Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Содержание

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

• по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
• по контролю времени, периодов служебных командировок;
• по контролю за любыми записками, заявлениями;
• записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

1. быстрый доступ к документам;
2. защищенности файлов паролями;
3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Постановка задачи документооборота и современные программно - аппаратные решения

Постановка задач документооборота на предприятии

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

· Однократная регистрация документа;

· Возможность параллельного выполнения операций;

· Непрерывность движения документа;

· Единая база документной информации;

· Эффективно организованная система поиска документа;

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи , которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.

1. Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии

Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

2. Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации

Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

· номенклатура дел;

· описи дел;

· порядок формирования и оформления дел;

· порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Современные системы электронного документооборота

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

· организация эффективной работы с договорами;

· автоматизация документооборота предприятия;

· обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

· повышение эффективности работы с заявками;

· реализация возможности коллективной работы;

· управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

· повышение управляемости;

· оперативное реагирование на изменения;

· увеличение конкурентоспособности компании на рынке. по материалам сайта http://www.boss-referent.ru/

Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

· Автоматизация полного цикла работы с документами - от проекта до списания в дело.

· Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

· Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

· Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

· Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы. по материалам сайта http://www.eos.ru

Описание системы ЕФРАТ - Документооборот

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов по материалам сайта http://www.evfrat.ru/

Описание системы ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ - комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

· Управления документами - ECM (Enterprise Content Management)

· Автоматизации бизнес-процессов - BPM (Business Process Management)

· Интеграции корпоративных приложений - EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).

Рис.

Описание системы «Мотив»

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

· создание единого информационного пространства компании;

· организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

· возможность коллективной работы над проектами;

· возможность управлять большим количеством задач и поручений;

· контроль над занятостью персонала;

· управление большим объемом документов;

· обеспечение конфиденциальности информации;

· быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

· ведение архивов проектов, задач и документов. по материалам сайта http://www.motiw.ru

Описание системы CompanyMedia

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

· система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности. по материалам сайта http://www.intertrust.ru

Описание системы Corporate Business

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Комплексный электронный документообоот с изданием Corporate Business - это только технологические инновации, которые выводят bb workspace в лидеры комплексного программного обеспечения.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

Эргономичный современный интерфейс построенный по принципу «всё как на ладони»;

Интеграция с текстовыми и табличными редакторами из пакета Microsoft Office;

Маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

Динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

Описание системы Directum

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

· Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Описание системы DocsVision

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции СЭД DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием

· Поддержка процессного подхода в организации управления

· Автоматизация систем менеджмента качества

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

· Средства контроля исполнения документов и заданий

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

· Управление процессами обработки документов

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

· Автоматизация канцелярии

· Создание электронного архива документов. по материалам сайта http://www.docsvision.com

Описание системы Globus Professional

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

Описание системы LanDocs

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

· согласование документов в электронной форме;

· организация оперативной обработки внешних обращений;

· контроль исполнения документов и заданий;

· подготовка наглядной отчетности по движению документов;

· организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

· организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

Описание системы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow - это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

· документационного обеспечения управления;

· контроля исполнительской дисциплины;

· архивного хранение бумажных и электронных документов;

· управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

· преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

· межтерриториального и межведомственного обмена документами;

· формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

· защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 340 клиентами. Текущая версия продукта - 1.19.

Описание системы PayDox

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

· Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX)

· Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

· Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

· Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

· Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

· Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

· Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий.

· Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

Сравнительная характеристика СЭД

В данной работе мы проведем сравнение систем электронного документооборота, наиболее распространенные в настоящее время на территории России.

При проведении сравнительного анализа учитывались функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а также их сочетание, которое определяло в конечном итоге положение каждой системы на российском рынке.

Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Стоимостной анализ заключался в оценке того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой - быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

Результаты сравнения систем приведены в таблицах ниже. При этом используются следующие значения:

0 - возможность не реализована,

0,5 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1 - возможность реализована.

Направление «Канцелярия»

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 1 «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица «Маршрутизация и контроль исполнения»

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.

Таблица «Аналитика и управление»

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице «Аналитика и управление» приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица «Архив»

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.

Таблица «Информационная безопасность»

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица «Общие характеристики»

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации СЭД на предприятии. В нижеследующей таблице приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Таблица «Стоимость»

В таблице приводится стоимость СЭД из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Обращаем внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В таблице «Стоимость» приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Комплексная оценка функциональных возможностей систем и выводы обзора

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением таблицы «Общие характеристики». Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100. Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» СЭД в рамках данной методики сравнения.

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением электронного документооборота на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Делопроизводство в кадровой работе

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников. Всем вышеизложенным объясняется актуальность данной работы.

Целью работы является изучение делопроизводства в кадровой работе.

Задачами работы является

• рассмотреть теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работы;
• изучить организацию делопроизводства в кадровой работе на примере ЗАО «Полиграф;
• рассмотреть методы оптимизации организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф».

Предметом работы является организация делопроизводства. Объектом работы выступает ЗАО «Полиграф».

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

Поступая на работу, гражданин вступает в трудовые отношения с организацией или индивидуальным предпринимателем. Содержанием этих отношений являются взаимные трудовые права и обязанности работодателей и работников. Работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату, а работник должен лично выполнять трудовую функцию, определенную трудовым договором, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

Трудовым законодательством предусмотрено документирование отношений между работником и работодателем, а также между лицом, ищущим работу, и работодателем (письменный отказ в приеме на работу). Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем: подбор персонала, адаптация новых работников, оценка деятельности работников, повышение их квалификации, мотивация труда и др. Управление персоналом также приводит к созданию многочисленных документов 1 .

С учетом сказанного всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

• документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
• документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.) 2 .

К кадровому делопроизводству традиционно относятся документы, связанные с трудовыми отношениями, большая часть которых необходима для оформления таких процедур, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, направление в командировку и др.

При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:

• локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
• документы, связанные с учетом и движением кадров.

Локальные нормативные акты – это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ. Такие документы являются обязательными для применения (например, график отпусков). Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).

Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.

Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.

Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

• документы, удостоверяющие личность;
• документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
• документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
• документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
• документы воинского учета;
• документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.) 3 .

Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:

• договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
• информационно­справочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
• первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки­расчеты при предоставлении отпусков и увольнении 4 .

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию в дела, хранению и использованию кадровой документации.

В настоящее время, после вступления в силу ТК РФ, в кадровом делопроизводстве произошли следующие основные изменения:

• перестали быть обязательными некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для работодателя документы (например, документы, закрепляющие порядок работы с персональными данными работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, документы при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под роспись;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими проверок соблюдения работодателями трудового законодательства 5 .

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в многочисленных современных организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством (обязательных) документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы архивов организаций.

Одной из основных задач каждого работодателя в области работы с персоналом является своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства.

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») 6 .

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

• организация труда работников;
• заключение трудового договора и прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление работникам отпусков;
• поощрение работников;
• наложение на работников дисциплинарных взысканий;
• аттестация работников;
• ведение штатного расписания;
• учет использования рабочего времени;
• привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• оформление служебных командировок;
• прекращение трудового договора и увольнение с работы 7 .

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении 1. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

• инструкции по охране труда по профессиям;
• журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие 8 .

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

Трудовые отношения между работником и ЗАО «Полиграф» возникают на основании заключенного трудового договора (ст. 16 ТК РФ). В дальнейшем возникшие трудовые отношения, а также их изменение и прекращение должны быть надлежащим образом оформлены (ст. 68, 73, 80 и другие ТК РФ).

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Форма Табеля (приложение 2) определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволяет быстро и правильно документировать работу с кадрами на ЗАО «Полиграф».

В Табель и Альбом должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений.

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Отдельные виды документов по личному составу ЗАО «Полиграф» имеют унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (табл. 2.1).

Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

Таблица 2.1

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя ЗАО «Полиграф» (см. приложение 3).

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности (приложение 4).

Представляется целесообразным включить в Альбом форм документов максимальное количество образцов приказов по личному составу, а также систематически дополнять его новыми примерами после документирования ситуаций, возникающих в практике работы с кадрами.

Для приказов по личному составу большое значение имеет правильная индексация и регистрация. Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело. Именно требования к последующему формированию дел определяют порядок работы с приказами по личному составу в «текущем» делопроизводстве: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил).

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой ЗАО «Полиграф». В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно (п. 3.5.5 Основных правил), применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Принятая в ЗАО «Полиграф» система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

В случае ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам, можно порекомендовать следующую книгу (журнал) регистрации приказов (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Форма книги (журнала) регистрации приказов

Разработанные в ЗАО «Полиграф» учетные формы с различными вариантами их заполнения должны быть представлены в соответствующих разделах Альбома форм документов.

Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т. п.

Документы – основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

2.3 Резолюция руководителя

Заявления работников и служебные записки относятся к внутренней переписке и требуют рассмотрения и принятия решения руководителем ЗАО «Полиграф». Принятое решение отражается в резолюции, содержание которой в большинстве случаев сводится к очень кратким указаниям: «В приказ», «Исполнить», «В отдел кадров», не соответствующим смыслу данного реквизита.

Другой серьезной ошибкой при простановке на документах резолюций является смысловое несоответствие принятого руководителем решения содержанию рассмотренного документа. Наиболее часто такие ошибки встречаются в резолюциях на заявлениях работников.

Работник просит в заявлении разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части и предоставить ему часть отпуска продолжительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель организации, не соглашаясь с просьбой работника, указывает в резолюции: «Предоставить отпуск продолжительностью 7 дней» (с понедельника по воскресенье).

Данная резолюция не соответствует содержанию заявления, а значит, не является рассмотрением его по существу поставленного вопроса. В данном случае в резолюции должен содержаться отказ в предоставлении части отпуска.

Работник по собственной инициативе хочет расторгнуть трудовой договор и предупреждает об этом работодателя в письменной форме, но не за две недели, а за меньший срок. Не желая удовлетворять просьбу работника, руководитель выносит резолюцию: «Уволить с отработкой в течение двух недель» или указывает в резолюции дату увольнения по истечении предупреждения за две недели, т.е. не совпадающую с датой, содержащейся в заявлении работника.

Вновь вместо отказа в просьбе, высказанной работником, ему «делается предложение», не отвечающее его желанию.

Во избежание подобных ошибок в Альбоме форм документов следует привести варианты возможных резолюций при принятии решений по наиболее типичным, часто повторяющимся ситуациям.

Особенностью протоколов и актов является создание этих документов или в процессе коллегиального обсуждения и принятия решений (протоколы), или при установлении (подтверждении) несколькими лицами фактов и событий, происходивших в их присутствии (акты). Поэтому в протоколы дополнительно включается информация о присутствовавших членах коллегиального органа (т. е. о наличии кворума), а при составлении большинства актов требуется присутствие незаинтересованных свидетелей.

Для учета создаваемых в ЗАО «Полиграф» внутренних документов может быть использована следующая примерная форма регистрационных журналов, которые ведутся отдельно по видам и разновидностям документов (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Форма регистрационного журнала

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

Другой важной информацией в Альбоме форм документов должны стать примеры внесения записей в трудовые книжки работников. Как известно, действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, содержит несколько образцов записей (например, об установлении второй профессии, о переименовании организации, об увольнении и др.), однако этого явно недостаточно, особенно для начинающих кадровиков.

Образцы записей в трудовых книжках можно поместить в Альбоме после примеров оформления приказов по личному составу или в виде сводной таблицы (приложение 5).

Сложности в работе с трудовыми книжками, как правило, обусловлены пробелами или противоречивыми требованиями, содержащимися в действующих нормативных правовых актах по их ведению.

Например, в соответствии с утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.07.02 № 555 Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка – подлинник, а не заверенная копия. Однако в IV разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, говорится о выдаче трудовой книжки работнику только при увольнении (прекращении трудового договора). Таким образом, возникает проблема с выдачей подлинника трудовой книжки не увольняющемуся работнику.

В данной ситуации и других аналогичных случаях, когда работник должен предъявлять в том или ином органе подлинник трудовой книжки, целесообразно показать в Альбоме форм документов порядок документирования процедуры выдачи трудовой книжки.

Документом, на основании которого будет выдаваться трудовая книжка, на наш взгляд, должно быть заявление работника, адресованное ЗАО «Полиграф», а не широко распространенная в практике «расписка». После регистрации заявления, рассмотрения его руководителем организации и простановки резолюции работник должен в письменном виде (на том же заявлении) подтвердить факт получения трудовой книжки во временное пользование с обязательством ее своевременного возврата без каких-либо повреждений, исправлений, помарок и т. п.

Кадровая служба должна организовать контроль за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и провести ее проверку при возвращении книжки работником. При отсутствии у работника обоснованной причины для получения подлинника трудовой книжки ему может быть выдана только заверенная копия.

Подробными указаниями о порядке заполнения должны сопровождаться в Альбоме форм документов такие учетные формы, как табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) и личная карточка работника (Т-2).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно, т. к. ЗАО «Полиграф» обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). При заполнении табеля используются следующие способы:

– сплошная ежедневная регистрация отработанного времени или указание причин отсутствия работника (отпуск, нетрудоспособность и т. д.);

– регистрация только неявок, прогулов, опозданий и т. п.

Отработанное время может включать: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, а также работу в выходные и праздничные дни. Разные виды рабочего времени учитываются и оплачиваются отдельно.

Отметки о неявках на работу по уважительным причинам должны подтверждаться оправдательными документами. Часы, отработанные в режиме неполного рабочего времени, вносятся в табель в соответствии с условиями, включенными в трудовой договор.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. В крупных организациях табель ведется по структурным подразделениям.

Личная карточка работника заполняется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, включая совместителей. Личные карточки заполняются в одном экземпляре работником кадровой службы на основании личных документов гражданина, поступающего на работу. Карточки заполняются от руки или с использованием электронной версии с последующей распечаткой. При ручном заполнении в карточке не допускается помарок и подчисток.

При возникновении ошибок или необходимости внесения изменений (например, при смене фамилии, изменении домашнего адреса или паспортных данных) в карточке зачеркивается неправильная или устаревшая запись, а выше или рядом проставляется правильная запись. Внесенные исправления должны быть подтверждены подписью работника кадровой службы.

Важную роль при заполнении личных карточек работников играют общероссийские классификаторы технико-экономической информации (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР), использование которых позволяет правильно заполнять соответствующие строки карточки (табл. 2.4).

При необходимости кодирования в личной карточке работника информации, не вошедшей в общероссийские классификаторы, разрабатываются локальные классификаторы организации. Заполненные при оформлении приема на работу карточки регистрируются в книге учета личных карточек, форма которой разрабатывается по усмотрению ЗАО «Полиграф».

Таблица 2.4

Ошибки оформления личных карточек ЗАО «Полиграф»

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы ЗАо «Полиграф». В Графике в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям:

– составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.);

– оформление документов (согласование, подписание, утверждение);

– обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников);

– оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения рассмотренных локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной приказом руководителя ЗАО «Полиграф».

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Автоматизированная система на предприятии сегодня не дань моде, а насущная необходимость. Одной из торговых компаний удалось реализовать проект автоматизации, причем буквально с нуля. К моменту внедрения штат организации составлял более пятисот человек. При этом в службе персонала не было ни одного программного продукта.

Между службами компании было трудно наладить коммуникации. Желание устранить эту проблему, а также решение актуальной задачи создания общей базы данных сотрудников, и стали основными причинами автоматизации бизнес-процессов. Инициаторами проекта выступили два подразделения: финансовый отдел и служба персонала. Именно они и сформулировали главные параметры автоматизации, ответив на три принципиальных вопроса:

1. Что хотелось бы получить в результате реализации проекта?
2. Какие финансовые затраты понесет в связи с этим компания?
3. Сколько времени займет подготовка и внедрение автоматизации?

Для работы над проектом была создана инициативная группа, в которую вошли специалисты трех подразделений:

• службы информационных технологий – в ее задачи входил анализ программ, представленных на рынке, оценка возможности их взаимодействия с IT-продуктами, которые компания планировала внедрять в перспективе, а также решение вопросов, связанных с дальнейшим обслуживанием программы;
• финансового отдела – определение круга задач автоматизации, связанных с расчетом заработной платы;
• службы персонала – формулирование задач проекта в части управления сотрудниками.

Первым делом инициативная группа проанализировала рынок информационных услуг. Оказалось, что с точки зрения задач, стоящих перед компанией, практически все программные продукты нуждаются в доработке. Выбор наиболее удобного из них потребовал довольно продолжительного обсуждения, которое проходило в ходе нескольких «круглых столов». На этих мероприятиях выяснились плюсы и минусы различных решений. В результате был сделан выбор в пользу программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7». В то время она еще не включала блока «1С: Управление персоналом и Зарплата», поэтому пришлось сделать некоторые доработки, которые осуществили внешние специалисты.

Для проекта был разработан и утвержден подробный план действий с указанием сроков и ответственных за выполнение каждого пункта. На весь проект (разработку, тестирование, внедрение и обучение персонала) было отведено 4 месяца (табл. 3.1). Прежде всего, сотрудники каждого подразделения службы персонала определились с тем, какие данные им необходимы в электронном виде. Для инспектора по кадрам – кадровый документооборот, для менеджера по персоналу – база кандидатов (ранее она собиралась на бумажных носителях), для специалиста по обучению – списки тех, кто был на тренингах (весь персонал компании проходит обучение). Таким образом, для кадровой службы необходимо было настроить несколько блоков:

1.«Подбор персонала». Был создан специальный справочник для хранения максимально полной информации обо всех кандидатах, приглашенных на собеседования, а также потенциальных сотрудниках компании, которые могли бы оказаться интересными ей в случае открытия некоторых вакансий.

2.«Обучение». Для фиксации сведений о прохождении тренингов был усовершенствован уже имевшийся справочник «Сотрудники». Он включал список всех, кто работает (и работал ранее) в компании. Он оказался удобным, т. к. содержал информацию о каждом сотруднике – дату рождения, адрес, паспортные данные, название должности и подразделения, график, оклад и др. Поэтому именно данный справочник и был выбран для доработки. Появилась возможность внесения сведений о дате и названии тренинга, его результатах, а также о том, какое обучение необходимо для дальнейшего развития сотрудника – как нового, так и уже работающего.

3.«Кадровое делопроизводство». Этот блок также дорабатывался с целью расширения его возможностей, в частности, для ввода графика отпусков, контроля его соблюдения, составления трудовых договоров.

4.«Отчетность и статистика». Именно составление отчетов и сбор статистических данных позволяет анализировать проделанную работу и формировать планы на будущее. Для этих целей были созданы следующие электронные отчеты:

• «Процентик» – в нем информация собирается в процентах: коэффициент текучести кадров, соотношение количества кандидатов, прошедших собеседование, и числа сотрудников, принятых на работу;
• «Интересная статистика» – с данными этого отчета служба персонала каждый месяц знакомит всех сотрудников компании. В нем содержатся сведения о том, сколько в организации мужчин и женщин, статистика по образованию, семейному положению, среднему стажу работы в компании.

Таблица 3.1

План выполнения проекта

После установки программы и тестирования настроек пришла очередь самого сложного этапа – внедрения. Для начала все сотрудники прошли обучение пользованию новой программой. Оно проходило в учебном центре компании-разработчика в два этапа: прежде всего – для службы персонала, далее – для финансового отдела (в это время кадровики уже вносили информацию в программу). Занятия проводились в течение недели каждое утро с 9 до 11 часов. Процесс освоения программы у сотрудников проходил разными темпами, но все были убеждены в том, что автоматизация позволяет работать эффективнее.

После обучения в систему была внесена вся информация (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Внесение информации о кадрах

После внедрения автоматизации были подведены итоги. Анализ полученных результатов показал следующее:

1.Существенно снизились трудозатраты на простейшие кадровые процедуры (табл. 3.2).

2.Упростилось взаимодействие между службой персонала и финансовым отделом.

3.Стало удобнее хранить и использовать информацию о сотрудниках.

Таблица 3.2

Изменения в оформлении приема сотрудника на работу

Службе персонала следует помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

• хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);
• специалистам службы персонала, занимающимся проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;
• процесс ввода всей необходимой информации потребует от сотрудников службы персонала максимальной концентрации внимания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объем работы кадровой службы предприятий вообще и ЗАО «Полиграф», в частности, значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
3. ГОСТ Р 6.30-2003
4. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004.
5. Андреева В.И. О сложных вопросах документирования трудовых отношений//Справочник кадровика, 2006, №10.
6. Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. М., 2006
7. Белущенко С. Автопорядок в кадрах// Справочник по управлению персоналом, 2007, №4.
8. Борискин В.В. Официальное делопроизводство. М., 2007
9. Быкова Т.А. Делопроизводство. М., 2008
10. Вялова В.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленным подразделением//Справочник кадровика, 2008, №8.
11. Галахов В.В. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
12. Доронина Л.А. Основы делопроизводства. М., 2007
13. Журнал "Делопроизводство", 2007, N 4
14. Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – с. 20-27
15. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2006
16. Корякина Ю.С. Делопроизводство. М., 2007
17. Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006
18. Кузнецов Д.Л. Кадровое делопроизводство. М., 2007
19. Кузнецова Т. Делопроизводство. М., 2008
20. Курноскина Л.В. Современное делопроизводство. М., 2007
21. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие. М., 2007
22. Макарова Н.А. Делопроизводство на предприятии. М., 2008
23. Непогода А.В. Делопроизводство организации. М., 2007
24. Новикова Е.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
25. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 2006.
26. Пшенко А.В. Основы делопроизводства. М., 2006
27. Смирнова Е.П. Делопроизводство: учебник. М., 2006
28. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2006.
29. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. М., 2007
30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006.
31. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. М., 2005. С. 24-40.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример табеля форм документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример приказа о внесении изменений в формы первичной учетной документации

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример приказа по личному составу на бланке приказа по основной деятельности

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример заявления о выдаче трудовой книжки

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Пример сводной таблицы

1 Басаков М.И. Делопроизводство. М., 2007

2 Орловский Ю.П. Делопроизводство в организации. М., 2007

3 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2007

4 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006

5 Труханович Л.В. Делопроизводство. М., 2008

6 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

7 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

8 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.