Regler for forretningskorrespondanse: eksempler. Elektronisk forretningskorrespondanse: regler for registrering og vedlikehold

Typer forretningskorrespondanse og deres navn (brev, telegram, telex, faks (faks), telefonmelding) bestemmes av metodene for overføring av forretningsinformasjon, som er delt inn i to hovedtyper - postkommunikasjon og elektronisk kommunikasjon.

Korrespondanse kjennetegnes av et bredt spekter av typer: fra brev og telegrammer fra statlige organer med normativ karakter til innbyggernes appeller og standardsøknader. Innholdet i korrespondanse kan være forespørsler, varsler, avtaler, krav, avtaler, purringer, krav, avklaringer, bekreftelser, forespørsler, anbefalinger, garantier mv.

Ved korrespondanse må følgende krav overholdes:

Brev er utarbeidet på spesielle skjemaer - brevhoder og signert av lederen av organisasjonen eller hans stedfortreder innenfor rammen av kompetansen gitt til ham;

Bokstaver må skrives riktig, nøyaktig, uten grove flekker eller rettelser;

Uavhengig av innholdet skal brevet presenteres på et rolig, selveiende, offisielt forretningsspråk, ha tilstrekkelig argumentasjon, nøyaktighet, fullstendighet og klarhet i kjennetegn, korthet og konsistens i presentasjonen;

Informasjonsutveksling gjennom korrespondanse bør kun brukes i tilfeller der en annen måte å utveksle meninger på er vanskelig eller umulig (telefonsamtaler, personlige møter osv.).

Et offisielt brev er en av de viktigste kommunikasjonskanalene mellom en bedrift, organisasjon og institusjon med omverdenen. Gjennom brev føres det pre-kontraktuelle forhandlinger, forhold mellom virksomheter avklares og krav fremsettes. Brev følger med materielle eiendeler på veien mv.

Til tross for tilgjengeligheten av moderne kommunikasjonsformer: telefon, telegraf, faks, modemkommunikasjon, etc., er korrespondansevolumet selv i en liten bedrift veldig stort. Utvalget av ledelsessituasjoner som gir opphav til utarbeidelse av forretningsbrev er imidlertid langt fra ubegrenset og egner seg til en relativt klar klassifisering. Et stort antall brev med samme type ledelsessituasjoner som krever deres forberedelse, gir et presserende behov for forening av forretningsbrev. Dessverre viser en analyse av moderne forretningskorrespondanse at mange ledere mangler brevskrivingsferdigheter. I mellomtiden gjør feil formatering av bokstaven det vanskelig å jobbe med. Eksperter er enige om at forretningsbrev ikke skal være mer enn en side. Forfatterne av samlingen "Simple Letters", utgitt i USA på 70-tallet under ledelse av Det hvite hus-kontoret, mener at sløsing i ord fører til sløsing i dollar. Man kan ikke unnlate å ta hensyn til at forretningsdokumenter ikke er materiale for «lesing» i det hele tatt, men informasjon som bør oppmuntre til visse handlinger.

1. Slags og varianter virksomhet bokstaver

   Abstrakt >>

   ... virksomhet bokstaver 6 1.1 Design virksomhet bokstaver 6 1.2 Tekstkrav virksomhet bokstaver 9 kapittel 2 Slags og varianter virksomhet bokstaver 14 2.1 Klassifisering virksomhet... etc. Den vanligste utsikt virksomhet korrespondanse - virksomhet(offisielle) brev. ...

2. Virksomhet korrespondanse med utenlandske partnere

   Sammendrag >> Industri, produksjon

   ... ……………………………………………………………………....3 Virksomhet brev og deres klassifisering…………………………………...4 Slags non-profit virksomhet bokstaver …………………………………...5 Slags kommersielle virksomhet bokstaver... virksomhet korrespondanse med utenlandske partnere. 1. Virksomhet brev og deres klassifisering Virksomhet ...

3. Virksomhet korrespondanse (4)

   Sammendrag >> Industri, produksjon

   Spesialdesignet for dette snill dokumenter på skjemaer etterfulgt av... for korrespondanse. Klassifiser derfor virksomhet skriving betyr å bygge klassifisering... ; informasjonspost. Skille slag bokstaver er delt inn etter...

4. 
   
   
   

   Forretningskorrespondanse er et begrep som definerer utveksling av informasjon knyttet til å drive forretning. Det er et verktøy som lar deg forbedre interaksjonen mellom en klient og et selskap eller mellom forretningspartnere. Forutsetter konstant. Ellers kan tilkoblinger som har blitt etablert, bli brutt. Resultatet er at klienten eller forretningspartneren slutter å kommunisere. Derfor må forretningskorrespondanse være kompetent, strukturert på en slik måte at den bidrar til å skape et gunstig inntrykk av bedriften og dens ledelse.

   Typer forretningsbrev

   Forretningsbrev kan variere i innhold. Det er vanlig å skille mellom følgende typer forretningsbrev:

   Grunnleggende krav til forretningskorrespondanse

   De grunnleggende kravene til forretningskorrespondanse inkluderer:

   • Klarhet i presentasjonen;
   • Korthet av fakta presentert;
   • Fullstendighet;
   • Høflighet;
   • Leseferdighet.

   Brevets klarhet er basert på passende ord som er forståelige for adressaten. Du bør ikke overbelaste teksten med komplekse setninger som kan forvirre. Et kort, konsis brev vil tillate respondenten å forstå betydningen av meldingen. Du bør være oppmerksom på fullstendigheten av informasjonen som er inkludert, uten å ofre dette kravet for korthet. Det handler om fullstendighet, uten å inkludere unødvendige detaljer.

   Selvfølgelig er høflighet et av de viktigste kravene. Et selskap, en forretningsmann som er bekymret for sitt rykte, vil aldri tillate uhøflig forretningskorrespondanse. Samtidig er det viktig å ikke "søte" brevet med passende fraser. Det er nødvendig å vite omfanget av høflighet. Leseferdighet er også viktig. Et analfabetbrev og tilstedeværelsen av feil reflekterer helhetsinntrykket negativt. Følgelig må meldingen være korrekt skrevet.

   Regler for forretningskorrespondanse

   Kompetent forretningskorrespondanse er basert på visse regler. Så samtalealternativet i dette tilfellet ville være upassende. Det er ikke tillatt å gjøre feil eller skrivefeil. Dette vil være en grunn til å tenke på mangelen på utdanning, noe som vil påvirke bildet av selskapet og inntrykket av kommunikasjon med ledelsen negativt.

   De grunnleggende reglene for å utføre forretningskorrespondanse inkluderer også:

   • Fraværet av ord hvis definisjon er ukjent for avsenderen. Om nødvendig bør du sjekke kunnskapen din med en ordbok. I tillegg bør du ikke bruke begreper som mottakeren kanskje ikke forstår. Hvis du fortsatt trenger å inkludere slike termer i teksten, må de forklares;
   • Tekst satt sammen av korte setninger. For lange setninger med mange svinger egner seg ikke til å skrive forretningsbrev;
   • Foreløpig utarbeidelse av brev i et tekstprogram. Det anbefales å bruke Microsoft Word, som vil hjelpe deg å se grove feil;
   • Bruke datamaskiner og bærbare datamaskiner til å sende e-post. Nettbrett og telefoner kan automatisk korrigere teksten og som et resultat endre innholdet.
   • En grundig sjekk og analyse av den logiske strukturen til teksten, som lar deg skrive det mest kompetente forretningsbrevet.

   
   

   Forretningskorrespondansestil

   – Dette er en slags kunst. Kommunikasjon på en vennlig måte vil ikke fungere i dette tilfellet, og heller ikke en for hard stil. For riktig melding er følgende passende:

   • Strengheten til konstruksjonene som er inkludert i teksten;
   • Hilsen som angir navn og patronym til adressaten;
   • Svar sendt senest 2 dager fra datoen for mottak av brevet;
   • Mangel på påtrenging, stadige spørsmål om det samme;
   • Bruke speilregelen - henvender seg til mottakeren i samme stil som han foretrekker å kommunisere;
   • Gratulerer med offisielle helligdager;
   • Uttrykke takknemlighet for gratulasjoner og invitasjoner.

   Det er viktig å følge reglene for forretningskorrespondanse og gjennomføre den i en stil som er verdig forretningskommunikasjon. Hver bokstav er et slags visittkort. Suksessen til en bedrift avhenger av kvaliteten på brevformateringen. Korrespondanse skal fremme tillit, effektivitet av forhandlinger og løsning av viktige problemer. Og bare i dette tilfellet kan vi garantere at kommunikasjon med en klient eller forretningspartner vil gi de forventede resultatene.

   Andre artikler om emnet «Forretningskorrespondanse. Forretningsbrev":

   En integrert del av arbeidet til mange organisasjoner er forretningskorrespondanse, som har mange regler og funksjoner. Ikke bare sekretærer, men også andre ansatte skal kunne skrive brev for kontakt med samarbeidspartnere og andre ansatte.

   Forretningskorrespondansekonsept

   Dette begrepet refererer til utveksling av kommersiell og forretningsinformasjon. Det er en viss etikette for forretningskorrespondanse, som til og med undervises på spesielle kurs. Brevet må utarbeides i henhold til reglene, siden det vil skape og opprettholde omdømmet til selskapet, og også danne en seriøs holdning til organisasjonen. Et forretningsbrev, fra et teknisk synspunkt, er et verktøy rettet mot å forbedre kommunikasjonen mellom ulike selskaper eller avdelinger.

   Typer forretningskorrespondanse

   Det finnes flere typer dokumenter, og hver av dem inneholder sine egne regler for utførelse og innlevering. Det grunnleggende om forretningskorrespondanse brukes også ved kommunikasjon via e-post. Eksperter skiller mellom følgende typer forretningsbrev: takkebrev, forespørsler, krav, unnskyldninger, tilbakevisninger, gratulasjoner og kondolanser. I tillegg kommer kommersielle brev, som inkluderer krav, avslag, purringer, garantier og så videre.

   Hvordan føre forretningskorrespondanse riktig?

   Når du skriver et brev, er det viktig å være oppmerksom på alle detaljer. Når du beskriver reglene for forretningskorrespondanse, er det verdt å ta hensyn til følgende aspekter:

   1. Hvis du skriver et brev der du trenger å svare på spesifikke spørsmål fra forfatteren, vil det være hensiktsmessig å sitere hver av dem separat. For å gjøre dette, bruk nummerering og del teksten inn i avsnitt.
   2. Når du skriver et brev, må du kort kommentere alle dokumentene vedlagt enten av deg eller av samtalepartneren din. Dette er viktig slik at mottakeren umiddelbart forstår essensen av brevet.
   3. Brevet skal være signert av leder og stemplet.
   

   Regler for gjennomføring av forretningskorrespondanse

   Feil når du skriver forretningsbrev er uakseptable, så det er viktig å kjenne til de grunnleggende reglene for å skrive dem:

   1. Ikke bruk ord hvis betydning er ukjent, eller sjekk deres tolkning ved hjelp av en ordbok.
   2. Gjennomføring av forretningskorrespondanse utelukker bruk av spesifikk terminologi, siden noen ord kan være ukjente for adressaten. Hvis slike begreper brukes, gi en forklaring.
   3. Uttrykk tankene dine i korte setninger slik at hovedpoenget ikke går tapt.
   4. Hvis du ikke kjenner det russiske språket grundig, er det bedre å først skrive inn teksten i et redigeringsprogram eller i et dokument på datamaskinen din for å kontrollere stavemåten din.
   5. Forretningskorrespondanse tillater ikke bruk av dagligdagse ord, litterære uttrykk og så videre. Før du sender et brev, sjekk det for feil og skrivefeil. Det er bedre å sjekke igjen etter en stund.

   Begynnelsen av et brev i forretningskorrespondanse

   For det første er det i strukturen til brevet en "overskrift", som inneholder posisjonen og det fulle navnet til adressaten. Funksjoner ved forretningskorrespondanse inkluderer standardadressen "Kjære", som i de fleste tilfeller er skrevet i midten av arket. Hvis personen ikke er kjent, er ordet "Mr." skrevet før etternavnet. Første ledd (ingress) omfatter formålet med og begrunnelsen for brevet. Etter å ha lest den, bør adressaten forstå hovedbetydningen av meldingen.

   Forespørsel i bedriftskorrespondanse

   En av de populære typene forretningskorrespondanse er et forespørselsbrev. Dette kan være en taktfull forespørsel eller et diplomatisk krav om en aktuell sak. Forretningsskriveferdigheter er viktige for å skrive forespørsler fordi de skal motivere mottakeren til å ta handlingen som forfatteren krever. Det er visse regler for å skrive et brev:

   1. Adressaten bør tiltales personlig, og observere det grunnleggende om forretningsetikett.
   2. For å forklare mottakeren årsaken til forespørselen, kan du gi ham et kompliment, fremheve hans forretningsmessige eller personlige egenskaper og fordeler.
   3. Begrunn forespørselen og interesse adressaten i å oppfylle den. Problemstillingen bør beskrives så kort og tydelig som mulig.
   4. Når forespørselen er gjort, bør den endres og gjentas igjen, og understreker de potensielle fordelene.
   
   

   Hvordan minne deg selv i forretningskorrespondanse?

   Et påminnelsesbrev brukes når du trenger å minne om oppfyllelse av påtatte forpliktelser, overholdelse av loven, tilnærming til en viktig hendelse, og så videre. I de fleste tilfeller brukes en muntlig påminnelse før den. Som et resultat fungerer brevet som et slags bevis på handlingen som er tatt. En påminnelse i forretningskorrespondanse inkluderer:

   1. Informasjon om avsender og mottaker. Etter dette oppgis årsaken til purringen.
   2. Det er gitt lenker til lover og forskrifter knyttet til problemet som tilbakekalles.
   3. Frasene i forretningskorrespondanse skal være klare, men ikke truende. Det ville ikke være galt å minne deg på at problemet kan løses fredelig.
   4. Brevet har ingen standarder, så det kan skrives i fri form.

   Hvordan be om unnskyldning riktig i forretningskorrespondanse?

   Et av de vanskeligste brevene å skrive er et unnskyldningsbrev, som krever at du både beklager og redder ansiktet for selskapet. I tillegg er det rettet mot å gjenopprette skadede relasjoner. Forretningskorrespondanse indikerer følgende funksjoner i unnskyldningen:

   1. Brevets struktur inkluderer angivelse av mottaker, emnet for meldingen og meldingen.
   2. Du trenger ikke spesifisere utøveren, siden ledelsen vil signere alt.
   3. Beklager fraser i forretningskorrespondanse bør ikke være eksplisitte, og emnet for brevet bør være nøytralt eller helt fraværende.
   4. Effekten som må oppnås er en oppriktig unnskyldning og informasjon om hva som skjedde, det vil si en indikasjon på årsaken til den ubehagelige situasjonen.
   
   

   Regler for forretningskorrespondanse på e-post

   Alle reglene nevnt tidligere er også relevante for elektronisk korrespondanse, men det er fortsatt en rekke funksjoner:

   1. En jobb-e-post skal utelukkende brukes til offisiell korrespondanse, siden alle brev lagres på serveren og kan leses av en annen person.
   2. E-postkorrespondanse for bedrifter krever bruk av en lesbar skrift, og det er best å velge Arial eller Times New Roman. Størrelsen på bokstavene skal være middels. Teksten skal ikke inneholde Caps Lock, utropstegn eller spesialtegn. Det er akseptabelt å fremheve visse fraser i kursiv eller fet skrift, men bruk dette kun hvis det er absolutt nødvendig.
   3. For bedre lesbarhet, bruk underoverskrifter, men husk at antallet ikke skal være stort, så maksimalt er 3-4 stykker. Ett avsnitt skal ikke være lengre enn fire linjer.
   4. Forretnings-e-postetikk tillater ikke at emnefeltet står tomt. Skriv her essensen av brevet, som skal være spesifikk, informativ og kortfattet.
   5. Du må inkludere din signatur og kontaktinformasjon på slutten, og det bør ikke ta mer enn seks linjer. Bruk følgende struktur: «Med respekt», for- og etternavn, firmanavn, telefonnummer, e-post og nettstedsadresse.
   6. I forretningskorrespondanse er det hensiktsmessig å bruke en bedriftsmal i din bedriftsstil. Takket være dette vil det være mulig å skille seg ut fra andre og samtidig overholde reglene for forretningskorrespondanse. Det er viktig å ikke glemme at brevet ikke bare kan leses på en dataskjerm, men også på en telefon, så malen må optimaliseres for oppløsningen til forskjellige skjermer.

   Bøker om forretningskorrespondanse

   For bedre å forstå alle vanskelighetene ved å skrive et forretningsbrev, kan du lese nyttig litteratur. Følgende arbeider anses som gode:

   1. « Kunsten å skrive virksomhet. Lover, triks, verktøy» S. Karepina. Forfatteren forklarer hva forretningsstilen for korrespondanse er, hvordan du legger igjen forskjellige typer brev og rapporter.
   2. « Forretnings e-postkorrespondanse. Fem regler for suksess" Forfatteren beskriver former for forretningskorrespondanse og tilbyr verktøy for å gjøre kommunikasjonen mer effektiv. Her kan du finne nyttige tips og triks.
   
   

   Forretningskorrespondanse, som muntlig tale, refererer til verbale former for forretningskommunikasjon. Skriftlig kommunikasjon har imidlertid en rekke ubetingede fordeler fremfor muntlig tale. Spesielt har kompilatoren mulighet til å tenke, organisere tankene sine og om nødvendig justere budskapet. Derfor er skriftlige meldinger ofte mer nøye formulert enn muntlige. I tillegg har mottakeren av meldingen mulighet til å gjennomgå den når som helst.

   For å kunne gjennomføre forretningskorrespondanse effektivt, må du vite og kunne bruke standarder for offisiell korrespondanse , regler for å lage, utforme og organisere arbeid med bokstaver. Det bør huskes at et forretningsbrev, som ethvert annet dokument opprettet av en organisasjon, er et element i bildet. For at forretningskommunikasjon skal være effektiv, er det nødvendig å kjenne til alle komponentene (inkludert selvfølgelig forretningskorrespondanse), hvor kunnskapen sikrer kommunikativ kompetanse. Det materielle mediet for forretningskorrespondanse er et forretningsbrev.

   Forretningsbrev - Dette er et dokument som brukes til å overføre informasjon over en avstand mellom to korrespondenter, som kan være juridiske personer eller enkeltpersoner. Konseptet "forretningsbrev" brukes som et generalisert navn for dokumenter med forskjellig innhold, utarbeidet i samsvar med GOST, sendt med post, faks eller på andre måter. I dette tilfellet er et dokument informasjon på et håndgripelig medium som har rettskraft. Det særegne til et forretningsbrev og dets forskjell fra dokumenter som en kontrakt eller ordre er at det er mindre strengt regulert, men som sagt har rettskraft. Derfor blir brev registrert og lagret i organisasjoner som utgående og inngående dokumentasjon.

   Klassifisering av forretningskorrespondanse kan utføres i henhold til ulike kriterier: formålet og innholdet til dokumenter, deres betydning og haster, betydning for å løse visse problemer, egenskaper ved det materielle mediet og opptaksmetoden, etc. For klassifisering av forretningskorrespondanse er det viktig å tilordne dokumenter til visse styringsdokumentasjonssystemer og kategorier av meldinger som sendes over kommunikasjonsnettverk. Listen over årsaker som forretningskorrespondanse kan systematiseres på er svært omfattende. Her er en klassifisering av forretningskorrespondanse i henhold til dens hovedårsaker.

   Av arter forretningskorrespondanse kan deles inn i offisiell og personlig, samt ekstern og intern.

   • 1. Offisiell forretningskorrespondanse:
     • ekstern korrespondanse – adressaten er en ekstern motpart. For eksempel informasjonsbrev, klage, kommersiell forespørsel, etc.;
     • intern korrespondanse – adressaten er en ansatt i organisasjonen din. For eksempel en ordre, instruksjon, uttalelse, notat osv.
   • 2. Personlig forretningskorrespondanse:
     • ekstern korrespondanse – adressaten er en ekstern motpart (takknemlighet, invitasjon, gratulasjoner, kondolanser, etc.);
     • intern korrespondanse – adressaten er en ansatt i organisasjonen din (takknemlighet, invitasjon, anbefalingsbrev, etc.).

   Av metoder for å gjennomføre forretningskorrespondanse skjer:

   • på papir;
   • via epost.

   Av avreiseskjema forretningsbrev kan være:

   • konvolutter, sendt i en konvolutt med post eller bud;
   • elektronisk, sendt elektronisk via e-post;
   • fakser sendt med faks.

   Basert på adressat (mottaker) forretningsbrev er:

   • rundskriv adressert til flere mottakere samtidig;
   • vanlige brev adressert til én bestemt mottaker.
   • Av komposisjonstrekk forretningsbrev er delt inn i:
   • enkeltaspekter vurderer ett problem;
   • flerdimensjonale adresserer flere problemer samtidig.

   Av struktur Følgende forretningsbrev skilles ut:

   • regulerte er satt sammen etter et visst etablert mønster. Dette gjelder ikke bare standardaspekter av innhold, men også papirformat, sammensetning av detaljer osv. Disse bokstavene har en tydelig tekststruktur;
   • uregulerte inneholder forfatterens tekst og er satt sammen i fri form, har ikke en fast mal. Disse bokstavene har ikke en stiv tekststruktur, og standardfraser brukes sjeldnere.

   Av funksjonelt tegn forretningsbrev er:

   • initiativbrev - er satt sammen på initiativ fra adressaten for et bestemt formål. De er av to typer:
     • – brev som krever svar (forespørselsbrev, tilbudsbrev, klagebrev, forespørselsbrev, klagebrev);
     • – brev som ikke krever svar (påminnelsesbrev, advarselsbrev, varselbrev, følgebrev, bekreftelsesbrev);
   • svarbrev – dette er offisielle brev som er utarbeidet som svar på henvendelsesbrev eller forespørselsbrev. Teksten i svarbrevet bør bruke samme språk og ordforråd som forfatteren brukte i initiativbrevet, forutsatt at forespørselsbrevet var språklig korrekt skrevet. Hvis du må skrive et avslagsbrev, er det lurt å starte med begrunnelsen for avslaget: "I forbindelse med...". Et negativt svar må begrunnes. Du kan ikke bare avslå en forespørsel uten forklaring. Ved negativt svar anbefales det også å gi adressaten informasjon om hvem som kan gi et positivt svar på denne forespørselen eller forespørselen.

   Av tematisk grunnlag forretningsbrev er:

   • kommersielle brev brukes som forberedelse til å inngå en kommersiell transaksjon, samt for å oppfylle vilkårene i kontrakter. Korrespondanse vedrørende logistikk og salg anses som kommersiell korrespondanse. Følgende forretningsbrev er klassifisert som kommersielle:
     • – en henvendelse - en anke fra den ene parten til den andre om ønsket om å inngå en avtale, som regel uten å spesifisere vilkårene. Teksten i brevet inneholder begrunnelsen for behovet for å gi informasjon eller materiell og selve redegjørelsen for forespørselen. Forespørselsbrev er vanligvis signert av lederen av organisasjonen eller en offisielt autorisert tjenestemann. Begrunnelsen kan inneholde henvisninger til lov- og annen forskrift og organisatoriske og juridiske dokumenter. Et forespørselsbrev krever et svarbrev;
     • – tilbudsbrev ) – en erklæring om ønske om å fullføre en transaksjon som angir de spesifikke vilkårene for transaksjonen. Det sendes til en potensiell partner med tilbud om varer, tjenester, samarbeid mv. Forslaget kan sendes på initiativ fra forfatterorganisasjonen eller som svar på et forespørselsbrev. Hvis et tilbudsbrev sendes til adressaten for første gang, inneholder det ikke bare selve tilbudet, men også informasjon om forfatterorganisasjonen;
     • – klage (klagebrev) – krav mot en part i en transaksjon som har brutt sine forpliktelser etter kontrakten, og krav om erstatning for tap. Den inneholder en erklæring om oppdagelse av manglende samsvar av varer eller tjenester med kravene angitt i kontrakten. Formålet med kravet (innkreving) er å erstatte tap som følge av brudd på vilkårene i kontrakten. Krav sendes til den skyldige parten med rekommandert post (eller med mottaksbekreftelse) ledsaget av kopier av alle dokumenter som bekrefter gyldigheten av kravet og har full beviskraft for begge parter;
     • – bekreftelsesbrev - Dette er et offisielt brev der adressaten bekrefter tidligere inngåtte avtaler, intensjoner, mottak av informasjon, dokumenter mv. En typisk språkformel for denne typen brev er: "Vi bekrefter (mottak av dokumenter, foreløpig avtale, samtykke til...)." Når du bekrefter en foreløpig avtale, må teksten i brevet kort skissere dens essens;
   • ikke-kommersielle brev (egentlig forretningsbrev) – brukes til å løse ulike organisatoriske, juridiske spørsmål, økonomiske og finansielle forhold. I henhold til deres formål er ikke-kommersielle brev delt inn i følgende:
   • – takkebrev – inneholder et uttrykk for takknemlighet av en eller annen grunn. Denne typen brev er skrevet i en friere form enn andre bokstaver. Som regel utstedes takknemlighet på organisasjonens offisielle brevpapir, men kan utstedes som et postkort. Teksten i takkebrevet er skrevet i en kortfattet, vennlig og offisiell stil med henvisning til hendelsen som fikk avsenderen til å uttrykke sin takknemlighet overfor adressaten. Takknemlighetsbrevet bekreftes av avsenderens personlige signatur og, i noen tilfeller, av organisasjonens segl;
   • – garantibrev – inneholder en forpliktelse eller bekreftelse av visse forpliktelser. Betaling for arbeid, husleie, kvalitet og tidspunkt for arbeid eller leveringsdatoer etc. Garantibrev er ment å gi adressaten skriftlige garantier for å bekrefte visse løfter, intensjoner eller handlinger fra forfatteren, en vei eller. en annen som påvirker mottakerens interesser. Garantibrev er av rent juridisk karakter. Garantibrevet skal angi hvilken type operasjon som skal utføres. Slike brev kan begynne med en erklæring om essensen av garantiene gitt til adressaten. For eksempel: "Med dette brevet garanterer jeg ...". Et trekk ved denne typen brev er tilstedeværelsen, sammen med forfatterens signatur (for eksempel direktøren for en organisasjon), signaturen til en tjenestemann som er direkte ansvarlig for økonomiske eller andre problemer;
   • – informasjonspost innebærer å informere om enkelte hendelser eller fakta som er av interesse eller kan være av interesse for adressaten. Informasjonsbrev er som regel av standardkarakter. De inneholder noen ganger ordrett bestemmelser i visse lovgivende og andre normative juridiske dokumenter. Et informasjonsbrev er et servicebrev som informerer adressaten om offisiell informasjon. Som regel er informasjonsbrev signert av organisasjonens leder, og i tilfelle masseutsendelser (for eksempel til alle kunder i selskapet) inneholder de kanskje ikke en manuell signatur i det hele tatt:
   • – purrebrev inneholder en påminnelse om oppfyllelse av avtaler, forpliktelser og tiltak som vil bli iverksatt ved unnlatelse av forpliktelser. Brukes i tilfeller der korrespondentorganisasjonen ikke utfører handlinger som oppstår fra dets funksjonelle ansvar eller aksepterte avtaler;
   • – forespørselsbrev inneholder en forespørsel om å utføre eller stoppe en handling, eller å oppmuntre til handling osv. Formålet med et slikt brev er å skaffe informasjon, tjenester, varer og sette i gang visse handlinger som er nødvendige for forfatterorganisasjonen. Anmodningsbrevet inneholder begrunnelsen for anmodningen og dens uttalelse, som skal innledes med begrunnelsen. Et forespørselsbrev krever et svarbrev;
   • – kondolansebrev inneholder sympati av en eller annen grunn. Den har som mål å uttrykke empati og støtte til adressaten angående en annen trist hendelse eller tap. Når du skriver en kondolansemelding er det viktig å velge de riktige oppriktige ordene som kan støtte mottakeren i sorgen. Kondolanser utstedes i en diskret, korrekt stil på offisielt brevpapir eller et spesielt postkort og bekreftet av avsenderens personlige signatur;
   • – invitasjonsbrev inneholder en invitasjon til et arrangement. Det skiller seg fra et varslingsbrev ved at det ikke kan tegnes på brevpapir, ha annet format, farge, tilleggsdesignelementer i form av ornamenter, tegninger osv. Ved invitasjon av et stort antall personer benyttes sjablongerte, ferdiglagde invitasjonstekster. Invitasjonsbrev kan sendes på faks, men ved spesielle anledninger bør invitasjoner sendes med post eller bud. Invitasjonen skal inneholde informasjon om sted og tidspunkt for arrangementet, samt navn. Invitasjonen skal angi akseptabel kleskode, samt antall personer som invitasjonen gjelder. Som regel er en invitasjon personlig, men under offentlige arrangementer kan den være upersonlig;
   • – gratulasjonsbrev inneholder gratulasjoner ved en eller annen anledning. Slike bokstaver er som regel skrevet i fri form og kan enten være små i volum - en eller to setninger, eller ganske detaljerte. I sistnevnte tilfelle angir gratulasjonsbrevet hovedstadiene i livet, aktivitetene til personen som gratulasjonen er adressert til, og hans viktigste prestasjoner. Hvis brevet er adressert til en organisasjon, skisserer det dens viktigste og mest betydningsfulle prestasjoner. Gratulerer kan være personlige eller masse. I det første tilfellet må adressen til adressaten være personlig - ved navn og patronym; i det andre tilfellet kan det være generelt, for eksempel: "Kjære venner!" I begge tilfeller må avsender personlig signere gratulasjonene (en faksimile brukes ved sending av massegratulasjoner).

   Sammendrag – dette er en type forretningsbrev som tar sikte på å gi den mest komplette og fordelaktige presentasjonen av en spesialist til arbeidsgiveren. Siden CV-brev er svært relevante for unge som uteksamineres fra universiteter, vil vi dvele mer detaljert ved denne typen brev.

   CV-brev. Først og fremst merker vi at det ikke er og ikke kan være en enkelt CV for alle anledninger. Hver gang bør du først tenke på hvilke egenskaper som vil bli verdsatt i en ny jobb, og endre CV-en din i samsvar med dem. Informasjonen som presenteres i CV-en må være pålitelig og om mulig fullstendig, og den må i seg selv være kort (ikke mer enn én til én og en halv side). Et slikt brev er praktisk for det første bekjentskapet med personen som det er sendt fra. I tillegg indikerer evnen til å formulere klart og konsist et ganske høyt nivå av generell kultur hos avsenderen.

   Når du skriver en CV, bør du strengt følge en rekke regler, hvis implementering vil bidra til å skape et attraktivt bilde av en spesialist på arbeidsmarkedet og interessere arbeidsgiveren. Innholdet deres inkluderer følgende.

   • 1. Introduser deg selv. Oppgi etternavn, fornavn, fødselsdato og antall fullførte år, kontaktadresser (inkludert e-post) og telefonnumre.
   • 2. Mål. Angi det nøyaktige navnet på stillingen du ønsker å motta. Ordlyden må samsvare nøyaktig med hvordan den er oppgitt. Noen skriver i stedet for en stilling: «Jeg vil gjerne få en interessant jobb som svarer til min utdannelse og arbeidserfaring.» Denne typen formulering skaper forvirring blant arbeidsgiveren og finner ikke støtte. Ikke oppgi flere stillinger samtidig. Dette vil redusere sjansene, siden selskapet krever en spesialist for en bestemt stilling.
   • 3. Utdanning. Angi hvor, når og hvilken utdanningsinstitusjon du ble uteksaminert fra, og også (hvis du nylig ble uteksaminert fra et universitet) hva karakterene dine var, hvis det selvfølgelig er noe å "skryte" av. Å ha en akademisk grad og tittel vil øke sjansene dine. Det er også viktig å liste opp prisene fra ulike konkurranser, olympiader, konferanser, inkludert skoler osv. Du må skrive i detalj, angi fakultet, spesialisering, emne for vitnemålet, angi antall vitnemål, sertifikater og attester som er tilgjengelige.
   • 4. erfaring – Dette er den viktigste og mest komplette delen av CV-en. Bare "bare" fakta bør presenteres i detalj, unngå flatterende selvevalueringer som "omfattende arbeidserfaring", "evne til å jobbe i et team", etc. CVen er laget slik at lederen selv trekker nødvendige konklusjoner. For hver type arbeid er det nødvendig å kort og nøyaktig angi: tidsperioden nøyaktig til nærmeste måned (omtrent mulig); arbeidssted; navnet på prosjektet (type arbeid, funksjoner); en kort beskrivelse av prosjektet, 1–2 linjer; rolle i arbeidet som utføres. Det er lurt å gjøre listen så lang som mulig, jo mer erfaring, jo større er sjansene for å få jobb. Verk (prosjekter) og arbeidsgivere skal være oppført i omvendt kronologisk rekkefølge, d.v.s. det siste verket skal registreres først, det nest siste verket nest osv.
   • 5. Ytterligere informasjon. Hvis dette kreves av spesifikasjonene for fremtidig arbeid, bør du definitivt indikere: kunnskap om et fremmedspråk; evne til å jobbe med en datamaskin; kunnskap om kontorutstyr; førerkort; tilgjengelighet av bil osv.
   • 6. Personlige opplysninger. Fakta om din industrielle biografi bør presenteres så detaljert som mulig og så lite som mulig om din personlige historie. Dette vil vise at livet til en spesialist er mer fokusert på arbeid enn på fritid.
   • 7. Tilpass din CV til arbeidsgivers krav. Det er viktig at spesialistens CV tar hensyn til fremtidig arbeid og stilling. Så hvis en søker for eksempel søker på en stilling som spesialist i programvaredokumentasjon, bør du ikke fokusere på at søkeren er en programmerer av høy klasse, selv om han er det.
   • 8. Holdning til forretningsreiser. Dersom arbeidsbedriften er internasjonal eller arbeidet generelt innebærer tjenestereiser, anbefales det å angi forholdet til tjenestereiser og flytting til andre byer. Dette lar deg umiddelbart prikke alle i-ene.
   • 9. Tilgjengelighet av anbefalinger. På slutten av CVen, angi fullt navn, stilling og kontakter til personer som kan anbefale søkeren som en kompetent spesialist. Det er lurt å spørre på forhånd om personer du kan stole på for å skrive et anbefalingsbrev.
   • 10. Følgebrev. Vanligvis sendes CV-en din som et vedlegg til en e-post. Den skal imidlertid ikke være tom. Du bør definitivt skrive flere medfølgende linjer der du må angi årsakene til din interesse for å jobbe i dette bestemte selskapet og søkerens mening om det potensielle bidraget til utviklingen.
   • 11. Må jeg angi ønsket lønnsnivå? I hvert enkelt tilfelle avhenger det av omstendighetene. Men det må tas i betraktning at enhver samtale om lønn før slutten av intervjuet vanligvis setter arbeidsgiveren i en bryststilling. Tross alt kjenner han ennå ikke denne saksøkerens evner, har ikke vurdert hvor mye han er "verdi" på verdiskalaen sin, og kan derfor ikke svare på forhånd om han er klar til å gi den nødvendige lønnen.
   • 12. Tilgjengelighet av et fotografi. Den er velkommen til å ha den på CV-en.
   • Se: Forretningskorrespondanse: eksempler på forretningsbrev, business-letters.ru

   Suksess i aktivitetene til enhver organisasjon, kommersielt firma eller foretak er uløselig forbundet med atferdskultur og etikette. Alle handlinger fra leder og ansatte må absolutt ta hensyn til reglene for god oppførsel og være passende for situasjonen.

   En av de viktigste delene av etikette er forretningskorrespondanse.

   Det anslås at nesten 50 % av tiden på jobb går med til å håndtere papirer og post. Men dette er nødvendig, siden kompetent forretningskorrespondanse kan øke et selskaps omsetning betydelig og øke hastigheten på samspillet mellom forskjellige tjenester og avdelinger.

   Selvfølgelig er det visse mønstre her, og vi vil definitivt snakke om dem i denne artikkelen. Reglene for forretningskorrespondanse har lenge vært standardiserte. Den eksisterende GOST R.6.30-2003 vil hjelpe deg med å plassere teksten riktig på arket, fortelle deg hvilke innrykk, marger og fonter du skal lage. Forretningskorrespondanse er preget av enhetlighet og repetisjon av talemønstre.

   Imidlertid er enhver bokstav individuell. Et stort avtrykk etterlates av avsenderens identitet, hans stilling, situasjon og adressat. Til en viss grad er forretningskorrespondanse en kombinasjon av kreativitet og hardt arbeid.

   Typer forretningskorrespondanse

   Dokumentsirkulasjon skjer på papir og via e-post.

   All korrespondanse på bedriften kan deles inn i følgende grupper:

   Offisiell/uformell korrespondanse;

   Internt og eksternt.

   Offisiell korrespondanse inkluderer kommersielle tilbud, takknemlighetsbrev og garantier, handelsavtaler, bestillinger for bedriften, jobbansvar, forespørsler, krav, krav.

   

   Uformell korrespondanse inkluderer ulike gratulasjoner fra forretningspartnere, kunder og ansatte; kondolanser, unnskyldninger, invitasjoner og takk.

   Interne dokumenter sirkulerer bare mellom avdelinger i ett foretak, mens eksterne dokumenter går utover dets grenser.

   Regler for forretningskorrespondanse: internt innhold

   Hovedkravet er korthet og klarhet i brevet. Ikke strekk teksten over flere sider. Det beste alternativet er å passe inn i en.

   Reglene for forretningskorrespondanse innebærer utelukkelse av komplekse, uforståelige, fremmede og høyt spesialiserte ord og uttrykk fra teksten. Alle setninger skal være korte, med forfatterens hovedtanker og uten "vann".

   Unngå dobbelttolkninger i brevet ditt, ellers hvis det oppstår uenigheter, vil det være vanskeligere å forsvare ditt synspunkt og bevise hva du mente med en bestemt setning.

   Reglene for å skrive forretningskorrespondanse forplikter skribenten til å kalle mottakeren ved navn og patronym, foran tittelen "Kjære ...". Og pass på å bruke "deg", selv om du har et godt vennskapsforhold til mottakeren av brevet.

   

   I innledningen er det i tillegg til å angi etternavn og fornavn oppgitt hovedformålet med meldingen. Eksempler på bedriftskorrespondanse kjenner nok maler og klisjeer for slike saker: «I forbindelse med forrige brev...», «Vi minner deg på...», «La oss informere...» og andre.

   Myk opp et svar som er ugunstig for mottakeren (avslag på tilbud, avslag på samarbeid) med setningene: «Vi vil dessverre ikke kunne benytte oss av de foreslåtte betingelsene...» eller lignende.

   Ekstern papirdokumentasjon

   Ethvert forretningsbrev må skrives på selskapets brevpapir med firmadetaljer og all kontaktinformasjon.

   Sørg for å inkludere den nøyaktige datoen for dokumentet.

   Øvre høyre hjørne av arket er okkupert av initialene til mottakeren og adressen til mottakerselskapet.

   Del teksten i meningsfulle avsnitt for å gjøre det lettere for leseren å forstå og oppfatte den. Ikke mer enn 4-5 linjer.

   Å skrive alle ord med store bokstaver er dårlig form.

   Dokumenter kan vedlegges brevet. I dette tilfellet er de oppført i en egen linje i nedre venstre del av arket. I henhold til forretningsetiketten skal svar på et brev være mottatt innen 10 dager. Dersom problemet krever lengre tid å løse, må adressaten gi beskjed om dette.

   

   Etter å ha skrevet, bør du sjekke teksten nøye igjen for feil, både stavemåte og grammatikk. Hvis du har tid, bør du legge brevet til side og komme tilbake til det igjen senere. Som regel vil det bli oppdaget unøyaktigheter som ikke ble lagt merke til med det første. Dette rådet er viktigst når du svarer på en kundeklage. Du bør ikke irritere en person enda mer med et analfabet skrevet brev.

   Når dokumentet er skrevet og kontrollert et par ganger, skriv det ut på A4-papir. Denne størrelsen er standardstørrelsen som brukes for all korrespondanse, selv om selve teksten bare tar opp et halvt ark.

   Test blekket i skriveren før du skriver ut for å unngå uskarpe eller slurvete utskrifter.

   I noen tilfeller kan du legge ved visittkortet til dokumentet, og legge ved selve det utskrevne arket i en gjennomsiktig fil.

   En merkekonvolutt med firmalogo regnes også som god form.

   Reglene for å drive uformell forretningskorrespondanse er ofte mer emosjonelle enn i forretningsaviser og mindre klisjefylte. Forkortelser og bruk av fargerike adjektiver er passende her, for eksempel i gratulasjoner: fantastisk, responsiv, snill.

   Bedrifts-e-poster

   Det at du ikke sender korrespondanse i en konvolutt gjennom postnettverket burde ikke virke avslappende. Reglene for forretningskorrespondanse gjelder også i disse tilfellene.

   Kompetente og korrekte elektroniske forretningsmeldinger skaper et positivt bilde av både bedriften og en bestemt person. Omdømme i næringslivet er verdt mye!

   Grunnleggende regler for korrespondanse på e-post

   Bruk jobbe-e-postadressen din kun til det tiltenkte formålet.

   Vær oppmerksom på navnet på postkassen. Ikke bruk feil navn når du jobber, for eksempel "baby", "supermann", selv om de er angitt i engelsk transkripsjon.

   

   Fyll alltid ut «emne»-kolonnen, ellers kan brevet ditt havne i spam. Beskrivelser som "plan", "liste", "kommersielt forslag", "rapport" er ikke egnet. Det kan være ganske mange lignende brev i mottakerens innboks. Vær så spesifikk som mulig om hva budskapet ditt handler om. Ikke bruk mer enn fem ord. Bruk stor bokstav i emnet ditt. Det er ikke nødvendig å sette punktum på slutten.

   Hvis du svarer på en tidligere mottatt e-post, sørg for å fjerne "Re" i emnelinjen.

   Kommunikasjonsstil

   Hold brevet i et forretningsmessig format. Fjern den truende, bedende, kommanderende tonen.

   Reglene for elektronisk forretningskorrespondanse tillater ikke bruk av uttrykksikoner eller et stort antall spørsmåls- eller utropstegn i teksten.

   Være høflig. En obligatorisk hilsen i begynnelsen og farvel til samtalepartneren på slutten er god form. For eksempel «Med respekt...» eller slik: «Vennlig hilsen...».

   E-postkorrespondanse for bedrifter og dens "gyldne regel": Ikke bland flere forskjellige emner i én melding. Det er bedre å sende en serie med brev.

   En e-post skal være halvparten så lang som et papirbrev.

   Arbeid med vedlegg

   Hvis det er for mye informasjon å formidle, ikke legg alt inn i selve brevet, men legg det ved som separate dokumenter som vedlegg.

   For enkelhets skyld for mottakeren, gi nytt navn til dokumentene du har forberedt til navn han forstår. Dette vil vise din interesse og vinne deg over. Tenk på hvor mange arbeidsmapper mottakeren har på datamaskinen og hvordan han vil søke etter brevet ditt blant dem.

   

   Sørg for å informere mottakeren om filene du sender, slik at han ikke anser dem som et tilfeldig virus. Arkiver store dokumenter.

   Det er best å sende for store vedlegg (over 200 kbyte) på andre måter, for eksempel gjennom en ftp-server.

   Noen e-postservere tillater ikke formater som COM, EXE, CMD, PIF og en rekke andre å passere gjennom og blokkere dem.

   Hvis det var flere mottakere av brevet ditt, ta deg tid til å slette alle bevis på massevideresending hver gang. Adressaten trenger ikke slik ekstra informasjon i det hele tatt. Kommandoen "bcc" vil hjelpe deg.

   Reglene for gjennomføring av forretningskorrespondanse på e-post krever at den annen part informeres om at korrespondansen er mottatt. Hvis det ikke er mulig å svare for øyeblikket, gi beskjed til samtalepartneren om dette. Lagre korrespondansehistorikken for å unngå ytterligere spørsmål og saksgang.

   Hvis svaret er viktig og haster, er det tillatt å i tillegg varsle adressaten via telefon, Skype eller ICQ. Hvis du etter dette ikke var i stand til å oppnå et positivt resultat, minn deg selv på nytt.

   

   Det er ikke uvanlig at når du ber om et dokument, får du et tomt brev med vedlagt fil som svar. Det er uakseptabelt. Eksempler på forretningskorrespondanse krever at relevant informasjon plasseres i hoveddelen av dokumentet. For eksempel dette: "Jeg sender de nødvendige dataene for forespørselen din."

   Ikke glem å angi koordinatene på slutten av brevet: alle tilgjengelige kommunikasjonsmetoder, posisjon, selskapets nettsted, lenker til sosiale nettverk.

   Når du skriver organisasjonskontakter, oppgi så mye informasjon som mulig - telefonnummer med retningsnummer, adresse med postnummer. Tross alt skjer kommunikasjonen din ikke bare med innbyggere i regionen din. Hvis du har all informasjon, vil det være lettere å kontakte deg.

   Og den siste regelen: Den som startet korrespondansen må fullføre den elektroniske dialogen.

   Konklusjon

   Forretningskorrespondanse er en delikat sak. Noen ganger er ett blikk nok til å danne seg en bestemt mening om en person og organisasjonen han representerer. Å kjenne reglene for forretningsskriving kan i stor grad hjelpe din karriere.