Образец журнала регистрации приказов по кадрам. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение - не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии.

Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия (организации). Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала - окончание свободного места для последующих записей.

Кадровый учёт отделяется от учёта бухгалтерского, в котором учитывается основная деятельность на основании юридических норм. Регистрировать приказы про личный состав предприятия совместно c приказами о основной деятельности невозможно, поскольку первые приказы касаются субъектов права, то есть граждан (независимо, являются ли эти люди гражданами РФ или же иностранцами) и им гарантирован как законные права, так и свобода волеизъявления. Говоря упрощенно, хотя на сегодняшнем этапе развития экономики рабочая сила представляет собой товар, продуцирующий её владелец, работник, товаром признаваться никоим образом не может. В основу бухгалтерской отчетности положена именно отчетность об образовании и движении товаров. Поэтому сведение в одну отчетность товаров и не товаров неизбежно будет в последующем порождать путаницу.

Срок хранения такого журнала составляет минимально 75 лет. Поэтому к его форме, a также качеству материалов, из которого он изготовлен, предъявляются определённые требования. Он должен иметь обложку, сделанную из износостойкой, твердой бумаги, листы нужно использовать только из бумаги высокого качества. Наклейка, на которой печатается название журнала, должна быть хорошо приклеена, должна быть предусмотрена невозможность отклеивания.

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения - постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу - только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

• личные карточки;
• финансовые документы;
• трудовые книжки.

Приказы про назначение первых лиц предприятия на должности, которые указываются в уставных документах (например, главный бухгалтер, генеральный директор) считаются приказами основной деятельности, и в этом журнале не отображаются.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

• столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
• второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
• столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
• столбец четвертый используется для записи про вид приказа - зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
• в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
• в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
• в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
• столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

• про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
• про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
• про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
• приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
• приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый - срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

• отпуска, предоставляемые для учёбы;
• отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
• взыскания дисциплинарные;
• дежурства;
• краткосрочные командировочные поездки.

Второй - сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

• приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
• информация об оплате труда, a также премировании;
• информация о поощрениях, награждениях;
• информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
• о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
• приказы про длительные командировки;
• приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

• общей текучести кадров;
• частотности и количественных показателей поступлений на работу;
• статистике увольнений;
• статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Правила оформления журнала

К журналу регистрации ЛС установлено несколько требований относительно его оформления, а также ведения.

• Журнал должен иметь титульный лист. На нём указываются:

1. название организации;
2. название отдела (отдел кадров);
3. дата начала ведения журнала, a также дата окончания (графа заполняется при сдаче документа в архив).

• Ответственность ведения журнала возлагается на конкретного человека. На обратной стороне титульного листа указывается его имя, отчество, фамилия, должность.
• Все записи в журнале нумеруются последовательно.
• Приказы в журнал вносятся в хронологическом порядке - последующая запись обязана иметь более позднюю дату внесения, чем предыдущая.

При записях используют стандартные форматы в написании дат - день, месяц, год.

• Данные о сотруднике (имя, отчество, фамилия), в отношении которого издавался приказ, вносятся без сокращений и изменений.
• Информация, которая вносится в журнал, обязана соответствовать конкретному содержанию приказов.

Опытные кадровики дают совет - не вносить все издаваемые приказы по сотрудникам в один журнал, а разделить их на группы, положив в основу разделения вида действия, касательно записываемого приказа. Например - аттестация, приказ о командировании, приказ о перемещении на новую работу и так далее. Каждой группе целесообразно присвоить свой собственный индекс. Например, приказы о движении личного состава получает индекс ЛС, приказы об отпусках - индекс О, учет больничных листов получает индекс Б, приказам o командировании присваивается индекс КМ и так далее. В организациях, в которых трудится большое количество работников, такая индексация в последующем намного облегчит поиск соответствующей записи. Такое разделение также помогает при анализе работы предприятия для разработки новой формы коллективного договора, анализе текучести кадров.

В Типовой инструкции о делопроизводстве, которое ведется в федеральных органах, утверждённой Приказом Росархива (№ 68 от 27 ноября.2000 года) не устанавливаются жёсткие нормы касательно порядка нумерации в Журнале регистрации приказов, относящихся к личному составу. Отмечается только необходимость нумеровать приказы в виде порядковой нумерации в пределах одного календарного года. При этом отмечается, что распоряжения, приказы по ЛС, по основной деятельности нумеруются отдельно.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

• вложения листов;
• изъятия листов;
• незаконных корректировок;
• неправомерных исправлений.

Поскольку как сами приказы относительно личного состава, так и их записи в нормативно-правовом поле относят к документам юридически значимым, во избежание ошибок не рекомендуется использовать сокращения, которые могут позволить трактовать запись неоднозначно.

Для этого применяются:

• прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
• нумерация всех страниц;
• концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
• на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой - надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

Возможность отклеивания контрольного элемента должна быть полностью исключена. Лучше всего заламинировать обложку.

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

• запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
• любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

При внесении изменений в Журнал ЛС изменения нужно выполнять предельно аккуратно, в строгом соответствии c установленными правилами, отчетливым, легко читаемым почерком.

Ведение журнала регистрации приказов ЛС в электронном виде

Правовые и нормативные акты относительно делопроизводства и документооборота допускают ведение журнала ЛС как в бумажном, традиционном виде, так и в электронном. Компьютерный файл по сути представляющий собой регистрационную таблицу, должен быть защищен от несанкционированных правок и в целом - доступа. Правила ведения такого электронного журнала аналогичны правилам, по которым ведется бумажный журнал.

Существующий в электронном виде журнал, или же его отдельный бланк, можно в случае необходимости распечатать, соблюдая при этом все необходимые требования к внешнему оформлению:

• обложка;
• нумерация;
• титульный лист.

Затем отпечатанные листы сшиваются в соответствии c требованиями о нумерации страниц, прошива листов и сшивания, заверения подписью и опломбирования.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться . Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют , бонусы, . Сотрудников отпускают в , оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

Приказ о приёме на работу - это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит , бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

• сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
• систематизация. Все идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
• контроль над исполнением;
• узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет , но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Например:

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые.

Защита

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком , на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вид

Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Ведение

1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение лица, печать.
2. Нумерация строк последовательная.
3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

В среднего размера организациях, когда приёмов-увольнений не так много, журнал включает несколько видов приказов по личному составу:

• о переводе;
• об .

Например:

В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

• зафиксировать дату издания каждого приказа;
• обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

• о дисциплинарных взысканиях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• учебных отпусках;
• дежурствах;
• краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Форма ведения журнала регистрации приказов

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30-2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

• количество прошитых листов;
• должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
• его подпись.

Правила и образец заполнения журнала

Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).

Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

• об организационно-правовой форме и наименовании организации;
• видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
• дате начала и окончания ведения журнала;
• лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
• сроке хранения.

• порядковый номер записи;
• дату издания распорядительного документа;
• номер распорядительного документа;
• вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
• Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
• наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.

Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:

Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.

Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

Все приказы делаться на 3 категории:

• Долговременного хранения;
• Кратковременные;
• Временные приказы.

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.

Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:

Кто разрабатывает такие документы

Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.

Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.

Основные разновидности приказов по кадрам

Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

• По личному составу;
• По деятельности предприятия.

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.

Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.

По личному составу

По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

• О переводе. вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
• Увольнении;
• Приеме на работу;
• Выходе в отпуск;
• Выплате поощрительных сумм ().

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

• Название предприятия и его реквизиты;
• ФИО участников взаимоотношений;
• Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
• В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
• Подписи сторон.

Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.

Документы, касающиеся деятельности предприятия

Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

• Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
• Приказ на повышение квалификации;
• Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
• На дополнительные поручения определенным лицам;
• На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
• Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
• О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
• Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.

Форма и порядок хранения приказов

До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.

При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.

Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:

• Вводная часть – описывается суть дела;
• Распорядительная – идет речь об указании директора;
• Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.

По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.

При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:

• Регистрационных данных;
• Дат издания;
• Должностных лиц, их подписавших.

Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.

Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.

Правила составления

Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.

По личному составу

Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:

• Реквизиты предприятия и наименование;
• ФИО должностного лица;
• Название документа и порядковый номер;
• Основания для издания;
• Ссылки на законодательные акты;
• ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
• Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
• Назначить исполнительное лицо;
• Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
• Дату составления;
• Подпись об ознакомлении работника.

По основной деятельности

Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:

• Название организации;
• Название документа;
• Тема приказа;
• Регистрационный номер и дата составления;
• После слова приказываю, идет перечень изменений;
• Подпись руководителя с расшифровкой.

Правила учета кадровых приказов

Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.

На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.

Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.

Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.

Архивация

Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.

Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.

Журналы регистрации приказов по кадрам

Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.

Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.

Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.

Титульная страница содержит:

• Название предприятия;
• Название документа;
• Даты начала и конца ведения журнала;
• ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.

При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:

• Порядковый номер приказа;
• Дату составления;
• Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
• Его вид – прием, увольнение или перевод;
• Табельный номер документа;
• Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Из этого следует, что основное предназначение документа это:

• Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
• Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.

Заключение

Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.

Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.