Hvilke dokumenter trenger organisasjonen. Organisasjonsforseglingen avbrutt

Så siden alle organisasjoner må ha et segl, oppstår bare ett spørsmål: på hvilke dokumenter må det være til stede? Formålet med å påføre et segl er å bekrefte ektheten av en tjenestemanns underskrift på dokumenter. Av noen generell ordendet er ingen forpliktelse til å sette segl på alle dokumenter der det er en tjenestemanns underskrift. I noen tilfeller gir lovgivningen imidlertid fortsatt behov for å påføre et segl. La oss vurdere noen av dem.

Kontrakt

Sivil lov krever ikke et obligatorisk stempel på kontrakter. Bestemmelsen om at avtalen og endringer i den må forsegles av avtalepartene, er imidlertid noen ganger inkludert i selve avtalen. I dette tilfellet kan mangel på utskrift føre til:

Anerkjennelse av den skriftlige formen for transaksjonen slik den ikke er observert. Dette betyr at partene ikke vil kunne henvise til vitnesbyrd i tvister;

Anerkjennelse av kontrakten som ugyldig dersom en slik konsekvens er direkte angitt i kontrakten.

Her er et utdrag fra kontrakten som angir vilkåret for behovet for utskrift.

9. Denne avtalen, samt alle vedlegg, tillegg og endringer til den, er bare gyldig hvis de er gjort skriftlig, signert av autoriserte representanter og forseglet av partene.

Kjøper: Selger:

Generaldirektør i LLC "Alpha" Generaldirektør i LLC "Gamma"

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Printing LLC "Alpha" Printing LLC "Gamma"

Det er bedre å feste forseglingsavtrykket på en slik måte at det ikke fanger hele signaturen, men bare en del av den.

Fullmakt

Et segl er et obligatorisk attributt for en fullmakt utstedt på vegne av en juridisk enhet. Uten den er fullmakten ugyldig.

Hoved

Skattemessige utgifter og momsfradrag må bekreftes av primære dokumenter. Alle nødvendige detaljer i de primære regnskapsdokumentene er oppført i regnskapsloven. Det er ingen tetningsavtrykk blant dem. Imidlertid, hvis et enhetlig skjema er godkjent for primærdokumentet (for eksempel for fraktbrevet - det enhetlige skjemaet N TORG-12), må det brukes. Og hvis en slik forutsetning som et segl er gitt i den, men den ikke vil være der, kan skattemyndighetene anse at et slikt dokument er utarbeidet med brudd, som igjen kan resultere i et avslag på å trekke moms eller innregne utgifter. Hvis det ikke er nok utskrift av forseglingen, kan organisasjonen korrigere den når som helst ved å legge den på dokumentet. Men hvis det ikke er noen motpartsforsegling, kan det være problemer med å feste det, spesielt etter gjennomføringen av transaksjonen. Og så kan skattemyndighetens krav trekkes tilbake i retten. Instruksjonene for søknad og utfylling av de primære regnskapsskjemaene er tross alt bare vedtekt. Og fraværet av et segl på dokumentene som bekrefter kjøp av varer (arbeider, tjenester) indikerer ikke deres gratis kjøp. Slike tvister er sjeldne. Og det er domstoler som står sammen med skattebetalerne.

Hvis det ikke er noen enhetlig form for dokumentet, og du bruker en egenutviklet form av primærdokumentet, er forseglingen desto mer unødvendig. Men ta ikke med attributtet "Sted for tetning" i denne formen.

Når det gjelder enhetlige former for regnskapsføring og betaling av primærarbeid, er det obligatorisk å påføre et segl bare på følgende dokumenter:

Reisesertifikat (skjema N T-10). Selene i den sertifiserer merkene for den utsendte arbeidstakerens ankomst til forretningsreisen og avgang fra den. Reisesertifikater der forseglingen til organisasjonen som arbeidstakerne ble sendt på forretningsreise ikke ble festet til, ble en gang anerkjent av retten som upassende utarbeidet og bekreftet derfor ikke reiseutgiftene;

Handlingen med å akseptere arbeid utført på et presserende grunnlag arbeidskontraktavsluttet på tidspunktet for henrettelsen bestemt arbeid (skjema N T-73). Forseglingen bekrefter signaturen til lederen for organisasjonen som godkjente handlingen, eller en person autorisert av ham.

Resten av enhetlige former for primærpersonelldokumenter (ordrer, timelister, lønn) trenger ikke å bli stemplet.

Faktura

Den russiske føderasjonens avgiftskode krever ikke forsegling på fakturaen.

Men når det gjøres korreksjoner på fakturaen, må de sertifiseres med signaturen fra forvalteren og selgerens forsegling, som indikerer datoen for introduksjonen.

FAKTURA N - fra "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Organisasjonssjef (signatur) (fullt navn) Regnskapssjef (signatur) (fullt navn)

Fast: i kolonne 4-40 til 45

i kolonne 5 - 2000 til 2250

i kolonne 8 - 360 til 405

i kolonne 9 - 2360 til 2655

Lederen for organisasjonen Nikitin Nikitin V.A.

Forsegling av LLC "Vasilek"

Dokumenter som skal sendes til skattemyndighetene

På rapporter, uttalelser, som dekker brev sendt til IFTS, må det være et forseglingsavtrykk, ellers vil skatteetaten rett og slett ikke godta disse dokumentene.

Når du utfører inspeksjoner, har skattemyndighetene rett til å kreve fra deg dokumenter som bekrefter korrektheten av beregningen og betimelig betaling av skatter. Siden ikke originaler, men kopier av dokumenter sendes til IFTS, må de også sertifiseres med signatur av hodet og forseglingen.

Sysselsettingshistorie

Forseglingsavtrykket er en obligatorisk forutsetning for arbeidsboken. Det er nødvendig å feste det:

Når du registrerer en arbeidsbok - på første side ( tittelside) som inneholder informasjon om den ansatte;

Når du endrer etternavn, fornavn, patronym eller fødselsdato for en ansatt - på innsiden av omslaget, som indikerer dokumentene på grunnlag av hvilke slike endringer blir gjort.

I disse tilfellene kan både selve organisasjonens segl og stemplet settes personaltjeneste.

I tillegg er alle oppføringer i arbeidsboken under hans arbeid i organisasjonen sertifisert av arbeidsgivers forsegling.

Slik sertifiseres poster for arbeidstiden i organisasjonen.

Jobbdetaljer

Hvis dokumentet er tegnet av en gründer

I motsetning til organisasjoner kreves det ikke at gründere har sitt eget segl. Tross alt, verken den sivile koden i Russland, eller føderal lov av 08.08.2001 N 129-FZ "Om statlig registrering av juridiske enheter og individuelle gründere" stiller ikke slike krav til gründere. Men lovgivningen forbyr ikke gründere å starte sitt eget segl hvis de vil bruke det. Domstoler bekrefter også at det er opp til enhver gründer å ha segl eller ikke. For eksempel hender det ofte at en gründer må starte et segl på grunn av at motparter ønsker å se det på dokumentene han samler. Og det er lettere og mer lønnsomt for ham å oppfylle en slik forespørsel enn å miste disse motpartene og lete etter nye. Og noen lovgivningsmessige rettsakter sørger for obligatorisk tilstedeværelse av et segl på visse dokumenterutarbeidet av gründere. Imidlertid det faktum at noen forskriftsrettslig handling, som godkjente skjemaet for dokumentet, forutsatt en slik forutsetning at et forseglingsavtrykk ikke betyr gründerens forpliktelse til å ha det.

Hvis du er i tvil om det er nødvendig med et segl på et dokument, er det bedre å sette det. Tross alt, selv om lovgivningen ikke foreskriver påføring av et segl på dokumentet, og du gjør det, vil du ikke bryte noe.

Elena SHIRIMOVA,
advokat, ledende ekspert i magasinet "Personnel business"

Selv fra skolen lærte vi: et dokument uten segl er ugyldig. Så vi setter en forsegling på nesten alle papirer - du kan ikke ødelegge grøt med smør. Men er det virkelig nødvendig? Hvilke personaldokumenter trenger det virkelig å stemples på, og hvilke kan klare seg uten det?

Brev kommer ofte til redaksjonen vår med spørsmål som på en eller annen måte er relatert til riktig bruk av seglavtrykket. "Trenger jeg et stempel på en arbeidsavtale?" - spør en forretningsmann fra Samara. "Hvor kan jeg finne en liste over dokumenter som må stemples?" - Moskva HR-sjef er interessert. "Jeg la ved et uhell forseglingen til en annen organisasjon i arbeidstakers arbeidsbok. Hva skal jeg gjøre nå?" - klager en personelloffiser fra Stavropol. I dag skal vi løse disse og mange andre problemer.

Møt utskrift

La oss først snakke litt om hva utskrift er. Dette er en hard gummiklisje for utskrift av papir for å autentisere et dokument. Tekniske krav til offisielle segl - deres form, størrelse, tekst og symboler som er plassert på dem - er beskrevet i statlig standard GOST R 51511-2001 *.

* Statens standard for den russiske føderasjonen "Forsegler med reproduksjon av Russlands føderasjons våpen. Form, dimensjoner og tekniske krav"(godkjent av resolusjonen fra Gosstandart of Russia datert 25. desember 2001 nr. 573-st).

Tekniske krav til sel uten våpenskjold er foreløpig ikke fastsatt i statens standard. Lovverket sier nesten ingenting om reglene for bruk av sel. Det er for eksempel uklart hvilke forseglinger som skal være i organisasjonen, i hvilke tilfeller de skal settes, hvem som er ansvarlig for deres sikkerhet, hvor mange segl et selskap skal ha osv. Alle disse spørsmålene er organisasjonens ledelse skjønn.
Det er tre typer sel: heraldisk, likestilt med heraldisk og enkel.
Offisielle sel (med bildet av Russlands føderasjons våpenskjold) brukes bare i organer statsmakt og offentlige etater... I tillegg får organisasjoner som er utstyrt med statsmakter det offisielle seglet. For eksempel private notariatkontorer.

Aksjeselskapet må ha en rund forsegling som inneholder hele selskapets navn og adresse

Kommersielle firmaer bruker selene tilsvarer offisielle... De skildrer bedriftsemblemet, logoen eller bare navnet på selskapet. TIN for den juridiske enheten og nummeret på sertifikatet for statsregistrering er angitt både på stempelet og på selene som tilsvarer dem.
Private gründere har også egne sel. På grunn av sin status anses de som lik våpenskjoldet. Men på et slikt segl, i stedet for våpenskjoldet og emblemet, er det etternavn, navn og patronym individuell entreprenør, og angir også plassering, TIN og registreringsnummer.

Frimerker, dater, faks
Stemple Er en type rektangulær utskrift med litt tekst. Ofte brukes stempler for å sette detaljene i organisasjonen på dokumentet. Det er frimerker som bekrefter en bestemt handling. For eksempel "Betalt", "Sett inn utstedt".
Dater - automatisk dato stempling enhet. Fremgangsmåten for bruk av stempler og datere er ikke regulert i lovgivningen, så organisasjonen må bestemme den uavhengig.
Faks Er et segl eller en klisje som en persons signatur gjengis med. I samsvar med artikkel 260 i borgerloven kan faksimiler bare brukes på den måte som loven foreskriver. Imidlertid eksisterer denne ordren ennå ikke. Du kan ikke legge faksimiler på personell og regnskapsdokumenter - bare den offisielle signaturen til tjenestemannen er nødvendig der. Men på brev, brev, gratulerer - det er ganske akseptabelt.

Heraldiske og tilsvarende forseglinger settes på dokumenter som krever spesiell bekreftelse av ektheten - kontrakter, brev og sertifikater, arbeidsbøker, servicesertifikater, etc.
Enkel sel teller strukturelle enheter selskaper som skriver ut for visse typer dokumenter, frimerker. De kommer i forskjellige former - runde, trekantede, rektangulære, firkantede. Plasseres på de dokumentene som ikke krever spesiell bekreftelse av ektheten (sertifikater, passerer, kopier, etc.).

Tekniske krav til sel uten våpenskjold i statlig standard er ennå ikke fastlagt

Hvor skal du plassere stempelutskriften

Forseglingen skal være plassert nederst i dokumentet, ved siden av signaturen til tjenestemannen. Merk: forseglingen er plassert på en slik måte at den delvis dekker ordet som angir posisjonen, men ikke blir signert og dechifrert.

Noen dokumenter har et spesielt merke "M.P." (trykksted). Hvis det er, mindre bekymring: legg utskriften direkte på den. Bokstavene "M.P." er til stede på forsiden av arbeidsboken, på regnskapspapirer, attesteformularer.

Hva er utskrift til?

Skriv ut vedlegg til dokumentet juridisk kraft - det bekrefter ektheten til den offisielle signaturen. Men ikke alle personaldokumenter trenger dette. Dessverre definerer dagens lovgivning ikke klart hvilke papirer som må stemples og hvilket stempel. Basert på den etablerte praksisen har vi samlet en liste over personaldokumenter som er sertifisert av et segl i kommersielle organisasjoner. Det er presentert i tabellen på side 33.

Forseglingen sertifiserer ikke bare personaldokumenter, men også regnskapspapirer (instruksjoner, registre, estimater), samt organisasjonens bestanddokumenter, kollektiv avtale, forskjellige avtaler. Dokumenter som ikke er nevnt i denne listen, sertifisering av tetningen er ikke nødvendig.

Brev utført på brevhoder (unntatt garanti) trenger ikke stemples

Hvilke dokumenter å legge på hvilke forseglinger

Vi sertifiserer dokumenter i henhold til reglene

Selvfølgelig vil ingenting ille skje hvis du feilaktig setter et segl på en personalordre eller et brev. Men hvis du ikke forsegler et dokument som virkelig trenger det (for eksempel en kontrakt), kan konsekvensene være veldig alvorlige. En slik avtale vil ikke ha rettskraft, og retten vil sannsynligvis ikke betrakte den som bevis.
For å unngå slike problemer, anbefaler vi deg å tydelig definere fremgangsmåten for bruk av utskrift på lokalt nivå. Først må du definere bla firmadokumenter som du vil være i påbudt, bindende å sette et stempel. Da må du lage instruksjoner for bruk sel, hvor man skal skrive, når man skal sette et segl, likestilt med stempelet, og når - enkelt, hvordan stempler brukes, hvis de er i organisasjonen. Spesifiser separat hvor forseglingen skal lagres og hvem som er utnevnt til å være ansvarlig for lagring (vanligvis avgjøres dette av lederen av organisasjonen).

Det anbefales å gjøre denne instruksjonen sammen med listen til et vedlegg til generell instruksjon på kontorarbeidet til firmaet ditt, og hvis det ikke er noe - som et uavhengig dokument eller et tillegg til charteret. I fremtiden, hvis du trenger å forsegle et dokument som ikke er spesifisert i den lokale loven, utsteder organisasjonssjefen en spesiell ordre om dette. Listen over dokumenter som er sertifisert av forseglingen kan suppleres over tid.

I instruksjonene for bruk av selene er det nødvendig å foreskrive prosedyren for ødeleggelse av foreldede sel

Arbeidsboktrykk

Separat må det sies om forseglingsavtrykket i arbeidstakers arbeidsbok. Påfyllingsprosedyre arbeidsbøker klart angitt i to normative handlinger - reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker * og instruksjoner for utfylling av arbeidsbøker **, som må overholdes nøye. Etter å ha undersøkt disse dokumentene konkluderer vi: det er bare tre tilfeller når en organisasjon eller personalavdeling er stemplet i en ansattes arbeidsbok (du kan bruke hvilken som helst av dem):

• under den første utformingen av boka - på tittelsiden;
• når du endrer personopplysningene til en ansatt - på innsiden av omslaget;
• etter oppsigelse - etter oppslaget i avsnittet "Jobbinformasjon".

* Godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens regjering av 16. april 2003 nr. 225.
** Godkjent ved dekret fra Arbeidsdepartementet og sosial utvikling RF datert 10. oktober 2003 nr. 69.

I tillegg er det ett tilfelle når et stempel må settes i arbeidsboken - hvis den ansatte har fått utstikk. Dette stempelet er festet på innsiden av omslaget til boken eller på tittelsiden og er et rektangulært avtrykk med ordene "Utstedt innsats".

Larisa SANKINA,
Førsteamanuensis, Institutt for dokumentasjon, Russian State University for Humanities:

- Dessverre snakker ingen av forskriftene som regulerer arbeidet med en arbeidsbok om hvordan man kan kansellere et feil plassert segl (for eksempel seglet fra en annen organisasjon). I mellomtiden kan en slik feil reise spørsmål fra myndighetene Pensjonskassen når du tildeler pensjon til en ansatt. Vi mener at det kan rettes i samme rekkefølge som feil oppføring i "Arbeidsinformasjon" -delen av arbeidsboken. Etter den siste oppføringen, legg neste serienummer og skriv at forseglingen til en slik og en slik organisasjon ble feilet. For eksempel: "Forseglingen til det åpne aksjeselskapet" Gloria "ble feilet feil". Sett deretter den riktige ved siden av forseglingen.
Det er mulig at en ansatt med et slikt merke i arbeidsboken fortsatt vil måtte bekrefte arbeidsperioden i organisasjonen din med kopier av bestillinger. Gi derfor arbeidstakeren de nødvendige kopiene når han forlater.

Mer informasjon om materialet finner du i bladet

Hvis sykefraværet ikke er utarbeidet i henhold til reglene, vil FSS ikke tilbakebetale arbeidsgiveren for den midlertidige uføretrygden som er betalt, og vil ikke akseptere motregning mot utbetaling av forsikringspremier kostnadene knyttet til utbetalingen (paragraf 4 i del 1 i artikkel 4.2 i føderal lov av 29. desember 2006 Nr. 255-FZ). Derfor er det i arbeidsgivers interesse å sjekke sykefraværet for å finne tilstedeværende mangler. Samtidig er mangelen på utskrift på sertifikatet for arbeidsuførhet bare en av slike viktige mangler.

Hvor mange frimerker fra en medisinsk organisasjon skal være sykemeldt

Av generell regel på sykefravær det skal være to forseglinger: de festes når sykefraværet åpnes og når pasienten blir utskrevet.

I tillegg, hvis den syke ansatte også ble sendt til en medisinsk og sosial undersøkelse (MSE), må MSU-institusjonens stempel være på sykmeldingen.

Krav til forsegling av en medisinsk organisasjon

Utskriften må være lesbar.

Navnet på forseglingen må tilsvare navnet på den medisinske organisasjonen som er spesifisert i charteret (paragraf 56 i prosedyren, godkjent av Orden fra departementet for helse og sosial utvikling i Russland datert 29. juni 2011, nr. 624n). Det er sant at noen medisinske organisasjoner kan bruke spesielle segl / frimerker, med avtrykk som institusjonens profil ikke vil være synlig (for eksempel hvis sykehuset er utstedt av en psykiatrisk medisinsk organisasjon).

I tillegg kan forseglingen si "for sykefravær" (paragraf 2 i brevet til FSS RF datert 28.10.2011 nr. 14-03-18 / 15-12956).

Utskriftsavtrykket kan gå utover grensene for den tildelte margen, men kan ikke komme inn i informasjonscellene til sykefraværet.

Sykefraværsstempel: skulle arbeidsgiveren sette et avtrykk av sitt frimerke

Arbeidsgiveren setter sitt preg på sykefraværet bare hvis det er tilgjengelig (

Er LLC forpliktet til å bekrefte dokumenter med et segl, hvis noen? Det vil bare være obligatorisk hvis det uttrykkelig er foreskrevet i loven. Ellers vil det være opp til organisasjoner å bestemme om de vil bruke seglet eller ikke. For eksempel vil ikke utskrift være påkrevd i revisjonsloggen. På en industriulykkesrapport. På en rettsfullmakt og en fullmakt for representasjon i løpet av tvangsfullbyrdelsesprosedyrer. På dokumenter for deltakelse i offentlige anskaffelser m.m.

Merk: Kilde: Federal Law No. 82-FZ

Organisasjonens segl når du trenger å sette (dokumenter i Federal Tax Service, kontrakter med entreprenører, etc.)

Tidligere, før april 2015, hvis dokumentene ikke ble stemplet, kan konsekvensene i denne saken være triste. I tilfelle en tvist med en motpart eller med en tilsynsmyndighet. Et dokument utarbeidet uten segl kan bli ugyldiggjort. Derfor setter noen regnskapsførere et preg på alle dokumentene. Selv på dem der utskriften ikke er nødvendig.

Innlevering av dokumenter til IFTS: når du ikke trenger å stemple

Hvis selskapets charter ikke inneholder informasjon om tilstedeværelsen av et segl. At dokumentene som sendes til IFTS ikke kan inneholde et forseglingsavtrykk.

Merknad: Brev fra Finansdepartementet i Den russiske føderasjonen i et brev datert 16. februar 2016 nr. 03-02-07 / 1/8575.

Tjenestemenn henviser til lover om aksjeselskaper... Og om samfunn med begrenset ansvar (LTD). Det følger av at selskapets bruk av seglet er en rettighet. Ikke en plikt. Og informasjon om tilstedeværelsen av et segl må være inneholdt i selskapets charter.

til menyen

Organisasjonens segl i kontrakter med motparter er nødvendig eller ikke nødvendig

Generelt sett kan forseglingen på kontrakter med motparter utelates. Med mindre selvfølgelig teksten i selve avtalen ikke forplikter partene til å sertifisere organisasjonens forsegling av avtalen. Eller det kreves ikke direkte av loven. Denne konklusjonen følger av avsnitt 1.

For eksempel må det være segl på et dobbeltlagersertifikat. Og panteavtalen, hvis den pantsatte gjenstanden forblir hos pantsetteren. Fordi dette blir sagt i og.

Hvis det ikke er spesielle krav til avtalen i loven eller teksten til avtalen. Tetningen kan være tom. Fordi domstolene for eksempel konkluderer. Generelt er selskapsforseglingen bare en ekstra. Og ikke en obligatorisk forutsetning for kontrakten. Derfor, selv uten trykk, anses kontrakten som inngått. Og en slik avtale kan ikke ugyldiggjøres. Derfor, hvis det ikke er et ord i teksten til selavtalen. Da vil kontrakten være gyldig uten den. Det viktigste er at signaturene til partene i transaksjonen er på dokumentet.

Som vil spille det trygt. Og ønsker de obligatoriske selene fra begge sider. Da kan du skrive en slik ordlyd i dem. “Denne avtalen og endringer i den er bare gyldige hvis de er gjort skriftlig. Signert av autoriserte representanter og forseglet av partene. " Da kan du definitivt ikke gjøre uten utskrift.

til menyen

Når det kreves utskrift

Merk: Se hele listen over dokumenter som organisasjonens forsegling kreves (valgfritt)

Fra 1. januar 2013 kan selskaper generelt bruke sine egne primære skjemaer, etter å ha foreskrevet dette i regnskapsprinsippene. Det viktigste er at de inneholder alle obligatoriske detaljer fra artikkel 9 i føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ.

Derfor, hvis det er i form av dokumenter som er utviklet eller forbedret og nå brukes av firmaet ditt, ingen utskriftsmargin, er det ikke nødvendig å trykke det på dokumentet. Arbeid gjerne uten den.

Men hvis du bruker standard primærskjemaer med merket "MP", må du sette et segl. Ellers blir dokumentet utført i strid. Dette betyr at det med sin hjelp ikke vil fungere, for eksempel for å bekrefte kostnadene ved inntektsskatt.

til menyen

Forseglingen ble kansellert. Hvordan jobbe nå?

Fra 7. april 2015 kommersielle organisasjoner kan nekte runde sel. De hadde denne rett etter at føderal lov av 6. april 2015 nr. 82-FZ trådte i kraft.

Er det obligatorisk å nekte å trykke?

Ikke i det hele tatt nødvendig. Ledelsen i organisasjonen bestemmer etter eget skjønn om de vil bruke utskrift i arbeidet videre eller å gjøre uten det. Loven gir bare muligheten for å forlate den runde forseglingen til fordel for moderne identifikasjonsmetoder. Men organisasjoner har fortsatt rett til å produsere et hvilket som helst antall segl og frimerker av hvilken som helst form, farge og grad av beskyttelse.

Hva kan erstatte tetningen?

Du kan erstatte tetningen, for eksempel elektronisk signatur, spesielle brevpapir eller holografiske frimerker.

Mottatt fraktbrev mot motparten uten segl. Skal jeg returnere dokumentet for å få et inntrykk?

Alt avhenger av hvilken form denne fakturaen har. Hvis leverandøren din bruker standardskjema nr. TORG-12, som ble godkjent av dekretet fra Statens statistikkomité i Russland nr. 132 datert 25. desember 1998, kreves det en forsegling. Tross alt inneholder selve skjemaet et spesielt utpekt sted for et avtrykk. Videre må dokumentet inneholde to segl - selgeren og kjøperen.

Og hvis du er enig med leverandøren om å bruke et egenutviklet fraktbrev, der det ikke er noe "MP" -felt, er ikke tetningen nødvendig.

Og mange flere selskaper bruker det nå i sitt arbeid. Det er praktisk - med ett dokument kan du bekrefte momsfradrag og rettferdiggjøre kostnadene. UPD-skjemaet er i brevet til Federal Tax Service of Russia datert 21. oktober 2013 nr. ММВ-20-3 / [e-postbeskyttet] Så i selve formen er det et sted for et avtrykk (felt "MP").

Selv om skattemyndighetene i anbefalingene for å fylle ut visse detaljer i det universelle dokumentet antydet at utskrift på skjemaet er valgfritt. Så UPD uten avtrykk kan fortsatt tas til skatteregnskap... Det viktigste er at alle obligatoriske detaljer i den primære organisasjonen er riktig fylt ut i dokumentet.

Det er ikke noe selgerstempel på salgskvitteringen. Vil det være mulig å bekrefte utgiftene med et slikt dokument?

Hvis det ikke er noe "MP" -felt i selve dokumentskjemaet, vil du ikke ha noen problemer. Tross alt utvikler hver selger skjemaet for en salgskvittering uavhengig. Det er ikke noe offisielt brevpapir. Representanter for det russiske finansdepartementet understreket dette i et brev datert 11. februar 2009 nr. 03-11-06 / 3/28. Så hvis det ikke er plass til en utskrift på kvitteringen, trenger ikke dokumentet å skrives ut.

til menyen

Hvordan kan jeg velge å ikke skrive ut en organisasjon?

Endre organisasjonens charter. Informasjon om tilgjengeligheten for utskrift skal være i dette dokumentet.

Hvis vi nekter å forsegle organisasjonen, er det nødvendig å legge den i standarddokumenter der en slik forutsetning er oppgitt, for eksempel i kontantboken?

Ingen offisiell avklaring er foreløpig utstedt i denne saken. Men den russiske føderale skattetjenesten, den russiske føderasjonens pensjonskasse og FSS i Russland forklarer at selskapet umiddelbart etter lovens ikrafttredelse har rett til å overføre dokumenter til dem uten segl. Det eneste ønsket er at hvis du bestemmer deg for å nekte å trykke, skal du varsle inspektørene per brev. Så snart det er en offisiell avklaring, blir artikkelen endret.

Trenger jeg å legge et segl i primærfaget, formene som selskapet har utviklet seg til?

Det trengs ikke. Forseglingen ble ikke navngitt blant de obligatoriske forutsetningene for primærdokumenter oppført i del 2 av artikkel 9 i loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ.

Er det obligatorisk å bruke seglet i kontrakter, for eksempel i salgskontrakten?

Nei, ikke påkrevd. Det er nødvendig å sette et segl i avtalen med motparter bare hvis det uttrykkelig er bestemt i avtalen (klausul 1). Derfor, hvis en av partene har nektet den runde forseglingen, må du bare sørge for at kravet om å feste den er fjernet fra kontrakten.

til menyen

Vil banker kreve utskrift på dokumenter?

Nei, det vil de ikke gjøre. Bankrepresentanter rapporterer at underskrifter daglig leder på dokumenter er det nok for dem hvis selskapet nekter å skrive ut.

Organisasjoner er ikke pålagt å stemple erklæringer og dokumenter som er levert til inspeksjonen

Skatteinspektører har ikke rett til å nekte en organisasjon å godta dokumenter, med henvisning til fraværet av skattebetalers stempel i dem. Denne konklusjonen følger av brevet fra Federal Tax Service of Russia datert 05.08.15 nr. BS-4-17 / [e-postbeskyttet] ... Det kommenterte brevet er sendt til lavere skattemyndigheter for bruk i arbeid.

I følge brevet må skatteinspektører godta dokumenter som er innlevert av skattebetalere, uansett om de er stemplet eller ikke.

Dette problemet (manglende forsegling på erklæringen, beregningen eller andre dokumenter som er levert til inspeksjonen) eksisterer ikke for organisasjoner som leier via Internett. For å sertifisere de nevnte dokumentene er det tross alt nok for dem å signere den sendte filen med en kvalifisert elektronisk signatur.

Trenger du et stempel på 4-FSS-skjemaet?

I følge FSS-informasjon datert 06.10.2015 kan fraværet av organisasjonens runde forsegling ved beregning av forsikringspremier ikke tjene som grunnlag for å nekte å godta rapporter. I tillegg har FSS-ansatte ikke rett til å kreve fra organisasjoner å sertifisere rettelsene i og søknaden om motregning (refusjon) av overbetalte (innkrevde) forsikringspremier, straffer og bøter.

til menyen

Er det mulig nå ikke å sette frimerker i arbeidsbøker?

Det pleide å være risikabelt å gjøre dette. Faktisk er det fremdeles skrevet i reglene for utfylling av arbeidsbøker at oppføringen på tittelsiden må være sertifisert med et segl (paragraf 2.2 i instruksjonen godkjent av resolusjonen fra Russlands arbeidsdepartement datert 10. oktober 2003 nr. 69).

Utskrift i arbeidsbøker er ikke lenger nødvendig!

Arbeidsdepartementet satte en stopper for tvister om bruk av organisasjonens segl når de fylte ut arbeidsbøker. Nå er det nødvendig å kun sertifisere oppføringene i arbeidsboken med et segl hvis den er tilgjengelig.

Merknad: Pålegg fra Arbeidsdepartementet datert 31. oktober 2016 nr. 589n og Pålegg fra Arbeidsdepartementet datert 31. oktober 2016 nr. 588n.

I henhold til de nye reglene må organisasjoner som har nektet å bruke seglet, attestere ansettelsesjournaler, personaloverføringer og oppsigelser kun ved signatur fra lederen eller personen som er ansvarlig for å føre arbeidsbøker. Bedrifter som fortsetter å bruke seglet, må fortsette å forsegle permisjonspostene.

For øvrig gjelder "hvis tilgjengelig" -klausulen også for å påføre et segl på det første arket i en arbeidsbok og et innlegg i en arbeidsbok. Det er heller ikke lenger nødvendig å sertifisere inntekts- og utgiftsboken med et forseglingsavtrykk for regnskapsføring av arbeidsbokskjemaer og boka for å registrere bevegelse av arbeidsbøker og innlegg til den.

Merk: Ny bestilling trer i kraft 27. november 2016.

til menyen

Sertifisering av dokumenter med organisasjonens segl er en spesiell måte å sertifisere dem på, som bekrefter deres juridiske styrke. Forseglingen er festet på originaldokumentene som bekrefter rettighetene til tjenestemenn, fakta om forbruket penger og materielle eiendeler, på oppgjørs- og betalingsdokumenter, sertifikater, fullmakter, på mange organisasjonsdokumenter (forskrifter, vedtekter, konstituerende avtaler, bemanningstabeller osv.). Forseglingen brukes også i alle tilfeller for å sertifisere rettighetene til tjenestemenn i organisasjonen, bekrefte utgiftene til midler og materielle eiendeler, etc.

Tetningen plasseres på dokumenter i saker som er foreskrevet av lovgivningsmessige eller andre forskrifter rettslige handlinger... Selet plasseres et sted uten tekst, uten å fange den personlige signaturen til tjenestemannen, det kan fange en del av tittelen på stillingen til personen som signerte dokumentet.

Vanlige tetninger kan ha forskjellige former: runde, firkantede og trekantede. Våpenskjoldet er ikke avbildet på det. Enkle (uten bilde av statssymboler) plasseres på sertifikater, passerer, kopier av dokumenter osv. Forseglingen er festet på en slik måte at den fanger en del av tjenestemannens personlige signatur og er lett lesbar.

Offentlige etater bruker offisielt stempel (med bildet av den russiske føderasjonens våpenskjold) og en enkel forsegling av denne organisasjonen. Et segl med gjengivelse av den russiske føderasjonens statsemblem er et segl med et speilbilde av den russiske føderasjonens statsemblem i midten av trykkklisjeen. Den russiske føderasjonens statsemblem er plassert på selene til føderale regjeringsorganer offentlige etater, organisasjoner og institusjoner, på seglene til organer, organisasjoner og institusjoner, uavhengig av eierform, utstyrt med separate stats- og maktmakter, samt organer som utfører statlig registrering av sivile status.

Et avtrykk av forseglingen med bildet av Den russiske føderasjonens statsemblem er plassert på dokumenter som krever spesiell sertifisering av deres ekthet (plassert på dokumenter som sertifiserer et foretaks eller tjenestemanns rettigheter, fastsettelse av utgifter til midler, samt fastsatt i statlige rettsakter).

Veiledende liste dokumenter som organisasjonens hovedforsegling er påført, kan se slik ut:

1. Handlinger (aksept av utført arbeid, avskrivning, undersøkelse osv.).

2. Arkiveringshenvisninger.

3. Fullmakt (for mottak av varelager osv.)

4. Avtaler (om leveranser, kontrakter, leieavtaler, etc.)

5. Reisesertifikater.

6. Forskrift om organisasjonen.

7. Garantibrev.

8. Kostnadsoverslag.

9. Identiteter.

10. Organisasjonens charter.

11. Bemanningsbord

12 Bestillinger for hovedaktiviteten og utdrag fra dem

13 Bestillinger på personell og utdrag fra dem

14 Bestillinger på ferier og forretningsreiser og utdrag av dem

Organisasjoner, bedrifter og myndigheter utvikler sin egen liste over dokumenter som skal stemples, og kunngjør den i ordrer eller resolusjoner.

35) Sammensetningen av sertifiseringen av dokumenter. Regler for registrering av detaljer, sertifiseringsdokument.

Krav om sertifisering av dokumenter: godkjenningsstempel, signatur, segl.

"Godkjent" stempel("Jeg godkjenner") er en slags bekreftelse på viktigheten og relevansen av det utarbeide og signerte dokumentet, samt en slags sanksjon for gyldigheten av dette dokumentet i forhold til en viss krets av ansatte, tjenestemenn og divisjoner i virksomheten.

En rekke dokumenter får først rettskraft etter at de er godkjent av lederne eller tjenestemennene i bedriften, hvis kompetanse inkluderer løsningen av visse spørsmål.

Følgende er underlagt obligatorisk godkjenning:

1. charter;

2. forskrifter om representasjonskontorer, filialer og strukturelle avdelinger i virksomheten;

3. struktur, bemanning og bemanning;

4. handlinger av inspeksjoner, revisjoner, aksept og levering av vesentlige eiendeler;

5. stillingsbeskrivelser;

6. interne regler fremdriftsplan;

8.Priser for arbeid og tjenester, etc.

Basert på detaljene i aktivitetene, må selskapet utvikle en liste over dokumenter som må godkjennes, og kretsen av tjenestemenn som har rett til å godkjenne disse dokumentene.

Når et dokument er godkjent av en tjenestemann, må godkjenningsstemplet for dokumentet bestå av ordet GODKJENT (uten anførselstegn), navnet på stillingen til personen som godkjenner dokumentet, hans signatur, initialer, etternavn og godkjenningsdato. Dokumentgodkjenningsstempelet er plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet.

Signatur. Signaturen bekrefter ansvaret til personen som leverte den for alt som er angitt i dokumentet. Autoriserte tjenestemenn i organisasjonen har rett til å signere dokumenter. Slike fullmakter bestemmes av lokale forskrifter i organisasjonen (for eksempel charter, forskrifter, ordrer). Dokumentene til strukturelle divisjoner kan signeres av hodene deres. På en rekke spørsmål har andre ansatte i organisasjonen rett til å signere.

Ulike typer dokumenter har forskjellig antall signaturer. Én signatur plasseres utelukkende på dokumenter. Så ordrer for hovedaktiviteten eller personellet, ordrer, telefonmeldinger, fullmakter (unntatt fullmakter til å motta vesentlige verdier) er signert av en tjenestemann. Hvis flere tjenestemenn eller strukturelle avdelinger er ansvarlige for innholdet i dokumentet, blir det satt to eller flere signaturer på det (avhengig av antall ansvarlige).

Organisasjons- og administrasjonsdokumentet må være signert av tjenestemannen (signaturer hvis dokumentet ble utviklet og publisert av flere tjenestemenn).

Variabelen "Signatur" (variabel 22) inkluderer: navnet på posisjonen til personen som signerte dokumentet (fullt, hvis dokumentet ikke er tegnet på et dokumentskjema, og forkortet - på et dokument tegnet på et skjema); personlig signatur; dekoding av signaturen (initialer, etternavn).

Printing. Nødvendig "Seal" er også juridisk viktig og brukes til å sertifisere en tjenestemanns underskrift på visse typer dokumenter. Forseglingsavtrykket er ytterligere bevis på dokumentets ekthet, og tilhører navnet på organisasjonen som er angitt på dokumentet.

De fleste av dokumentene som er opprettet i organisasjoner krever ikke et obligatorisk stempel. Avtrykket er festet på dokumentene, som gjenspeiler informasjonen:

Om fakta av spesiell juridisk betydning (om opprettelse, omorganisering eller avvikling av en organisasjon, etc.);

Sertifisering av rettigheter til en organisasjon eller enkeltpersoner (fullmakter);

Å fikse fakta knyttet til finansielle eiendeler og materielle eiendeler (avskrivninger av materielle eiendeler, betalingsordrer, garantibrev).

Slike dokumenter får juridisk kraft bare fra det øyeblikket de blir stemplet.

Statlige organisasjoner ha et offisielt segl (med bildet av Russland-statsemblemet). I ikke-statlige strukturer er det et rundt stempel lik det offisielle stempelet. I tillegg til den offisielle (eller tilsvarende) forseglingen, kan organisasjoner ha et antall enkle rundforseglinger.

36) Merker på dokumentet, deres betydning og design.

Alle trinn i behandlingen av dokumentets gjennomføring og utførelse er registrert med merker som hjelper til med å bestemme hvor det er for øyeblikket og hva scenen for utførelsen er.

Servicemerker blir vurdert:

· Ved mottak av dokumentet i organisasjonen;

· Vedtak;

· Om kontroll;

· Om utøveren;

· Om utførelsen av dokumentet og dets retning i saken;

· Om tilgjengeligheten av applikasjonen;

· Ved sertifisering av en kopi;

· Identifikatoren for den elektroniske kopien av dokumentet.

1. et notat om mottak av dokumentet i organisasjonen er festet i nederste høyre hjørne av dokumentet og inneholder: navnet på mottakerorganisasjonen, neste serienummer og mottaksdato (om nødvendig - timer og minutter).

2. LØSNINGSDOKUMENTLØSNING- rekvisitter, bestående av en inskripsjon på et dokument laget av en tjenestemann og som inneholder hans beslutning. Teksten til oppløsningen skal være strukturert kort, tydelig og korrekt. Oppløsningen bør inneholde: etternavn, initialer til utføreren, oppgave, frist, signatur på hodet, dato for oppløsning. Oppløsningen er håndskrevet i øvre høyre hjørne over teksten. Hvis det ikke er ledig plass, kan den plasseres på hvilken som helst ledig plass foran på dokumentet.

3.Merk om kunstneren medinneholder: initialer, etternavn til dokumentutføreren og hans telefonnummer. Den er plassert på forsiden eller baksiden av det siste arket i dokumentet i nedre venstre hjørne.

4. kontrollmerkefestet til høyre på toppmargen på det første arket med stempelet "Kontroll" eller bokstaven "K".

5.En merknad om utførelsen av dokumentet og dets retning i saken inneholder følgende data:

· Registrer "Til saken", nummeret på saken der dokumentet skal lagres. Den er signert og datert av eksekutøren av dokumentet eller av lederen for den aktuelle strukturelle enheten.

6. merke om tilgjengeligheten av applikasjonenføres inn etter teksten i dokumentet før signering. Den er tegnet uten et avsnitt og er skilt fra hovedteksten i dokumentet med 3 linjeavstand.

7.Kopier sertifiseringsmerkefestet på kopier av dokumenter og utdrag fra dokumenter.

8.Identifier av den elektroniske kopien av dokumenteter et merke som er festet i nedre venstre hjørne på hver side av dokumentet og inneholder navnet på filen på en maskinbærer, datoen og andre søkedata som er satt av organisasjonen.

Vedtak. Dets mening. Krav til oppløsningen.

En resolusjon er en avgjørelse fra en tjenestemann om spørsmålet om gjennomføring av et dokument, uttrykt skriftlig, eller en instruksjon om gjennomføring av et dokument.

VERDI

Resolusjonen bekrefter ordren til hodet angående saken som gjenspeiles i dokumentet. Det er som et lite administrativt dokument tegnet på det mottatte dokumentet. Fra spesifisiteten og klarheten til oppløsningen og det rette valget utøver avhenger av kvaliteten på oppdraget og aktualiteten til utførelsen.

KRAV

· Det er ønskelig å angi i oppløsningen: navnet på eksekutoren (e), innholdet i bestillingen, fristen for henrettelsen, fristen for utførelsen, datoen, hodets personlige signatur.

Hvis løsningen på problemet er betrodd flere utøvere, da utøvende, som er angitt først, anses å være ansvarlig for resten av arbeidet

Hvis dokumentet har en typisk frist, kan fristen i resolusjonen utelates

Den individuelle fristen spesifisert i resolusjonen kan ikke inneholde en typisk frist

R. overføres nødvendigvis til registreringsskjemaet når du registrerer et dokument og er grunnlaget for å ta dokumentet for kontroll

Datoen angitt i R. blir fristen for gjennomføring av dokumenter

Kan skrives håndskrevet av veileder i dokumentets frie felt

Det er lov å utstede et brev på et eget ark i A6- eller A7-format (metoden brukes av myndighetene)

Dele denne:

5,00 / 3

• Hvordan og i hvilken tidsramme er det nødvendig å gjøre endringer i banken?
• Byttet direktør i skattekontoret
• Registrering av juridiske enheter og individuelle gründere
• Hvordan få en forretningside til liv?