Etikettekrav til arbeidsplass og kontorlokaler. Abstrakte etiske standarder for utforming av arbeidsplassen til en ansatt Noen få ord om dårlig oppførsel

I dag er det mote å jobbe mye. For de fleste har kontoret ikke engang blitt et andre hjem, men et første hjem. Nesten hele livet tilbringes på arbeidsplassen.

Folk i utlandet har lenge forstått at et kontor er et av hovedverktøyene for å gjøre forretninger. Dette betyr at hvis de ansatte har ukomfortable arbeidsplasser, vil produktiviteten lide. Og hvis kontoret ditt har et lite presentabelt utseende, vil du ikke kunne gjøre et positivt inntrykk på kunder og partnere.

I Russland har de så vidt begynt å forstå dette aspektet av saken.

Akkurat som talen og utseendet ditt skal samsvare med bildet av en lovende ansatt, så tilhører det indre av arbeidsområdet ditt området for forretningsetikett. Nesten ethvert kontorinteriør gjenspeiler selskapets image.

Grunnleggende orden skal opprettholdes i arbeidsområder. Rot gjør arbeidet ineffektivt og ødelegger bedriftens mening. Det er helt uakseptabelt på kontoret, siden en av reglene for forretningsetikett sier: en forretningsmann skal se ut som en person som har kontroll over situasjonen. Semenov A.K., Maslova E.L. Ledelsesetikk. Opplæringen. -- 2. utg. -- M.: Forlags- og handelsselskap "Dashkov and Co", 2007

For å skape inntrykk av en vellykket ansatt, bør du følge reglene:

1. Tenk på kontoret ditt som ditt hjem, uavhengig av størrelsen, og tenk gjennom alle de små detaljene på god måte, akkurat som du ville tenkt på innredningen og innredningen i ditt eget hjem.

2. Kontoret skal alltid være rent og trivelig.

Hvis du absolutt trenger fjell av papirer til jobben, sett opp et ryddig og ryddig resepsjonsområde for besøkende, og gjør ditt nåværende arbeid i et annet rom. Hvis kontoret ditt er for lite eller du bare får tildelt et skrivebord i et lite rom, kan du skaffe deg en uttrekkbar "søppel"-skuff hvor du vil gjemme alle papirene så snart noen kommer til deg.

4. Prøv å ikke spise lunsj ved skrivebordet ditt. Hvis det ikke er noe annet alternativ, sørg for at det ikke er noen kunder eller besøkende i nærheten som kan se det, og sørg for å rydde opp etter å ha spist.

5. Prøv å se på arbeidsplassen din gjennom øynene til en fremmed

I anerkjente selskaper tenker ledelsen alltid på hvor komfortable ansatte har det i bedriftens lokaler.

Hvis det forventes at mange klienter eller kunder som ikke er kjent med hverandre kan komme til kontoret ditt samtidig og må tilbringe fra flere minutter til en time sammen i samme rom mens de venter, anbefales det ikke å installere sofaer . I dette tilfellet er stoler for besøkende mer egnet. Sofaer skaper et visst problem: fremmede blir tvunget til å sitte på dem for nærme, kanskje til og med nær hverandre, og dette får folk til å føle seg ukomfortable. I en slik situasjon er stoler arrangert i bokstaven "L" bedre egnet. Ved siden av stolene for besøkende anbefales det å plassere en rekke magasiner å velge mellom som du kan bla i. Du kan også legge telefonen din der.

I dag er det mote å jobbe mye. For de fleste har kontoret ikke engang blitt et andre hjem, men et første hjem. Nesten hele livet tilbringes på arbeidsplassen. Så er det verdt å leve i bildet og likheten til et sovjetisk kontor?

Folk i utlandet har lenge forstått: et kontor er et av hovedverktøyene for å gjøre forretninger.

Dette betyr at hvis de ansatte har ukomfortable arbeidsplasser, vil produktiviteten lide. Og hvis kontoret ditt har et lite presentabelt utseende, vil du ikke kunne gjøre et positivt inntrykk på kunder og partnere.

I Russland har de så vidt begynt å forstå dette aspektet av saken.

Av typen kontor kan du ganske nøyaktig bestemme hva slags ansatt du er og til og med hva du gjør.

Mange i næringslivet streber etter å sikre at kunder eller kjøpere (både vanlige og potensielle) kommer til dem selv: å få en person "i ditt felt" betyr å bevise at du er sterkere.

Derfor må du strebe etter å sikre at ditt "felt", det vil si stedet der du mottar folk, gjør best mulig inntrykk på dem, slik at atmosfæren på dette stedet bidrar til din karrierekarriere, og ikke bremser den. . Av alt dette følger det at kontoret må følge standardene vedtatt i din institusjon, samt din stilling i selskapet og typen aktivitet.

Hvis det forventes at mange klienter eller kunder som ikke er kjent med hverandre kan komme til kontoret ditt samtidig og må tilbringe fra flere minutter til en time sammen i samme rom mens de venter, anbefales det ikke å installere sofaer . I dette tilfellet er stoler for besøkende mer egnet. Sofaer skaper et visst problem: fremmede blir tvunget til å sitte på dem for nærme, kanskje til og med nær hverandre, og dette får folk til å føle seg ukomfortable. I denne situasjonen er stoler arrangert i "L"-form bedre egnet, så hvis du vil sitte ved siden av noen, kan du gjøre det, hvis du vil sitte lenger unna andre, kan du finne et slikt sted.

For å skape inntrykk av en vellykket ansatt, bør du følge følgende regler: 1.

Tenk på kontoret ditt som ditt hjem, uavhengig av størrelsen, og tenk gjennom alle de små detaljene på god måte, akkurat som du ville tenkt på innredningen og innredningen i ditt eget hjem. 2.

Kontoret skal alltid være rent og trivelig. 3.

Prøv å ikke spise lunsj ved skrivebordet ditt. Hvis det ikke er noe annet alternativ, sørg for at det ikke er noen kunder eller besøkende i nærheten som kan se det, og sørg for å rydde opp i alt (spesielt smuler) etter å ha spist. 5.

Prøv å se på arbeidsplassen din gjennom øynene til en utenforstående, og svar deretter på spørsmålet: ville jeg ønske å komme til en person som jobber på et slikt kontor, og hvis jeg gjorde det, hva kan dette kontoret fortelle meg om eieren?

I anerkjente selskaper tenker ledelsen alltid på hvor komfortable ansatte har det i bedriftens lokaler.

Belysningsstandarder

Som du vet, er den riktig valgte typen belysning en viktig faktor for å opprettholde ansattes ytelse i løpet av arbeidsdagen. Det bør velges avhengig av omstendigheter som tilstedeværelsen av skjermer på bordene, tilgjengeligheten av naturlig dagslys (eller omvendt, fullstendig fravær av vinduer). Kunstig lys skal være sterkt nok til at du kan jobbe, men ikke så sterkt at det stirrer på dataskjermen og papiret og gir besøkende hodepine. Det er også lurt å dempe sollyset til bestemte tider slik at det ikke blender øynene eller overoppheter rommet.

Moderne belysningsteknologier kan ikke bare lindre kontorarbeidere fra hodepine, men også spare betydelig på elektrisitet, og også bidra til å styrke selskapets image.

Kontorbelysning bør skreddersys til de spesifikke funksjonene til lokalene, til arrangementet av møbler og til de ansattes oppgaver, og ikke omvendt.

Avhengig av oppgavene kan en løsning gi rommet jevnt hvitt lys, en annen kan gi behagelig dempet belysning, og en tredje kan ta fra skumringen bare det som er nødvendig for arbeidet, eller det som må gjøres oppmerksom på den besøkende.

Arbeidsplassbelysning bør være individuell og fleksibel. På en moderne arbeidsplass bør lyset være så individuelt som mulig og samtidig multivariabelt, slik at du kan endre retning, lysstyrke og belysningsområde, fordi oppgavene til en person ved et skrivebord er i konstant endring. ?

I resepsjonsområdet er mykt reflektert lys mest hensiktsmessig for å skape en følelse av komfort; Sekretærens skrivebord er opplyst av lokale kilder. ?

I arbeidsrom kan lyset spres, uten lokale kilder. ?

I arbeidsområder skal belysningen være 400 lux i henhold til russiske standarder. I spesielle tilfeller, som når folk jobber med tegninger, trengs ca 750 lux. For å sikre den nødvendige standarden er det nok å ha en bordlampe med en effekt på 36-40 W eller 24 W med ekstra reflektorer. ?

Valget av type lamper er også et grunnleggende spørsmål: glødelampe, fluorescerende, halogen, metallhalogenid. Lysrør slår tradisjonelle glødelamper på alle måter. Med samme kraft er lyseffekten til en fluorescerende lampe 3~5 ganger høyere, den bruker 4,5-5 ganger mindre energi og varer 4 ganger lenger enn en glødelampe. Det er av disse grunnene at glødelamper praktisk talt har gått ut av bruk på vestlige kontorer. Imidlertid har de en ubestridelig fordel: deres varme gulaktige lys, som skaper en følelse av hygge. ?

Når folk primært jobber med en skjerm (aksjehandlere, datadesignere), kan overheadlyset være minimalt, og downlighten skal effektivt lyse opp tastaturet og papirene på bordet. ?

Det anbefales ikke å bruke innebygde lamper i lederkontorer, møterom og resepsjonsområder - kort sagt hvor som helst hvor det er viktig å skape en følelse av komfort og plassere besøkende i din favør. ?

Lyset på kontorene kan godt være varmt, det vil si gult.

Hvis du har muligheten til å ta del i en diskusjon om spørsmålet om hvilken farge veggene på kontoret ditt skal være, bør du huske på at et rom med lyse vegger virker romsligere, med mørke ser det ut til å krympe i størrelse . Unngå å male kontorvegger i lyse farger som blått, lilla eller turkis. Men maler du den ene veggen blå, liver du opp rommet uten å overvelde interiøret. Det anbefales heller ikke å male vegger med rent hvitt; det er mye mer behagelig å være i beige, lysegrå og andre myke farger.

Riktig fargedesign på interiøret skaper et konfliktfritt miljø på kontoret. Farge påvirker hele tiden en person, dens innflytelse påvirker evnen til å jobbe. Moderne arbeidsgivere tenker imidlertid minst av alt på fargeklimaet i lokalene for egne ansatte. Dessuten vet mange av dem rett og slett ikke noe om denne effekten av farge. For eksempel ba en av kundene til et designfirma om å få male kontoret sitt svart og svarte ikke på advarsler om at dette ville være dårlig for helsen hans. Et par måneder senere kom han igjen, denne gangen for å få hjelp.

I overfylte rom, som kontorer, bør fargevalget være så rolig som mulig, og derfor anses grå fortsatt som den mest klassiske fargen. Imidlertid har en overdose av grått oftest ikke den beste effekten på en persons psykologiske tilstand

og derfor på ytelsen. Ifølge forskning fra psykologer er det en direkte sammenheng mellom økningen i apati, tretthet og overvekten av hvite og lysegrå nyanser i interiøret.

Spesifikasjonene til aktiviteten krever et spesielt utvalg av farger. L. N. Mironova i håndboken "Colorology" gir noen anbefalinger om praktisk bruk av farger i industri- og kontorlokaler:

fra et fysiologisk synspunkt inkluderer de mest gunstige fargene grønt, gult og hvitt. Grønn farge fremmer konsentrasjon og har en positiv effekt på synet, og forhindrer tidlig tretthet.

for arbeid som krever konstant konsentrasjon eller monotone handlinger, er nyanser av kule farger å foretrekke - grønn, blågrønn. Og for arbeid som med jevne mellomrom krever intens mental eller fysisk aktivitet, anbefales nyanser av varme farger som fremkaller aktivitet. Samtidig bør fargedesign ikke distrahere fra arbeidet. Derfor er det tilrådelig å bruke lyse gule og grønne farger, som stimulerer mental aktivitet.

Monokrom er like slitsomt for øynene som overdreven fargemetning. Stor kontrast har også en slitsom effekt.

i støyende rom er det ønskelig å bruke et "stille" område - kalde og lite mettede nyanser.

Interiør stil

Interiørstilen, kvaliteten og merket på møbler bærer informasjon om eieren av lokalene og er komponenter av selskapets image. Basert på interiørstilen vil det være lettere for dine kunder og andre besøkende å bedømme selskapet "ut fra klærne", uten forutgående bekjentskap.

Det er forskjellige interiørstiler:

Klassikeren, som oftest brukes i de såkalte U1P-sonene der toppledere jobber og møtes, her er det i snitt 15 kvadratmeter per person. m område. Siden midten av 1700-tallet. I Russland kom et kontor i engelsk stil på moten. "Status"-betydningen av denne stilen er fortsatt bevart. Et engelsk skap består av mørke trepaneler (menneskehøyde eller kortere) på veggene, den øvre delen av veggene kan enten males eller dekoreres med damasktapet; mørkt trepanel, dvs. med firkantede utsparinger, tak. En uuttalt regel som fortsatt er i kraft i den russiske bedriftsverdenen er at jo mer tre og jo bedre kvalitet det er, jo høyere status har eieren av kontoret.

Modernismens klassikere. Kontormøbler i "moderne" stil ser mer kjent ut. Runde bord, åpne skap, glassdører i metallrammer og glasshyller. Det grunnleggende i denne stilen er enkelhet, kvalitet og funksjonalitet. For eksempel en stol laget av bøyde rør, som skinnstrimler er strukket på. De mest brukte materialene i møbler i denne stilen er nikkelbelagte rør, lærtape eller "fletting" og pels. Dette er et interiør av veldig høy kvalitet, men fra utsiden ser alt veldig enkelt ut. Eieren kan være en veldig lærd og veldig rik person, selvrespekt, selvforsynt: for å føle seg komfortabel i et så sterilt miljø, må man ikke trenge eksterne bevis på ens betydning. Dette er en "avansert" person som kan mye om dyre ting.

"Økologisk" stil. Til ordet "økologisk" bør vi legge til ergonomisk og holdbar. "Økologiske" møbler bruker hovedsakelig lyst tre, glass, metall, og polstringen er ikke lær, men matt-type stoff. Dette er den såkalte "skandinaviske" stilen. I Russland har denne stiltrenden ikke hatt mye hell så langt. Den "psykologiske bremsen" har skylden. Bildet av en bank er for eksempel formet av amerikanske filmer: en bankmann røyker en sigar på et kontor i mørkt tre med utskårne paneler. Dette er bra for et førsteinntrykk. Det er imidlertid mye mer behagelig å jobbe i et solfylt rom.

Høyteknologisk. En annen fasjonabel trend som har spredt seg på seriøse kontorer, er forskjellige varianter av temaet "høyteknologi". Her er hovedrollen gitt til metall og glass. Et karakteristisk trekk ved denne stilen er nøye etterbehandling og montering av detaljer, omtenksomhet og mangel på dekorasjon. Strukturene er enten, eller ser ut til å være, prefabrikkerte. Et godt eksempel er produktene til det svenske selskapet Baillon. Dette er et byggesett som du kan sette sammen hyller, skrivebord, resepsjon og kontorkjøkken. Det er mange fargealternativer. Dessuten, fra noe eksepsjonelt, har denne trenden allerede blitt "en av", den er ganske gjenkjennelig og snakker om eieren av slike møbler som han har gått inn i det 21. århundre. Høyteknologi i sin rene form er på mote blant modellbyråer, PR og telekommunikasjonsselskaper.

"Vis frem." For noen selskaper er det viktig å vise en kreativ tilnærming til kundens problem: jo "galere" selskapets kontor er, jo mer interessant vil det være å løse kundens problem.

Det er møbelfirmaer som spesialiserer seg på denne stilretningen. Selskapet Ecga (Italia) har skap som er bygget av fargede blokker, som kuber. Mer enn 200 farger som tilbys gjør det mulig å sette sammen et bildeskap. Møblene til dette selskapet brukes i mange reklamekampanjer; dette selskapet dekorerer MTU-studioer rundt om i verden.

Som aksenter i interiøret i et kreativt selskap kan det være slike "show-off" ting som en "leppe" sofa designet av Salvador Dali, lenestoler i form av en lilje, en rose - med et ord, noe som ingen finansiell struktur vil tillate seg.

Selv når de befinner seg i et seriøst kontorkompleks med en ansiktsløs renovering av europeisk kvalitet, begynner reklamefirmaer å tilpasse det til sitt eget temperament: de arrangerer «merkelige» gjenstander, henger opp plakater og sine egne arbeider. Separat noen ord om rommet der det vanligvis holdes forhandlinger. Rommet skal være innredet rent funksjonelt: komfortable stoler og bord, om nødvendig - en demonstrasjonsskjerm og avspillingsutstyr, kanskje en blomsterbukett, men ikke på høye ben og vaser. Det kreves selvfølgelig god belysning og ventilasjon. Men ingenting overflødig! Alle slags akvarier, statuer, malerier, etc. er passende på et personlig kontor eller i et oppholdsrom, og i et møterom indikerer de at eieren enten mangler smak, eller, mer sannsynlig, håper ved hjelp av disse tingene ( de kalles manipulerende ) manipulerer deg, distraherer oppmerksomheten din fra noe viktig.

Du bør ikke kjøpe superdyre lederkontorer og samtidig de billigste bordene og stolene for ansatte, for i prosessen med forretningsforbindelser vil forretningspartnere jobbe ikke bare og ikke så mye med daglig leder, men med spesifikke utøvere. 2.

Rom der de jobber med papirer eller datamaskiner er vanligvis innredet med møbler i kule farger – det antas å være mindre distraherende fra jobben. 3.

For kontorer der kunder mottas, velger de lyse tremøbler i varme nyanser - et slikt interiør skaper en atmosfære som bidrar til kommunikasjon. 4.

Arbeidstakere i tjenestesektoren (for eksempel reisebyråer) kan kjøpe trendy møbler i provoserende farger (blått, lilla). De ønsker å gjøre sterkest inntrykk på besøkende og bruker et lyst interiør som en attraksjon for dem.

Interferens og irriterende stoffer

For å jobbe produktivt trenger vi ikke et fullstendig fravær av forstyrrelser og irriterende stoffer, men evnen til å filtrere dem. Psykologer sier at folk utvikler rusavhengighet av ytre stimuli, og deres fullstendige fravær kan føre til alvorlige psykiske lidelser. Dette problemet står overfor astronauter, klatrere og ubåtfarere.

Folk har en tendens til å venne seg til arbeidsmiljøet sitt og til og med idealisere det hvis de liker arbeidet. Omvendt, i en jobb han ikke liker, kan selv en kjent stol drive en ansatt til fortvilelse, og igjen minne ham om at personen ikke er på rett sted.

For eksempel er arbeidsforholdene på børsen så vanskelige at forsikringsselskapene nekter noen tjenester til meglere over 30 år. Imidlertid stimulerer den eksplosive blandingen av en konstant følelse av risiko, ansvar for andres penger, summingen av hundrevis av stemmer og oppfordringer på handelsgulvet disse menneskene enn distraherer dem.

Forskning fra Institutt for teknisk estetikk lar oss få en ide om hva som mest irriterer og forstyrrer folks arbeid i kontormiljøer. De viktigste hindringene: ubehagelige møbler, trange forhold, dårlig organisering av dokumentlagring, irrasjonell utforming av lokaler, utilstrekkelig isolasjon fra kolleger, mangel på naturlige og dekorative elementer (i synkende rekkefølge).

Hovedårsakene til forekomsten av distraherende støy ble oppgitt av respondentene (ansatte i departementer og andre offentlige etater) som mottak av besøkende og forretnings- og ikke-forretningskommunikasjon av ansatte der andre jobber, samtidige telefonsamtaler med flere personer, og bare sist men ikke minst datamaskiner og kontorutstyr.

Ingen av de oppførte problemene bør plage innbyggerne på et moderne kontor, siden det koster arbeidsgiveren for mye. Selskapet har ikke råd til å kaste bort den dyre tiden til en kvalifisert ansatt som arbeider med irriterende stoffer i husholdningen. Alle husholdningsforstyrrelser må være eliminert før den ansatte kommer inn på kontoret.

Å skape et "problemfritt" kontorliv tilnærmes vanligvis fra to sider - arkitektonisk og organisatorisk. Arkitekten er ansvarlig for å skape et rom som lar folk jobbe så effektivt som mulig, og ledelsen må sørge for at organiseringen av arbeidet i det gjør at arbeideren kan konsentrere seg om oppgaven, i stedet for å håndtere uplanlagte besøkende og støy eller søker etter en varmeovn.

Ved ansettelse av verdifulle medarbeidere diskuteres vanligvis slike spørsmål. Det er ikke nødvendig å jobbe 20 timer om dagen, 8 er nok, men i løpet av denne tiden skal den ansatte bare være opptatt med arbeid. Ingenting skal distrahere den ansatte. For at han for eksempel ikke skal bekymre seg for barnets helse, må han ha en god helseforsikring. For at han ikke skal bekymre seg for hvordan han skal komme seg til møteplassen med klienten, bør han ha en bil med sjåfør. For å unngå kommunikasjonsproblemer må han være utstyrt med en bærbar datamaskin og en mobiltelefon.

Private selskaper legger imidlertid lite vekt på den profesjonelle utformingen av lokalene sine.

Samtidig er det verktøy som er ganske tilstrekkelige til å eliminere de viktigste irriterende faktorene eller i det minste redusere deres innvirkning på produktiviteten til et minimum. 1.

På et godt planlagt kontor blander ikke folk som er opptatt med forskjellige ting seg med hverandre: de som hele tiden er i telefonen skilles fra de som trenger å konsentrere seg om tall eller tekstmeldinger. 2.

Forhandlingene holdes i et spesialrom og forstyrrer ikke de som er i arbeidsområdet. 3.

Sekretærplassen - med telefoner og med faste besøkende - er også avsatt til eget område. 4.

En kraftig kopimaskin med støy og ozondamp er også plassert borte fra arbeidsplassen. 5.

I tillegg til planlegging, kan problemet med forstyrrelser løses ved hjelp av lydisolerende skillevegger; du kan variere gulvbelegget: teppe, for eksempel, demper fottrinn, men linoleum er mer hygienisk. Dører utstyrt med "lukkere" vil ikke smelle i arbeidernes ører. Dobbelt- eller trippelglass, og spesielt vakuumglass, kan redusere eksponeringen mot omverdenen til et minimum. 6.

Det er ikke så mye arbeidsforholdene som er viktig, men evnen til å endre og håndtere dem. Hvis temperatur, ventilasjon og belysning enkelt kan justeres, er folk mye mer avslappet over de mindre ulempene med kontorlivet. Hvis vinduet alltid kan åpnes eller lukkes, hvis klimaanlegget kan endres, hvis lyset kan skrus ned eller skrus opp, hvis du kan gå til et annet rom, slå av telefonen, folk føler at situasjonen er under kontroll.

Irritasjon akkumuleres ikke hvis en person føler at han er herre over situasjonen, og ikke et gissel for fiendtlige ytre omstendigheter. Gisselet er knapt i stand til kreativ aktivitet; han venter bare på at frigjørerne skal dukke opp og prøver på en eller annen måte å drepe tiden.

Hvordan sikre personvern på jobben

For å sikre konfidensialitet - et av kravene til etikette, trenger du et rom som vil gi muligheten til å jobbe uten nysgjerrige øyne og ører. Mange bedrifter har allerede innsett at hver ansatt trenger pålitelig personvern for å lykkes. I USA forlot mange selskaper upartisjonerte lokaler og begynte å erstatte lave skillevegger med solide skillevegger - fra gulv til tak. Hvis kontoret ditt har en "åpen plan", bør du være spesielt forsiktig, siden telefonsamtalene dine eller samtalene med besøkende kan bli hørt av andre. Hvis du trenger å irettesette en underordnet, gjør det uten at noen hører det.

Planter på kontoret

De siste årene har det vært spesielt fokus på planter (levende eller kunstige) i kontordesign. Det er å foretrekke at plantene på kontoret er levende. Det er nok livløs plast rundt oss; det er det levende som har verdi. Levende planter skaper en gunstig atmosfære på kontoret og beskytter arbeidere mot kontorsykdommer, da de har en terapeutisk effekt. For eksempel reduserer de muligheten for allergier og luftveissykdommer. Tørr inneluft øker mengden statisk elektrisitet som samles på dataskjermen. Og det elektrostatiske feltet tiltrekker seg støv, som forårsaker sykdom hos ansatte. Planter (og ikke bare tradisjonelle kaktuser) gjør denne skaden mye mindre. Eventuelle planter som krever vanning øker luftfuktigheten i rommet og reduserer dermed det elektrostatiske feltet. Ifølge eksperter dekorerer sitron-, mandarin- eller laurbærtrær ikke bare rommet: bladene deres renser luften for bakterier.

Blomsteroppsatser bør ikke motsi det generelle interiøret. Det er spesielt mange ulike anlegg hvor virksomheten innebærer konstant kundeservice, for eksempel på dyre hoteller.

Samtidig bør det tas i betraktning at landskapsarbeid med levende planter er en plagsom oppgave, siden levende planter ikke tåler omsorgssvikt og krever konstant omsorg.

Hvis tidligere blomster til kontoret bare ble valgt fra et estetisk synspunkt, blir nå også økonomiske fordeler tatt i betraktning. I dag velges blomster med hensyn til hvordan skyggen faller, hvordan temperaturen svinger om vinteren og om det er en person som vil ta vare på blomstene. Hvis vinduene i rommet vender mot den skyggefulle siden, er bregner, kaktus og sukkulenter (levende steiner) bedre egnet. Palmer er også upretensiøse.

For kontorlandskap anbefales det også å bruke kinesisk rose (har antimikrobielle egenskaper), begonier, aloe, geranium (eliminerer ubehagelig lukt). På kontoret til en mannlig leder ser palmetrær, vinranker og bregner bra ut.

Hva skal henge på veggene

Når du velger kunstutskriftene du vil henge på kontorveggene, tenk på bildet du vil projisere. Kunstverk velges ut fra hvilken type organisasjon du har. Matisses lyse palett eller uttrykksfulle linjer ville passe bedre inn i et forlag enn en finansinstitusjon. Et kontor i konservativ stil ville nok vært mer egnet til et slags stilleben eller noe fra gamle favorittmestere som skildret et mer etablert liv, eller episoder fra antikken i Rembrandts ånd.

Sittende innenfor fire vegger er det vanskelig å motstå fristelsen til å henge et bilde eller i det minste en plakat på veggen. Psykologer forklarer dette med det iboende ønsket i hver enkelt av oss om å lage visuelle bilder som lar oss "se" utover den begrensede verdenen - for eksempel kontorverdenen.

Hvis du lar ansatte bestemme selv hva de skal henge i nærheten av arbeidsplassen deres, får du et brokete bilde: noen liker plakater med Sylvester Stallone, andre liker portretter av katter eller kalendere med utsikt. Og det er dette som vil bestemme bildet av selskapet for besøkende. Ofte er de i dissonans med interiørdesign og oppgavene til kontoret.

For å unngå slik dissonans må disse målene være klart definert og formulert. Det er viktig å forstå hva bedriften ønsker å oppnå ved å innrede sine lokaler.

gjør veggene "usynlige" og konsentrer deg om oppgaven;

gi inntrykk av respektabilitet og betydning;

«avansement», originalitet;

stimulere ansattes kreativitet eller ikke distrahere dem.

Så hvis et selskap ønsker å demonstrere nøytralitet og korrekthet kombinert med seriøsitet, rolige bylandskap, eldgamle graveringer med utsikt over byer, kunstnerisk fotografering, som er i økende etterspørsel i det siste, abstrakt eller arkitektonisk grafikk, høykvalitets reproduksjoner av malerier av kjente kunstnere .

Imidlertid gir reproduksjoner bare liv til veggen og skaper et "likegyldig rom." Levende maleri bærer energi.

Kontorene til dynamiske, aktive selskaper med et sterkt bedriftsbilde er utformet annerledes enn for eksempel investeringsbankenes representasjonskontorer. I førstnevnte er lyse og vittige plakater med bedriftssymboler ganske passende. De kan tjene som noe av et banner. Lyse papirprodukter på veggen forteller besøkende at selskapet lever for i dag – på en god måte – og at de som jobber her er stolte av selskapet sitt og deler dets mål.

Fremtidens kontor

Å jobbe hjemme, i en bil, på et kontor, i virkelige eller virtuelle rom, uten å kaste bort tid på veien og ikke være avhengig av en tidsplan - dette er prinsippene for å organisere fremtidens arbeidsplass, mener ledere, og designere tilbyr mest ikke-trivielle løsninger: fra et ekstremt rasjonelt "virtuelt kontor" til et fullstendig individualisert "kontor-hjem".

Ideene til arkitekter og ledere om utformingen av fremtidens kontor utvikler seg samtidig i to retninger: 1.

Skape et rom for det mest produktive arbeidet til ansatte som trenger å være tilstede på kontoret. 2.

Hvordan «få folk ut av døren», det vil si gi dem muligheten til å jobbe effektivt hjemme eller på veien.

Hovedårsakene til å tvinge selskaper til å revurdere sine vanlige syn på kontorstruktur og design er de nye mulighetene til datateknologi og de liberale synene til moderne ledere på slike komponenter i det "gamle" selskapet som et strengt hierarki, tilstedeværelsen av et spesifikt sted for hver person, og kontroll over ansattes tilstedeværelse.

Det er ganske ulønnsomt for et lite selskap å hele tiden leie et ekte kontor, spesielt hvis hovedkvarteret ligger utenfor Moskva. Det er mer fornuftig for slike selskaper å rett og slett ha et imagerepresentasjonskontor i hovedstaden. Som regel er det bare en sekretær som jobber fast på dette kontoret. En adresse i et anerkjent forretningssenter og muligheten til å holde forhandlinger der (å leie et møterom koster i gjennomsnitt $40-50 per time) understreker soliditeten til selskapet og styrken til dets finansielle stilling.

Det var selvfølgelig ikke muskovittene som kom på ideen om å erstatte ansatte med en sekretær og leie møterom for en time. Moten for "virtuelle kontorer" kom til oss fra Vesten. Der har levering av tjenester gjennom det "virtuelle kontor"-systemet blitt en hel bransje. Få mennesker i Russland bruker dette.

Et virtuelt kontor kan også opprettes på Internett.

En annen rasjonell og radikal løsning for å redusere leiekostnadene tilbys av arkitekter. De kaller det også et "virtuelt kontor", det vil si et rom der en person ikke har et bestemt sted. Takket være utviklingen av datanettverk og kommunikasjon kan folk jobbe hjemmefra eller på veien, og forretningsmøter holdes i økende grad utenfor kontoret. Designere kommer til den konklusjon at å tildele et permanent sted til en person er irrasjonelt og dessuten ganske enkelt dyrt.

Et virtuelt kontor kan redusere en bedrifts kostnader med 40 % ved å redusere plass og kostnader for design og drift av lokaler. Å lage et anstendig kontorinteriør koster Moskva-firmaer 800 dollar per 1 kvm. m, omtrent samme kostnad som den årlige leie av kontorlokaler i et prestisjebygg i sentrum.

Mest sannsynlig vil kontoret kun beholde representative funksjoner. Et kontor er et show som skal forbløffe og fascinere den besøkende. Ledere vil forstå at alle ansatte ikke trenger å bli tvunget til å komme på jobb og late som om de er opptatt. Kommunikasjon med kontoret og utveksling av informasjon vil foregå gjennom datanettverk.

Fullversjonen av det virtuelle kontoret ser slik ut. En ansatt reserverer en arbeidsplass på kontoret på forhånd for en bestemt dag og periode. Han får nummeret til stedet, og ved personens ankomst dit, som på et godt hotell, vil det være alt som trengs, helt ned til nødvendige materialer, et personlig nattbord og et navn på døren. Den stasjonære datamaskinen er koblet til Internett og selvfølgelig til selskapets interne nettverk og dets databaser. Den ansatte bekrefter ankomst ved hjelp av magnetkort, og telefonnummeret hans overføres til arbeidsplassen hans. Ved forlate kontoret varsler den ansatte ved hjelp av samme kort om at det har blitt ledig plass.

Advokater og konsulenter var blant de første som benyttet seg av denne ideen, fordi de bare trenger eget kontor fra tid til annen. Noen amerikanske kontorer til Arthur Andersen og Ernst & Young er innrettet på lignende måte. Det tar tid å venne seg til denne stilen. Men tids- og innsatsbesparelsene oppveier følelsen av å være bundet til ditt eget skrivebord.

Det finnes også mer forenklede alternativer som er bra for ansatte med daglige skiftende oppgaver: annonsesjefer, P11-ledere. En persons arbeidsplass er legemliggjort bare av den bærbare datamaskinen hans og enhver stikkontakt på kontoret. Hvis en ansatt i dag for eksempel trenger å finne noe i arkivet, er det der han ender opp. Og i morgen står arbeidsplassen hans i møterommet. All informasjon lagres på en server, som kan kobles til fra hvor som helst på kontoret.

I Russland, på grunn av ufullkommen telekommunikasjon, er et fullstendig virtuelt kontor neppe mulig. Bedrifter der ansatte (for eksempel salgsledere) bruker mye tid på veien, bruker imidlertid en av alternativene: ansatte sitter ved et felles bord, hvor deres eget nattbord lett kan rulles vekk. Etter å ha frigjort plass, setter lederen nattbordet i et spesielt rom (slik er kontoret satt opp, for eksempel på Rank Xerox).

For de fleste ansatte vil imidlertid kontoret forbli et andre hjem i svært lang tid, så det viktigste er rasjonell og ergonomisk bruk av dyre kontorlokaler. Det er utviklinger av et "nomadisk kontor", når en arbeidsplass enkelt og raskt kan transformeres (oftest er dette mulig i kontorer opprettet på åpen plan).

Møbler vurderes også med tanke på mobilitet og evne til å omorganiseres. Nesten alle møblene er utstyrt med hjul, noen kan enkelt brettes ut: for eksempel kan et nattbord gjøres om til et bord og en garderobe.

Kontor som kilde til sykdom

"Hvis du er over 50 år, våkner du og ingenting gjør vondt, så er du allerede død," sa Mark Twain en gang. Vårt stadig mer komplekse liv har ført til at i en alder av 30 forblir nesten ingen i absolutt helse.

Et stort antall sykdommer lurer bak kontordører. Leger nevner konstant stress, manglende etterfylling av energikostnader og forsømmelse av ergonomiske krav som hovedårsakene til kontorrelaterte sykdommer. tabell 2

De vanligste sykdommene i ulike faggrupper Sykdommer Økonomidirektør, regnskapsfører, analytiker Salgsledere Kundeserviceledere F~me-

nedjers advokater,

administrator

rator sekretærer-

assistenter Hypertensjon + + + Gastrointestinal

tarmkanalen + + Kardiovaskulær

systemer + + + Nevroser + Kronisk tretthet + + Egeto-vaskulær dystoni + + Osteokondrose + + + Leddgikt + + + Professor B. Ustyuzhin, leder av laboratoriet for yrkeshygiene ved Moskva Research Institute of Occupational Hygiene oppkalt etter. F. F. Erisman skriver at ved en persons yrke kan man fortelle hvilke sykdommer han har eller vil ha.

Den første gruppen av sykdommer rammer fagfolk som er under press av psykiske problemer (hypertensjon, sykdommer i mage-tarmkanalen, galleblæren, nevroser og søvnforstyrrelser).

Den andre gruppen er forårsaket av store energitap (kronisk tretthet, vegetativ-vaskulær dystoni).

Leger anser den tredje gruppen av kontorsykdommer som sykdommer forårsaket av unormale arbeidsforhold på kontoret og forsømmelse av enkle ergonomiske regler (osteokondrose, allergier, rhinitt, bronkitt, nedsatt synsstyrke). Ifølge eksperter bør disse sykdommene skylden på det elektrostatiske feltet til kontorutstyr, som tiltrekker seg støv, frigjøring av formaldehyd fra gammelt linoleum og tepper, samt fordampning av ureaharpikser som brukes til fremstilling av kontormøbler fra sponplater.

Ifølge eksperter risikerer en person som jobber i et stressende miljø å bli kronisk syk innen 10 år. De mener at en full restitusjon på to fridager rett og slett er umulig. Derfor er det bedre å ikke spare opp feriepenger i håp om å ta en stor ferie en gang i året, men å ta små ferier på 5 dager, men en gang annenhver til tredje måned. Hvert medlem av risikogruppen bør besøke en terapeut minst en gang i året. Det er ideelt hvis en person gjør det til en regel å arrangere en medisinsk undersøkelse hvert år, besøke minst en terapeut, en nevrolog og en øyelege. Man kan huske den sovjetiske praksisen, da ansatte i en bedrift ble sendt til medisinsk undersøkelse hvert år, dette ble overvåket av ledelsen, og personen fikk gratis arbeidstid.

Produktiviteten til ansatte som jobber på kontorer uten vinduer og tilstrekkelig ventilasjon reduseres raskt. Til tross for at rommet kan være veldig behagelig, begynner noen ansatte å få hodepine etter en time eller to, og humøret forverres om ettermiddagen. Hele kroppens indre syklus er forstyrret. Kreativt arbeid fungerer dårlig i et rom uten sol. Det er virkelig ille hvis alle 8 arbeidstimene tilbringes i et rom uten sollys. Eksperter sier at menneskekroppen tåler bare 4 timer om dagen uten sollys - i henhold til sanitære og hygieniske krav er dette nøyaktig lengden på arbeidsdagen til en person som jobber innendørs uten eksterne lyskilder.

Siden få forretningsmenn i dag legger merke til dette, ligner journalen til de ansatte på et slikt kontor journalen til en fange. Etter bare noen måneder blir synet deres dårligere. Fraværet av ultrafiolett stråling forårsaker anemi og skjørhet i skjelettsystemet. Håret begynner å falle av og neglene flasses. Skaden fra slikt arbeid kan minimeres ved å ta et kompleks av vitaminer og besøke et solarium.

Osteokondrose (ryggsmerter) kan bekjempes med et kurs med massasje. Forebygging av det og leddgikt (saltavleiring i leddene) er som følger: bare pass på holdningen din når du jobber ved datamaskinen, skaff deg et ergonomisk tastatur og konsumer mindre salt.

Rhinitt og allergier (den to vanligste kontorsykdommen) kan motvirkes ved å etablere et optimalt mikroklima på kontoret. I henhold til "Hygieniske krav til mikroklimaet i industrielle lokaler", i den kalde årstiden (høst, vinter og tidlig vår) bør den optimale temperaturen på kontoret være 21-23 ° C, og relativ fuktighet - 40-60% i varme årstiden, bør temperaturen være litt høyere - 22~24°C. Hovedkontorallergenene er stoffer som slippes ut av kopimaskiner og laserskrivere, som anbefales plassert i et eget rom utstyrt med kraftig avtrekksventilasjon. I de fleste tilfeller provoserer arbeid ved en datamaskin utviklingen av nærsynthet eller langsynthet, og visuelt tretthetssyndrom oppstår. Oftest oppstår disse problemene hos de som jobber i et pålagt tempo (dvs. ikke kan rive seg løs fra skjermen - for eksempel meglere og designere) og som har et seriøst ansvar. I dette tilfellet kan du redusere skadene ved å ta pauser fra jobben hver halvtime, stå opp og varme opp. Det er nok å bare tørke øynene, som anbefalt av spesialister fra Moskva Research Institute of Eye Diseases oppkalt etter. Helmholtz. Jo mindre lys på dataskjermen, jo bedre. Det skal ikke være andre lyskilder i brukerens synsfelt, så det er bedre å plassere skrivebordet slik at kollegenes bordlamper ikke er synlige. Skjermens flimringsfrekvens skal være høy - 75-80 Hz. Til fordel for øynene dine er det best å velge 15-tommers skjermer, de har en flatere skjerm, noe som er mer behagelig for øynene. Når du programmerer eller skriver, anbefaler leger å se på tastaturet i stedet for på skjermen. Avstanden mellom brukeren og skjermen skal være 75 cm, eller halvannen diagonal på skjermen.

Som du kan se, er favorittsloganet til lediggangere "Å jobbe er skadelig!" ikke helt meningsløst. Arbeidsnarkomane som jobber på kontoret med fullt engasjement, blir møtt med en rekke sykdommer før hvert karrieretrinn – sjelden klarer noen å opprettholde helsen etter 3-5 år med en vellykket karriere.

Tilstanden til den ansattes kontorlokaler og arbeidsplass påvirker effektiviteten av arbeidet hans. Dette er bevist av forretningspraksis.

Det er to typer organisering av arbeidsplasser i kontorlokaler:

hall og kontor.

Hall strukturen gir mulighet for plassering av et nesten ubegrenset antall arbeidsstasjoner i ett rom. Lette skillevegger plasseres mellom bord eller grupper av bord; vanligvis når de ikke taket og skaper bare visuelt en illusjon av isolasjon; ansatte må jobbe i et "talecocktail"-miljø.

Hallsystemet for arbeidsorganisasjon er mer økonomisk lønnsomt enn kontorsystemet. I tillegg tillater det lederen å utøve visuell kontroll over sine underordnede, men for de som jobber i en stor hall er arbeidsforholdene vanskeligere enn med en kontorstruktur i kontorlokaler. Et stort antall mennesker og utstyr konsentrert i ett rom, selv om det er ganske romslig, skaper ulemper for arbeiderne. Det er ikke alle som kan takle arbeid under slike forhold, dette må ha i bakhodet både av de som ansettes og av ledere og personalledere som utfører ansettelsen.

Ofte er flere bord (fire eller seks) plassert sammen i kontorlokalene. Overflaten på hvert bord er en individuell arbeidssektor. Det spesifikke arrangementet av bord, rett ved siden av hverandre, sparer plass og lar lederen se hva hans underordnede gjør. Under slike forhold er det lettere å diskutere nye problemer og ta felles beslutninger, siden hver gruppe ansatte vanligvis har lignende eller lignende problemer.

Hallorganiseringen av arbeidsplasser generelt, samt felles plassering av bord, er imidlertid akseptabel dersom arbeidsforholdene ikke innebærer en strøm av besøkende til hver av de ansatte. Det er vanskelig å forestille seg besøkende (klienter – potensielle eller reelle) som vandrer gjennom labyrinten av ansattes arbeidsplasser.

Dermed ligger effektiviteten av hallorganiseringen av arbeidsplasser i effektiviteten (enkelt, billighet) og muligheten for konstant overvåking av ansatte i hallen.

Skapsystem kan representeres av to typer lokaler.

Den første typen - i et rom som består av ett rom, er ansattes skrivebord plassert (ikke mer enn 5-8 bord.) Under slike forhold er det praktisk for hver ansatt å jobbe med besøkende. Men for å overvåke arbeidet til hans underordnede, må lederen gå gjennom en rekke slike rom for å finne ut hva hans underordnede gjør. Dette fører til psykisk ubehag for både leder og underordnede, hvis jobber er lokalisert i henhold til kontorsystemet.

Den andre typen kontorsystem er et rom for én person (manager ). Et standard lederkontor forutsetter tilstedeværelsen av tre soner - arbeid, deliberative og uformelle kommunikasjonssoner. Lederens skrivebord er plassert i arbeidsområdet. Skrivebordet kan suppleres med ulike tekniske midler - en datamaskin, faks, etc. Teknisk utstyr er ikke en obligatorisk egenskap for arbeidsområdet; jo høyere rangering av lederen er, desto mer usannsynlig er det at det vil være utstyr i arbeidsområdet på kontoret hans. Det er et sekretariat for arbeid med utstyr. I møteområdet er det et ganske stort bord, siden møter ofte holdes direkte på kontoret, og ikke i et eget møterom. Det er vanligvis en bunke med ark på bordet for møtedeltakerne, sammen med penner eller blyanter slik at de kan ta notater. Noen ganger inneholder møtetabellen et organisasjonskart, kalendere og annen informasjon. Det kan serveres kaffe under møtet (5-10 minutter etter start). Den presenteres av sekretæren (dette er hans ansvar) for hver av møtedeltakerne. Vær oppmerksom på at det ikke er vanlig å servere bakevarer til kaffen.

Det uformelle kommunikasjonsområdet består av flere lenestoler, et salongbord med et askebeger (hvis lederen tillater røyking på kontoret sitt), og noen ganger er det også en bar. Møblene og området til det uformelle kommunikasjonsområdet avhenger av det offisielle nivået til lederen og omfanget av hans aktiviteter.

I den moderne forretningsverdenen er det vanlig å male eller tapetsere veggene i kontorlokaler til forskjellige formål i lyse nøytrale toner.

Gulvet i kontorlokaler blir i økende grad laget av fliser (i korridorer, haller). Parkett er et dyrt belegg, parkett er for lederkontorer og frontkontorer; i andre tilfeller brukes et standard gulvbelegg med mindre eller mer luv, eller, som er mye mindre vanlig, linoleum.

Dekorasjoner i kontorlokaler er ganske passende, men deres tillatte liste er begrenset - dette er utskrifter, malerier, graveringer. Innholdet i de ovennevnte kunstgjenstandene skal ikke være aggressivt eller provosere motløshet. Oftest er dette landskap, stilleben, som utstråler ro og balanse.

En lisens, diplom eller annet dokument som indikerer et høyt nivå av utførelse av offisielle oppgaver eller gjennomføring av aktivitetsområder kan tjene som dekorasjon for veggene til kontorlokalene og samtidig som et offisielt "tilbehør" til organisasjonens image.

Blomster kan være en fantastisk dekorasjon for kontorlokaler av alle typer. De dekorerer ikke bare, men skaper også en uformell atmosfære og myker opp psykologisk spenning. Men ikke alle planter er passende i et kontorlokale. Storbladede blomster er foretrukket, små eviggrønne trær i kar (tre eller keramikk) plassert på gulvet ser også bra ut. Det er vanlig å bruke små skulpturer som dekorasjon (vanligvis på kontorene til ledere på høyt nivå).

Det skal også bemerkes at det er upassende å dekorere et kontorlokale eller en egen arbeidsplass med forskjellige bilder eller postkort sendt av en "kjære venn" (venn) og limt på veggen.

Gjenstander av personlig karakter er ikke tillatt på arbeidsplassen - fotografier av familiemedlemmer (selv om de er innrammet), alle slags rørende figurer og lignende småting. Det bør huskes at dekorasjoner i kontorlokaler ikke bør være i overkant; en liten mengde av dem er ment å fremheve alvorlighetsgraden og formaliteten til atmosfæren. Et eget kontor bør ikke gjøres om til et boudoir, som dekker veggene helt med malerier, installerer akvarier og til og med minifontener overalt.

For tiden er det i praksis i verden vanlig å utstyre arbeidslokalene til en organisasjon med standardmøbler, produsert i serier, sett for forskjellige smaker, med større eller mindre kostnader. Private selskaper installerer noen ganger dyre spesiallagde møbler for kontorkontorene til toppledelsen for å understreke den offisielle rangeringen til eieren av kontoret.

Organiseringen av kontorlokaler, plassering av arbeidsplasser i dem, plasseringen av ulike avdelinger og tjenester i organisasjonen nær eller langt fra hverandre (for eksempel i forskjellige etasjer eller i forskjellige ender av en lang korridor) - alt dette påvirker nivå av etikk, manifestert i handlinger, arten av relasjoner, oppførselen til individuelle ansatte og hele teamet som helhet.

Riktig organisering av arbeidet øker nivået av etikk i organisasjonen, da det bidrar til å redusere antall konflikter, lindre psykologiske spenninger under offisielle kontakter under møter, felles beslutninger om ulike saker, og rett og slett i ferd med å utføre offisielle oppgaver i hverdagen, rutinearbeid.

Når du begynner å jobbe, vil du veldig snart innse at evnen til å følge de grunnleggende reglene for forretningsetikett bidrar til profesjonell suksess på alle felt og verdsettes like høyt som forretningsferdigheter. Det vil hjelpe deg enkelt å passe inn i ethvert team og raskt få autoritet blant kolleger og ledelse, spesielt hvis du raskt klarer å forstå forskjellen mellom virksomhet og virksomhet og lære å velge riktig adferdslinje.

Grunnleggende regler for forretningsetikett

God oppførsel på et kontor eller et statlig kontor er noe annerledes enn det som anses som anstendig (sedvanlig) utenfor dem.

Hvis lederen er en mann, bør kvinner ikke forvente at han skal reise seg når de kommer inn på kontoret. Selv om det er veloppdragne menn blant sjefer hvor denne vanen har blitt brakt til refleksnivå og som alltid reiser seg når en dame kommer inn i rommet, er dette et unntak. Og selv om dette er hyggelig, er en sekulær tone på jobben fortsatt upassende. På et kontor eller et offentlig organ er den mannlige sjefen den første som går gjennom døren, og når du går på forretningsreise, er han den første som setter seg inn i bilen.
Ordene «takk» og «vær så snill» er enda mer ønskelig i et arbeidsmiljø enn i et «sosialt liv». Takk kollegene dine for enhver tjeneste, selv den mest ubetydelige, og ikke glem det "magiske ordet" når du sender en forespørsel eller bare sender en ordre fra dine overordnede til en av dine ansatte.
Smil alltid når du hilser på kolleger og svar på deres hilsener med et smil.
Snakk med folk i en rolig, vennlig tone og vis dem tegn på oppmerksomhet, uavhengig av kjønn.
Hvis mannen som går foran deg til døren har mange dokumenter, send ham for å åpne døren og la ham passere. Å hjelpe på kontoret bør alltid gjøres av noen som er mer komfortabel og praktisk, men i kontorforhold er det et klart hierarki som du må føle og støtte. Dette betyr ikke at du skal være redd foran dine overordnede eller vise økt oppmerksomhet til hvert ord, nei, men du bør gi ham eller henne respekt.

De vedtatte reglene kan avvike vesentlig ikke bare i ulike bransjer, men også i enkeltselskaper. Det er imidlertid regler som både kontoransatte og statsansatte skal følge. Blant dem er punktlighet, kle seg i samsvar med selskapets image, evnen til å holde på hemmeligheter og evnen til å forlate personlige problemer utenfor jobben. La oss snakke om hver av disse reglene mer detaljert.

Behovet for å gjøre alt i tide

Reglene for forretningsetikett på et kontor eller et statlig organ krever at du alltid kommer på jobb i tide og fullfører alle oppgaver i tide. Sene ankomster og forsinkelser i arbeid som skal være ferdig til nøyaktig lovet tid er uakseptabelt.

Gå aldri glipp av forretningsmøter, delta på dem tidlig for ikke å avsløre selskapet, ikke bare ditt eget. Hvis du trenger å bli sent, gi beskjed på forhånd; ledelsen bør være klar over hvor du er. Husk at å opprettholde nøyaktighet og punktlighet i alle saker er uunnværlige regler for forretningsetikett og kontorarbeider, samt å vise respekt for andre, noe som er naturlig for enhver veloppdragen person.

Hvordan kle seg riktig for kontoret eller offentlig tjeneste

Det er nødvendig å følge allment aksepterte regler for forretningsetikett i klær.

Den ansattes utseende skal være i samsvar med bedriftens image, skape et hyggelig inntrykk, og når du jobber i en offentlig etat er dette enda viktigere.
Kvinner må bruke skjørt og kjoler som ikke er lengre enn knelengde; skreddersydde buksedresser er tillatt. Det er uakseptabelt å bruke klær i lyse, prangende farger med gnister, rhinestones eller tettsittende klær for å jobbe på kontoret.
Menn bør holde seg til en forretningsstil, bruke dresser, bukser, skjorter med eller uten slips. Det er bedre å ekskludere jeans og gensere fra arbeidsgarderoben.
Du kan bruke beskjedne smykker på jobben som matcher klærne dine, som andre detaljer i dressen din.

Personvernregel

Du må være i stand til å holde bedriftshemmeligheter, enhver transaksjon, uten å diskutere dette emnet med dine kolleger eller dine kjære. Ikke les brev beregnet på andre personer; send alle meldinger personlig, uten mellomledd eller tredjeparter. Hvis du trenger å sende en faks, ring mottakeren på forhånd slik at han eller hun er i nærheten for å motta dokumentet eller brevet personlig. Ikke bland ditt personlige liv med jobb, ikke snakk om problemer i livet, søk trøst eller be om hjelp fra medarbeidere. På kontoret er det viktig å beholde roen og godt humør, uavhengig av dårlig humør. Disse reglene for forretningsetikett for tjenestemenn og kontoransatte må følges strengt.

Du og sjefen

Reglene for forretningsetikett for underordnede innebærer fjern, ukjent kontakt med en leder. Selv om sjefen (sjefen) er en jente eller gutt som bare er litt eldre enn deg, bør du si "du". Hvis du er på sjefens kontor, og en forretningspartner eller en annen sjef kommer inn, om du skal bli eller forlate - må han bestemme seg; hvis han ber deg om å gå, er det ingen grunn til å føle seg vanskeligstilt. Hvis sjefen din noen gang fornærmer deg foran andre, ikke reager med naturalytelser. Hvis du er opprørt, ikke skynd deg ut av kontoret, prøv å gå rolig og finn et bortgjemt sted hvor du kan roe deg ned. Ikke diskuter det som skjedde med kollegene dine. Du kan ordne opp med lederen din i arbeidsfri tid ved å lytte rolig til hans ønsker og gi uttrykk for dine klager. Jo høyere opp du er, jo mer kompleks er rollen din, og i noen situasjoner er det viktig å huske reglene for forretningsetikett. Hvis en spesielt respektert person trenger å bli eskortert langs korridoren til en institusjon, må du åpne dørene for å slippe gjennom den viktige gjesten, og deretter flytte ved siden av ham, bare henge etter et kvart trinn. Hvis korridoren forgrener seg, må du gi ham en grasiøs gest i retningen. Hvis korridoren slynger seg, kan du si: «La meg gå med deg» og deretter frimodig gå videre.

Noen få ord om dårlig oppførsel

Det er normer og regler for forretningsetikett som er entydige for alle ansatte: ikke les andres brev, snakk med tilbakeholdenhet og høflig, vær vennlig med kolleger og hold avstand til dine overordnede. Men noen ganger på jobb gjøres det unntak fra disse reglene, for eksempel når du trenger å finne et dokument på skrivebordet til en annen ansatt som ikke er der. Den generelle oppførselen på jobb og på kontoret skal være verdig, med upåklagelig oppførsel. Du må hele tiden overvåke atferden din, hvordan du går, kommuniserer og sitter. Husk at det er uanstendig å ta på nesen, ørene, håret eller andre deler av kroppen foran alle.

Hva du aldri bør gjøre på arbeidsplassen:

Tygge, plukke tenner.
Tygge penner, blyanter, papirer eller negler.
Korrigering av sminke, manikyr og påføring av leppestift på arbeidsplassen er de grunnleggende reglene for forretningsetikett for en sekretær.
Gjesp uten å dekke til munnen.
Kryss bena på bordet, kryss bena

Daglig trenger du:

Hold klærne, håret og kroppen rene, bruk deodorant, men ikke parfyme.
Ha med et pent lommetørkle.
Overvåk tannhelsen din.

Disse reglene og ønskene er uunnværlige standarder for etikette; de lar deg ikke bare bli en god, verdifull ansatt, men også en hyggelig person som du vil gjøre forretninger med. Utseende er den beste måten å vise respekt for andre mennesker på.

Regler for god oppførsel i kommunikasjon med kolleger

Når du nettopp begynner å jobbe på kontoret og blir kjent med kollegene dine, begynner du å bygge relasjoner som klimaet i teamet og resultatene av det overordnede arbeidet vil avhenge av. Hvordan oppføre seg for å vinne dem? Vær vennlig med alle, men ikke prøv å komme nær bare én person med en gang, gi deg selv litt tid til å bli bedre kjent med folk. Spør gjerne ansatte om jobb, men ikke start personlige samtaler med dem med det første. Ikke bekymre deg hvis du ikke klarte å bli med på laget fra første dag, det er ingenting galt med det. Takk alltid kollegene dine for hjelpen og husk å ikke gå utover reglene fore.

For eksempel:

ikke bry kollegene dine med samtalene dine og ikke bland deg inn i andres samtaler;
ikke sladder og ikke hør på sladder, ikke avlytt andres telefonsamtaler;
ikke diskuter helseproblemer og kroppsfunksjoner med kolleger;
ikke prøv å uttrykke eller påtvinge din personlige mening ved noen anledning;
ikke irettesett noen i nærvær av fremmede, selv om du har rett tre ganger, hvis du plutselig mister besinnelsen - be om unnskyldning umiddelbart;
ikke late som om du har det travlere enn andre, noen ganger kan du høflig be kollegene dine om å ikke lage bråk, men gjør det høflig og uten utfordringer;
ikke vær egoistisk; i din iver etter embetet, prøv å ikke skade kollegene dine for å oppnå fordeler eller karrigunst hos dine overordnede.

Og hovedregelen for forretningsetikett, som kontorarbeider, sier: "du må være høflig, taktfull, høflig og tolerant når du kommuniserer med kolleger og ledelse, og aldri bli ledet av følelsene dine."

Regler for telefonetikett for en sekretær

Førsteinntrykket av en bedrift dannes ofte gjennom telefonkontakt, og et dårlig førsteinntrykk er vanskelig å bli kvitt. Svært ofte, når du ringer en bedrift på forretningsreise, kan du komme over et svar som ikke har noe med forretningsetikett å gjøre eller enkle.Noen ansatte svarer på kontortelefonen som om de gjør en tjeneste, andre anser det ikke som nødvendig å navngi selskapet eller avdelingen. Og alle vet hvor hyggelig det er å kommunisere på telefonen med veloppdragne mennesker som svarer raskt, vennlig og gir uttrykk for at de er klare til å hjelpe.

Som regel svarer sekretæren på telefonsamtaler, men ikke bare han, men alle ansatte må kjenne til de grunnleggende reglene fore, som er viktige å følge når man kommuniserer på telefonen.

Ikke få folk til å vente på svar, ta telefonen umiddelbart og svar. Hvis du ikke kan snakke, be om å få ringe tilbake; ikke la innringeren vente. Og å sette musikk på spill for å fylle en pause regnes som dårlig oppførsel.
Umiddelbart etter at du tar telefonen, si hei, navngi firmaet ditt og introduser deg selv. Hvis du jobber i en stor institusjon, må du navngi en spesifikk avdeling for å hjelpe abonnenten med å navigere.
Når noen andre blir bedt om å svare på telefonen, godta meldingen for dem eller tilby å ringe dem tilbake senere.
Under samtalen, kontroller deg selv og oppfør deg riktig selv med de kjedeligste klientene. Hvis personen er på kanten, hjelp ham med å roe seg ned, men som svar på en fornærmelse, bare legg på.
Se talen din og velg ordene dine, husk at sjargong er helt upassende i forretningskommunikasjon. Svar aldri "ja" eller "ok", bare "ja", "ok" eller "selvfølgelig".
Hold mottakeren i hendene, ikke mellom skulderen og haken, snakk tydelig og direkte inn i mikrofonen, og ikke forbi den. Og aldri snakk med munnen full.
Når du ringer, si hei og identifiser deg selv og selskapet du representerer umiddelbart. Vær høflig, kort og saklig.

Forretningsetikett i møte med besøkende

Tjenestemenn og kontoransatte tar ofte imot klienter på kontorene sine. Gode manerer er ekstremt viktig her; folk liker å forholde seg til noen som viser dem respekt. Etikettereglene for forretningskommunikasjon og atferd må overholdes i alt: ved å hilse den besøkende ved døren, hjelpe ham med å kle av seg og ikke få ham til å vente. Hvis du fortsatt må vente, sørg for å be om unnskyldning, selv om feilen for denne forsinkelsen ikke ligger hos deg, tilby ham te eller kaffe. Møt folk varmt, med et smil, prøv å etablere uformelle kontakter, men sladre aldri om noe. Når du snakker, hold avstand, men vær korrekt, høflig og tålmodig. Følg besøkende til kontordøren som om de var dine egne gjester.

God tone i forretningsbrev

Etikettereglene for forretningskorrespondanse påvirker både utseendet og innholdet og innholdet i selve brevet. Før du skriver, må du lage en plan som vil hjelpe deg kort og tydelig å si essensen av saken. Det er viktig å ta hensyn til flere obligatoriske regler for gjennomføring av forretningskorrespondanse.

Brevet skal skrives riktig med tanke på stil, stavemåte og tegnsetting.
Det er vanlig å skrive ut offisielle meldinger; dette er et tegn på respekt for adressaten.
I følge reglene for god oppførsel skal ingen av brevene, med unntak av takkebrev, stå ubesvart.
Brevet må være pent formatert; forretningsbrev skrives vanligvis bare på hvitt A-4-papir.
Dater alltid brevene dine nederst til venstre og ta med en personlig signatur, etternavn og initialer.
Når du henvender deg til noen, er det vanlig å bruke ordet "kjære", og når du bruker det personlige pronomenet "Du", skriv det med stor bokstav.

Endelig

Perfeksjon oppnås gjennom innsats og repetisjon. Streb etter perfeksjon i alt, forkynn reglene for forretningsetikett - i måten å deportere seg på, i måten å snakke og bevege seg på, men ikke stopp bare ved den ytre manifestasjonen av gode manerer, rett opp mangler ved din egen karakter, vær oppmerksom på kollegaer, lær deg selvkontroll og tålmodighet, behandle deg selv og mot andre mennesker med like stor respekt. Hvis du jobber hardt, vil du snart merke resultater som vil forandre livet ditt.

Folk i utlandet har lenge forstått: et kontor er et av hovedverktøyene for å gjøre forretninger. Dette betyr at hvis de ansatte har ukomfortable arbeidsplasser, vil produktiviteten lide. Og hvis kontoret ditt har et lite presentabelt utseende, vil du ikke kunne gjøre et positivt inntrykk på kunder og partnere.

I Russland har de så vidt begynt å forstå dette aspektet av saken.

Av typen kontor kan du ganske nøyaktig bestemme hva slags ansatt du er og til og med hva du gjør.

Mange i næringslivet streber etter å sikre at kunder eller kjøpere (både vanlige og potensielle) kommer til dem: å få en person "i ditt felt" betyr å bevise at du er sterkere.

Derfor må du strebe etter å sikre at "feltet", det vil si stedet der du mottar folk, gjør best mulig inntrykk på dem, slik at atmosfæren på dette stedet bidrar til karrieren din og ikke bremser den. Av alt dette følger det at kontoret må følge standardene vedtatt i din institusjon, samt din stilling i selskapet og typen aktivitet.

Hvis det forventes at mange klienter eller kunder som ikke er kjent med hverandre kan komme til kontoret ditt samtidig og må tilbringe fra flere minutter til en time sammen i samme rom mens de venter, anbefales det ikke å installere sofaer . I dette tilfellet er stoler for besøkende mer egnet. Sofaer skaper et visst problem: fremmede blir tvunget til å sitte på dem for nærme, kanskje til og med nær hverandre, og dette får folk til å føle seg ukomfortable. I denne situasjonen er stoler arrangert i "L"-form bedre egnet, så hvis du vil sitte ved siden av noen kan du gjøre det, hvis du vil sitte lenger unna andre kan du finne et slikt sted.

Ved siden av stolene for besøkende anbefales det å plassere en rekke magasiner å velge mellom som du kan bla i. Du kan også sette en telefon der, som klienten kan bruke til å ringe et bestemt sted (innenfor byen).

For å skape inntrykk av en vellykket ansatt, bør du følge reglene:

1. Tenk på kontoret ditt som ditt hjem, uavhengig av størrelsen, og tenk gjennom alle de små detaljene på god måte, akkurat som du ville tenkt på innredningen og innredningen i ditt eget hjem.

2. Kontoret skal alltid være rent og trivelig.

3. Hvis du absolutt trenger fjell med papirer til jobben, sett opp et ryddig og ryddig resepsjonsområde for besøkende, og gjør ditt nåværende arbeid i et annet rom. Hvis kontoret ditt er for lite eller du bare får tildelt et skrivebord i et lite rom, kan du skaffe deg en uttrekkbar "søppel"-skuff hvor du vil gjemme alle papirene så snart noen kommer til deg.

5. Prøv å se på arbeidsplassen din gjennom øynene til en utenforstående, og svar så på spørsmålet: vil jeg komme til en person som jobber på et slikt kontor, og hvis jeg gjorde det, hva kan dette kontoret fortelle meg om eieren?

I anerkjente selskaper tenker ledelsen alltid på hvor komfortable ansatte har det i bedriftens lokaler.