Когда ставится печать для документов. Когда нужна печать на документах

Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Какой должна быть печать для документов, читайте в статье.

Вопрос: Просим помочь по следующему вопросу. В нашей организации два вида печатей-одна основная, оттиск которой отражен в банковской карточке предприятия, и другая, в которой указано "для документов", но приведены все реквизиты организации, позволяющие индентифицировать нас, контрагента. Можем ли мы на договорах с контрагентами, актах сверок, товарных накладных пользоваться этой печатью?

Ответ: Все печати организации делятся на основные («гербовые» - т. е. содержащие все необходимые реквизиты и используемые для заверений документов от имени юридического лица, и дополнительные печати отделов и служб, содержащие дополнительные реквизиты (при наличии основных) и используемые при заверении документов этих отделов.

ООО и АО вправе самостоятельно решать, будет у организации печать или нет. В таблице приведены все ситуации, когда нужна или нет печать.

При этом если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в первичных документах печатью организации, то заверять ее печатью отделов и служб, в том числе и печатью «для документов» нельзя (Письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397), несмотря на то, что в такой печати могут содержаться основные реквизиты организации. Иное, с учетом такой позиции Минфина РФ, может вызвать претензии проверяющих органов.

Договоры с контрагентами могут вообще обойтись без печати (если сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями, или этого прямо не требует закон (пункт 1 статьи 160 ГК РФ). Поэтому если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, то можно либо вообще печать не проставлять, либо проставить печать «для документов» (поскольку печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора, поэтому и без оттиска, и со специальной, а не гербовой печатью соглашение все равно считается заключенным).

Однако если в договоре стороны согласуют вопрос проставления печати, она обязательно должна быть гербовой.

Акт сверки с контрагентом составляется в свободной форме, соответственно, там также можно либо вообще обойтись без печати, либо проставить не гербовую, а печать «для документов».

При этом следует учесть, что с 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу . Однако если организация не отказалась от печати, на ТОРГ-12 должна стоять круглая «гербовая» печать, печать для документов в этом случае не допустима.

Обоснование

Из пункта 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Из справочной информации: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ . В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.*

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.*

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.*

Как отказаться от печати?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.*

Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание - если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями .

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.*

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Из ситуации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Обязательно ли ставить печать на первичных документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

• если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
• если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
• при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице .

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями и Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.*

Требования к печати на накладной

Какая печать должна стоять в товарной накладной № ТОРГ-12 ? Многие поставщики ставят печать «Для документов». Верно ли это?

Круглая печать организации должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на его местонахождение. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ ( «Об акционерных обществах», Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Таким образом, действующее законодательство не содержит запретов по вопросу возможности внесения в печать дополнительных реквизитов.

На каких документах обязательно нужна печать компании, а когда без нее вполне можно обойтись

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует изпункта 1 статьи 160 ГК РФ.

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве и договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Это установлено в статьях и ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

- Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12 , который утвержденпостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку или .

Налоговые декларации

В своих разъяснениях чиновники не раз подчеркивали, что не примут налоговую декларацию на бумаге без печати компании. Представители Минфина России в очередной раз подтвердили это в письме от 1 февраля 2013 г. № 03-02-07/1/2031 .

Дело в том, что на титульных листах всех форм налоговой отчетности предусмотрено место для печати. Поэтому проставить печать на бумажных декларациях придется. Иначе проверяющие не примут отчет. Об этом сказано в пункте 28 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н .

Ну а без печати на бумажном бланке контролеры посчитают, что декларацию компания не сдала. И оштрафуют ее по пункту 1 статьи 119 НК РФ.

Так что если вы готовитесь сдать отчетность на бумаге, заранее побеспокойтесь о том, чтобы заверить ее основной печатью компании. Только ставьте оттиск в строго отведенном для этого месте с обозначением «М.П.». Проштамповывать все страницы отчетности не нужно.

Реквизит 25 «Оттиск печати» . В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются печати двух видов:

· главная (гербовая или фирменная ) печать,

· простые печати структурных подразделений (10).

Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).

Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.

Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Существует перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).

Расположение оттиска главной печати по отношению к названию должности и личной подписи должностного лица определено в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418). Оттиск печати должен быть хорошо читаемым и захватывать только окончание наименования должностного лица, подписавшего документ. Наложение печати на личную подпись недопустимо (11).

Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы .

18.5. Отметки на документах как отражение этапов

их прохождения и исполнения

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Отметку располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Реквизит состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем, руководителем службы кадров, делопроизводства и др.).

Начальник Протокольного сектора Личная подпись Л. И. Иванов

На копии исходящего письма, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.

При пересылке копии в другие организации заверительную копию удостоверяют печатью организации. При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяют печатью того отдела (сектора), где хранится подлинный документ. На таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать управления делами, канцелярии, протокольного сектора и т. п.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» указывает на лицо, составившее документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется лишь один способ оформления реквизита: инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:

В.А. Петров

Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. Деловой этикет предписывает обращение к незнакомому должностному лицу либо по имени и отчеству, либо по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Предлагаемый ГОСТом способ оформления реквизита исключает возможность первого варианта обращения (инициалы не несут необходимой информации). Второй вариант обращения (только по фамилии) не всегда удобен, в особенности если фамилия исполнителя не склоняется (Черных, Ломинаго, Шевченко и др.). Поэтому в реквизите допустимо вместо инициалов указать полностью имя и отчество исполнителя (12).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Телефон обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.

В ответных письмах можно указать не только номер телефона, но и номер кабинета, если получатель письма изъявит желание лично встретиться с человеком, подготовившим документ. В междугородных письмах перед номером служебного телефона обозначается в скобках код города.

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. В состав реквизита включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также словаВ дело № с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или при помощи специального нумератора в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа.

Реквизит состоит из названия организации (или структурного подразделения), куда поступил документ; даты его получения и входящего регистрационного номера. Отметка о времени поступления при необходимости может содержать указание на часы и минуты. Наименование организации указывается, как правило, в сокращенном виде.

03.01.2008 № 001

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» является отметкой (колонтитулом), которая проставляется в нижней части каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имеются сведения об именах и датах. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Какие документы подписывают руководитель организации и/или его заместители? В каком случае подписываются все экземпляры отправляемых документов?

2) В каком случае подписывается только первый экземпляр отправляемого документа? Какая отметка проставляется в других экземплярах документа?

3) Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись».

4) Каков порядок подписания документа в случае, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует?

5) В каком случае необходимы две или более подписей в документе? Приведите примеры документов, которые заверяются двумя подписями.

6) Допустимо ли использовать факсимильную подпись в подлиннике документа? Какими нормативными документами регламентируется применение факсимильной и электронной подписей в документах?

7) Что означает согласование документа? Назовите способы согласования.

8) Как согласуется документ, если внешних инстанций несколько?

9) Допустим ли отказ от согласования? Как оформляется реквизит «Виза согласования документа» в случаях несогласия должностного лица с содержанием документа?

10) Какие печати используются в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов?

11) Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати».

12) Как может быть оформлен реквизит «отметка об исполнителе»? Мотивируйте свой ответ.

Литература

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 5-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.

Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым . На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

• при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
• при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
• при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале

Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.

Договор

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:

Признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания;

Признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре.

Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

9. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: Продавец:

Генеральный директор ООО "Альфа" Генеральный директор ООО "Гамма"

Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.

Печать ООО "Альфа" Печать ООО "Гамма"

Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.

Доверенность

Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица. Без нее доверенность является недействительной.

Первичка

Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной - унифицированная форма N ТОРГ-12), то применять нужно именно ее. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении. Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков.

Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа - печать тем более можно не ставить. Но тогда не включайте в эту форму реквизит "Место печати".

Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах:

Командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;

Акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.

Счет-фактура

НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре.

Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения.

СЧЕТ-ФАКТУРА N -- от "-" ----------------------- (1)

Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)

Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)

Исправлено: в графе 4 - 40 на 45

в графе 5 - 2000 на 2250

в графе 8 - 360 на 405

в графе 9 - 2360 на 2655

Руководитель организации Никитин Никитин В.А.

Печать ООО "Василек"

Документы, представляемые в налоговые органы

На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью.

Трудовая книжка

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки. Проставлять ее необходимо:

При оформлении трудовой книжки - на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;

При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника - на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.

Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.

Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя.

Вот так заверяются записи за время работы в организации.

Сведения о работе

Если документ составляет предприниматель

В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет - это личное дело каждого предпринимателя. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.

Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.

Юридическая сила документа

На практике достаточно часто у работников кадровых служб возникает вопрос, какие же документы нужно утверждать печатью нанимателя.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

Наименование организации и (или) структурного подразделения;
- дата издания документа;
- регистрационный индекс;
- подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»).

Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ, а печать - дополнительным. Таким образом, при удостоверении подлинности документа он должен быть сначала подписан, а затем (при необходимости) - заверен печатью. На утверждаемых документах печать (при необходимости) проставляется после утверждения документа.

Реквизит «Печать»

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Существует 3 вида печати: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ. Информация об использовании и хранении печатей может быть закреплена в Инструкции по делопроизводству организации или Положении о кадровой службе.

Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет самостоятельно, руководствуясь законодательством РБ.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях (для заверения подлинности копии), в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Пример

Директор института Подпись С.А. Сидоров
МП

ЭТО ВАЖНО! Обращаем внимание работников кадровой службы на тот факт, что примерная форма трудового договора, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155 (в ред. от 04.10.2010), содержит реквизит «Печать». В то же время примерная форма контракта, утвержденная постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180 (в ред. от 19.01.2012), реквизита «Печать» не содержит.

Записи в трудовой книжке работника, подлежащие удостоверению печатью

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки, содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя (часть вторая п. 18 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).

Кроме того, изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности производится нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (п. 38 Инструкции № 30). Ссылку на соответствующий документ записывают на внутренней стороне обложки, заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Образец записи в трудовую книжку, которая заверяется печатью, смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 25.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производят путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.

Ссылки на документы, на основании которых были внесены корректирующие записи, записывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, следует заверять подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя (п. 45 Инструкции № 30).

В каких случаях нужно ставить печать на приказах

Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, приказы о предоставлении трудовых отпусков, приказы об увольнении). Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать.

Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации. Например, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Наталия Владыко, юрист