Offisielt brev på engelsk. Hvordan lære å skrive et forretningsbrev på engelsk

God dag, venner.

En gang i korrespondanse med min fremtidige partner fra Irland, brukte en av mine bekjente ord og setninger som herved og bekrefte mottak av i meldingene deres. Han ble ganske flau da de møttes i Russland, og John (det var navnet på partneren hans) gjorde en vits (veldig delikat) av hans overdrevne offisielle domstol. Deres videre kommunikasjon førte til at forretningsstilen til vennen min ble mer naturlig, og med hans hjelp begynte John å forstå forskjellige semantiske nyanser av russisk uanstendig språk ... :)

I dag vil jeg gjerne fortelle deg hvordan du skal lage et forretningsbrev for engelske språk... Du vil bli kjent med de grunnleggende prinsippene og reglene for forretningskorrespondanse, og med noen av dens nyanser. La oss analysere hovedtyper av bokstaver, strukturen som er felles for alle, samt de typiske setningene som ofte brukes i dem. Kanskje, etter å ha lest denne artikkelen, vil du ikke bli et ess i å skrive forretningsmeldinger, men du vil definitivt øke nivået ditt.

Innhold:

Nå for tiden riktig design, god konstruksjon og en velvalgt stil for forretningsskriving er veldig viktig. Forresten slik du driver forretningskorrespondanse, oppretter partneren din den første inntrykk om profesjonaliteten din og om soliditeten til selskapet du representerer.
La oss ta en titt på noen av detaljene i å forberede slike meldinger.

Hovedtyper av forretningsbrev

• Gratulerer -
• Setning - - blir sendt til din potensielle forretningspartner med dine betingelser og tilbud om samarbeid.
• Om ansettelse -- gir deg beskjed om at du er ansatt.
• Uttalelse -- inneholder ditt CV og et tilbud om deg selv som ansatt.
• Avslag - - virksomhet "fra-porten-sving" til søknaden eller forslaget ditt.
• En klage - - inneholder en klage eller påstander om kvaliteten på de kjøpte varene eller tjenestene som tilbys.
• Unnskyldningsbrev - Er et svar på klagebrevet.
• En henvendelse - –Send når det er nødvendig å innhente informasjon om en tjeneste eller et produkt.
• Brevsvar på forespørselen -- den inneholder faktisk den etterspurte informasjonen.
• Takkebrev - - her ser det ut til at alt er klart.

Det er fortsatt et stort antall typer og underarter av forretningsmeldinger ( Bestilling, svar på ordre, faktura, uttalelse osv.), og det vil ta mer enn en artikkel for de fleste å være oppmerksom.

vennlig hilsen - en utmerket og seriøs manual fra en utenlandsk forfatter, en kommunikasjonsspesialist, som i denne boken har samlet sin egen og andres erfaring med å gjøre forretningskorrespondanse på engelsk. Der vil du finne mange live eksempler og tips.

Forretningskorrespondanse på engelsk Er også en populær bok. Det er mange eksempler her, enda mer vanlige klisjéer, samt mange råd og anbefalinger fra forfatterne. Som de sier, studer og søk!

Bratt online business engelsk kurs fra Lingualeo - etter å ha fullført den, kan du få tillit både i korrespondanse og i samtale om forretningsemner. Du kan forresten prøve det gratis før du kjøper.

Generelle prinsipper

Grafisk design må være i samsvar med følgende:

1. Alle setninger starter fra en loddrett linje.
2. Teksten er delt inn i avsnitt uten røde streker.
3. For å forenkle oppfatningen deler vi den skrevne teksten i semantiske blokker av omtrent samme størrelse.
4. Hvite mellomrom skal omgir teksten jevnt. Ikke legg en eller to tekstlinjer øverst på arket hvis bokstaven er liten. Ikke skriv ut til bunnen av siden og ikke begrense marginene, hvis meldingen er ordrik - det er bedre å bruke den andre siden.

Etter stil:

1. Ikke bruk daglig tale forkortelser i korrespondansen din - skriv Du er i stedet for Du er osv.
2. Ikke løs to problemer med en bokstav samtidig - det er å foretrekke å skrive to bokstaver.
3. Bestem hvilken tone som vil være mer passende - formell eller avslappet.
4. Det er nødvendig å ta hensyn til de reglene vi ikke har, men har en spesifikk betydning for dem, nasjonale og territoriale egenskaper.

Komponenter

Og nå skal vi analysere det såkalte skjelettet til et forretningsbrev, dets struktur og arrangement av elementer:

• Tittel (lokk):
  EN) Avsenderadressen er øverst til venstre. Hvis skjemaet er bedriftsinformasjon, er adressen allerede lagt inn.
  B) Mottakerens adresse er til venstre, under avsenderens adresse. Format: fra minste til største (navn, husnummer, gate, by, postnummer, land).
  I) Dato - tre linjer under mottakerens adresse eller i øvre høyre hjørne. Format: dag / måned / år. Ingen komma brukes.
• Hilsen(anke), eller hvordan du starter et brev.
• hoved ideen(meldingens hovedtekst) - i den sentrale delen av brevet.
• Endelig setning(uttrykk for takknemlighet og ytterligere intensjoner).
• Endelig høflighetsformel; Signatur; Avsenderens navn, etternavn og tittel.
• Vedlegget - indikerer at brevet inneholder tilleggsmateriell (reklamehefte eller brosjyre).
• Kan inneholde p.S., initialene til artisten.

Her er et eksempel på et forretningsforespørselsbrev med oversettelse til russisk:

John stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

Med henvisning til annonsen din i Business Weekly Journal kan du sende meg en mer detaljert beskrivelse av skjermene dine.
Jeg vil også gjerne vite om rabatter du gir.

Din kjære,

Overføre:

Fra: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wis.
Til: Lehmann & Sons Companies, 3597 43rd Street, NY, NY 12008
24. mai 2015

Kjære Sirs,

Med en lenke til annonsen din i en virksomhet ukentlig
kan du sende meg mer detaljert beskrivelse skjermene dine.
Jeg vil også gjerne vite om rabattene du gir.

Din kjære,
John Stewart
Salgssjef

La oss nå se nærmere på elementene

Meldingen eller hilsenen skal se slik ut:
Kjære Sirs, Dear Sir or Madam - hvis du ikke vet navnet på mottakeren
Mr / Mrs / Miss / Ms [etternavn] - hvis du vet adressatens navn
Kjære Frank, - hvis personen er kjent for deg
Kjære salgssjef - hvis bare stillingen er kjent (i i dette tilfellet Salgssjef)

Høflighetsformelen før signaturen ser slik ut:

vennlig hilsen, - Din kjære…

Din kjære- Med vennlig hilsen din (hvis du ikke vet adressatens navn)

Med vennlig hilsenMed vennlig hilsen din (hvis du vet navnet)

Nå har du en grunnleggende forståelse av hvordan du kan skrive meldinger til forretningspartnere og forskjellige selskaper.

Standarduttrykk

Her er noen typiske setninger for eksempel:

Det er veldig snill av deg å- det er veldig snilt av deg

Vi beklager - Vi beklager

Vennligst la meg vite - Vær så snill å fortell meg

I følge - I samsvar med

I tilfelle - Når

Som du forespurte - På din forespørsel

Inntil nå - Fortsatt

Med henvisning til ... - Når det gjelder ...

dessverre - Dessverre

Vi legger ved - Vi fester

Vi er lei oss - Vi angrer

Hvordan avslutte jeg et forretningsbrev? Noen flere høfligheter:

Takk for at du svarte på tilbudet mitt - Takk for at du svarte på tilbudet mitt

Vi ser frem til å høre fra deg snart - Håper å motta svaret ditt i nær fremtid

Og på slutten før signaturen:

Med beste ønsker Hilsen

Med respekt - Din kjære

Med takk for samarbeidet - Med takknemlighet for samarbeidet

Med vennlig hilsen Hilsen

Ikke lei av teorien ennå? Så litt øvelse!

Denne gangen, et avslagsbrev (et slikt brev må skrives i en riktig og delikat stil):

Robert Brown
Daglig leder
KLM Co Ltd.
32 Wood Lane
London
Storbritannia WC37TP

John stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Takk for at du sendte oss ditt CV.
Vi beklager å informere deg om at kandidaturen din ikke passer oss.
Vennlig hilsen,

Overføre (oversett adressen og datoen selv):

Kjære Mr Stewart

Takk for at du sendte oss ditt CV.
Vi beklager å informere deg om at kandidaturet ditt ikke passer for oss.

Din kjære,

Robert Brown

administrerende direktør

Hvem er ennå ikke kjent med EnglishDom, Jeg anbefaler å registrere deg for en gratis prøveperiode! Der vil du finne den perfekte læreren for deg - en som passer dine personlige preferanser, språkopplæringsmål og din livsstil.

Du vil begynne å forstå engelsk engelsk, snakke det og skrive gode forretningsbrev som vil blåse bort alle dine partnere og kolleger.

Du drømmer om det, ikke sant?

Og for mine gjester og lesere er det et spesialtilbud - 2 leksjoner i gave når du betaler for 10 leksjoner ... For å motta en gave, må du oppgi en spesiell kampanjekode Partner2 når du betaler.

E-post

Alles favoritt e-postmeldinger utgjør omtrent 80% av virksomhetsomsetningen. Det skiller seg fra vanlig korrespondanse i større spesifisitet og kortfattethet. Unødvendig lange setninger prøver der unngå, i tillegg bruker de akronymer (setninger dannet fra de første bokstavene i en setning), som IMHO. Elektronisk korrespondanse kjennetegnes ikke bare av private meldinger, men også av utsendelser (i dette tilfellet brukes BCC-feltet når det kreves for å opprettholde konfidensialitet). Vel, den største forskjellen er at overføring av konfidensiell informasjon via e-post de fleste foretrekker å avstå.

Selvfølgelig, i "OK Google!" du trenger ikke å lete etter vanskelige måter og bare sette inn den skrevne teksten i online oversetter. Du vil mest sannsynlig bli forstått, men det er usannsynlig at du får et gunstig inntrykk. Husk at kvaliteten på din virksomhetskorrespondanse er en indikator på kvaliteten på bedriftens arbeid.

Takk for at du leser artikkelen min til slutt. Oppfordre vennene dine til å lese den på sosiale nettverk! Hvem vet, kanskje noen trenger denne informasjonen her og nå!

Abonner på nye deler av engelsk.
Ha det alle sammen! Ta vare på deg selv!

Hei kjære venner! I forretningsbrev det er viktig å bruke riktig stil og tone i språket. Derfor bør du unngå:

• språklige uttrykk, slang og sjargong
• forkortelser (jeg er; det er; ikke, etc., bruk fullskjemaer)
• følelsesladede ord - forferdelig (forferdelig), søppel (tull) osv.

Strukturen til brevet på engelsk:

1. Avsenders adresse
2. Dato (dato)
3. Mottakers adresse (innsiden adresse)
4. Behandling (honnør)
5. Innledende setning
6. Kroppen av brevet
7. Avsluttende setning
8. Endelig høflig frase (gratis lukk)
9. Avsenderens signatur
10. Innhegning

Eksempel på forretningsbrev

Standarduttrykk i virksomhetskorrespondanse

Hvordan svare på klager

Engelsk for Business_1

1. Kan du bære meg i 10 minutter mens jeg kommer til bunns i det som gikk
   feil her?
2. Jeg er veldig lei meg for problemene du opplever.
3. Jeg kan forestille meg at det var forferdelig.
4. Jeg foreslår at vi tilbyr deg en slags kompensasjon.
5. Jeg skal sørge for at det blir gjort innen slutten av uken.
6. Det må ha vært forferdelig.
7. Kan du fortelle meg nøyaktig hva som skjedde?
8. Jeg beklager vår del i dette.

Nå svarer du

Engelsk for Business-2

1 Og jeg måtte vente i over en time på flyplassen før drosjen kom for å hente meg.
…
2 Hele konferansen var en fars! Delegater vandret fra rom til
rom og ingen visste hvor de skulle være eller hva som skjedde. Hva gikk galt?
…
3 Og det var hele firmaets feil.
…
4 Så hva skal du gjøre med det?
…

Snakker du engelsk? - Big Train - BBC-komedie

• Kjære Mr. brun
  Kjære Mr. Brown
• Kjære fru. Hvit
  Kjære fru White
• Kjære herr / fru
  Kjære Sirs

Starter

• Vi skriver
  Vi skriver
  - for å informere deg om at ...
  for å informere deg om det
  - å bekrefte…
  å bekrefte
  - å be om ...
  hva du skal spørre om
  - for å spørre om ...
  å vite om
• Jeg kontakter deg av følgende grunn ...
  Jeg kontakter deg av følgende grunn
• Jeg har nylig lest / hørt om… .. og vil gjerne vite….
  Jeg har nylig lest / hørt om ... .. og vil gjerne vite ...
• Etter å ha sett annonsen din i ..., vil jeg ...
  Etter å ha sett annonsen din i ... .. Jeg vil gjerne ...
• Jeg ville være interessert i (å skaffe / motta) ...
  Jeg ville være interessert i (motta / overføre)
• Jeg mottok adressen din fra —– og vil gjerne ...
  Jeg har adressen din fra…. og jeg vil gjerne….

Henviser til forrige kontakt (Henviser til forrige kontakt)

• Takk for brevet fra 15. mars.
  Takk for brevet fra 15. mars
• Takk for at du kontaktet oss.
  takk for at du kontaktet oss
• Som svar på forespørselen din ...
  Som svar på forespørselen din ...
• Takk for brevet ditt om ...
  Takk for brevet ditt om….
• Med henvisning til telefonsamtalen vår i går ...
  Brukes på telefonsamtalen vår i går
• Videre til møtet vårt forrige uke ...
  I tillegg til møtet vårt forrige uke
• Det var en glede å møte deg i London forrige måned.
  Det var hyggelig å møte deg i London forrige måned
• Jeg likte å spise lunsj med deg forrige uke i Tokyo.
  Det var en glede for meg å spise lunsj med deg forrige uke i Tokyo
• Jeg vil bare bekrefte hovedpoengene vi diskuterte på tirsdag.
  Jeg vil bare bekrefte hovedpoengene vi diskuterte på tirsdag

Lager en forespørsel

• Vi vil sette pris på det hvis du vil ...
  Vi vil være takknemlige hvis du
• Jeg ville være takknemlig hvis du kunne ...
  Jeg ville være takknemlig hvis du ...
• Kan du sende meg ...
  Kan du sende meg
• Kan du fortelle oss / gi oss beskjed ...
  Kan du fortelle oss / fortelle oss
• I tillegg vil jeg motta ...
  I tillegg vil jeg motta ...
• Det ville være nyttig hvis du kunne sende oss ...
  Det ville være nyttig hvis du kan sende oss
• Jeg er interessert i (å skaffe / motta) ...
  Jeg er interessert i (motta / overføre)
• Jeg vil sette pris på din umiddelbare oppmerksomhet rundt denne saken.
  Jeg vil være takknemlig for din umiddelbare oppmerksomhet rundt dette problemet.
• Gi meg beskjed om hva du vil gjøre.
  Gi meg beskjed om hva du vil gjøre

Tilby hjelp

• Vil du at vi skal ...?
  Vil du at vi skal ...
• Vi vil gjerne ...
  Vi ville være glade ...
• Vi er ganske villige til å ...
  Vi er ganske klare ...
• Vårt firma vil gjerne ...
  Vårt firma vil være glad ...

Gi gode nyheter

• Vi er glade for å kunngjøre at ...
  Vi er glade for å kunngjøre at ...
• Jeg er glad for å informere deg om at ..
  Jeg er glad for å kunne fortelle deg at ...
• Du vil bli glad for å lære at ...
  Du vil være glad for å vite at ...

Gi dårlige nyheter

• Vi beklager å informere deg om at ...
  Vi beklager å informere deg om at ...
• Jeg er redd det ikke ville være mulig å ...
  Jeg er redd for at dette ikke ville være mulig ...
• Dessverre kan vi ikke / vi kan ikke ...
  Dessverre kan vi ikke / vi kan ikke ...
• Etter nøye vurdering har vi besluttet (ikke) å ...
  Etter nøye vurdering bestemte vi oss for (ikke) ...

Klager

• Jeg skriver for å uttrykke min misnøye med ...
  Jeg skriver for å uttrykke min misnøye med ...
• Jeg skriver for å klage på ...
  Jeg skriver for å klage på
• Vær oppmerksom på at varene vi bestilte på (dato) ennå ikke har kommet.
  Vær oppmerksom på at varene vi bestilte (dato) ikke har kommet ennå.
• Vi angrer på å informere deg om at bestillingen vår —– nå er betydelig forsinket.
  Vi angrer på å informere deg om at bestillingsnummeret vårt - nå er med betydelig forsinkelse
• Jeg vil spørre om transportkostnadene som virker uvanlig høye.
  Jeg vil be om det billettprissom virker uvanlig høye

I dag har mange selskaper utenlandske partnere eller utenlandske filialer, så kunnskapen til en sekretær eller personlig assistent på engelsk er ikke en motetrend, men et absolutt must. I dag skal vi snakke om hvordan vi kan utarbeide noen typer dokumenter som ofte er betrodd sekretæren.

KONTORNOTATER

Notat - dette er skriftlige meldinger i selskaper eller innen divisjoner i selskapet. De er vanligvis ment for kunngjøringer, diskusjon av forretningsprosesser, rapportering om selskapets arbeid og formidling av informasjon blant ansatte. Et notat er et offentlig dokument, så du bør ikke skrive noen konfidensiell informasjon i det.

Det er vanligvis skrevet i en uformell stil. Et notat skal ikke være for kort og altfor offisielt, men konsistens oppfordres. Strukturen i notatet er som følger: mest viktig informasjon plassert i første ledd, og i de følgende avsnittene forklare det mer detaljert. Alle notater inneholder følgende elementer:

• mottaker: venstrejustert, øverst på siden;
• avsender: venstre rettferdiggjort, rett under mottakeren;
• dato:venstre rettferdiggjort, under avsenderen;
• tema: venstre rettferdiggjort, under datoen.

For notater er det vanlig å bruke hvitt papir til utskrift, A4 eller mindre (notater skal plasseres i magasinene for innkommende dokumenter).

Ikke la deg rive med ved å sende ut for mange notater - husk at hver ansatt er opptatt og har en jobb å gjøre. Noen mennesker tror at notater er det effektive verktøy ledelse, men dette er ikke helt sant. Selv om notater kan brukes til å lede arbeid og forslag, er kritikk og ros best rettet til personen i person.

Til tross for at mest informasjon i dag overføres via e-post ved å skrive inn en melding i brevfeltet, er bruken av vedlagte notater (dokumenter) fortsatt et viktig element i forretningskorrespondanse. Når du sender dokumenter via e-post, ikke glem korrekt utførelse (eksempler 1, 2).

EKSEMPEL 1

EKSEMPEL 2

Oppsigelsesbrev

Oppsigelsesbrev - dette er et offisielt dokument der en ansatt varsler om avskjedigelse fra en stilling eller fra en enhet. Den serveres til nærmeste veileder. Hvis selskapet er utenlandsk, kan søknaden skrives på engelsk.

Hvorfor er det nødvendig å sende et oppsigelsesbrev? Først og fremst for å opprettholde et godt forhold til arbeidsgiveren og organisasjonen du jobbet i, og for å motta et positivt svar (anbefalingsbrev). Selv om en muntlig oppsigelse er tilstrekkelig i noen selskaper, kan oppsigelsesbrevet beholdes av arbeidsgiveren og arbeidstakeren og brukes i et juridisk aspekt om nødvendig.

Det er mange muligheter for å skrive uttalelser på engelsk, men alt avhenger av det spesifikke selskapet og de aksepterte standardene for journalføring. Men det er viktige punkter: for eksempel i søknadens tekst må datoen for avskjedigelse, skrivedato og personlig signatur være til stede.

På slutten av søknaden er det viktig å indikere kopier som er adressert til andre enn den nærmeste veileder (for eksempel HR-sjefen eller lederen av selskapet).

Oppsigelsesbrevet må skrives riktig og kortfattet i forretningsstilbasert på de strenge språklige egenskapene til moderne engelsk.

Imidlertid bemerker vi at det viktigste i denne situasjonen er å kunne si farvel til selskapet på en god tone. Dette er en av komponentene i karrieresuksess og profesjonell vekst.

Følgende er et nåværende standard engelskspråklig fratredelsesbrev fra Storbritannia (eksempel 3).

EKSEMPEL 3

E-post

Moderne e-post, sendt av ansatte til hverandre via post, er som regel ganske korte, kan være både formelle og uformelle. Men selv om brevet er uformelt, bør det være pent og lett å lese og assimilere informasjon.

Nedenfor er flere alternativer for standard e-postmeldinger (start og slutt), avhengig av mottaker, gjeldende oppgaver og forholdet ditt.