LANDBRUKSMINISTERIET FOR DEN RUSSISKE FEDERASJONEN

Federal State Education Institution

høyere fagutdanning

"CHELYABINSK STAT AGRO ENGINEERING UNIVERSITY"

Pedagogisk og metodisk ledelse

Institutt for landbruksproduksjon

DOKUMENTASJON AV LEDELSESAKTIVITETER

(Læreplan og arbeidsprogrammer, undervisningsmateriell)

Spesialitet 080502 - Økonomi og ledelse i en bedrift (agroindustrielt kompleks)

Chelyabinsk

Det pedagogiske og metodiske komplekset for disiplinen "Dokumentere ledelsesaktiviteter" er utarbeidet i samsvar med kravene til den føderale komponenten for obligatorisk minimumsinnhold og opplæringsnivå for en sertifisert spesialist i en syklus av generelle fagdisipliner i den statlige utdanningsstandarden for høyere fagutdanning, godkjent av Russlands føderasjons utdanningsdepartement 17. mars 2000, nr. 238 ec / joint venture på grunnlag av det omtrentlige programmet for disiplinen "Dokumentere ledelsesaktiviteter", godkjent av Utdanningsdepartementet i Den russiske føderasjon, og med tanke på arbeidsprogrammet for fagområdet godkjent ved ChSAU for spesialiteten 080502 Økonomi og ledelse i et foretak (agroindustrielt kompleks) datert 20.03.2003.

EMC er ment for studenter som får kvalifikasjonen "økonom-manager".

Utarbeidet av art. lærer

institutt for landbruksforvaltning V.A.Okunev

Det pedagogiske metodiske komplekset ble diskutert på et møte i Department of Agricultural Management "____" ___________ 2006 (protokoll nr. ____).

Det pedagogiske og metodiske komplekset ble godkjent av Academic Council of the Faculty of Economics "____" __________ 2006 (protokoll nr. _____).

1. Krav til SES VPO til det obligatoriske minimumet

spesialistopplæring

I den statlige utdanningsstandarden for høyere yrkesfaglig utdanning (GOS VPO) spesialitet 080502 - Økonomi og ledelse i en bedrift (agroindustrielt kompleks) fra 17.03.2000. Nr. 238 ek / sp er følgende innhold i disiplinen gitt:

2. Læreplan

2.1. Mål og oppgaver

2.1.1. Disiplinens plass i utdanningsprosessen

og dens betydning i dannelsen av en økonom-leder

Kunnskap om teorien og mestring av ferdighetene ved å utarbeide og utføre ledelsesdokumenter er grunnlaget for disiplinen "Dokumentere ledelsesaktiviteter" og tar en viktig plass i opplæringen av en økonom - leder.

2.1.2. Formålet med disiplinen

Hensikten med å undervise i disiplinen er å gi den kunnskapen som er nødvendig for korrekt utarbeidelse og utførelse av dokumenter som er opprettet i prosessen med å ta og implementere ledelsesbeslutninger, for å mestre det generelt aksepterte ordforrådet og stilen for forretnings korrespondanse.

2.1.3. Mål for disiplinen

Mål for å studere disiplinen:

å gjøre studentene kjent med de generelle prinsippene for dokumentarisk støtte til aktivitetene i et agroindustrielt kompleks, med prosedyren for å dokumentere informasjon;

å lære studentene å organisere informasjon i separate kategorier;

å gjøre studentene kjent med organisasjonen av den rasjonelle bevegelsen av dokumenter i et agroindustrielt kompleks;

lære studentene regler og former for virksomhetskorrespondanse.

2.1.4. Krav til opplæringsnivå for studenter

Som et resultat av å studere disiplinen, må studentene:

har en idé

om historien om utviklingen av systemet for offentlig journaladministrasjon i Russland;

om organisering av arbeidet med dokumenter ved det agroindustrielle komplekset;

om organisering av bevegelse av dokumenter ved det agroindustrielle komplekset.

GOST R 6,30 - 97. USD. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid. - M.: Standardforlag, 1997;

normative dokumenter om standardisering innen kontorarbeid som er i kraft på Russlands føderasjon;

dokumentasjonssystemer, krav til utarbeidelse og utføring av dokumenter, moderne metoder og teknikker for å lage dokumenter;

regler og former for virksomhetskorrespondanse.

kompetent utvikle styringsdokumenter som brukes i virksomheten til landbruksbedrifter;

å bruke anvendt programvare og kontorutstyr i sine aktiviteter.

ha ferdigheter

tegne styringsdokumenter på et agroindustrielt kompleks;

jobbe på en PC for utarbeidelse av elektroniske dokumenter.

Seksjon 1 Organisering av arbeid med dokumenter i et agroindustrielt kompleks

1.1. Historien om utviklingen av det offentlige administrasjonssystemet i Russland

Kontorarbeid i den gamle russiske staten. Bestill kontorarbeid. Collegiate journalføringssystemer. Systemet med ministerkontorsarbeid. Historien om ledelse og kontorarbeid i perioden - etter oktober 1917 til i dag.

1.2. Generelle regler for utarbeidelse av styringsdokumenter

Dokumentasjonsstøtte for landbruksbedrifter. Klassifisering av dokumenter. Statlige standarder for dokumentasjon. Krav til skjemaer for virksomhetsdokumenter. Sammensetningen av detaljene i dokumentene, kravene for registrering.

1.3. Organisering av dokumentflyt ved det agroindustrielle komplekset

Konseptet med arbeidsflyt. Mottak og primærbehandling av dokumenter. Distribusjon av mottatte dokumenter. Registrering av dokumenter. Kontroll over utførelse av dokumenter. Sende dokumenter.

1.4. Systematisering og gjeldende lagring av dokumenter. Behandler for senere lagring

Sakens nomenklatur. Dannelse og nåværende lagring av saker. Undersøkelse av verdien av dokumenter. Registrering av saker. Arkiv arkivering av dokumenter.

1.5. Beskyttelse av dokumentasjonsinformasjon

Sammensetning av konfidensiell informasjon. Områder med beskyttelse av dokumentasjonsinformasjon. Gribbe som begrenser tilgangen til informasjon. Kilder og kanaler for avsløring av konfidensiell informasjon. Tiltak for beskyttelse av dokumentasjonsinformasjon.

Avsnitt 2. Utarbeidelse og gjennomføring av grunnleggende styringsdokumenter

Organisasjonsdokumenter fra det agroindustrielle komplekset

Formål og sammensetning av organisasjonsdokumentasjon. Organisasjonsdokumenter fra foretak av ulike organisasjonsformer. Bemanningsbord. Jobbbeskrivelser av ansatte. Regler.

Administrative dokumenter fra det agroindustrielle komplekset

Formål og sammensetning av administrativ dokumentasjon. Fremgangsmåten for utstedelse av administrative dokumenter. Sammensetning og gjennomføring av dokumenter utstedt i kollegiale omgivelser. Sammensetning og gjennomføring av dokumenter utstedt på grunnlag av enmannsledelse.

Referanse - informasjon og referanse - analytiske dokumenter fra det agroindustrielle komplekset

Formål og sammensetning av referanse og analytisk dokumentasjon. Typer korrespondanse, regler for utforming av servicebrev, telegrammer, telefonmeldinger, faksmeldinger, elektroniske meldinger. Registrering av handlinger.

Dokumenter om personellet til det agroindustrielle komplekset

Ansettelsesdokumenter (søknad, spørreskjema, selvbiografi, CV) og reglene for registrering. Arbeidskontrakter. Spesifikasjonene for gjennomføring av ordrer for personell.

Hoved:

1) Samlet lovgivning for den russiske føderasjonen. 1994 - 1997

2) GOST R 6.30 - 97. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid. Moskva: Standards Publishing House, 1997

3) Endring nr. 1 GOST R 6.30 - 97. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid "med ikrafttredelsesdato fra 1. april 2000.

4) GOST 6.01.1 - 87. Enhetlig system for klassifisering og koding av teknisk og økonomisk informasjon. - M.: Standardforlag, 1987.

5) GOST 6.10.4 - 84. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Gi juridisk kraft til dokumenter på et maskinskrevet medium og på et maskinskrevet dokument opprettet av datateknologi. Grunnleggende bestemmelser. - M.: Standardforlag, 1984.

6) GOST 6.10.5 - 87. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Krav til konstruksjon av et skjema - et utvalg. - M.: Standardforlag, 1987.

7) GOST 6.10.7 - 90. Samlet system for utenrikshandelsdokumentasjon. Skjemaeksempel - M.: Forlag for standarder, 1990.

8) GOST 16487 –83. Kontorarbeid og arkivering. Betegnelser og definisjoner. - M.: Publishing house of standards, 1983.

9) Hele russisk klassifisering av ledelsesdokumentasjon. .- M.: Standardforlag, 1994.

10) Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse. Grunnleggende bestemmelser, generelle krav til dokumenter og dokumentasjonstjenester. - M.: VNIIDAD, 1991.

11) Typiske instruksjoner for kontorarbeid i Russland og departementene. - M.: Rosarkhiv, 1994.

12) Andreeva V.I. Kontorarbeid: en praktisk guide, 7. utgave, - M.: CJSC Business School "Intel-Synthesis", 2000.

13) Andreeva V.I. Kontorarbeid i personalavdelingen. Praktisk guide med eksempeldokumenter, 2 - utgave, revidert. supplert. - M.: CJSC Business School "Intel-Synthesis", 1998.

14) Andreeva V.I. Eksempler på dokumenter i kontorarbeid: krav til selskapets arbeidsflyt (basert på GOSTs fra den russiske føderasjonen). - M. Business School "Intel-Synthesis", 1997.

15) Basakov M.I. Grunnleggende om kontorarbeid i spørsmål og svar: en lærebok for studenter på høyskoler, universiteter. - Rostov ved Don: Phoenix, 1997.

16) Basakov M.I. Kontorarbeid og korrespondanse i spørsmål og svar lærebok for studenter ved økonomiske universiteter og høyskoler - 2. utg., Revidert. og legg til. - Rostov ved Don: Phoenix, 2000.

17) Bondareva T.M. Sekretærsaker: praktisk. godtgjørelse. - M.: Videregående skole, 1989.

18) A.V. Verkhovtsev Kontorarbeid i personaltjenesten. –M.: INFRA - M., 1999.

19) Kirsanova M.V. Moderne kontorarbeid i personalavdelingen. - M .: INFRA - M., 2000.

20) T.V. Kuznetsova og annet kontorarbeid (organisering og teknologi for dokumentasjonsadministrasjon): lærebok for universiteter. - M.: UNITY - DANA, 2000.

21) Dokumenter og papirer: referanseguide / T.V. Kuznetsova. et al. / - M.: Economics, 1991.

22) Koltunova M.V. Forretningsbrev: hva kompilatoren trenger å vite. - M. Delo, 1998.

23) Kudryaev V.A. Organisering av arbeid med dokumenter: lærebok M.: INFRA - M., 1998.

24) Kudryaev V.A. Organisering av arbeid med dokumenter: lærebok M.: INFRA - M., 1999.

25) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V., Dokumentasjonsstøtte for organisasjonens aktiviteter. Opplæringen. - M.: "Tandem" - EKMOS, 1999.

26) T.V. Pechnikova, A.V. Pechnikova Praksis for å jobbe med dokumenter i organisasjonen. Opplæringen. - M.: Tandem - EKMOS, 1999.

27) Stenyukov M.V. Eksempler på dokumenter for kontorarbeid: Retningslinjer for utarbeidelse i henhold til den nye standarden GOST R 6.30 - 97. - M.: PRIOR, 1998.

28) Stenyukov M.V. Sekretærens håndbok. - M.: PRIOR, 1998.

Ytterligere:

1) Andreeva V.I., Batyuk S.N. Instruksjoner for dokumentarisk støtte til selskapets aktiviteter: praktisk. en guide for ikke-statlige aktører. –M.: JSC "Technolux - 2", 1995.

2) P.V. Veselov Moderne forretningsbrev i industrien. - 3. utgave revidert. og legg til. - M.: Standardforlag, 1990.

3) P.V. Veselov Du er sekretær. - M.: Standardforlag, 1993

4) Jay Ros. Hvordan skrive forslag og rapporter som gir resultater / oversettelse. fra engelsk /. Minsk: Amalfeya, 1997.

5) Dobson N. Hvordan skrive forretningsbrev: praktisk praksis for alle. / per. fra engelsk / -Chelyabinsk: Ural LTD, 1997.

6) Jobbbeskrivelser. ... - M.: TIDLIGERE, 2000.

7) Zagorskaya A.P. og andre. Forfatter for forretningskorrespondanse: på russisk og engelsk. språk - M.: Moskva-arbeider, 1992.

8) Kuznetsova A.N. Typeskrift og papirarbeid. 2. utg. - M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Hvordan mestre kunsten å skrive: 250 brev og notater for å hjelpe lederen: pr. fra engelsk - M.: UNITI, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Utarbeide dokument for tekstproduksjon. .- M.: Standardforlag, 1990.

11) Felzer A.B., Misserman M.A. Kontorarbeid. Referansehåndbok. - K.: Videregående skole, 1990.

12) Kontorens leksikon: praktisk. sekretærguide / komp. I.V. Samykina / .- M.: BINOM, 1995.

3. Arbeidsprogram

3.1. Omfanget av disiplinen og typer pedagogisk arbeid

Den totale arbeidsintensiteten til disiplinen fordeles i henhold til hovedtyper av akademisk arbeid og semestre i samsvar med arbeidsplanen som ble godkjent av fagrådet for ChSAU 10. mai 2001, som følger.

3.2. Fordeling av studietid etter seksjoner og emner

MERKNAD

Gir informasjon om prosedyren for utvikling og gjennomføring av ledelsesdokumentasjon, om organisering av kontoradministrasjon, teknologi
registrering, regnskap og lagring av dokumenter, om rollen, funksjonen og detaljene til sjefens sekretær.

Spesiell oppmerksomhet er rettet mot utformingen av kravene til organisasjonsdokumenter. Gir eksempler på de viktigste typene administrasjonsdokumenter.

Håndboken er ment for studenter med spesialitet 270115 - undersøkelse og forvaltning av eiendom, studerer dokumentasjon i ledelse
aktiviteter, så vel som for ledelsesutøvere.

Opplæringen er en elektronisk versjon av boka:
Dokumentering i ledelsesaktiviteter: lærebok. godtgjørelse / K. A. Volkov, A. N. Prikhodko, T. A. Rasina, I. M. Shutova; SPbGASU. - SPb., 2009. - 140 s.

Introduksjon
1. Grunnleggende krav til utforming av ledelsesdokumenter (organisatoriske og administrative)
1.1. Grunnleggende bestemmelser for dokumentasjon av ledelsesaktiviteter
1.2. Forening og standardisering av styringsdokumenter
1.3. Typer dokumenter og klassifisering
1.4. Regler for utarbeidelse av ledelsesdokumenter (organisatoriske og administrative)
1.5. Papirstørrelser brukt i dokumentasjon
1.6. Krever registreringsregler
2. Organisering av dokumentflyt og overføring av korrespondanse. Arbeid med dokumenter
2.1. Konseptet og prinsippene for å organisere dokumentflyt
2.2. Fremgangsmåte for behandling av innkommende dokumenter
2.3. Fremgangsmåten for behandling av sendte og interne dokumenter
2.4. Regnskap for antall dokumenter
3. Regler for registrering og indeksering av dokumenter
3.1. Dokumentregistreringskonsept og systemer
3.2. Skjemaer og prosedyre for registrering av dokumenter
3.3. Kontroll av dokumentutførelse
3.4. Analyse av data om gjennomføring av dokumenter
4. Sammensetning av nomenklaturer og aktuell lagring av saker
4.1. Utarbeidelse av nomenklaturer over saker
5. Utarbeidelse av saker for innlevering til arkivet
5.1. Undersøkelse av verdien av dokumenter
5.2. Registrering av saker og overføring til arkivlagring
6. Organisering av kontorarbeid
6.1. Organisasjonsstruktur og funksjoner til kontoradministrasjonstjenesten
6.2. Normativ regulering av arbeidet med kontorarbeid
6.3. Instruksjoner for dokumentasjon av ledelsesaktiviteter
6.4. Tabell over skjemaer av dokumenter som brukes i organisasjonen
6.5. Tekniske midler som brukes i kontorarbeid
7. Arbeid med dokumentasjon på personell
7.1. Registrering av søknader for personell
7.2. Registrering av en ordre (instruksjon) om ansettelse
7.3. Vedlikeholde en arbeidsbok og et personlig kort for arbeidere og ansatte
7.4. Registrering av arbeidskontrakt
7.5. Egenskaper design
7.6. Selvbiografi og CV
8. Arbeid med organisatorisk og administrativ dokumentasjon
8.1. Organisasjonsdokumentasjon
8.2. Administrative dokumenter
9. Dokumentasjon av referansemateriell
9.1. Hjelp
9.2. Notat og forklarende merknader
9.3. Handlinger
9.4. Protokoller
10. Registrering av forretningsbrev
10.1. Forretningsbrev og dets funksjoner
10.2. Varianter av forretningsbrev
10.3. Generell struktur for et forretningsbrev
Anbefalt lesing
applikasjoner

Introduksjon
Utarbeidelse av dokumenter og implementering av dokumentsirkulasjon kalles kontorarbeid, og dokumenter som sendes til eller mottas fra hvilken som helst adresse kalles korrespondanse.

Hensikten med disiplinen "Kontorarbeid og korrespondanse" er å studere teknologi og organisering av kontorarbeid for å sikre et effektivt system for å utarbeide dokumenter (korrespondanse), arbeide med dem, lagre og ødelegge dem (etter utløpet av lagringsperioden).

Disiplin mål:
- kjenne til de grunnleggende reglene for utarbeidelse av dokumenter og arbeidsflyt, arbeid med dokumenter (korrespondanse), lagring og destruksjon av dem;
- kjenne avdelingsstrukturen og funksjonelle ansvarsområder for tjenestemenn som er involvert i utarbeidelsen og arbeidet med dokumenter
- kjenne det organisatoriske og elektroniske databehandlingsutstyret og kommunikasjonen som brukes i utarbeidelsen og arbeidet med dokumenter;
- mestre utarbeidelsen av dokumenter;
- være i stand til å organisere rettidig levering og mottak av korrespondanse, tydelig arbeid med dokumenter fra tjenestemenn, riktig lagring og ødeleggelse (etter utløpet av lagringsperioden), mye ved bruk av funksjonene til organisatorisk og elektronisk databehandlingsteknologi og kommunikasjonsfasiliteter;
- å ha en idé om utsiktene for utvikling av teknologi og metoder for å organisere kontorarbeid med konstant utvidelse av bruken av den nyeste organisasjons- og datateknologien, samt lovende kommunikasjonsmidler (opp til plass).

Kontorarbeid som et objektivt samfunnsbehov ble dannet samtidig med skrivingen. Når folk lærte å registrere tankene sine, særlig muntlig tale, dukket det opp forskjellige typer dokumenter. Disse inkluderer private brev, IOU, regjeringsdekret og ordrer, diplomatisk korrespondanse.

De første spesialiserte organene i den russiske staten
myndigheter - ordrer - ble dannet i XV-XVI århundrene. på grunn av behovet for sentralisert ledelse. De ble opprettet i Moskva og var ment å styre de økonomiske aktivitetene i Moskva, ordenkamrene og hyttene, som utøvde statsmakt på bakken og var underlagt sentrale ordrer. Tallrike administrative og rapporteringsdokumenter fungerte mellom ordrene og ordrekamrene og hyttene som sentrale myndighetsorganer. Slik oppsto kontorarbeidene. I spissen for ordrene sto boyarene og grunneierne, det vil si tjenestemennene som utførte ordrepapiret. De kom fra den tjenende adelen og presteskapet, ble kalt kontorist, kontorist og ble delt inn i senior, mellom, junior.

En rekke ordrer handlet om bygging og gjenoppbygging av mange byer som ble bygget for å konsolidere landene som ble utviklet etter sammenbruddet av de tatariske khanatene (i stepperegionene i det europeiske Russland, i Volga-regionen, på Kama, i Ural og Sibir). Hovedrollen blant dem tilhørte utslippsordren, som var ansvarlig for byggingen av festningsbyer i sørlige grenser og områder av Volga-regionen, samt omstrukturering av gamle byer. Den sibiriske ordenen var utelukkende opptatt av Sibir på grunn av de store territoriene i dette landet.

I spesielt viktige tilfeller ble det opprettet en spesiell byordre for byggearbeidets varighet. Byplanlegging og tildeling av tomter for bygging ble utført av ordrene Pomestny, Zemsky og Search.
En spesiell bygningsinstitusjon i Russland i denne perioden var Stone Order dannet i 1584, som var engasjert i steinkonstruksjon og anskaffelse av byggematerialer, inngåelse av byggekontrakter og distribusjon av håndverkere av alle bransjer.

Den viktigste oppgaven til ordrene Razryadny, Kamenny, Siberian var å lage en tegningsvirksomhet, hvis utvikling ble tilrettelagt av utenlandske spesialister i russisk tjeneste.

På begynnelsen av XVIII århundre. for å erstatte det utdaterte ordresystemet, godkjenner Peter I de generelle forskriftene til statskollegiet, ifølge som i 1718-1720. Det ble opprettet 12 kollegier (militær, admiralitet, utenrikssaker, offentlige inntekter, offentlige utgifter, gruve- og fabrikkindustri, åndelig - synode, revisjon osv.). Deretter økte antall kollegier til 16.
(For tiden er statsuniversitetet i bygningen av tolv høyskoler i St. Petersburg.)

Prosessen med sentralisering og byråkratisering av statsapparatet fant sted gjennom hele 1700-tallet. På begynnelsen av XIX århundre. Peters collegia ble erstattet av ministerier.

I 1812 ble kontorer organisert under departementene, som utførte offisiell korrespondanse mellom departementene og gjennomføring av gjeldende dokumentasjon. Kansleriet aksepterte korrespondanse for ministeren bare fra den øverste makten og fra andre ministerier.

I løpet av denne perioden økte antall tjenestemenn kraftig. Dette påvirket veksten av volumet av dokumentasjon, økningen i antall forekomster av passasjen. Løsningen av viktige statlige spørsmål ble forsinket, og noen ganger til og med helt tapt i papirstrømmen.

Etter 1917, på territoriet til det tidligere russiske imperiet, var systemet for statsmakt representert av Sovjet av People's Deputies, Congress of People's Deputies og Sovjetunionens øverste sovjet. Det høyeste utøvende organet for statsmakt var Ministerrådet for Sovjetunionen - Sovjetunionens regjering. Fram til 1991 omfattet ministerrådet rundt 50 departementer og ulike komiteer på rang av ministerier. Mange av dem hadde analoger i rådene til departementene i hver union og autonome republikk, i det administrative apparatet til territorier, regioner, distrikter.
og byer. Alt dette førte til dannelsen av en enorm hær av apparater
ledelse av et land som krever store økonomiske kostnader.
For tiden er statsoverhode (RF) president, lovgivende organ er statsdumaen, som består av de nedre og øvre kamrene. Det utøvende organet er Ministerrådet, ledet av statsministeren.

For tiden består løsningen på problemet med dokumenthåndtering i utviklede land av to hovedfaser. Første etappe - 1970–1980. På dette tidspunktet mente de fleste forfattere at tradisjonelle metoder for å jobbe med dokumenter var utdaterte, at papirdokumenter ville bli erstattet av dokumenter på elektroniske medier. Men på midten av 1980-tallet ble det klart at "papir" -strømmen til tross for overflod av datamaskiner øker, og det ble konkludert med at sameksistensen av tradisjonelt kontorarbeid med informasjonsbehandling på en datamaskin ville være veldig lang. I USA anbefales det for eksempel at et skriftlig papirdokument oppbevares sammen med et maskinmedium på ubestemt tid.

Elektronisk versjon av boka: [Last ned, PDF, 1,14 MB].

For å se boken i PDF-format trenger du Adobe Acrobat Reader, hvis nye versjon kan lastes ned gratis fra Adobes nettsted.

Federal Agency for Education

Statlig utdanningsinstitusjon

høyere fagutdanning

"Omsk State Technical University"

V.A. Tsygankov, N. S. Morozov dokumenterer ledelsesaktiviteter Veiledning

omsk 2006

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Anmelder:

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova

C Dokumentere ledelsesaktiviteter: Lærebok. godtgjørelse. Omsk: Forlag til OmSTU, 2005.49 s.

Opplæringen beskriver hovedtyper av organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon, samt kravene til kompilering og organisering av arbeidsflyt.

Metodematerialet ble utarbeidet i samsvar med lovgivningen og gjeldende forskrifts- og metodedokumenter i Russland om spørsmål om dokumentasjon og dokumentasjon av virksomhetens ledelsesaktiviteter.

Denne studiehåndboken er ment for studenter med økonomiske spesialiteter som studerer dokumentasjonen for ledelsesaktiviteter.

UDC 651.51.8 (075.8)

© Omsk State Technical University, 2006

1. Grunnleggende krav for gjennomføring av styringsdokumenter

1.1. Grunnleggende bestemmelser for dokumentasjon av ledelsesaktiviteter

Begrepet " kontorarbeid»Karakteriserer grenen av aktivitet som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med dokumenter.

Dokumentering- en regulert prosess for innspilling av informasjon på forskjellige medier i samsvar med etablerte regler.

Konseptet " dokument»Informasjon bestemmes, registreres på noen måte på et håndgripelig medium med detaljer som gjør det mulig å identifisere den.

Transportør- et materielt objekt som brukes til å sikre og lagre informasjon.

Elektronisk dokument- et dokument der informasjon presenteres i digital form.

Dokumentets hovedfunksjoner er:

informativ;

historisk;

kommunikativ;

kulturell;

lovlig;

sosial.

Dokumentsettet som er opprettet på bedriften bestemmes av:

en rekke problemer løst i løpet av virksomheten;

arten og omfanget av institusjonens kompetanse;

prosedyren for å løse problemer (enmanns kommando eller kollegialitet);

volumet og arten av forholdet til andre institusjoner.

Prosedyren og reglene for dokumentasjon av ledelseshandlinger er gitt av følgende reguleringsmateriell:

State System for Management Documentation (GSDOU), som er et sett med regler og prinsipper som setter ensartede krav til dokumentasjon;

et enhetlig dokumentasjonssystem (SDS), som er et sett med sammenhengende dokumenter opprettet i henhold til ensartede regler og karakteristiske for et bestemt aktivitetsfelt;

industri klassifisering av teknisk og økonomisk dokumentasjon (OKTED).

1.2. Forening og standardisering av styringsdokumenter

Samling- bringe noe til et enkelt system. Dokumentforening- etablering av ett sett med typer og varianter av dokumenter for lignende ledersituasjoner og ensartede regler for arbeid med dokumenter.

Enhet utføres for å redusere antall dokumenter, typisere skjemaene, noe som reduserer kompleksiteten i behandlingen, mer effektiv bruk av datateknologi. Dermed er enhet rettet mot å lage sjablongtekster.

Arbeidet med foreningen av dokumenter inkluderer:

utvikling (SDR, som utføres av departementene og avdelingene som er ansvarlige for de relevante dokumentasjonssystemene;

innføring av tverrsektoriell USD innenfor rammen av republikanske og sektorielle USD:

implementering av USD og OKTED for å opprettholde påliteligheten av informasjon og videre utvikling;

utvikling av komplekser av enhetlige former for dokumenter som gjenspeiler detaljene i bransjen og er inkludert i USD, samt deres statlige registrering;

utvikling av industriklassifikatorer av teknisk og økonomisk informasjon, som gjenspeiler næringens spesifikasjoner.

Standardiseringprosessen med å etablere og anvende standarder som en standard eller prøve bestemmes etter, som blir tatt som den første for sammenligning med andre objekter.

Standardiseringdokumenter er en form for juridisk konsolidering av den utførte foreningen og bindingsnivået.

Følgende kategorier av standarder er etablert:

statlige standarder (GOST);

industristandarder (OST);

republikanske standarder (PCT).

Hensikten med å implementere standardene er å oppnå effektiviteten i å dokumentere ledelsesaktiviteter.

Organisatorisk og metodisk veiledning for forening og standardisering av dokumenter, koordinering av relevant arbeid og kontroll utføres av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av USD og OKTED i republikken, og på sektornivå utføres dette arbeidet av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av USD og OKTED i bransjen.

Statlig tilsyn med overholdelse av SDR i offentlig sektor er betrodd standardiserings- og metrologiorganene, og i ikke-statlig sektor - til lokale utøvende myndigheter.

-- [ Side 1 ] --

T.A. DRONNING

DOKUMENTASJON AV LEDELSE

AKTIVITETER

OPPLÆRINGEN

ST. PETERSBURG

T.A. Koroleva Dokumentere ledelsesaktiviteter. Pedagogisk

godtgjørelse. - SPb.: Red. SPbGUKiT, 2013. - 94 s.

Å mestre denne disiplinen er rettet mot dannelse av kunnskap og

ferdigheter i å jobbe med organisasjons-, administrasjons- og insom regulerer aktivitetene til organisasjonens tjenestemenn, funksjonene og prosessene til organisasjonens personalledelse. For studenter ved fakultetet for massekommunikasjon som studerer i spesialiteten 031600 "Reklame og PR", samt studenter ved fakultetet for ledelse, som studerer i spesialiteten 080500 "Management" og 080100 "Economics".

I tillegg kan læreboka være nyttig for studenter fra andre fakulteter i studiet av fagområder "Kontorarbeid og korrespondanse", "Informasjonsteknologiledelse", "Bedriftskultur", etc.

Anmelder: Leder ved Institutt for informasjonsledelse og regnskap, kandidat for økonomiske vitenskaper, førsteamanuensis A.Yu. Smirnov.

© SPbGUKiT, INNLEDNING Dokumentering av aktivitetene til organisasjoner med enhver form for eierskap er regulert av lovgivningsmessige lover. Kravene til registrering og utarbeidelse av dokumenter vokser stadig.

Ledelsen av moderne organisasjoner står ikke bare overfor mangfoldet av typer og mangfold av dokumenter, kompleksiteten i deres sammensetning, kravene for å gi juridisk kraft til dokumenter, for lagring og arkivering av dokumenter, men også med behovet for kontinuerlig oppdatering av ansattes kunnskap innen kontorarbeid i samsvar med kontinuerlig oppdaterte lov- og forskriftsakter. ...

Under påvirkning av økonomiske faktorer øker den juridiske betydningen av dokumenter, som avgjør relevansen av reviderte tilnærminger til dokumenthåndtering. Utvikling og implementering av dokumentasjonsstøtte for ledelse som et effektivt system løser problemene med selskapets suksess i sitt eget markedssegment, bidrar til effektiviteten og kvaliteten på ledelsen i organisasjonen.

Dokumentering er registrering av informasjon på ulike medier i henhold til etablerte regler. Artikkel 11 i føderal lov 27. juli 2006 nr. 149 FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse"

fastslår at “i føderale utøvende organer blir informasjon dokumentert i samsvar med prosedyren som er etablert av regjeringen i Den russiske føderasjonen. Reglene for kontorarbeid og dokumentflyt som er etablert av andre statlige organer, lokale selvstyreorganer innenfor deres kompetanse, må oppfylle kravene fastsatt av regjeringen i Den russiske føderasjonen når det gjelder kontorarbeid og dokumentflyt for føderale utøvende organer. "

Dokumenter er grunnlaget for å ta ledelsesbeslutninger, tjener som bevis på implementeringen og en kilde for generalisering og analyse, materiale for referanse og søkearbeid. I ledelsesaktivitet fungerer dokumentet både som et gjenstand for arbeidskraft og som et resultat av arbeidskraft.

Kontorarbeid er en gren av aktiviteten som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Moderne kontorarbeid er ikke et sett med tekniske operasjoner utført med dokumenter, men et system med informasjonsstøtte for ledelsesaktiviteter.

Nylig har et synonym for begrepet "kontorarbeid" blitt "ledelsesdokumentasjon" (DOW). Fremveksten av dette begrepet er knyttet til bevisstheten om endringene som skjer i kontorarbeidet og først og fremst i forbindelse med bruk av automatiserte informasjonsteknologier i styringssystemer.

1. HISTORIE OM UTVIKLING AV RUSSISK VIRKSOMHETSPRODUKSJON Praksisen med å dokumentere ledelseshandlinger dateres tilbake til antikken. Data innhentet av arkeologer og lingvister, samt skriftlige dokumenter viser at det allerede i X-tallet. i den gamle russiske staten var det en kultur med å skrive dokumenter. Et eksempel er avtalene med Byzantium i 911 og 945, som i tillegg nevner praksisen med å utarbeide andre dokumenter - skriftlige testamenter og reisedokumenter for handelsskip.

Allerede under Vladimir Svyatoslavovichs styre i Kiev - hovedstaden i den gamle russiske staten (978 - 1015) - var det en utdanningsinstitusjon for barn til bojarer og eldre krigere. Fra kandidatene til denne skolen ble søkere valgt til stillingene som "trykkerier" - bevarere av fyrstedømmet, samt rettssekretærer, skriftlærde og kontorist for prinser og andre store føydale herrer.

Siden XIV-tallet. begrepet "kontorist" ble tildelt alle personer med ansvar for kontorarbeid.

Nesten til slutten av XIV-tallet. Hovedmaterialet for å skrive i Russland var pergament (spesialkledd kalv, lam eller geiteskinn), kalt i dokumentene "charter" eller bare "kalvekjøtt". Den eldste formen for dokumentet var sertifikatet - et separat pergamentark på ca 15 cm. Dokumentets dimensjoner kan være forskjellige på grunn av liming av følgende ark. Dokumenter som hadde mistet verdien ble skrapet av, og dyrt materiale ble brukt igjen.

Dokumentene ble oppbevart i skattkammer sammen med juveler, så vel som i kirker og klostre. Disse var som regel de sentrale bytemplene dedikert til de hellige som ble valgt som beskyttere av byen. Ofte ga selve oppbevaringen i tempelet dokumentet lovlig kraft. I Pskov ble for eksempel skriftlige dokumenter oppbevart ved treenighetskatedralen i kister.

Statlige eller kirkelige handlinger, som ble godkjent på veche, ble plassert i "Den hellige treenighetens kiste", og dermed gitt dem juridisk styrke.

Gostiny dvors og klostre var også sentre for dokumentasjon og lagring, siden kirken hadde en bred juridisk kompetanse. Klosteret i seg selv, en ganske stor økonomisk virksomhet, dokumenterte sin rettslige og økonomiske virksomhet, og brukte noen ganger ledig plass i de åndelige bøkene til dette.

I de dager var det et stort antall dokumenter - lovpålagt, innskudd, kjøpshandlinger: lån, pantelån, leveopptegnelser som løser lånet på penger - i tilfelle presserende ansettelse av arbeidere;

fulle sertifikater - når de selges til slaveri;

feriesertifikater osv. Systemet for kontorarbeid har imidlertid ikke tatt form ennå.

Systemet med offentlig administrasjon begynte å ta form fra midten av 1400-tallet. under dannelsen av den russiske sentraliserte staten. Storhertugdømmene i Moskva klarte å skape et sterkt sentralisert styringssystem der Boyardumaen og ordrene (steder med et fast personale av mennesker som var involvert i geistlig arbeid) utførte de viktigste funksjonene til administrativ ledelse. Opprinnelsen til ordrer er assosiert med utøvelsen av store oppgaver (ordrer) til storhertugen til hans nærmeste følge - prinser og bojarer for å løse visse regjeringsspørsmål. Det er derfor perioden fra XV til XVII århundre. det er vanlig å kalle ordreperioden - ved navn på de første statlige institusjonene - ordrer.

I løpet av denne perioden var noen av ordrene territoriale administrasjonsorganer, og noen hadde ansvaret for individuelle filialer. I spissen for ordren sto en ordnedommer, utnevnt fra Duma-tjenestemenn. Han hadde ansvaret for kontoristene fra en til ti. Kontoristene hadde ansvaret for kontoristene, som i henhold til tjenestens lengde ble delt inn i "senior", "mellom" og "ung"

(junior). I store ordrer ble kontoristene samlet i "bord" - strukturelle inndelinger på territoriell basis. Administrativ aktivitet tilhørte geistlige dommere, kontoristene og kontoristene var engasjert i å organisere og vedlikeholde kontorarbeid. For håndheving av avgjørelser var det spesielle stillinger - tolker, pipearbeidere, etc. De leverte korrespondanse av ordrer i henhold til deres tilknytning, innkalte rettstvister for retten osv.

På lokalitetene ble ordrene styrt av guvernørene som kontrollerte territoriet og utførte ordrene fra de sentrale myndighetene. Voivods hadde sitt eget kontor - en kontoristhytte og assistenter - "mindre" voivods og kontorist Prikaznaya hytta ble delt inn i bord.

I det femtende århundre. dyrt pergament ble erstattet av papir, opprinnelig hentet fra vest-europeiske land, og fra andre halvdel av 1400-tallet. - innenlands. På den tiden ble papir laget av filler og blekk fra jernsalter og tanniner ekstrahert fra blekknøtter - vekster på eikeblader.

En slik tekst bleknet nesten ikke, derfor er arkivdokumentene fra den tid ganske lesbare.

Den spesifikke sammensetningen av dokumentene til kontoristarbeidet var liten:

brev - tsarforordninger sendt fra ordrer til steder, tsarordrer til voivods og andre lokale høvdinger, formelle svar og rapporter mottatt i ordrer fra voivods, minne - brev mellom ordrer, petisjoner - appeller fra innbyggerne til sentralstyret.

I dokumentene for kontorarbeid har de fleste detaljene ennå ikke blitt skilt fra teksten, dvs. adressen, adressaten, datoen, forfatterens betegnelse og det faktiske innholdet i dokumentet utgjorde en sammenhengende tekst. Som regel begynte dokumentet med adresse, dato og betegnelse på forfatteren og adressaten, og deretter ble essensen av problemet oppgitt. Den siste delen angav dato og sted for dokumentet.

I 1720 godkjente Peter I General Regulations, som ble lovgivningsgrunnlaget for reformen av kontorarbeid. Dette dokumentet introduserte det "kollegiale" systemet for kontorarbeid, med navn fra institusjoner av en ny type - kollegier. Kollegiene inkluderte: presidenten, visepresident, rådgivere og assessorer. Avgjørelser i disse institusjonene ble tatt for det meste kollegialt, som Peter I la særlig vekt på og bemerket at "all den beste dispensasjon gjennom råd skjer."

Denne lovgivningen skiller tilstedeværelsespliktene som et beslutningsorgan fra kontorarbeidet, som er konsentrert på kontoret, ledet av sekretæren. Under ledelse av sekretæren jobbet: en notarius, en aktuar, en registrator, kontorister, kopiister, oversettere, tolker (for tolkning) og en sersjant (en vaktmann for vakten).

Notarius førte referater fra møter og et register over utestående saker, aktuar var ansvarlig for sikkerheten til dokumenter og utarbeidet papirvarer, registraren utførte en ny funksjon for kontorarbeid - han registrerte alle innkommende og utgående dokumenter i spesialbøker.

Hvert kollegium hadde en aktor som hadde tilsyn med lovligheten og prosedyren for å løse saker. En seriøs nyvinning var innføringen av signaturen til sjefen for det offentlige stedet i sammensetningen av styremedlemmene på dokumentet de diskuterte. De løste sakene ble overlevert til arkivene som arkivaren ledet.

Et stort antall nye dokumenter, stillinger og vilkår som definerer dem, har dukket opp i det kollegiale systemet for kontorarbeid. Derfra kom begrepene "dekret", "forskrifter", "resolusjon", "instruksjon" osv. Til oss.

På begynnelsen av det nittende århundre. det var en ny reform i systemet for offentlig administrasjon og kontorarbeid. I stedet for collegia dukket det opp nye institusjoner i departementet, ledet av ministre om prinsippene for enmannsledelse.

Departementene ble delt inn i avdelinger, og de ble igjen delt inn i tabeller.

Den lovgivende loven som definerte hele systemet med ministerstruktur og kontorarbeid var "General Establishment of Ministries". Selve konseptet med kontorarbeid på den tiden betydde ikke bare kontoret, men hele institusjonen, og under "tilfelle" ble ikke forstått en mappe med dokumenter, som i moderne kontorarbeid, men spørsmålet som skulle løses, for å betegne et konsept som ligner på moderne kontorarbeid, det var begrepet "skriving" ...

Forfatterne av General Institution of Ministries skilte tydelig mellom to aspekter av kontorarbeid: dokumentformene og rekkefølgen på bevegelsen, som er grunnlaget for prosedyren for å vurdere spørsmål som er vedtatt i institusjonen, eller i moderne terminologi prosessen med å ta ledelsesbeslutninger.

I løpet av ministerkontorkontoret endret også dokumentformen - skjemaer med en vinkeloppstilling av detaljer dukket opp. Skjemaer ble skrevet ut med typografi eller håndskrevet. Sett og tilrettelegging av rekvisita skiller seg praktisk talt lite fra den moderne formen. Det vises et stort antall spesiallitteratur, inkludert teoretisk, der klassifiseringen av dokumenter formuleres for første gang. Spesielle forfattere publiseres jevnlig - samlinger av eksempeldokumenter beregnet for både tjenestemenn og enkeltpersoner som må søke offentlige myndigheter.

På slutten av det nittende århundre. først i militæravdelingen, og deretter i sivile ministerier, begynte skrivemaskiner å bli brukt, noe som førte til en akselerasjon av kontorets arbeid og gjorde det mulig å lage flere kopier av dokumentet samtidig. I tillegg har den maskinskrevne teksten blitt mer kompakt, noe som har ført til en reduksjon i volumet av dokumenter. Fremkomsten av skrivemaskiner var en virkelig teknisk revolusjon i kontorarbeid og kan bare sammenlignes med datamaskinens komme.

Oktoberrevolusjonen i 1917, med sikte på en radikal riving av det gamle statsapparatet, med å involvere de brede arbeidsmassene i dets aktiviteter, endret statsapparatet radikalt i form.

For direkte kontroll over landet ble den første sovjetiske regjeringen opprettet - Council of People's Commissars (Sovnarkom), og for ledelsen av individuelle grener - 13 People's Commissariats (People's Commissariats).

For å lovlig formalisere maktstrukturaktivitetene og effektivisere dokumentasjonsprosessene, utstedte Council of People's Commissars den 30. oktober 1917 et dekret "Om prosedyren for å godkjenne og publisere lover", og 2. mars 1918. Resolusjon "Om formen for statlige institusjoner". Ved utvikling av en ny styringsteknologi ble erfaringen fra forgjengerne brukt, for eksempel ble et lignende dokument fra militæravdelingen fra 1911 lagt til grunn for "Regulations on writing and office work". Det ble lagt stor vekt på å forenkle og rasjonalisere kontorarbeid.

På 1920-tallet ble forskning organisert innen ledelse, vitenskapelig organisering av arbeidskraft og kontorarbeid, de viktigste reguleringsdokumentene innen dokumentarstyring ble utgitt.

Organisatoriske og vitenskapelige aktiviteter for optimalisering innen forvaltning ble løst ved lovdokumenter og opprettelse av et helt nettverk av offentlige organisasjoner, institutter og laboratorier som arbeider med spørsmål om vitenskapelig organisering av arbeidskraft og kontorarbeid. For å koordinere arbeidet over hele landet ble Council for the Scientific Organization of Labor, Production and Management dannet i 1923, og i 1926 - State Institute of Management Technology (ITU).

ITU utarbeidet et utkast "Generelle regler for dokumentasjon og dokumenthåndtering", som bruker resultatene av den siste utenlandske og innenlandske utviklingen på dette området.

På 1930-tallet ble det dannet og styrket et stivt sentralisertystem, ekskludert muligheten for alternative tilnærminger til kontorsarbeidssystemet. Som et resultat blir så å si alle store forskningssentre som er involvert i den vitenskapelige organisasjonen av arbeid og kontorarbeid avviklet. Samtidig er maksimal innsats rettet mot å slavebefolke landets befolkning ved lovlige metoder, som systemet for registrering av sovjetiske borgere forbedres for.

I noen store avdelinger ble det arbeidet med å forbedre systemet for regnskap og personaldokumentasjon, og noe suksess ble oppnådd. I nasjonal målestokk var det imidlertid et avvik innen ledelse og kontorarbeid.

For å overvinne denne mangelen var det nødvendig med radikale tiltak, som skulle antas basert på resultatene fra 1941

tverrsektorielt møte om kontorutstyr. Programmet som ble vedtatt på dette møtet inneholdt spørsmål om å opprette et organisasjons- og metodesenter, utvikle et regelverk, mekanisering av arbeidskraft i kontorarbeid osv.

Den praktiske gjennomføringen av dette programmet ble forhindret av den store patriotiske krigen, og deretter av årene med restaurering av den ødelagte nasjonale økonomien.

En fornyet økning i interessen for spørsmål om ledelsesdokumentasjon ble observert på 1960-tallet. Siden 1958 ble hovedarkivadministrasjonen under Sovjetunionens ministerråd (GAU) kompetent til å kontrollere innstillingen av den dokumentariske delen av kontorarbeidet til bedrifter og organisasjoner, og i 1966 ble All-Union Scientific Research Institute of Documentation and Archival Affairs (VNIIDAD) opprettet innenfor rammen av arkivtjenesten.

Denne organisasjonen utviklet sammen med andre avdelingsinstitusjoner Unified State Documentation System (USSD), der forfatterne generaliserte den beste praksis i sin tid og foreslo den optimale teknologien for å utføre ledelsesoperasjoner og deres dokumentasjon.

Den nye versjonen av dette dokumentet kalles State System of Documentation Support for Management (GS DOU) og fyller hullene i Unified State Statistics Service når det gjelder ny informasjonsteknologi. Dette dokumentet ble godkjent av sjefen for hovedarkivavdelingen i 1988. På 1970-80-tallet dukket GOST opp for styringsdokumenter (GOST 6.38-72 osv.), All-Union-klassifikatorer (OKUD, OKPO, OKONKh, etc.), enhetlige dokumentasjonssystemer ( USD) og en rekke statlige standarder for disse enhetlige systemene.

I 1993 ble All-Russian Classifier of Management Documentation publisert, i 1997 - en ny GOST R 6,30-97 (Krav til papirarbeid), i 1998 - GOST R 51141-98 (Records management og arkivering.

Begreper og definisjoner). De siste reguleringsdokumentene gjenspeiler endringer i dokumentasjon og arbeidsflyt, som var resultatet av endringer i sosiale forhold og fremveksten av nye eierformer. I 2000 ble det gjort endringer i GOST R 6.30-97, og i 2003 ble den erstattet av en ny - GOST R 6.30-2003.

De mye brukte dataprogrammene for utarbeidelse av dokumenter inkluderer som regel sett med dokumentmaler tilpasset russisk. Dessverre ignorerer disse malene fullstendig innenlandske standarder og tradisjoner innen dokumentoppretting og utføring.

2. KRAV TIL LOVGIVNING PÅ DOKUMENTASJONSOMRÅDE Den normative og metodiske basen for kontorarbeid er et sett med lover, lovgivningsmessige rettsakter og metodiske dokumenter som regulerer teknologien for å opprette, behandle, lagre og bruke dokumenter i en institusjons gjeldende virksomhet, samt å regulere arbeidet med kontorarbeidet - dets struktur, funksjoner , staber, teknisk støtte og noen andre aspekter.

De generelle prinsippene for å organisere dokumentasjonsstøtte for enkeltpersoner (borgere) og juridiske enheter er regulert av lovgivningen i Russland.

Den sivile koden for Den russiske føderasjon fastslår hvilke typer dokumenter som brukes til å opprette, registrere og avvikle en juridisk enhet, bestemme typer og form for kontrakter, etc.

Den russiske føderasjonens arbeidskodeks, som regulerer arbeidsforhold, fastsetter typer og innhold av arbeidskontrakter, nomenklatur og prosedyre for behandling av dokumenter for opptak, oppsigelse, overføring, videregående opplæring av ansatte i organisasjonen.

Den grunnleggende handlingen i arbeidet med dokumenter er den føderale loven "On Information, Information Technologies and Information Protection" datert 27. juli 2006, nr. 149-FZ, som etablerer det juridiske regimet for opprettelse, lagring og bruk av informasjonsressurser. Loven fastsetter prosedyren for dokumentasjon av informasjon, eierskap til individuelle dokumenter og matriser av dokumenter i informasjonssystemer, kategorier av informasjon i henhold til nivået på tilgang til den, prosedyren for juridisk beskyttelse av informasjon.

Nært knyttet til den forrige loven er loven til den russiske føderasjonen "Om arkivsaker i Russland" datert 22. november 2004 nr. 125-FZ. Loven regulerer prosesser for dannelse, organisering av lagring, regnskap, bruk av arkiver, samt ansvar for brudd på loven.

Loven til den russiske føderasjonen "On State Secrets" datert 21. juli 1993 nr. 5485 (med endringer og tillegg datert 08.11.2011 nr. 309-FZ) regulerer forhold som skyldes klassifisering av informasjon som en statshemmelighet, dens avklassifisering og beskyttelse av hensyn til å gi sikkerheten til Den russiske føderasjonen.

Begrunnelsen for å klassifisere informasjon som konfidensiell er beskrevet i art. 139 av Den russiske føderasjonens sivile kode (Sivil kode for den russiske føderasjonen): “Informasjon utgjør en offisiell eller kommersiell hemmelighet i tilfelle når informasjon har faktisk eller potensiell kommersiell verdi på grunn av den ukjente for tredjeparter, er det ingen fri tilgang til den på et juridisk grunnlag, og eieren av informasjonen tar tiltak for å beskytte den konfidensialitet ".

Nr. 5154-1 etablerer det juridiske rammeverket for standardisering i Russland, bindende for alle styrende organer, bedrifter og gründere, offentlige foreninger. Loven fastsetter prosedyren for å utføre standardiseringsarbeid, typer standardiseringsdokumenter og deres anvendelse, statlig kontroll med overholdelse av statlige standarder og ansvar for brudd på lovens bestemmelser.

Loven påla den russiske føderasjonskomiteen for standardisering, metrologi og sertifisering (Gosstandart of Russia) å danne og implementere statens politikk innen standardisering.

Den føderale loven "On Participation in International Information Exchange" datert 4. juli 1996, nr. 85-FZ, tar sikte på å skape betingelser for effektiv deltakelse av Russland i internasjonal informasjonsutveksling innen ett verdensinformasjonsrom. Loven etablerer eierskap til informasjonsprodukter, begrensninger for internasjonal informasjonsutveksling (eksportrestriksjoner), bruk av internasjonal informasjonsutvekslingsmiddel (beskyttelse av konfidensiell informasjon) og andre spørsmål om internasjonal informasjonsutveksling.

Loven til den russiske føderasjonen "On Electronic Digital Signatures" datert 10.01.2002 nr. 1-FZ definerer de grunnleggende begrepene innen elektronisk dokumenthåndtering og krav til et juridisk viktig elektronisk dokument.

De grunnleggende konseptene, prinsippene og grunnleggende reglene for journalføring er beskrevet i statlige standarder.

Det er et uavhengig sett med standarder for enhetlige dokumentasjonssystemer og det enhetlige systemet for klassifisering og koding av teknisk og økonomisk informasjon GOST 6.01.1-87. Samlet system for klassifisering og koding av teknisk og økonomisk informasjon.

GOST 6.10.3-83. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Registrere informasjon om enhetlige dokumenter i kommunikativt format.

GOST 6.10.4-84. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Gi juridisk makt til dokumenter på en maskinbærer og en maskingradert maskin opprettet av datateknologi. Grunnleggende bestemmelser.

GOST 6.10.5-87. Enhetlige dokumentasjonssystemer. Krav til konstruksjon av layoutnøkkelen.

GOST 6.10.6-87. Samlet system for utenrikshandelsdokumentasjon.

Prøveform.

GOST 6.10.7-90. Samlet system for utenrikshandelsdokumentasjon. Resultat.

GOST 7.32-91 (2000). System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Forskningsrapport. Struktur- og designregler.

GOST R 6.30-2003. Enhetlige dokumentasjonssystemer. System med organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid.

GOST R 51141-98. Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner.

For å redusere antall dokumenter, redusere arbeidskraft og tidskostnader for deres forberedelse for behandling, oppnå informasjonskompatibilitet for automatiserte databaser, blir det laget enhetlige dokumentasjonssystemer (SDS) for et sett med sammenkoblede enhetlige former for dokumenter som gir en dokumentert presentasjon av data i visse typer økonomisk aktivitet, vedlikeholdsmiddel, normative og metodiske materialer for utvikling og anvendelse.

For tiden er det åtte USD:

enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon;

enhetlig system med bankdokumenter;

enhetlig system for finansiell, regnskapsmessig og rapporterende regnskapsdokumentasjon av budsjettinstitusjoner og organisasjoner;

enhetlig rapporteringssystem og statistisk dokumentasjon;

enhetlig system for regnskap og rapportering regnskapsdokumentasjon av virksomheter;

enhetlig arbeidsdokumentasjonssystem;

enhetlig dokumentasjonssystem for den russiske føderasjonens pensjonsfond;

enhetlig utenrikshandelsdokumentasjon.

Samtidig utvikles klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon som gir automatisk behandling av data i USD. Klassifikatorer av teknisk, økonomisk og sosial informasjon, normative dokumenter som inneholder et systematisert sett med navn på objekter, presentert som klassifiseringsgrupper, og kodene som er tildelt dem.

Foreløpig er det 37 all-russiske og fortsatte all-Union klassifikatorer. Avhengig av bruksområde, er klassifikatorene delt inn i all-russiske, industri- og enterprise-klassifikatorer.

Innholdsmessig er klassifikatorene delt inn i tre grupper:

1. Klassifiserere av informasjon om styringsdokumenter, oppgaver løst i automatiserte kontrollsystemer, typer aktiviteter, økonomiske og sosiale indikatorer - All-Russian Classifier of Standards (OKS), All-Russian Classifier of Currency (OKV), All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), etc.

2. Klassifisering av informasjon om organisasjonsstrukturer Den all-russiske klassifiseringen av selskaper og organisasjoner (OKPO), den all-russiske klassifisereren av nasjonale økonomisektorer (OKONKh), den all-russiske klassifisereren av statlige makt- og forvaltningsorganer (OKOGU), etc.

3. Klassifiserere av informasjon om befolkning og personell - Den all-russiske klassifiseringen av spesialiteter i utdanning (OKSO), den all-russiske klassifisereren av arbeiders yrker, ansattes stillinger og lønnskategorier (OKPDTR), etc.

For eksempel inneholder OKUD informasjon om enhetlige dokumentasjonssystemer og former for dokumenter som er tillatt for bruk. Koden består av syv sifre og er festet i samsvar med GOST R 6.30- “Unified documentation systems. System med organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid ”i enhetlige dokumenter.

Det mest komplette tverrsektorielle dokumentet om organisering av styringsdokumentasjon er det som ble publisert i 1990.

Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse - GSDOU.

GSDOU er et sett med prinsipper og regler som setter ensartede krav til dokumentasjon av ledelsesaktiviteter og organisering av arbeid med dokumenter i offentlige organer, i bedrifter (foreninger), i institusjoner og offentlige organisasjoner.

Bestemmelsene i GSDOU blir introdusert i praksis med dokumentasjonsstøtte gjennom utvikling av industristandarder, instruksjoner fra departementer og avdelinger for kontorarbeid og forskjellige instruksjoner.

Et eksempel på slike dokumenter er instruksjonen som ble satt i kraft av Orden fra Russlands føderasjonskulturdepartement av 08.11.2005 N 536 "On the Model Instruction for Office Work in Federal Executive Bodies" (Registrert i Justisdepartementet i Russland 27. januar 2006 N 7418) / 6 /, samt instruksjoner om kontorarbeid utviklet direkte i organisasjonen.

Spesifikk drift av kontorarbeidsteknologien og metoder for organisering av admini(DOU) reguleres av organisasjonens arbeidsdokumenter - en ordre om organisering av kontorarbeid, en ordre om å klassifisere informasjon som konfidensiell, instruksjoner for kontorarbeid, stillingsbeskrivelser osv

2. DOKUMENT 3.1. DOKUMENTKRAV Dokumenter er kilder og bærere av informasjon. De tjener som grunnlag for å ta beslutninger, referanse- og informasjonsarbeid, ha juridisk kraft, de er bevis. Etter historien betraktes dokumentet som en historisk kilde. I ledelsen er dokumentet gjenstand for arbeidskraft og resultatet av arbeidskraft.

Ordet "dokument" kommer fra det latinske "documentum" beviset. På begynnelsen av det tjuende århundre ble dokumentet ansett som ”forretningspapir som tjener som bevis på noe, som bekrefter retten til noe” / 16 /. Foreløpig anses dokumentet først og fremst som en bærer av informasjon. I følge Oxford Dictionary er “et dokument en tekst eller et bilde som har informasjonsverdi”, og ifølge GOST R 51141-98, “er et dokument informasjon registrert på et materialmedium med detaljer som gjør det mulig å identifisere det” / 7 /.

Dokumentet kan fås på forskjellige måter: gjennom skriving, tegning, grafikk, fotografering, lyd- eller videoopptak. Ved å fikse (vise) informasjon, sikrer han dermed bevaring og akkumulering, muligheten for å overføre den til en annen person, gjentatt bruk, gå tilbake til informasjon i tide.

For å ta en riktig beslutning kreves fullstendig, rask og pålitelig informasjon. Dette er generelle krav til et dokument som kilde til informasjon.

Fullstendighet av informasjon preger volumet, som skal være tilstrekkelig for å ta en beslutning.

Informasjonen må være operativ, dvs. slik at tilstanden under endring og behandling ikke endres.

Påliteligheten av informasjon bestemmes av i hvilken grad innholdet tilsvarer den objektive tilstanden.

I tillegg bør informasjon komme til arbeidsplassen til en leder eller leder i en form som letter dens oppfatning og behandling. I store firmaer er informasjonen som kommer til hodet som regel den viktigste og mest presserende, presentert i en kortfattet form.

Hvert dokument må først og fremst bedømmes ut fra informasjonen det inneholder. Den føderale loven "Om informasjon, informatisering og beskyttelse av informasjon" definerer at "å dokumentere informasjon er en forutsetning for å inkludere informasjon i informasjonsressurser.

Dokumentasjonsinformasjon utføres på den måte som er foreskrevet av de statlige myndighetene som er ansvarlige for å organisere kontorarbeid, standardisere dokumenter ... ".

Det er dokumentene, dvs. Den juridisk bindende informasjonen som er registrert på et håndgripelig medium, tjener som det viktigste beviset på et faktum når man skal løse økonomiske tvister med forretningspartnere i en voldgiftsdomstol eller arbeidskonflikter med ansatte i en bedrift i en folkerett.

For at et dokument skal ha rettskraft, må det oppfylle følgende krav:

Ikke strid med statens lover;

Vær innenfor myndigheten til myndigheten som utstedte den;

Formen på dokumentet må være i samsvar med statlige standarder.

Hvor mange tap pådratt bedrifter på grunn av utilsiktet eller bevisst feil utarbeidet dokument. Forvirring i lagring av dokumenter kan føre til risikoen for å miste verdifull informasjon, noe som kan påvirke selskapets aktiviteter negativt.

Feil i vedlikehold av personalregister som registrerer arbeidstakerens arbeidsforhold med bedriften og bekrefter lønn og ansiennitet, er et brudd på kravene i arbeidskodeksen i Den russiske føderasjonen og kan medføre vesentlige tap for ansatte (for eksempel hvis pensjonen er feil beregnet) eller virksomheten selv, etter en rettsavgjørelse, kompensere den ansatte er skadet av en urettferdig, etter hans mening, oppsigelse.

Dermed vil kunnskap om moderne papirarbeidsregler og organisering av kontorarbeid bidra til å jobbe uten eksterne (med offentlige etater og partnere) og interne (med underordnede) konflikter, med fokus på å løse produksjonsproblemer og økonomiske aktiviteter.

3.2. KLASSIFISERING AV DOKUMENTER Ifølge GSDOU klassifiseres dokumenter etter en rekke kriterier.

1) I henhold til metoden for å fikse informasjon er dokumenter delt inn i skriftlig, grafisk, foto, film, video, akustisk.

Skrevet (eller håndskrevet) inkluderer alle dokumenter opprettet ved håndskrevet eller maskinskrevet metode, samt laget på en datamaskin, dupliseringsmaskiner og typografisk metode.

Grafiske dokumenter inkluderer tegninger, grafer, kart, tegninger, diagrammer, planer. Foto-, film- og videodokumenter blir tatt opp med spesialutstyr på spesialmedier. De lar deg fange gjenstander og fenomener som er vanskelige eller umulige å fange på annen måte.

Akustiske dokumenter tillater nøyaktig opptak og overføring av lydinformasjon, er mye brukt i sekretærens arbeid når du tar opp møter, konferanser, økter, etc.

H) Et stort antall dokumenter er preget av navn. Dette er ordrer, forskrifter, protokoller, ordrer, instruksjoner, brev, uttalelser osv.

4) Etter typer dokumenter er det standard, omtrentlig, individuell og sjablong.

Standarddokumenter er utviklet på forhånd av høyere myndigheter for underordnede organisasjoner med homogene funksjoner og er obligatoriske.

Omtrentlige dokumenter er også utviklet av høyere myndigheter for organisasjonene i deres system, men er av en tilnærmet anbefalingskarakter.

Individuelle dokumenter er utviklet av spesifikke organisasjoner for internt bruk.

Sjablondokumenter lages etter typografisk metode, og den konstante delen av dokumentet skrives ut på trykkmaskiner, og ledige plasser er igjen for variabel informasjon. Slike dokumenter sparer tid på utarbeidelsen og forbedrer den generelle kulturen og ferdighetene i dokumentene.

5) I grad av kompleksitet er det enkle dokumenter som inneholder ett spørsmål, og komplekse som inneholder flere spørsmål. Enkle dokumenter er å foretrekke, siden de er lettere å behandle, kontrollere utførelse, søke, lagre.

6) På forberedelsesstedet klassifiseres dokumenter i intern og ekstern. Internt - dokumenter utarbeidet for å løse sine interne oppgaver og ikke går utenfor organisasjonen. Ekstern - innkommende og utgående korrespondanse fra bedriften.

7) I henhold til vilkårene for utførelse er dokumenter delt inn i haster og ikke-hastende. En indikator på denne funksjonen er fristen for gjennomføring av dokumentet, som er fastsatt ved lov og relevante rettsakter, samt telegrammer, telefonmeldinger, dokumenter som er merket "presserende". Alle andre dokumenter blir utført innen tidsrammen som administrasjonen har fastsatt og anses ikke haster.

8) Etter opprinnelse er dokumentene offisielle og offisielt personlige (registrert). Den første gruppen inkluderer de som er opprettet i institusjoner, organisasjoner og bedrifter med spørsmål om deres aktiviteter, den andre angående bestemte personer, dvs. registrert (uttalelser, brev, klager osv.) 9) I henhold til graden av publisitet skiller man ut vanlige, hemmelige dokumenter og for offisiell bruk (DSP). På hemmelige dokumenter og dokumenter på sponplaten er det påført stempelet for å begrense tilgangen til dokumentet. Frimerket betyr at en strengt definert sirkel av mennesker kan bli kjent med dette dokumentet. For utlevering av informasjon om dokumenter som er klassifisert som klassifisert, så vel som for deres tap, blir gjerningsmennene ført for retten.

10) Med juridisk makt skilles det mellom ekte og falske dokumenter.

Autentiske dokumenter er dokumenter utstedt i samsvar med prosedyren som er etablert ved lov i samsvar med alle reglene, forfalsket er dokumenter hvis design eller innhold ikke samsvarer med sannheten.

Autentiske dokumenter er i sin tur delt inn i gyldige og ugyldige. Dokumentet blir ugyldig hvis det av en eller annen grunn har blitt ugyldig (for eksempel fullmaktens utløp).

11) I henhold til formålet (stadier av opprettelse), er dokumentene delt inn i originaler (originaler) og kopier.

Original - originaldokumentet som inneholder originalinformasjonen og riktig utført. Opprettelsen av et dokument er som regel foran utkaststadiet - et dokument i foreløpig utgave.

Kopi - nøyaktig gjengivelse av originaldetaljene, i øvre høyre hjørne av toppmargen som ordet "kopi" er lagt ned. Kopien er ikke juridisk bindende. For å gi en kopi av juridisk kraft, er det sertifisert tilsvarende. Det er nødvendig å skille mellom slike kopier som et utdrag og et duplikat. Et utdrag fra et dokument er en kopi av en del av et dokument, og et duplikat er en annen kopi av et dokument utstedt i forbindelse med tapet, for eksempel av originalen. Kopien og originalen er like gyldige.

12) I henhold til lagringsperioder er dokumentene delt inn i tre hovedgrupper: permanent lagring, midlertidig lagring over 10 år og midlertidig lagring opp til 10 år.

På forskjellige virksomheter og institusjoner er sammensetningen og antallet opprettede dokumenter ikke den samme og bestemmes:

En rekke spørsmål som skal løses i løpet av aktivitetene;

Kompetansens omfang og natur;

Fremgangsmåten for å løse problemer (på grunnlag av enmannsledelse eller kollegialitet);

Volumet og arten av forhold til andre enheter.

Forholdet mellom divisjonene i foretaket og individuelle virksomheter og organisasjoner er stabilt og regulert av ulike juridiske normer, som et resultat av at all informasjonsflyt har en stabil "programmert" karakter.

Konsekvensen av stabiliteten i organisasjonens funksjoner er den tematiske begrensningen av oppgavene den løser. Disse funksjonene egner seg til beskrivelse, klassifisering, regulering. Dermed er spekteret av spørsmål som ledelsesdokumenter blir opprettet ganske stabilt, og gjenspeiler organisasjonens funksjonelle aktiviteter.

La oss se på innflytelsen av informasjonskommunikasjon fra et foretak på volumet og nomenklaturen i dets dokumentasjon. Figur 1 viser en forenklet struktur for et kommersielt foretak og dets interne og eksterne informasjonskoblinger.

Bedriftsleverandører Stiftelsesråd Bedriftsledere Stiftelsesråd Generelle foretak Generaldirektør Sekretær Kjøperdirektør Skattproduksjon Regnskap Inspeksjonsavdeling Regnskapsavdeling Produksjon Bank Personaldepartement Regjeringsinstitusjoner Fig. 1. Forenklet virksomhetsstruktur og informasjonskommunikasjon De kollegiale aktivitetene til styret (grunnleggerne) er registrert i referatet, direktørens ledelsesaktiviteter - i ordrer og instruksjoner for hovedaktivitetene og personellet. I tillegg planlegger selskapets ledelse sine økonomiske og økonomiske aktiviteter, noe som gjenspeiles i planleggingsdokumentasjonen. Etter å ha fullført visse arbeidsfaser eller etter kalenderfristens utarbeidelse, utarbeides regnskapsdokumentasjon.

HR-avdelingen (eller HR-sjef) håndterer valg av personell, videregående opplæring av ansatte, insentiver, sertifisering og omskolering av personell. I samsvar med denne aktiviteten utarbeider tjenesten forskrifter, instruksjoner, representasjoner, utkast til ordrer og er engasjert i utførelse av andre dokumenter på personell. Noen ganger utføres disse funksjonene av en sekretær.

Produksjonen og den økonomiske aktiviteten, som produksjonsavdelingen er engasjert i, gjenspeiles i avtaler, kontrakter, kommersiell korrespondanse, etc.

Regnskapsavdelingen utarbeider økonomiske og regnskapsmessige dokumenter (balanser, årsrapporter, revisjonshandlinger og varebeholdninger, planer, estimater, regnskaper, kontantbøker osv.).

Fra statlige og kommunale organisasjoner kan et foretak motta dokumenter som regulerer ulike spørsmål om virksomheten (skatt, miljøvern, etc.). Disse dokumentene utgjør en egen gruppe - reguleringsdokumentene til de høyere myndighetene.

I tillegg skriver ansatte i virksomheten, om nødvendig, uttalelser, selvbiografier, kvitteringer og personlige fullmakter, dvs.

utgjøre offisielle personlige dokumenter.

Alle oppførte dokumenter er relatert til ledelses- og organisasjons- og administrative dokumenter (ORD). Unntaket er økonomiske og regnskapsmessige dokumenter med spesifikke trekk ved utarbeidelse og behandling.

Avhengig av objektive (selskapsprofil) og subjektive (krav fra selskapets leder og forretningspartnere) kan faktorene i en hvilken som helst gruppe dokumenter være gjeldende eller være ubetydelige.

Dermed kan alle dokumenter som er opprettet i en bedrift eller organisasjon deles inn i følgende grupper / 14 /:

1) systemet med konstituerende dokumenter;

2) et system med organisasjonsdokumenter;

3) systemet med administrative dokumenter;

4) systemet med dokumenter for personell;

5) systemet med økonomiske og regnskapsdokumenter;

6) et referansesystem og informasjonsdokumenter;

7) et system med planleggingsdokumenter;

8) systemet med regnskapsdokumenter;

9) systemet med offisielle og personlige dokumenter.

Nedenfor vil vi se på reglene for behandling av dokumenter som brukes i nesten alle virksomheter, uavhengig av detaljene.

3.3. GENERELLE REGLER FOR DOKUMENTFORMASJON Dokumenter er en integrert del av selskapets image, dets visittkort. Brevpapirets moderne design, egen virksomhetsidentitet, papir av høy kvalitet, et komplett sett med informasjon om selskapet, deres korrekte plassering på et ark er spesielt viktig for en gunstig innvirkning på en forretningspartner. Skjemaer lages ved å skrive ut eller bruke en personlig datamaskin. Et unntak er brevhodene til organisasjoner med bildet av Den russiske føderasjonens statsemblem eller emblemene til de grunnleggende enhetene i Russland, som er regnskapsførte trykte produkter.

Utarbeidelse, gjennomføring av dokumenter og dokumentasjon av organisasjoner og divisjoner er regulert av lovgivningsmessige og regulatoriske og metodiske handlinger. Dokumentet skal være saklig og inneholde konkrete forslag og veibeskrivelser.

Overholdelse av ensartede regler for papirarbeid sikrer:

1) dokumentets rettskraft;

2) rask og høy kvalitet forberedelse og gjennomføring av dokumenter;

3) organisering av raskt søk etter dokumenter.

I kontorarbeid er det ensartede krav og regler for papirarbeid, som er etablert av GOST R 6.30-2003.

Standarden etablerer to hovedformater for dokumentskjemaer - A4 (210 * 297 mm) og A5 (148 * 210 mm). De fleste av selskapets dokumenter er tegnet på A4-skjemaer. For små bokstaver brukes sertifikater, A5-skjemaer. Mye sjeldnere brukes former for A3-format (297 * mm), beregnet på forretningsplaner, regnskapsrapporter, diagrammer og A - for informasjon / 8 /.

Alle dokumenter må ha felt. Standarden spesifiserer minimum marginstørrelse i mm:

venstre - høyre - topp - bunn - For å gjøre det lettere å arkivere dokumenter, er den anbefalte størrelsen på venstre marg 30 mm.

Som et resultat av århundrer med utvikling i den offisielle forretningsstilen, har man utviklet slike språklige virkemidler og måter å uttrykke innhold på.

som lar deg registrere administrasjonsinformasjon mest effektivt. Spesifisiteten til forretningsstilen kommer til uttrykk i visse stilfunksjoner som skiller den fra andre funksjonelle språkstiler (litterær, vitenskapelig, dagligdags) og gjør det til det mest praktiske verktøyet for forretningskommunikasjon.

Hovedtrekkene i forretningsstil:

Nøytral tone i presentasjonen;

Nøyaktighet og klarhet i presentasjonen;

Laconic tekst.

En nøytral tone er normen for formell forretningskommunikasjon.

Ledelsesinformasjon er offisiell karakter, som indikerer forretningsgrunnlaget for forholdet mellom forfatteren og adressaten til dokumentet, understreker deres upersonlige natur, tilstedeværelsen av en viss avstand mellom dem. I tillegg handler deltakere i forretningskommunikasjon på vegne av institusjoner, organisasjoner, virksomheter, dvs. på vegne av juridiske enheter.

På grunn av dette bør det personlige, subjektive øyeblikket i tekstene minimeres. Ord med følelsesmessige konnotasjoner (ord med diminutive og kjærlige suffikser, interjeksjoner osv.) Er ekskludert fra dokumentspråket.

Presisjonens presisjon forutsetter entydigheten i å forstå innholdet i dokumentet, unntatt tvetydighet og sikre tilstrekkelig oppfatning av teksten av forfatteren av dokumentet og dets adressat.

Nøyaktigheten av presentasjonen oppnås ved bruk av terminologisk ordforråd, bruk av stabile setninger - språklige formler, fravær av figurative ord og uttrykk, begrenset ordkompatibilitet osv. Tekstens klarhet bestemmes av korrektheten av tekstens komposisjonsstruktur, fraværet av logiske feil og ordlyden.

Laconic presentasjon av teksten oppnås ved økonomisk bruk av språkmidler, unntatt taleredundans.

Hvert dokument består av sine separate bestanddeler, som kalles detaljer (signatur, forsegling, tekst, etc.). Opprinnelig betydde ordet "nødvendig", avledet av det latinske "requisitum" (behov), et sett med formelle elementer i et dokument, hvis fravær ville ugyldiggjøre det, og begynte deretter å betegne alle elementene i et dokument.

Settet med detaljer som ligger i et dokument på en bestemt måte, utgjør formen. Et skjema som er spesifikt for en bestemt type dokument kalles et standardskjema.

Et eksempel på skjema utvikles når du lager et dokumentasjonssystem og er en grafisk modell eller et dokumentkonstruksjonsskjema. Den angir formater, størrelser på felt, plassering av forutsetninger.

GOST R 6. 30-2003 angir det maksimale settet med detaljer for styringsdokumentene og deres plassering på papir. Totalt 30 rekvisita er satt. Siden noen av dem er gjensidig utelukkende, og noen av detaljene avhenger av dokumenttypen, vil det være mye mindre av dem på et bestemt dokument.

Følgende sett med krav er etablert:

01 - Den russiske føderasjonens statsemblem;

02 - våpenskjold til den russiske føderasjonens emne;

03 - emblemet til organisasjonen eller varemerket (servicemerke);

04 - organisasjonskode;

05 - hovedregistreringsnummeret (OGRN) til den juridiske enheten;

06 - skattebetalers identifikasjonsnummer / årsakskode for registrering (TIN / KPP);

07 - dokumentskjemakode;

08 - organisasjonens navn;

09 - referansedata om organisasjonen;

10 - navn på dokumenttypen;

11 - dokumentdato;

12 - registreringsnummer for dokumentet;

14 - sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet;

15 - adressat;

16 - stempel på dokumentgodkjenning;

17 - oppløsning;

18 - tittel på teksten;

19 - kontrollmerke;

20 - teksten til dokumentet;

21 - merke til tilstedeværelsen av søknaden;

22 - signatur;

23 - dokumentgodkjenningsstempel;

24 - dokumentgodkjenningsvisum;

25 - trykkavtrykk;

26 - et merke på sertifisering av en kopi;

27 - merke om utøveren;

28 - et merke på gjennomføringen av dokumentet og dets retning i saken;

29 - merke på mottakelsen av dokumentet i organisasjonen;

30 - identifikator for den elektroniske kopien av dokumentet.

Plasseringen av detaljene på et standard ark og størrelsen på feltene som er tildelt dem er vist i figur 2 og figur 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Fig. 2 Plassering av forutsetninger på A4-format på hjørneemnet 20 01 02 03 16 17 01 73 08 09 04 05 06 11 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Fig. 3. Plassering av forutsetninger på A4-format langsgående form Rekvisitter 01 - Statens emblem i Den russiske føderasjonen Statsemblemet er plassert på skjemaene til dokumenter fra statlige organer og institusjoner i samsvar med den føderale konstitusjonelle loven av 25. desember 2000 "Om statsemblemet til Den russiske føderasjonen". Skjemaer som viser Russlands føderasjons våpenskjold, kan bare produseres ved å trykke på den måten som er foreskrevet i dekretet fra Den russiske føderasjonens regjering fra 27. desember 1995 "Om strømlinjeforming av produksjon, bruk, lagring og destruering av sel og skjemaer med gjengivelse av Den russiske føderasjonens statsemblem" (utgave av dekretet fra 08.06 .2001 # 450). Den russiske føderasjonens statsemblem er plassert på dokumentene til departementene, avdelingene, så vel som myndighetene: domstoler, påtalemyndigheter, øverste styrende organer, etc.

Rekvisitter 02 - Våpenskjold til en konstituerende enhet i Den russiske føderasjonen Våpenskjoldet til en konstituerende enhet i Den russiske føderasjonen vil bli plassert på skjemaene i dokumenter i samsvar med rettsaktene til de grunnleggende enhetene i Russland. I dette tilfellet anbefales det å angi på dokumentets form også navnet på staten - "Russland".

Dokumentformer kan i tillegg reprodusere bilder (våpenskjold) av territorier og bosetninger som er godkjent i samsvar med den etablerte prosedyren Rekvisitter 03 - En organisasjons eller et varemerks emblem Et foretaks emblem er et symbolsk grafisk bilde. Som regel brukes et varemerke som et emblem. Det er ikke tillatt å erstatte navnet på en bedrift eller institusjon med et emblem. Emblemet er plassert i samsvar med charteret (forskrift om organisasjonen) på nivå med organisasjonens navn eller i dokumentets øverste felt. Emblemet må være registrert og må ikke vises på dokumentet med mindre organisasjonen har offisiell tillatelse. Emblemet blir heller ikke gjengitt når emblemene plasseres på brevpapiret til organisasjonen.

Krav 04 - Organisasjonskode Alle registrerte foretak har en kode i henhold til All-Russian Classifier of Enterprises and Organisations (OKPO). Det er en slags bekreftelse på autoriteten til organisasjonen - forfatteren av dokumentet.

Rekvisitter 05 - Hovedstatens registreringsnummer for en juridisk enhet Hovedstatens registreringsnummer (OGRN) for en juridisk enhet er påført i samsvar med dokumentene som er utstedt av skattemyndighetene.

Krav 06 - Skattyters identifikasjonsnummer / årsakskode for registrering (TIN / KPP) Skattyters identifikasjonsnummer / registreringsårsakskode (TIN / KPP) skal påføres i samsvar med dokumentene utstedt av skattemyndighetene.

Krav 07 - Dokumentskjemakode For å forene og standardisere organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon er det en All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), som etablerer klassifiseringen av spesifikke former for dokumenter. OKUD-koden legges bare ned på enhetlige dokumenter, hvis navn på skjemaene er inkludert i klassifiseringen av styringsdokumentasjon. For eksempel 0222152 - bemanningstabell, 0276030 - ferieplan, etc.

Rekvisitter 08 - Organisasjonsnavn Navnet på organisasjonen som er forfatter av dokumentet, må svare til navnet som er nedfelt i de grunnleggende dokumentene.

Over navnet på organisasjonen, angi det forkortede navnet, og i fravær - det fulle navnet på moderorganisasjonen (hvis noen).

Alle disse navnene er gitt i nominativt tilfelle. Organisasjonens forkortede navn er gitt i tilfeller der det er nedfelt i organisasjonens bestanddokumenter. Det forkortede navnet (i parentes) er plassert under hele navnet eller etter det, for eksempel:

KULTURMINISTERIET FOR DEN RUSSISKE FEDERASJONEN FEDERAL STATE BUDGETARY EDUCATIONAL INSTITUTION OF HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION "ST. PETERSBURG STATE UNIVERSITY" AND TEDITOVE KINO

(SPbGUKiT) Navnene på organisasjonene til de grunnleggende enhetene i Russland, som sammen med russisk som statsspråk er trykt på to språk.

Organisasjonens navn på statsspråket til den russiske føderasjonen eller på et annet språk ligger under eller til høyre for navnet på russisk.

Navnet på filialen, representasjonskontoret, territoriell avdeling, organisasjonens strukturelle enhet er angitt i tilfelle det er forfatteren av dokumentet, og ligger under navnet på organisasjonen.

Krav 09 - Referansedata om organisasjonen Dette attributtet er bare angitt med bokstaver. Obligatoriske referansedata er postadresse og telefonnummer (lovlig adresse). Etter organisasjonens skjønn kan ytterligere referansedata spesifiseres - faksnumre, e-postadresser osv. Bankopplysninger kreves bare på brevpapir ved oppgjør og monetære transaksjoner, for eksempel på garantibrev.

Postadressen utføres i samsvar med kravene i kommunikasjonsdepartementets postbestemmelser, dvs. gaten, husnummer, by, postnummer er angitt.

Attributt 10 - Navnet på dokumenttypen Denne variabelen er en av de viktigste, siden den lar deg bedømme formålet med dette dokumentet, bestemmer sammensetningen av detaljene og strukturen til teksten. Navnet på dokumenttypen er regulert av charteret (forskrift om organisasjonen) og er festet på alle dokumenter, unntatt bokstaver.

Et unntak er et garantibrev som angir navnet på dokumentet. Navnet på dokumenttypen må samsvare med dokumenttypene som er gitt av OKUD (klasse 0200000).

Navnet på dokumenttypen er skrevet med store bokstaver, for eksempel:

LES, BESTILL.

Rekvisitter 11 - Dato for dokumentet Dato er en av hoveddetaljene i dokumentet, som sikrer dets juridiske styrke.

Datoen for dokumentet er datoen for signering eller godkjenning, for protokollen - datoen for møtet (beslutningstaking), for handlingen - datoen for hendelsen.

Dokumenter utstedt av to eller flere organisasjoner må ha en (enkelt) dato.

Datoen for dokumentet er tegnet med arabiske tall i følgende rekkefølge: dag i måned, måned, år. Månedens og månedens dag er tegnet med to par arabiske tall atskilt med en prikk;

år - i fire arabiske tall. For eksempel skal datoen 12. februar 2013 være formatert som: 02/12/2013.

Det er lov å tegne datoen i følgende rekkefølge: år, måned, dag i måneden. Dette er i tråd med internasjonale standarder og brukes ofte i internasjonal korrespondanse. I tillegg er en verbal og digital måte å formatere datoen på (uten anførselstegn) tillatt, for eksempel: 12. februar 2013.

Rekvisitt 11 - Registreringsnummer for dokumentet Registreringsnummer er et symbol på dokumentet som det føres inn i organisasjonen for informasjonssamling.

Betegnelsen kan være numerisk, alfabetisk eller kombinert.

For interne dokumenter (bestillinger, protokoller, instruksjoner osv.) Er dette vanligvis et serienummer fra begynnelsen av året. I utdanningsinstitusjoner kan nummereringen av interne dokumenter utføres etter studieår, dvs. Fra september.

Nummeret på brevet består vanligvis av serienummeret til selve brevet i henhold til registreringsjournalen, indeksen til den strukturelle enheten (eller tjenestemannen) som utarbeidet dokumentet, og nummeret på saken der kopien av det sendte dokumentet er vedlagt.

For eksempel: nr. 150 / 22-01, der 150 er serienummeret i henhold til registreringsjournalen, 22 er indeksen til avdelingen, 01 er saksnummeret. Sekvensielle nummer tildeles separat til innkommende og utgående bokstaver.

Registreringsnummeret til et dokument utarbeidet av flere organisasjoner i fellesskap består av registreringsnumrene til dokumentet til hver av disse organisasjonene, satt ned gjennom en skråstrek i rekkefølgen av forfatterne i dokumentet.

Denne attributtet er plassert fra kanten av venstre marg under attributtene "dokumentdato" og "dokumentregistreringsnummer".

Rekvisitt 14 - Sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet Sted for utarbeidelse eller publisering er angitt i hvert dokument, bortsett fra brevet som har en postadresse.

Kravet er under dokumentets dato og registreringsnummer.

Når du registrerer det nødvendige, tas den administrative-territoriale inndelingen av landet i betraktning, for eksempel: “g. Priozersk, Leningrad-regionen. " Det bør huskes at før du angir byene Moskva og St. Petersburg, samt byer hvis navn ender på "-grad" og "-burg" bokstaven "g." ikke satt. Navnene på andre bosetninger innledes med den forkortede betegnelsen på byen, landsbyen osv.

Rekvisitter 15 - Adressat Adressaten kan være organisasjoner, deres strukturelle avdelinger, tjenestemenn eller enkeltpersoner. Organisasjonens navn og dens strukturelle enhet er angitt i nominativt tilfelle, posisjon og etternavn til personen som dokumentet er adressert til - i dativen er initialene angitt før etternavnet, for eksempel:

JSC "Videotekhnika"

Regnskap Eller til generaldirektør for Videotechnika JSC

V.A. Belova Hvis et dokument blir sendt til flere homogene organisasjoner eller til flere strukturelle inndelinger i en organisasjon, bør de angis i generelle termer, for eksempel:

Administrasjoner av distrikter i St. Petersburg Dokumentet skal ikke inneholde mer enn fire adresser. Ordet "KOPIER" før den andre, tredje, fjerde adressen er ikke angitt. Hvis det er flere mottakere, lages det en dokumentdistribusjonsliste.

Om nødvendig kan variabelen “Adressat” inneholde en postadresse. Elementene til adressen er angitt i rekkefølgen som er opprettet av postreglene.

Hvis brevet er adressert til en organisasjon, angir navnet, deretter postadressen, for eksempel:

All-Russian Scientific Research Institute of Records Management and Archival Affairs Profsoyuznaya st., 25, Moscow, Når du henvender deg til en person, angir du navnet og initialene til mottakeren, deretter postadressen, for eksempel:

Beglov K.V.

st. Sadovaya, 80, apt. 4, St. Petersburg, Hvis brevet er adressert til en vitenskapelig organisasjon eller høyere utdanningsinstitusjon og adressaten har en akademisk tittel, er det angitt før etternavnet, for eksempel:

Til rektor ved St. Petersburg State University of Cinema and Television, professor A.D. Evmenov Det er tillatt å sentrere hver linje i "adressat" -variabelen i forhold til den lengste linjen.

Rekvisitter 16 - Dokumentgodkjenningsstempel Dokumentet er godkjent av en tjenestemann (tjenestemenn) eller et spesialutstedt dokument. Når et dokument er godkjent av en tjenestemann, må godkjenningsstempelet bestå av ordet GODKJENT (uten anførselstegn), navnet på stillingen til personen som godkjenner dokumentet, hans signatur, initialer, etternavn og godkjenningsdato, for eksempel:

GODKJENT Direktør for Kino OJSC

A.V. Stepanov 20_ Det er tillatt å sentrere elementene i attributtet i forhold til den lengste strengen.

Når et dokument er godkjent av flere tjenestemenn, blir deres underskrifter plassert på samme nivå.

Når dokumentet er godkjent av en resolusjon, beslutning, ordre, protokoll, består godkjenningsstemplet av ordet GODKJENT (GODKJENT, GODKJENT, GODKJENT) (uten anførselstegn), navnet på godkjenningsdokumentet i instrumentalsaken, dato og nummer, for eksempel:

GODKjent av protokollen fra generalforsamlingen datert 15. februar 2013 Nei. Godkjenningsstemplet er plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet.

En veiledende liste over dokumenter som er godkjent / 12 /:

OPPGAVE (for utforming av anlegg, tekniske strukturer, kapitalbygging, teknisk osv.);

INSTRUKSJONER (offisielt, kontorarbeid, sikkerhet, interne arbeidsregler, etc.);

STANDARDER (forbruk av råvarer, materialer, strøm, antall ansatte osv.);

RAPPORTER (om produksjonsaktiviteter, forretningsreiser, forskningsprosjekter);

LISTE (stillinger til ansatte med uregelmessig arbeidstid;

standarddokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, som indikerer lagringsperioder osv.);

PLANER (produksjon, konstruksjon og installasjon, vitenskapelig forskning, vitenskapelig og teknisk rådsarbeid, etc.);

BESTEMMELSER (om organisering, strukturell enhet, bonuser, etc.);

PRISER (for produksjon av arbeid osv.);

ANSKATNING AV UTGIFTER (for vedlikehold av forvaltningsapparatet, bruk av midler fra foretaksfondet, til kapitalbygging osv.);

STANDARDER (tilstand, industri, tekniske forhold);

STRUKTUR OG PERSONALE;

TARIFPRISER;

FORMER om enhetlige dokumenter;

Rekvisitter 17 - Oppløsning Oppløsningen er skrevet på innkommende og interne dokumenter som er gjennomgått av ledelsen, øverst til høyre i dokumentet, mellom adressaten og teksten på det første arket i dokumentet. Vedtaket inkluderer navnene og initialene til eksekutorene, innholdet i bestillingen, fristen, signaturen og datoen, for eksempel:

N.V.Morozova, K.P. Stepanova Jeg ber deg utarbeide et utkast til avtale med OJSC NORD

til 15.02. Personlig signatur 02.02. Hvis flere utøvere er angitt i oppløsningen, er den første utøveren på listen ansvarlig for forestillingen.

Hvis det er nødvendig å skrive den andre og påfølgende oppløsninger, ligger de på ledig plass på forsiden av dokumentet.

Det er lov å skrive en oppløsning på et eget ark.

Rekvisitter 18 - Overskrift til teksten Overskrift til teksten - et sammendrag av hovedbetydningen til dokumentet. Tittelen stemmer overens med tittelen på dokumentet, for eksempel:

BESTILLING om omorganisering av virksomheten eller OFFISIELLE INSTRUKSJONER til sekretærassistenten. Det er tillatt å ikke angi tittelen til teksten på A5-dokumenter.

Rekvisita 19 - Kontrollmerke Denne variabelen er bare festet til dokumenter, hvis utførelse blir tatt under kontroll. Merket inkluderer bokstaven "K" eller ordet "CONTROL" lagt ned med en farget tusj (blyant) eller et spesielt stempel.

Haken er plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet.

Rekvisitter 20 - Dokumentets tekst Teksten til dokumentet er laget på russisk eller nasjonalt språk i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjon og emner i Den russiske føderasjonen om statsspråk

Dokumenttekstene skrives bare på russisk når de sendes til føderale organer for statsmakt, organer for statsmakt til de grunnleggende enhetene i Den russiske føderasjonen, til foretak som ikke er under jurisdiksjonen til denne konstituerende enheten i Russland eller lokalisert på territoriet til andre konstituerende enheter i Russland.

Teksten til dokumentet, når det gjelder struktur, aksepterte formuleringer, stabile setninger og syntaktiske konstruksjoner, er direkte relatert til dokumenttypen. Imidlertid har det i praksis med kontorarbeid utviklet seg generelle krav som gjelder for tekstene i de fleste ledelsesdokumenter:

Kort og nøyaktig presentasjon av informasjon, utelukkelse av tvetydig tolkning;

Objektivitet om påliteligheten av informasjon;

Utarbeide, så enkelt som mulig, det vil si å inneholde ett spørsmål, dokumenter for å lette og påskynde arbeidet med dem;

Å strukturere dokumentet, dele det i semantiske deler som introduksjon, bevis, konklusjon;

Omfattende bruk av sjablong og standardtekster når man beskriver gjentatte ledelsessituasjoner.

Brevity oppnås ved å bruke enkle setninger, unngå repetisjoner og unødvendige detaljer. Tekstene til brev og fakser skal ikke være mer enn én side. Hvis dokumentet inneholder mer enn én side med tekst, er sidene nummerert fra og med den andre. Sidetallet settes midt i toppmargen uten bindestreker og prikker.

Nøyaktigheten av presentasjonen av essensen av dokumentet avhenger av riktig bruk av ord og uttrykk. Når du kompilerer dokumenter, bør du ofte henvise til ordbøker (forklarende, staving, fremmede ord).

Det er vanlig å dele tekstene i et stort volum i seksjoner, avsnitt, underavsnitt, ved å bruke nummerering i arabiske tall med prikker etter dem:

I personaltjenester brukes skjemaer fra spørreskjemaer mye, som inneholder konstant informasjon i form av spørsmål og et sted for variabel responsinformasjon, der svaralternativer kan plasseres for valg.

Spørreskjema brukes ofte i markedsføringsdokumenter.

Tekster i form av tabeller brukes i planlegging, økonomi, rapportering og andre dokumenter. En overskrift er plassert over tabellen for å indikere innholdet. Kolonnene og radene i tabellen må ha overskrifter uttrykt som et substantiv i nominativt tilfelle. Hvis tabellen skrives ut på mer enn én side, må kolonnene i tabellen nummereres, på de neste sidene skrives bare kolonnene. Hvis det er flere tabeller, blir ordet "Tabell" skrevet over tabellen til høyre og serienummeret er angitt (uten nummertegn). Teksten til dokumentet skal inneholde referanser til alle tabellene i det.

Rekvisitter 21 - Merk av tilstedeværelsen av et vedlegg Hvis dokumentet har et vedlegg som er angitt i teksten, blir tegnet for tilstedeværelsen av et vedlegg tegnet opp i forkortet form:

Påføring: 4 liter. i 2 eksemplarer.

Ordet Application, uansett antall vedlagte dokumenter, brukes alltid i entall og ligger etter teksten fra kanten til venstre marg.

Hvis dokumentet har vedlegg som ikke er oppført i teksten, blir de oppført med navnet, antall ark i hvert vedlegg og antall kopier, for eksempel:

Vedlegg: 1. Akseptattest for arbeid under kontrakt nr. 1 datert 18.11.2013 på 4 sider. i 2 eksemplarer.

2. Sertifikat for aksept av arbeid under kontrakt nr. 124 datert 05.23.2013 på ark. i 1 eksemplar.

Hvis dokumentet er vedlagt en enkelt kopi, er antall eksemplarer ikke angitt. Hvis vedlegg er innbundet, er antall ark ikke angitt.

I vedlegget til administrasjonsdokumentet, på det første arket i øvre høyre hjørne, skriver du "Vedlegg nr." Med angivelse av navnet på det administrative dokumentet, dato og registreringsnummer, for eksempel:

Vedlegg nr. Til ordren til direktøren for OJSC “Kino” datert 12.02.2013 Nei. Hvis et annet dokument er vedlagt dokumentet, som også har et vedlegg, gjøres merket for tilstedeværelse av et vedlegg som følger:

Vedlegg: et brev fra Russlands føderasjons kulturdepartement av 12.01.2013 nr. 02-6 / 172 og et vedlegg til det, bare 20 sider.

Hvis søknaden ikke sendes til alle adressene som er angitt i dokumentet, blir det markert på tilstedeværelsen som følger:

Påføring: 5 liter. i 1 eksemplar. til første adresse.

Det er lov å skrive ut ordet "VEDLEGG" med store bokstaver, samt sentrere dette uttrykket, navnet på dokumentet, dets dato og registreringsnummer i forhold til den lengste linjen.

Rekvisitter 22 - Underskrift Den nødvendige signaturen inkluderer: navnet på stillingen til personen som signerte dokumentet (fullt, hvis dokumentet ikke er tegnet på skjemaet, og forkortet på dokumentet som er tegnet på skjemaet);

personlig signatur;

utskrift av signatur (initialer, etternavn), for eksempel:

Direktør for OJSC "Nord" Personlig signatur I.L. Sidorov Eller på brevpapiret:

Direktør Personlig signatur I.L. Sidorov Når du tegner et dokument på tjenestemannens brevpapir, er ikke denne personens stilling angitt.

Når et dokument er signert av flere tjenestemenn, plasseres deres signaturer under hverandre i sekvensen som tilsvarer stillingen, for eksempel:

Generaldirektør Personlig signatur A. A. Kotov Regnskapsfører Personlig signatur K. I. Bykov Når du signerer et dokument av flere tjenestemenn med like stillinger, er deres underskrifter på samme nivå, for eksempel:

Generaldirektør Generaldirektør i OJSC “Kino” OJSC “Videoservice” Personlig signatur G.V. Sidorov Personlig signatur K.V. Vasiliev Når du signerer et felles dokument, tegnes ikke det første arket på et brevpapir.

Dokumentene utarbeidet av kommisjonen angir ikke stillingen til personene som signerte dokumentet, men deres plikter som en del av kommisjonen, for eksempel:

Formann for Kommisjonen Personlig signatur A.A. Grigoriev Medlemmer av Kommisjonen Personlig signatur I. V. Golubev Personlig signatur A.S. Petrov Personlig signatur V.O. Belyakov Dokumentet kan være undertegnet av den fungerende tjenestemannen som angir hans faktiske stilling og etternavn. Det er ikke tillatt å legge preposisjonen "For", håndskrevet inskripsjon "Zam" eller en skråstrek før tittelen på stillingen.

Rekvisitt 23 - Kolonne med dokumentgodkjenning Godkjenning er en foreløpig vurdering av problemene i utkastet til dokumentet. Koordinering kan være ekstern og intern. Ekstern godkjenning utstedes av godkjenningsstempelet, internt - av visum.

Dokumentets signaturstempel består av ordet ENIGT, posisjonen til personen som dokumentet er avtalt med (inkludert organisasjonens navn), personlig signatur, dekoding av signaturen (initialer, etternavn) og dato for avtalen, for eksempel:

ENIGE Vederlag Styreleder i Gosstandart Personlig signatur V.V. Kotov 05.02. Hvis godkjenningen utføres med brev, protokoll osv., Tegnes godkjenningsstemplet som følger:

ENIGE Protokoll fra fagkomiteens møte datert 21. februar 2013 nr Rekvisitter 24 - Dokumentgodkjenningsvisa Intern godkjenning utarbeides med et “visum”, som inneholder godkjenningens signatur, dekoding av signaturen (initialer, etternavn) og datoen. Hvis nødvendig, angi godkjenningsposisjonen, for eksempel:

Leder for juridisk avdeling Personlig signatur N.V. Gorokhov 21.02. Hvis det er noen kommentarer, kan de tegnes opp på et eget ark med angivelsen "Merknader er vedlagt" når du registrerer deg.

Visum er festet på det siste arket i den første kopien av administrasjonsdokumentet, i utgående dokumenter - på det siste arket i kopien som blir igjen hos organisasjonen.

Tillatt, etter organisasjonens skjønn, ark-for-ark-godkjenning av dokumentet og dets vedlegg.

Rekvisitter 25 - Forseglingsavtrykk Forseglingsavtrykket sertifiserer ektheten til en tjenestemanns underskrift på dokumentene som er foreskrevet i spesielle forskrifter, og sertifiserer rettighetene til personer som fastsetter fakta knyttet til økonomiske ressurser.

Selet er festet på en slik måte at det fanger en del av navnet på stillingen til personen som signerte dokumentet, en del av hans personlige signatur og er godt leselig.

Dokumentene er sertifisert med organisasjonens segl. I statlige organisasjoner tjener det offisielle seglet for dette formålet, i ikke-statlige organisasjoner brukes et selskapsforsegling, som tilsvarer det offisielle seglet.

En omtrentlig liste over dokumenter som er sertifisert av det offisielle seglet (eller organisasjonens segl) / 12 /:

HANDLINGER (aksept av ferdige gjenstander, utstyr, utført arbeid, avskrivning, undersøkelse osv.);

FULLMAKT (for å motta varelager, virksomhet osv.);

AVTALER (om ansvar, forsyninger, kontrakter, husleie, arbeidsytelse osv.);

OPPGAVER (for design, kapitalbygging, teknisk osv.);

APPLIKASJONER (for utstyr, oppfinnelser osv.);

SØKNADER (for kredittbrev, for nektelse av aksept, etc.);

KONKLUSJONER OG ANMELDELSER fra organisasjoner om avhandlinger og abstrakter;

LEDELSER;

KOMMANDØRE SERTIFIKATER;

PRØVER av avtrykk av segl og underskrifter fra ansatte som har rett til å drive økonomiske og økonomiske aktiviteter;

REPRESENTASJONER og begjæringer (for tildeling av ordrer og medaljer fra Russland);

BREV (garanti for utførelse av arbeid, tjenester osv.);

BESTILLINGER (bank, budsjett, betaling osv.);

BESTEMMELSER (om departement, avdelinger);

PROTOKOLLER (godkjenninger, leveringsplaner, etc.);

REGISTER (sjekker, budsjettordrer);

ANSLAG (utgifter til vedlikehold av forvaltningsapparatet, for beregning i henhold til kontrakten, for kapitalbygging);

REFERANSER (på opptjent lønn, betaling av forsikringsbeløp, bruk av budsjettbevilgninger osv.);

PERSONALPLAN og endringer i den.

Rekvisitter 26 - Et merke på sertifiseringen av en kopi Når det bekreftes at en kopi av et dokument er i samsvar med originalen, under den nødvendige "Underskrift", en sertifiseringsinnskrift "Sann", er posisjonen til personen som sertifiserte kopien, personlig signatur, dekoding av signaturen (initialer, etternavn), dato for sertifisering påført, for eksempel:

Riktig sekretærassistent Personlig signatur av A.S. Sergeeva 22.02. Det er tillatt å sertifisere en kopi av dokumentet med et segl bestemt etter organisasjonens skjønn.

Rekvisitter 27 - Merk om utøveren Etternavnet og initialene til utøveren av dokumentet og kontorets telefonnummer er plassert på forsiden eller baksiden av det siste arket i dokumentet i nedre venstre hjørne, for eksempel:

S.I. Novikov 545 25 Rekvisitter 28 - Et merke på utførelsen av dokumentet og dets retning i saken Merket settes på de utførte dokumentene for å bli avskrevet til saken for senere lagring og bruk for referanseformål.

Merket inkluderer: kort informasjon om utførelsen (hvis det ikke er noe dokument som bekrefter utførelsen), hvis det er et dokument - en lenke til nummer og dato, ordene "I virksomhet", nummeret på saken der dokumentet skal lagres. Merket må signeres og dateres av utføreren av dokumentet eller lederen av den strukturelle enheten der dokumentet ble utført, for eksempel:

I tilfelle 4 / Problemet ble løst via telefon fra Ch. regnskapsfører for JSC "UNI-PRINT"

02/22/2013 IIsignature Props 29 - Merket for mottak av dokumentet i organisasjonen Mottaksmerket inneholder serienummeret og datoen for mottak av dokumentet (om nødvendig timer og minutter) og er påført innkommende dokumenter for hånd eller ved hjelp av et spesielt registreringsstempel.

Registreringsstempelet inkluderer navnet på organisasjonen, et sted for datoen for mottak av dokumentet og et sted for dets innkommende nummer, for eksempel:

OJSC "Nota"

Date_ In. nummer Rekvisitter 30 - Identifikator for den elektroniske kopien av dokumentet Identifikatoren for den elektroniske kopien av dokumentet er et merke (bunntekst), festet i nedre venstre hjørne på hver side av dokumentet og inneholder navnet på filen på et maskinmedium, datoen og andre søkedata som er satt i organisasjonen.

4. DOKUMENTASJONSSYSTEMER 4.1. System med dokumentasjonsdokumentasjonen Virksomheten begynner sin eksistens fra det øyeblikket den ble registrert som juridisk enhet. Artikkel 51 i den sivile loven i Den russiske føderasjonen sier at "inkonsistensen av de grunnleggende dokumentene med loven innebærer et avslag fra statlig registrering av en juridisk enhet" / 4 /.

Hvordan tolker loven begrepet "bestanddokumenter"? Klausul 1 i artikkel 52 i den sivile koden for Den russiske føderasjon navngir dokumentene på grunnlag av hvilke juridiske enheter opererer.

Disse dokumentene bestemmer den juridiske statusen til en juridisk enhet og kalles konstituerende dokumenter, fordi de er en forutsetning for fremveksten av juridiske enheter / 4 /.

De fleste juridiske enheter opererer på grunnlag av et individuelt charter, for eksempel aksjeselskaper, offentlige organisasjoner osv.

Charterene til mange juridiske enheter bør utvikles på grunnlag av vedtekter - standard (prøve) charter godkjent av statlige organer. Så for eksempel er det en standard forskrift om en generell utdanningsinstitusjon, som er grunnlaget for utviklingen av vedtektene til slike institusjoner.

For andre grupper av juridiske enheter gir loven samtidig eksistens av et stiftelsesdokument og et charter, for eksempel for et aksjeselskap (LLC), forening, fagforening, etc. Noen juridiske enheter handler bare på grunnlag av stiftelsesoverenskomsten. Dette er forretningspartnerskap (full og på tro) (artikkel 70 og 83 i borgerloven).

"Den grunnleggende avtalen til en juridisk enhet er inngått, og charteret er godkjent av dets grunnleggere (deltakere)" - sier artikkel 52 i den sivile loven i Den russiske føderasjonen. Den forskjellige prosedyren for vedtakelse av stiftelsesdokumentet og vedtektene indikerer den forskjellige juridiske karakteren til disse dokumentene. Den konstituerende avtalen om å opprette en juridisk enhet er en sivilrettslig avtale av multilateral art, som inngås ved å utarbeide ett dokument signert av alle deltakerne. Som hovedregel er det obligatorisk for grunnleggere, så vel som for en juridisk enhet opprettet på grunnlag av dette.

Charteret er av juridisk art en spesiell lokal normativ handling som er godkjent av grunnleggerne. Samtidig er det etablert en viss godkjenningsprosedyre for hver type organisasjon: for eksempel må charteret til et forbrukerkooperativ godkjennes av generalforsamlingen til medlemmene, charteret for et aksjeselskap - av et konstituerende møte med tre fjerdedeler av stemmene.

Charteret er obligatorisk ikke bare for den juridiske enheten selv og dens grunnleggere, men også for alle tredjeparter som inngår sivile og andre relasjoner med den. Voldgiftsdomstoler i sine avgjørelser utgår fra det faktum at bestemmelsene i charteret, i tilfelle deres avvik med vilkårene i vedtektene, har større juridisk kraft.

Lovgivere sørger uttrykkelig for tilfeller når en juridisk enhet er opprettet av en grunnlegger og bare har et charter godkjent av ham som et konstituerende dokument.

Artikkel 52 i den sivile loven i Den russiske føderasjon sier at de sammensatte dokumentene bestemmer “navnet på en juridisk enhet, dens beliggenhet (juridisk adresse), prosedyren for å administrere virksomheten til en juridisk enhet, og inneholder også annen informasjon loven gir for juridiske personer av tilsvarende type.

Dermed bestemmes innholdet i de konstituerende dokumentene av artikkel 52 "Konstituerende dokumenter for juridiske enheter", så vel som av spesielle artikler om juridiske enheter (artikkel 70 for et fullstendig partnerskap, artikkel 83 for et kommandittselskap, artikkel 89 for et aksjeselskap, art. 98 for et aksjeselskap, artikkel 116 for et forbrukerkooperativ) og relevante lover (lov om banker, lov om børser, lov om offentlige organisasjoner, etc.).

Charteret til en juridisk enhet består av flere seksjoner:

1) Generelle bestemmelser (angi det fulle navnet, grunnleggerne og adressen til den juridiske enheten).

2) Eiendom til en juridisk enhet.

3) Typer aktiviteter.

4) Strukturen til den juridiske enheten.

5) Rettigheter og forpliktelser til en juridisk enhet.

6) Styring og kontroll over finansielle og økonomiske aktiviteter.

7) Omorganisering og avvikling av en juridisk enhet.

Etter å ha lest denne veiledningen vil du bli kjent med organisasjonen av arbeidet med styringsdokumenter i samsvar med den nasjonale standarden GOST R ISO 15489.1-2007 "Document Management", og også få en ide om det moderne konseptet med dokumenthåndtering. I tillegg beskriver den reglene for behandling av forskjellige typer dokumenter, metoder og metoder for operativt arbeid med dokumenter, deres nåværende lagring, grunnleggende om korrespondanse. Det legges stor vekt på datasystemer og teknologier for dokumentasjonsstøtte for ledelsen. Den spesielle fordelen med læreboka er at den ikke bare inneholder de vanlige praktiske oppgavene, men også inkluderer datortester plassert i EBS Yurayt (www.site).

Trinn 1. Velg bøker i katalogen og trykk på "Kjøp" -knappen;

Trinn 2. Gå til delen "Basket";

Trinn 3. Spesifiser ønsket mengde, fyll ut dataene i mottaker- og leveringsblokkene;

Trinn 4. Trykk på "Gå til betaling" -knappen.

For øyeblikket er det mulig å kjøpe trykte bøker, elektroniske tilganger eller bøker som en gave til biblioteket på EBS-nettstedet bare for hundre prosent forskuddsbetaling. Etter betaling får du tilgang til hele teksten i læreboka innenfor rammen av det elektroniske biblioteket, eller vi begynner å forberede en bestilling for deg i trykkeriet.

Merk følgende! Ikke endre betalingsmåten for bestillinger. Hvis du allerede har valgt en betalingsmåte og ikke klarte å fullføre betalingen, må du utstede bestillingen på nytt og betale for den på en annen praktisk måte.

Du kan betale for bestillingen din på en av følgende måter:

1. Kontantløs måte:
   • Bankkort: alle feltene i skjemaet må fylles ut. Noen banker ber om å bekrefte betalingen - for dette vil du motta en SMS-kode på telefonnummeret ditt.
   • Nettbank: banker som samarbeider med betalingstjenesten vil tilby sitt eget skjema for å fylle ut. Vennligst skriv inn data riktig i alle felt.
     For eksempel for "class \u003d" text-primary "\u003e Sberbank Online mobiltelefonnummer og e-post kreves. Til "class \u003d" text-primary "\u003e Alfa-bank du trenger en pålogging til Alfa-Click-tjenesten og e-postmeldingen.
   • Elektronisk lommebok: Hvis du har en Yandex-lommebok eller Qiwi Wallet, kan du betale for bestillingen gjennom dem. For å gjøre dette, velg riktig betalingsmåte og fyll ut de foreslåtte feltene, så vil systemet omdirigere deg til siden for å bekrefte fakturaen.