Как пишется должностная инструкция образец. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

Не все компании-работодатели считают, что им нужны должностные инструкции. Это связано с особенностями законодательного регулирования. К сожалению, применять такие регламентирующие трудовые функции сотрудников акты организация начинает только тогда, когда возникли проблемы с персоналом или проверяющими органами.

Сразу определим, что обязательное наличие в организации должностных инструкций в 2018 году трудовым законодательством не устанавливается. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно принимать решение о их разработке и утверждении. При этом компании следует учитывать, что в отношении описания трудовой функции, наличие которого является обязательным условием трудового договора, содержание должностных инструкций работников дублируют его.

В то же время следует отметить, что назначение должностных инструкций в 2018 году гораздо шире. Ими регламентируется организационно-правовое положение в организации для каждой должности, которая предусмотрена актуальным штатным расписанием предприятия, а также квалификационные требования к ней. Кроме того, документом устанавливаются трудовые обязанности работника, его права и ответственность на этом рабочем месте. Универсальность и охват многих вопросов делают эти регламенты важным компонентом трудовой деятельности. Но как внедрить их в практику без ошибок, знают не все.

Разработка должностных инструкций позволяет четко разграничить обязанности и права между сотрудниками как в рамках одного структурного подразделения, так и в рамках всей коммерческой организации. Их использование обеспечивает эффективное взаимодействие внутри трудовых коллективов, а также между подразделениями.

Тема номера

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Пошаговая инструкция по разработке должностных инструкций в 2018 году

Шаг 1 Проанализируйте нормативные документы, которые устанавливают требования к квалификации работника.

Определите категорию должности, воспользовавшись Общероссийским классификатором, отраслевыми квалификационными справочниками или профессиональным стандартом, если он утвержден для специалистов данной профессии, а также профстандартами, если они приняты для данной должности.

Шаг 2 Извлеките из документов необходимую информацию.

Перечень квалификационных требований к должности возьмите из разделов «Требования к квалификации», «Тарифно-квалификационные характеристики», профстандарта.

Шаг 3 Подготовьте распорядительную документацию и проверьте порядок ее применения.

Порядок, в котором происходит назначение сотрудника на должность и снятие с нее определите в соответствии с тем порядком замещения должностей, который установлен распорядительными документами или ЛНА (локальными нормативными актами) вашего предприятия. К документам, на основании которых регламентируется деятельность по должности, как правило, относят устав предприятия, ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка организации), трудовой договор с каждым сотрудником, должностные инструкции работников , положение о подразделении, иные ЛНА организации.

Шаг 4 Изучите иерархию должностей в организации.

Подчиненность по должности определите в соответствии с иерархией, установленной штатным расписанием и структурой подразделения.

Шаг 5 Определите порядок замещения.

Порядок замещения работника в случае его отсутствия определите в соответствии с порядком назначения и освобождения от должности.

Шаг 6 Определите перечень обязанностей.

Перечень должностных обязанностей при разработке должностной инструкции необходимо составить с учетом соответствующих разделов квалификационных справочников, а также того функционала, который установлен профстандартом для специалиста этой квалификации. Обязанности необходимо скорректировать с учетом особенностей конкретного рабочего места и условий производства.

Шаг 7 Узнайте полномочия сотрудников.

В разделе «Права» оговорите те полномочия, которые будут закреплены за данной должностью и которые необходимы для эффективного выполнения возлагаемых трудовых обязанностей.

Шаг 8 Установите зону ответственности.

Ответственность, закрепляемая типовой должностной инструкцией, устанавливается в соответствии с федеральными законами и локальными нормативными актами предприятия. Для должности, которая предполагает подписание договора о материальной ответственности, укажите конкретно, какая именно материальная ответственность будет предусмотрена за нарушение положений этого договора. В этом разделе должностной инструкции в 2018 году можно установить и критерии оценки, по которым будет определяться степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Оформление должностных инструкций в 2018 году

Если требования к содержанию этих документов работодатель вправе устанавливать самостоятельно, то правила оформления должностной инструкции довольно строги. Они установлены на государственном уровне.

Образец оформления должностной инструкции должен соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, регламентирующим общие правила оформления для всех деловых документов.

Форма и образец должностной инструкции в 2018 году

Приказ об утверждении должностных инструкций

Все разрабатываемые на предприятии должностные инструкции в 2018 году должны быть утверждены руководителем или лицом, исполняющим его обязанности. Он заполняет реквизит «Гриф утверждения», являющийся обязательным для этого вида документов и придающий им юридическую силу. При заполнении этого реквизита не только ставится подпись руководителя, но и дается с ее расшифровка с указанием даты подписания.

После этого на предприятии издается приказ об утверждении должностных инструкций. Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому может использоваться та форма приказа об утверждении должностных инструкций образец которой утвержден локальным нормативным актом организации.

Прочитайте полезные статьи

Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

• указывается трудовая функция работника;
• определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
• система подчинения;
• взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
• ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

• слова «С инструкцией ознакомлен»;
• личную подпись работника;
• инициалы и фамилию;
• дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

• название структурного подразделения;
• подчиненность работника;
• порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
• требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

• доступ работника к определенной информации;
• принятие решений;
• получение данных, необходимых в работе;
• право визирования определенных видов документов;
• право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

• изменение организационной структуры;
• пересмотр штатного расписания;
• появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
• внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д. А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.

Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.

Важность наличия должностной инструкции

При приеме на работу

Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.

Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)). Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателям и не учитывают организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых нанимателями. Таким образом, при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

При увольнении с работы

Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока. Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня, либо в день истечения срока предварительного испытания (ст. 29 ТК).

При этом вы обязаны указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Причем работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания его не выдержавшим испытание. Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.

Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 ТК).

Для правильной организации труда

Наличие данного документа также необходимо при организации труда:

Для распределения трудовых обязанностей между работниками, установления четких отношений подчиненности между ними; - временного перевода работника на другую работу; - оценки добросовестности и полноты осуществления работником трудовой функции; - эффективного проведения аттестации рабочих мест и персонала; - обоснованного привлечения работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности; - чтобы обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках.

Дисциплинарный проступок - это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК). Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

При организации документооборота

Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.

Круг обязанностей работника определен прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором вы должны предусмотреть специальный раздел, регламентирующий должностные обязанности работника (его трудовую функцию). Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция.

В сфере налоговых отношений

В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и ваши коллеги из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для отдельных расходов организации: на обучение работника, мобильную связь, приобретение для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.

Например, должностная инструкция главному бухгалтеру может являться обоснованием расходов организации на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.

Должностная инструкция как документ

Что представляет собой должностная инструкция?

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее - Общие положения ЕКСД)).

Это означает, что должностную инструкцию вы составляете на должность и не персонифицируете (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника). Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).

Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции

Единый порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен. Следовательно, каждый наниматель решает эти вопросы самостоятельно, не забывая, однако, о требованиях, определенных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Кроме того, при составлении должностной инструкции вам необходимо соблюдать ее установленную форму, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Следовательно, должностная инструкция должна быть разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих (соответствующий выпуск) и оформлена в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

Ниже приведем структуру должностной инструкции.

УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) _____________

(наименование должности руководителя организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______ _________

______________ № __________ (подпись) (расшифровка подписи)
(место составления) ______________

(дата)

наименование должности

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

4. Взаимоотношения (связи по должности);

5. Оценка работы и ответственность.

Наименование должности руководителя структурного подразделения ______________ __________ (подпись)(расшифровка подписи) _________ (дата)

Визы С инструкцией ознакомлен ______________ ___________ (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Необходимо ли сшивать инструкцию, нумеровать и заверять на оборотной стороне печатью?

В действующем законодательстве не предусмотрена необходимость прошнуровывать должностную инструкцию и на обратной стороне скреплять ее печатью.

Но можно дополнительно на локальном уровне предусмотреть такой порядок оформления должностной инструкции. Заметим также, что на основании п. 91 Инструкции по делопроизводству, при оформлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Кроме того, документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на 2 сторонах листа (п. 91 Инструкции по делопроизводству). Это правило распространяется и на должностные инструкции.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на наименование должности! Она должна иметь одно и то же название и в трудовой книжке, и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу, и в должностной инструкции. В противном случае никакого смысла в инструкции нет и в суде она не будет являться доказательством.

Разработка и утверждение должностной инструкции

Должностная инструкция - приложение к трудовому договору?

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный правовой акт). То, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, следует из образцов трудовых договоров (контрактов), утвержденных различными государственными органами. Например, в подп. 3.1 п. 3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в трудовом договоре должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции. Более предпочтительно для нанимателя разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 19 ТК).

Примечание. Полагаем, что было бы корректнее (соответствовало бы природе должностной инструкции как локального нормативного правового акта) оформлять должностную инструкцию не как приложение к трудовому договору, а делать отсылку на нее в трудовом договоре (с указанием даты утверждения и регистрационного номера, как, например, на практике делаются отсылки на локальные акты по премированию).

Кто должен разрабатывать документ? Обязательно ли согласование должностной инструкции?

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений ЕКСД). Следовательно, наниматель самостоятельно (по собственному усмотрению) определяет лицо (или лиц), ответственного (ответственных) за разработку должностных инструкций, а также необходимость и порядок их согласования.

То есть разрабатывается локальный нормативный правовой акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.

На практике, как правило, кадровая служба организации составляет основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением обращаются сначала к квалификационным требованиям по должности (к ЕКСД), для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте, либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности. Включают в процесс согласования инструкций правовую службу организации. Утверждает должностные инструкции лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и должностной инструкцией. Чаще всего это делает руководитель организации, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.

Алгоритм разработки и утверждения должностной инструкции

Шаг 1. Разработка и утверждение локального нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций , установление порядка и места их хранения, закрепление лиц, ответственных за своевременную разработку, внесение изменений и дополнений в должностные инструкции.

Пример оформления приказа о порядке разработки должностных инструкций (вариант 1) и пример формулировки приказа о порядке разработке должностных инструкций и приложения к нему (вариант 2) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22-24 журнала.

Шаг 2. Разработка и утверждение положений о структурных подразделениях, которые выступают основой для должностных инструкций работников структурных подразделений и являются заменой должностной инструкции для начальников таких подразделений.

Шаг 3. Разработка должностной инструкции.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Шаг 4. Согласование должностной инструкции.

Согласование, как правило, производится в 2 этапа:

1-й - техническое согласование. Должностную инструкцию вы согласовываете с юридической службой вашей организации для проверки ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании (бухгалтерия, экономическая служба) для определения уровня затрат;

2-й - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования поможет вам исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия, а также определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

Шаг 5. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.

На основании Примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведенного в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству, должностные инструкции подлежат утверждению. Документ вы можете утвердить 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу, т.е. руководитель организации (или иное уполномоченное им лицо) издает приказ об утверждении должностной инструкции или на самой инструкции в графе «УТВЕРЖДАЮ» ставит свою подпись, дату утверждения.

Пример приказа об утверждении и вводе должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24-25 журнала.

Шаг 6. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров, передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности и помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

Примечание. Срок хранения - 3 года после замены новыми (ст. 12.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38).

Шаг 7. Ознакомление с должностной инструкцией. Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, вам необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.

Срок ознакомления с должностной инструкцией

Если должностную инструкцию вы оформили в виде приложения к трудовому договору (т.е. она является его неотъемлемой частью), то работник при приеме на работу должен ознакомиться с ней в то же время, что и с трудовым договором.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то ознакомление с ней производится до подписания трудового договора, т.е. в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными правовыми актами организации (п. 3 части первой ст. 54 ТК).

Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией

Вариант 1. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

С должностной инструкцией ознакомлен(а) _____________ /____________________
(подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 20___ г.

Вариант 2. Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Рекомендуем вам делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:

Пример оформления листа ознакомления с локальным нормативным правовым актом смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Вариант 3. Может также вестись специальный журнал по ознакомлению работников с локальными нормативными правовыми актами. Приведем форму этого журнала:

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями ГОСТа включает:

Наименование организации-автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Наименование обособленного структурного подразделения организации -филиала, территориального отделения, представительства и пр.-указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000-«Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа -это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др.

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции-с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации»-например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Московский центр детского творчества» следует, что местом составления должностной инструкции является г. Москва и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, «должностная инструкция бухгалтера»).

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников).

При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

• снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
• согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции -разделы-должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

Должностная инструкция , выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Текст», например, следующим образом: «Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре».

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 листе в 1 экземпляре».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.».

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита «Подпись» (см. ниже).

Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом знак «N», дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись -реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке),
• расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

В современном делопроизводстве используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Этот аналог собственноручной подписи придает электронному документу юридическую сил, равную юридической силе документа на бумажном носителе. Для начала работы с этим реквизитом нужно оформить документы для получения ЭЦП.

Гриф согласования документа -реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Подпись». В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе-так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» (на свободном месте) указывается: «Лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации-автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа -реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласование», а в его отсутствие-ниже последней строки реквизита «Подпись».

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверяющую надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например: Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж.rtf.