Проект «Электронная Россия» часто обсуждается и критикуется – как целиком, так и по частям. Мы расскажем лишь об одном аспекте данного проекта – о ситуации с межведомственным электронным документооборотом – в частности о том, что уже сделано в этом направлении.

Текущее состояние дел с МЭДО таково. Автоматизация документооборота в отдельных ведомствах сейчас - на довольно высоком уровне, так как проекты давно ведутся во многих структурах. Но несмотря на это, оригиналы документов и межведомственный документооборот до сих пор - практически повсеместно бумажные. Как раз на днях по ТВ показывали стопку папок всего лишь с одним из законопроектов, оправляемых на утверждение в какое-то министерство – выглядит весьма впечатляюще. Если учесть, что эти документы должны существовать далеко не в одном или даже двух-трёх экземплярах, то вопрос с защитою лесов от вырубания в нашей стране явно стоит очень остро.

Собственно внедрение МЭДО и должно решить эти проблемы, а кроме того – повлиять на скорость прохождения документов по ведомствам, привести к упрощению всех процедур, сокращению штата чиновников и так далее. Да и вообще пользы много можно получить. К слову, Герман Греф, рассказывая о том, как пришлось интегрировать базы данных нескольких ведомств региона для запуска электронной карты гражданина, упомянул о 30-процентном сокращении количества льготников, которое существовало из-за дублирования списков.

Госрегулирование
Что касается госрегулирования, то уже есть целый ряд установленных правил, регламентирующих межведомственный документооборот. Об одном из них рассказано здесь habrahabr.ru/company/eos/blog/109299 . Кроме того, утверждены технические требования по МЭДО, в том числе – и требования к шлюзу. Состав программного обеспечения автоматизированного рабочего места шлюза, к примеру, должен включать:

а) операционную систему типа Windows XP Professional Russian;
б) Secure Pack Rus 1.0 for Windows XP;
в) Office Professional Plus 2007 Russian OLP NL

Состав программного обеспечения сервера шлюза должен включать:
а) операционную систему типа Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian OLP NL;
б) SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russian OLP C.

Архитектура МЭДО
Для взаимодействия систем электронного документооборота, используемых в разных министерствах и аппарата правительства РФ, используется специализированная электронная почтовая служба, которая доставляет документы между СЭДами с помощью специализированных шлюзов.
В свою очередь, каждая система электронного документооборота, используемая в рамках проекта МЭДО, имеет свой адаптер, который при отправке документа приводит карточку документа в СЭД в единый утверждённый формат.

Данный формат основан на языке XML, и описан в Постановление Правительства об утверждении положения о МЭДО (№754 от 22 сентября 2009), а также в Распоряжение от 2 октября 2009 г. (N 1403-р) (Об утверждении технических требований по МЭДО).

Пилотный проект или что уже есть
В 2009 году в рамках программы по созданию электронного правительства был запущен первый пилотный проект по реализации межведомственного ЭДО между Аппаратом Правительства РФ и Министерством сельского хозяйства РФ, Министерством связи и массовых коммуникаций РФ и Министерством экономического развития РФ. На сегодняшний день этот самый проект уже проходит опытную эксплуатацию: к примеру, осуществляется документооборот между Аппаратом Правительства и Министерством сельского хозяйства РФ, а также между Министерством сельского хозяйства и другими ФОИВ, подключенными к системе. В будущем предполагается постепенное подключение регионов - пилотным регионом, подключаемым к МЭДО, станет Калининградская область.

МЭДО создавалась на основе существующей почтовой системы МЭДО и СЭД, используемых федеральными органами исполнительной власти. В ходе проекта была проведена разработка технических требований, включая единый формат взаимодействия СЭД и средства сопряжения СЭД ФОИВ для обеспечения работы в едином формате. Также были разработаны единые правила ведения делопроизводства, положения о системе межведомственного электронного документооборота, взаимодействия Аппарата Правительства и ФОИВ. Также проведено поэтапное расширение функциональности взаимодействия и состава пересылаемых в электронной форме документов.

В итоге система на данный момент выглядит так:

Что на данный момент позволяет делать МЭДО:
- направлять ФОИВ электронные копии резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей;
- направлять ФОИВ электронные копии протоколов совещаний в Правительстве РФ;
- направлять письма структурных подразделений Аппарата Правительства РФ в ФОИВ и организации, включённые в систему МЭДО, в электронном виде.

Кроме того, в МЭДО идет отработка таких процессов:
- порядка и технологии направления писем структурных подразделений Аппарата Правительства Российской Федерации в электронном виде;
- организация обучения администраторов автоматизированных информационных систем ФОИВ, подключаемых к системе МЭДО, порядку взаимодействия по вопросам использования основных технологических элементов сопряжения электронного документооборота;
- опытная отработка направления в Аппарат Правительства Российской Федерации электронных копий исходящих писем федеральных органов исполнительной власти и организаций;
- разработка программно-технических средств обеспечения доступа к информации о прохождении и ходе исполнения документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти.

Конечно, можно сказать, что пока не так уж и много сделано, но это только на первый взгляд. Каждая функция требует отработки маршрутов движения документов, согласования этих маршрутов во всех ведомствах и так далее, а их в каждом ведомстве очень много. Если говорить собственно о технических и технологических проблемах межведомственного электронного документооборота, то, пожалуй, наибольшие сложности сопряжены с подписанием электронных документов в условиях принятой технологии выпуска документов (без номера и даты), а также с организацией полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

Вот так дела обстоят с МЭДО на федеральном уровне. На уровне регионов ситуация значительно отличается, но об этом мы расскажем в следующем посте.

Д.В. ВОЛОДИН

ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Volodin D.V. Organization problems of interdepartmental exchange of electronic documents

Аннотация / Annotation

В статье анализируются современные тенденции межведомственного информационного взаимодействия, ключевые проблемы и принципы организации межведомственного электронного документооборота (МЭД). Рассматривается практическая реализация данных положений на примере проекта создания системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти РФ.

This article is devoted to the analysis of contemporary trends in interdepartmental informational interaction. It is describing key problems and principles of interdepartmental exchange of electronic documents. The Federal «MEDO» project is considered as an example of practical realization.

Ключевые слова / Keywords

Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)», межведомственное информационное взаимодействие, межведомственный электронный документооборот (МЭД), Единый портал государственных услуг, Общероссийский государственный информационный центр (ОГИЦ), автоматизированная система управления документами (АСУД).

State Program «The Information Society (2011-2020)», interdepartmental informational interaction, interdepartmental exchange of electronic documents, Integrated state services portal, The All-Russian State Informational Center, electronic record management system (ERMS).

ВОЛОДИН Дмитрий Владимирович - аналитик-консультант направления Microsoft SharePoint, «Электронные Офисные Системы», г. Москва; 8-495-221-24-31 доб. 313, +7-903-261-34-49; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В настоящее время в России в рамках построения «электронного правительства» реализуется сразу несколько крупных государственных проектов. Для специалистов по управлению документами, безусловно, особый интерес представляет проект создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти РФ.

Создание такой системы позволит объединить используемые в различных государственных органах разнородные системы управления документами в единое информационное пространство. Решение подобных задач позволяет выйти на качественно новый уровень применения электронных документов в деятельности государственных органов. В свою очередь, легализация и практическое внедрение электронных форм межведомственного взаимодействия должны привести к серьезным улучшениям в процессах исполнения государственных функций и оказания услуг гражданам и организациям.

Проблемы организации межведомственного информационного взаимодействия имеют важное практическое значение для специалистов отрасли управления документами и архивами. Впервые для федеральных органов исполнительной власти установлено обязательное наличие информационных систем, обеспечивающих создание, обработку и хранение электронных документов ведомства. Сегодня к этому добавляется также возможность электронного обмена документами с другими органами власти путем подключения к системе межведомственного электронного документооборота.

Описываемая проблематика является одним из новых направлений в практике управления документами и практически не отражена в имеющихся публикациях. Исключение составляют отдельные статьи, преимущественно прикладного характера, посвященные ходу реализации федерального проекта «МЭДО», проводимого под эгидой ФСО РФ. Кроме того, в последнее время вопросы межведомственного электронного документооборота достаточно активно обсуждаются в публикациях в профессиональном и научном сообществе, в отраслевых периодических изданиях и на интернет-ресурсах.

В научных журналах данная тема до настоящего времени не рассматривалась, хотя отдельные вопросы долговременного хранения и использования электронных документов были освещены в публикациях журналов «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы» .

Тенденции развития межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время на государственном уровне принят целый ряд основополагающих концептуальных документов, в которых поставлена задача формирования в обозримом будущем т.н. «электронного правительства» в Российской Федерации. Под электронным правительством понимается эффективная система межведомственного информационного взаимодействия и предоставления государственных услуг гражданам и организациям на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время в области автоматизации документооборота в государственном секторе наблюдается значительный прогресс. Многие министерства и ведомства уже в течение ряда лет используют в своей работе различные автоматизированные системы управления документами (АСУД), выбор которых был основан на характере деятельности ведомства, объеме документооборота, требованиях к его надежности и безопасности, особенностях работы с теми или иными документами. За время использования АСУД были накоплены значительные объемы архивов электронных документов.

Предпринимаются также отдельные шаги в области организации межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время информация достаточно активно передается между органами власти, в том числе и в электронном виде. Отдельные органы исполнительной власти на постоянной основе взаимодействуют друг с другом путем обмена электронными документами, обладающими официально признанной юридической силой. Это взаимодействие осуществляется на основе принятия соответствующих соглашений между участниками обмена.

Межведомственный электронный документооборот существует также между отельными федеральными органами в рамках решения комплексных задач государственного управления, требующих активного обмена информацией. Так например, благодаря наличию специальной подсистемы обмена данными к системе электронного документооборота Министерства экономического развития и торговли РФ подключены подведомственные федеральные службы и агентства В их числе – Федеральная служба по тарифам (ФТС России), Федеральные агентства – по управлению федеральным имуществом (Росимущество), кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость), по управлению особыми экономическими зонами (РосОЭЗ) и Российский фонд Федерального имущества (РФФИ). Отдельные ведомства разрабатывают типовые соглашения об информационном взаимодействии, к которым в добровольном порядке могут присоединяться заинтересованные организации.

Одной из наиболее динамично развивающихся областей электронного взаимодействия органов исполнительной власти является предоставление ими государственных услуг гражданам и организациям через Интернет. В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в глобальном информационном пространстве, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.) и обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами и организациями благодаря работе «виртуальных приемных», служб «одного окна», предоставлению отдельных специализированных услуг и др. Реализация всех указанных видов взаимодействия требует организации достоверного и юридически значимого электронного документооборота между органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

В целях создания единой точки доступа граждан и организаций к информации и сервисам государственных органов создан Единый Портал Государственных Услуг (www.gosuslugi.ru). Данный портал включает единый реестр государственных услуг, а также содержит сведения о порядке и условиях их оказания. В настоящее время портал представляет собой общую информационно-справочную систему по взаимодействию населения с органами власти. В будущем через Единый Портал планируется организовать полноценное оказание услуг в электронной форме, что также подразумевает обмен юридически значимыми электронными документами.

В дополнение к порталам госуслуг во многих ведомствах организована работа т.н. служб «одного окна». Службы «одного окна» представляют собой специально созданные структурные подразделения органов исполнительной власти, которые осуществляют функции оформления и выдачи физическим или юридическим лицам запрашиваемых ими документов.

Обслуживание в режиме «одного окна» призвано исключить возможность необоснованного привлечения организаций и граждан к оформлению или согласованию документов, выдаваемых органами исполнительной власти (справок, копий, выписок, согласований, разрешений, лицензий, аттестатов, удостоверений, документации и др.). Использование электронных форм взаимодействия в работе служб «одного окна» позволяет превратить их в эффективный инструмент централизованного и качественного предоставления государственных услуг, благодаря значительному сокращению времени на подготовку запрашиваемых документов.

В рамках подготовки документов по запросам заявителей служба «одного окна» взаимодействует с другими органами исполнительной власти и государственными организациями, направляет к ним на согласование документы, обменивается справочной информацией и совершает иные операции, направленные на обеспечение подготовки требуемых заявителям документов.

Помимо перечисленных выше услуг, некоторые органы власти при обслуживании организаций и граждан допускают предоставление ими отдельных видов документации в электронном виде. Например, Федеральная налоговая служба РФ предоставляет услугу по приему налоговой отчетности при помощи Интернета. Разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде содержится в Налоговом кодексе РФ.

Помимо ФНС России, порядок предоставления отдельных видов документации в электронном виде установлен Министерством финансов РФ, Федеральной службой по финансовым рынкам, Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент) и др.

Проблемы, препятствующие организации МЭД. Вместе с тем, несмотря на наличие описанных позитивных тенденций, основные цели формирования электронного правительства в России остаются недостижимыми до настоящего времени.

Результаты внедрения информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам. Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

На сегодняшний день практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа. Получение населением и организациями государственных услуг, а также информации, связанной с деятельностью органов исполнительной власти, в большинстве случаев требует их личного обращения в органы исполнительной власти, а также предоставления запросов и другой необходимой информации в бумажном виде. Это приводит к большим затратам времени и создает значительные неудобства для населения.

Если задача автоматизации внутриведомственного документооборота решается относительно успешно путем разработки и внедрения АСУД в органах власти, то организация межведомственного обмена данными в электронном виде – задача более сложная. Она не может быть решена на уровне отдельных ведомств, поскольку требует взаимодействия различных АСУД в рамках единого межведомственного информационного пространства.

В процессе своего формирования находится также инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг.

Несмотря на весьма значительный процент автоматизации внутреннего документооборота государственных структур, используемые ими АСУД остаются замкнутыми и в подавляющем большинстве случаев не имеют средств взаимной интеграции. Различия в выработанных каждым органом государственной власти методических принципах, технологиях сбора, обработки и использования информации, неунифицированных информационно-лингвистических средствах значительно осложняют автоматизированное информационное взаимодействие между используемыми системами.

При проектировании и внедрении АСУД органов власти подрядные организации не ставят перед собой задачи межплатформенной интеграции и передачи информации между создаваемыми системами. Вследствие этого в настоящее время процесс обмена электронными документами между различными ведомствами крайне затруднен, а чаще всего просто невозможен.

В большинстве случаев обмен документами между государственными структурами заключается в передаче бумажных документов различными способами (в том числе фельдъегерской связью, курьерами, почтой). Все электронные способы обеспечивают доставку только незначительной части служебных документов.

Подобная территориальная распределенность информации и отсутствие возможности автоматизированного обмена электронными документами препятствуют своевременному осуществлению контроля исполнения документов и поручений вышестоящими органами и, вследствие этого, оперативному принятию управленческих решений; значительно увеличивают временные затраты на передачу информации между ведомствами, что повышает риски нарушения плановых сроков исполнения документов и поручений.

Таким образом, межведомственные барьеры, отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся в государственных органах методах сбора, хранения и обработки информации препятствуют осуществлению автоматизированного контроля исполнения документов и поручений и затрудняют использование современных эффективных информационных технологий в области межведомственного взаимодействия.

Все перечисленные негативные тенденции усугубляются постоянным ростом документооборота и усложнением процедур взаимодействия. По статистическим данным, объем документооборота органов исполнительной власти за пятилетие растет в среднем на 20-50%, при этом электронное взаимодействие между органами власти составляет лишь незначительную часть документооборота.

Вследствие низкого уровня автоматизации межведомственного взаимодействия в настоящее время отсутствует возможность провести достоверную классификацию циркулирующих документов и оценить целесообразность и эффективность межведомственных документопотоков.

Отдельно следует отметить наличие нерешенных кадровых проблем. Общий уровень профессиональной подготовки работников, ответственных за делопроизводство в органах исполнительной власти, по владению современными информационными технологиями остается невысоким, что является особенно критичным в связи с внедрением в деятельность органов исполнительной власти сложных и комплексных решений. Также это не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и предоставления государственных услуг населению и организациям на основе информационных технологий. Данный фактор значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Описанные выше проблемы и негативные тенденции носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Они могут быть преодолены только путем формирования единого пространства межведомственного информационного взаимодействия. Реализация концепции «электронного правительства» требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.

Информационные потоки, возникающие между органами государственной власти, нуждаются в структуризации, оценке целесообразности и эффективности и централизации в единой информационной среде, способной предоставить уполномоченным лицам возможность автоматизированного контроля движения и исполнения документов и поручений.

Выстроенная в России вертикаль власти требует четкой организации и прозрачности деятельности всех органов исполнительной власти для эффективного выполнения стоящих перед государством задач. Необходимый для принятия своевременных управленческих решений эффективный контроль исполнения поручений вышестоящих органов может быть обеспечен за счет автоматизированных средств, позволяющих консолидировать необходимую информацию и предоставлять возможность получения аналитической и статистической отчетности по исполнительской дисциплине на различных уровнях иерархии органов власти.

Существующие на сегодняшний день техническая, организационная и нормативно-правовая базы уже создали предпосылки для использования юридически значимого межведомственного электронного документооборота в деятельности органов государственной власти. Но для практической реализации МЭД необходимо наличие детально проработанной концептуальной и методологической базы, обеспечивающей построение пространства межведомственного взаимодействия.

Основные принципы организации МЭД. Организация МЭД в рамках всей системы государственного управления требует построения информационного пространства электронного взаимодействия на всех уровнях – федеральном, региональном и территориальном. Для реализации данной задачи необходимо решение целого ряда проблем, которые носят комплексный характер, включая нормативно-правовую, методологическую, организационную и техническую составляющие.

Технологическая инфраструктура МЭД включает т.н. «головной узел», «узлы участников», а также защищенные каналы связи.

В качестве головного узла выступают программно-технические комплексы, функционирующие в рамках системы государственных информационных центров. Разработка и внедрение таких комплексов должна обеспечить обмен юридически значимыми электронными документами между АСУД всех участников межведомственного взаимодействия, а также централизованное управление пересылаемыми документами. В России, как и во всем мире, в этих целях предусмотрено создание государственных информационных центров – Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ) и информационных центров федеральных округов РФ.

Роль узлов участников МЭД выполняют ведомственные автоматизированные системы управления документами (АСУД). Такие системы в настоящее время используются в большинстве федеральных органов исполнительной власти. С их помощью автоматизируется организационно-распорядительный документооборот, обработка обращений и запросов граждан и организаций, организация хранения электронных документов и управление электронными архивами. АСУД каждого ведомства должна быть снабжена т.н. «шлюзом», обеспечивающим обмен электронными сообщениями с системой МЭД.

Третьей составляющей МЭД является единая защищенная телекоммуникационная инфраструктура. Она создается на основе интеграции существующих и создаваемых телекоммуникационных сетей федеральных органов государственной власти, сетей органов власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также сетей общего пользования.

Основной принцип функционирования МЭД – интеграция имеющихся АСУД участников и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

В рамках МЭД организации-участники обмениваются электронными сообщениями, включающими как сами документы, так и уведомления о ходе их рассмотрения и исполнения.

Особую важность для функционирования системы МЭД играет разработка открытого стандарта межведомственного обмена электронными документами, позволяющего представлять информацию о передаваемом электронном документе в едином унифицированном формате.

Основой для разработки подобных стандартов должен служить новый ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . Данный стандарт включает требования к формату электронного сообщения, передаваемого в рамках Системы МЭД, включающего набор файлов документа, его метаданные и данные об электронно-цифровой подписи.

Помимо возможности обмена на межведомственном уровне, наличие единого стандарта позволит не потерять накопленные государственные электронные документы при устаревании АСУД и не тратить в будущем дополнительные средства на извлечение и перекодирование документов, хранящихся в устаревших системах.

Как известно, в нашей стране применение стандартов осуществляется на добровольной основе. Такой порядок установлен в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» и, в целом, соответствует мировым тенденциям в области стандартизации. Тем не менее, специальным нормативным актом или соглашением сторон может быть установлена обязательность применения стандарта или регламента для определенной категории организаций или на уровне ведомства. В частности, при построении системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти, формат обмена был закреплен в утвержденных Правительством РФ технических требованиях.

Практическая реализация МЭД. Описанные выше подходы к построению систем межведомственного электронного документооборота нашли практическое применение при создании подобной системы для федеральных органов исполнительной власти РФ. Данный проект (обозначаемый аббревиатурой «МЭДО») реализуется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)» и в соответствии с утвержденным Правительством РФ планом перехода на безбумажный документооборот.

К настоящему времени под эгидой Федеральной службы охраны РФ разработаны технические решения по построению этой системы, создана и введена в опытную эксплуатацию ее первая очередь. На федеральном уровне идут работы по развертыванию пилотного участка защищенной системы МЭДО между Администрацией Президента РФ, Аппаратом Правительства РФ, отдельными органами государственной власти.

Основными нормативными актами, определяющими статус, участников и порядок создания и применения данной системы, являются Положение о системе МЭДО и технические требования к ней. Все участники системы используют единый формат обмена электронными сообщениями, соответствующий по структуре ГОСТ Р 53898-2010.

Организатором (оператором) системы МЭДО определена Федеральная служба охраны РФ (ФСО). В ее функции входит организационное и методическое обеспечение, ведение адресных справочников, создание и обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО, а также поддержание ее в рабочем состоянии, обеспечение информационной безопасности информационного обмена.

По состоянию на июнь 2011 г., по данным ФСО, оборудование системы МЭДО установлено и подключено к транспортной инфраструктуре в 90 органах государственной власти и организациях. В 36 из них выполнены работы по интеграции ведомственных АСУД с системой МЭДО.

На текущий момент посредством системы в органы государственной власти и организации реализована рассылка следующих видов документов: актов Президента и Правительства РФ; резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей; протоколов совещаний в Правительстве РФ; писем структурных подразделений Аппарата Правительства РФ.

В настоящее время в рамках МЭД циркулируют уведомления о регистрации отправленного документа, отказе в регистрации, принятии к исполнению, подготовке и направлении доклада, изменении в ходе исполнения.

В настоящее время расширяется круг ведомств, участвующих в проекте, а также номенклатура документов, обмен которыми будет осуществляться в электронной форме. По каждому виду документов переход на электронный обмен осуществляется поэтапно. Сначала отрабатывается технология электронного обмена при сохранении бумажного, после чего отправка бумажных документов прекращается.

В будущем также запланированы мероприятия по расширению функциональности электронного взаимодействия ведомств. Для того чтобы в маршрутизации электронного документа не приходилось принимать участие человеку, с документом должен посылаться набор метаданных – структурированных реквизитов, – который позволяет автоматически обрабатывать документ. В утвержденных технических требованиях системы оговорен некий минимальный набор данных, который посылается вместе с документом. Впереди еще более сложная задача – при автоматизированной обработке поступившего документа АСУД органа власти должна формировать новые метаданные, отражающие состояние работы с документом. Но пока не определено, какие данные дополнительно должна вырабатывать АСУД, чтобы в режиме он-лайн информировать инициатора документа или других заинтересованных лиц о его текущем состоянии.

С точки зрения программно-технической реализации создаваемая система МЭДО включает следующие обязательные компоненты:

АСУД участников (существующие компоненты) – каждый участник имеет ведомственную систему, обеспечивающую автоматизацию внутренних процессов документооборота.

Шлюз (внедряемый компонент) – программно-технический комплекс, обеспечивающий обмен электронными сообщениями между АСУД и М системой МЭДО, включая функции хранения, просмотра, поиска, загрузки и выгрузки сообщений. Это типовое программное обеспечение (ПО), включающее сервер базы данных, автоматизированное рабочее место, а также клиентское ПО почтовой службы.

Адаптер (разрабатываемый компонент) – программный комплекс сопряжения АСУД с системой МЭДО. Это специализированное программное обеспечение, разрабатываемое отдельно для каждого типа АСУД.

Для поступающих по МЭДО сообщений адаптер обеспечивает их прием и преобразование из единого формата обмена в формат АСУД для реализации дальнейшей обработки. Для исходящих сообщений адаптер отвечает за подготовку к передаче, преобразование из формата АСУД в единый формат обмена и передачу в систему МЭДО.

Используемые в рамках проекта «МЭДО» программно-технические средства, обеспечивающие обмен электронными документами между ведомственными АСУД, были разработаны компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Кроме того, данная компания предлагает коммерческий вариант типового программного комплекса для автоматизации межведомственного электронного документооборота, уже сегодня доступного для приобретения и внедрения. Комплекс выпускается под названием «Сервер электронного взаимодействия» и обладает расширенными функциональными возможностями по сравнению со средствами, применяемыми ФСО РФ.

На сегодняшний день единственной АСУД, уже подготовленной к использованию в режиме МЭД, является также разрабатываемая ЭОС система «Дело» (начиная с версии 8.8.0). Именно она применяется в большинстве участников федерального проекта «МЭДО».

В типовой функционал системы «Дело» включена поддержка формата обмена электронными документами, разработанного на основе стандарта ГОСТ Р 53898-2010. Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое системой в процессе обмена документами по электронной почте, представляет собой т.н. «паспорт регистрационной карточки документа» (xml-описание основных реквизитов) и прикрепленные к ней файлы.

Системой «Дело» может быть сформирован набор направляемых по электронной почте уведомлений о прохождении документа в системе другого участника МЭДО. К числу событий, по которым может быть направлено электронное уведомление относятся: прием, регистрация, пересылка документа, создание и редактирование поручений по документу, отправка ответного документа.

При использовании в рамках системы МЭДО - АСУД других разработчиков понадобится обеспечить их доработку до соответствия общим требованиям. Для этого нужно получить у ФСО информацию по единому формату обмена электронными сообщениями и реализации взаимодействия участников МЭДО. После этого потребуется обратиться к поставщику или разработчику используемой АСУД для выполнения им работ по разработке адаптера сопряжения с МЭДО.

Очевидно, уже в ближайшем будущем следует ожидать появления штатного функционала сопряжения с системой МЭД в типовой конфигурации АСУД всех ведущих разработчиков, представленных на рынке. Это будет означать, что описанная в данной статье технология МЭД достигла уровня широкого практического применения.

Таким образом, организация межведомственного информационного взаимодействия и создание системы МЭД является одной из важнейших государственных задач в области реализации национальной концепции «электронного правительства».

Для реализации данного проекта необходимо решить целый ряд проблем организационно-технического и методологического характера. В их числе: отсутствие проработанного механизма применения электронных документов; отсутствие единых стандартов на процессы сбора, хранения и обработки информации; разрозненность ведомственных информационных систем и баз данных; недостаток квалифицированных специалистов и др.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования электронных документов в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов.

Формирование единого пространства межведомственного электронного взаимодействия требует проведения целого ряда скоординированных мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики, включая совершенствование нормативно-правового регулирования применения электронных документов, разработку ответствующего методического и организационного обеспечения, создание технологической инфраструктуры МЭД.

Обязательным условием построения системы МЭД является установление единых требований к составу, форматам и метаданным электронных документов, применяемых при межведомственном обмене, процессам приема, передачи и обработки электронных документов и программному обеспечению для автоматизации этих процессов.

На сегодняшний день уже реализованы программно-технические решения, которые делают межведомственный электронный документооборот реальностью. Методологические принципы организации взаимодействия разнородных АСУД апробируются на практике в рамках федерального проекта «МЭДО» и ожидают своего широкого применения. В ближайшем будущем полученный положительный опыт будет распространяться на региональном и муниципальном уровнях. Со временем к системам подобного типа будут подключаться как государственные органы, так и активно взаимодействующие с ними организации. Становится все более очевидным, что полномасштабное внедрение технологий МЭД в масштабах страны – вопрос времени.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота

Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 (Собрание законодательства Российской Федерации, N 32, 08.08.2011);
(Собрание законодательства Российской Федерации, N 38, 17.09.2012) (изменения вступили в силу с 1 марта 2013 года);
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2013 года N 305 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 10.04.2013);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 27.12.2016, N 0001201612270071);
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 октября 2017 года N 1260 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 19.10.2017, N 0001201710190011);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 19.03.2019, N 0001201903190011).
____________________________________________________________________

Правительство Российской Федерации

постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Путин

Положение о системе межведомственного электронного документооборота

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 22 сентября 2009 года N 754

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее соответственно - участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).
постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

3. Пункт утратил силу - постановление Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ..

4. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе (абзац в редакции :

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;
(Подпункт дополнительно включен с 1 марта 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 года N 890)

ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.
(Подпункт дополнительно включен с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273)

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя  программно-технические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений, средства мониторинга работоспособности технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота , средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Автоматизированными рабочими местами узел комплектуется по запросу участника межведомственного электронного документооборота.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

в) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников (классификаторов);
(Подпункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляют организатор межведомственного электронного документооборота и (или) участники межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота, а также путем создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота или участниками межведомственного электронного документооборота у операторов связи.
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 .

14_1. Создание узлов межведомственного электронного документооборота и организация каналов связи межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов осуществляются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации.
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_2. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право создавать узлы межведомственного электронного документооборота, организовывать каналы связи межведомственного электронного документооборота и поддерживать технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_3. Создание узлов межведомственного электронного документооборота, организация каналов связи межведомственного электронного документооборота и поддержание в работоспособном состоянии технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, осуществляются за счет средств этих организаций.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_4. Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; утратил силу с 27 марта 2019 года - постановление Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 ..

15. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов приобретаются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации, и передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации этим органам и фондам на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических и программно-технических средств.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_1. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право приобретать технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_2. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, приобретаются за счет средств этих организаций.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_3. Технические требования к создаваемым узлам межведомственного электронного документооборота и организуемым каналам связи межведомственного электронного документооборота, а также к приобретаемым техническим и программно-техническим средствам узлов межведомственного электронного документооборота согласуются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и организациями, созданными для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, с организатором межведомственного электронного документооборота.

Порядок согласования утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_4. Технические и программно-технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность указанных средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484)

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с  организатором межведомственного электронного документооборота .
(Азац в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

18. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

19. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

19_1. Отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота в тестовом режиме с дублированием документов на бумажных носителях должна осуществляться в течение не менее одного месяца с момента подключения участника межведомственного электронного документооборота. Период тестового режима определяется участником межведомственного электронного документооборота.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484)

20. Информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

21. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором межведомственного электронного документооборота и (или) участниками межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

22. Финансирование приобретения расходных материалов (съемные носители информации, картриджи к принтерам и другие) осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота.

23. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

24. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

25. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

г) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

(Москва, 26 октября 2011 г.)

Состояние дел

1.1. Нормативная основа межведомственного электронного документооборота и электронного правительства.

Нормативную основу внедрения межведомственного электронного документооборота составляют Поручение Президента Российской Федерации по итогам заседания Государственного Совета Российской Федерации от 17 июля 2008 года, которым, в частности, ставится задача обеспечить переход федеральных органов исполнительной власти преимущественно на электронный документооборот не позднее 1 января 2011 года, Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754, а также ряд других поручений, распоряжений и иных актов Правительства и федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с первоначальной редакцией Положения участниками межведомственного электронного документооборота являлись федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации. В настоящее время число участников МЭДО расширяется. В соответствии с новой редакцией Положения (утвержденной 01.08.2011 постановлением Правительства Российской Федерации № 641) межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов (далее соответственно - информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота).

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

Нормативную основу построения в Российской Федерации электронного правительства составляет концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства, утвержденная 6 мая 2008 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 632-р (с изменениями, внесёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2009 № 219).

Отвечают за реализацию этой концепции в соответствии с распоряжением - Минкомсвязи России совместно с Минэкономразвития России и ФСО России.

В соответствии с этой концепцией под электронным правительством в Концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

В развитие концепции электронного правительства Постановлением Правительства Российской Федерации от от 8 сентября 2010 г. № 697 утверждено Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (системе МЭВ), а также вышел Приказ Минкомсвязи России от 27 декабря 2010 г. № 190 об утверждении технических требований к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия.

Дальнейшие мероприятия по развитию электронного правительства предусмотрены Положением об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451).

Основными направлениями, по которым осуществляется внедрение информационных технологий в области управления документацией, являются следующие:

а) в технологической сфере

• развитие технологий делопроизводства и документооборота на основе систем класса Electronic Document Management Systems - системы управления электронными документами (EDMS) и систем класса Enterprise Content Management - управление контентом предприятия, Enterprise Information Management Systems - системы управления информацией предприятия (ECM или EIMS);

  развитие технологий архивного хранения - системы класса Electronic Archieves, электронные архивы(EA);

  развитие технологий перевода документов на различных типах носителей в цифровую форму и распознавания текстов;

  интеграция систем электронного документооборота и электронных архивов;

  создание инфраструктуры межведомственного электронного документооборота (МЭДО) для органов исполнительной власти и аналогичных систем для коммерческих организаций и обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота различных организаций между собой на её основе;

б) в сфере нормативно-правового и методического обеспечения

принятие законодательных актов об информации, информационных технологиях и защите информации, об электронной подписи и иных;

легитимизация электронного документооборота на ведомственном и межведомственном уровнях с помощью принятия соответствующих нормативных документов;

В настоящее время разработкой решений для систем электронного документооборота и электронных архивов занимается значительное количество коммерческих организаций-разработчиков.

Так согласно имеющимся в Аппарате Правительства Российской Федерации сведениям в федеральных органах исполнительной власти, подключаемых к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), реализовано 38 решений от 22 разработчиков программно-аппаратных платформ.

Большое разнообразие предлагаемых продуктов делает актуальной при создании системы электронного документооборота и электронного архива проблему выбора продукта (и соответственно производителя) и внедренца.

1.3. Организация межведомственного электронного документооборота между органами государственной власти Российской Федерации

Внедрение автоматизированных систем (АС) в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления осуществляется давно. Практически во всех федеральных органах исполнительной власти используются автоматизированные системы делопроизводства (АСД) или системы электронного документооборота (СЭД) различной степени совершенства и различных разработчиков.

В целом эти решения в той или иной степени обеспечивают как движение документов, разрабатываемых в электронном виде, так и «электронное сопровождение» движения бумажных документов в органах власти.

Следующим естественным шагом по развитию этого процесса является переход к межведомственному электронному документообороту, т.е. организация обмена электронными документами не только внутри ведомств, но и между самими ведомствами.

Инфраструктура электронного документооборота между участниками межведомственного электронного документооборота образуется:

а) ведомственными автоматизированными системами делопроизводства (документооборота) участников МЭДО (далее - АСД участников МЭДО);

б) системой межведомственного электронного документооборота (системой МЭДО);

в) программно-аппаратными комплексами сопряжения АСД участников МЭДО с системой МЭДО (далее - ПАК сопряжения).

АСД участника МЭДО выступает в качестве абонента системы МЭДО и обеспечивает создание/исполнение документов в электронном и/или бумажном виде в соответствии с принятым данным участником МЭДО порядком делопроизводства.

Система МЭДО представляет собой защищённую коммуникационную сеть, предоставляющую для целей электронного документооборота сервис «Почтовая служба СЗИ», обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (ЭП).

ПАК сопряжения представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий сопряжение внутренней сети, в которой функционирует АСД участника МЭДО, с коммуникационной сетью системы МЭДО. ПАК сопряжения реализует следующие основные функции:

импорт из абонентской АСД информации о документе в установленном формате;

преобразование импортированной информации о передаваемом документе в формат сообщения электронной почты (далее - электронное сообщение документооборота, ЭСД) и отправка этого сообщения адресату по системе МЭДО средствами почтовой службы СЗИ;

получение ЭСД из системы МЭДО и преобразование его в установленный формат для экспорта в систему делопроизводства;

экспорт полученной информации о документе в систему делопроизводства.

На основе этой инфраструктуры осуществляется планомерный переход к преимущественному обмену документами в электронном виде между участниками системы МЭДО.

На сегодняшний день электронная отправка документов из Аппарата Правительства Российской Федерации осуществляется в 36 органов (33 федеральных органа исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области). Доля документов, направляемых в электронном виде по состоянию на 1 мая 2011 г. достигла 54% от общего объема отправляемых документов.

В Аппарате Правительства Российской Федерации документы в электронном виде принимаются по МЭДО из 25 ведомств (22 федеральных органов исполнительной власти, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Правительство Калининградской области).

1.4. Создание электронных архивов

Федеральными органами исполнительной власти проводится интенсивная работа по созданию и предоставлению в открытый доступ электронных архивов. Эти электронные архивы представляют собой хранилища оцифрованных (переведенных в электронный вид) массивов бумажных документов, составляющих соответствующие архивные фонды.

Примерами таких систем могут служить сайты, созданные Росархивом, Министерством обороны и рядом других органов.

Однако это только одна сторона проблемы создания электронных архивов. Она касается ранее созданных или создаваемых вновь архивов бумажных документов. К сожалению, к задаче создания архивов именно электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

1.5. Организация межведомственного электронного взаимодействия в рамках создания электронного правительства

Инфраструктура межведомственного электронного взаимодействия представляет собой единый комплекс информационно-технологических и телекоммуникационных элементов, включающий:

а) информационные элементы в составе следующих информационных систем и входящих в них подсистем:

федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

федеральная государственная информационная система «Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)»;

информационная система головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет уполномоченный федеральный орган исполнительной власти;

информационная система идентификации и аутентификации, предназначенная для обеспечения при осуществлении взаимодействия с использованием инфраструктуры взаимодействия идентификации, авторизации и аутентификации органов и организаций, а также обращающихся за получением государственных и (или) муниципальных услуг физических и юридических лиц (далее - заявители);

единая система межведомственного электронного взаимодействия;

б) организационно-технические элементы в следующем составе:

центры общественного доступа, предназначенные для информирования заявителей о деятельности органов и организаций и о предоставляемых ими услугах, а также для обеспечения доступа заявителей к получению государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

центры телефонного обслуживания, оказывающие услуги по информированию заявителей с использованием телефонной связи о государственных и муниципальных услугах, предоставляемых органами и организациями;

в) инженерные и вспомогательные элементы в следующем составе:

система обеспечения информационной безопасности;

информационно-телекоммуникационные сети, обеспечивающие взаимодействие информационных систем при оказании государственных и муниципальных услуг;

сеть центров обработки данных, обеспечивающих функционирование инфраструктуры взаимодействия.

Единая система межведомственного электронного взаимодействия представляет собой федеральную государственную информационную систему, включающую информационные базы данных, в том числе содержащие сведения об используемых органами и организациями программных и технических средствах, обеспечивающих возможность доступа через систему взаимодействия к их информационным системам (далее - электронные сервисы), сведения об истории движения в системе взаимодействия электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме, а также программные и технические средства, обеспечивающие взаимодействие информационных систем органов и организаций, используемых при предоставлении в электронной форме государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Состояние дел в области предоставления госуслуг населению в электронном виде широко освещается в СМИ и мы его реально можем оценить, обратившись на соответствующие интернет-порталы.


Проблемы и перспективы

2.1. Развитие системы МЭДО

Основные перспективы развития системы МЭДО - это расширение состава её участников (система начинает «движение в регионы»), нашедшее отражение в изменениях, внесенных в положение о МЭДО, а также дальнейшие работы по легитимизации и стандартизации электронного документооборота.

При этом мы должны понимать, что, несмотря на очевидный прогресс в развитии электронного документооборота, существует еще достаточно много проблем - научно-методических, технических, организационных, требующих своего разрешения.

Первая и фундаментальная проблема состоит в том, что в Российской Федерации в настоящее время сложилось положение, при котором в стране отсутствует орган, наделенный функциями по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере делопроизводства и документооборота. Подчиненное Министерству культуры Российской Федерации Федеральное архивное агентство обладает в этой сфере относительно небольшими полномочиями, связанными, в основном, с согласованием ведомственных инструкций по делопроизводству. Мировая практика показывает, что в тех странах, где достигнут существенный прогресс в деле внедрения электронного документооборота, соответствующие структуры обладают значительно более широкими полномочиями. Очевидно, что назрела необходимость наделить Федеральное архивное агентство функциями по выработке государственной политики, нормативно-правовому регулированию, оказанию государственных услуг в сфере делопроизводства, документооборота и архивного дела, возможно, подчинив его напрямую Правительству Российской Федерации.

Вторая проблема - это разработка и утверждение в виде стандарта детально специфицированной модели электронного документа . В настоящее время, несмотря на широкое употребление этого термина, в том числе, и в нормативно-правовых актах, с сожалением приходится констатировать, что четкого понимания и однозначной интерпретации этого понятия нет. Де-факто, когда говорят об электронном документообороте, на самом деле речь идет об обороте электронных копий документов, исполняемых на бумаге. Следствием этого является то, что практически все нормативные документы в области делопроизводства и документооборота явно или неявно ориентированы на работу с бумажными документами. Попытка применить их к электронному документообороту сразу порождает массу вопросов и, в первую очередь, какую совокупность данных, хранящихся в вычислительной системе считать электронным документом?

Третья важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. Безусловно, принятие 6 апреля 2011 г. федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является серьезным шагом в деле расширения сферы электронного документооборота. В настоящее время подготовлен и представлен в Правительство Российской Федерации проект Постановления о видах электронной подписи, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, порядке их использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи. Однако это не является исчерпывающим решением, охватывающим все случаи, когда требуется подтверждение подлинности документа. Дело в том, что электронная подпись имеет … ограниченный срок действия, определяемый стойкостью применяемой системы криптопреобразования. И это коренным образом отличает её от системы подтверждения подлинности (защиты) бумажного документа, базирующейся на использовании собственноручной подписи, печати и иных реквизитов. Электронная подпись вполне применима, когда срок её действия больше времени, в течение которого может возникнуть необходимость в использовании документа. При этом значительная часть документов Правительства и иных органов власти, как правило, имеют постоянный срок хранения.

Следующая проблема имеет технологический характер. Это проблема архивного хранения электронных документов. Все совершенно просто, когда мы имеем дело с бумажными документами: для хранения и работы с ними человеку кроме хранилища с полками или стеллажами, вообще говоря, ничего больше не требуется. А для работы с архивами электронных документов требуется значительно более сложная инфраструктура и технологии. Безусловно, информационные технологии гигантски ускоряют работу с документами. Но они и сами меняются с такой же скоростью. Для примера: только за последнее десятилетие мы наблюдали смену нескольких поколений типов носителей от гибких магнитных дисков разных форматов до оптических (CD, DVD, многослойные DVD, blue-ray диски и т.д.). А ведь каждый переход на новую технологию ставит задачу миграции колоссального объема накопленных данных на новую технологическую платформу, иначе это грозит потерей информации. Это делает понятным тот разумный консерватизм, который проявляет Росархив в деле внедрения электронных архивов. Однако этот консерватизм ставит в тупик разработчиков СЭД и организации, реализующие на основе этих СЭД делопроизводство в электронном виде, поскольку отсутствуют четкие спецификации (требования) Росархива к содержанию и форматам электронных документов, передаваемых на государственное хранение.

Еще одна проблема, непосредственно касающаяся межведомственного документооборота и взаимодействия ведомственных СЭД. Это проблема создания и ведения единой системы нормативно-справочной информации (классификаторов, словарей, справочников и т.д.), без которой практически невозможно минимизировать человеческое участие при взаимодействии ведомственных АС. Определенная работа в этом направлении в настоящее время проводится Росархивом и Федеральной службой охраны в качестве организатора МЭДО. Однако на наш взгляд, участие в этом процессе помимо госструктур также научного и бизнес-сообществ было бы весьма полезным.

И наконец, проблема, которую можно охарактеризовать как проблему «кризиса размерности» (или масштаба). Суть её состоит, в том, что число участников электронного документооборота расширяется лавинообразно. Это приводит к тому, что даже имеющееся значительное количество разработчиков не в состоянии удовлетворить всех потребителей. Причем все эти потребители различаются своими масштабами (размерами), финансовыми возможностями и степенью «продвинутости» в плане применения информационных технологий. Выходом в данном случае может послужить использование предложенной еще в начале 2000-х годов фирмой Microsoft и ныне интенсивно развиваемой на западе концепции SAAS (Software as a Service - программное обеспечение как услуга). В соответствии с этой концепцией крупными фирмами-провайдерами создаются мощные центры обработки данных (ЦОД), в которых комплексно и на высоком уровне решаются проблемы хранения, обработки, обеспечения целостности и безопасности данных, а также проблемы эксплуатации и обслуживания технических средств. В ЦОД устанавливается программное обеспечение, имеющее необходимую функциональность, доступную пользователям в виде совокупности сетевых сервисов. Одним из приложений таких ЦОД могут стать основанные на единых стандартах информационные системы, предоставляющие не обладающим собственными возможностями организациям услуги по ведению делопроизводства, документооборота и архивного хранения. Местом развертывания таких ЦОД, по нашему мнению, могут стать Росархив, центральные архивы федеральных органов исполнительной власти, а также архивные органы субъектов федерации, что в перспективе облегчит решение задач, связанных с передачей архивных фондов на государственное хранение.

2.2. Развитие инфраструктуры МЭВ и базирующихся на них технологий «электронного правительства», «электронного парламента» и др.

Очевидно, в данной области в ближайшей перспективе основные усилия будут сосредотачиваться на реализации постановления Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451 и дальнейшем внедрении информационных технологий в сферу общественных отношений. Примером этому может служить разработка Концепции формирования в Российской Федерации электронного парламента до 2015 года, обсуждение которой состоялось 20 октября 2011 г. в Государственной Думе и тогда же она была одобрена на заседании президиума Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества.

Видимо, не случайно даже подготовленный проект стандарта в области СЭД называется «ГОСТ Р СЭД. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.» и использует термин «электронное сообщение», а не «электронный документ».

Проект постановления Губернатора Московской области

«О Регламенте межведомственного электронного документооборота Московской области»

Губернатор

Московской области

Постановление

___________ № _____________

г. Москва

О Регламенте межведомственного электронного

документооборота Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » и реализацией постановления Правительства Российской Федерации «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» постановляю:

1.Утвердить Регламент межведомственного электронного документооборота Московской области.

2. Членам Правительства Московской области, руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью, обеспечить соблюдение Регламента межведомственного электронного документооборота Московской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области

Губернатор Московской области

РЕГЛАМЕНТ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Москва, 2010

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

1.1. Назначение документа. 4

1.2. Статус документа. 5

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе. 5

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ.. 8

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота. 8

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена . 10

2.3. Права пользователей. 11

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД.. 12

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 14

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД 15

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД.. 15

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД.. 16

5.3. Отчет об исполнении документа. 17

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД.. 38

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 38

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД.. 20

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД. 22

Приложение. Единый формат межведомственного обмена электронными документами 24

Приложение. Функциональные требования к ведомственным СЭД..

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение документа

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках концепции проекта «Межведомственный электронный документооборот ОГВ Московской области на MOSS 2007». Регламент описывает совокупность процедур, которые должны выполнять участники межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области в процессе обмена электронными документами в рамках Единой СЭД.

1.1.2. Основной целью настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

1.1.3. Действие Регламента распространяется на организации (ведомства), являющиеся участниками Единой СЭД в соответствии с планом реализации подключения органов государственной власти Московской области к Единой СЭД (Приложение настоящего Регламента).

1.1.4. Настоящий Регламент включает в себя:

описание действий участников межведомственного обмена электронными документами в процессе обмена электронными документами; основные функциональные требования к ведомственным СЭД; описание формата обмена электронными документами.

1.1.5. Настоящий Регламент не включает в себя описание правил выполнения настроек ведомственных СЭД и ЦУ Единой СЭД, ведения справочников и классификаторов, ведения пользователей и управления их правами.

1.1.6. Настоящий Регламент не регламентирует организацию деятельности, осуществление полномочий и взаимодействие органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Данные направления деятельности определяются регламентами указанных органов.

1.1.7 Настоящий документ не регламентирует процессов создания исходящего документа в организации (ведомстве), принятия решения о необходимости регистрации входящего документа, принятия решения о необходимости ввода отчета об исполнении документа. Эти действия, а также обработка электронных документов, получаемых и передаваемых в рамках межведомственного электронного документооборота, осуществляются в соответствии с действующей в организации (ведомстве) Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными и методическими документами организации (ведомства). Инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД.

1.1.8. Регламент не распространяется на устанавливаемый инструкцией по делопроизводству организации (ведомства) обмен документами на бумажном носителе.

1.1.9. Действие Регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, имеющие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные и государственную тайну.

1.2. Статус документа

Данный документ является проектом документа, регламентирующего межведомственный электронный документооборот в рамках Единой СЭД.

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе

Применительно к настоящему Регламенту, помимо общеупотребительных, используются следующие термины, определения и сокращения:

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящего Регламента термины «документ» и «электронный документ» эквивалентны.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Межведомственный электронный документооборот – обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области через Центральный узел Единой СЭД.

СЭД (система автоматизации документооборота) - система, автоматизирующая процессы создания и управления документами в организации.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).

Единая СЭД – Единая Система электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, состоящая из ведомственных СЭД (ведомственные системы электронного документооборота) и Центрального узла (портал документооборота на платформе MOSS).

Центральный узел Единой СЭД (ЦУ) - портал документооборота на платформе MOSS 2007.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В контексте настоящего Регламента имеется в виду регистрация документа в ведомственной СЭД – создание регистрационной корточки документа в ведомственной СЭД.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Регистрационная карточка (РК) документа – набор реквизитов документа, формируемого ведомственной СЭД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом на ЦУ Единой СЭД и в ведомственной СЭД.

Паспорт РК документа - электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов.

Обмен электронными документами – обмен документами (прием и передача документов), зарегистрированными в используемой организацией ведомственной СЭД, с другой организацией на уровне входящие-исходящие.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя через Центральный узел Единой СЭД.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ.

Формат обмена электронными документами – структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами.

Квитанция (уведомление) о регистрации - информация об успешной доставке документа, его регистрации в организации-получателе и регистрационном номере документа. Представляет собой электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД по завершению процесса регистрации поступившего документа, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов. В контексте настоящего Регламента термины «квитанция» и «уведомление» эквивалентны.

Пользователь – сотрудник организации (ведомства), являющийся пользователем ведомственной СЭД и имеющий непосредственный доступ к функциям ЦУ Единой СЭД в соответствии с его правами доступа.

Авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю прав на доступ к информации или выполнение определенных действий в автоматизированной системе .

Группа разбора - каталог на ЦУ, содержащий ссылки на электронные документы с неверно заданными реквизитами, являющиеся препятствием для пересылки электронного документа получателю.

ЕСО – Единый справочник организаций.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота

2.1.1. В рамках Единой СЭД взаимодействие осуществляется на основе автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством электронной почты в соответствии с описанными в настоящем Регламенте форматами и правилами.

2.1.2. Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

2.1.3. Ведомственные СЭД являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

2.1.4. Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

2.1.5. Ведомственные СЭД должны удовлетворять требованиям, приведенным в настоящем Регламенте и его приложениях. В противном случае для обсечения возможности ее использования в рамках Единой СЭД, ведомственная СЭД должна быть интегрирована (адаптирована) к формату, принятому в Единой СЭД, либо заменена.

Ответственность за соответствующую доработку или замену ведомственной СЭД возлагается на оператора Единой СЭД или на саму организацию (ведомство).

2.1.6. Хранение данных межведомственного обмена электронными документами осуществляется на ЦУ в хранилище Единой СЭД.

2.1.7. ЦУ должен быть разработан на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Программное обеспечение ЦУ Единой СЭД должно быть работоспособно на двух серверах (сервер приложения и сервер СУБД) следующей конфигурации:

· процессор: Pentium IV с тактовой частотой 2600 МГц;

· оперативная память: 8 Гб;

· объем дискового пространства (оба сервера): 300 Гб;

· накопитель CD-ROM;

· сетевой интерфейс;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов.

2.1.8. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

2.1.9. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть обеспечена возможность доступа к ЦУ Единой СЭД посредством:

· подсистемы электронной почты при взаимодействии ведомственных СЭД (электронном документообороте);

· API (интерфейса прикладного программирования) MOSS.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

2.1.10. В целях подтверждения целостности и аутентичности передаваемых электронных документов могут использоваться средства ЭЦП. Формирование и проверка ЭЦП осуществляется с использованием СКЗИ, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.

2.1.11. В ведомственных СЭД должна обеспечиваться безопасность информационных ресурсов посредством предупреждения и предотвращения несанкционированных воздействий по отношению к хранимой, обрабатываемой и передаваемой информации, нарушающих ее целостность, достоверность и/или доступность, соответствующая требованиям нормативно-методических и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России по защите информации от несанкционированного доступа.

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена

2.2.1. Электронный документ создается на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождается в процессе информационного взаимодействия.

2.2.2. Для каждого электронного документа в ведомственной СЭД создается РК, состав заполняемых реквизитов которой определяется нормативными документами организации (ведомства). Состав реквизитов электронного документа должен соответствовать составу реквизитов документов на традиционных бумажных носителях, установленному ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов может меняться в зависимости от вида документа.

Независимо от вида документа, обязательными реквизитами являются: наименование организации (ведомства), дата регистрации документа, регистрационный номер документа, текст, подпись (или информация о подписи).

2.2.3. Обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области в рамках Единой СЭД заключается в обмене электронными сообщениями между ведомственными СЭД и ЦУ Единой СЭД. Сообщения информационного обмена должны соответствовать формату сообщений MAPI-совместимой почтовой системы и включают в себя следующие данные:

2.2.4. Формат паспорта РК создаваемых и передаваемых электронных документов определяется настоящим Регламентом (Приложение). Документ, имеющий формат, не отвечающий установленным правилам, в качестве электронного документа – объекта межведомственного обмена, в соответствии с настоящим Регламентом не рассматривается.

2.3. Права пользователей

2.3.1. Каждый пользователь ведомственной СЭД выполняет действия в ведомственной СЭД и имеет доступ к ЦУ Единой СЭД в соответствии с назначенными ему правами. Права на доступ к ресурсам ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД назначаются пользователю в соответствии с его функциональными обязанностями и определяются должностными инструкциями , Инструкцией по делопроизводству, другими нормативными и методическими документами организации (ведомства).

2.3.2. Каждый пользователь ведомственной СЭД отвечает за корректное выполнение своих функций в рамках Единой СЭД.

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД

3.1. Оператором Единой СЭД является Министерство информационных технологий и связи Московской области или другая организация, определенная для этих целей Министерством информационных технологий и связи Московской области.

3.2. Оператор Единой СЭД обеспечивает штатное функционирование ЦУ Единой СЭД и обеспечение доступа к ЦУ Единой СЭД.

3.3. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ЦУ Единой СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД, ответственный за штатное функционирование ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ЦУ Единой СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ЦУ Единой СЭД;

· управлению справочниками ЦУ Единой СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД ответственный за установку и настройку программного обеспечения ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· администрированию ЦУ Единой СЭД;

· резервному копированию единого хранилища электронных документов, участвующих в межведомственном обмене.

Администратор и системный технолог ЦУ Единой СЭД отвечают также за рассмотрение обращений представителей организаций (ведомств) - участников межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД – в части решения технических вопросов в рамках обеспечения функционирования Единой СЭД.

3.4. Оператор Единой СЭД обеспечивает проведение обучения пользователей - представителей организаций (ведомств) работе с ЦУ Единой СЭД в рамках Единой СЭД.

3.5. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников) - уполномоченное лицо оператора Единой СЭД, наделяемого полномочиями по организации подключения организаций (ведомств) к Единой СЭД и осуществлению контроля за исполнением настоящего Регламента организациями (ведомствами) – участниками межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. К работе с ведомственной СЭД и ЦУ Единой СЭД допускаются сотрудники органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, прошедшие соответствующий курс обучения и ознакомленные с настоящим Регламентом.

4.2. Каждая организация (ведомство), являющееся участником межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ведомственной СЭД в соответствии с настоящим Регламентом и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за штатное функционирование ведомственной СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ведомственной СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ведомственной СЭД;

· управлению справочниками ведомственной СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за установку и настройку программного обеспечения ведомственной СЭД. Выполняет также функции по администрированию ведомственной СЭД.

В случае невозможности осуществления обмена электронными документами в рамках Единой СЭД, вызванного некорректным функционированием ЦУ Единой СЭД, администратор обращается за решением вопроса к оператору Единой СЭД.

4.3. Права пользователей на работу с ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД определяются в соответствии с их функциональными обязанностями.

4.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в организации (ведомстве) несут лица, ответственные за делопроизводство.

4.5. Организации (ведомства) - участники межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, несут ответственность за нарушение правил обмена электронными документами, установленных настоящим Регламентом, и невозможность осуществления обмена, наступившую по их вине.

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

5.1.1. Пользователь организации-отправителя на своем рабочем месте регистрирует в ведомственной СЭД исходящий документ, создавая РК и прикрепляя к ней файл (файлы) электронного образа документа. Для обеспечения целостности и аутентичности передаваемой информации документ может быть подписан ЭЦП.

5.1.2. Пользователь со своего рабочего места средствами ведомственной СЭД отправляет электронное сообщение получателю, выполняя команду отправки. При настройке справочников в ведомственных СЭД адреса электронной почты организаций (ведомств), входящих в Единую СЭД, должны быть заменены на адрес ЦУ Единой СЭД.

5.1.3. Ведомственная СЭД отправителя автоматически в момент отправки преобразует отправляемое сообщение в соответствии с единым форматом межведомственного обмена электронными документами (Приложение) и электронное сообщение пересылается в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты.

5.1.4. Если передача электронного документа получателю не может быть выполнена (ошибка в реквизите РК – наименование организации-получателя, организация-получатель отсутствует в ЕСО или в ЕСО не указан адрес электронной почты организации-получателя), пользователь организации-отправителя получает уведомление об ошибке – сообщение электронной почты, содержащее ссылку на «группу разбора». Пройдя авторизацию на ЦУ Единой СЭД, пользователь организации-отправителя просматривает «группу разбора», просматривает РК передаваемого документа и проверяет правильность информации об организации-получателе, указанной в РК документа. По результатам анализа причины отказа в процессе доставки документа пользователь выполняет одно из следующих действий:

5.1.4.1. В случае отсутствия необходимости отправки документа получателю, которому не произошла доставка, отменяет отправку документа. Команда отмены отправки документа выполняется для каждого получается отдельно.

5.1.4.2. В случае наличия ошибки - неверно заданной информации об организации-получателе, исправляет ошибку с использованием ЕСО и выполняет повторную отправку электронного документа через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД. Пользователь вносит необходимые корректировки в РК соответствующего документа в ведомственной СЭД.

5.1.4.3. В случае отсутствия информации об организации-получателе документа в ЕСО, отменяет оправку документа данному получателю, поскольку данная организация не является участником Единой СЭД.

5.1.5. В случае доставки электронного документа и его регистрации в организации-получателе, отправитель получает квитанцию о регистрации.

5.1.6. Пользователь выполняет команду обработки квитанции о регистрации.

5.1.7. Все отправленные из организации документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД

5.2.1. Ведомственная СЭД организации-получателя получает электронный документ из ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и автоматически оповещает конечного получателя-пользователя о доставке нового сообщения.

5.2.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации-получателе, получатель принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного документа.

5.2.3. Для подлежащего регистрации электронного документа пользователь дает команду регистрации, ведомственная СЭД получателя преобразует документ из единого формата межведомственного обмена электронными документами во внутренний формат представления данных ведомственной СЭД и регистрирует его.

5.2.4. По завершению процесса регистрации поступившего электронного документа ведомственная СЭД автоматически формирует квитанцию о регистрации и пересылает квитанцию в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты. Формат квитанции о регистрации определен настоящим Регламентом (Приложение).

5.2.5. Все поступившие в организацию документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.3. Отчет об исполнении документа

5.3.1. Форма отчета об исполнении документа определяется Инструкцией по делопроизводству организации (ведомства).

5.3.2. Если документ предполагает необходимость ввода отчета о его исполнении, пользователь, выполнив авторизацию на ЦУ Единой СЭД, через web-интерфейс ЦУ выполняет поиск РК документа и вводит отчет об исполнении.

5.3.3. В организацию-отправитель соответствующего электронного документа автоматически направляется уведомление о поступлении отчета об исполнении - сообщение электронной почты, содержащее ссылку на страницу ЦУ Единой СЭД с электронным документом или отчетом. Пользователь имеет возможность, перейдя по ссылке, просмотреть отчет об исполнении документа.

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД

6.1. Пользователь ведомственной СЭД получает доступ к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД и возможность выполнения действий с данными в соответствии с назначенными правами доступа. Доступ реализован через пользовательский web-интерфейс.

6.2. Права доступа пользователя ведомственной СЭД к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД определяются в момент авторизации пользователя на ЦУ Единой СЭД.

6.3. Пользователь каждой подключенной к Единой СЭД организации (ведомства) имеет возможность:

· получать доступ к данным об отправленных своей организацией (ведомством) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к данным о поступивших в свою организацию (ведомство) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к архивным документам своей организации;

· выполнять поиск РК документов своей организации по реквизитам и контексту;

· просматривать РК документов своей организации, в том числе отчеты об исполнении;

· вводить отчеты об исполнении документов, поступивших в свою организацию;

· просматривать «группу разбора» своей организации;

· выполнять повторную отправку документов своей организации.

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ

7.1. Функцию поддержания ЕСО в актуальном состоянии выполняет системный технолог ЦУ Единой СЭД.

7.2. Системный технолог ЦУ Единой СЭД вносит в ЕСО данные всех организаций (ведомств), подключенных к Единой СЭД - наименование и адрес электронной почты.

7.3. При подключении к Единой СЭД новой организации (ведомства), системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно вносит соответствующие данные в ЕСО.

7.4. Системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно направляет информацию об изменениях ЕСО в организации (ведомства), подключенные к Единой СЭД, для внесения изменений в соответствующие справочники ведомственных СЭД.

7.5. Каждая организация (ведомство), подключенная к Единой СЭД, в рамках функционирования ведомственной СЭД самостоятельно актуализирует информацию об изменениях организационной структуры органов государственной власти Московской области и местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Функцию поддержания справочника в актуальном состоянии выполняет системный технолог ведомственной СЭД.

7.6. Системный технолог ведомственной СЭД каждой организации (ведомства), подключенной к Единой СЭД, своевременно направляет в ЦУ Единой СЭД информацию об изменениях в реквизитах своей организации – наименовании и/или адресе электронной почты.

1. На начальном этапе в состав Единой СЭД включаются следующие органы государственной власти Московской области, расположенные в здании Правительства Московской области по адресу: г. Красногорск 7, Бульвар Строителей, д. 1.

1) Аппарат Правительства Московской области.

16) Управление государственной и муниципальной службы Московской области.

17) Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.

18) Министерство финансов Московской области, расположенное вне здания Правительства Московской области.

2. В дальнейшем в состав Единой СЭД должны быть включены все органы государственной власти Московской области, государственные и муниципальные учреждения, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

3. Включение в состав Единой СЭД реализуется для органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, располагающих необходимой аппаратно-программной базой и готовых к ее эксплуатации.

Для того чтобы быть включенной в состав Единой СЭД организация (ведомство) должна удовлетворять следующим условиям:

· наличие ведомственной СЭД, удовлетворяющей требованиям настоящего Регламента;

· наличие телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей возможность организации информационного обмена с ЦУ Единой СЭД;

· наличие квалифицированного персонала, выполняющего функции по:

o поддержанию корректного функционирования ведомственной СЭД;

o выполнению операций обмена электронными документами с использованием ведомственной СЭД;

o обеспечению взаимодействия ведомственной СЭД с ЦУ Единой СЭД.

· Наличие пакета нормативно-методических документов, отражающих специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД, в частности:

o Инструкция по делопроизводству;

o Должностные инструкции;

o Регламент применения ЭЦП в организации (ведомстве) (в случае использования технологии ЭЦП);

o Ролевые инструкции пользователей.

4. Включение в состав Единой СЭД осуществляется оператором Единой СЭД по заявке организации (ведомства), направляемой на имя уполномоченного лица оператора Единой СЭД. Форма заявки дана в Приложении №2 настоящего Регламента.

5. Включение в состав Единой СЭД производится при согласованности действий структурных подразделений в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области, отвечающих за информационные технологии и делопроизводство.

6. При изменения списочного состава участников Единой СЭД необходимо внесение соответствующих корректировок в настоящий Регламент и принятие изменений к нему.

Министерство информационных технологий и связи

Правительства Московской области

(название организации – оператора Единой СЭД)

Ответственному лицу

(Должность,)

ЗАЯВКА

на включение в состав Единой СЭД

Прошу включить в состав Единой Системы электронного документооборота в органах государственной власти Московской области.

Наименование организации (ведомства):

______________________________________________________________________________

Юридический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Почтовый адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Фактический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Руководитель организации

______________________________________________________________________________

Контактное лицо

Фамилия Имя Отчество:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

e-mail:________________________________________________________________________

Тел/факс:______________________________________________________________________

Список сотрудников на предоставление доступа к хранилищу электронных документов на Центральном Узле Единой СЭД:

1. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

3. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

«___» _________ 200__г.

Должность руководителя (подпись) ()

Приложение.

Единый формат межведомственного обмена электронными документами

1. Общие положения и область применения…………………………………58

2.Термины и определения …………………….. …………………………….58

3.Модель сообщения…………………………………………………………..59

4.Перечень и содержание зон сообщения……………………………………60

5.Правила описания зон сообщения. 60

6.Зона «Заголовок». 61

Элемент «Header» 62

7............................................................................................................... Зона «Документ». 63

Элемент «Document» 64

Элемент «Document/RegNumer» 64

Элемент «Document/Confident» 65

Элемент «Document/Author» 66

Элемент «Document/Author/Organization» 66

Элемент «Document/Author Organization/Address» 66

Элемент «Document/Author/Organization/Econtact» 66

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/Name» 67

Элемент « Document/Author/Organization/OfficialPerson/Official 67

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/SignDate» 68

Элемент « Document/Author/OutNumber/RegNumer» 68

Элемент « Document/Author/PrivatePerson» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Name» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Address» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Econtact» 69

Элемент «Document/Validator» 69

Элемент «Document/Validator/Organization» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Address» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Econtact» 70

Элемент «Document/Validator/Organization OfficialPerson/Name» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/Official» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/SignDate» 70

Элемент «Document/Addressee» 70

Элемент «Document/Addressee/Organization» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Address» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Econtact» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Official» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Name» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Address» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Econtact» 73

Элемент «Document/Writer» 73

Элемент «Document/Writer/Organization» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Address» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Econtact» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Name» 74

Элемент « Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Official» 74

8................................................................................................ Описание зоны «Задания». 75

Элемент «Task» 75

Элемент «Task/TaskNumber» 76

Элемент «Task/Confident» 77

Элемент «Task/Referred» 77

Элемент «Task/Referred/RegNumber» 77

Элемент «Task/Referred/TaskNumber» 77

Элемент «Task/Author» 77

Элемент «Task/Author/Organization» 77

Элемент «Task/Author/Organization/Address» 78

Элемент «Task/Author/Organization/Econtact» 78

Элемент «Task/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 78

Элемент «Task/Author/Organization/OfficialPerson/Official» 79

Элемент «Task/Executor» 79

Элемент «Task/Executor/Organization» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Address» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Econtact» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Name» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Official» 80

9........................................................................................................... Зона «Расширение». 80

Элемент «Expansion» 80

Элемент «Expansion/РК» 81

Элемент «Expansion/File» 81

Элемент «Expansion/File/EDS» 82

Элемент «Expansion/AdvFields» 82

Элемент «Expansion/Rubric» 82

Элемент «Expansion/AdvInfo» 82

Элемент «Expansion/EAddress» 83

10........................................................................................... Уведомление о регистрации. 83

10.1. Зона «Заголовок» уведомления о регистрации. 83

Элемент «Header» 83

10.2. Зона «Уведомление» уведомления о регистрации. 84

Элемент «Acknowledgement» 84

Элемент «Acknowledgement/RegNumer» 85

Элемент «Acknowledgement/AckResult» 85

Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое ведомственной СЭД в процессе электронного документооборота в рамках Единой СЭД, представляет собой паспорт РК и прикрепленные к РК файлы, если таковые есть. Ведомственной СЭД формируется квитанция (уведомление) о регистрации электронного документа, поступившего через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и зарегистрированного в ведомственной СЭД.

В настоящем документе описаны структура паспорта РК и квитанции о регистрации, состав элементов и атрибутов. На форматы прикрепленных к РК файлов никаких ограничений не накладывается, вопросы работы с прикрепленными к РК файлами в настоящем документе не рассматриваются.

2. Термины и определения

В настоящем документе, помимо общеупотребительных, используются следующие термины и определения:

Адресат - организация или должностное лицо, либо гражданин, в адрес которого направлен документ.

Атрибут XML-документа - именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

Входящий документ - документ, поступивший в текущую организацию из сторонней (внешней) организации.

Должностное лицо - сотрудник организации (ведомства), являющийся официальным участником документооборота - может быть адресатом документа, исполнителем документа, автором, контролером или исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа.

Заявитель - гражданин, являющийся автором документа - обращения.

Исполнитель - 1. Должностное лицо, подготовившее документ (проект документа).

2. Должностное лицо, назначенное исполнителем поручения по документу.

Исходящий документ - документ, созданный в текущей организации и направляемый внешнему адресату – организации или гражданину.

Корре спондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ.

Обращение гражданина - документ, поступивший в текущую организацию от физического лица – гражданина.

Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению.

Пункт документа - поручение, содержащееся в тексте документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации.