflytting.

4. Nettverket er et utmerket miljø for spredning av virus, noe som gir ekstra økonomiske kostnader for antivirusprogrammer.

5. Nettverket øker muligheten for uautorisert tilgang til informasjon kraftig, informasjonsbeskyttelse krever et sett med organisatoriske og tekniske tiltak.

Her er de grunnleggende konseptene for nettverksteori

1. Abonnent (node, vert, stasjon) – en enhet koblet til nettverket og som aktivt deltar i informasjonsutveksling. Som oftest er abonnenten en personlig datamaskin (PC). En nettverksskriver eller annen ekstern enhet kan gjøre det samme.

2. Server – en abonnent som gir sine ressurser til andre abonnenter, men som ikke bruker dem selv. Dermed tjener den nettverket.

Det kan være flere servere på nettverket, det er slett ikke nødvendig at serveren er den kraftigste datamaskinen. Servere kan være dedikerte eller ikke-dedikerte. Dedikert server – tar kun for seg nettverksoppgaver. Ikke tildelt – utfører også andre oppgaver.

3. Klient – ​​en nettverksabonnent som bare bruker nettverksressurser, men ikke selv gir dem.

4. Klientdatamaskin, også kalt en arbeidsstasjon.

Hver datamaskin kan samtidig være både en server og en klient. Begrepet server og klient refererer ofte ikke til selve datamaskinene, men til programvareapplikasjonene som kjører på dem. I dette tilfellet går applikasjoner som gir ressurser til serveren, og applikasjoner som bruker ressurser, til klienter.

2.3Mobilkommunikasjon

Ikke bare lokale nettverk, men også mobilkommunikasjon brukes til å overføre informasjon.

I dag er bruk av mobilkommunikasjon en integrert del av hverdagen. La oss vurdere de viktigste mobilkommunikasjonsstandardene:

GSM (Global System for Mobile Communications) er den mest utbredte mobilkommunikasjonsstandarden i verden (82 % av mobilabonnentene i 212 land). De fleste GSM-nettverk opererer med frekvenser på 900 og 1800 MHz; i noen amerikanske land brukes frekvenser på 850 og 1900 MHz. I sin rene form brukes kanalen til å tilby taletjenester, siden dataoverføringshastigheten bare er 13 Kbps - dette er bare nok for taleoverføring (som er forhåndsbehandlet av kodeker), sending av tekstmeldinger og utveksling av tjenesteinformasjon.

GPRS (General Packet Radio Service - pakkedataradiokanal) er et teknologisk tillegg over GSM-nettverket som tillater dataoverføring med hastigheter på opptil 120 Kbps (klasse 32, når 6 kanaler brukes samtidig). Fordelen er at de overførte dataene, som i tilfellet med GSM, ikke okkuperer hele kanalen, men bruker bare en del av den, som er tildelt ved en viss frekvens. 20 Kbps er reservert for hver kanal. Antallet tildelte kanaler bestemmes imidlertid ikke bare av telefonen, men også av basestasjonen, som, når du oppretter en forbindelse, tildeler et visst antall kanaler for dataoverføring, avhengig av belastningen. Gjennomsnittlig hastighet er omtrent 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - utvidet dataoverføringskanal, GSM-utvikling) er en spesialutviklet teknologi for å øke dataoverføringshastigheter og forbedre tilkoblingssikkerheten. Det andre navnet på EDGE er E-GPRS (Enhanced GPRS - advanced GPRS). Tatt i betraktning at teknologien i hastighet er enda nærmere andregenerasjonsnettverk til egenskapene til 3G-nettverk, er det vanlig å klassifisere EDGE som 2,75-generasjonsnettverk. Ved bruk av EDGE er den teoretisk maksimalt mulige dataoverføringshastigheten 473,6 Kbit/s (de 8 raskeste kanalene på 59,2 Kbit/s brukes samtidig), men i praksis er hastigheten vanligvis 2-3 ganger lavere (avhengig av antall brukte) kanaler og deres hastighet). I gjennomsnitt er den effektive driftshastigheten 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System) er et tredje generasjons kommunikasjonsformat, som er en utvikling av GSM ved bruk av prinsippene for frekvens og kodedeling av kanaler. Teoretisk sett er maksimalt mulig dataoverføringshastighet i UMTS-nettverket 14 Mbit/s. For nå, i praksis, må abonnenter nøye seg med hastigheter fra 384 Kbit/s til 3,6/Mbit/s (ved å bruke HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, en spesiell teknologi for høyhastighets datanedlasting). Hovedtrekket til slike nettverk er muligheten til å foreta videosamtaler. I Europa bruker UMTS-nettverk vanligvis frekvenser på 2100 MHz for nedlasting og 1900 MHz for å sende data. I Amerika, avhengig av operatør, brukes andre frekvenser - for eksempel 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - code division multiple access technology) er en alternativ GSM kommunikasjonsstandard. Dataoverføringshastigheten her er nesten den samme - 14 Kbps. Et særtrekk er at flere enheter kan operere på samme frekvens, som hver er tildelt sitt eget unike nummer. CDMA-standarden brukes av omtrent 15 % av mobilabonnentene i verden. Denne kommunikasjonsstandarden ble utviklet av Qualcomm og brukes hovedsakelig i Amerika og Asia. CDMA-standarden bruker frekvenser på 800 og 1900 MHz.

CDMA2000 1x - utvikling av CDMA-standarden, er en mellomkobling mellom nettverk av andre og tredje generasjon av CDMA-formatet. Høyeste hastighet er 144 Kbps. Frekvenser som brukes inkluderer 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 og 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized) er en telekommunikasjonsstandard for radiodataoverføring, oftest brukt for høyhastighets bredbåndstilgang til Internett. Det er flere modifikasjoner av standarden: Basic - Revisjon 0 - som gir en dataoverføringshastighet på 2,4 Mbit/s, men nedlastingshastigheten er betydelig høyere enn hastigheten på å sende data til nettverket; Avansert – Revisjon A – gir en hastighet på 3,1 Mbit/s og samme hastighet på mottak og overføring av data, noe som gir mulighet for toveis videosamtaler; Teoretisk - Revisjon B - gir en dataoverføringshastighet på 14,7 Mbit/s (3 kanaler på 4,9 Mbit/s).

2.4 Faksimile

Driftsprinsippet for moderne telefakser

En telefaks er en elektromekanisk enhet som består av en skanner, modem, skriver, motor og gir. Motoren og girene er ansvarlige for normal mating av papir inn i skanneren og skriveren. Skanneren leser dokumentbildet, digitaliserer det og overfører informasjonen til modemet. Modemet konverterer digitale signaler til en sekvens av modulerte signaler og sender dem til en annen faksmaskin via en vanlig telefonlinje. Det mottakende faksmodemet konverterer denne sekvensen tilbake til digital og sender den til skriveren. Skriveren skriver ut bildet på spesielt termisk papir i samsvar med den mottatte informasjonen.

Ulemper med telefakser

Mottakelig for betydelig mekanisk slitasje. Ved hyppig bruk blir faksskanneren tilstoppet av støv og skitt fra dokumentene som leses. Plastgir slites ut. Alt dette fører til forvrengninger og ujevn mating av både leste dokumenter inn i skanneren og termisk papir inn i skriveren. Dermed forringes kvaliteten på overførte og mottatte dokumenter betydelig.

Umulighet for automatisert drift. Det er vanskelig å sende dokumenter til et stort antall mottakere ved hjelp av en vanlig faks. Sekretæren blir tvunget til å slå numre manuelt og ringe tilbake hvis mottakeren er opptatt eller hvis overføringen mislykkes.

Ineffektiv bruk av dyrt termisk papir. De fleste faksmaskiner skriver ut alle mottatte meldinger (inkludert de som ikke inneholder noen nyttig informasjon) på spesielt, dyrt termisk papir. I tillegg til den høye prisen har dette papiret en annen betydelig ulempe - bildet på det blekner uunngåelig over tid. Derfor må alle viktige meldinger kopieres for lagring.

Nytt faksutstyr

Mengden informasjon som sendes over vanlige telefonlinjer øker stadig. Dette gjelder først og fremst faksmeldinger. Derfor er mange brukere i dag interessert i å kjøpe ikke enkle frittstående telefakser som utfører strengt definerte funksjoner, men mer avanserte systemer som automatiserer prosessen med å motta, behandle og sende faksmeldinger og eliminere de bemerkede ulempene.

Ideen om å bruke en personlig datamaskin for å lage slike integrerte systemer ble først realisert i 1985, da GammaLink ga ut det første datamaskinfakskortet. Dette gjorde det mulig å koble en telefonlinje direkte til en datamaskin og gjøre den om til en kraftig og multifunksjonell telefaks. I dag produseres datafakskort av et stort antall produsenter. Produktene deres, som er forskjellige i noen funksjonalitet, tjener ett formål - å automatisere prosessen med å sende, motta og distribuere faksmeldinger som utveksles over vanlige telefonlinjer.

Datatelefonfakskort er en integrert del av datatelefoniindustrien (CT). Kostnadene deres kan variere fra 50 dollar. (for vanlige lavhastighets faks-modemkort, hvis evner og egenskaper som regel lar mye å være ønsket) opptil 5000-7000 dollar. (for spesielle fakskort, hvis opprettelse bruker de siste fremskritt og som er i stand til å overføre forskjellig informasjon med en hastighet på 14 400 bps samtidig over 12 telefonlinjer. Systemer bygget på en PC som bruker slike kort har en rekke betydelige fordeler fremfor konvensjonelle faksmaskiner.

Brukervennlighet. Ved å integrere PC-en med telefonnettverket og gi den telefaksfunksjoner kan brukere motta, behandle og sende faksmeldinger uten å forlate datamaskinene.

Effektiv bruk av telefonlinjer. Et PC-basert fakssystem gir effektiv utveksling av informasjon over et lite antall telefonlinjer, og erstatter mange frittstående telefakser, som hver krever en egen linje.

Høy kvalitet på det overførte bildet. Ethvert tekst- eller grafisk redigeringsdokument kan overføres som en høykvalitets faksmelding. For å gjøre dette, ved hjelp av spesiell programvare, konverteres den til formatet som brukes av fakskortet for å overføre meldinger. Dermed er høy bildekvalitet garantert, siden dokumentet ikke kan "skades" verken av dårlig utskriftskvalitet på skriveren, kontaminering av faksskanneren eller problemer med papirmatingsmekanismen.

Opprettholde konfidensialiteten til mottatte meldinger. I motsetning til konvensjonelle telefakser, som skriver ut alle innkommende meldinger på én enkelt papirrull, mottar og lagrer CT-systemer dem i personlige brukerkataloger, som er begrenset av passord. Dette forhindrer fullstendig uautoriserte personer fra å se viktige dokumenter.

I tillegg lar bruken av en PC for å kontrollere driften av fakskort deg implementere mange nyttige og praktiske algoritmer - CT-applikasjoner. Mange av dem gir muligheten til å fullautomatisere faksmeldingsprosessen. De mest brukte CT-applikasjonene inkluderer SERVERFAKS, FAX PÅ DEMAND og FAX BROADCAST. Bruken av en faksserver minimerer tids- og materialkostnader ved mottak og overføring av faksmeldinger. Faks på forespørsel lar deg automatisere prosessen med å gi abonnenter ofte etterspurte dokumenter. Faksdistribusjon forenkler arbeidet til ansatte i stor grad når du sender et stort antall forskjellige dokumenter til et stort antall mottakere.

2.5 Modemtilkobling

Uten modem er et elektronisk kommunikasjonssystem utenkelig. Denne enheten lar deg bli med i den fascinerende, og i dag, ved å bruke de nyeste oppfinnelsene fra telekommunikasjonsverdenen, som allerede er ganske enkelt viktige, verden av informasjonsflyt, elektroniske databaser, e-post, elektroniske kataloger, elektroniske oppslagstavler og mye mer. Mulighetene for å motta og utveksle informasjon ved hjelp av modemer i dag er vanskelig å overvurdere, og vi kan ikke engang forestille oss hva som venter oss i morgen. En e-post sendt via e-post hvor som helst i verden vil nå mottakeren på mindre enn to timer. Vi kan legge ut hvilken som helst kunngjøring eller annonse i nyhetsgruppesystemet til e-postnettverket ditt, og innen 24 timer vil hele verden vite denne informasjonen. Ved hjelp av et modem kan du for eksempel fra Moskva koble deg direkte til en server i New York og jobbe med informasjonsdatabasene som den inneholder. Endelig kan vi sende en faks. Selv i dag kan ikke et eneste anerkjent meglerhus klare seg uten å raskt motta og overføre informasjon ved hjelp av datakommunikasjonskanaler og, som et resultat, modemer.

La oss forklare hva et modem er og hvordan det fungerer. Når en datamaskin brukes til å utveksle informasjon over et telefonnettverk, trengs en enhet som kan motta signalet fra telefonnettet og konvertere det til digital informasjon. Ved utgangen av denne enheten er informasjon underlagt MODULERING, og ved inngangen DEMODULASJON, derav navnet MODEM. Hensikten med modemet er å erstatte signalet som kommer fra datamaskinen (en kombinasjon av nuller og enere) med et elektrisk signal med en frekvens som tilsvarer driftsrekkevidden til telefonlinjen. Modemet deler den akustiske kanalen til denne linjen i lav- og høyfrekvensbånd. Lavfrekvensbåndet brukes til dataoverføring, og høyfrekvensbåndet brukes til mottak. Mange metoder for koding av informasjon brukes, de mest kjente er FSK-metoden (Frequency SНift Keying) for overføringshastigheter opp til 300 baud (baud er en enhet for informasjonsoverføringshastighet lik 1 bit/s) og PSK (РНase). SНift Keying) metode for raskere modemer, overføringshastighet opptil 2400 baud.

FSK bruker fire dedikerte frekvenser. Ved overføring av informasjon tolkes et signal med en frekvens på 1070 Hz som en logisk null, og et signal med en frekvens på 1270 Hz tolkes som en logisk. Ved mottak tilsvarer null et signal på 2025 Hz, og ett tilsvarer 2225 Hz.

PSK bruker to frekvenser: 2400 Hz for dataoverføring, 1200 Hz for mottak. Data overføres i to biter, og koding utføres ved å skifte fasen til signalet. Følgende faseskift brukes for koding: 0 grader for bitkombinasjonen 00,90 grader for 01,180 grader for 10,270 grader for 11.

Det finnes også andre typer modulasjon (DPSK, QAM, TCM). Modemet er implementert enten i form av en ekstern enhet, som er koblet med en utgang til telefonlinjen, og den andre til en standard COM-port på datamaskinen (RS232-kontakt i henhold til anbefalingene til CCITT V. 24), eller i form av et vanlig kretskort, som er installert på datamaskinens felles buss. Interne modemalternativer kan tilpasses både konvensjonelle ISA- og PCI-busser.

La oss se på noen modemdriftsstandarder.

De mest utbredte er de såkalte HAYES-kompatible modemene, oppkalt etter produsenten av et av de første modemene. Slike modemer bruker AT-kommandoer (fra det engelske ordet ATtention), som er kompatible med Hayes Smartmodem. I tillegg til standardsettet med kommandoer for alle Hayes-kompatible modemer, tilbyr hver enkelt produsent brukeren et bredt spekter av spesifikke kommandoer som kun er gyldige i modeller fra dette selskapet (for eksempel USRobotics, Rockwell, ZyXEL, etc.)

I tillegg til å være kompatibelt med kommandosettet, må modemet overholde en eller annen standard for overføring av informasjon over telefonlinjer. Slike standarder er anbefalingene fra CCITT (International Consultative Committee on Telegraphy and Telephony, fransk CCITT (Comite Consultatie International TelegrapHique et TelepHonique).

Modemer som oppfyller standarder for hastigheter opp til 2400 baud kan utveksle informasjon fritt. Det skal bemerkes at CCITT V. 32-anbefalingen ikke er en standard i ordets fulle forstand, siden nesten alle store produsenter av modemer over 2400 baud har for vane å i tillegg bruke en eller flere spesifikke dataoverføringsprotokoller. Bruken deres er bare mulig når du kobler til lignende modemer, og i dette tilfellet oppnås som regel høyere overføringshastighet, støyimmunitet og tilkoblingshastighet.

Den vanligste og billigste (det er derfor den er populær blant brukere) er HST (HigH Speed ​​​​Transfer)-protokollen, utviklet av USRobotics tilbake på slutten av 80-tallet. Det er varianter av denne protokollen: H96, H14, H16, H19, H21, H28, hvor forskjellen bare er i informasjonsoverføringshastigheten, som er henholdsvis 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 og 28800 baud. På grunn av lave kostnader, bred oppgraderingsevne, høy støyimmunitet og høyhastighetsdata for HST-protokollen, foretrekker brukere å kjøpe velkjente USRobotics-modeller, som Sportster, Worldport, Courier.

Modemer fra ZyXEL, som har en spesifikk ZYX-protokoll, er også mye brukt, noe som gjør det mulig å overføre data med en hastighet på 19200 baud i full dupleks. ZyXEL-modemer fikk stor popularitet på begynnelsen av 90-tallet utelukkende på grunn av manglende tilgjengelighet av andre merker av modemer for innenlandske kjøpere. Deres største ulempe er den høye prisen, som skremmer et bredt spekter av forbrukere. Men til tross for dette, foretrekker bankinstitusjoner og offentlige etater, basert på etablert tradisjon, modemer fra dette bestemte selskapet.

Mindre vanlig, veldig dyrt, men med et sterkt og stabilt signal som kan ignorere selv de beskyttende filtrene som er installert på PBX for å unngå fri bruk av modemer. Dette er modemer fra Telebit-merket TrailBlazer og den kjente PEP-protokollen (Packet Ensemble Protocol) Nesten alle høyhastighetsmodem er kompatible med langsommere standarder.

Konklusjon

Den progressive utviklingen av informasjonsteknologiske verktøy gjør det mulig å introdusere elementer av "papirløs" teknologi i kontorarbeid, informasjonsutveksling utføres ved hjelp av elektroniske kommunikasjonsmidler, informasjonslagring og behandling utføres ved bruk av personlige datamaskiner og periferiutstyr, kopiering og replikering av kontor dokumentasjon ved bruk av moderne kopieringsutstyr.

Nå, i sammenheng med informasjonsflyten som øker mange ganger hvert år, er det nesten umulig å forestille seg en klar interaksjon mellom bankstrukturer, handels- og mellomleddsbedrifter, offentlige etater og andre organisasjoner uten moderne datateknologi og datanettverk. Ellers ville det være nødvendig å opprettholde en gigantisk stab av papirdokumentbehandlere og kurerer, og påliteligheten og hastigheten på driften av et slikt system vil fortsatt være betydelig lavere enn det som tilbys av modemkommunikasjon og datanettverk. Men hvert minutt med forsinkelse i å sende viktige informasjonsmeldinger kan resultere i svært betydelige økonomiske tap og bildefeil.

I dette kursarbeidet undersøkte vi moderne tekniske midler som brukes til å lage og behandle et dokument, studerte metoder for å dokumentere informasjon, klassifiserte typer og typer dokumenter, undersøkte typene dokumentbærere, beskrev noen metoder for å reprodusere dokumenter, og identifiserte også funksjoner ved bruk av telekommunikasjon.

Dermed er målet om å studere funksjonene ved bruk av moderne tekniske midler for dokumentbehandling i kontorarbeid nådd.

Liste over kilder og brukt litteratur

Kilder

1. Antonova P. RELCOM nettverk og e-post. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemer (valg, installasjon, konfigurasjon), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Arbeide med et modem. - M.: MP "Malip", 1992.

4. Gasov V.M. "Tekniske midler for input-output av grafisk informasjon" (serie i syv bøker "Organisering av menneskelig interaksjon med tekniske midler for automatiserte kontrollsystemer" redigert av V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Jobber på en personlig datamaskin"

6. Jones R. Dataoverføringsteori. - M.: Vitenskap og teknologi, 1993.

7. Solomenchuk V.G., Maskinvare for personlige datamaskiner. BHV-St. Petersburg, 2003.

8. Under. utg. W. Tompkins og J. Webster. Forbinde sensorer og datainndataenheter med IBM PC-datamaskiner. - M.: Mir, 1992.

9. Katalog "Datanettverk i Russland. Internasjonale kommunikasjonstjenester." - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Interne PCI-modem"

11. GOST R 51141-98 “Kontorstyring og arkivering. Begreper og definisjoner", godkjent ved dekret fra den russiske føderasjonens statsstandard datert 27. februar 1998 nr. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer. Et enhetlig system av organisatoriske og administrative dokumenter. Dokumentasjonskrav. - Tast inn. 3.03.2003. – M: Standards Publishing House, 2003.

13. Føderal lov av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse."

14. GOST R ISO 15489-1-2007 “System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Dokumenthåndtering. Generelle krav”, godkjent og satt i kraft etter ordre fra Federal Agency for Technical Regulation and Metrology datert 12. mars 2007 nr. 28-st.

15. Dokumentflyt 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentasjon ved hjelp av elektronisk datateknologi. - http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Konsulentgruppe "Termika", Encyclopedia of office work: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Electronic hyperlink manual": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Gratis leksikon: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Mobilkommunikasjonsstandarder: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Prinsippet for drift av moderne telefakser: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Litteratur:

22. Gedrovich F.A. Digitale dokumenter: problemer med å sikre sikkerhet // Bulletin of the Archivar. nr. 1. 2004.

23. Kontorarbeid og korrespondanse i spørsmål og svar: En lærebok for studenter ved økonomiske universiteter og høyskoler M.I. Basakov – 2. utgave, revidert. og tillegg // Serien "Lærebok og studieveiledning" - Rostov n/a

24. Kontorarbeid (Organisering og teknologi for dokumentasjonsstøtte for ledelsen): Lærebok for universiteter / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. og så videre.; Ed. TV. Kuznetsova. – M.: UNITY-DANA, 2001 – 359 s.

25. Kontorarbeid: Lærebok / Utg. utg. prof. TV. Kuznetsova. – 2. utg., revidert. og tillegg – M.:MCFER, 2006.

26. Dokumentasjon: Lærebok. N.N. Kushnarenko – 7. utgave, slettet. – K.: Kunnskap, 2006. – 459 s. – (Høyere utdanning av XXI århundre).

27. Dokumentasjon: Lærebok. N.S. Larkov

28. Dokumentasjon av ledelsesaktiviteter: et kurs med forelesninger / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200 s.

29. Bedriftens personell nr. 10 / 2002 "Om kulturen for å jobbe med dokumenter som vi har mistet"

30. Organisering av arbeidet med dokumenter: Lærebok / Utg. prof. V.A. Kudryaeva. – 2. utg., revidert. og tillegg – M.: INFRA-M, 2002. – 592 s.

31. Arbeide med et modem. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Reproduserer dokumenter. Magasinet "Sekretærsaker", nr. 1, 1999.

33. Sekretærarbeid. Pedagogisk og praktisk manual/V.V. Galakhov, I.K. Korneev og andre; redigert av I.K. Korneeva. – M.: TK Welby, Prospekt Publishing House, 2005. – 608 S.

34. Moderne kontorarbeid. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. – 2. utg. – St. Petersburg: Peter, 2006. – 272 s.: ill. – (Serien «Moderne kontorarbeid»)

35. Moderne teknologier for kontorarbeid og dokumentflyt. Magasin nr. 0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Håndbok i kontorarbeid. – "Justitsinform", 2005.