Stillingsbeskrivelse av assisterende leder i en virksomhet. Jobbansvar for assisterende daglig leder

Vi vil fortelle deg hvorfor du trenger å skrive ned pliktene og rettighetene til en assisterende leder i et eget dokument. Vi vil forklare hvordan du lager et dokument.

Last ned dokumentet:

En godt utarbeidet stillingsbeskrivelse for en assisterende leder vil eliminere uenigheter og unngå konflikter og rettssaker. Partene forstår sine rettigheter og plikter, den ansatte vet hva hans ansvar er og hvilke forretningsmessige egenskaper han krever.

Stillingsbeskrivelsen til en assistent for lederen av en organisasjon er faktisk en ønskeliste (fra den engelske Wish List - wish list) til direktøren i selskapet. Det må tas hensyn til ønskene ved utarbeidelse av dokumentet, slik at HR-sjefen ved ansettelse av en spesialist umiddelbart kan fastslå hvor mye han oppfyller de spesifiserte kravene. Dette vil bidra til å forbedre kvaliteten på utvalget og redusere tiden for å finne en passende kandidat.

Topp 10 ferdigheter og verdier for eksekutivassistenter: To perspektiver

Hvilke nyanser bør man vurdere når man utarbeider en stillingsbeskrivelse for en assisterende leder?

Det er ingen enhetlig form for regulering, men til dags dato har praktiseringen av personalarbeid i seg selv foreslått den optimale strukturen av stillingsbeskrivelsen. Samtidig er strukturen, navnene og innholdet i avsnitt ikke dogme. De kan alltid suppleres og korrigeres, styrt av reelle arbeidsforhold, spesifikasjonene til organisasjonens aktivitetsfelt og funksjonaliteten til en bestemt stilling.

I organisasjoner er det som regel to typer stillingsbeskrivelser - standard og individuell. Når vi snakker om et så viktig dokument som stillingsbeskrivelsen til en assistent til lederen av en organisasjon, snakker vi selvfølgelig om en individuell tilnærming.

Det må huskes at assistenten er høyre hånd til daglig leder. Han må ha utviklet ikke bare faglig kompetanse, men også visse personlige egenskaper. Derfor er det fornuftig å etablere kvalifikasjonskrav ikke i delen "Generelle bestemmelser", men å fastsette dem i en spesiell del.

I tillegg, hvis lederen har flere assistenter, spesifiser deres spesifikke ansvar, ansvarsområder, spørsmål om underordning og samhandling i separate stillingsbeskrivelser.

Obligatoriske deler av assisterende direktørs instruksjoner inkluderer:

Generelle bestemmelser.
Hovedoppgaver og funksjoner.
Krav til kompetanse.
Stillingens ansvar.
Rettigheter.
Ansvar.
Forhold.

Vi vil kun fokusere på nyansene som må gjenspeiles spesifikt i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder.

I delen "Generelle bestemmelser". Sørg for å angi prosedyren for å utnevne, frigjøre og erstatte en spesialist. Gi en liste over forskrifter som assistenten skal følge i sin virksomhet, og fastsetter også underordning.

Avsnitt "Generelle bestemmelser" i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder

Last ned eksempel

Avsnitt "Hovedoppgaver og funksjoner" . Angi for hvilke hovedoppgaver stillingen som assisterende direktør var inkludert i bemanningstabellen, og spesifiser hans arbeidsområde.

Finn ut hvordan du definerer grensene for ditt ansvar

Last ned og ta testen

I delen "Kvalifikasjonskrav". fastsette hva slags arbeidserfaring og på hvilke områder assistenten trenger, etablere krav til faglig opplæring og utdanningsnivå. Arbeidsloven krever at en spesialist vurderes utelukkende på sine forretningsmessige egenskaper. Men for å effektivt utføre oppgavene til en assisterende leder, er ikke faglig kunnskap alene nok. I dette tilfellet er motstand mot stress, evnen til å multitaske, og evnen til å opprettholde konfidensialitet også forretningsegenskaper som kan inkluderes i listen over jobbkrav.

Seksjon "Ansvar for stillingen" - dette er ikke bare en beskrivelse av funksjonaliteten, men også kravene for å utføre disse funksjonene. For øyeblikket er det allerede utviklet en profesjonell standard "Spesialist i organisasjons- og dokumentasjonsstøtte for organisasjonsledelse", og du trenger ikke finne opp hjulet på nytt. Gjør deg kjent med denne profesjonelle standarden og velg fra den de jobbansvarene som skal utføres av assisterende leder for din bedrift.

Ansvar for personlig assistent til leder i stillingsbeskrivelsen

Last ned hele eksempeldokumentet

I samsvar med den profesjonelle standarden kan du under beskrivelsen av pliktene umiddelbart gi en liste over kunnskaper og ferdigheter som kreves for å utføre dette arbeidet effektivt.

Stillingsbeskrivelse for assisterende leder: eksempel

Last ned instruksjonene i sin helhet

Seksjon "Rettigheter" under hensyntagen til jobbfunksjonen utført av assisterende direktør, må den fastsette hans rett til å ta selvstendige beslutninger om spesifikke spørsmål og til å godkjenne visse typer dokumenter. Gi disse instruksjonene i instruksjonene og gi en liste over typer dokumenter. Ta i tillegg med i rettighetsdelen:

Motta informasjon, inkludert konfidensiell informasjon, nødvendig for effektiv utførelse av tildelte oppgaver;
Krev utførelse av visse dokumenter og utførelse av visse handlinger, gi oppgaver og ordre, og overvåk deres rettidig implementering.

Avsnitt "Rettigheter" i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder

Last ned eksempel

I delen "Ansvar". fastsette hvilke typer disiplinære sanksjoner, økonomisk eller administrativt ansvar som kan pålegges assisterende direktør for dårlig kvalitet og utidig utførelse av funksjonene som er tildelt ham.

I delen "Relasjoner". fastsette fremgangsmåten for assistentens samhandling med ledere på andre nivåer. Denne spesialisten er bare direkte underlagt den daglige direktøren, men instruksjonene kan tillate og fastsette et hierarki av forhold til de som administrerer andre strukturelle divisjoner.

Last ned eksempler på jobbbeskrivelse

Hvordan godkjenne stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder

Stillingsbeskrivelser er vanligvis utviklet av en ansatt i HR-avdelingen. Det er ikke behov for å koordinere stillingsbeskrivelsen til en assistent for lederen av en organisasjon med lederne for andre strukturelle divisjoner, bortsett fra den juridiske tjenesten. Dokumentet er godkjent av direktøren i selskapet.

Den godkjente stillingsbeskrivelsen til assisterende leder må gjøres kjent med signatur på den måten som er akseptert i organisasjonen: på selve dokumentet, på familiariseringsarket.

Administrerende direktør i et selskap har mange ansvarsområder. Etter hvert som organisasjonen utvikler seg, utvides dette spekteret av ansvar. Det er mye "omsetning", som lederen må bruke tid på i stedet for å løse problemer rettet direkte mot utviklingen av selskapet. Dette reduserer effektiviteten til spesialisten. Enkelte oppgaver som ikke krever høye kvalifikasjoner kan delegeres til assistent til daglig leder.

Det er vanskelig å definere stillingen som assisterende daglig leder. Faktum er at omfanget av ansvar for denne spesialisten bestemmes basert på behovene til daglig leder. En ansatts aktiviteter kan fokuseres på ett aspekt. La oss se på stillingene som assistenter jobber i i praksis:

Kontorist. Denne spesialisten er ansvarlig for å jobbe med dokumentasjon. Hans ansvarsområde inkluderer samtaler og ulike daglige oppgaver.
Personlig assistent. Spesialiserer seg på organisering av konsernsjefens arbeidsdag, forretningsmøter og konferanser. Spesialisten følger også lederen på forretningsreiser.
viseadministrerende direktør. En ansatt har rett til å ta beslutninger i et begrenset spekter av spørsmål.

Som regel kombinerer en assistent i virkeligheten funksjonene til flere spesialister. I store selskaper kan administrerende direktør ha to assistenter. For eksempel organiserer den ene lederens arbeidstid, og den andre tar seg av papirarbeid.

Assistenten tilhører kategorien ledere. Han rapporterer direkte til konsernsjefen. Krav som vanligvis presenteres for en ansatt:

Høyere utdanning innen et relevant felt (for eksempel juridisk).
Tre års arbeidserfaring.

Øvrige ansatte rapporterer som regel til assisterende daglig leder. Han har brede fullmakter: fra retten til å gi ordre til kontroll over arbeidet til ulike avdelinger.

VIKTIG!Å utnevne en assistent er slett ikke overkill. Dette tiltaket lar lederen fokusere på å løse problemer som krever høy profesjonalitet og kreativitet. "Omsetning" er delegert til assistenten. Dette øker effektiviteten til både administrerende direktør og selskapet selv betydelig.

Juridisk regulering

Den assisterende daglige direktørens virksomhet er regulert av forskrifter:

Metodiske anbefalinger.
Charter.
Arbeidsavtale.
Etter ordre fra lederen.
Stillingsbeskrivelse.

Hvilke oppgaver har en assisterende daglig leder?

Ansvaret til en assisterende daglig leder varierer avhengig av størrelsen på selskapet. I små selskaper er ansatte ansvarlige for å overvåke arbeidet til kurerer, ledere og livsstøtten til kontoraktiviteter. I store organisasjoner har konsernsjefen vanligvis to assistenter. En personlig assistent organiserer lederens arbeidsdag, den andre tar seg av alle andre saker. Listen over spesialistansvar kan variere betydelig. Ansvaret skal uansett spesifiseres i stillingsbeskrivelsen. La oss se på en prøveliste:

Organisering av forhandlinger, herunder på telefon.
Mottak av korrespondanse.
Organisering av møter og møter: utarbeidelse av relatert materiell, overvåke etterlevelse av regelverk, utarbeide referat, stenografi.
Kontroll over utførelse av instrukser fra daglig leder.
Innlevering av papirer til leder for underskrift.
Mottak av daglig leders besøkende.
Organisering av forretningsreiser (for eksempel bestilling av rom, bestilling av billetter).
Sikre det effektive arbeidet til daglig leder.
Utarbeide arbeidsdagsplan.
Informasjonsstøtte til daglig leder.
Deltakelse i møter og forretningsmøter.
Organisering av forretningsmøter.
Organisering av presentasjoner.
Utarbeidelse av utgiftsrapporter.
Utførelse av personlige ordre.
Oppretting av databaser, virtuelle presentasjoner ved bruk av PC.

En assistent er den personen som er nærmest administrerende direktør. Ofte er ikke arbeidsdagen hans standardisert. En ansatt løser en lang rekke problemer, så han må ha de riktige personlige egenskapene.

Arbeidstakers rettigheter

Den assisterende generaldirektøren har følgende rettigheter:

Bli kjent med prosjektene og beslutningene til lederen angående assistentens aktiviteter.
Retten til å motta nødvendig informasjon.
Retten til å ta avgjørelser innenfor rammen av offentlig myndighet.

Assistenten til daglig leder kan gis større fullmakter. En ansatt kan for eksempel ha rett til å signere dokumenter.

Ansvar tillagt assistenten

Ansvaret som er tillagt assistenten skal spesifiseres i stillingsbeskrivelsen. Den ansatte er ansvarlig i følgende tilfeller:

Unnlatelse av å følge jobbinstruksjonene.
Handlinger som bryter lovene i den russiske føderasjonen.
Gjør skade.

Dersom en medhjelper har begått tjenesteforseelse, foretas det en undersøkelse før erstatningsansvar ilegges. Det er nødvendig for å fastslå graden av skyld. Sentrale ansatte i selskapet deltar i etterforskningen. Basert på resultatene blir det utarbeidet et dokument. Avhengig av graden av skyld kan arbeidstaker ilegges straff. Assistenten kan også få sparken.

Hvilke personlige egenskaper kreves av en assistent?

En personlig assistent har i oppgave et bredt spekter av oppgaver. Noen spesialister jobber innenfor ett område, men dette gjelder ikke en assistent. Han er pålagt å multitaske og være allsidig. La oss vurdere de personlige egenskapene som en assisterende daglig leder må ha:

Proaktivitet, jobber fremover.
Evnen til å forutse videre utvikling av situasjonen.
Forebygging av komplikasjoner.
Allsidighet.
Tilpasning til et miljø i rask endring.
Flytende i ett eller flere fremmedspråk.
Evne til å arbeide med informasjonsflyt.
Evne til å opprettholde konfidensialitet.
Evne til systematisk å analysere en situasjon.
Muligheten til å tilby flere løsninger samtidig.
Middels til avanserte PC-kunnskaper.
Kunnskap om det grunnleggende innen tidsstyring.
Evne til å koordinere aktivitetene til flere ansatte.
Diplomati.
Kommunikasjonsevner, evne til å løse konflikter.
Operativt arbeid med store mengder informasjon.
Godt minne.
Evne til å prioritere.

Assistenten skal være kompetent og motstandsdyktig mot stress. Det er ønskelig med kjennskap til beslektede spesialiteter (for eksempel kunnskap om grunnleggende rettsvitenskap).

Når trenger en administrerende direktør en personlig assistent?

En assistent ansettes dersom daglig leder er tildelt en stor liste over ansvarsområder. Selv om lederen takler de eksisterende oppgavene, kan en stor del av «omsetningen» bremse arbeidet. Det er for å håndtere det daglige at det ansettes en assistent. Som regel inviteres disse ansatte til store bedrifter. Administrerende direktører i små organisasjoner kan håndtere alt arbeidet på egen hånd.

Stillingsbeskrivelse av en assisterende leder: funksjoner ved utkast

En stillingsbeskrivelse er et dokument som fastslår oppgavene som utføres av en ansatt, definerer hans jobbansvar og grensene for hans ansvar.
Selv om utviklingen av stillingsbeskrivelser for hvert yrke eller stilling i den russiske føderasjonen ikke er regulert av arbeidslovgivningen, må de aller fleste arbeidsorganisasjoner (både statseide og private) ha dette dokumentet.

Hvorfor instruksjoner er nødvendig

Stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder inneholder så mye informasjon som mulig

Hensiktsmessigheten av å utarbeide en stillingsbeskrivelse forklares av det faktum at i tilfelle en rettssak vil det være vanskelig å bevise den ansattes manglende oppfyllelse av pliktene sine (og en uttømmende liste over dem er etablert i instruksjonsdokumentet), fordi arbeidskontrakten med den ansatte er i samsvar med del 2 av artikkel 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode, inneholder bare stillingen og hans generelle jobbfunksjon.

Stillingsbeskrivelsen lar arbeidsgiveren:

Begrunne avslaget til en stillingssøker på grunn av manglende overholdelse av kravene fastsatt i den
Avgrens ansvar mellom den enkelte ansatte
Evaluer den ansattes prestasjoner både i prøvetiden og etter den
Rettferdiggjør den ansattes utilstrekkelighet for stillingen han har (under hensyntagen til resultatene av sertifiseringen).

Tilstedeværelsen av en stillingsbeskrivelse er også nyttig for arbeidstakeren selv, da den setter grensene for hans plikter og ansvar, og ingen skal utføre funksjoner som ikke er fastsatt i verken arbeidskontrakten eller stillingsansvar.

Utviklings- og instruksjonsseksjoner

Instruksen trer i kraft fra en bestemt dato, og den ansatte må være kjent med den ved underskrift. Det anbefales å gi den ansatte en kopi av dette dokumentet (også mot underskrift). I henhold til etablert praksis inkluderer instruksjonene standard underavsnitt:

Generelle bestemmelser
Job ansvar
Rettigheter
Ansvar

Det er viktig å huske at instruksen ikke er utarbeidet for noen ansatt, men for en bestemt stilling/yrke. Derfor, med tanke på spesifikasjonene til en bestemt stilling, fastsetter instruksjonene rekkevidden av ansvar som den ansatte vil utføre i denne bestemte stillingen.

Funksjoner i stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder

Assisterende leder - ansvarlig stilling

Assisterende leder er en særstilling. Arbeidsfunksjonen til en assisterende leder er å organisere arbeidet til sin leder, både teknisk og organisatorisk.

Planlegging av møter og arrangementer, planlegging av en arbeidsdag, uke eller lengre periode, organisering av turer og arrangementer, overvåking av utførelsen av viktige dokumenter - dette er bare en liten del av ansvaret til en kvalifisert eksekutiv assistent.

Det er feil å identifisere stillingene og følgelig oppgavene som utføres av sekretær, assistent, kontorsjef og daglig assistent. Dersom de første stillingene innebærer flere hjelpefunksjoner, kreves det at assisterende leder har organisatoriske og administrative funksjoner. Det er ingen tilfeldighet at kvalifikasjonskatalogen klassifiserer denne stillingen som leder.

Følgelig presenteres kravene som stilles til en ansatt i stillingen som assisterende leder som for ledelse: fra utdanningsnivå, til kvalifikasjoner og tidligere arbeidserfaring. Personlige egenskaper er også svært viktige.

Siden verken arbeidskontrakten eller andre dokumenter inneholder en detaljert redegjørelse for assisterende leders kompetanse, må de gjenspeiles så nøyaktig som mulig i stillingsbeskrivelsen. Funksjoner i instruksjonene for stillingen "Assistant Manager":

Detaljert definisjon av mandat
Utarbeide instruksjoner som ligner på instruksjonene til lederen (unntatt, selvfølgelig, funksjonen til direkte ledelse og å ta individuelle beslutninger)
Hensyn til den konfidensielle karakteren til enkelte ansvarsområder
Økt ansvar for uredelighet (som tar hensyn til mulige konsekvenser av å forårsake skade på arbeidsgiver)
Evne til å utføre funksjoner i tillegg delegert av lederen.

Generelle krav til assisterende leder

Det stilles ofte spesielle krav til stillingen som assisterende leder.

Avsnittet "Generelle bestemmelser" kan, i tillegg til å liste opp kravene til erfaring og utdanning, også inneholde nødvendige ferdigheter, underordning og utskiftingsprosedyre. Oftest er følgende forhold etablert:

Høyere utdanning
Erfaring (vanligvis minst 1 år, noen ganger mer)
Kjennskap til fremmedspråk.
Forretningskommunikasjon, skrive- og etiketteferdigheter
Ferdighet innen kontorutstyr
Stressmotstand

I tillegg må en ansatt i denne stillingen kjenne bedriftens lokale forskrifter og komme overens med ansatte og ledelse. Når det gjelder fremmedspråk, er det verdt å kreve kunnskap bare i de tilfellene hvis assistenten vil bruke dem praktisk talt i løpet av utførelsen av sine oppgaver.

En person som innehar stillingen som assisterende leder skal kunne bruke og lagre konfidensiell informasjon.

Ansvar og rettigheter

Vanligvis inkluderer ansvaret til en assisterende leder:

Utføre direkte ledelsesoppgaver
Planlegging og koordinering av leders arbeidstid
Kontroll og organisering av forhandlinger (både telefonisk og muntlig)
Utarbeide og redigere forretningsdokumentasjon
Kontroll av konfidensialitet og sikkerhet for dokumentasjon

Funksjoner som kopiering, vedlikehold av informasjonsdatabaser og annet teknisk og støttende arbeid utføres vanligvis av en sekretær (sekretærassistent). For vellykket arbeid gis assisterende leder ganske brede rettigheter:

Representere organisasjonens interesser under møter og telefonsamtaler
Be om nødvendig informasjon og dokumenter fra ansatte for å utføre instruksjonene til lederen
Innenfor grensene for delegert myndighet, gjennomføre korrespondanse og forhandlinger, godkjenne dokumenter for å løse aktuelle problemer.

Selvfølgelig supplerer eller endrer hver organisasjon, med hensyn til arten av dens aktiviteter, listen over rettigheter gitt til ansatte.

Ansvarsgrenser

Stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder lar deg unngå rettssaker i fremtiden

Når du etablerer ansvar, bør du huske de juridiske normene:

For manglende oppfyllelse av offisielle plikter - i henhold til arbeidsloven
For lovbrudd - innenfor grensene for administrativ, sivil og straffelovgivning
For materiell skade - i samsvar med normene i arbeids- og sivilloven.

Ved å utvikle en stillingsbeskrivelse for en assisterende leder, under hensyntagen til normene i gjeldende lovgivning og spesifikasjonene til aktivitetene til en bestemt organisasjon, kan du ikke bare velge den mest passende medarbeideren for en slik ansvarlig stilling, men også unngå mulige rettssaker i fremtiden.

En persons arbeidsforhold og effektivitet kan avhenge av detaljgrad og spesifikasjon. Til syvende og sist trenger lederen en ekte, pliktoppfyllende assistent. Vi bør også gjøre leserne våre oppmerksomme på at en leder kan ha flere assistenter. De kan ha spesialisering i tekniske spørsmål, økonomiske spørsmål, etc.

Det er en type leder som ikke har varamedlemmer i staben. Han gjør alt selv, og flere assistenter hjelper ham rett og slett med dette. Han tar alle avgjørelser alene. For å utarbeide en arbeidsbeskrivelse av høy kvalitet for en assisterende leder, er det nødvendig å involvere lederen selv i prosessen. Ellers blir det bare et stykke papir.

Videoen vil lære deg hvordan du kan bli selvsikker og bestå et jobbintervju:

Har du lagt merke til en feil? Velg den og klikk Ctrl+Enter for å gi oss beskjed.

Personlig assistent - hvem er det?

Personlig assistent - hvem er det? Ved første øyekast er en personlig assistent ikke forskjellig fra en sekretær, ansvaret er det samme og arbeidsforholdene er like. La oss se på yrket "personlig assistent" mer detaljert.

Så, personlig assistent - hvem er det? Det finnes nok ikke mer kontroversiell stilling enn en personlig assistent for en leder. De forveksles ofte med en personlig sekretær eller kontorsjef. Det er faktisk mange likheter i ansvar og krav til disse profesjonene, men det er også betydelige forskjeller.

En personlig assistent eller utøvende assistent er en profesjonell innen sitt felt som husker alt, alltid.

Personer med sekretær- og kontorarbeidskompetanse, høye faglige egenskaper og evne til å sette lederens interesser over personlige egner seg for stillingen som personlig assistent. Suksessen til hele virksomheten avhenger av riktig valg av en assistent.

Ansvar for den personlige assistenten til lederen:

Hovedoppgaven til en personlig assistent er å frigjøre lederen fra å løse administrative og organisatoriske problemer. Gjør arbeidet hans så komfortabelt som mulig.

Hva gjør en personlig assistent?

koordinerer arbeidsprosessen og styrer lederens tid. Organiserer møter, forhandlinger og avtaler. Planlegger tid, setter prioriteringer, varsler deltakere. Minner deg om bursdager og viktige hendelser i tide;
filtrerer flyten av telefonsamtaler og meldinger, e-postforespørsler;
kontorarbeid i sin helhet: behandling og regnskapsføring av innkommende, utgående og intern korrespondanse, registrering av dokumenter, organisering av permanent og midlertidig lagring av dokumenter, sending av korrespondanse;
fører forretningskorrespondanse på russisk/engelsk;
kommuniserer lederens instruksjoner til utøverne. Overvåker fullføring av oppgaver i tide;
skaper komfortable arbeidsforhold for lederen på arbeidsplassen og hjelper til med å løse problemer i personlige saker (betale regninger, samhandle med familien, velge og kjøpe gaver, etc.);
full reisestøtte for lederen og hans familie: bestilling av billetter, bestilling av hotell, skaffelse av visum, bestilling av transport, leie av biler, yachter, privat luftfart.

I praksis utfører en personlig assistent noen oppgaver fra forretningsområdet der lederen jobber. En personlig assistent kan fungere som en personlig sekretær, eller bli høyre hånd for sin leder og utføre mer komplekse oppgaver.

Assistenter eller eksekutivassistenter blir ofte fullverdige varamedlemmer og har en stab av ansatte og en personlig sekretær under seg. Nyutdannede ved universiteter og institutter anser stillingen til en personlig assistent som en start i begynnelsen av karrieren. Dessuten er assistentens arbeid ganske anstendig betalt.

I dag vil vi vurdere emnet: "jobbbeskrivelse av en assisterende leder", vi vil prøve å fremheve det viktigste og om nødvendig en handlingsalgoritme. Samtidig har du tilgang til eksklusive kommentarer fra vår ekspert. Du kan stille alle spørsmål i en spesiell form etter artikkelen. Vær oppmerksom på at før du stiller spørsmål, bør du lese artikkelen nøye, fordi de fleste svarene allerede er der.

En stillingsbeskrivelse for en assisterende leder er laget for å effektivisere arbeidsforhold. Dokumentet skisserer funksjonelle plikter, ansvar og rettigheter til den ansatte.

Stillingen som "assistentleder" i forskjellige organisasjoner kan kalles forskjellig: personlig assistent for direktøren, assisterende leder, sekretær.

Eksempel på en typisk stillingsbeskrivelse for en assisterende leder

1. En assisterende leder tilsettes i stillingen og avskjediges fra denne etter ordre fra organisasjonssjefen.

2. Assisterende leder rapporterer direkte til leder av virksomheten.

3. Under assisterende leders fravær overføres hans rettigheter og funksjonelle ansvar til en annen tjenestemann, som rapportert i bestillingen for organisasjonen.

4. I stillingen som assisterende leder tilsettes person med høyere utdanning og minst ett års erfaring fra tilsvarende arbeid.

5. Assisterende leder veiledes i sin virksomhet av:

lovgivning i den russiske føderasjonen;
Interne arbeidsbestemmelser, charter og andre forskrifter i selskapet;
ordre og instrukser fra ledelsen;
denne stillingsbeskrivelsen.

6. Assisterende leder må vite:

etablert prosedyre for håndtering av dokumenter i organisasjonen;
regler for forretningskommunikasjon og etikette;
prosedyre for vedlikehold av rapporteringsdokumentasjon;
regler for bruk av kontorutstyr og kommunikasjonsutstyr;
grunnleggende om å jobbe i et tekstredigeringsprogram, regneark;
grunnleggende om kontorarbeid;
organisasjonsstrukturen til selskapet;
prosedyre for inngåelse og gjennomføring av kontrakter.

Assisterende leder er tildelt følgende funksjonsansvar:

1. Planlegging av lederens arbeidsdag: utvikle og koordinere en tidsplan for møter, besøk, samtaler, mottakelser og andre handlinger.

2. Personlig ledsagelse av leder på møter, mottakelser og turer.

3. Teknisk støtte for lederens arbeid: bestilling av billetter, transport; organisering av forhandlinger og møter.

4. Opprettholde referater og andre dokumenter som registrerer fremdriften og resultatene av møter, sesjoner, forhandlinger.

5. Gjøre oppmerksom på ansatte i strukturelle divisjoner av organisasjonen instruksjoner, ordrer for ledelse og overvåking av implementeringen av dem.

6. Innsamling av informasjon, utarbeidelse og levering av analytiske, informasjons-, referanse- og andre rapporter til ledelsen.

7. Utføre kontorarbeid, motta korrespondanse sendt til leder.

8. Registrering av besøkende for en personlig avtale med lederen, organisering av mottak.

9. Mottak av dokumenter og søknader om underskrift fra leder, deres registrering, regnskap og overføring til leder.

10. Utarbeide brev, forespørsler og andre dokumenter på vegne av ledelsen.

11. Forberedelse av møter, møter, møter holdt av leder. Samle inn nødvendig materiale, varsle deltakerne om tid, sted og agenda.

12. Utføre offisielle oppdrag til leder.

Assisterende leder har rett til:

1. Motta informasjon i den grad det er nødvendig for å fullføre tildelte oppgaver.

2. Send forslag til ledelsen for å forbedre deres arbeid og rasjonalisere virksomheten.

3. Send forespørsler til avdelinger i organisasjonen (på vegne av lederen eller på personlig initiativ) for å innhente dokumenter som er nødvendige for å oppfylle hans offisielle plikter.

4. Kreve at ledelsen av institusjonen skaper de nødvendige forutsetninger for utførelsen av hans offisielle oppgaver.

5. Ta selvstendige beslutninger innenfor din kompetanse.

6. Ha tilgang til konfidensiell informasjon når et forretningsbehov oppstår.

Assisterende leder er ansvarlig for:

1. Gi ansatte i organisasjonen falsk informasjon.

2. Feilaktig utførelse av ens offisielle plikter.

3. Å forårsake materiell skade på organisasjonen, staten, dens motparter og ansatte.

4. Brudd på frister for gjennomføring av tildelte oppgaver.

5. Brudd på bestemmelsene i organisasjonens styrende dokumenter, vedtak, forskrifter.

6. Avsløring av forretningshemmeligheter, personopplysninger, konfidensiell informasjon.

7. Handlinger utenfor hans kompetanse.

8. Brudd på arbeidsdisiplin, sikkerhetsforskrifter, interne arbeidsbestemmelser, brannvern.

9. Brudd på forretningsetikettestandarder, uhøflig behandling av forretningspartnere, besøkende og ansatte i organisasjonen.

Stillingsbeskrivelse: krav til assisterende leder, hans fullmakter og rettigheter + tips om bruk av hans rettigheter

Når du danner en stab, må lederen for enhver organisasjon informere den innleide ansatte om hans offisielle ansvar. Når du skriver en instruksjon, må lederen opprettholde rekkefølgen av dens seksjoner og den spesifikke strukturen.b Karakteristikkene til yrket er vanligvis beskrevet, den offisielle posisjonen til den ansatte i strukturen, kravene, hans rettigheter og plikter er angitt. Assisterende leder, som andre ansatte i organisasjonen, er forpliktet til å handle og overholde alle kravene i dette dokumentet.

Yrket assisterende leder har betydning for produksjonsledelse. Spesialisten behandler organisatoriske spørsmål innen koordinering av virksomheten til en forretningsenhet. Arbeidsoppgavene hans er motstridende og tvetydige. De er etablert av selskapets leder ved hvert foretak individuelt, under hensyntagen til de spesifikke aktivitetene, kreftene til ledergruppen og deres ønsker.

Yrke assisterende leder

Ansvaret til en spesialist blir ofte forvekslet med ansvaret til en sekretær eller kontorsjef. Men faktisk er dette forskjellige spesialiteter, som involverer forskjellige rettigheter, plikter og en liste over saker.

Assisterende leder er ansvarlig for den organisatoriske virksomheten i selskapet. Hans ansvar inkluderer også å koordinere møter med partnere og kunder. Direktøren har rett til å overdra deler av sine oppgaver til arbeidstakeren, forutsatt at de er tillagt ham ved administrativ dokumentasjon. Jobbansvaret til assisterende leder innebærer å utføre følgende liste over arbeider:

planlegge møter;
organisering av forretningsreiser;
papirarbeid;
godkjenning eller signatur av dokumentasjon innenfor dens kompetanse;
sikre et normalt klima i laget;
gjennomføre telefonsamtaler;
kjøp av skrivesaker;
Forhandling.

Standard ansvar

Stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder inkluderer en liste over standardoppgaver som den ansatte er pålagt å utføre. De er relatert til organiseringen av kontorarbeid til en forretningsenhet. Den ansattes aktivitetsomfang kan reduseres til å løse dokumentariske problemer som kun er relevante for ledelsen i selskapet.

Det er alltid uklarheter i ansettelseskontrakten til en assisterende leder, siden det ikke er klart regulert hva arbeidstakerens plikter er.

Det er dannet av et notat om at han ikke bare må utføre profesjonelle oppgaver, men også personlige instruksjoner fra ledelsen. I noen virksomheter koordinerer spesialister hans aktiviteter, lager en arbeidsplan, lager avtaler for å motta besøkende, utarbeider møteplaner, minner direktøren om hendelser og behovet for spesifikke aktiviteter, og lager også en arbeidsplan for ham. Medhjelperens oppgaver kan også omfatte korrespondanse på vegne av selskapet, gjennomføring av telefonsamtaler i virksomhetsenhetens interesse, samt søk etter informasjon etter anmodning fra styremedlemmene.

Ytterligere forpliktelser

Når du søker på en stilling som assisterende leder, bør du ikke forvente at ansvarslisten begrenses til deres standardsett, avtalt på intervjuet. Spesialisten må forstå profesjonens spesifikasjoner og være klar til å påta seg eventuelle forpliktelser som instruert av ledelsen. Implementeringen av dem kan kreve ytterligere kunnskap og kvalifikasjoner, og kan til og med involvere fysisk arbeid, noe som er viktig i sammenheng med å forebygge eller eliminere nødsituasjoner.

Krav til en spesialist og hans jobbansvar

Assistenten kan bli belastet med å overvåke tilstanden til arbeidsvernet ved virksomheten og overholdelse av brannsikkerhetsregler av ansatte. For å takle slike oppgaver må han gjennomgå ytterligere opplæring.

Les også: Stillingsbeskrivelse for bensinstasjonsoperatør

Assisterende leders kunnskaper i fremmedspråk er velkommen, som han kan bruke under forhandlinger. De er ofte konfidensielle, som et resultat av at ledelsen ikke ønsker å ty til tjenestene til en tredjepartsoversetter for ikke å avsløre informasjon. I slike situasjoner må assistenten følge lederen på forretningsreiser, som han oftest må organisere selv. Han vil være ansvarlig for å løse alle hverdagslige problemer vedrørende kjøp av billetter, drivstoff, bestilling av taxi og registrering av hotell. Han vil også måtte løse alle dokumentariske problemer og problemer med å bo i en annen by eller et annet land.

Faglige krav

Krav til en spesialist er dannet i samsvar med ledelsens idé om yrket.

Oftest blir det sett på som en lederstilling med potensial for en karrierestart. Direktøren, som ønsker å se en kompetent spesialist i sin assistent, vil se etter en person med erfaring innen ledelse og administrasjon. I store virksomheter velger ledelsen en assistent som har kunnskap innen det juridiske feltet.

Funksjonelt ansvar

For å utføre de tildelte oppgavene effektivt, må spesialisten ha ferdigheter i å jobbe med kontorprogrammer, være lesekyndig og raskt kunne skrive tekster. Kunnskap om fremmedspråk og dataprogrammer er velkommen, noe som kan være nyttig eller til og med nødvendig for å hjelpe virksomheten til selskapets ledergruppe.

Funksjonene til en assisterende leder kan omfatte å opprettholde korrespondanse og organisere dokumentflyt, noe som forplikter ham til å kjenne til det grunnleggende om etikette som brukes i forretningsforhold og kontorprosedyrer. For å forhandle er det viktig å kjenne til gjeldende lovverk og være flytende i tale.

De grunnleggende kravene til en spesialist kan suppleres av lederen i samsvar med spesifikasjonene til selskapets aktiviteter og hans personlige forståelse av nyansene i spesialistens arbeid. Søkeren kan bli pålagt å ta videregående kurs eller ha en bedriftsutdanning.

Personlige kvaliteter

Stillingens spesifikasjoner bestemmer kravene til eierens personlige egenskaper. Spesialisten opererer under direkte tilsyn av arbeidsgiveren, som et resultat av at han må være den første til å bære sin vrede, uttrykt ved misnøye med resultatet av ikke bare arbeidet personlig utført, men også aktivitetene til de ansatte underordnet til ham. For å normalt kunne oppfatte konfliktsituasjoner må du ha en slik egenskap som stressmotstand.

Krav til spesialistkunnskap

Mest sannsynlig vil ledelsen bestrebe seg på å flytte en rekke av sine oppgaver til en assistent, så du må være forberedt på multitasking, som innebærer høy kvalitet og kompetent parallell vurdering og løsning av flere oppgaver. Arbeidstakeren må være forberedt på at de ofte vil gå utenfor rammen av forretningssamarbeid.

Hovedressursen til enhver organisasjon er dens ansatte. Det er de som bidrar til produksjonens vekst og velstand. Kompetente sjefer verdsetter sine ansatte. Blant andre betydelige stillinger skiller assisterende leder seg spesielt ut. Ansvaret og betydningen av det er vanskelig å overvurdere. Dette er høyre hånd og hovedrådgiver, arrangementsarrangør og møtekoordinator. Uten en god assistent vil det være svært vanskelig for en toppleder å lede en virksomhet.

Karakteristiske trekk og detaljer ved assistentens aktiviteter

Det er ingen stilling som vil være så motstridende og tvetydig i sine krav som en assisterende leder. Ansvaret til ansatte som er engasjert i denne typen aktivitet inkluderer ganske mange elementer. I tillegg blir personlige assistenter ofte forvekslet med sekretærer eller kontorledere. Selv om disse er like, er de forskjellige typer aktiviteter.

Funksjonelle ansvar for assisterende leder:

Sikre sjefens arbeidsdag - tidsplan, møter, signering av dokumenter og forretningsreiser;
gi en komfortabel arbeidsplass for en toppleder - ta vare på mikroklimaet, rensligheten og komforten til lokalene;
arbeide med lederens dokumenter, spesielt med innkommende brev og anrop;
sikre psykologisk komfort for overordnede;
gjennomføre innledende forhandlinger;
oversettelse;
håndtering av skrivesaker osv.

Denne listen er mye bredere enn både sekretæroppgaver og administrative oppgaver. Imidlertid vil spesifikasjonene som en ansatt står overfor i stillingen som "personlig assistent for lederen," ansvaret og nyansene til aktiviteten være forskjellige for forskjellige arbeidsgivere.

Det hender at dette hovedsakelig er sekretærarbeid. Eller assistenten er utelukkende opptatt med å sørge for sjefens komfort og orden. Noen assistenter er fullverdige varamedlemmer og har egne ansatte underlagt seg.

Profesjonelle forespørsler fra arbeidsgiver om en kandidat til stillingen som "assistentleder", ansvar og utdanningskrav

Krav til grunnutdanning og arbeidserfaring vil variere, avhengig av ledelsens syn. Oftest regnes denne ledige stillingen som en start i en karriere. En seriøs toppleder vil imidlertid se etter en person med en viss faglig og livserfaring som assistent.

Minimumskravet er videregående spesialisert utdanning knyttet til administrasjon eller rettsvitenskap. I tillegg forventer arbeidsgivere følgende faglige egenskaper fra søkere:

evne til å jobbe i alle kontorprogrammer;
høy utskriftshastighet;
leseferdighet;
kunnskap om minst ett fremmedspråk, oftest engelsk;
kunnskap om grunnleggende programmering og ikke-standard dataprogrammer;
evne til å utføre kontorarbeid og korrespondanse i samsvar med regulatoriske krav;
kunnskap om det grunnleggende i gjeldende lovgivning;
kompetent, holdt tale.

Dette er minimumskravene for en søker til stillingen som "personlig assistent for lederen." Ansvar kan også suppleres, avhengig av omfanget av organisasjonen. Ved enkelte virksomheter anses spesialisert eller relatert utdanning som et obligatorisk vilkår for å ansette en slik jobb. I tillegg anses ytterligere bedriftsutdanning eller videregående opplæringskurs som et stort pluss.

Krav til personlige egenskaper til en assistent

I tillegg til profesjonelle, er assistenter til toppledere pålagt å oppfylle en rekke personlige krav. Spesifikasjonene til stillingen som "assistentleder", pliktene og funksjonene i arbeidet krever en spesiell karakter.

Først av alt, dette:

motstand mot stress - tross alt må assistenten ofte være den første til å bære vreden til sine overordnede og lytte til misnøyen til sine underordnede;
multitasking – evnen til å gjøre flere ting samtidig – er den mest verdifulle egenskapen til en god assistent;
positiv tenkning - uten dette karaktertrekket vil en assisterende leder ikke være i stand til å takle tilleggsansvar, fordi hans aktiviteter ofte går utover omfanget av standard forretningssamarbeid;
høy læringsevne - ønsket om å lære nye ting og grundig forstå arbeidsprosessen bør være til stede hos enhver god assistent.

Dette er bare de grunnleggende, grunnleggende karaktertrekkene som hver assisterende leder trenger for vellykket profesjonell aktivitet. Men det viktigste personlige kravet er at temperamentet og atferdsegenskapene til sjefen og assistenten ikke skal være dissonante, men ideelt sett utfylle hverandre.

Generelt ansvar for en assisterende leder

Assistenten jobber direkte med ledelsen i organisasjonen, og utfører både personlige oppdrag og faglige oppgaver. De inkluderer vanligvis:

holde oversikt over lederen, og i noen tilfeller hele organisasjonen. Ved enkeltbedrifter administrerer assistenter organisasjonens sekretariat;
koordinering av forvaltningsaktiviteter. Lage tidsplaner for forretningsmøter, minne overordnede om arrangementer og aktiviteter av ulike slag;
føre korrespondanse på vegne av organisasjonen;
mottak og redistribuering av innkommende telefonsamtaler;
gi lederen all nødvendig informasjon på forespørsel.

Ytterligere ansvar for en assistent for lederen av en organisasjon

En personlig assistent for en leder med tilleggsansvar og funksjoner er den vanligste ledige stillingen for dette aktivitetsfeltet. Oftest leter ledelsen etter en ganske mangefasettert medarbeider som er i stand til å utvide ansvar.

De vanligste tilleggsansvarene er:

oversettelse fra fremmedspråk, også under forhandlinger. Ledelsen kan ikke alltid stole fullt ut på tredjepartsarbeidere, og her er kunnskap om i det minste engelsk svært nyttig;
organisere turer for lederen og følge ham på turer. Slike aktiviteter forutsetter at assistenten tar seg av alle hverdagslige aspekter: bevegelse, bestilling av taxi og hotell, organisering av måltider og papirarbeid;
ledsager overordnede til protokollhendelser;
husholdningstjenester.

Denne listen er langt fra komplett. Oftest er det ganske vanskelig å entydig svare på spørsmålet om hva som er ansvaret til en assisterende leder? Denne aktiviteten er svært mangfoldig. Hver sjef stiller sine egne krav, det viktigste er å sørge for at alle er innenfor loven.

Arbeidstid til personlig assistent

Et av hovedtrekkene ved denne aktiviteten er avhengigheten av arbeidstiden til den ansatte av ledelsen. Standard arbeidsdag er selvfølgelig åtte timer. Faktisk sammenligner assistenter sitt regime med sine overordnede.

Denne «uskarpheten» i arbeidstiden, og behovet for alltid å holde kontakten med ledelsen, fraråder ofte nyutdannede fra disse ledige stillingene. Faktisk må du ikke jobbe mer enn noe annet sted. Det er bare at tid for hvile og arbeid blir inkonsekvent.

Stillingsbeskrivelse for assisterende leder

Strukturen på stillingen som «assistentleder», ansvar, krav til utdanning og arbeidserfaring skal spesifiseres i stillingsbeskrivelsen. Dette er et dokument som sikrer åpenhet om ledelseskrav og enkel kontroll over utførelsen av ansattes oppgaver.

Stillingsbeskrivelsen er normativ og obligatorisk. Dette dokumentet beskriver alle vanskelighetene ved arbeidet til en assisterende leder. Dette er praktisk talt en veiledning til handling. Dokumentet inkluderer ikke bare plikter, men også rettigheter, ansvar og funksjoner for å løse arbeidskonflikter.

På grunn av den spesifikke karakteren av aktiviteten til en assisterende leder, må spesiell oppmerksomhet rettes mot utarbeidelsen av hans stillingsbeskrivelse. Det er viktig å spesifisere detaljene for jobben, nyansene ved organisering av arbeid og hviletid, og kompensasjon for overtid.

Det er nødvendig å skille stillingsbeskrivelsen til en assistent fra det samme dokumentet for stillingen som "assistent prosjektleder". Sistnevntes oppgaver er ofte midlertidige, som selve arbeidet.

I tillegg skal stillingsbeskrivelsen tydelig angi tittelen på stillingen. Oftest angir de "sekretær", "referentsekretær", "retningssjef". Sørg for at denne oppføringen er i samsvar med gjeldende forskrifter og er oppdatert.

Hva du skal inkludere i en executive assistant CV

Stillingen som personlig assistent er en utmerket start på en kandidats karriere. På denne måten kan du få din første jobb og få enestående yrkeserfaring. Men selv for søkere med erfaring kan denne stillingen virke interessant. Spesielt hvis du planlegger å endre aktivitetsfelt.

Når du kjenner hovedansvaret til en assisterende leder, er det ikke vanskelig å lage en CV. Dette dokumentet forutsetter at du har lest den teoretiske delen av problemet og er klar til å komme i gang. Studer nøye kravene til søkeren og begynn å skrive teksten.

Data som må angis i CV-en for stillingen som "assistent" eller "personlig assistent for leder":

Fullt navn, etternavn og patronym i et CV for et utenlandsk selskap, kun de to første er akseptable.
Familie status. Dette er en obligatorisk post - stillingen som assistent innebærer ofte uregelmessig arbeidstid. Du må være sikker på at en slik tidsplan ikke vil påvirke familiens ansvar negativt.
Utdanning. Oppført i kronologisk rekkefølge. Hvis du fortsatt studerer, må du huske å notere hvor lang tid det vil ta å fullføre. Ofte ansetter arbeidsgivere sisteårsstudenter som assistenter, med påfølgende karriereutvikling. Her, angi dine kunnskaper om et fremmedspråk og nivå av ferdigheter i det.
Erfaring. Poeng fra sist. Hvis du ikke allerede har en, så skriv opp frivillige prosjekter, deltakelse i sosiale aktiviteter eller profesjonelle organisasjoner, pedagogiske praksisplasser og andre passende aktiviteter. Hvis du ikke kan gi noe, ta en referanse fra avgangsavdelingen og skriv at du er klar til å gi den.
Personlige karakteristikker. Gi deg selv en mest mulig ærlig vurdering. Beskriv karakteren din fra synspunktet til klassisk psykologi, og sørg for å merke deg dine styrker og svakheter.
Ytterligere informasjon. Her skal du skrive hvorfor arbeidsgiver skal velge deg fremfor andre søkere. Sørg også for å inkludere ytterligere ferdigheter, for eksempel å ha førerkort. Også på dette tidspunktet vil det være nyttig å skrive om tilgjengeligheten av tilleggsutdanning, avansert opplæringskurs og forretningsutdanning.
Kontakter. Legg igjen så mange måter som mulig å kontakte deg på: mobil- og hjemmetelefonnumre, e-post, Skype, lenke til en sosial nettverksside. Gi kun aktuell informasjon.

En korrekt skrevet CV vil ikke gå ubemerket hen av arbeidsgiveren.

Ansvar for assisterende avdelingsleder

Vanligvis søker jobbsøkere etter en jobb som personlig assistent for en leder. Men det er lettere å begynne å avansere i denne karrierenisjen med stillingen som "assistentsjef for salgsavdelingen." Ansvaret til denne medarbeideren er ikke så omfattende, men erfaringen og utsiktene er uforlignelig større.

Hovedforskjellen mellom assisterende avdelingsledere er deres mer spesifikke og snevert fokuserte aktiviteter. De utfører arbeid relatert til et spesifikt område av produksjon eller ledelse. Denne erfaringen er uvurderlig for videre karriereutvikling.

Ansvaret til en assisterende avdelingsleder omfatter alt det samme som lederen av et foretak. Men det er også en spesiell spesifisitet:

behovet for å kjenne essensen av produksjons-, ledelses- eller handelsprosessen til enheten grundig;
kontakt med assistenter fra andre avdelinger og assistenten til daglig leder;
vedlikeholde avdelingsspesifikk dokumentasjon.

Karrieremuligheter for personlig assistent

Unge ser på denne stillingen som starten på en karriere. Du må imidlertid differensiere hva slags kampanje du ønsker. Horisontal eller vertikal? Hos denne bedriften, eller er dette bare startstreken på en fremtidig CV? Strategien for videre handling avhenger av svarene på disse spørsmålene.

Ledelsen verdsetter gode assistenter, og dette har dessverre en dårlig effekt på karriereveksten deres. Sjefen ønsker ikke å gi slipp på den ideelle medarbeideren, går med på å øke lønnen og gir tilleggsfordeler - dette er et alternativ for en horisontal karriere. Mest vanlig blant personlige assistenter.

Den enkleste måten å gå oppover karrierestigen i en bestemt organisasjon er fra stillingen som assistent til avdelingsleder. Slike stillinger ansettes ofte med utsikter til å bli bedre kjent med den ansatte og lære ham opp. Hvis du vil ha en vertikal karriere, så er dette din vei.

Stillingen som assisterende leder er ikke merkbar for det ytre øye, men har stor betydning for organisasjonen. En kompetent assistent kan forbedre ytelsen til ledelsen og dermed gi mer fortjeneste til bedriften.