Bankgjennomgang. Back office Front middle og back office i banken

Opplæring av samspillet mellom avdelinger i banken

merknad

Hvor begynner banken? Fra resepsjonen, selvfølgelig. Banker trenger at kunden sier til seg selv: dette er min bank, jeg liker tjenesten i den og liker måten hans kontor er organisert på. Klienten ser ikke hva som skjer videre. Likevel, Hvor rart det kan virke, er kvaliteten på salg og kundeservice avhengig av det godt koordinerte samspillet mellom ytterligere to «kontorer» i mellom- og bakkontoret med hverandre og med frontkontoret. Dette er fordi de skal være interne kunder og samarbeidspartnere i forhold til hverandre og delta alle sammen i en enkelt kjede for å skape kundeverdi for kunden, og ikke motarbeide hverandre, slik det ofte er tilfelle. En bank kan og bør ikke ha kundeorienterte divisjoner og ikke-klientorienterte, bare fordi individuelle divisjoner ikke jobber direkte med kunder.

Når du forbereder et opplæringsseminar eksempler fra utenlandsk og innenlandsk bankpraksis ble brukt, og Basel II anbefalinger, som bestemmer separasjonen av risikostyringsfunksjoner i en egen struktur og bruk av enhetlige tilnærminger til risikostyring i banken, som på et visst tidspunkt fører til behovet for å opprette et mellomkontor.

Deltakere

Denne opplæringen er ment for alle topp- og mellomledere i banken for å hjelpe dem å mestre og forstå de effektive prinsippene for organisasjonsstrukturen til en kredittinstitusjon og intern interaksjon.

Treningsprogram

1. Begreper og definisjoner

Bankstruktur og dens elementer:
- Strategi, strategiske mål og målsettinger;
- Forretningsarkitektur;
- System arkitektur.
Elementer i bankens forretningsarkitektur:
- Front-office (Front-Office);
- Mellomkontor;
- Back-office (Back-office);
- Regnskap.
Systemarkitekturelementer:
- Informasjonslagring (DWH);
- Rapportering.
En produktbasert tilnærming til å definere tjenestefunksjoner.

2. Separasjon av bankstrukturer i verden og innenlandsk praksis i front-midt- og bakkontorer fra synspunktet om utviklingen av organisasjonsstrukturer for risikostyring

Å unngå interessekonflikter er et grunnleggende prinsipp i funksjonsfordelingen i en bank.
Formelle inndelinger av risikostyring.
Distribuert struktur for risikostyring.
Overgangsstrukturer for risikostyring.
Sentralisert struktur for risikostyring:
-Frontkontor;
-Mellemkontor;
-Bakkontor.

3. Front office

Front office konsept.
Hovedfunksjoner.
Interaksjon av front office med bankens divisjoner.
Hva frontkontoret ikke bør gjøre.
Front office er en faktor for bankkapitalisering.

4. Mellomkontor

Midtkontorkonsept: "mellom en stein og et hardt sted."
Mellomkontor som et viktig element i bankens risikostyringssystem.
Organisasjonsstruktur for mellomkontoret.
Mellomkontorfunksjoner.
Interaksjon mellom mellomkontoret og bankens divisjoner.
Sammenlignende egenskaper for mellom- og backofficefunksjoner.
Optimalisering av samhandling mellom divisjoner i banken ved hjelp av et mellomkontor.
Hvilke banker trenger et mellomkontor? Kriterier for å opprette et mellomkontor.
Forholdet mellom kvaliteten på kundeservice og tilstedeværelsen av et mellomkontor.
Ikke-kjernefunksjoner til et mellomkontor eller hva et mellomkontor ikke bør gjøre.

5. Backoffice

Rollen og funksjonene til backoffice i banken.
Backoffice plass i organisasjonsstrukturen til banken.
Interaksjon av backoffice med bankens divisjoner.
Praktiske aspekter ved organisering av arbeidet til backoffice.
Juridisk støtte til backoffice-aktiviteter.
Back office arbeidsorganiseringsmetodikk.
Hva du ikke skal gjøre på bakkontoret.

6. Sammenheng mellom strategi, forretningsprosesser og organisasjonsstruktur

Det funksjonelle prinsippet for bankstyring er grunnlaget for isolasjon og splittelse av divisjoner.
Bankstyringsprosessen er å sikre vekst av bankens verdi ved å tiltrekke og beholde effektive kunder.
Strukturen i bankens forretningsprosesser.
Prosess som et kontrollobjekt.
Et eksempel på en forretningsprosess "Behandling av søknad og utstedelse av lån".
Standarder for forretningsprosessmodellering.
Typer bankorganisasjonsstrukturer: fordeler og ulemper.
Kommunikasjon av organisasjonsstrukturen med forretningsprosesser.
Engineering og reengineering av bankens forretningsprosesser.

7. Lederverksteder og øvelser

Bestemmelse av divisjonene inkludert i front-midt og back-office og rekkefølgen av deres interaksjon.
Trenger banken et mellomkontor?
Definisjon av hoved- og hjelpeforretningsprosesser.

Metoder for å gjennomføre

Interaktivt seminar.
Gruppearbeid med forberedelse og forsvar av presentasjoner.

Varighet

For å eliminere informasjonskoblingen mellom front- og bakkontorene dukket det opp mellomkontorer i verdens banker på 90-tallet av forrige århundre. I Russland har en slik organisasjonsstruktur så langt bare dukket opp hos noen få.

For to eller tre år siden rådde en forenklet struktur i de fleste store russiske banker: front- og backoffice. Men i det siste har den mystiske frasen «mellomkontor» blitt stadig mer hørt. Mystisk fordi en enkel oversettelse av navnet ikke alltid gir en fullstendig forståelse av oppgavene til denne enheten. I dag er mellomkontorer i verdens ledende banker avdelinger som selvstendig skal vurdere bankens porteføljer, overvåke overholdelse av ulike grenser og utarbeide en daglig rutine for risikoansvarlige.

I Russland, inntil nylig, ble funksjonene til mellomkontoret "utsmurt" mellom de ansatte i front- og bakkontorene. "I banken vår begynte middelklassebanker å dukke opp med overgangen fra formelle risikostyringsstrukturer opprettet for å møte kravene til tilsynsmyndighetene til sentraliserte strukturer som håndterer risiko i samsvar med internasjonale standarder," sier Semyon Alperin, nestleder for Limits og stillinger til Prom-Svyazbank.

Den hyppige inkonsekvensen av pliktene utført med standard "back-office" og "front-office" ga opphav til en rekke konflikter om emnet: "Jeg, og bør handle, og ikke legge inn" billetter "inn i systemet" eller "gjør ikke sette dem inn i selve systemet." Uenigheter av denne typen ga opphav til den logiske og uunngåelige fremveksten av en ny divisjon - mellomkontoret.

I dag, i russiske banker, utfører mellomkontoret oftest to funksjoner: kontroll over kommersielle utlånsoperasjoner og kontroll over operasjoner i finansmarkedene. Den skiller seg fra backoffice i generalisering av data og i en bredere visjon av bildet av strukturen i bankens gjeld og eiendeler.

Økningen i omsetningen i finansmarkedene og erfaringen bankfolk fikk som følge av de første alvorlige bankkrisene, spesielt som følge av hendelsene i 1998, spilte en rolle i organiseringen av mellomkontorer i noen russiske banker. De påførte tapene og konkursene til en rekke banker fikk folk til å tenke på risikostyring og innføring av en slik underavdeling som risikostyring i organisasjonsstrukturen, som tidligere var ganske kjølig. Mange banker hadde ikke risikoanalytikere i det hele tatt. Med fremveksten av divisjoner i banker med ansvar for analyse og prognoser, ble det nødvendig å kontrollere grensene satt av risikostyring for omfanget av kreditt- og markedsrisiko.

"I en rekke banker ble det besluttet å separere kontrollfunksjonene i en egen struktur, siden risikostyring (RM) fortsatt er en analytisk avdeling," sier Igor Shiyanov, leder for avdelingen for kontroll av grenser og posisjoner i Alfa-Bank. , til BO. – Som et resultat ble det opprettet et mellomkontor, som er ansvarlig for å overvåke utførelsen av risikostyringsordrer fra tradere, samt for å generere posisjonsrapportering. Vi kan si at RM utfører risikostyring gjennom mellomkontoret. Tatt i betraktning at mellomkontoret ideelt sett bør kontrollere grensene i alle markeder der det er tilstede, så i denne divisjonen, i en operasjonell modus, et sammendrag av alle posisjoner i banken, så vel som det nåværende økonomiske resultatet, som til slutt ble nyttig ikke bare for risikostyring, men også for toppledere i banken."

Navnet på divisjonen - middle office - gjenspeiler fullt ut dens essens: det er ikke lenger et frontkontor, men ennå ikke et backoffice eller regnskap. Det er bare i midten, som navnet tilsier. For eksempel inngår en trader (front office) en avtale for å kjøpe verdipapirer, mellomkontoret må legge det inn i systemet, back office må betale, regnskapsavdelingen må lage regnskapsutskrifter. Eller et annet alternativ: frontkontoret har sagt ja til å utstede et lån til klienten, backoffice overfører pengene, og grunnlaget for overføringen - kontrakten og alle medfølgende dokumenter - utarbeides av mellomkontoret.

MIDDELKONTOR I ALPHA BANK Mellomkontoret til Renaissance Investment Management Bank består av 14 personer, noe som er ganske mye i markedet i gjennomsnitt. Dette forklares av et bredt spekter av funksjoner og oppgaver som utføres av denne enheten.

Tre personer på mellomkontoret - en gruppe for oppsett og behandling av transaksjoner. De er ansvarlige for riktigheten av transaksjoner i systemet og samhandler med tradere, backoffice, kundeansvarlige, risikoansvarlige for riktigheten og aktualiteten til datarefleksjon.

To ansatte er involvert i etablering og utarbeidelse av dokumenter for «strukturelle» og ikke-standardiserte transaksjoner.

Ni spesialister er kundebehandlere. De gir analytiske rapporter til kunder, kommenterer rapporter: om sammensetningen av porteføljen, om metoden for å beregne godtgjørelse, om metoden for å beregne lønnsomhet, etc. Oppgavene til kundebehandlere inkluderer også konsultasjoner om standardprodukter, deltakelse i utvikling og utførelse av dokumenter for å støtte individuelle og strukturerte transaksjoner. De følger også klientens instruksjoner og sporer klientordrer, samhandler innenfor mellomkontoret, med backoffice, advokater, risikoansvarlige, regnskap og klienter.

"De fleste av de avanserte bankene og selskapene har opprettet sine mellomkontorer basert på vestlig erfaring," sier Irina Fedorova, leder for operasjoner i Renaissance Investment Management. – Og faktisk, og i et annet tilfelle, er dette en avdeling som utfører en hjelpefunksjon for gjennomføring av transaksjoner. Ved "strukturerte" transaksjoner tar mellomkontoret del i utviklingen, korrekt utførelse og påfølgende kontroll, og hvis standardtransaksjoner utføres, skriver "midten" ut "billetter", legger transaksjonene inn i systemet og kontrollerer påfølgende utførelse”.

Det er også andre tilnærminger til funksjonaliteten til mellomkontoret i den ennå ikke fullt utformede russiske praksisen. Siden denne enheten er sjelden i bankstrukturen, er definisjonen fortsatt vag. I tillegg til direkte kontrollerende funksjoner, er midten ofte betrodd en rekke ikke-kjerneoppgaver: fra salgsfunksjoner til en avdeling som er ansvarlig for eller utvikler regelverket.

Eller bør du kanskje ikke fremheve det?

Verdens praksis, lagt over russisk virkelighet, reiser ofte spørsmål og tvil. Og med hensyn til mellomkontorer, tenkte en betydelig del av bankmiljøet: er det verdt å skille denne komponenten i en helt egen struktur?

Det er mulig å underbygge behovet for denne tildelingen ved å bruke et spesifikt eksempel på en investeringsbank: frontkontoret avslutter transaksjoner, spesialistene arbeider med konsepter som "posisjon", "sikkerhet", "nåværende økonomisk resultat". Backoffice jobber med begrepene "deal", "bekreftelse", "registrering", "". Samtidig er frontkontoret, det vil si handelsmenn, lite interessert i limits. Hvis de beregner noen risiko, gjør de det bare for seg selv, de vurderer potensialet sitt. Traders koordinerer ikke transaksjoner med hverandre på noen måte, og hvis hver enkelt traders portefølje kan være ganske diversifisert, så når bankens portefølje vurderes samlet, kan det vise seg at tradere sammen kjøpte en haug med Gazprom-aksjer.

Det er mellomkontoret som skal legge til disse porteføljene og se på konsentrasjonen av enkelte aksjer eller obligasjoner og beregne grensene for helheten. Dessuten må dette gjøres i gjeldende modus. Det samme backoffice er ikke interessert i hvorfor de ble kjøpt til et bestemt tilbud, det omhandler kun gjennomføring av transaksjoner. Så det viser seg at mellom en næringsdrivende som tenker på egen fordel, og et backoffice som kun tenker på design, bør det være et mellomkontor som vil koordinere deres aktiviteter.

Mellomkontoret er nødvendig som en organisatorisk komponent, en uavhengig struktur som ikke har noe med virksomhet å gjøre og ikke er interessert i det økonomiske resultatet. Dette er et dedikert, løsrevet "kaldhode" som utfører gjeldende internkontroll.

Samtidig betyr uavhengig ikke avskåret fra andre. Tvert imot er det mellomkontoret som er bindeleddet, dens viktige funksjon er å optimalisere samspillet mellom bankens divisjoner, kommunikasjon med alle divisjoner. Dette er spesielt viktig når man gjennomfører komplekse "strukturelle" transaksjoner. Funksjonene til gjeldende overvåking og kontroll er delegert til mellomkontoret, til en viss grad viser det seg at mellomkontoret er tvunget til å effektivisere virksomheten til banken.

Tilstedeværelsen av en stor stab av bankansatte forvirrer noen ganger handelsmenn, de vet ikke hvilken ansatt i "back", depositar, regnskapsavdelingen de skal kontakte hvis de har spørsmål. Derfor, for å spare tid, foretrekker handelsmenn å løse eventuelle spørsmål om virksomheten deres ved å kontakte en mellomkontoransatt. Det er også en sammenheng i motsatt retning. Dette pålegger kvalifikasjonene til mellomansatte, som skal løse ulike oppgaver, visse forpliktelser.

EKSEMPEL PÅ ORGANISERING AV ET MIDDELKONTOR Mellomkontoret i Alfa-Bank er en underavdeling som i utviklingsprosessen, i tillegg til hovedfunksjonen med å kontrollere grenser, har påtatt seg implementeringen av en rekke operasjoner som er iboende i underavdelinger av rapportering , statskasse og andre. Avdelingen er funksjonelt delt inn i tre deler: kontroll med investeringsdrift, kontroll av kredittdrift og kontroll av oppgjør. Funksjonene til mellomkontoret inkluderer kontroll ikke bare av interne grenser, men også kontroll over en rekke restriksjoner satt av eksterne regulatorer: Den russiske føderasjonens sentralbank, Federal Financial Markets Service.

Det andre aspektet av aktiviteten er dannelsen av flernivårapportering både for risikostyring og for andre divisjoner i banken. Informasjonen utarbeidet av mellomkontoret brukes også ved beslutninger i bankens kollegiale organer og avdelingsledere.

Mesteparten av tiden går med til vedlikehold av bankens informasjonssystemer: oppsett av nye instrumenter og motparter, nedlasting av tilbud, oppdatering av grenser. Mellomkontoransatte overvåker også korte posisjoner, og lukker dem på en rekke instrumenter på egen hånd. Alfa-Banks mellomkontor sysselsetter 20 personer, og arbeidsmengden for hver ansatt er ganske høy.

Mellomkontor er kun nødvendig for store banker

Ikke alle banker har behov for å organisere et mellomkontor. I russisk praksis finnes et mellomkontor hovedsakelig i banker med utenlandsk kapital, hvor ledelsen utføres av vestlige ledere, eller i banker som i stor grad bruker vestlig erfaring. Mellomkontoret er nesten alltid til stede i strukturen til investeringsselskaper. I små banker er denne funksjonen fordelt mellom front- og bakkontoret, men det kreves mellomstore og enda flere store.

"Investerings- og universelle banker skaper slike strukturer oftere enn andre," sier Igor Shiyanov (Alfa-Bank). – Tilstedeværelsen av et mellomkontor i en bank som hovedsakelig jobber i utlånssegmentet er eksotisk. Jeg tror at i Russland ikke overstiger antallet banker som har mellomkontoravdelinger i strukturen 5%. ”

Hvis vi snakker om omfanget av virksomheten, er et mellomkontor hovedsakelig nødvendig bare av store banker, banker med en sterk investeringskomponent eller banker med stor omsetning i finansmarkedene. I dette tilfellet er det tilrådelig å tildele en egen enhet med ansatte som er ansvarlig for å kontrollere grensene. I tillegg er det bare en stor bank som har råd til driftskostnadene ved å vedlikeholde ekstra ansatte og kjøpe spesiell programvare. Et mellomkontor dukker vanligvis opp på stadiet av vekst eller utvidelse av et selskaps virksomhet. Og hvis banken ikke er likegyldig til kvaliteten på kundeservicen og ønsker å unngå forvirring i arbeidet til front- og backoffice, blir mellomkontoret et nødvendig ledd. Noen eksperter mener at et mellomkontor er et must for de tjue beste russiske bankene, og i andre tilfeller kan ikke denne strukturen kalles utbredt eller nødvendig. For en liten bank som gjennomfører to handler i veksler, fire i aksjer og fem i obligasjoner og utsteder flere lån i uken, er en ansatt fra en annen spesialitet i stand til å behandle en liten mengde data: et backoffice eller risikostyring. De kan godt klare alle oppgavene, det vil fortsatt være tid til å gjennomføre transaksjonene.

Hver bankmann ønsker å vite hvor mellomkontoret er.

"Hvis du har et godt IT-system, betyr ikke plasseringen av mellomkontoret i det hele tatt, siden det lar deg gi en fullverdig forbindelse mellom front- og bakkontoret," sier Semyon Alperin (Promsvyazbank). – Men i praksis er det som oftest mellomkontoret plassert ved siden av backoffice. Organisatorisk er mellomkontoret en del av driftsavdelingen eller risikostyringsavdelingen. I Promsvyazbank er den inkludert i blokken "Finans og risiko", det vil si at den tilhører risikostyring ".

Så langt har det ikke vært en entydig tilnærming til spørsmålet om hvilken divisjon mellomkontoret tilhører, alt avhenger av den dominerende karakteren av dets virksomhet. Hvis mellomkontoret ikke fysisk "sitter" på frontkontorets territorium, bør klienter som regel ikke besøke det. Noen ganger kommuniserer mellomansatte direkte med klienter, men dette er unntaket snarere enn regelen. Til tross for at "midt"-funksjonaliteten ikke gir direkte kommunikasjon med mennesker, utelukker ikke dette interaksjon med motparter som bruker ulike kommunikasjonsmidler.

Men hvis et separat rom praktisk talt ikke er nødvendig for et mellomkontor, er teknologiene og utstyret veldig spesifikke og uavhengige. På grunn av spesifikasjonene i arbeidet deres, må middle office-ansatte ha det høyeste nivået av tilgang til bankens informasjonssystemer, slik at de kan motta all informasjon om transaksjoner som er underlagt kontroll, motpartsbase, tilbud osv. Med normal organisering av den teknologiske prosessen utføres kontroll automatisk, og en mellomkontoransatt griper inn i prosessen med å godkjenne transaksjoner i unntakstilfeller.

Derfor trenger et mellomkontor spesialisert programvare som gjør at den kan dekke alle markedene banken opererer i. Dette skyldes det faktum at front- og bakkontorsystemer ofte ikke tillater å motta all nødvendig informasjon i tilstrekkelig volum og i det nødvendige formatet. I dette tilfellet bør arkitekturen til systemet oppta en mellomposisjon mellom front- og back-office-programvaren og bør ikke tillate transaksjoner som ikke har passert grensekontrollen å komme inn i back-office for videre behandling.

Interessant er synspunktet til enkelte eksperter som mener at selve navnet «mellomkontor» kan stamme fra utviklerne av IT-løsninger for risikostyring. Det var de som kunne dele løsningene inn i tre nivåer: referere til løsningene for front office som teknologier for å gjennomføre transaksjoner, for middle office - for å kontrollere grenser og risiko, og for backoffice - for behandling av transaksjoner. Ifølge hypotesen var en slik inndeling naturlig og slo derfor lett rot.

Cæsarer fra bankverdenen

I sitt arbeid er ansatte ved mellomkontoret alltid et sted i midten, i skjæringspunktet mellom en viss «interessekonflikt» i front- og bakkontoret. "Oppgavene som mellommedarbeiderne må løse er å finne et kompromiss og en akseptabel løsning for fronten, baksiden og klienten på samme tid," forklarer detaljene i arbeidet til Irina Fedorova (Renaissance Investment Management). – Samtidig respekteres selskapets og lovens interesser. Så hvis en frontoffice-ansatt vet hvordan man handler i RTS-systemet, og en backoffice-ansatt kan være en smal spesialist på et spesifikt område, for eksempel, kan han overføre verdipapirer til et depot, så bør en mellomansatt være mer allsidig. Han trenger å vite, i det minste i generelle termer, hele syklusen til en bestemt operasjon, fra øyeblikket av avslutningen til beregningen av skatter fra overskuddet som mottas. Ellers vil han ikke være i stand til å effektivt koordinere prosessen ”.

I tillegg, for å utføre kontrollfunksjoner, må en mellomkontoransatt forstå i tilstrekkelig detalj detaljene til frontkontoret for å kunne snakke samme språk med handelsmenn. Selvfølgelig er han forpliktet til å forstå algoritmene for å beregne posisjoner, som er definert forskjellig i forskjellige typer transaksjoner. Samtidig må spesialisten i det minste til et minimum forstå detaljene til backoffice og depositar, siden spørsmål om transaksjoner kan oppstå fra representanter for disse bankdivisjonene. I mangel av et perfekt IT-system i banken, som gjør det mulig å generere både detaljerte og konsoliderte rapporter, stilles det ytterligere krav til den ansatte om å jobbe med store datamengder. Tidligere analytikere og handelsmenn jobber ofte i mellomkontorer.

"For en ansatt i et mellomkontor er personlige egenskaper også viktige: utholdenhet, konsentrasjon, kommunikasjon," fortsetter listen over krav Alexey Kuzmin, leder for mellomkontoret til FINAM Investment Company. – I løpet av dagen må du kommunisere mye med klienter, og i en ganske intens modus. For eksempel, hvis vi snakker om tvungen stenging av en posisjon når det ikke er nok midler på meglerkontoen ”.

Siden de ansatte på mellomkontoret jobber med ulike automatiske informasjonssystemer, må de ikke bare kjenne til bankprodukter, men også forstå programmering, kunne SQL-språket og kunne jobbe med databaser.

Med en viss organisasjon krever et mellomkontor ikke bare universelle allvitende ansatte, men også enkle "harde arbeidere". For eksempel, i et av de russiske mellomkontorene er det ansatte som utfører funksjonene til en handelsassistent. Traders gir dem informasjon om transaksjoner som de utfører i eksterne systemer, og assistenter legger inn transaksjoner med alle parametere i bankens regnskapssystem, hvor grensene igjen kontrolleres. Det er en ganske mekanisk jobb, men den kan også gjelde et mellomkontor.

Sergey Rybin,
Nestleder i styret i Stroykredit Bank:

Middle office støtter ikke-standardtjenester

Etter hvert som produktlinjen utvides, oppretter flere og flere kredittinstitusjoner fullverdige mellomkontorer. Behovet for dem merkes først og fremst av banker som aktivt tilbyr tjenester som ikke er fullt standardiserte. Markedsføring av slike produkter innebærer aktiv interaksjon med klienten for nøyaktig å bestemme behovene hans og analysere kredittverdigheten. I noen tilfeller blir det nødvendig å gi ytterligere dokumenter og rapporter. Mellomkontoransatte bør lykkes med å løse slike problemer. De er ofte også ansvarlige for risikoanalyse. I Stroykredit Bank er hovedaktivitetene til middle office aktivt arbeid med kunder tiltrukket av front office, transaksjonsstøtte og risikoanalyse.

Maxim Markov,
Leder for finansinstitusjonsavdelingen, Bank Globex:

Middle Office er finansregnskap

I hovedsak er et mellomkontor en treasury-regnskapsavdeling. Som du vet, er en av hovedoppgavene til statskassen i enhver bank å opprettholde likviditeten og soliditeten til banken, inkludert gjennom ulike operasjoner i forskjellige sektorer av finansmarkedet. I denne forbindelse er en av hovedoppgavene til mellomkontoret å opprettholde bankens betalingsposisjon i ulike tidsperioder, basert på informasjon fra bankens divisjoner: klient, kreditt, oppgjør og andre, inkludert fra statskassen selv. Basert på denne informasjonen utarbeider mellomkontoret bankens betalingsplan. Ved hjelp av den styrer bankens treasury sin likviditet: enten plasserer overskuddslikviditet i finansmarkedene, eller omvendt forsterker bankens likviditet gjennom bruk av ulike finansielle instrumenter. I tillegg utfører mellomkontoret regnskap og kontroll av driften av statskassen selv for å overholde grensen for åpne valutaposisjoner og håndtere risiko på åpne posisjoner.

Valery Naumov,
Nestleder i styret i banken "Soyuz":

Middle office er en full støtte for transaksjoner

I den siste tiden var det ingen klar definisjon av funksjonene til et mellomkontor. Og hans rolle ble spilt av avdelinger eller avdelinger for utlånsstøtte. Med et lite volum av transaksjoner er en slik mellommodell mulig selv nå, når en avdeling utarbeider, utsteder og betjener et lån. Men i sammenheng med forretningsutvikling har banker en tendens til å skille funksjonene til "front", "midt" og "bakside". I banken vår er et mellomkontor en enhet som er ansvarlig for dnår det gjelder risikokontroll på dem på tidspunktet for utstedelse av et lån og videre støtte for transaksjonen frem til full tilbakebetaling. Middle gir tilbakemelding på transaksjoner i banken og er faktisk et verktøy for å øke bankens håndterbarhet. I tillegg til sine funksjoner, må mellomansatte kjenne til det grunnleggende om juridiske aspekter og regnskapsføring av kreditttransaksjoner.

Alexey Kuzmin,
leder for mellomkontoret til FINAM Investment Company:

Mellomkontor i et investeringsselskap

Tradisjonelt er det funksjonelle formålet med mellomkontoret til et investeringsselskap å utføre megler- og forhandleroperasjoner på børs- og over-the-counter verdipapirmarkeder. FINAM-handlere jobber på alle russiske børser: RTS, MICEX, Moskva-børsen, St. Petersburg-børs. Middle Office aksepterer og sender kunders ordre for kjøp og salg av verdipapirer, overvåker kundenes posisjoner, inkludert kontroll over marginnivået ved slutten av handelsøkten og mengden av kundens gjeld til megleren. Middle office-ansatte overvåker risikoen som oppstår ved transaksjoner og sørger for informasjonsinteraksjon med alle kunder i hvis interesse transaksjonene foretas. Mellomkontoret har et risikostyringssystem som lar deg tjene penger på eventuelle bevegelser i aksjemarkedet, inkludert under fallet.

Enhver investeringsbank har tre kontorer: Front Office, Middle Office og Back Office. I denne artikkelen vil vi fortelle deg hva den gjør og hvordan hver avdeling fungerer.

Front Office samhandler direkte med klienter. Hovedoppgaven til Front office-ansatte er å inngå transaksjoner med institusjonelle og private kunder, noe som vil gi profitt til banken og øke eiendelene til kundene selv.

Front Office-ansatte jobber for primære og sekundære finansmarkeder.

Det primære markedet til en investeringsbank inkluderer en corporate finance-avdeling (IBD - Investment Banking Department), der bankfolk gir råd og tjenester for å skaffe midler og restrukturere kunders virksomhet. De omhandler fusjoner og oppkjøp (M&A), kapitalinnhenting (Equity Capital Markets) og restrukturering av klientgjeld (Debt Capital Markets).

Sekundærmarkedet består av handels-, salgs- og forskningsavdelinger. Front Office kjennetegnes av strengt skille mellom corporate finance og tradingavdelinger for å begrense informasjonsutveksling mellom avdelinger og for å unngå interessekonflikter mellom klient og bank gjennom bruk av innsideinformasjon.

Front Office-funksjon:

· Arbeid er forbundet med stress og konstant spenning - enorme mengder penger avhenger av de ansattes beslutninger, som de må ta i løpet av kort tid.

· Mange! Mye arbeid! Front Office-ansatte er ekte karriereister og arbeidsnarkomane. Å jobbe 80-100 timer i uken er normen for dem.

· Arbeid i frontkontoret til en investeringsbank er en av de mest prestisjefylte og høyt betalte i en investeringsbank.

Mellomkontor omhandler teknisk og administrativ støtte. Den er delt inn i seksjoner inni.

I risikostyringsavdelingen jobber analytikere og risikoansvarlige tett med frontoffice-teamene for å gi dem oppdatert informasjon om ulike finansielle produkter og finansmarkeder. Denne informasjonen hjelper ansatte med å minimere investeringsrisiko.

Årsregnskapet utarbeides av produktkontrollavdelingen.

Middle Office inkluderer også en juridisk avdeling (compliance), som overvåker den juridiske støtten til transaksjoner og kravene til regulatoren - sentralbanken. De håndterer også juridisk risiko ved å sikre at bankens praksis er i samsvar med lover og bransjestandarder.

Likviditets-, operasjonell og omdømmerisiko styres av finansavdelingen.

Middle Office-funksjon:

· Stort ansvar! Hvis i front office ansatte er mer ansvarlige for økonomisk ytelse, så er de i middle office ansvarlige for at banken overholder alle juridiske regler og krav. Bankens omdømme avhenger i stor grad av kvaliteten på arbeidet deres.

· Forhandling med front office. Middle Office-ansatte må ofte advare frontkontoret om høy risiko og overbevise dem om å forlate urimelig risikable avtaler.

Back Office- dette er avdelingen for transaksjonsstøtte, ledelse og kvalitetskontroll.

Drift & Oppgjørsavdelingen har ansvar for å kontrollere transaksjoner for feil og kundebetalinger.

Administrative funksjoner inkluderer arbeid med personell (HR), markedsføring, merkevaredannelse og promotering, overholdelse av kvalitetsstandarder for levering av tjenester i alle bankens kontorer.

En viktig del av backoffice er også IT-avdelingen, som tar seg av spørsmål om teknisk support, forbedring og automatisering av prosesser, og retting av tekniske problemer.

Back Office-funksjon:

· Normalisert arbeidstid i motsetning til front office.

· Samhandling med andre kontorer i banken. Internasjonale banker samler ofte team rundt om i verden for raskt å ta tak i utfordringene.

· Ansatte møter konstante arbeidsfrister. Og likevel er ikke arbeidet like stressende og intenst som i frontkontoret.

Vi vil fortelle deg mer om arbeidet til hver Front office-avdeling i ett av følgende materialer.

/ Ditt tPeople-team /

Det hyppige avviket mellom pliktene utført av standard "back-office" og "front-office" ga opphav til en rekke konflikter om emnet: "Jeg er en handelsmann, og jeg må handle, og ikke legge inn" billetter "i system" eller "back office" behandler "ferdige transaksjoner, og legger dem ikke inn i selve systemet." Uenigheter av denne typen ga opphav til den logiske og uunngåelige fremveksten av en ny divisjon - mellomkontoret.

"I Russland overstiger ikke antallet banker som har mellomkontoravdelinger i strukturen 5%," - Igor Shiyanov, Alfa-Bank.

"I en rekke banker ble det besluttet å separere kontrollfunksjonene i en egen struktur, siden risikostyring (RM) fortsatt er en analytisk avdeling," sier Igor Shiyanov, leder for avdelingen for kontroll av grenser og posisjoner i Alfa-Bank. , til BO. – Som et resultat ble det opprettet et mellomkontor, som er ansvarlig for å overvåke utførelsen av risikostyringsordrer fra tradere, samt for å generere posisjonsrapportering. Vi kan si at RM utfører risikostyring gjennom mellomkontoret. Tatt i betraktning at mellomkontoret ideelt sett bør kontrollere grensene i alle markeder der banken er til stede, så i denne divisjonen, oppsummerende informasjon om alle posisjoner i banken, samt det nåværende økonomiske resultatet, som til slutt ble nyttig ikke bare for risiko ledelse, men også for toppledere i banken."

MIDDELKONTOR I ALFA BANK

Mellomkontoret til Renaissance Investment Management Bank består av 14 personer, noe som er ganske mye i markedet i gjennomsnitt. Dette forklares av et bredt spekter av funksjoner og oppgaver som utføres av denne enheten.

To ansatte er involvert i etablering og utarbeidelse av dokumenter for «strukturelle» og ikke-standardiserte transaksjoner.

Det er også andre tilnærminger til funksjonaliteten til mellomkontoret i den ennå ikke fullt utformede russiske praksisen. Siden denne enheten er sjelden i bankstrukturen, er definisjonen fortsatt vag. I tillegg til direkte kontrollerende funksjoner, er midten ofte tildelt en rekke ikke-kjerneoppgaver: fra salgsfunksjoner til en avdeling som er ansvarlig for markedsføring eller utvikling av et regelverk.

Eller bør du kanskje ikke fremheve det?

Når en næringsdrivende ikke vet hvilken ansatt i "back-", depot- eller regnskapsavdelingen som skal kontakte ham, er det praktisk og riktig for ham å kontakte mellomkontoret.

Det er mulig å underbygge behovet for denne tildelingen ved å bruke et spesifikt eksempel på en investeringsbank: frontkontoret avslutter transaksjoner, spesialistene arbeider med konsepter som "posisjon", "sikkerhet", "nåværende økonomisk resultat". Backoffice jobber med begrepene «deal», «bekreftelse», «registrering», «kontrakt». Samtidig er frontkontoret, det vil si handelsmenn, lite interessert i limits. Hvis de beregner noen risiko, gjør de det bare for seg selv, de vurderer deres potensielle bonus. Traders koordinerer ikke transaksjoner med hverandre på noen måte, og hvis hver enkelt traders portefølje kan være ganske diversifisert, så når bankens portefølje vurderes samlet, kan det vise seg at tradere sammen kjøpte en haug med Gazprom-aksjer.

Det er mellomkontoret som skal legge til disse porteføljene og se på konsentrasjonen av enkelte aksjer eller obligasjoner og beregne grensene for hele banken. Dessuten må dette gjøres i gjeldende modus. Det samme backoffice er ikke interessert i hvorfor aksjene ble kjøpt til en bestemt kurs, det handler kun om gjennomføring av transaksjoner. Så det viser seg at mellom en næringsdrivende som tenker på egen fordel, og et backoffice som kun tenker på design, bør det være et mellomkontor som vil koordinere deres aktiviteter.

EKSEMPEL PÅ EN MELLEMKONTORORGANISASJON

Mellomkontoret i Alfa-Bank er en underavdeling som i utviklingsprosessen, i tillegg til hovedfunksjonen med å kontrollere grensene, påtok seg implementeringen av en rekke operasjoner som er iboende i underavdelingene rapportering, finans og andre. Avdelingen er funksjonelt delt inn i tre deler: kontroll med investeringsdrift, kontroll av kredittdrift og kontroll av oppgjør. Funksjonene til mellomkontoret inkluderer kontroll ikke bare av interne grenser, men også kontroll over en rekke restriksjoner satt av eksterne regulatorer: Den russiske føderasjonens sentralbank, Federal Financial Markets Service.

Trenger mellomkontor

bare store banker

Hver bankmann ønsker å vite hvor mellomkontoret er.

Mellom en næringsdrivende som tenker på egen profitt, og et backoffice som kun tenker på papirarbeid, bør det være et mellomkontor som koordinerer arbeidet deres.

Det er også andre tilnærminger til funksjonaliteten til mellomkontoret i den ennå ikke fullt utformede russiske praksisen. Siden denne enheten sjelden finnes i bankstrukturen, forblir definisjonen vag. I tillegg til direkte kontrollerende funksjoner, er "midten" ofte betrodd en rekke ikke-kjerneoppgaver: fra salgsfunksjoner til en enhet som er ansvarlig for markedsføring eller utvikle et regelverk.

Cæsarer fra bankverdenen

Sergey Rybin,

Nestleder i styret i Stroykredit Bank:

Middle office støtter ikke-standardtjenester

Maxim Markov,

Leder for finansinstitusjonsavdelingen, Bank Globex:

Middle Office er finansregnskap

Valery Naumov,

Nestleder i styret i Soyuz Bank:

Middle office er en full støtte for transaksjoner

Alexey Kuzmin,

Leder for mellomkontoret i FINAM Investment Company:

Mellomkontor i et investeringsselskap

Hva er et backoffice: opprinnelsen og forklaringen av begrepet + 3 grunner til at din bedrift trenger det + eksempler på backoffice-oppgaver i 3 forretningsområder + 2 typer back-office-dataprogrammer + 3 problemer som de løser.

Mange fremmedord på russisk har blitt definisjonen av et bestemt aktivitetsfelt. På begynnelsen av 2000-tallet dukket et slikt konsept som backoffice opp i næringslivet.

I løpet av årene begynte begrepet å bli brukt innen salg, i finansinstitusjoner, så vel som i verdipapirmarkedet.

Hva er et backoffice og hvilken rolle spiller det i moderne virksomhet, vil du lære av denne artikkelen.

1. Forklaring av begrepet "backoffice"

Dette uttrykket kom til russisk fra engelsk - "back-office" (som bokstavelig talt kan oversettes som "back-office"). I dag er betydningen litt vag, på grunn av at backoffice-enhetene har mange virksomhetsområder som er fundamentalt forskjellige fra hverandre.

Et backoffice er en avdeling i en virksomhet som har som oppgave å formalisere, registrere, registrere drift knyttet til virksomhetens økonomi.

Sammen med dette er det en annen, ikke mindre viktig avdeling kalt front office. Hva er det? Frontkontorets oppgave er å gjennomføre transaksjoner og tiltrekke seg nye partnere, kunder som påvirker selskapets økonomiske stilling og utvikling.

Backoffice inkluderer følgende avdelinger:

regnskap,
Personalavdelingen,
selskapsadministrasjon,
støttetjeneste, analytikere,
statistikk osv.

Han tar seg faktisk av alle administrative saker.

Frontkontoret er på sin side en stab av ledere som igjen tiltrekker nye partnere til selskapet.

2. Hvordan oppsto konseptet med et backoffice?

Historien om etableringen av et så populært begrep i virksomheten går tilbake til den vanlige bygningsplanleggingen.

Alle bygninger til store selskaper ble bygget etter samme plan ...

Først var frontkontoret- forsiden av bygningen. Det var nødvendig for at en klient eller besøkende enkelt kunne finne riktig avdeling eller en spesifikk medarbeider. Dette rommet hadde en kostbar oppussing, fordi det er "ansiktet" til selskapet. Ansatte skal alltid være godt kledd, oppføre seg høflig mot kunder osv.

Den andre delen av bygget ble kalt back office... Alt produksjon og administrativt arbeid fant sted på dette territoriet. Siden de besøkende aldri hadde vært her, var ikke oppussingen, belysningen og interiøret presentabelt.

Hvis de ansatte i frontkontoret la mye oppmerksomhet til utseendet deres, spilte de profesjonelle egenskapene til selskapets personell hovedrollen i back-office.

Differensiering etter utformingen av bygningen har blitt en global betegnelse for de to divisjonene i ethvert selskap. Frontkontoret er et levende bilde som tiltrekker kunder. Backoffice er utviklingsavdelingen til selskapet som overvåker alle prosesser.

3. Hvorfor trenger din bedrift et backoffice?

Oppstartssjefer står overfor spørsmålet om de i det hele tatt trenger en slik enhet.

Opprettelsen i et nytt firma eller til og med i et allerede eksisterende er viktig av tre hovedgrunner:

Omdømmet til selskapet.

I dag er det stor konkurranse innen ethvert aktivitetsfelt. Backoffice-ansatte opprettholder selskapets omdømme ved sine handlinger på daglig basis.

For eksempel gjør spesialister fra avdelingen for analyse og statistikk sine feil hver dag for å forbedre ytelsen til organisasjonen.

Den administrative avdelingen i selskapet overvåker hele tiden at alle gjør jobben sin effektivt og så raskt som mulig.

Økt fortjeneste.

Selvfølgelig tiltrekker front office-ansatte nye kunder, men uten regnskapsstøtte kan eventuelle pengetransaksjoner øke inntekten eller tvert imot redusere den.

Dessuten er det i backoffice-avdelingen ansatte utvikler nye utviklingsplaner, som i fremtiden kan øke fortjenesten betydelig.

Ansvar for risiko i nye transaksjoner.

Arbeidet til frontoffice-ledere er basert på søket etter en stor kunde. Samtidig, uten feilberegninger av alle fordelene og mulige risikoer fra transaksjonen av backoffice-arbeidere, vil kontrakten ikke bli inngått.

Dette stadiet er det mest kritiske, fordi det avhenger av om selskapet vil motta overskudd eller tap.

4. Back office oppgaver innen 3 ulike aktivitetsområder

Selv om tolkningen av begrepet er lik for alle næringssektorer, utfører ansatte i praksis ulike aktivitetsområder oppgaver som er forskjellige.

3 eksempler på hva backoffice har ansvar for på ulike områder:

I en finansinstitusjon er denne enheten drifts- og regnskapsavdelingen, som er ansvarlig for driften av hele organisasjonen. Spesialister legger stor vekt på kredittoperasjoner.

Også på deres skuldre er ansvaret for gjennomføringen av transaksjoner knyttet til verdipapirer, arbeidet til regnskapsavdelingen, kontroll over eiendelene og forpliktelsene til banken.

Handel og salg.

Innen handel og salg er divisjonen ansvarlig og overvåker alle finansielle transaksjoner, ankomst av varer, salg, salg, bevegelse, avskrivning av saldoer, retur av avslag, vurdering og studie av handelsmarkedet, anskaffelse av utstyr, lokaler for salg av produktet mv.

For ansatte i serveringssektoren er alt arbeidet til avdelingen knyttet til dagens drift. Back-office tar ansvar for utarbeidelse av finansiell rapport, føring av produkter, kontroll over kvalitet og tilberedning av retter til kunder, rekruttering av personell.

5. Ansvar for back office-arbeideren

Det er mange spesialister i denne avdelingen, og hver av dem har sin egen oppgave. Det er mulig at nykommerbedrifter har få ansatte, noen ganger kan det bare være 5-10 av dem. Derfor må du se etter en universell arbeider, en spesialist som kan være ansvarlig for flere prosesser samtidig.

Hvis du er i en slik situasjon, bør du finne ut hvilket ansvar en person fra back-office må utføre.

Hovedoppgavene til en spesialist i denne enheten inkluderer:

Registrering og registrering av transaksjonen.
Inngåelse av kontrakter knyttet til kjøp eller salg av varer.
Drift for overføring av eierskap fra selger til kjøper.
Kontroll over de økonomiske strømmene til selskapet.

Nesten alt ansvar for selskapets velstand hviler på skuldrene til backoffice-arbeiderne. De minste feil i feilberegninger av økonomiske transaksjoner og organisatoriske problemer kan føre til tap eller til og med.

6. Er det mulig å erstatte avdelingen med et backoffice-program?

I hagen, uansett hva man kan si, er XXI århundre en tid da de fleste prosesser er automatiserte (eller i det minste har en tendens til å gjøre det). Denne skjebnen ble ikke spart av backoffice-underseksjonen.

Back-office er et dataprogram som kontrollerer og implementerer de teknologiske prosessene til et selskap knyttet til salg, økonomi, regnskap, etc.

Mange direktører kjøper disse programmene for å spare penger på lønnen til ansatte i den administrative avdelingen.

Det er 2 typer PC-back-office:

Her er for eksempel programmet «Compact», som er beregnet på en butikk. Databasen inneholder all informasjon om arbeidet til handelsnettverket. For å bruke det er 2-3 personer nok, som bare vil kontrollere arbeidet og legge inn nye data.

Dermed kan du løse følgende problemer mye raskere:

Rask kundeservice og nye tilbud.

Programmet gjør automatisk feilberegninger, fastslår mulig risiko, fortjeneste, tap, etc. Samtidig kan det ikke være feil på forhånd hvis alle dataene er lagt inn i programmet riktig.

Automatisk regnskap og kontroll over selskapet.

Når en bedrift mottar økonomiske data og statistikk over ytelsen til alle avdelinger i løpet av sekunder, bidrar det til maksimal kontroll over virksomhetens aktiviteter fra innsiden.

Denne informasjonen er nødvendig for at ledelsen skal kunne kontrollere alle prosesser, studere mangler og eliminere dem i tide.

Analyse av samarbeid med kunder og samarbeidspartnere.

Overvåking av denne informasjonen vil bidra til å forbedre bedriftens markedsføringsstrategi.

Fra denne artikkelen lærte du hva er backoffice og også om eksistensen av dataprogrammer som kan erstatte en hel avdeling med levende ansatte. Programmet setter fart på mange organisatoriske prosesser.

En oversikt over arbeid med et så viktig element som

backoffice til selskapet, - i følgende video:

Dette er utvilsomt et stort pluss for arbeidet til selskapet, men da vil det ikke være behov for noen spesialister og folk må fratas jobbene sine. I tillegg, med all sin nøyaktighet, er maskiner ennå ikke i stand til å overgå mennesker på mange måter.

Nyttig artikkel? Ikke gå glipp av nye!
Skriv inn din e-post og motta nye artikler på posten

I hvilken bank for å åpne en brukskonto: TOP-5 institusjoner
Hvordan åpne en McDonald's: fordelene og fordelene med en franchise
Er SP en juridisk enhet: forklaring