Должностная инструкция как документ. Важный кадровый документ: должностная инструкция

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция - это локальный акт, в котором определяется место работника в системе управления предприятия, а также закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция как вид документа не упомянута в Трудовом кодексе и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Роль должностных инструкций в том, чтобы упорядочить работу работников всех подразделений и всей организации. Обычно должностные инструкции описывают обязанности и права работников, позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Должностная инструкция является закономерным приложением к трудовому договору. Трудовой договор отвечает на вопрос: "Что работник должен делать на работе?", а должностная инструкция отвечает на вопрос: "Как он должен это делать".
Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания или отдельного работника, если его функции отличаются от функционала аналогичных должностей. Должностная инструкция содержит описание конкретных видов работ, выполняемых работником, и содержит требования к профессиональной подготовке. Должностные инструкции содержат характеристики должностей и профессий, описанные в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (Постановление Минтруда РФ № 37 от 21 августа 1998 года) и «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10 ноября 1992г.), а также в отраслевых нормативных документах.
Как правило, должностные инструкции создаются для руководителей, специалистов и служащих. Для рабочих должностные инструкции обычно не создаются. Работник, принимаемый на работу по определенной специальности должен обладать и соответствующей квалификацией, требования к которой должны содержаться в трудовом договоре. Для рабочих квалификационные требования содержатся в «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10.11.92 г.), а также в отраслевых нормативных актах. Действия рабочих в определенных ситуациях и по определенным процессам и технологиям обычно закрепляются в производственных инструкциях.

Форма должностной инструкции

Способ оформления должностных инструкций определяет работодатель. Как и любой управленческий документ, должностная инструкция должна соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003. Форма должностной инструкции должна найти свое закрепление в «Альбоме форм управленческой документации» организации.

Содержание должностной инструкции

За время использования должностных инструкций было выработано несколько методик их составления. Различаются они между собой как рекомендациями по содержанию, так и рекомендациями по оформлению.
Одной из самых простых является методика, по которой должностная инструкция состоит всего из двух разделов:
1. Основные задачи,
2. Должностные инструкции.
Более сложный вариант включает в себя разделы:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4.Ответственность
Третий подход к структуре должностной инструкции заключается в том, что помимо указанных выше, в должностную инструкцию включаются разделы:
1. Функции.
2. Взаимоотношения (служебные связи).
В ряде организаций используется еще и такой макет должностной инструкции, по которому отдельным блоком приводятся поощрения и взыскания должностного лица.

Состав пунктов должностной инструкции

В разделе «Общие положения», указывается:
- категория должности в соответствии с ОК 016-94 и «Квалификационным справочником»;
- требования к профессиональной подготовке, стажу работы;
- порядок назначения на должность и освобождения;
- перечень нормативных документов, которые работник должен знать и руководствоваться в своей деятельности;
- подчиненность и замещение.

Таб. 1 Раздел «Общие положения»

В разделе «Права», указываются закрепляемые за работником полномочия, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Ответственность», устанавливается персональная ответственность работника в соответствии с федеральными законами и локальными нормативными актами предприятия. Если работник является материально-ответственным лицом, то должностная инструкция наряду с договором о материальной ответственности может определять, каким образом этот работник несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.
В том случае, если в должностной инструкции определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, следует предусмотреть и критерии оценки, которые позволяют оценить степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.
Ошибка! Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
Кроме перечисленных, в должностную инструкцию могут включаться и другие разделы, например: «Поощрения и взыскания» или «Взаимоотношения (служебные связи)». В последнем перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Ознакомление с должностной инструкцией

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке:

Рис.1 Лист ознакомления

Кем разрабатываются должностные инструкции

Степень детализации должностной инструкции

С кем согласовываются должностные инструкции

Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, где работает специалист, на работу которого создается инструкция, утверждает полномочный руководитель организации.

Как часто надо менять текст должностной инструкции

Где хранятся должностные инструкции

Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок - это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)

Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы - транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

• четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
• определение необходимой квалификации работников;
• установление обязанности работников повышать квалификацию;
• определение порядка взаимодействия работников;
• обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
• обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями , утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 . Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 ;
• Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих , утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 ;
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н ;
• другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают в себя:

• функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;
• категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);
• порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);
• подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;
• порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;
• квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);
• чем должен руководствоваться в своей деятельности;
• - документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта - ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:

• критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
• критерии оценки работы - результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее - Письмо № 3520-6-1 ) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.

Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.

Согласование должностной инструкции

Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.

Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору - то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1 ).

В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено - согласование не требуется.

Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия - у руководителя подразделения.

Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.

Вносим изменения в инструкцию

В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?

Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.

Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ .

Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ - заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию . Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» - «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.

Должностной регламент

Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.

Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 №   79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 № 1458 .

Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.

Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. - М.: ИНФРА-М, 2006.

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

«Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ - права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
• Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);

• Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

Первый раздел «Общая часть » содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел - «Функции » - является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел - «Должностные обязанности » - устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом - «Ответственность », где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) » устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Читайте также: Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности образец

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

должностные инструкции кто составляет по закону

Должностная инструкция

Написание должностной инструкции не регулируется нормативными правовыми актами. Написание должностной инструкции, оформление и внесение изменений в нее — это самостоятельное право работодателя. В соответствии с письмом Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 «должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ».

Требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.

Должностные инструкции кто составляет в организации

Что такое отсутствие/присутствие с юридической точки зрения?Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа. Что должен ответить руководитель работнику, который просит отпустить его с работы? Здесь важно, чтобы вы сами понимали, что такое присутствие, отсутствие на работе с юридической точки зрения.Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Должностные инструкции кто составляет по закону

В первую очередь следует отметить, что трудовое законодательство не требует обязательного составления инструкций для всех категорий работников (служащих): в настоящее время необходимость этого предусмотрена только для муниципальных служащих (п. 1 ст. 12, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), отдельных категорий государственных служащих (например, для полицейских (п.

Должностные инструкции

является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

— повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностные обязанности медсестер, прикрепленных к поликлинике

Вопрос: Разъясните, пожалуйста. Мы работали старшими медсестрами в детских садах и относились к ГУНО (городской отдел дошкольного образования). В данный момент нас передали в поликлинику, и мы называемся теперь медсестрами детской поликлиники.

Раньше меню-требования составляла медсестра в детском саду. А кто должен это делать в сложившейся ситуации? Какие у нас должны быть должностные обязанности?

Добрый день! Конкретное ответственное лицо за составление меню-требования на выдачу продуктов питания (ф.

Инстpукция Должностные инструкции в строительстве

Дворник — метет. А вдруг — не все? Истина же, как обычно, лежит посередине — как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Третья задача должностных — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание, даются рекомендации по составлению пакета организации.

Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв.

Конференция ЮрКлуба

на моем предприятии встал вопрос: кто должен составлять должностные, а кто составляет рабочие и нужны ли эти рабочие инструкции вообще?

ДИ должен составлять тот, кто администрирует расторжение трудовых договоров вследствие несоответствия работника занимаемой должности, или хотя бы понимает, как это делать на практике.

на моем предприятии встал вопрос: кто должен составлять инструкции, а кто составляет рабочие и нужны ли эти рабочие вообще?

а у Вас должности экзотичекие? Если нет, то типовую ДИ скачать где угодно можно и немного подогнать под реалии предприятия.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, кто непосредственно разрабатывает на предприятии, руководитель отдела или кадровик? И что делать если работник отказывается расписываться в (не согласен с условиями)?

Ответ: Трудовое законодательство не содержит требования об обязательном составлении и утверждении на все должности, профессии работников, имеющиеся у работодателя.

Помощь: Порядок разработки должностных инструкций

Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1) (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее — ТК). Пункт 2 ст.54 ТК устанавливает обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). инструкция — это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Правила и порядок составления должностной инструкции

Должностные, регламентирующие трудовые функции штатных должностей организации, являются важным нормативным актом локального значения. Этот документ необходим и работодателю, и работнику, поскольку в нем установлены квалификационные требования, перечислены обязанности и права человека, занимающего данную должность.

– документ, который является аргументом в трудовых конфликтах и спорах, поэтому ее содержание и оформление должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к юридически значимым документам.

Правила составления и оформления должностных инструкций

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки.

Составляем должностную инструкцию

Благодаря инструкции руководитель может доказать, что сотрудник не справляется со своими обязанностями или нарушил служебную тайну. Что еще помимо непосредственных обязанностей там следует прописать? На правовые вопросы отвечает эксперт сайта Татьяна Ускова, юрисконсульт.

— У части компаний должностных инструкций попросту нет, у некоторых — скачаны с Интернета. Что говорит закон - нужна ли вообще?

— Закон не устанавливает прямого наличия должностной инструкции как локального документа, исключая государственные учреждения.

Разработка должностных инструкций

Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.

Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.

В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.

Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.

Как правильно составить инструкцию

В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций. поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.

Читайте также: Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.

Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.

После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.

Должностная инструкция действует до ее замены на новую.

Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.

Внесения изменений в инструкцию

В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.

При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:

• В какой форме составлена инструкция;
• Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
• Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).

Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.

Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.

Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.

Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.

При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.

При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.

Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.

Значение должностных инструкций

Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.

Обоснованный отказ в приеме на работу

Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.

Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).

Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности

В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.

Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

Увольнение работника, не прошедшего испытание

В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.

Должностные инструкции. Основные принципы их работы

1. Что такое должностные инструкции? Какое значение они имеют?

Успех и неудачи современных организаций в немалой степени зависят от человеческого ресурса, задействованного в работе. Производительность труда персонала влияет на общую прибыль компании. Однако осуществлять постоянный контроль выполнения работниками их должностных обязанностей, — сложная задача. Упростить ее могут специальные документы, среди которых: правила, регламентирующие внутренний распорядок, положения о структурных отделах организации, штатное расписание, а также – должностные инструкции .

Подобные инструкции позволяют разграничить поле деятельности каждого работника и закрепить за ним определенные трудовые обязанности. Наличие документа, излагающего основные задачи и полномочия персонала организации, является обязательным, согласно действующему законодательству РФ.

По определению Современного экономического словаря, должностная инструкция указывает круг поручений и обязанностей, а также работ, которые необходимо выполнить данному сотруднику, занимающему конкретную должность на предприятии.

Из этого определения следует, что основное внимание уделяется определению круга трудовых обязательств, возлагаемых на определенного работника. Важно, что речь идет скорее об описании функций данной должности, а не об описании трудовых обязательств конкретного работника.
Основные функции: структурирование производства, а также регулирование деятельности сотрудников.

2. Цели (какие цели преследует утверждение таких инструкций)

Любая система управления нуждается в четких указаниях и правилах, выполнять которые обязан каждый сотрудник. Цель составления должностной инструкции, — показать подчиненному круг требуемых задач и мотивировать его к выполнению определенных трудовых обязанностей.

Они служат выполнению нескольких задач. Прежде всего, побуждают к действию определенного сотрудника, указывают на критерии оценки его труда, дают необходимые направления для повышения уровня квалификации сотрудника. Кроме того, участие работника в обсуждении его должностной инструкции, позволяет ему влиять на условия и организацию его труда.

Также должностная инструкция предоставляет возможность для анализа и оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, содержит в себе дополнительную информацию об уровне подготовки кандидатов на вакантную должность. Она может использоваться и как источник достоверной информации для совершенствования структуры организации, для увеличения производительности труда.

3. Кто составляет должностные инструкции? Что нужно указывать в них?

Разрабатываются они каждым руководителем для его подчиненных, а подписываются управляющими структурных отделов. Иногда инструкцию составляет специалист, работа которого заключается именно в разработке подобного рода документов. Все должностные документы утверждает лично первый руководитель организации. Между тем ответственным за наполнение организации необходимыми документами, является начальник отдела кадров.

Важные качества понятного нормативного документа – ясность и краткость. Потому что двусмысленному документу нельзя подчиняться. Очевидно, они не должны быть слишком длинными, — их тяжело читать, и велик риск ошибиться в понимании содержания написанного.

В процессе написания должностных инструкций формулируются функции и задачи подчиненного. При этом необходимо придерживаться соответствия должностных инструкций и фактических обязанностей сотрудника. Положения такого рода документов должны определять конкретные зоны ответственности подчиненного, а не являться лишь формальными обязательствами. Все положения одинаково равны по уровню важности.

Следует избегать общих определений, двусмысленности, неясности и поверхности суждений при составлении должностных инструкций. Необходимо четко выделить все основные задачи, подробно описать методики выполнения работ, упомянуть обо всех важных процедурах и указаниях, которых должен придерживаться работник. Лучше использовать простые, а не сложные предложения.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

— это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач;
• улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизировать права работника;
• повысить личную и коллективную ответственность;
• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
• организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

• и функциональная структура;
• классификатор функций управления;
• классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
• нормативы управленческого труда;
• положения о структурных подразделениях;
• результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии , рационального разделения труда, высокой организованности, и порядка на каждом , а также совершенствованию . В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения » содержится:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
• требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
• перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции » должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

• получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
• заполнение контрольных карточек;
• внесение в них отметок о ходе исполнения;
• ведение сроковой картотеки;
• передача информации;
• составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

• внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

• ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
• обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности » должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

• соблюдать ;
• соблюдать установленные сроки подготовки документов;
• соблюдать этические нормы общения в ;
• соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права » закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность » записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи » записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

• изменение структуры организации;
• переподчинение службы делопроизводства;
• изменение наименования должности;
• изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• внедрение новых форм и методов организации труда;
• внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку . Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

В процессе трудовой деятельности человек может менять рабочее место. К одинаковым должностям на разных предприятиях часто предъявляются несхожие требования. Четко прописанная должностная инструкция позволит конкретизировать любые должностные нюансы и снизит количество конфликтных ситуаций между работником и нанимателем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – организационный акт, отражающий все обязанности сотрудника на занимаемой должности . Документ нельзя считать полноценным, если одновременно с требованиями, выдвигаемыми к работнику, в нем не будут отражены его права, обязанности и ответственность, за неисполнение прописанных функций.

Может возникнуть логичный вопрос: «Зачем прописывать должностную инструкцию, если она практически полностью повторяет все пункты трудового договора?» Замечание имеет смысл, тем более что заключение трудового контракта является обязательным пунктом при приеме на работу, а подписание инструкции нет.

Дело в том, что трудовой договор – это шаблонный документ, который составляется для конкретной должности.

Должностная инструкция имеет более расширенный список задач, может содержать пошаговые рекомендации действий в определенной ситуации. Она прописывается под человека, а не должность.

Квалифицированно составленный документ позволяет четко определить взаимоотношение между сотрудником , отделами предприятия и его руководством. В организациях применяются инструкции двух типов:

1. Универсальный. Обычно это точная копия трудового договора. Типовой акт содержит общий набор функциональных обязанностей, характерных для определенной должности.
2. Оригинальный. Оформляется с учетом особенностей конкретного рабочего места. В нем четко указываются не только обязанности работника, но и способы коммуникации, взаимоотношения с коллегами, уровень подчиненности, другая конкретная информация.

Практика показывает, что лучше использовать второй тип акта . Он позволяет быстрее разрешать конфликтные ситуации, повышает эффективность работы трудящихся.

На основании чего и кто ее разрабатывает

Должностные инструкции применяются практически на всех предприятиях, но обязательны к использованию только в государственных учреждениях. Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, в нем не найдешь ни одной ссылки на данную методичку. Тем не менее – это основной источник информации, от которого должен отталкиваться кадровый работник при составлении этого организационного акта.

Среди нормативных распоряжений следует выделить Письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007 года. Письмо дает понимание важности составление должностной инструкции , как документа, в котором можно предъявить четкие квалификационные требования к сотруднику.

При этом работодатель самостоятельно определяет структуру акта и технология внесения в него изменений. Рекомендуется два вида оформления инструкции:

• приложение к коллективному договору;
• самостоятельный правовой акт.

Основным правовым документом, используемым для составления руководства, является Единый Квалификационный справочник. Это утверждение основано на постановлении Министерства Труда Российской федерации № 9 от 09.02.2004.

При оформлении должностной инструкции ответственный сотрудник должен опираться на следующие внутренние документы:

1. Положение о разработке или инструкция по ее составлению.
2. Штатное расписание.
3. Организационно-правовая структура предприятия.
4. Прочие внутренние локальные акты.

При составлении документа необходимо пользоваться следующими правилами:

• структура должна быть одинаковой для всех рабочих мест;
• при наличии одинаковых должностей в штате предприятия, возможно составление одного общего документа. Если для аналогичных должностей предполагаются различные функциональные обязанности, рекомендации составляется отдельно для каждого сотрудника;
• чем конкретней прописаны задачи и обязанности работника, тем проще требовать их четкого исполнения;
• пункты документа не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

Руководитель организации самостоятельно выделяет сотрудника несущего ответственность за составление данного организационно-правового акта. Обычно – это работник кадровой службы. В больших организациях, имеющих огромную структуру и списочный состав, такая обязанность может быть возложена на начальника отдела или непосредственного руководителя.

Для утверждения документа понадобиться согласовать его со следующими службами:

1. Профсоюзной организацией предприятия, если таковая существует.
2. Юридическим отделом, для проверки на соответствии Российскому Трудовому законодательству.

Все изданные акты утверждаются у руководителя предприятия и закрепляются соответствующим приказом. Приказ можно оформить отдельно на каждый документ , либо в общем виде, указав дату и номер инструкции и должность, под которую она прописана.

Структура документа

Очень часто работодатели не уделяют составлению должностных инструкций должного внимания, ограничившись переписыванием основных положений из Единого квалификационного справочника. Это совершенно неверный подход.

Документ должен быть уникален для любого предприятия, учитывать особенности его деятельности.

В нем должны быть конкретно расписаны права, обязанности и ответственность сотрудника в соответствии с утвержденной структурой. Документ должен включать в себя следующие разделы:

Без подписи сотрудника документ не является действительным . Он визируется руководством и печатью организации. Прошнурованный оригинал храниться в отделе кадров. Работнику выдается копия документа.

Примеры должностных инструкций.

Зачем нужно должностная инструкция

Должностная инструкция – это важный нормативный акт, от которого не следует отказываться.

Профессионально составленный документ способен решить следующие организационные задачи:

• определить квалификационные требования. То есть при приеме на работу человек должен соответствовать занимаемой должности, а именно иметь определенное образование, опыт работы на конкретном месте. Возможно предъявление требований по конкретным навыкам и умениям, наличие свидетельства о прохождении дополнительных курсов и тому подобное;
• установление конкретного круга обязанностей. Только в инструкции можно прописать алгоритм четких действий, определить задачи и выделить конкретные участки работы, за которые будет отвечать сотрудник;
• обозначение рамок ответственности. Четкая конкретизация функций позволяет предъявлять реальные требования к их выполнению.

Следовательно, основной смысл документа – это установление основного круга функциональных задач , определение уровня ответственности за их ненадлежащее исполнение и определение прав сотрудника.

Работодатель может не использовать это локальный нормативный акт в работе предприятия.

При отсутствии разработанной и правильно утвержденной инструкции будут труднодоказуемы следующие моменты:

1. Правомочность отказа в приеме на работу. Если нет инструкции квалификационные требования должны быть утверждены в каком-либо другом нормативном документе, но это лишено смысла.
2. Основания наличия испытательного срока и параметров оценки его прохождения.
3. Законность увольнения сотрудника за невыполнение трудовых обязанностей или несоответствие занимаемой должности.
4. Легитимность применения взысканий за ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей.
5. Обоснованность разделения задач между сотрудниками, занимающими равноценные должности.

Должностная инструкция имеет большое значение не только для работодателя, но и для работника. Она позволяет:

• определить четкий круг обязанностей и полномочий;
• оперативно разобраться со всеми спорными моментами;
• обозначить наиболее важные критерии оценки продуктивности собственной деятельности;
• быстро выявить коммуникации, необходимые для выполнения обязанностей. А именно какие сотрудник и отделы должны предоставлять необходимую для работы информацию, в каком виде и в какие сроки;
• четко определится с подчиненностью. То есть кому, как, в каком виде и в какие сроки отчитываться за проделанную работу.

Правильно составленный документ позволит новому сотруднику быстрее освоиться на предприятии и сократить количество допускаемых ошибок из-за банального незнания. Наиболее идеальный вариант инструкции должен не только по пунктам содержать функциональные задачи, выполняемые на конкретном рабочем месте, а то, как это нужно делать. Например, последовательность действий, при помощи каких средств и тому подобное. Такая конкретика позволяет добиться высокой эффективности труда с первых дней работы новичка.

Должностная инструкция – это важный документ, позволяющий как работнику, так и работодателю защищать свои права и четко определять обязанности . Правильно составленный акт дает возможность рационально использовать труд сотрудников без дублирования обязанностей, справедливо предъявлять требования и быстро разрешать спорные моменты, возникающие в процессе работы или увольнения.

В данном видео содержится информация о том, что такое должностная инструкция и как ее правильно составлять.