Eksempel på stillingsbeskrivelseslogg. Eksempel på jobbbeskrivelseslogg

Jobbbeskrivelseslogg - Eksempel av dette dokumentet i hver organisasjon kan ha sin egen struktur på grunn av mangel på et normativt godkjent skjema. I vår artikkel finner du både anbefalinger for design og fylling, samt en lenke for å laste ned gjeldende eksempel på jobbbeskrivelseslogg .

Funksjoner i stillingsbeskrivelsesloggen i Russland

Jobbbeskrivelsesloggen (heretter kalt CI) vedlikeholdes av HR-avdelingen i organisasjonen. Det gjennomføres med sikte på å systematisere data om publisering av ID, gjøre endringer i dem og bekrefte kjennskap til ID for ansatte, som kreves av para. 6 timer. 1 ss. 21 og del 3 av art. 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Tilstedeværelsen av dette magasinet er ikke et obligatorisk krav, så vel som bruken av ID-ene selv, men i praksis anser de fleste arbeidsgivere deres bruk som passende. Tross alt er hovedfunksjonen til en slik instruksjon å spesifisere ansattes jobbansvar.

Vet du ikke rettighetene dine?

VIKTIG! Rettighetene og pliktene til en ansatt fastsatt av hans ID må ikke være i strid med arbeidsfunksjonene som følger av arbeidsavtalen, arbeidsretten og andre lovgivningsmessige handlinger innen arbeidsbeskyttelse. Instruksjonen ekskluderer både den ansattes utførelse av funksjoner som ikke er foreskrevet i den, og unndragelse av pliktene spesifisert i den. Dermed fungerer JI som en slags garant for visse arbeidsforhold i organisasjonen for begge parter.

Anbefalinger for registrering av stillingsbeskrivelser i journalen

I samsvar med reglene for personalregistrering er hvert interne dokument i organisasjonen underlagt registrering på dagen for signering og godkjenning. I dette tilfellet tildeles han et registreringsnummer, som vanligvis består av et serienummer, supplert med en spesiell indeks for å gjøre det lettere å identifisere.

Jobbbeskrivelseslogg - er det et godkjent skjema hvor du kan laste ned prøven?

CI-registreringsjournalen har ikke et enhetlig skjema, og hver arbeidsgiver utvikler det uavhengig, og tar hensyn til prosedyren for å fikse lokale forskrifter som er vedtatt i organisasjonen. Imidlertid viser praksis at journalen som regel er tegnet opp i form av en tabell som inneholder følgende kolonner:

Sekvensnummeret til posten.
Dato for dokumentgodkjenning.
Dato for registrering av dokumentet.
Navnet på stillingen som ID utstedes for.
Navnet på den strukturelle enheten.
Dato for endring av dokumenter.
Informasjon om endringene i ID-en.
Dato for kjennelse av arbeidstaker med ID.
Fullt navn på den ansatte som ble kjent med ID-en.
Personlig signatur for den ansatte som leser IDen.
Fullt navn på den ansatte som er ansvarlig for å føre journal.
Personlig signatur av journalisten.
Kopier lagringssted.
Merknader.

Ovennevnte liste over detaljer er ikke uttømmende og må tas med i journalen. Organisasjoner har rett til å utvikle enhver form for dette dokumentet som passer dem. I dette tilfellet kan du bruke en prøvejobbbeskrivelsesloggtilgjengelig på nettstedet vårt, og endrer om nødvendig settet med inndata.

Utviklingen av et stillingsbeskrivelsessystem (DI) er et internt spørsmål i organisasjonen, siden dette dokumentet ikke er obligatorisk. Den samme tilnærmingen gjenstår for registrering av instruksjoner, og overlater bedriften til å bestemme reglene for å opprettholde regnskapet.

Hvorfor trenger du å registrere stillingsbeskrivelser

Registrering av ethvert dokument, inkludert personell, bekrefter faktum at det ble opprettet, godkjent og kjent med de ansatte.

Tilstedeværelsen av et regnskapssystem som registrerer stillingsbeskrivelser tillater:

Vurder tilgjengeligheten av utviklede ID-er.
Overvåke oppdateringen.
Spor tilgjengeligheten av nåværende og utdaterte versjoner i tilfelle du trenger å revidere instruksjonene
Overvåk kjennskapen til de ansatte med dokumentet.
Organiser et system for lagring av originaler og kopier i avdelingene i organisasjonen.
Gi ansvaret til HR-spesialister for regnskap og kjennskap til ansatte med dokumentet.
Overfør dokumentasjon til arkivet og organiser riktig lagring.

For å utføre alle de ovennevnte handlingene, det er nødvendig å utvikle forskriften om stillingsbeskrivelsen, der du kan bestemme vilkårene for utvikling, avtale, godkjenning, prosedyren for å gjøre ansatte kjent, regnskap og lagring av originaler og kopier.

Hvis selskapet ikke har en slik bestemmelse, kan uavhengige regler bli et alternativ til det, for eksempel om regnskapsprosesser eller å gjøre ansatte kjent med intern dokumentasjon.

Alle prosesser knyttet til funksjonen av ID i organisasjonen kan deles inn i to store blokker:

Opprettelse av instruksjoner og styring av videre bruk: fra godkjenningstidspunktet for overføring til arkivet.
Instruksjonen oppfyller hovedfunksjonen - definisjonen av pliktene som stilles til stillingen, og kontrollen over den ansattes utførelse av funksjonene og obligatoriske krav til stillingen han har.

For den første blokken må registreringsprosedyrene følges for at ID-en skal bli et offisielt dokument som kan brukes i arbeidet.

For det andre - å registrere det faktum at den ansatte blir kjent med ID-en, på grunnlag av hvilken arbeidsgiveren har muligheten til å kreve fra gjennomføringen av dens bestemmelser.

I denne forbindelse er det hensiktsmessig å bruke to typer regnskapsjournaler:

registrering av ID;
bekjentskap med JI.

Tømmerstokkers generelle struktur

Journalen tilhører kategorien registrerings- og regnskapsskjema som brukes i bedriften. Hvis det er nødvendig å føre register over ID, opprettes det uavhengig, siden det ikke finnes ferdige skjemaer og obligatoriske standarder for vedlikehold.

Ofte inneholder strukturen flere obligatoriske seksjoner.

Tittelside.
Baksiden, som inneholder informasjon for sertifisering, hvis det er foreskrevet i interne forskrifter om sirkulasjon av dokumenter.
Seksjon som informerer om de som er ansvarlige for å føre journal.
Hovedseksjonen med tabeller for registrering.

Tittelside

Den grunnleggende informasjonen som må vises på tittelsiden er:

Navnet på journalen.
Navn på firma.
Start- og sluttdato for vedlikehold.
Om nødvendig kan tittelsiden inneholde tilleggsinformasjon om lagringsperioder og utløpsdato for lagring.

baksiden

Et siste ark med informasjon om sertifisering kreves hvis alle magasiner, i henhold til interne instruksjoner, må være innbundet og sertifisert.

For dette brukes de vanlige feltene:

totalt antall ark;
tittelen på sertifiseringspersonens stilling;
Fullt navn på personen som sertifiserer;
signatur;
dato;
sted for utskrift.

Ansvarlig for vedlikeholdssiden

Ikke alle organisasjoner har dette arket, siden i noen tilfeller er den ansvarlige og hans signatur inkludert i strukturen til selve registreringstabellene.

Tilstedeværelsen av et eget avsnitt på det første arket lar deg minimere tiden for registrering av poster, og ikke gjenta hver gang du legger inn ny registreringsinformasjon, data om den ansvarlige personen.

Det er fornuftig å lage det da, i mange år, er en spesialist ansvarlig for å vedlikeholde journalen.

Den omtrentlige formen på det første arket kan være som følger:

Ansvarlig for logging ( tidsskriftets tittel)

CI regnskapsarkstruktur

Loggen som registrerer ID-en må gjenspeile informasjon om selve dokumentet, som føres inn i registreringstabellen. Sammensetningen av feltene bestemmes av hver organisasjon uavhengig.

Registreringstabellen kan inneholde følgende kolonner:

Sekvensnummeret til posten.
Dato for godkjenning av MD.
Ikrafttredelsesdato.
Grunnlag for lovfesting (hvis det kreves av interne forskrifter om dokumentflyt)
Tittelen på stillingen som ID ble utviklet for.
Navnet på enheten som inkluderer posisjonen.
Hvis det var endringer, så nummeret på delen som endringene ble gjort til.
Datoen endringene ble gjort.
Oppbevaringssted for originalen.
Kopier lagringssted.

Hvis journalen ikke inneholder et ark med oppgaven til de som er ansvarlige for å vedlikeholde den, må du legge til felt med fullt navn og personlig signatur til den ansvarlige.

Hvordan registrere instruksjoner

For å registrere en MDI, må den tildeles et registreringsnummer. Og dette må gjøres før informasjonen føres inn i loggen.

Fremgangsmåten for tildeling av nummeret, samt kravene til dannelse av dokumentindeksen, er vanligvis definert i forskrift og bestemmelser organisasjoner for dokumenthåndtering.

For eksempel kan indeksen til en spesifikk stillingsbeskrivelse være som følger: 23 / CI-OM, hvor 23 er ordinært nummer for instruksjonen, CI er det forkortede navnet på dokumenttypen, OM er markedsavdelingen. Hver bedrift vil ha sin egen unike indeks.

Registreringen av instruksjonen må utføres dagen for godkjenning eller signering av dokumentet når det blir tatt i bruk.

All informasjon legges inn i samsvar med kolonnene i registreringstabellen.

Oppføringene holdes i kronologisk rekkefølge.

CI bekjentskapslogg

Denne tidsskriftet har en lignende seksjonsstruktur som den forrige. Registreringstabellen i seg selv endres, der sammensetningen av feltene oppfyller hovedoppgaven - å registrere den ansattes kjennskap til sine plikter. Det endelige synet avhenger av prosedyren som er vedtatt i organisasjonen for å gjøre de ansatte kjent med intern dokumentasjon og lokale handlinger.

Følgende informasjon kan inkluderes i kolonnene i registreringstabellen:

Sekvensnummeret til posten.
Fullt navn på den ansatte.
Posisjon.
Den strukturelle enheten den ansatte arbeider i.
Tittel på stillingsbeskrivelse.
Dato for bekjentskap.
Personlig signatur til den ansatte.

I noen selskaper det er en MD-registreringslogg, der det blir gjort et notat om fortrolighet til den ansatte.

Denne videoen vil hjelpe deg raskt og riktig med å utvikle stillingsbeskrivelser.

Regnskapsboken brukes i tilfelle arbeidsgiveren utsteder sine interne lokale forskrifter direkte til ansatte eller til avdelingsleder. Som en omtrentlig form kan du bruke et utvalg fra metodologiske anbefalinger som ble godkjent av Arbeidsdepartementet 13. mai 2004, samt metodologiske anbefalinger for utvikling av statlige forskriftskrav for arbeidsbeskyttelse, godkjent av resolusjonen fra Russlands arbeidsdepartement nr. 80 datert 17. desember 2002.

Begge disse normative handlingene understreker at den foreslåtte formen for registeret er tilnærmet, derfor er det ikke nødvendig å bruke disse skjemaene i denne formen, du kan gjøre dem mer praktiske, etter eget skjønn. De kan se annerledes ut, det viktigste er at de i prinsippet burde være, og med hjelpen var det mulig å føre oversikt over utstedte regler og forskrifter.

Hvordan fylle

Arbeidsgiverne bestemmer fremgangsmåten for å føre journal uavhengig. I dette tilfellet er hovedkravet å utstede dokumenter mot signatur. Dette er oppgitt, inkludert i brevet fra Arbeidsdepartementet datert 15. september 2016 nr. 15-2 / OOG-3318.

Faktumet med å utstede reseptdokumenter registreres av den som er ansvarlig for å fylle ut boka. Han må indikere:

dato for fylling;

Navn og stilling til hvem instruksjonene blir gitt eller som instruksjonen ble gjennomført med;

navnet på de utstedte dokumentene eller instruksjonene;

antall utgitte eksemplarer;

signatur fra personen som mottok dokumentene eller instruerte.

Instruksjoner Bekreftelseslogg

Merk at autoriserte organer i sektorordrene og ordrene har godkjent skjemaene for registreringslogger for forskjellige typer instruksjoner. Og selv om de generelt sett er veldig like de føderale, er det fortsatt noen forskjeller. Derfor bør du absolutt gjøre deg kjent med spesielle forskrifter, slik at tilsynsmyndighetene ikke straffer for feil vedlikehold av den obligatoriske nomenklaturen.

Jobbbeskrivelseslogg og prøve

Stillingsbeskrivelsesloggen (heretter - DI) er tegnet i form av en laced og nummerert bok. Tittelsiden angir tittelen: "Journal of job beskrivelser" eller "Registreringsbok ...", start- og sluttdatoer, stilling og fullt navn på personen som er ansvarlig for å opprettholde.

Strukturen til tidsskriftet kan inneholde følgende kolonner:

Nummer i rekkefølge.
Dato for mottak av dokumentet.
Navn og detaljer på dokumentet som angir navnet på posisjonen det tilhører (CI, endre CI).
Oppbevaringssted: en strukturell enhet der det i henhold til personalstrukturen er stabsenheter etter posisjon.
Mottatt: signaturen til en tjenestemann som er forpliktet til å utføre prosedyren for å bli kjent med ID, utstede en kopi til den ansatte og tildele en kopi av organisasjonen for lagring.
Utstedt av: Underskrift av personaladministratoren som er ansvarlig for å vedlikeholde journal, som overførte CI til enheten.

Loggingsprosedyre og formål

Bevegelsen til DI, delvis reflektert i loggen, kan se slik ut:

cI godkjenning;
overføring av ID til HR-avdelingen;
overføring til enheten;
fortrolighet og levering til den ansatte.

Det anbefales å gi en kort instruksjon om hvordan du fører journal, som kan inngå i IDen til spesialisten som er ansvarlig for å vedlikeholde den.

Bestillinger om godkjenning eller endring av ID blir ikke registrert i journalen og overføres ikke til divisjonene, bortsett fra tilfellene når de er inneholdt i ordrenes tekst. Arbeidstakerens bekjentskap med ID kan registreres i en egen journal. CI-regnskapsloggen er ikke ment for dette, dens formål er annerledes:

effektivisering av arbeidsflyten - muligheten til raskt å bestemme lagringsplassen til ID-en, revisjonen av ID-en som var i kraft på en bestemt dato;
sertifisering av faktumet med å utstede ID eller gjøre endringer i den (i denne egenskapen kan den brukes som bevis i retten, se resolusjonen fra 1. AAS datert 11.03.2012 nr. 01AP-7202/11);
legge til rette for arbeidet med å samle ID og lage en inventar, for eksempel for deponering i arkivet når en organisasjon blir avviklet.

Så det anbefales å føre et register over ID-er for å optimalisere arbeidsflyten for personalet og fikse faktumet om publisering og lagring av ID-er i løpet av bruken i arbeidet. Journalen inneholder kolonner som tar hensyn til det adopterte dokumentflytsystemet i organisasjonen.

Den brukes til å registrere stillingsbeskrivelser og endringer i dem.

Stillingsbeskrivelse - Dette er et dokument som er utformet for å tydelig definere stedet og formålet med en bestemt stilling i selskapet, kravene til kandidater for denne stillingen, plikten til den ansatte som har denne stillingen, hans rettigheter og ansvar.

Grunnlaget for utvikling av stillingsbeskrivelser er kvalifikasjonsegenskapene (krav) for ansattes stillinger og for arbeidstakernes yrker, som er godkjent av Arbeidsdepartementet i Russland.

Stillingsbeskrivelsen er utarbeidet for hver heltidsstilling i organisasjonen og kunngjøres til arbeidstakeren mot underskrift ved inngåelse av en ansettelseskontrakt, samt når han flytter til en annen stilling og når den midlertidig oppfyller plikter i samsvar med stillingen.

Avtalt og godkjent stillingsbeskrivelsesregister og lagres i personalavdelingen eller den relevante enheten i samsvar med den etablerte prosedyren. For nåværende arbeid lages det kopier fra den opprinnelige stillingsbeskrivelsen, som blir gitt til den ansatte og lederen for den strukturelle enheten.

registrering er en oversikt over regnskapsdata om et dokument i foreskrevet form, som løser det faktum at det ble opprettet, sendt eller mottatt (GOST R 51141-98).

Registrering - bekreftelse på opprettelse eller mottak av et dokument til et bestemt tidspunkt (dag) ved å legge det inn i registreringsskjemaet med tildeling av et nummer og registrere grunnleggende data om dokumentet. Som følger av definisjonen, registrering primært gir juridisk kraft til et dokumentsiden registrerer det faktum at den ble opprettet eller mottatt. Inntil dokumentet er registrert, ikke har mottatt nummeret, er det ikke fullført og eksisterer som det ikke ennå.

Interne dokumenter registreres den dagen de er signert eller godkjent. Hvert dokument klassifisert som registrert mottar sitt registreringsnummer, bestående av et serienummer innenfor det registrerte dokumentmaterialet, som, basert på søkeoppgaver, kan suppleres med indekser i sakens nomenklatur, klassifikatorer for korrespondenter, utøvere osv. I dette tilfellet tildeles serienumre i innen et kalenderår separat for hver type dokument.

Et eksempel på å fylle ut hoveddelen av journalen:

Tidsskriftet inneholder tilleggsmateriale:

Eksempel på forskriften om stillingsbeskrivelsen.

I følge GOST 31282-2004 kontrolltetning - en unik engangsindikator som er designet for å oppdage faktum om uautorisert tilgang.

Før du begynner å jobbe med tidsskriftet, er det nødvendig å fylle ut tittelsiden og sertifiseringsinnskriften. Sørg for å angi nummeret på forseglingen i riktig linje, ellers blir ikke journal ansett som forseglet.

Nyttig informasjon:

Hvilke krav som stilles til personalregnskapsjournaler, og hvordan en journal skal utarbeides i samsvar med disse kravene, se vår video.

VIKTIG: IKKE snørt, men bare forberedt for snøring: magasinet har gjennomgående hull og en inskripsjon på den siste siden av magasinet.