Требования этикета к рабочему месту и служебному помещению. Реферат этические стандарты оформления рабочего места сотрудника Несколько слов о дурных манерах

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте.

За рубежом давно поняли: офис -- один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела.

Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Практически любой служебный интерьер отражает имидж компании.

В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию. Семенов А. К., Маслова Е. Л. Этика менеджмента. Учебное пособие. -- 2-е изд. -- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2007

Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:

1. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища.

2. В офисе всегда должно быть чисто и приятно.

Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной "мусорный" ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет.

4. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите.

5. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека

В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.

Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой "Г". Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон.

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте. Так стоит ли жить по образу и подобию советской конторы?

За рубежом давно поняли: офис - один из основных инструментов ведения бизнеса.

Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела.

По виду кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь.

Многие в деловом мире стремятся к тому, чтобы заказчики или покупатели (как постоянные, так и потенциальные) сами приходили к ним: заполучить человека “на свое поле” - значит доказать, что вы более могущественны.

Таким образом, надо стремиться к тому, чтобы ваше “поле”, т. е. то место, где вы принимаете людей, произвело на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмосфера этого места способствовала вашей служебной карьере, а не тормозила бы ее. .Из всего этого следует, что кабинет должен соответствовать нормам, принятым в вашем учреждении, а также вашему положению в рамках фирмы и роду вашей деятельности.

Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой “Г”, так что если вы хотите сесть с кем-то рядом, вполне можно это сделать, если вы хотите сесть подальше от остальных, вы сможете найти и такое место.

Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила: 1.

Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища. 2.

В офисе всегда должно быть чисто и приятно. 3.

Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной “мусорный” ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет. 4.

Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите (особенно крошки). 5.

Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете, а если захотел бы, то что бы этот кабинет мог сказать мне о своем хозяине?

В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.

Стандарты освещения

Как известно, немаловажным фактором поддержания работоспособности сотрудников в течение рабочего дня является правильно выбранный тип освещения. Он должен выбираться в зависимости от таких обстоятельств, как наличие на столах дисплеев, доступность естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовала, а у посетителей начиналась головная боль. Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение.

Современные световые технологии позволяют не только избавить офисных тружеников от головной боли, но и существенно сэкономить на электроэнергии, а также помочь в укреплении имиджа компании.

Освещение офиса нужно приспосабливать к конкретным функциям помещений, к расстановке мебели и к задачам сотрудников, а не наоборот.

В зависимости от задач одно решение может обеспечить помещение ровным белым светом, другое - дать комфортное неяркое освещение, третье - выхватить из полумрака только то, что необходимо для работы, или то, на что нужно обратить внимание посетителя.

Освещение рабочего места должно быть индивидуальным и гибким. На современном рабочем месте свет должен быть максимально индивидуальным и одновременно много- вариантным, позволяя менять направленность, яркость и площадь освещения, потому что задачи человека за столом постоянно меняются. ?

В приемной для создания ощущения комфорта наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол секретаря освещается местными источниками. ?

В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным, без местных источников. ?

В рабочих помещениях освещенность должна составлять по российским нормам 400 люкс. В особых случаях, например, когда люди работают с чертежами, необходимо около 750 люкс. Для того чтобы обеспечить положенную норму, вполне достаточно иметь настольную лампу мощностью 36-40 Вт или 24 Вт с дополнительными отражателями. ?

Принципиальный вопрос представляет и выбор типа ламп: накаливания, люминесцентных, галогеновых, метал- логалогеновых. Люминесцентные трубки бьют традиционные лампы накаливания по всем показателям. При одинаковой мощности светоотдача люминесцентной лампы в 3~5 раз выше, потребляет она в 4,5-5 раз меньше энергии, а служит в 4 раза дольше, чем лампа накаливания. Именно по этим причинам лампы накаливания практически вышли из употребления в западных офиса. Однако у них есть бесспорное преимущество: их теплый желтоватый свет, создающий ощущение уюта. ?

Когда люди работают в основном с экраном (биржевые торговцы, компьютерные дизайнеры), верхний свет может быть минимальным, а местный должен эффективно освещать клавиатуру и бумаги на столе. ?

Не рекомендуется пользоваться встроенными светильниками в кабинетах руководителей, переговорных комнатах и приемных - словом, везде, где важно создать ощущение комфорта и расположить посетителей в свою пользу. ?

Свет в кабинетах вполне может быть теплым, т. е. желтым.

Если у вас есть возможность принимать участие в обсуждении вопроса, какого цвета должны быть стены вашего кабинета, то следует иметь в виду, что помещение со светлыми стенами кажется просторнее, с темными - как бы сокращается в размерах. Не следует красить стены служебных помещений в яркие цвета, например, такие как синий, пурпурный или бирюзовый. Но если окрасить одну стену в синий цвет, - вы оживите комнату, не подавляя при этом интерьера. Чисто белым цветом тоже не рекомендуется красить стены, куда приятнее находиться в бежевых, светло-серых и других мягких тонах.

Правильное цветовое оформление интерьера создает бесконфликтную обстановку в офисе. Цвет постоянно воздействует на человека, его влияние сказывается на трудоспособности. Однако современные работодатели меньше всего думают о цветовом климате помещений для собственных сотрудников. Причем многим из них о таком воздействии цвета просто ничего не известно. Так, например, один из заказчиков дизайнерской фирмы попросил выкрасить кабинет в черный цвет и на предостережения, что это плохо скажется на здоровье, не реагировал. Через пару месяцев пришел опять, уже за помощью.

В многолюдных помещениях, какими часто и являются офисы, цветовая гамма должна быть как можно спокойнее, поэтому до сих пор считается наиболее классическим серый цвет. Однако передозировка серого чаще всего не лучшим образом сказывается на психологическом состоянии человека

и, следовательно, на его работоспособности. По исследованиям психологов, существует прямая зависимость между ростом апатии, утомляемости и преобладанием в интерьере белых и светло-серых оттенков.

Специфика деятельности требует особого подбора цветов. Л. Н. Миронова в пособии “Цветология” дает некоторые рекомендации по практическому использованию цвета в производственных и офисных помещениях:

с физиологической точки зрения к самым благоприятным относят зеленый, желтый, белый цвета. Зеленый цвет способствует концентрации и положительно влияет на зрение, предупреждает раннее утомление.

при работе, требующей постоянной сосредоточенности или однообразных действий, предпочтительнее оттенки холодных цветов - зеленого, сине-зеленого. А при работе, периодически требующей интенсивности умственной или физической нагрузки, рекомендуются оттенки теплых цветов, которые вызывают активность. В то же время цветовое оформление не должно отвлекать от работы. Поэтому целесообразно применять светло-желтый и зеленый цвета, которые стимулируют умственную деятельность.

монохромность также утомительна для глаз, как и чрезмерная насыщенность цвета. Утомляющее воздействие оказывает также большой контраст.

в шумных помещениях желательно применение “тихой” гаммы - холодных и малонасыщенных оттенков.

Стиль интерьера

Стиль интерьера, качество и марка мебели несут информацию о хозяине помещения, являются слагаемыми имиджа корпорации. По стилю интерьера вашим клиентам и прочим посетителям будет легче судить о фирме “по одежке”, без предварительного знакомства.

Различают стили интерьера:

Классика, которая чаще всего используется в так называемых У1Р-зонах, где работают и встречаются топ-менеджеры, здесь на одного человека приходится в среднем 15 кв. м площади. Начиная с середины XVIII в. в России вошел в моду кабинет в английском стиле. “Статусное” значение этого стиля сохраняется до сих пор. Английский кабинет - это деревянные панели темного дерева (в человеческий рост или ниже) на стенах, верхняя часть стен может быть либо покрашена, либо оформлена штофными обоями; темный деревянный филенчатый, т. е. с квадратными выемками, потолок. Негласное правило, сохраняющее силу в российском корпоративном мире, состоит в том, что чем больше дерева и чем оно качественнее, тем выше статус хозяина кабинета.

Классика модернизма. Офисная мебель в стиле “модерн” выглядит более привычно. Столы округлых форм, открытые шкафы, стеклянные дверки в металлических рамках и стеклянные полки. Основы этого стиля - простота, качество и функциональность. Например, стул из гнутых труб, на которые натянуты кожаные ленты. Наиболее часто применяемые материалы в мебели этого стиля - никелированные трубы, кожаные ленты или “плетенка”, мех. Это интерьер очень высокого качества, но внешне все выглядит очень просто. Хозяином его может быть весьма эрудированный и очень богатый человек, уважающий себя, самодостаточный: чтобы комфортно себя чувствовать в такой стерильной обстановке, надо не нуждаться во внешних свидетельствах своей значимости. Это “продвинутый” человек, знающий толк в дорогих вещах.

“Экологический” стиль. К слову “экологический” следовало бы добавить эргономичный и долговечный. В “экологической” мебели используются в основном светлые породы дерева, стекло, металл, в обивке не кожа, а ткань типа “рогожки”. Это так называемый “скандинавский” стиль. В России этому стилевому направлению пока не очень везет. Виноват “психологический тормоз”. Образ банка, например, сформирован американскими фильмами: банкир курит сигару в кабинете темного дерева с резными панелями. Это хорошо для первого впечатления. Однако намного приятнее работать в солнечном помещении.

Хайтек. Еще одно модное направление, распространившееся в серьезных офисах, - различные вариации на темы “высоких технологий”. Здесь основная роль отводится металлу и стеклу. Характерной чертой этого стиля является тщательная отделка и подгонка деталей, продуманность и отсутствие украшений. Конструкции либо являются, либо кажутся сборно-разборными. Хорошим примером может служить продукция шведской фирмы ВаИоп. Это конструктор, из которого можно собрать стеллажи, письменные столы, стойку приемной, офисную кухню. Есть много вариантов цветовых решений. Причем из чего-то исключительного это направление уже успело стать “одним из”, оно вполне узнаваемо и говорит об обладателе такой мебели, что тот вступил в XXI век. Хайтек в чистом виде в моде у модельных агентств, пиар- и телекоммуникационных компаний.

“Выпендреж”. Некоторым фирмам важно показать творческий подход к проблеме заказчика: чем “сумасшедшее” офис компании, тем интереснее она подойдет к решению задачи клиента.

Есть мебельные фирмы, специализирующиеся на этом стилевом направлении. У фирмы Ес1га (Италия) есть шкафы, которые строятся из цветных блоков, как из кубиков. Больше 200 предлагаемых цветов дают возможность собрать шкаф- картину. Мебелью этой фирмы пользуются многие рекламные кампании, эта фирма оформляет студии МТУ по всему миру.

В качестве акцентов в интерьере творческой фирмы могут быть такие “выпендрежные” вещи, как диван-”губы” по дизайну Сальвадора Дали, кресла в форме лилии, розы, - словом, то, что ни одна финансовая структура себе не позволит.

Даже оказавшись в серьезном офисном комплексе с безликим евроремонтом, рекламные фирмы начинают приспосабливать его под свой темперамент: расставляют “странные” предметы, развешивают постеры и собственные работы. Отдельно несколько слов о помещении, где обычно ведутся переговоры. Комната должна быть обставлена сугубо функционально: удобные кресла и столы, если надо - демонстрационный экран и воспроизводящая аппаратура, возможно, букет цветов, но не на высоких ножках и вазах. Само собой, обязательны хорошее освещение и вентиляции. Но ничего лишнего! Всяческие аквариумы, статуи, картины и т. п. уместны в личном кабинете или в комнате отдыха, а в помещении для переговоров они свидетельствуют о том, что хозяин либо лишен вкуса, либо, что вероятнее, надеется с помощью этих вещей (их называют манипулятивными) манипулировать вами, отвлечь внимание от чего-то важного.

Не следует покупать сверхдорогие кабинеты руководителей и в то же время самые дешевые столы и стулья для сотрудников, ведь в процессе деловых отношений деловые партнеры будут работать не только и не столько с генеральным директором, сколько с конкретными исполнителями. 2.

Помещения, где работают с бумагами или компьютерами, принято обставлять мебелью холодных тонов - она, как считается, меньше отвлекает от работы. 3.

Для офисов, где принимают клиентов, выбирают обстановку светлого дерева теплых оттенков - такой интерьер создает располагающую к общению атмосферу. 4.

Работникам сферы услуг (например, турфирмам) можно покупать ультрамодную мебель вызывающих цветов (синего, лилового). Они хотят произвести самое сильное впечатление на посетителей и используют яркий интерьер в качестве приманки для них.

Помехи и раздражители

Для продуктивной работы нам нужно не полное отсутствие помех и раздражителей, а умение их фильтровать. Психологи утверждают, что у людей формируется наркотическая зависимость от внешних раздражителей, а полное их отсутствие может привести к тяжелым психическим нарушениям. С этой проблемой сталкиваются космонавты, альпинисты и подводники.

Люди склонны привыкать к своей рабочей обстановке и даже идеализировать ее, если работа им нравится. И наоборот, на нелюбимой работе даже привычный стул может вгонять сотрудника в отчаяние, лишний раз напоминая о том, что человек находится не на своем месте.

Так, например, условия работы на бирже настолько тяжелы, что страховые компании отказывают брокерам старше 30 лет в некоторых услугах. Однако гремучая смесь из постоянного ощущения риска, ответственности за чужие деньги, гула сотен голосов и звонков в торговом зале скорее стимулирует этих людей, чем отвлекает.

Исследования института технической эстетики позволяют составить представление о том, что больше всего раздражает и мешает работать людям в офисных условиях. Основные помехи: неудобная мебель, теснота, плохая организация хранения документов, нерациональная планировка помещений, недостаточная изоляция от сослуживцев, отсутствие природно-декоративных элементов (по степени убывания).

Основными причинами возникновения отвлекающих шумов опрошенные (служащие министерств и других госучреждений) назвали прием посетителей и деловое и неделовое общение сотрудников там, где другие работают, одновременные телефонные разговоры нескольких человек и только в последнюю очередь компьютеры и оргтехнику.

Ни одна из перечисленных проблем не должна беспокоить обитателей современного бфиса, поскольку это слишком дорого обходится работодателю. Компания не может себе позволить тратить дорогостоящее время квалифицированного работника на борьбу с бытовыми раздражителями. Все бытовые помехи должны быть устранены до того, как сотрудник появляется в офисе.

К устройству “беспроблемной” офисной жизни обычно подходят с двух сторон - архитектурной и организационной. Архитектор отвечает за создание помещения, которое позволит работать максимально эффективно, а руководство должно позаботиться о том, чтобы организация работы в нем позволяла работнику концентрироваться на деле, а не заниматься борьбой с незапланированными посетителями и шумом или поисками обогревателя.

При найме ценных работников подобные вопросы, как правило, оговариваются. Не нужно работать 20 часов в сутки, достаточно 8, но в течение этого времени работник должен быть занят только работой. Сотрудника ничто не должно отвлекать. Например, чтобы он не беспокоился о здоровье ребенка, у него должна быть хорошая медицинская страховка. Чтобы он не беспокоился о том, как добраться до места встречи с клиентом, у него должна быть машина с водителем. Чтобы у него не возникали проблемы со связью, он должен быть обеспечен портативным компьютером и сотовым телефоном.

Однако частные компании мало заботятся о профессиональном оформлении своих помещений.

Вместе с тем есть средства, которых вполне достаточно, чтобы устранить основные раздражающие факторы или хотя бы свести их влияние на производительность к минимуму. 1.

В грамотно спланированном офисе люди, занятые разными делами, не смешиваются между собой: те, кто постоянно “сидит” на телефоне, отделены от тех, кому важна концентрация на цифрах или текстах. 2.

Переговоры проводятся в специальной комнате и не мешают тем, кто находится в рабочем помещении. 3.

Место секретаря - с телефонами и с постоянными посетителями - также выделено в отдельную зону. 4.

Мощный копировальный аппарат с его шумом и озоновыми испарениями тоже располагается в стороне от рабочих мест. 5.

Помимо планировки проблему помех можно решить с помощью звукоизолирующих перегородок, можно варьировать покрытие для пола: ковровое, например, глушит шаги, но линолеум более гигиеничен. Двери, снабженные “доводчиками”, не будут хлопать у работников над ухом. Двойное или тройное остекление, а особенно вакуумные стеклопакеты, позволяют свести воздействия внешнего мира к минимуму. 6.

Важны не столько условия работы, сколько возможность их менять, управлять ими. Если температуру, вентиляцию и освещение можно легко регулировать, люди гораздо спокойнее относятся к мелким неудобствам офисной жизни. Если окно всегда можно открыть или закрыть, если режим работы кондиционера можно изменить, если свет можно убавить или прибавить, если можно уйти в другую комнату, отключить телефон, люди чувствуют, что ситуация под контролем.

Раздражение не накапливается, если человек чувствует себя хозяином положения, а не заложником враждебных внешних обстоятельств. Заложник вряд ли способен на творческую деятельность, он лишь ждет появления освободителей и старается как-то убить время.

Как обеспечить уединение на работе

Чтобы обеспечить конфиденциальность - одно из требований этикета, необходимо помещение, которое обеспечивало бы возможность работать без посторонних глаз и ушей. Во многих фирмах уже поняли, что каждому работнику для успешной деятельности нужно надежное уединение. В США многие компании отказались от неразгороженных помещений и стали менять низкие перегородки на сплошные - с пола до потолка. Если в вашем офисе “открытый план”, следует быть особенно внимательным, так как ваши телефонные разговоры или беседы с посетителями могут быть услышаны окружающими. Если вам надо отчитать подчиненного, делайте это так, чтобы никто не слышал.

Растения в офисе

В последние годы особое внимание в оформлении офиса уделяется растениям (живым или искусственным). Предпочтительнее, чтобы растения в офисе были живыми. Вокруг нас достаточно неживой пластмассы, ценность имеет именно живое. Живые растения создают в офисе благоприятную атмосферу и защищают работников от офисных болезней, так как обладают терапевтическим эффектом. Например, они уменьшают возможность получить аллергию и заболевания дыхательной системы. В сухом воздухе помещения повышается заряд электростатического электричества, собирающегося на экране компьютера. А электростатическое поле притягивает пыль, порождающую у сотрудников болезни. Растения (и не только традиционные кактусы) делают этот вред гораздо меньшим. Любые растения, требующие полива, увеличивают влажность помещения и тем самым снижают электростатическое поле. По словам специалистов, лимонные, мандариновые или лавровые деревья не только украшают помещение: их листья очищают воздух от бактерий.

Цветочные композиции не должны противоречить общему интерьеру. Особенно много разных растений там, где бизнес предполагает постоянное обслуживание клиентов, например в дорогих отелях.

Вместе с тем следует учитывать, что озеленение живыми растениями - дело хлопотное, так как живые растения не переносят невнимания, за ними необходим постоянный уход.

Если раньше в офис цветы подбирались только с эстетической точки зрения, то сейчас учитывается и экономическая выгода. Сейчас цветы подбираются с учетом того, как падает тень, как колеблется температура зимой и есть ли человек, который будет ухаживать за цветами. Если окна помещения выходят на теневую сторону, то лучше подойдут папоротники, кактусы, суккуленты (живые камни). Неприхотливы также и пальмы.

Для озеленения офиса рекомендуется также использовать китайскую розу (обладает антимикробными свойствами), бегонии, алоэ, герань (устраняет неприятные запахи). В кабинете мужчины-руководителя хорошо выглядят пальмы, лианы, папоротники.

Что повесить на стены

Выбирая репродукции, которые вы хотите повесить на стены офиса, думайте об имидже, который хотите создать. Произведения искусства выбираются в зависимости от типа вашей организации. Яркая палитра Матисса или экспрессивные линии лучше впишутся в обстановку издательской компании, чем финансового учреждения. К офису консервативного стиля больше подойдет, вероятно, какой-нибудь натюрморт или что-то из старых излюбленных мастеров, изображавших более устоявшуюся жизнь, или эпизоды из стародавних времен в духе Рембрандта.

Сидя в четырех стенах, трудно удержаться от соблазна повесить на стену картину или хотя бы плакат. Психологи объясняют это заложенным в каждом из нас стремлением создавать визуальные образы, позволяющие “выглянуть” за пределы ограниченного мира - скажем, офисного.

Если позволить сотрудникам самим решать, что повесить около своего рабочего места, то получится пестрая картина: кому-то нравятся плакаты с Сильвестром Сталлоне, кому- то портреты кошек или календари с видами. И именно это будет определять образ компании для посетителей. Часто они входят в диссонанс с дизайном интерьера, с задачами офиса.

Чтобы избежать подобного диссонанса, нужно ясно определить и сформулировать эти задачи. Важно понять, чего компания хочет добиться, украшая свое помещение.

сделать стены “незаметными” и сконцентрироваться на деле;

произвести впечатление респектабельности и значительности;

“продвинутости”, оригинальности;

стимулировать творческую мысль сотрудников или не отвлекать их.

Так, если компания хочет продемонстрировать нейтраль^ ность и корректность в сочетании с серьезностью, для оформления подходят спокойные городские пейзажи, старинные гравюры с видами городов, художественная фотография, которая пользуется все большим спросом в последнее время, абстрактная или архитектурная графика, качественные репродукции картин известных художников.

Однако репродукции лишь оживляют стену, создают “равнодушное пространство”. Живая живопись несет энергию.

Офисы динамичных, активных компаний с ярко выраженным корпоративным имиджем оформляют по иному, чем, скажем, представительства инвестиционных банков. В первых вполне уместны яркие и остроумные плакаты с корпоративной символикой. Они могут служить чем-то вроде знамени. Яркая бумажная продукция на стене сообщает посетителю, что компания живет сегодняшним днем - в хорошем смысле, - что люди, работающие здесь, гордятся своей корпорацией и разделяют ее цели.

Офис будущего

Работать дома, в машине, в офисе, в реальном или виртуальном пространстве, не тратить времени на дорогу и не зависеть от расписания - таковы принципы организации рабочего места будущего, считают менеджеры, а дизайнеры предлагают самые нетривиальные решения: от предельно рационального “виртуального офиса” до абсолютно индивидуализированного “офиса-дома”.

Представления архитекторов и менеджеров о дизайне офиса будущего развиваются одновременно в двух направлениях: 1.

Создание пространства для максимально продуктивной работы сотрудников, которым необходимо присутствовать в офисе. 2.

Как “выставить людей за дверь”, т. е. дать им возможность эффективно работать дома или в дороге.

Основные причины, заставляющие корпорации пересматривать привычные взгляды на устройство и дизайн офиса, - это новые возможности компьютерных технологий и либеральные взгляды современных руководителей на такие составляющие “старой” корпорации, как строгая иерархия, наличие определенного места у каждого человека, контроль за присутствием сотрудников.

Небольшой компании довольно невыгодно постоянно снимать реальный офис, особенно если ее основная штаб-квартира находится за пределами Москвы. Таким фирмам целесообразнее иметь в столице просто имиджевое представительство. Как правило, в этом офисе постоянно работает только секретарь. Адрес в солидном бизнес-центре и возможность провести там переговоры (аренда помещения для переговоров обходится в среднем в 40-50 долларов в час) подчеркивают солидность компании и прочность ее финансового положения.

Заменять штат сотрудников одним секретарем и арендовать комнаты для переговоров на час придумали, конечно, не москвичи. Мода на “виртуальные офисы” пришла к нам с Запада. Там оказание услуг по системе “виртуальных офисов” стало целой индустрией. У нас в России этим пользуются немногие.

Виртуальный офис можно создать и в Интернете.

Другое рациональное и радикальное решение сокращения расходов по аренде предлагают архитекторы. Они также называют его “виртуальный офис”, т. е. пространство, где у человека нет закрепленного за ним места. Благодаря развитию компьютерных сетей и связи люди получают возможность работать дома или в дороге, а деловые встречи все чаще проводятся вне офиса. Дизайнеры приходят к выводу, что выделять постоянное место человеку нерационально и к тому же просто дорого.

Виртуальный офис может на 40% уменьшить расходы компании за счет сокращения площади и затрат на оформление и эксплуатацию помещений. Создание приличного офисного интерьера обходится московским фирмам в 800 долларов за 1 кв. м, примерно столько же стоит годовая аренда офисного помещения в престижном здании в центре города.

Скорее всего, офис сохранит лишь представительские функции. Офис - это некоторое шоу, которое должно поразить и заинтриговать посетителя. Руководители поймут, что всех сотрудников необязательно заставлять приходить на работу и изображать бурную деятельность. Общение с офисом и обмен информацией будет осуществляться через компьютерные сети.

Полный вариант виртуального офиса выглядит так. Сотрудник заранее бронирует для себя рабочее место в офисе на определенный день и срок. Ему сообщают номер места, и к прибытию человека там, как в хорошей гостинице, будет все, что необходимо, вплоть до нужных материалов, личной тумбочки и имени на двери. Компьютер на рабочем столе подключен к Интернету и, конечно, к внутренней сети самой компании и ее базам данных. Сотрудник подтверждает свое прибытие с помощью магнитной карты, на рабочее место переводится его номер телефона. Покидая офис, сотрудник предупреждает с помощью той же карты, что место освободилось.

Одними из первых этой идеей воспользовались юристы и консультанты, ведь собственный офис им нужен только время от времени. Подобным образом устроены некоторые американские офисы компаний “Артур Андерсен” и “Эрнст энд Янг”. Нужно время, чтобы привыкнуть к такому стилю. Однако экономия времени и сил перевешивает чувство привязанности к собственному столу.

Есть и более упрощенные варианты, которые хороши для сотрудников с ежедневно меняющимися задачами: менеджеров по рекламе, Р11-менеджеров. Рабочее место человека воплощает лишь его портативный компьютер и любая розетка в офисе. Если сегодня сотруднику нужно, скажем, что-то найти в архиве, он оказывается именно там. А завтра его рабочее место будет в переговорной комнате. Вся информация при этом хранится на сервере, к которому можно подключиться из любой точки офиса.

В России из-за несовершенства телекоммуникаций виртуальный офис по полной программе вряд ли возможен. Однако компании, где сотрудники (например, менеджеры по продажам) проводят много времени в разъездах, используют один из его вариантов: сотрудники сидят за общим столом, куда легко прикатывается собственная тумбочка. Освободив место, менеджер ставит тумбочку в специальную комнату (так устроен офис, например, в фирме Rank Xerox).

Однако для большинства служащих офис еще очень долго будет оставаться вторым домом, поэтому главным является рациональное и эргономичное использование дорогого офисного пространства. Есть разработки “кочевого офиса”, когда рабочее место может легко и быстро трансформироваться (чаще всего это возможно в офисах, созданных по принципу открытого плана).

Мебель также оценивается с точки зрения ее мобильности и способности к реорганизации. Почти вся мебель снабжена колесиками, часть легко раскладывается: например, из тумбочки может получиться стол и шкаф.

Офис как источник болезней

“Если вам больше 50 лет, вы проснулись, и у вас ничего не болит, значит, вы уже умерли”, - сказал когда-то Марк Твен. Наша все усложняющаяся жизнь привела к тому, что уже к 30-летнему рубежу практически никто не сохраняет абсолютного здоровья.

За дверями офиса притаилось большое число болезней. Главными причинами офисных заболеваний врачи называют постоянный стресс, невосполнение энергозатрат и пренебрежение требованиями эргономики. Таблица 2

Наиболее распространенные заболевания в различных профессиональных группах Заболевания Финансовый директор, бухгалтер, аналитик Менеджеры по продажам Менеджеры по работе с клиентами Ж~ме-

неджеры Юристы,

админист

раторы Секретари-

ассистенты Гипертония + + + Желудочно-кишечного

тракта + + Сердечно-сосудистой

системы + + + Неврозы + Хроническая усталость + + В егето-сосудистая дистония + + Остеохондроз + + + Артрит + + + Профессор Б. Устюжин, руководитель лаборатории гигиены труда в Московском НИИ гигиены труда им. Ф. Ф. Эрисмана, пишет, что по профессии человека можно сказать, какие болезни у него есть или будут.

Первая группа болезней поражает профи, находящихся под прессом психологических проблем (гипертония, заболевания желудочно-кишечного тракта, желчного пузыря, неврозы и нарушения сна).

Вторую группу порождают большие энергопотери (хроническая усталость, вегетососудистая дистония).

К третьей группе офисных болезней врачи причисляют заболевания, порождаемые ненормальными условиями работы в офисе и пренебрежением несложными эргономическими правилами (остеохондрозы, аллергия, ринит, бронхит, снижение остроты зрения). По мнению экспертов, в этих заболеваниях следует винить электростатическое поле оргтехники, притягивающее пыль, выделения формальдегида из старого линолеума и коврового покрытия, а также испарения карбамидных смол, используемых при изготовлении офисной мебели из ДСП.

По словам специалистов, человек, работающий в стрессогенной обстановке, рискует стать хроническим больным уже через 10 лет. Они считают, что полное восстановление за два выходных дня просто невозможно. Поэтому лучше не копить отпускные в надежде устроить себе раз в год большой отпуск, а брать маленькие отпуска по 5 дней, но раз в два-три месяца. Каждый представитель группы риска должен посещать терапевта минимум раз в год. Идеально, если человек возьмет себе за правило устраивать каждый год диспансеризацию, посещая хотя бы терапевта, невропатолога и окулиста. Можно вспомнить советскую практику, когда работников предприятия ежегодно отправляли на диспансеризацию, за этим следило руководство, человеку предоставлялось свободное рабочее время.

Быстро снижается работоспособность у сотрудников, работающих в офисах без окон и достаточной вентиляции. Несмотря на то, что комната может быть очень уютной, у некоторых сотрудников через час-два начинает болеть голова, а во второй половине дня ухудшается настроение. Нарушается весь внутренний цикл организма. В комнате без солнца плохо получается творческая работа. Совсем плохо, если все 8 рабочих часов проходят в комнате без солнечного света. Эксперты говорят, что человеческий организм может выдержать без солнечного света лишь 4 часа в день - согласно санитарно-гигиеническим требованиям, именно такой продолжительности должен быть рабочий день человека, трудящегося в помещении без внешних источников света.

Так как в настоящее время мало кто из бизнесменов обращает на это внимание, карта заболеваний сотрудников такого офиса напоминает медицинскую карту заключенного. Уже через несколько месяцев у них ухудшается зрение. Отсутствие ультрафиолета порождает анемию и хрупкость костной системы. Начинают выпадать волосы, а ногти слоятся. Вред от такой работы можно минимизировать приемом комплекса витаминов и посещением солярия.

С остеохондрозом (боли в спине) можно бороться с помощью курса массажа. Профилактика его и артрита (отложение солей в суставах) заключается в следующем: достаточно следить за осанкой при работе за компьютером, обзавестись эргономичной клавиатурой и употреблять поменьше соли.

Ринитам и аллергии (офисным болезням номер два по распространенности) можно противодействовать с помощью установления оптимального микроклимата в офисе. Согласно “Гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений”, в холодное время года (осень, зима и ранняя весна) оптимальная температура в офисе должна составлять 21-23°С, а относительная влажность - 40-60% В теплое время года температура должна быть чуть повыше - 22~24°С. Главными офисными аллергенами являются вещества, выделяемые копировальными аппаратами и лазерными принтерами, которые рекомендуют располагать в отдельной комнате, оснащенной мощной вытяжной вентиляцией. В большинстве случаев работа за компьютером провоцирует прогрессирование близорукости или дальнозоркости, наступает синдром зрительного утомления. Чаще всего эти проблемы появляются у тех, кто работает в навязанном темпе (т. е. не может оторваться от монитора - брокеры и дизайнеры, например) и на ком лежит серьезная ответственность. Уменьшить вред в данном случае можно, делая перерывы в работе каждые полчаса, вставая и разминаясь. Достаточно просто протереть глаза, как советуют специалисты Московского НИИ глазных болезней им. Гельмгольца. Чем меньше света на экране компьютера, тем лучше. В поле зрения пользователя не должны попадать другие источники света, так что свой стол лучше располагать так, чтобы не просматривались настольные лампы коллег. Частота мелькания экрана должна быть высокой - 75-80 Гц. Во благо своих глаз лучше всего выбирать 15-дюймовые мониторы, у них более плоский экран, что комфортнее для глаз. Во время программирования или набора текста врачи рекомендуют смотреть на клавиатуру, а не на экран. Расстояние между пользователем и монитором должно равняться 75 см, или полутора диагоналям монитора.

Как видим, любимый лозунг бездельников “Работать вредно!” не совсем лишен смысла. Трудоголиков, работающих в офисе с полной отдачей, перед каждой карьерной ступенькой поджидает целый ряд болезней - редко кому удается через 3-5 лет успешной карьеры сохранить здоровье.

Состояние служебного помещения и рабочего места сотрудника влияет на эффективность его работы. Это доказано деловой практикой.

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов –

зальная и кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях «речевого коктейля».

Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчиненными Но, для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, хотя и достаточно просторном создает неудобства для работающих. Не все могут справляться с работой в таких усло-виях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Часто в служебном помещении ставятся вместе по несколько столов (четыре или шесть). Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором ра-боты. Специфическая расстановка столов, впритык друг к другу, позволяет экономить место и дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинен-ные. В таких условиях легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения, так как, обычно каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами.

Однако, зальная организация рабочих мест в целом, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов – потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Таким образом, эфективность зальной организации рабочих мест заключается в экономичности (попросту, дешевизне) и возможности постоянного контроля за сотрудниками в зале.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый вид – в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников (не более 5-8 столов.) В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы – помещение для одного лица (руководителя). Стандартный кабинет руководителя предполагает наличие трех зон – рабочей, совещательной и зоны неформального общения. В рабочей зоне находится стол руководителя. Рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами – компьютером, факсом и т.п. Техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны, чем выше ранг руководителя, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его кабинета. Для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги для участников совещания, лежат ручки или карандаши, чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари и другая информация. Во время совещания (через 5-10 минут после начала) может быть подан кофе. Он подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. Заметим, что к кофе не принято подавать выпечку.

Зона неформального общения – это несколько кресел, журнальный столик с пепельницей (если руководитель позволяет курить в своем кабинете), иногда, здесь же бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня руководителя и масштаба его деятельности.

В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки (в коридорах, холлах). Паркет – дорогостоящее покрытие, паркетный пол – для кабинетов руководителей и парадных служебных помещений, в остальных случаях делают стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается значительно реже, линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень ограничен – это эстампы, картины, гравюры. Содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным «аксессуаром» имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность. Но не любое растение уместно в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные цветы, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу. Принято использовать как украшение небольшие скульптуры (обычно в кабинетах руководителей высокого уровня).

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными «любимой подругой» (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера – фотографии членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи. Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдельный кабинет не следует превращать в будуар, завешивая стены сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда для служебных кабинетов высшего руководства устанавливают дорогую мебель изготовленную индивидуально, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.

Организация служебных помещений, размещение в них рабочих мест, расположенность различных отделов и служб организации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) – все это оказывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотрудников и всего коллектива в целом.

Правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной, рутинной работе.

Когда вы начнете работать, то очень скоро поймете, что умение соблюдать основные правила делового этикета способствует профессиональному успеху в любой сфере и ценится так же высоко, как и деловые качества. Оно поможет вам легко вписаться в любой коллектив и быстро завоевать авторитет у коллег и у руководства, особенно если вы быстро сумеете уловить разницу между деловым и и научитесь выбирать верную линию поведения.

Основные правила делового этикета

Хорошие манеры в офисе или государственном учреждении несколько отличаются от того, что считается приличным (привычным) за их пределами.

Если руководителем окажется мужчина, женщинам не стоит ждать того, что он будет вставать, когда они входят в кабинет. Хотя и встречаются среди начальников хорошо воспитанные мужчины, у которых эта привычка доведена до уровня рефлекса и которые всегда встают, когда в комнату входит дама, но это - исключение. И пусть это приятно, но все же светский тон на работе неуместен. В офисе, государственном учреждении начальник-мужчина первым проходит в дверь, и когда вы едете по делам, он первым садится в машину.
Слова «спасибо» и «пожалуйста» в рабочей обстановке еще более желательны, чем в «светской жизни». Благодарите коллег за любую, даже самую незначительную услугу и не забывайте о «волшебном слове», когда обращаетесь с какой-то просьбой или просто передаете кому-то из сотрудников приказ начальства.
Всегда улыбайтесь, здороваясь с коллегами, и отвечайте с улыбкой на их приветствия.
Разговаривайте с людьми в спокойном доброжелательном тоне и оказывайте им знаки внимания вне зависимости от их половой принадлежности.
Если у мужчины, идущего впереди вас к двери, много документов, обгоните его, чтобы открыть дверь и дать ему пройти. Помогать в офисе всегда должен тот, кому это удобнее и сподручнее, однако, в служебных отношениях сохраняется четкая иерархия, которую вы должны ощущать и поддерживать. Это не значит, что вы должны робеть перед начальством или выказывать повышенное внимание к каждому слову, нет, но вы должны оказывать ему или ей должное уважение.

Принятые правила могут существенно отличаться не только в разных отраслях, но и в отдельных компаниях. Однако есть правила, которые непременно должны соблюдать как офисные работники, так и государственные служащие. Среди них - соблюдение пунктуальности, соответствие имиджу компании в одежде, умение хранить секреты и способность оставлять личные проблемы за пределами работы. Поговорим о каждом из этих правил подробнее.

Необходимость все делать вовремя

Правила делового этикета в офисе, государственном учреждении требуют того, чтобы вы всегда приходили на работу вовремя, выполняли все задания в срок. Недопустимы опоздания, задержка работы, которую нужно сдавать в точно обещанное время.

Никогда не пропускайте деловые встречи, приходите на них заранее, чтобы не подвергать компании, а не только свою собственную. Если вам нужно задержаться, предупредите об этом заранее, начальство должно быть осведомлено, где вы находитесь. Помните, что соблюдение точности, пунктуальности во всех делах - это непременные правила делового этикета и офисного работника, а также проявление уважения к окружающим, естественное для любого воспитанного человека.

Как правильно одеваться в офис или на государственную службу

Необходимо соблюдать общепринятые правила делового этикета в одежде.

Внешний вид работника должен соответствовать имиджу компании, создавая приятное впечатление, а когда вы работаете в госучреждении, это еще более важно.
Женщинам необходимо носить юбки и платья длиной не выше колена, допускаются брючные костюмы строгого покроя. Недопустимо носить на работу в офис одежду ярких, кричащих оттенков с блестками, стразами, а также обтягивающие вещи.
Мужчинам стоит придерживаться делового стиля, носить костюмы, брюки, сорочки с галстуком или без. Джинсы и свитера лучше исключить из рабочего гардероба.
На работу можно носить скромные ювелирные украшения, гармонирующие с одеждой, как и другие детали костюма.

Правило конфиденциальности

Вы должны уметь хранить секреты компании, любой сделки, не распространяясь на эту тему ни с коллегами, ни со своими близкими. Не читайте писем, предназначенных другим лицам, передавайте все сообщения лично, без посредников и посторонних лиц. Если вам нужно отправить факс, позвоните заранее адресату, чтобы он был рядом и мог лично принять документ или письмо. Не смешивайте свою личную жизнь с работой, не стоит рассказывать о проблемах в жизни, искать утешения или просить помощи у сослуживцев. В офисе важно сохранять самообладание и хорошее настроение, вне зависимости от плохого настроения. Данные правила делового этикета государственного служащего и офисного работника должны выполняться неукоснительно.

Вы и начальство

Правила делового этикета для подчиненных подразумевают дистанционное, нефамильярное обращение к руководящему лицу. Даже если начальница (начальник) - девушка или юноша лишь немного старше вас, стоит говорить «вы». Если вы находитесь в кабинете у руководителя, и к нему входит деловой партнер или другой начальник, остаться вам или выйти - должен решить он, если попросит вас выйти, в этом нет повода чувствовать себя ущемленным. Если когда-нибудь начальник оскорбит вас в присутствии посторонних, не отвечайте ему тем же. Если вы расстроены, не выскакивайте из кабинета, постарайтесь спокойно выйти и найти уединенное место, где можно успокоиться. Не обсуждайте случившееся с коллегами. Выяснить отношения с руководителем можно в нерабочее время, спокойно выслушав его пожелания и высказав свои претензии. Чем выше начальство, тем сложнее ваша роль, и в некоторых ситуациях важно помнить правила делового этикета. Если особо уважаемого человека надо проводить по коридору учреждения, вам необходимо открывать двери, чтобы пропустить важного гостя, а потом двигаться рядом с ним, отставая лишь на четверть шага. Если коридор разветвляется, вы должны будете изящным жестом указать ему направление. Если коридор петляет, можно сказать «Позвольте, я провожу вас» и тогда уже смело идти впереди.

Несколько слов о дурных манерах

Есть нормы и правила делового этикета, однозначные для всех служащих: не читать чужих писем, говорить сдержанно и вежливо, быть приветливым с коллегами и соблюдать дистанцию с начальством. Но иногда на работе из этих правил делается исключение, например, когда нужно найти документ в столе у другого сотрудника, которого нет. Общее поведение на службе и в офисе должно быть достойным, с безупречными манерами. Постоянно нужно следить за своим поведением, как вы ходите, общаетесь, сидите. Запомните, что неприлично трогать нос, уши, волосы или другие части тела при всех.

Чего нельзя делать на рабочем месте ни в коем случае:

Жевать, ковыряться в зубах.
Грызть ручки, карандаши, бумаги или ногти.
Поправлять макияж, маникюр, красить губы на рабочем месте - это основные правила делового этикета для секретаря.
Зевать, не прикрывая рот.
Складывать ноги на стол, класть ногу на ногу

Ежедневно необходимо:

Следить за чистотой одежды, волос, тела, пользоваться дезодорантом, но не духами.
Иметь при себе опрятный носовой платок.
Следить за здоровьем зубов.

Данные правила и пожелания являются непременными нормами этикета, они позволяют стать не только хорошим, ценным работником, но и приятным человеком, с которым хочется иметь дело. Внешний вид как нельзя лучше демонстрирует уважение к другим людям.

Правила хорошего тона в общении с коллегами

Когда вы только приступаете к работе в офисе и знакомитесь с коллегами, то начинаете строить отношения, от которых будет зависеть климат в коллективе, и результаты общей работы. Как вести себя, чтобы расположить их к себе? Будьте дружелюбны со всеми, но не стремитесь сразу сблизиться с кем-то одним, дайте себе некоторое время, чтобы узнать людей получше. Не стесняйтесь спрашивать сотрудников о работе, но в первое время не заводите с ними личных разговоров. Не переживайте, если не удалось с первого дня влиться в коллектив, ничего страшного в этом нет. Всегда благодарите коллег за помощь и помните о том, что нельзя выходить за правила этикета делового общения.

Например:

не надоедайте сослуживцам своими разговорами и не вмешивайтесь в чужие разговоры;
не сплетничайте и не слушайте сплетни, не подслушивайте чужие телефонные разговоры;
не обсуждайте с коллегами проблемы здоровья и функции тела;
не старайтесь по любому поводу высказывать или навязывать свое личное мнение;
не отчитывайте никого в присутствии посторонних, даже если вы трижды правы, вдруг вышли из себя - немедленно извинитесь;
не делайте вид, что вы заняты больше других, иногда вы можете вежливо попросить своих коллег не шуметь, но делать это вежливо и без вызова;
не будьте эгоистичны, в служебном рвении старайтесь не навредить коллегам, чтобы заработать какое-то преимущество или выслужиться перед начальством.

А главное правило делового этикета, как офисного работника, так и гласит: «необходимо быть вежливым, тактичным, обходительным и толерантным в общении с коллегами и руководством, никогда не идя на поводу своих эмоций».

Правила телефонного этикета для секретаря

Первое впечатление от компании часто складывается при телефонном контакте, а от плохого первого впечатления трудно избавиться. Очень часто, позвонив по делу в какую-то фирму, можно натолкнуться на ответ, который не имеет ничего общего ни с деловым этикетом, ни с простыми Некоторые сотрудники отвечают по служебному телефону так, словно делают одолжение, другие не считают нужным называть фирму или отдел. И каждый знает, как приятно после этого общаться по телефону с хорошо воспитанными людьми, которые отвечают быстро, приветливо, выражают готовность помочь.

На телефонные звонки, как правило, отвечает секретарь, однако не только он, но и все работники должны знать основные правила этикета делового общения, которые важно соблюдать при общении по телефону.

Не заставляйте людей ожидать ответа, сразу поднимайте трубку и отвечайте. Если не можете разговаривать, попросите перезвонить, не заставляйте позвонившего ждать. А подключать музыку к линии, чтобы заполнить паузу, считается дурным тоном.
Сразу после того, как поднимите трубку, поздоровайтесь, назовите свою компанию и представьтесь. Если вы работаете в крупном учреждении, необходимо назвать конкретный отдел, чтобы помочь абоненту сориентироваться.
Когда к телефону просят кого-то другого, примите сообщение для него или предложите перезвонить позже.
Во время разговора держите себя в руках и даже с самыми непонятливыми клиентами ведите себя корректно. Если человек «на взводе», помогите ему успокоиться, но в ответ на оскорбление просто повесьте трубку.
Следите за своей речью и выбирайте слова, помните, что жаргон в деловом общении совершенно неуместен. Никогда не отвечайте «ага» или «о кей», только «да», «хорошо» или «конечно».
Держите трубку в руках, а не между плечом и подбородком, говорите внятно и прямо в микрофон, а не мимо. И никогда не говорите с набитым ртом.
Когда звоните вы - поздоровайтесь и сразу же назовите себя и компанию, которую вы представляете. Говорите вежливо, коротко и по делу.

Деловой этикет в общении с посетителями

Государственные служащие и офисные работники часто принимают клиентов у себя в кабинете. Хорошие манеры здесь необычайно важны, людям нравится иметь дело с тем, кто оказывает им уважение. Правила этикета делового общения и поведения должны соблюдаться во всем: и в том, чтобы встретить посетителя у дверей, помочь ему раздеться, и в том, чтобы не заставлять его ждать. Если подождать все-таки приходится, обязательно извинитесь, даже если вина за эту задержку лежит не на вас, предложите ему чай или кофе. Встречайте людей приветливо, с улыбкой, старайтесь установить неформальные контакты, но никогда не сплетничайте о чем бы то ни было. В разговоре соблюдайте дистанцию, но будьте корректны, вежливы и терпеливы. Провожайте посетителей до двери кабинета, как своих гостей.

Хороший тон в деловых письмах

Правила этикета деловой переписки затрагивают как внешний вид, так и содержание, наполнение самого письма. Перед написанием нужно составить план, который поможет кратко и четко изложить суть дела. При этом важно учесть несколько обязательных правил ведения деловой переписки.

Письмо должно быть написано грамотно с точки зрения стилистики, орфографии и пунктуации.
Официальные послания принято печатать, это свидетельство уважения к адресату.
По правилам хорошего тона ни одно из писем, за исключением благодарственных, не должно оставаться без ответа.
Письмо должно быть аккуратно оформлено, деловые письма принято писать только на бумаге формата А-4 белого цвета.
Всегда датируйте свои письма в нижней части слева и оставляйте личную подпись, фамилию и инициалы.
При обращении принято употреблять слово «уважаемый (ая)», а при использовании личного местоимения «Вы» писать его с большой буквы.

В заключение

Совершенство достигается старанием и повторением. Стремитесь к совершенству во всем, провозглашают правила делового этикета - в манере держаться, в манере говорить и двигаться, но не останавливайтесь только на внешнем проявлении хороших манер, исправляйте недостатки собственного характера, будьте внимательны к коллегам, учитесь выдержке и терпению, относитесь к себе и к другим людям с ровным уважением. Если вы будете усердны в работе, то очень скоро заметите результаты, которые преобразят вашу жизнь.

За рубежом давно поняли: офис - один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела.

По виду кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь.

Многие в деловом мире стремятся к тому, чтобы заказчики или покупатели (как постоянные, так и потенциальные) сами приходили к ним: заполучить человека «на свое поле» - значит доказать, что вы более могущественны.

Таким образом, надо стремиться к тому, чтобы ваше «поле», т. е. то место, где вы принимаете людей, произвело на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмосфера этого места способствовала вашей служебной карьере, а не тормозила бы ее..Из всего этого следует, что кабинет должен соответствовать нормам, принятым в вашем учреждении, а также вашему положению в рамках фирмы и роду вашей деятельности.

Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой «Г», так что если вы хотите сесть с кем-то рядом, вполне можно это сделать, если вы хотите сесть подальше от остальных, вы сможете найти и такое место.

Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон, которым клиент может воспользоваться, чтобы позвонить в то или иное место (в пределах города).

Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:

2. В офисе всегда должно быть чисто и приятно.

3. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет.

5. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете, а если захотел бы, то что бы этот кабинет мог сказать мне о своем хозяине?

В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.