Beskrivelse av forretningsprosesser for vedlikehold av personelljournaler

Forretningsmodellen til et byggefirma inkluderer følgende forretningsprosesser:

• 1 Ledelse av ansattes bevegelser:
• 1.1 Aksept av en ansatt:
• 1.1.1 Legge inn personopplysninger;
• 1.1.2 Definisjon av avdeling;
• 1.2 Endre statusen til en ansatt;
• 1.2.1 Overføring til annen avdeling;
• 1.2.2 Overføring til en annen stilling;
• 1.2.3 Overføring til annen avdeling;
• 1.2.4 Overføring til permisjon;
• 1.2.5 Oppsigelse;
• 1.3 Rapportering.

Forretningsprosessen på første nivå "Aktiviteter i personalavdelingen" (fig. 1) er delt inn i flere forretningsprosesser på andre nivå (fig. 2).

Figur 1. Det første nivået av forretningsprosesser

Figur 2. Forretningsprosesser på andre nivå

Utforming av krav til systemdesign

Mål: det kreves å utvikle et automatisert system som det vil være mulig å utføre hovedarbeidet med personaljournaler med.

Kriterium: målet anses oppnådd dersom hovedinngående og utgående dokumenter til personalavdelingen dannes ved hjelp av et automatisert system basert på en database.

Utviklingsgrunnlag: oppgave for kursdesign

Gjennomførbarhet og økonomisk gjennomførbarhet.

Denne oppgaven er ganske mulig å utføre, fordi i mange bedrifter fungerer et slikt system i personalavdelingen. Vårt firma er fundamentalt ikke forskjellig fra andre lignende selskaper.

Innføringen av dette systemet vil tillate:

• - øke arbeidsproduktiviteten (titalls og hundrevis av ganger)
• - forbedre kvaliteten og påliteligheten til personaljournaler
• - gå fra regnskap til analyse av bedriftens personell
• - bringe foretakets personalregister i orden og i samsvar med lovene.

Noen oppgaver (spesielt rapportering) kan løses på få minutter. Antall brukerfeil vil reduseres på grunn av at kontrollfunksjoner er tilordnet programmet. Gyldigheten av beslutninger truffet av ledelsen basert på rapporter fra personalavdelingen vil øke, ettersom påliteligheten og fullstendigheten av personaljournalene vil øke.

Dette systemet lar deg gå fra en enkel regnskapsføring av personell til et høyere nivå. Det vil være mulig å analysere bevegelsen av personell i ulike aspekter, på grunnlag av de første dataene er det enkelt å få nødvendig ledelsesinformasjon.

Automatiserte systemfunksjoner som er automatiserte:

• 1. Vedlikeholde en database over ansatte;
• 2. Ansette nye ansatte;
• 3. Oppsigelse av ansatte;
• 4. Personalbevegelse;
• 5. Registrering av ferier;
• 6. Registrering av sykefravær;
• 7. Vedlikeholde bemanningstabellen;
• 8. Informasjons- og referansetjeneste;
• 9. Rapportering
• - før regnskap;
• - til pensjonsfondet;
• - for statistikkmyndighetene;
• - foran ledelsen.

Velge et utviklingsverktøy

Systemet vil bli utviklet på grunnlag av det objektorienterte DBMS 1C: Enterprise 8.3, siden dette DBMS er i stand til å løse oppgavene fullt ut og er rimelig.

Funksjonelle krav

Funksjonskrav er vist i tabell 1.

Tabellen viser kravene til hovedenhetene i det utviklede systemet, grunnleggende brukerfunksjoner for å vedlikeholde personelljournaler i virksomheten og dannelsen av rapporteringsdokumentasjon.

Tabell 1 - Funksjonskrav til utbygging

	Krav	Krav detalj
	Katalog "Employee Questionnaire" må inneholde de oppgitte verdiene	Katalogverdier: Fullt navn på den ansatte; Identifikasjonsdokument; Serie og dokumentnummer; Underavdeling; Familie status; Fødselsdato; Utdanning; Dato for kvitering; irettesettelser; Telefonnummer; Dato for oppsigelse; Grunn til å forlate; ansatt status; Prøvetid; Arbeidsforhold; Rute.
	Attributet "Identitetsdokument" må velges fra oppslagsboken "Typer av identitetsdokumenter"	Katalogverdier:
		Utenlandsk pass fra den russiske føderasjonen
		Fødselsattest
		ID for høyere utdanning
		Utgivelsesnotat
		Utenlandsk pass MMF
		Militær ID
		Migrasjonspass
		Diplomatisk pass
		utenlandsk pass
		Vitnesbyrd (flyktninger)
		Flyktning ID
		Midlertidig identitetskort til en statsborger i den russiske føderasjonen
		Passprøve 1997
		Andre dokumenter utstedt av innenriksdepartementet
	Kjønn-attributtet må velges fra en liste over mulige verdier	Mulige verdier:
	Attributtet "Subdivisjon" må velges fra katalogen "Underavdelinger"
	Attributten «Sivilstand» må velges fra listen over mulige verdier	Mulige verdier: Ugift; Skilt; skilt;
	Attributtet "Position" må velges fra katalogen "Positions"
	Attributtet "Utslipp" må velges fra referansen "Utslipp"
	Attributtet "Utdanning" må velges fra listen over mulige verdier	Mulige verdier: Uten utdanning Grunnskole Ungdomsskole Gjennomsnittlig total Primær yrkesfag Yrkesfaglig videregående Postgraduate
	Attributet "Reprimandes" må velges fra listen over mulige verdier	Mulige verdier:
	Attributten "Reason for dismission" må velges fra oppslagsboken "Reason for dismissal"	Mulige verdier:
	funksjonshemmede omsorg	Kunst. 33 Arbeidslov s.2
	Begår tyveri på jobb	Kunst. 33 Labor Code, paragraf 8
	Pensjon	Kunst. 31 Arbeidsloven
	Studie på dagtid	Kunst. 31 Arbeidsloven
	På nedbemanning	Kunst. 33 Arbeidskodeks, paragraf 1
	Etter avtale mellom partene	Kunst. 29 Arbeidsloven, paragraf 1
	Verving til hæren	Kunst. 29 Arbeidsloven, punkt 3
	Etter ønske fra fagorganet	Kunst. 37 Arbeidsloven
	For fravær	Kunst. 33 Arbeidsloven, paragraf 4
	Omsorg for funksjonshemmede	Kunst. 32 Arbeidskodeks
	Omsorg for barn opp til 14 år	Kunst. 32 Arbeidskodeks
	Av egen vilje	Kunst. 31 Arbeidsloven
	Møt opp på jobb full	Kunst. 33 Arbeidskodeks, paragraf 7
		Kunst. 29 Labor Code, paragraf 5
	Slutt på arbeidet	Kunst. 29 Arbeidsloven, paragraf 2
	Inkonsekvens i jobben	Kunst. 33 Arbeidsloven, paragraf 2
	Systematisk manglende utførelse av tjenester obligatorisk	Kunst. 33 Arbeidsloven, paragraf 3
	Utilfredsstillende slutten av testen begrep	Kunst. 23 Arbeidskodeks
	Attributtet Employee Status må velges fra en liste over mulige verdier	Mulige verdier: Virker
	Prøveperiode-attributtet må velges fra en liste over mulige verdier	Mulige verdier: 1 måned; 3 måneder; 6 måneder;
	Attributten "Arbeidsforhold" må velges fra listen over mulige verdier	Mulige verdier: Vanlig Alvorlig / skadelig Spesielt alvorlig / spesielt skadelig
	"Arbeidsplan"-attributtet må velges fra "Arbeidsplaner"-katalogen	Mulige verdier: Timeliste 8 timer. Timeliste 7 timer. Timeliste 6 timer. Timeliste 4 timer.
	Katalog "Posisjoner" må inneholde de oppgitte verdiene	Katalogverdier: Navn;
	Katalogen "Typer av identitetsdokumenter" må inneholde de angitte verdiene	Katalogverdier: Navn;
	Katalog "Underavdelinger" må inneholde de oppgitte verdiene	Katalogverdier: Navn;
	Oppslagsboken "Utslipp" skal inneholde de oppgitte verdiene	Katalogverdier: Navn; Tariffsats
	Katalog "Arbeidsplaner" må inneholde de angitte verdiene	Katalogverdier: Navn; Åpningstider
		Katalogverdier: Navn Håndbokdata: Generell sykdom For barnepass For graviditet og fødsel Skade på jobb Traumer hjemme Skade på vei til/fra jobb
	Katalogen "Typer sykemeldinger" skal inneholde de angitte verdiene	Katalogverdier: Navn på sykefraværstype
		Katalogverdier: Navn;
	Katalogen "Oppsigelsesgrunnlag" skal inneholde de oppgitte verdiene	Katalogverdier: Navn; Artikkel i arbeidsloven
	I det utviklede systemet genererer brukeren dokumentet: Sysselsetting	Dokumentstruktur: Dato for kvitering; Underavdeling - velges fra katalogen "Underavdelinger".
	I det utviklede systemet genererer brukeren dokumentet: Avskjed	Dokumentstruktur: Fullt navn på den ansatte - valgt fra katalogen "Employee Questionnaire"; Posisjon - velges fra "Posisjoner"-katalogen; Dato for oppsigelse; Oppsigelsesgrunn - er valgt fra oppslagsboken "Oppsigelsesgrunn".
	I det utviklede systemet genererer brukeren et dokument: Ansatte på ferie	Dokumentstruktur: Ansatt - valgt fra "Employee Questionnaire"-katalogen; Posisjon - velges fra "Posisjoner"-katalogen; Underavdeling - velges fra katalogen "Underavdelinger"; Tabelldel: Periode C (begynnelsen av ferieperioden... - presedensnavn; - Kort beskrivelse; - aktører involvert i presedensen; - hovedtråden i brukssaken. Presedens: oppsigelse av en ansatt; Kort beskrivelse: ansettelse av en ny ansatt på grunnlag av den innsendte søknaden, fiksering av data om den oppsagte ansatte i bedriften skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i personalavdelingen åpner tabellen "Oppsigelse"; 2. Den ansatte i personalavdelingen starter opprettelsen av en ny post i tabellen "Oppsigelse"; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Oppsigelse" - data om den oppsagte ansatte; 5. En ny oppføring kommer opp i tabellen med data om den oppsagte ansatte. 6. Statusen til den ansatte endres til «Fired» i katalogen «Employee Questionnaire» Presedens: ansattes bevegelse; Kort beskrivelse: flytting av en ansatt på grunnlag av innsendt søknad, registrering av data om flytting av en ansatt skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i HR-avdelingen åpner tabellen "Ansattflytting"; 2. En ansatt i HR-avdelingen setter i gang opprettelsen av en ny post i tabellen "Ansattflytting"; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Ansattflytting" - data om den flyttede ansatte; 4. En ansatt i personalavdelingen fikser de angitte attributtene til den nye posten; 5. En ny post vises i tabellen med data om den ansattes flyttede medarbeider. 6. Arbeidstakerens data i katalogen "Employee Questionnaire" endres i samsvar med dataene som er lagt inn i tabellen "Employee Movement" Presedens: registrering av helligdager; Kort beskrivelse: registrering av den ansattes ferie på grunnlag av innsendt søknad, fastsettelse av data om den ansattes ferie skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i personalavdelingen åpner tabellen "Ansatte på ferie"; 2. En ansatt i HR-avdelingen starter opprettelsen av en ny post i tabellen "Ansatte på ferie"; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Ansatte på ferie" - data om den ansattes ferie i samsvar med den innsendte søknaden; 4. En ansatt i personalavdelingen fikser de angitte attributtene til den nye posten; 5. En ny oppføring vises i tabellen med data om ferien til en ansatt hos en ansatt. 6. Statusen til den ansatte endres til "På ferie" i katalogen "Spørreskjema for ansatte" Presedens: registrering av sykefravær; Kort beskrivelse: registrering av arbeidstakers sykefravær basert på sykefraværsdata, registrering av data om arbeidstakers sykefravær skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i personalavdelingen åpner tabellen «Sykefravær»; 2. En ansatt i personalavdelingen setter i gang opprettelsen av ny post i tabellen "Sykefravær"; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Sykefravær" - data om den ansattes sykefravær i samsvar med sykefraværsdataene; 4. En ansatt i personalavdelingen fikser de angitte attributtene til den nye posten; 5. Ny post kommer opp i tabellen med data om arbeidstakers sykefravær. Presedens: opprettholde bemanningen Kort beskrivelse: vedlikehold av bemanningstabellen, fikse data om endringer i bemanningstabellen for personell i virksomheten skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i personalavdelingen åpner bordet "Bemanning"; 2. En ansatt i personalavdelingen initierer opprettelsen av en ny oppføring i tabellen "Bemanning" eller justerer en eksisterende oppføring i bemanningstabellen; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Bemanning" eller redigerer en eksisterende post i bemanningstabellen; 4. En ansatt i personalavdelingen fikser endringene som er gjort i bemanningstabellen; 5. En ny oppføring om bemanningen til virksomheten vises i tabellen eller detaljene for en eksisterende bemanningspost endres. Presedens: opprettholde militære poster Kort beskrivelse: vedlikehold av militære poster, fiksering av data om endringer i militære poster for personell ved virksomheten skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 6. En ansatt i personalavdelingen åpner tabellen "Militær registrering"; 7. En ansatt i personalavdelingen initierer opprettelsen av en ny oppføring i tabellen "Militær registrering" eller korrigerer en eksisterende oppføring i den militære registreringen; 8. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny oppføring i tabellen "Militær registrering" eller redigerer en eksisterende oppføring; 9. En ansatt i personalavdelingen fikser endringene som er gjort i den militære registreringen; 10. En ny registrering av militær registrering ved foretaket vises i tabellen eller detaljene for en eksisterende registrering av militær registrering endres. Presedens: opprettholde ansvarlige personer Kort beskrivelse: vedlikeholde ansvarlige personer, fikse data om ansvarlige personer ved virksomheten skuespillere: Personalansvarlig hovedstrømmen: 1. En ansatt i personalavdelingen åpner tabellen "Ansvarlige personer"; 2. En ansatt i personalavdelingen initierer opprettelsen av en ny oppføring i tabellen "Ansvarlige personer" eller korrigerer en eksisterende oppføring i den angitte tabellen; 3. En ansatt i personalavdelingen legger inn attributtene til en ny post i tabellen "Ansvarlige personer" eller redigerer en eksisterende post i den angitte tabellen; 4. En ansatt i personalavdelingen fikser endringene som er gjort i tabellen; 5. Ny post om ansvarlig person for virksomheten vises i tabellen eller detaljene for eksisterende post i tabellen "Ansvarlige personer" endres.

HR forretningsprosesser ved Center for HR Technologies LLC

Den opprettede modellen beskriver arbeidet til personalavdelingen, et av resultatene er generering av rapporter på forespørsler.

Kontekstdiagrammet for prosjektet er vist i figur 5. Konteksten inkluderer en beskrivelse av formålet med modelleringen, omfang (en beskrivelse av hva som vil anses som en komponent i systemet og hva som en ekstern påvirkning), og poeng av visning (posisjonen som modellen skal bygges fra).

Prosjektkontekstdiagram

Detaljdiagrammet for det andre nivået av modellen er vist i figuren. Blokker på diagrammet er plassert i et "trinn" mønster i samsvar med deres dominans - innflytelsen som en blokk har på andre.

Organisering av personalledelse.

Det første dekomponeringsnivået består av 4 blokker (Figur 6):

· Regnskap for ansattes bevegelser

· Kompetansestyring av ansatte

· Regnskap for personalferier

Organisering av personalledelse

Planlegging av personellbehov

Hensikten med personalplanlegging som ressurser og kostnader er å bestemme antall ansatte i stillinger i avdelinger (faktisk bemanningstabellen) og å fastsette personalkostnader.

Planlegging av personalbehov vil bli gjennomført ved hjelp av en personalplan, som består av en bemanningstabell som fastsetter planlagt antall ansatte i avdelinger, og fra et lønnsfond som fastsetter kostnadene ved å betale (kjøpe) arbeidskraft.

Personalleder vil planlegge personalbehovet basert på data fra virksomhetens årsplan, aktuelle personalbehov, samt arbeidsmarkedsovervåkingsdata. Godkjenning av personalplanen ligger innenfor myndighet til administrerende direktør i selskapet.

Dersom det besluttes å åpne en ny stilling i organisasjonen, vil HR-sjefen utarbeide et standard konfigurasjonsdokument "Endring i personalplan", som angir enhet, prosjektert stilling, antall satser og planlagte månedlige arbeidskostnader. I tillegg vil HR-leder utarbeide stillingsbeskrivelse, stillingsbeskrivelser og stillingskrav iet. Det utarbeidede utkastet til endringer i personalplanen vil enten godkjennes eller forkastes av administrerende direktør.

Planlegging av personellbehov

Regnskap for bevegelse av ansatte

Regnskap for arbeid med kandidater vil bli implementert ved hjelp av rekrutteringsdelsystemet, designet for å dokumentere og automatisere prosessen med utvelgelse og evaluering av kandidater utført av personalavdelingen. Dette delsystemet gir følgende funksjoner:

lagring av personopplysninger om kandidater som enkeltpersoner;

lagring av materialer som vises i prosessen med å jobbe med kandidater, fra CV til resultatene av undersøkelsen;

· planlegge møter med kandidater og registrere beslutninger som er tatt frem til ansettelse.

Følgende verktøy vil bli brukt for å jobbe med kandidater:

kontaktsjef, som gjør det mulig å gjennomføre hele rekrutteringsprosedyren;

en liste over kandidater;

Arrangementer (for registrering av planlagte og lagring av allerede gjennomførte arrangementer og deres resultater), kandidatregistrering, kandidatintervjuregistrering, e-post, kandidatevaluering og prøvetidsvurdering.

Regnskap for bevegelse av ansatte

· Evaluering av personell etter kompetanse.

Kompetanse forstås som formaliserte kriterier for vurdering av personells kvaliteter, som skal vurderes etter vurderingsskalaer. Ved vurdering av personells kvaliteter kan ulike evalueringsskalaer brukes: topunkts, trepunkts osv.

For å beskrive personalvurderingskriteriene i informasjonssystemet, vil oppslagsboken «Medarbeidernes kompetanse» benyttes, der personalsjefen vil beskrive kompetansen og systemet for vurderingen.

Etter å ha beskrevet kompetansene i den aktuelle oppslagsboken, er det nødvendig å sette et sett med jobbkompetanse for hver stilling.

· Sertifisering av ansatte.

Innenfor rammen av konfigurasjonen forstås medarbeidervurdering som å redegjøre for kompetansevurderinger innhentet i løpet av kompetansevurderingen av en ansatt. For å registrere vurderingen av kompetansen til en ansatt, vil dokumentet "Sertifisering av ansatt" brukes. Lederen vil generere dette dokumentet automatisk, basert på den ansattes jobbkompetanse.

Etter at dokumentene er levert, vil HR-sjefen kunne generere en rapport «Vurdering av kompetansen til ansatte».

Personalsjefen vil kunne planlegge medarbeidersamtaler, kontrollere oppførselen deres, og også analysere fordelingen av karakterer ved å bruke verktøyet Vurdering av ansatte, designet for å automatisere hovedarbeidet med medarbeidersamtaler.

· Opplæring.

Å administrere opplæring av ansatte er en av de viktigste oppgavene til organisasjonens personaltjeneste. Ved hjelp av et automatisert kontrollsystem vil følgende hovedoppgaver løses:

Identifisering av opplæringsbehov;

Utarbeide læreplaner;

Organisering av trening;

Evaluering av læringsutbytte.

Undersøkelser og spørreskjemaer vil bli brukt for å identifisere opplæringsbehov.

For evaluering av opplæring - personell evalueringsverktøy.

For å danne en månedlig opplæringsplan for avdelingen og en masterplan for bedriften, vil et standard konfigurasjonsdokument "Planlegging av regelmessig opplæring" benyttes. Dette dokumentet lar deg lage en opplæringsplan uten å beskrive spesifikke ansatte i organisasjonen.

For å planlegge opplæringsbehovet til spesifikke ansatte vil dokumentet «Søknad om opplæring» benyttes.

For å gjenspeile det faktum å bestå opplæringen, vil HR-sjefen automatisk generere dokumentet "Bestått opplæringskurset".

Resultatene av læringsplanleggingsprosessen ved hjelp av dokumentene ovenfor vises i Læreplanrapporten, som genereres automatisk basert på disse dokumentene.

Ansattes kompetansestyring

Personalet slutter i regnskap

Ferieplanlegging er alltid et kompromiss mellom arbeidstakers rett til hvile og produksjonsbehov. Planleggingsfeil er fylt med ansattes demotivering eller økonomiske kostnader. Derfor er ferieplanlegging en delikat oppgave og krever omfattende informasjon om hendelser der ferie er uønsket.

Resultatet av ferieplanlegging er en ferieplan, som er utarbeidet for 1 år.

For å sikre ferieplanleggingsprosedyren, vil Faraos standard konfigurasjonsverktøy brukes:

Ferieplanleggingsdokument "Ferieplanlegging";

Et lederverktøy for å godkjenne ferier;

Rapporter om planlagte ferier - "Tidsplan for ferier", "Liste over planlagte ferier".

Ansattes ferieplanlegging vil bli gjennomført av HR-leder basert på de ansattes uttalelser om forventet feriedato og listen over hendelser som arbeidstakerens fravær er sterkt uønsket.

Ved første bokføring har dokumentet status "forberedt". Deretter vil administrerende direktør ved hjelp av feriegodkjenningsverktøyet enten godkjenne eller avvise den ansattes planlagte ferie. Med utgangspunkt i godkjent ferieplan vil ansatte få årlig lønnet permisjon.

Personalet slutter i regnskap

Vedlikeholde en database "Ansattes poster"

· Logg inn - en blokk som beskriver prosedyren for å logge inn i systemet.

Tast inn pålogging og passord: påloggingsforespørsler mottas, en brukerkatalog blir bedt om. Ved vellykket autentisering overføres kontrollen til blokken for kontroll av brukertilgangsrettigheter.

Kontroll av tilgangsrettighetene til en gitt bruker: rettighetene til en bestemt bruker som logget på systemet (direktør, databaseadministrator, leder for personalavdelingen) bestemmes.

Gi tilgang: Konfigurer systemgrensesnittet for å gi brukertilgang til systemet.

· Vedlikeholde en database - en blokk som beskriver prosedyren for vedlikehold av en database.

Inngangen til blokken mottar data om ansatte og sammensetningen av deres familier. Kontrollhandlingene er kataloger og forespørsler for arbeid med databasen.

Tilgangsnivået til databasen er også kontrollert. Datatilgangsgrensesnittet kontrolleres og leveres.

· Generere rapporter - denne blokken beskriver prosedyrene for å generere rapporter om informasjonsforespørsler fra brukere med nødvendig tilgangsnivå til databasen.

En arbeidsgiver som ønsker å sikre den langsiktige veksten av virksomheten sin forstår at "investering i mennesker" ikke er mindre viktig enn å oppdatere den materielle produksjonsbasen, siden profesjonaliteten til ansatte og deres evne til å utvikle seg er selskapets konkurransefortrinn. En høy prosentandel av medarbeideromsetning påvirker suksessen til en organisasjon like kraftig som økonomiske tap ...

Oppsigelse av personer med arbeidsspesialister fra en industribedrift medfører en økning i kostnadene: disse er både direkte tap av fortjeneste fra ikke-produserte produkter, og indirekte, inkludert kostnadene ved å finne, velge og ansette nye mennesker, deres tilpasning, opplæring ...

Erfaring fra kollegaer og egne observasjoner viser at feil i alle nivåer i personalledelsen, fra ansettelse til oppsigelse, fører til høy personalutskifting. Så, for eksempel, når du intervjuet 500 oppsigende ansatte i et industriselskap, ble følgende årsaker til deres avgang avslørt:

Under moderne forhold strukturerer de fleste stabile virksomheter sine forretningsprosesser, inkludert innen HR-ledelse: det er mye lettere å jobbe i henhold til en tydelig beskrevet ordning.

Etter at omorganiseringen var fullført i bedriften vår og den nådde "break-even-punktet", bestemte vi oss for å strømlinjeforme arbeidet til hver spesialist, inkludert aktivitetene til rekruttereren.

Rekruttering er en nøkkelaktivitet i personalledelsestjenesten (HR-avdelingen), fordi dannelsen av et team begynner med søk og utvelgelse av de rette personene for selskapet. La oss fortelle deg mer detaljert hvordan rekrutteringsprosessen er strømlinjeformet i vårt selskap.

For å forbedre kvaliteten på personalledelsen og effektiviteten av arbeidet til en intern rekrutterer, ble forskriften "Om søk, utvelgelse og ansettelse av personell" utviklet. Dette dokumentet beskriver rekrutteringsprosessen: det regulerer hele handlingskjeden til rekruttereren, etablerer reglene for interaksjon om rekrutteringsspørsmål mellom HR-avdelingen og andre avdelinger.

Forretningsprosessen med å søke, velge og ansette personell i virksomheten vår består av ni stadier ( ordningen):

Opplegg for forretningsprosessen "Søk, utvelgelse og ansettelse av personell"

Klikk på bildet for større visning

Trinn 1. Innlevering fra kunden til avdeling for personalledelse av søknad om utvelgelse av kandidat. Rekrutteringsprosessen starter med at kunden (leder for strukturenheten) fyller ut et søknadsskjema for utvelgelse av en kandidat. Vi mener at hovedkravene er: 1) arbeidserfaring; 2) besittelse av nødvendige ferdigheter; 3) kunnskap om et fremmedspråk (i noen stillinger). Søknaden angir også preferanser etter kjønn og alder på kandidaten. Den utfylte søknaden godkjennes av foretakets direktør.

Trinn 2. Søk / valg av personell. For at alle ansatte som er involvert i utvelgelsen av personell skal forstå utvelgelseskriteriene tydelig, analyserer rekruttereren søknaden og avklarer:

• navnet på den ledige stillingen, i hvilken strukturell enhet den er åpen;
• årsaken til ledigheten;
• til hvem spesialisten i denne stillingen rapporterer / antall underordnede;
• funksjonelt ansvar;
• grunnleggende krav til kandidater.

Kunden er forpliktet til å tydelig begrunne kravene spesifisert i søknaden for søkeren:

• aldersbegrensninger;
• obligatorisk utdanningsnivå (spesialisering, kvalifikasjoner, tilgjengelighet av spesialundervisning, etc.);
• nødvendig arbeidserfaring (aktivitetsområder, tittel på stillingen, avdeling der spesialisten tidligere kunne jobbe);
• høyt spesialiserte faglige ferdigheter (nivå av PC-kunnskap, kunnskap om fremmedspråk, kjøreerfaring, etc.).

HR er forpliktet til å vite hvilke profesjonelle ZUN i denne stillingen som er nødvendige, hva som er ønskelig, hvilke forretningsmessige og personlige egenskaper den ansatte bør ha. Dette er viktig for å kunne analysere arbeidet (stillingen).

Etter å ha en klar ide om lederens krav til den fremtidige ansatte, nyansene i arbeidet, særegenhetene til mikroklimaet i teamet til den strukturelle enheten og bedriftskulturen til bedriften som helhet, danner rekruttereren stillingsprofil som inkluderer følgende informasjon:

• aldersbegrensninger (begrunnet);
• preferanser for sivilstatus og tilstedeværelsen av barn, deres alder (for eksempel er familiefolk ikke alltid enige om hyppige forretningsreiser);
• utdanningskrav;
• tilstedeværelsen av dårlige vaner (bedriftskulturen til selskapet godtar dem ikke);
• helsestatus;
• krav til arbeidserfaring;
• det nødvendige nivået av kunnskap, ferdigheter og evner;
• Personlige karakteristikker.

Et eksempel på en jobbprofil er gitt i tabell 1.

Tab. 1. Profil på stillingen "spesialist i å jobbe med kunder"

Etter at stillingsprofilen er dannet, utvikler og godkjenner rekruttereren med sin nærmeste leder sett med tiltak på søk / utvalg av kandidater (se for eksempel tabell 2), som inkluderer:

• dannelse av en posisjonsprofil;
• valg av attraksjonskilder;
• skrive en annonse om åpning av en ledig stilling (for plassering i media, Internett, etc.);
• forberedelse av spørsmål til et strukturert intervju (ved lukking av høyt spesialiserte stillinger, for eksempel ved valg av datanettverksadministrator).

Tab. 2. Et sett med tiltak for valg av regnskapsfører (uten kategori)

Avhengig av kravene til den ledige stillingen, velges kildene for utvelgelse:

• allerede arbeidende ansatte (inkludert personellreserve);
• unge spesialister som har fullført et internship (praksis) ved våre bedrifter;
• eksternt søk;
• en database over tidligere ansatte i bedriften som sluttet av egen vilje eller ble sagt opp av grunner som ikke stiller spørsmål ved de faglige og personlige egenskapene til den ansatte (for eksempel for å redusere ansatte);
• database med CVer akkumulert av rekruttereren;
• samarbeid med sysselsettingssentre (Donetsk, Makeevka, Lugansk og Lugansk-regionen);
• samarbeid med personell og rekrutteringsbyråer;
• samarbeid med universiteter, videregående spesialiserte utdanningsinstitusjoner, fagskoler;
• utleie av ansatte (for midlertidige jobber);
• direkte søk.

For å velge kandidater til ledige stillinger som avdelingsledere og for noen andre stillinger (revisor, assisterende leder, etc.), gjennomføres psykologisk testing, som bekrefter tilstedeværelsen av de viktigste faglige og personlige egenskapene for denne stillingen (egen sett med prøver for hver ledig stilling). For å teste kandidater bruker HR-avdelingens psykolog:

• metode for multivariat studie av personligheten til Cattell ( Raymond B. Cattell);
• Keirsey spørreskjema ( John Keirsey);
• G. Eysencks test ( Hans Eysenck, tilpasning av A. Shmelev);
• diagnose av prestasjonsmotivasjon av A. Mehrabyan ( Albert Mehrabian),
• mellommenneskelig diagnose T. Leary ( Timothy Leary) og så videre.

Trinn 3. Primærutvelgelse av personell til meldt ledig stilling. Takket være det veletablerte arbeidet i henhold til rekrutteringsplanen mottar vi en strøm av CV-er av kandidater hver dag. Alle blir analysert, informasjon om søkere legges inn i databasen. Dersom kandidaten oppfyller de grunnleggende kravene til stillingen, gjennomfører rekruttereren et foreløpig intervju med ham på telefon.

På bakgrunn av resultatet av et telefonintervju inviteres søkeren til stillingen til et møte. Først fyller han ut "Candidate Questionnaire"-skjemaet ( Vedlegg 1), så gjennomfører rekruttereren et intervju, basert på resultatene som han konkluderer med at kandidaten oppfyller kravene til stillingen. Ved en positiv vurdering tas søkeren opp til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Rekruttereren koordinerer datoene og tidspunktene for alle intervjuer (tester) med kunden og psykologen (om nødvendig med lederen av sikkerhetstjenesten, lederen eller hans første stedfortreder).

Trinn 4. Psykologisk testing(hvis gitt). I henhold til resultatene av testingen gir psykologen ved pen konklusjon som gjenspeiler samsvaret med kandidatens psykologiske egenskaper med kravene til den ledige stillingen, hans styrker og svakheter og mulige vanskeligheter med å tilpasse seg en ny arbeidsplass.

Et eksempel på en psykologs konklusjon basert på testresultater er gitt i vedlegg 2.

Trinn 5. Intervju med linjeleder. Rekruttereren sender kunden følgende informasjon om kandidaten:

• sammendrag;
• utfylt skjema "Kandidatspørreskjema";
• resultater av psykologisk testing (hvis utført).

Lederen for strukturenheten plikter, innen tre virkedager fra det øyeblikket han har gitt ham data om kandidaten, å sette dato og klokkeslett for intervjuet, som skal finne sted innen syv virkedager. Etter intervjuet er kunden forpliktet til innen to virkedager å gi rekruttereren konklusjoner om kandidatens faglige nivå, hans overholdelse av de oppgitte kravene. Ved en positiv vurdering går personen videre til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Under et intervju med en potensiell ansatt av kunden, avklarer rekruttereren kravene til den ledige stillingen (bemerker det som er viktigere for kunden: evnen til å beregne kostnadene, oppmerksomhet, utholdenhet, etc.). Dersom kandidaten ikke har nødvendige faglige kunnskaper og ferdigheter, analyserer rekruttereren årsakene til avviket, justerer stillingsprofil og utvelgelsesmetoder.

Trinn 6. Verifisering av informasjon om kandidaten av sikkerhetstjenesten (SB) i selskapet. Dersom linjeleder tar en positiv avgjørelse basert på resultatene av intervjuet, sender rekruttereren informasjon om søkeren (en kopi av «Candidate Questionnaire»-skjemaet) til bedriftens sikkerhetstjeneste. Innen tre virkedager er en sikkerhetsspesialist forpliktet til å verifisere disse dataene og gi en uttalelse til personalavdelingen. Med et positivt svar får kandidaten gå videre til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Trinn 7. Gjennomgang av anbefalinger. Spesialisten til psamler inn (klargjør) anbefalinger fra søkerens tidligere jobber: stilling han har, funksjonelle oppgaver, faglig nivå, referanser fra tidligere kolleger, grunner til oppsigelse, etc.

Trinn 8. Beslutning om opptak av en kandidat. På dette stadiet sender rekruttereren en pakke med dokumenter til vurdering av direktøren for bedriften:

• skjemaet "Kandidatspørreskjema";
• kandidat CV;
• resultater av psykologisk testing (hvis noen);
• referanser fra tidligere jobber til kandidaten;
• SB konklusjon.

Direktøren setter dato og klokkeslett for intervjuet med kandidaten (eller bestemmer seg for ansettelse uten intervju). Dersom avgjørelsen er positiv, sender rekruttereren kandidaten til personalavdelingen for papirarbeid.

Hvis en kandidat ikke oppfyller kravene til stillingen på noe stadium av utvelgelsen, takker rekruttereren personen for å svare på stillingskunngjøringen og nekter ham høflig. Personopplysningene til den avviste kandidaten legges inn i databasen med notater som senere kan være nyttige ved nedleggelse av en annen ledig stilling.

Trinn 9. Påmelding til arbeid. Hvis søkeren oppfyller alle kravene til stillingen, avtaler lederen av den strukturelle enheten med ham datoen for den faktiske inngangen til arbeid. I tilfeller fastsatt ved lov gjennomgår den fremtidige ansatte i foretaket en medisinsk undersøkelse.

Under moderne forhold strukturerer de fleste stabile virksomheter sine forretningsprosesser, inkludert innen HR-ledelse: det er mye lettere å jobbe i henhold til en tydelig beskrevet ordning.

Etter at omorganiseringen var fullført i bedriften vår og den nådde "break-even-punktet", bestemte vi oss for å strømlinjeforme arbeidet til hver spesialist, inkludert aktivitetene til rekruttereren.

Rekruttering er en nøkkelaktivitet i personalledelsestjenesten (HR-avdelingen), fordi dannelsen av et team begynner med søk og utvelgelse av de rette personene for selskapet. La oss fortelle deg mer detaljert hvordan rekrutteringsprosessen er strømlinjeformet i vårt selskap.

For å forbedre kvaliteten på personalledelsen og effektiviteten av arbeidet til en intern rekrutterer, ble forskriften "Om søk, utvelgelse og ansettelse av personell" utviklet. Dette dokumentet beskriver rekrutteringsprosessen: det regulerer hele handlingskjeden til rekruttereren, etablerer reglene for interaksjon om rekrutteringsspørsmål mellom HR-avdelingen og andre avdelinger.

Forretningsprosessen med å søke, velge og ansette personell i virksomheten vår består av ni stadier ( ordningen):

Opplegg for forretningsprosessen "Søk, utvelgelse og ansettelse av personell"

Klikk på bildet for større visning

Trinn 1. Innlevering fra kunden til avdeling for personalledelse av søknad om utvelgelse av kandidat. Rekrutteringsprosessen starter med at kunden (leder for strukturenheten) fyller ut et søknadsskjema for utvelgelse av en kandidat. Vi mener at hovedkravene er: 1) arbeidserfaring; 2) besittelse av nødvendige ferdigheter; 3) kunnskap om et fremmedspråk (i noen stillinger). Søknaden angir også preferanser etter kjønn og alder på kandidaten. Den utfylte søknaden godkjennes av foretakets direktør.

Trinn 2. Søk / valg av personell. For at alle ansatte som er involvert i utvelgelsen av personell skal forstå utvelgelseskriteriene tydelig, analyserer rekruttereren søknaden og avklarer:

• navnet på den ledige stillingen, i hvilken strukturell enhet den er åpen;
• årsaken til ledigheten;
• til hvem spesialisten i denne stillingen rapporterer / antall underordnede;
• funksjonelt ansvar;
• grunnleggende krav til kandidater.

Kunden er forpliktet til å tydelig begrunne kravene spesifisert i søknaden for søkeren:

• aldersbegrensninger;
• obligatorisk utdanningsnivå (spesialisering, kvalifikasjoner, tilgjengelighet av spesialundervisning, etc.);
• nødvendig arbeidserfaring (aktivitetsområder, tittel på stillingen, avdeling der spesialisten tidligere kunne jobbe);
• høyt spesialiserte faglige ferdigheter (nivå av PC-kunnskap, kunnskap om fremmedspråk, kjøreerfaring, etc.).

HR er forpliktet til å vite hvilke profesjonelle ZUN i denne stillingen som er nødvendige, hva som er ønskelig, hvilke forretningsmessige og personlige egenskaper den ansatte bør ha. Dette er viktig for å kunne analysere arbeidet (stillingen).

Etter å ha en klar ide om lederens krav til den fremtidige ansatte, nyansene i arbeidet, særegenhetene til mikroklimaet i teamet til den strukturelle enheten og bedriftskulturen til bedriften som helhet, danner rekruttereren stillingsprofil som inkluderer følgende informasjon:

• aldersbegrensninger (begrunnet);
• preferanser for sivilstatus og tilstedeværelsen av barn, deres alder (for eksempel er familiefolk ikke alltid enige om hyppige forretningsreiser);
• utdanningskrav;
• tilstedeværelsen av dårlige vaner (bedriftskulturen til selskapet godtar dem ikke);
• helsestatus;
• krav til arbeidserfaring;
• det nødvendige nivået av kunnskap, ferdigheter og evner;
• Personlige karakteristikker.

Et eksempel på en jobbprofil er gitt i tabell 1.

Tab. 1. Profil på stillingen "spesialist i å jobbe med kunder"

Etter at stillingsprofilen er dannet, utvikler og godkjenner rekruttereren med sin nærmeste leder sett med tiltak på søk / utvalg av kandidater (se for eksempel tabell 2), som inkluderer:

• dannelse av en posisjonsprofil;
• valg av attraksjonskilder;
• skrive en annonse om åpning av en ledig stilling (for plassering i media, Internett, etc.);
• forberedelse av spørsmål til et strukturert intervju (ved lukking av høyt spesialiserte stillinger, for eksempel ved valg av datanettverksadministrator).

Tab. 2. Et sett med tiltak for valg av regnskapsfører (uten kategori)

Avhengig av kravene til den ledige stillingen, velges kildene for utvelgelse:

• allerede arbeidende ansatte (inkludert personellreserve);
• unge spesialister som har fullført et internship (praksis) ved våre bedrifter;
• eksternt søk;
• en database over tidligere ansatte i bedriften som sluttet av egen vilje eller ble sagt opp av grunner som ikke stiller spørsmål ved de faglige og personlige egenskapene til den ansatte (for eksempel for å redusere ansatte);
• database med CVer akkumulert av rekruttereren;
• samarbeid med sysselsettingssentre (Donetsk, Makeevka, Lugansk og Lugansk-regionen);
• samarbeid med personell og rekrutteringsbyråer;
• samarbeid med universiteter, videregående spesialiserte utdanningsinstitusjoner, fagskoler;
• utleie av ansatte (for midlertidige jobber);
• direkte søk.

For å velge kandidater til ledige stillinger som avdelingsledere og for noen andre stillinger (revisor, assisterende leder, etc.), gjennomføres psykologisk testing, som bekrefter tilstedeværelsen av de viktigste faglige og personlige egenskapene for denne stillingen (egen sett med prøver for hver ledig stilling). For å teste kandidater bruker HR-avdelingens psykolog:

• metode for multivariat studie av personligheten til Cattell ( Raymond B. Cattell);
• Keirsey spørreskjema ( John Keirsey);
• G. Eysencks test ( Hans Eysenck, tilpasning av A. Shmelev);
• diagnose av prestasjonsmotivasjon av A. Mehrabyan ( Albert Mehrabian),
• mellommenneskelig diagnose T. Leary ( Timothy Leary) og så videre.

Trinn 3. Primærutvelgelse av personell til meldt ledig stilling. Takket være det veletablerte arbeidet i henhold til rekrutteringsplanen mottar vi en strøm av CV-er av kandidater hver dag. Alle blir analysert, informasjon om søkere legges inn i databasen. Dersom kandidaten oppfyller de grunnleggende kravene til stillingen, gjennomfører rekruttereren et foreløpig intervju med ham på telefon.

På bakgrunn av resultatet av et telefonintervju inviteres søkeren til stillingen til et møte. Først fyller han ut "Candidate Questionnaire"-skjemaet ( Vedlegg 1), så gjennomfører rekruttereren et intervju, basert på resultatene som han konkluderer med at kandidaten oppfyller kravene til stillingen. Ved en positiv vurdering tas søkeren opp til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Rekruttereren koordinerer datoene og tidspunktene for alle intervjuer (tester) med kunden og psykologen (om nødvendig med lederen av sikkerhetstjenesten, lederen eller hans første stedfortreder).

Trinn 4. Psykologisk testing(hvis gitt). I henhold til resultatene av testingen gir psykologen ved pen konklusjon som gjenspeiler samsvaret med kandidatens psykologiske egenskaper med kravene til den ledige stillingen, hans styrker og svakheter og mulige vanskeligheter med å tilpasse seg en ny arbeidsplass.

Et eksempel på en psykologs konklusjon basert på testresultater er gitt i vedlegg 2.

Trinn 5. Intervju med linjeleder. Rekruttereren sender kunden følgende informasjon om kandidaten:

• sammendrag;
• utfylt skjema "Kandidatspørreskjema";
• resultater av psykologisk testing (hvis utført).

Lederen for strukturenheten plikter, innen tre virkedager fra det øyeblikket han har gitt ham data om kandidaten, å sette dato og klokkeslett for intervjuet, som skal finne sted innen syv virkedager. Etter intervjuet er kunden forpliktet til innen to virkedager å gi rekruttereren konklusjoner om kandidatens faglige nivå, hans overholdelse av de oppgitte kravene. Ved en positiv vurdering går personen videre til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Under et intervju med en potensiell ansatt av kunden, avklarer rekruttereren kravene til den ledige stillingen (bemerker det som er viktigere for kunden: evnen til å beregne kostnadene, oppmerksomhet, utholdenhet, etc.). Dersom kandidaten ikke har nødvendige faglige kunnskaper og ferdigheter, analyserer rekruttereren årsakene til avviket, justerer stillingsprofil og utvelgelsesmetoder.

Trinn 6. Verifisering av informasjon om kandidaten av sikkerhetstjenesten (SB) i selskapet. Dersom linjeleder tar en positiv avgjørelse basert på resultatene av intervjuet, sender rekruttereren informasjon om søkeren (en kopi av «Candidate Questionnaire»-skjemaet) til bedriftens sikkerhetstjeneste. Innen tre virkedager er en sikkerhetsspesialist forpliktet til å verifisere disse dataene og gi en uttalelse til personalavdelingen. Med et positivt svar får kandidaten gå videre til neste trinn i utvelgelsesprosedyren.

Trinn 7. Gjennomgang av anbefalinger. Spesialisten til psamler inn (klargjør) anbefalinger fra søkerens tidligere jobber: stilling han har, funksjonelle oppgaver, faglig nivå, referanser fra tidligere kolleger, grunner til oppsigelse, etc.

Trinn 8. Beslutning om opptak av en kandidat. På dette stadiet sender rekruttereren en pakke med dokumenter til vurdering av direktøren for bedriften:

• skjemaet "Kandidatspørreskjema";
• kandidat CV;
• resultater av psykologisk testing (hvis noen);
• referanser fra tidligere jobber til kandidaten;
• SB konklusjon.

Direktøren setter dato og klokkeslett for intervjuet med kandidaten (eller bestemmer seg for ansettelse uten intervju). Dersom avgjørelsen er positiv, sender rekruttereren kandidaten til personalavdelingen for papirarbeid.

Hvis en kandidat ikke oppfyller kravene til stillingen på noe stadium av utvelgelsen, takker rekruttereren personen for å svare på stillingskunngjøringen og nekter ham høflig. Personopplysningene til den avviste kandidaten legges inn i databasen med notater som senere kan være nyttige ved nedleggelse av en annen ledig stilling.

Trinn 9. Påmelding til arbeid. Hvis søkeren oppfyller alle kravene til stillingen, avtaler lederen av den strukturelle enheten med ham datoen for den faktiske inngangen til arbeid. I tilfeller fastsatt ved lov gjennomgår den fremtidige ansatte i foretaket en medisinsk undersøkelse.